Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы).

До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

---

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

Матрица Эйзенхауэра — инструмент личной эффективности

 

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о  проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
                                                                                      Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Читайте еще:

Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем

 

Приветствуем вас, уважаемые подписчики и гости!

Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.

 

Кто такой Эйзенхауэр

Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.

Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.

 

Суть стратегии

Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.

 

Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.

Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:

1. Важные и срочные дела – это те, что требуют немедленных действий.
2. Важные, но не срочные – задачи, относительно которых следует решить, в какое время запланировать их выполнение.
3. Срочные, но не важные – то, что можно кому-то делегировать.
4. Не срочные и не важные – дела, которые можно и вовсе вычеркнуть из списка и забыть о них.

Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

 

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

 

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Как применять метод на практике

Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:

1. Лучшее время для заполнения – вечер накануне вашего первого (или следующего) организованного дня. Возьмите лист бумаги и ручку. Начертите квадрат и присвойте каждому сектору свой цвет. Это поможет визуально настраиваться на ту или иную категорию дел. К примеру, квадрант A традиционно окрашивают в красный – символ срочности и важности.
2. Можно создать электронную таблицу в Excel, либо воспользоваться уже готовым шаблоном матрицы Эйзенхауэра, который разработала платформа для онлайн-заметок Evernote. Он очень удобный, таблица уже имеет свои цвета, названия, нумерацию строк. Вам останется только внести свои задачи.
3. Есть еще один способ, который позволит всегда и везде иметь при себе свою таблицу – скачать мобильное приложение. Для App Store есть Focus Matrix, а для Google Play – My tasks.
4. На отдельном листе бумаги или отдельной графой в электронном документе выпишите все задачи, которые перед вами стоят на ближайший день и неделю. Когда вы набьете руку в деле планирования, в будущем можно этот список не создавать, а сразу заносить задачи в квадрат.

Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:

1. Для определения степени важности. Спросите себя: “Находится ли это в приоритете моих главных целей?” Если да, то это важное дело, если нет, то не совсем важное. И задайте себе еще вопрос: “Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это?”
2. Для определения срочности. Спросите: “Можно ли отложить это дело до завтра?” Если ответ утвердительный, значит, задача не очень срочная и ее можно отложить. Еще вопрос: “Не изменится ли результат, если я сделаю это позже?”

Резюмируем:

1. Важная задача – это та, что лежит в основе ваших целей. Ее откладывание влечет за собой негативные последствия.
2. Срочная задача с течением времени может потерять свою актуальность, а результат может ухудшиться.

Несколько советов по использованию матрицы:

1. Вычеркивайте дела, которые вы уже выполнили.
2. Если предпочитаете заполнять квадрат на бумаге, оставляйте свободные места, чтобы иметь возможность что-то дописать при необходимости.
3. Нереализованные задачи переносите на следующий день, чтобы они не затерялись.
4. В конце дня доставьте себе удовольствие полюбоваться всеми закрашенными строчками и почувствуйте себя деловым и успешным человеком, который прожил день с пользой.

А знаете ли вы, что есть еще один интересный способ планирования задач, который называется диаграммой Ганта. Для ее построения используются две оси: вертикальная для перечня дел и горизонтальная для указания времени, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

Пример заполнения матрицы

Для наглядности приведем список дел одной женщины на предстоящий день и покажем, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Итак, что ей нужно сделать завтра:

1. Оплатить секцию дочери.
2. Написать статью для заказчика.
3. Сходить в магазин за продуктами.
4. Посмотреть образовательный вебинар.
5. Посетить бассейн.
6. Почитать интересную книгу.
7. Убраться в ванной.

Как она будет распределять эти задачи:

1. Завтра последний день внесения платы за секцию дочери. А поскольку она дотянула до этого, дело становится важным и срочным (квадрант A). Если бы она была немного внимательнее и задумалась раньше, то задачу можно было бы отнести к категории B и не спешить.
2. Написание статьи она отнесет к категории B, т. е. важно, но не срочно. При этом обязательно выполнит ее как приоритетную, поскольку если откладывать, потом будет сложно уложиться в сроки и выполнить план.
3. Покупку продуктов можно отнести к категории D. Запасы в холодильнике еще есть, а потому завтра можно не заботиться об этом и выполнить, только если останется время.
4. Посмотреть вебинар. Он проходит онлайн и касается моего обучения интересной для неё деятельности. Квадрант C – не важно, ведь это не по работе, но срочно, т. к. может потерять актуальность.
5. Посетить бассейн – не срочно и не важно (категория D). Здесь хотим сделать оговорку. Для женщины бассейн является развлечением и отдыхом. Но для кого-то это оздоравливающая процедура, важная для здоровья в перспективе. Хотим напомнить, что распределение дел по квадрантам – это субъективное расставление приоритетов. Вы сами решаете, что является для вас важным, а что нет.
6. Чтение книги она также отнесет к последнему сектору и займется этим, если перед сном у нее будет свободное время.
7. Убраться в ванной – не срочное и не важное дело. Если она сделает это на выходных, результат не изменится.

В таблице ниже мы показали, что у нас получилось.

Теперь длинный список дел на завтра превратился в удобную табличку, из которой  лучше видно первостепенные задачи и то, что можно без ущерба отложить на потом. А если переложить на плечи домочадцев, к примеру, поход в магазин или уборку, можно и вовсе вздохнуть намного легче.

Мы привели пример своих повседневных дел, но матрицу можно использовать и для организации рабочего процесса. К примеру, вы трудитесь в офисе: распишите все свои задачи и систематизируйте их аналогично приведенному мной способу. Увидите, работа пойдет намного эффективнее и быстрее.

Оценка эффективности и оптимизация

После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.

По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.

Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:

1. уделите больше времени планированию и самодисциплине, поскольку задачи часто попадают в этот сектор из-за постоянного откладывания на потом или неграмотного распределения сил;
2. возможно, некоторые дела стоит выпустить из-под контроля и доверить другим людям;
3. оцените, не слишком ли много времени вы тратите впустую, из-за чего важные задачи остаются нереализованными.

О том, как развить самодисциплину, читайте в отдельной статье.

Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):

1. учитесь говорить “нет” на просьбы окружающих сделать что-то за них;
2. старайтесь делегировать задачи, которые запросто могут обойтись без вашего участия.

Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендуем изучить следующие статьи:

1. Как правильно ставить цели
2. Как бороться с прокрастинацией
3. Как увеличить свою продуктивность

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.

Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:

1. Она проста в применении. Не требует подготовки, освоения сложных алгоритмов или штудирования теории. Минимальный набор для выполнения – бумага и карандаш.
2. Это быстро. Поначалу сортировка задач может занять некоторое время. При должной сноровке процесс займет всего 2–3 минуты.
3. Метод универсален. Его можно применять как в бытовой сфере, так и на работе или обучении.
4. Подходит для разных горизонтов. Можно планировать дела на день, неделю, месяц, год.
5. Помогает увидеть, куда уходят ресурсы – время, силы, энергия – и выявить недостатки в своей системе планирования.

Какие минусы есть у метода:

1. Субъективность оценки. Цель матрицы – быстро раскидать дела по категориям, не подвергая их серьезному анализу. Расстановка приоритетов осуществляется интуитивно, на глазок. Во-первых, у всех нас разные приоритеты. Помните пример с бассейном? Во-вторых, открывается широкий простор для когнитивных искажений. Новые дела кажутся нашему мозгу более срочными, чем старые. А задачи, завязанные на эмоциях, выглядят более важными, нежели те, к которым мы подходим рационально.
2. Ограниченная классификация. Матрица представляет собой сильно упрощенную градацию задач, состоящую всего из 4 категорий. Но в жизни между этими крайностями есть множество других “оттенков” оценки. Например, почти не важное, очень важное, требующее немедленных действий и т. п. В результате дела разной степени важности попадают в общую категорию и наделяются равным приоритетом.
3. Пренебрежение другими факторами. Градацию дел можно проводить не только по показателям “срочное – не срочное” и “важное – не важное”. Есть и другие ценные факторы, влияющие на приоритетность выполнения: наличие ресурсов, ожидаемая эффективность, полезность и т. п.
4. Не учитывается психологический фактор. Чаще всего самые срочные и важные дела – это те, что нам меньше всего хочется делать, они менее приятны и требуют наибольшей отдачи. Если изо дня в день фокусироваться только на сложном и масштабном, можно либо потерять вкус к жизни, либо провалиться в бесконечную прокрастинацию.

Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставим пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:

1. Книги по тайм-менеджменту
2. Курсы по тайм-менеджменту

Всем удачных экспериментов и до скорого!

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — Результативный руководитель

Что это? Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов  Дуайт Эйзенхауэр, как и любой руководитель, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел. Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы. Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю. Матрица приоритетов Эйзенхауэра Квадрант А: важные и срочные дела Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно. По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших. К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие: Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей; Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью; Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели. В качестве примеров таких дел можно привести такие: Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи; Внеплановый визит к доктору; Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту; Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания; Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы. Стоит отметить, что дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии. Квадрант В: важные и несрочные дела Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха. Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А».  В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие: Разработка плана нового проекта; Анализ имеющихся результатов; Превентивные действия; Развитие сотрудников; Налаживание контактов и отношений; Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов. Квадрант С: неважные и срочные дела Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро. В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела. В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела: Незапланированные срочные встречи; Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания; Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности; Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели. Квадрант D: неважные и несрочные дела Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете. В сектор «D» можно смело относить такие задачи: Поглотители времени; Бесполезные телефонные разговоры; Активность развлекательного характера. В каких ситуациях используется? Когда много дел, и вы не успеваете выполнить все Для чего инструмент? Для расстановки приоритетов Что в результате?  Распределение дел, выделение главных задач, задач для делегирования Пример Практическое задание 1) Воспользуйтесь списком дел из ToDo-list из предыдущего задания (если не можете, то задачами, выделенными в SWOT-анализе). 2) распределите дела по матрице Эйзенхауэра, в каждом квадранте должно быть примерно одинаковое число дел. (бланк есть в  СР или можно скачать внизу странички) 3) оцените сбалансированность матрицы:          посчитайте число задач в верхней части матрицы (важное А+В) и в нижней  (неважное C+D).          Если  (важное А+В) > (неважное C+D) — вы не смогли выделить главное, и часть задач необходимо перенести в раздел неважное.         Если  (важное А+В) < (неважное C+D) — вы сконцентрировались на ограниченном числе задач, и часть задач необходимо перенести в раздел важное.         посчитайте число задач в левой части матрицы (срочное А+C) и в правой  (несрочное B+D).          Если  (срочное А+C) > (несрочное B+D) — вы перегружены срочными делами, и часть задач необходимо перенести по срокам.         Если  (срочное А+C) < (несрочное B+D) — вы можете часть задач перенести в срочные. 4) если есть перекос, исправьте 5) выделите дела для себя (Я) 6) выделите дела, которые можно поручить (П) 7) выделите дела, которые можно отложить (О) Дополнительно Бланк есть для ежедневного использования можно скачать внизу странички Updating… Семенов Михаил, 26 дек. 2016 г., 01:19

Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра / Хабр

Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?

В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.

Проблема целеполагания

Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.

Выбор целей и приоритетов

Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:

Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.

Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.

Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.

Быстрое целеполагание

Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.

Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Матрица позволяет вам быстро и достаточно уверенно рассортировать ваши дела, даже если их много. Всё, что нужно, это пройтись по списку дел (который вы наверняка уже “выгрузили” из своей головы по методике GTD) и ответить себе на два вопроса для каждой задачи:

• Это важно? Да\Нет
• Это срочно? Да\Нет

В зависимости от комбинации ответов, каждая задача без долгих рассуждений падает в один из квадрантов матрицы, разбитой на 4 квадранта в зависимости от важности и срочности задачи.

Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.

Как поступать с каждым квадрантом

Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.

Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate

“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.

Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.

Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.

Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.

Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.

Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.

Правило четырёх D

На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)

Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.

Проверка эффективности

Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.

Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.

Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?

P.S. Если у вас нет аккаунта на хабре, вы можете высказать свое мнение к данной статье в нашем блоге — SmartTalks

Другие посты о матрице Эйзенхауэра
SCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктом
Антиавральные решения
Ключевые моменты в управлении временем
Обзор софта для управления задачами в Outlook
Time Management на практике
Управленческие инструменты: 16 концептов на каждый день
Тайм-менеджмент — это действительно просто

Как преодолеть промедление с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы когда-нибудь смотрели на свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, которые нужно посетить, бесконечный поток писем, на которые нужно ответить, и график, который нужно жонглировать (и это даже не касается вашей личной жизни!).

Из-за того, что все эти задачи конкурируют за ваше внимание, может казаться, что сделать что-либо практически невозможно. И чем длиннее растет ваш список дел, тем труднее его даже начать.Паралич задач и откладывание на потом — знакомые звери. Но как на самом деле их преодолеть?

Ответ может лежать в прошлом.

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — нелегкие задачи. Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы сосредоточиться на самом важном.

Введите: матрицу Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочного-важного») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.

Матрица разделена на четыре части или квадранта:

Квадрант 1: Важно и срочно
Квадрант 2: Важно, но не срочно
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Квадрант 4: Не важно , не срочно

Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые вам необходимо выполнить, и отсортировать их по соответствующим квадрантам.

Важные и срочные действия

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

В основе сетки Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают в достижении ваших целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных действий.

Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания.Иногда мы откладываем важные дела на достаточно долгое время, чтобы они становились срочными, вызывая стресс и беспокойство, поскольку мы спешили выполнить их вовремя.

Одна из серьезных ловушек производительности, в которую мы попадаем, — это слишком много внимания уделять неотложным задачам и пренебрегать важными. Этот рабочий цикл переводит вас в режим реакции, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующую срочную вещь».

Различая срочное и действительно важное, вы можете начать работать заранее.

Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

Итак, как именно это работает?

Каждый квадрант соответствует разному уровню приоритета. Определив, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетание, вы сможете решить, как с ними справиться.

Квадрант 1: Сделайте первое.

Первый квадрант — это ваш «важный и срочный» список дел. Это задачи, которые имеют одновременно высокую важность и срочность. Сосредоточьтесь на выполнении этих задач в первую очередь.

Совет от профессионала: Есть два типа задач, которые попадают в этот первый квадрант: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали на потом. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последнюю минуту, и составьте план, как вы можете не откладывать их на потом.

Один из способов уменьшить стресс в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время, чтобы учесть непредвиденные задачи и дать вам буфер для любой отложенной работы.

Квадрант 2: Решите, когда

Второй квадрант охватывает важные, но несрочные задачи.Другими словами, вам нужно когда-нибудь их выполнить, но для них нет строгих или немедленных сроков.

Эти задачи помогут вам достичь ваших целей и выполнить важную работу, но, поскольку они несрочные, ими часто пренебрегают.

Чтобы избежать откладывания на потом, решите, когда вы будете выполнять каждую задачу. Установите четкие сроки и включите эти действия в свой график. (Просто убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить их на высоком уровне с буфером для любых неожиданных требований.)

Квадрант 3: Делегат

Квадрант 3 — это то место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

Обычно это задачи, которые мешают вам работать над достижением ваших целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом секторе часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть для него отчет, который должен быть сдан через несколько часов.

Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. По возможности вежливо откажитесь от выполнения этих задач или делегируйте их.Что касается всего остального, подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период, чтобы решать проблемы других людей.

Квадрант 4: сделайте это позже или устраните

Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из своих приоритетов или отодвинуть их, чтобы закончить позже (в идеале, когда у вас нет более важных элементов. делать).

Лучшие практики управления своим временем

Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Однако есть несколько передовых методов, которые вы можете использовать, чтобы извлечь из этого максимальную пользу.

1. Цветовое кодирование вашей матрицы

Цветовое кодирование каждого квадранта по уровню приоритета может помочь вам быстро определить, что будет следующим в вашем списке. Вы можете настроить свою матрицу, выбрав индивидуальные цвета, или использовать простой метод стоп-сигнала:

Красный: Срочные и важные задачи (Выполняйте немедленно)
Желтый: Важно, не срочно (Решите, когда)
Зеленый: Срочно, не важно (делегат)

Необязательно: Заполните квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

2. Ограничьте каждый квадрант до 10 элементов.

Слишком много задач в вашем списке может перегрузить вас и затруднить выполнение работы вовремя. Чтобы предотвратить паралич задачи и обеспечить соблюдение графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее практическое правило — сосредоточиться на 5-7 задачах в каждой категории.

3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

Кто сказал, что у вас не может быть двух матриц Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел составляет милю (или вам нравится разделять приоритеты), подумайте о разделении личных и профессиональных списков дел.Сделайте одну матрицу для своей работы и одну для личной жизни.

Создание нескольких визуальных эффектов может помочь вам проанализировать, как вы тратите свое время, и убедиться, что ничто не упадет.

4. Исключите, а затем оптимизируйте

Легче оптимизировать свое время, если у вас меньше вещей, которыми нужно манипулировать. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на сокращении жира. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или полностью исключить. Этот шаг упростит выполнение всего остального в вашем списке.

Преодоление промедления с помощью Lucidchart

Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самых важных вещах.

Lucidchart может помочь.

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет с легкостью создавать собственные диаграммы. Используйте их готовые диаграммы приоритетов, чтобы создать свою следующую сетку Эйзенхауэра. Оптимизированные параметры совместного использования позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.Начните прямо сейчас, зарегистрировав учетную запись.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас есть всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел. Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы временного стресса — одни из самых распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им приходится делать слишком много работы в слишком короткое время. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В 1954 году в своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным «. Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить время на важные дела, а не только на срочное. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

• Важные действия приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия отказа от них немедленные.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1. Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не стали срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

В качестве альтернативы, попробуйте выделить временные интервалы, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших собственных желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы , они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вы должны сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

• Важно и срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Что такое матрица Эйзенхауэра? Как использовать это, чтобы быть более продуктивным?

Стефани усердно выполняет свои профессиональные обязанности.В течение дня она старается сделать то, что от нее ожидает, а зачастую и больше. Сидеть допоздна на работе, ночевать всю ночь, пренебрегать личными обязательствами ради профессиональных обязательств — это слишком обычное явление для нее.

И все важные семейные обязательства, которые она упустила, — это отдельная история. Но все это теперь сказывается на ее здоровье (как психическом, так и физическом) и ее производительности.

Итак, чего именно не хватает в ее жизни? Как вы уже догадались — Матрица Эйзенхауэра.

Часто вы можете этого не осознавать, но единственное, что вам нужно в вашей жизни, — это немного организации и расстановки приоритетов в том, что необходимо сделать для выполнения частично совпадающих обязательств.

С учетом сказанного, вы, вероятно, думаете, что это не так уж и сложно. Вы правы и неправы одновременно. Неправильно в том смысле, что если вы думаете, что составление случайного списка дел творит чудеса для вас, это сработает, но не сногсшибательно.

И вы правы, приложив немного больше усилий и используя матрицу Эйзенхауэра, ваша жизнь станет намного лучше.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод определения приоритетов ваших задач на основе их срочности. Это помогает определить, какие действия важны, а какие совсем не заслуживают вашего внимания. Детище знаменитой матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Д.Эйзенхауэр.

Одна из его известных цитат гласит: «Большинство срочных вещей не важны, а большинство важных вещей не являются срочными».

Эта цитата также закладывает основу для управления личным временем Дуайта.

Подойдя к матрице, матрица в основном разделяет ваши задачи на 4 квадранта в соответствии с тем, что вам нужно делать в определенное время в течение дня.

Эти 4 квадранта:

1. До
2. Решить
3. Делегат
4. Устранить

1.Do

Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра, До, состоит из ваших самых важных задач. Действия, которые необходимо выполнить срочно. В эту категорию обычно попадают задачи с приближающимся сроком выполнения или те, которые нельзя отложить.

Чтобы поместить задачи в эту категорию, вам необходимо сначала тщательно проанализировать свои приоритеты, а затем решить, соответствует ли это критериям «Сделай это сейчас». Если задачу нужно выполнить в течение дня или не дольше, чем на следующий день, это срочное задание.Сделай это сейчас!

Еще один способ поместить это в контекст — вспомнить знаменитый принцип Марка Твена «Ешьте лягушку в первую очередь», означающий, что вы должны выполнять свои самые срочные дела в течение дня первым делом с утра.

Давайте рассмотрим конкретный рабочий пример, чтобы упростить вам задачу. В конце каждой недели на вас возлагается обязанность предоставлять исчерпывающий отчет своему руководителю. Теперь твои выходные в пятницу. Уже утро четверга, а вы еще не подготовили отчет.Относится ли это к срочным задачам? Абсолютно!

2. Решить

Квадрант 2 ^и Матрицы Эйзенхауэра — это Решить. Он состоит из важных, но не обязательно срочных задач. Это может включать в себя ряд обязанностей, начиная от профессиональных писем, последующих действий и заканчивая более личными встречами и обязательствами.

Задачи в этом квадранте нужно запланировать на другое время. Как правило, эти задачи соответствуют вашим долгосрочным целям и способствуют вашему росту.Обычным повседневным примером могут быть упражнения. Вы знаете, что это очень важно для хорошего здоровья, но вы не можете уделять этому время. Итак, вам нужно выбрать время, когда вы будете готовы нанести удар.

Запланируйте задачи таким образом, чтобы они не переходили в категорию «срочно». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы выполнить их, пока они все еще вписываются в это подразделение.

Также прочтите: Как написать OKR компании для эффективной постановки целей?

3.Делегат

3 ^rd квадрант Матрицы Эйзенхауэра — Делегат. К этой категории относятся не важные, но срочные задачи. Хотя это звучит нелогично, потому что, естественно, вашим первым инстинктом будет то, что не срочные задачи тоже важны? Не обязательно!

Эти действия обычно создают иллюзию того, что вы важны, хотя на самом деле они не очень способствуют вашей продуктивности.Вам нужно решить, нужно ли вам перенести это мероприятие или кто-то другой может сделать это за вас.

Некоторые из примеров могут включать планирование собеседований, ответы на определенные электронные письма или собрания команды, которые может проводить кто-то другой, пока вы заняты выполнением своих действий в квадранте 1.

4. Исключить

Последняя категория матрицы Эйзенхауэра — исключение. Они состоят из задач, которые по сути убивают вашу продуктивность.Они совершенно не способствуют достижению ваших целей. Определите эти действия и устраните их, чтобы повысить вашу производительность.

Типичными примерами таких действий являются бездумный серфинг в социальных сетях, постоянная проверка телефона на наличие звонков или сообщений, игра в видеоигры или общие действия, которые вы используете для откладывания на потом.

См. Также:

15 лучших оценок производительности от экспертов по продуктивности

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления временем

Если к настоящему моменту вам интересно, как с помощью этой матрицы ваша жизнь станет волшебным образом организована, это не так просто! Но приложив немного усилий, вы сможете встать на правильный путь.

Перво-наперво вам нужно классифицировать ваши срочные и важные дела. Для этого вам необходимо правильно расставить приоритеты и определить уровни срочности.

Ваши срочные задачи обычно связаны с ограничениями по времени. На этих занятиях написано «сделай это сейчас», и они требуют от вас предельного внимания.

С другой стороны, ваши важные задачи обычно являются долгосрочными и скорее целенаправленными.Как правило, они не дают немедленных результатов и больше ориентированы на принятие более эффективных долгосрочных решений.

После того, как вы классифицировали свои срочные и важные задачи, вам нужно сделать следующие несколько действий, чтобы полностью использовать потенциал матрицы Эйзенхауэра для управления временем:

1. Дайте цветовые коды квадрантам

Назначьте цветовые коды своим квадрантам, чтобы быстро понять серьезность ситуации.Распределяя цвета, вы можете быстро понять, что нужно делать дальше. Эти цветовые коды также помогают расставить приоритеты в задачах для принятия обоснованных решений.

Например; Квадрант «До» может быть окрашен в красный цвет, что указывает на срочность задач.

2. Распределите свои профессиональные и личные дела по категориям

Чтобы избежать дублирования обязательств, составляйте отдельные матрицы для своих профессиональных и личных задач.Это поможет вам понять, что ждет впереди, и сильно повлияет на то, как вы распоряжаетесь своим временем. Уловка здесь может заключаться в том, чтобы выделить определенные часы дня для обоих видов обязательств и посмотреть, как это сработает для вас.

3. Ограничьте количество элементов в квадранте

Добавление слишком большого количества элементов в квадрант чрезмерно усложнит ситуацию, и цель использования матрицы Эйзенхауэра для управления временем будет потеряна. Чтобы оптимизировать его, ограничьте количество действий 7 или 8.Так вы не будете перегружены тем, что вам нужно делать.

См. Также:

25 лучших книг по продуктивности для раскрытия всего самого лучшего

Давайте признаем тот факт, что если вы не выбираете профессиональные инструменты для управления временем, вы многое теряете. Чтобы эта матрица работала как волшебная палочка, вам понадобится инструмент управления проектами. На данном этапе позвольте познакомить вас с nTask.

Используйте nTask, чтобы эффективно управлять своим временем, не опасаясь откладывания на потом. Следующие функции инструмента помогут вам значительно повысить производительность и исключить потери времени:

• Контрольные списки: начните с перечисления ваших дел в форме контрольного списка. Это создаст основу для определения ваших профессиональных и личных задач и поможет вам определить, над чем вы должны работать в следующем

• Категория: После того, как вы закончите составлять контрольный список и создавали соответствующие задачи, вы можете связать отдельные категории, чтобы прояснить ситуацию для себя или своей команды.Категории полностью настраиваются и могут использоваться любым способом, которым захочет

• Уровень приоритета: наконец, назначьте уровни приоритета вашим задачам в соответствии с их срочностью. Эти уровни приоритета облегчат выбор подходящего квадранта матрицы, в которую вписываются ваши задачи, и того, каким должен быть ваш следующий курс действий

• Расписания: для анализа времени, которое вы или ваша команда тратите на задачи с высоким или низким приоритетом, вы можете легко регистрировать часы в расписаниях, а затем оценивать их, чтобы решить, где вам нужны улучшения

Диаграммы Ганта в nTask Vs.Матрица Эйзенхауэра

Поскольку мы уже повторили некоторые переменные матрицы Эйзенхауэра, пришло время взглянуть на вещи на более глубоком уровне.

Вспомните следующие квадранты матрицы Эйзенхауэра, то есть

• До
• Решить
• Делегат
• Устранить

В большинстве случаев некоторые задачи носят срочный характер. С этой целью на начальных этапах проекта может не быть срочности, но это может произойти в любое время.Представьте, что вы отступаете к крайнему сроку из-за невозможности доставки или дополнительных запросов от клиента.

В этом случае рабочий процесс Матрицы Эйзенхауэра проходит фазу метаморфозы. Это происходит потому, что вы делаете что-то по-другому из-за требований к проекту в последнюю минуту или в среднесрочной перспективе от имени тех, кто занимается сменой еды.

В таких случаях помните, что квадранты матрицы Эйзенхауэра остаются прежними. Единственное, что меняется, — это зависимости задач и многие другие тонкости.

Говоря о зависимостях задач, мы добавили в nTask интерактивный пользовательский интерфейс с диаграммой Ганта. Это мощная встроенная функция, с помощью которой вы можете увидеть эти зависимости в режиме просмотра сетки. Вы можете связать любое количество задач с другими, если одна задача зависит от чего-то другого.

Иногда эти зависимости становятся частью проекта из-за характера вех. Например, от разработчиков может потребоваться реализовать функцию, но они не смогут продолжить, если у них нет дизайна / фреймворка.В таких сценариях жизненно важную роль играют зависимости.

Двигаясь дальше, устранение проблем в nTask чрезвычайно удобно. Поскольку «исключение» является частью квадрантов матрицы Эйзенхауэра, вы можете смягчить проблемы, выявляя их и передавая их уполномоченному в вашей команде.

Звучит сложно, правда?

Что ж, когда вы наткнетесь на любое количество проблем, вы можете поднять красные флажки и создать проблемы.После этого все, что вам нужно сделать, это назначить кого-нибудь для решения этой «проблемы», чтобы проблему можно было исправить вовремя.

Это лучший способ обеспечить бесперебойный рабочий процесс, пока конкретные люди работают над «устранением» проблемы в фоновом режиме.

Управление рабочим процессом на основе матрицы Эйзенхауэра было лишь частью уравнения. В течение жизненного цикла проекта в игру вступает множество других элементов. Вам необходимо учитывать непредвиденные обстоятельства, такие как отпуск, больничные и другие бедствия, которые члены команды время от времени подвергают менеджерам проектов!

Итак, чего вы ждете? Используйте матрицу Эйзенхауэра сейчас и увеличьте свою продуктивность прямо сейчас.Сообщите нам, как это работает для вас.

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Ситуация, описанная выше, также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы склонны выполнять задачи с более короткими сроками и меньшими сроками окна завершения. Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее лечь в постель. Мы выбираем их вместо менее срочных задач, даже если они менее срочные более важны и приносят больше награды.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужных сверхурочных.

Рори Ваден, писатель и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы управления временем слишком сосредоточены на эффективности. Большинство методов повышения производительности нацелены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат.Но они просто дают вам больше времени для принятия более краткосрочных решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с Матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия проистекает из цитаты Дуайта Д. Эйзенхауэра:

‍ «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.”

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочны. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на следующем: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы. Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разрушить матрицу Эйзенхауэра, мы чувствуем необходимость подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и любой новый метод повышения производительности, который вы хотите применить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует многих проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев. Загрузите справочные материалы, получите сводные журналы или положитесь на приложение расписания, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свой прогресс.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы все были на одной странице, когда дело доходит до приоритетов.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход как можно более плавным. Все мы учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка. Даже хваленый метод Agile требует более года или двух для правильной реализации.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин из популярного канала Youtube Vlog Brothers :

«Производительность не обязательно должна быть связана с работой или максимизацией производительности или чем-то еще.Есть много способов быть продуктивными. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть ».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели. Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам необходимо знать разницу между important и срочно.

Важное. Один из способов отличить важные задачи от второстепенных — спросить: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами.Если работа других зависит от ее завершения или имеет большое влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочность — срочность фокусируется на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Будет ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего расписания и цели проекта также имеют значение.

После того, как вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач по четырем группам в соответствии со следующим:

• ВАЖНО и СРОЧНО (НЕОБХОДИМО)
  Зеленый проиллюстрировал это на простом примере вашего дома. в огне.Это то, что вам НЕОБХОДИМО сделать прямо сейчас. Говоря менее катастрофически, эти задачи обычно остаются теми, которые мы оставляем до последней минуты или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
  
• ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО (РЕШИТЬ)
  Другой простой пример — это долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или физические упражнения (если нет серьезных проблем со здоровьем, в в этом случае это срочно). Общее правило для этой группы — планировать время для работы над этими задачами.Откладывая их, вы просто поднимете их до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не решатся.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ, но СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть небольшие, второстепенные повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или отправка электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение собрания по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же информированного провести встречу поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
  
• НЕВАЖНО и НЕ СРОЧНО (УДАЛИТЬ)
  Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
  

Для тех из вас, кто относится к визуальным типам, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в простой рамке.

Важно помнить, что фильтр «Важный / срочный» меняется в зависимости от ваших проектов и целей.Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избежания ловушки простой срочности, в которую обязательно попадет каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам нужно будет освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор растущего стартапа, ваши руки будут полны проектов и задач, связанных с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не будет ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, или будете часами общаться с ними по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, лучше вы составите очень вежливое электронное письмо, дающее им понять, что пока вы не можете помочь, так как у вас слишком много вещей на вашей тарелке.

Отказ — большая часть процесса фильтрации. Действия, которые попадают в четвертую группу Эйзенхауэра, с наибольшей вероятностью будут отброшены (напр.Удаление нежелательной почты вместо сортировки). И если вы продолжаете переносить задачу в четвертую группу каждую неделю, значит, для начала это не было ни важным, ни срочным.

По мере того, как задачи перемещаются вверх и вниз по лестнице приоритетов, не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

Заключение

При освоении Матрица Эйзенхауэра становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они никогда не достигают, потому что в сутках не хватает часов.С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь сосредотачиваться на том, что важно, а не на фальшивой срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с трудом справляйтесь с проектами. Выдвигая на передний план более широкую картину, Матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Автор: Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер.В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. В настоящее время Марко работает по адресу: Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Что такое матрица Эйзенхауэра? Определение, пример и часто задаваемые вопросы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

💬

Определение матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простая четырехквадрантная диаграмма для структурирования ваших задач в порядке важности и срочности.Названная в честь своего создателя, президента Дуайта Эйзенхауэра, матрица десятилетиями использовалась корпорациями и отдельными лицами для повышения производительности.

Матрица используется для разделения времени, которое мы тратим на работу, на категории срочности и важности, ранжированные соответственно:

1. Важное и срочное

2. Не важное и срочное

3. Важное и несрочное

4. Не важно и не срочно

Таким образом структурируя свое время и задачи, вы можете избежать бездумной работы над различными вещами часами напролет и вместо этого сосредоточить свои бездумные усилия там, где они необходимы, и сосредоточить внимание на задачах, которые этого заслуживают. .

Каковы квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важный и срочный, не важный и срочный, важный и несрочный, не важный и не срочный. Ниже приведена разбивка по каждому квадранту, чтобы вы могли решить, какие из ваши собственные задачи относятся к каким разделам.

Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization

Узнайте, как расставить приоритеты, упростив процесс создания выдающихся продуктов.Узнайте больше о том, как получить информацию, выбрать правильную структуру приоритетов и многое другое.

Получите электронную книгу

Важное и срочное

Это квадрант с наивысшим приоритетом, в который вы помещаете задачи, заслуживающие наибольшего внимания. Иногда это называется квадрантом «до», здесь вы можете проводить большую часть своего рабочего дня; сосредоточение внимания на самых важных и стрессовых работах.

Хотя это важно (согласно названию этого квадранта), не менее важно избегать работы исключительно за пределами этого квадранта.Как вы увидите на примере матрицы Эйзенхауэра, тема балансирует четыре квадранта для максимальной производительности.

Слишком заполнение этой части квадранта приведет к чрезмерному стрессу и, в конечном итоге, к выгоранию. Если вы или ваша команда окажетесь на этой должности, поищите в этом квадранте задачи, которые можно переместить в категорию «не важные и срочные» или «важные и несрочные».

Не важно и срочно

Это второй квадрант, иногда относящийся к третьему.Это для задач, требующих немедленного внимания, но не обязательно очень продуктивных. Может показаться нелогичным рассматривать задачу как «срочную» и «неважную» одновременно, но именно в этом неожиданном мышлении и заключается сила матрицы.

Например, значительная часть вашего времени может быть потрачена на ответы на электронные письма или отзывы клиентов. Эти задачи срочные — поскольку вы не хотите заставлять клиентов ждать — но не обязательно важны или критичны для вашей производительности.По этой причине этот квадрант также известен как квадрант «делегатов», поскольку это квадрант, который вы бы делегировали сотруднику или помощнику, если это возможно.

Важно и не срочно

Третий квадрант (иногда второй, в зависимости от того, как вы структурируете свою собственную матрицу Эйзенхауэра) предназначен для задач, которые имеют решающее значение для вашей производительности, но не имеют жестких сроков. Обычно это долгосрочные задачи, над которыми вы работаете, как только решены все ваши срочные задачи.

Сюда могут входить такие задания, как придумывание слогана, разработка логотипа, написание сообщения в блоге, сортировка ваших расходов и т. Д. Эти задачи должны быть выполнены к концу проекта, но не должны иметь приоритет перед другие дела в вашем списке дел.

Этот квадрант также известен как квадрант «принятия решения», потому что он заполнен задачами, которые вы можете решить, когда будете готовы.

Но подожди. Вам действительно нужно быть в курсе этого квадранта, чтобы ни одна задача, которая когда-то была важной и несрочной, внезапно не превратилась в важную и срочную.Это происходит, когда вы пренебрегаете задачами из этой категории так долго, что они становятся насущной необходимостью. Выполняйте важные и несрочные задачи, пока у вас еще достаточно времени, чтобы в дальнейшем избежать паники или выгорания.

Не важно и не срочно

Эта категория удачно названа категорией «исключить», потому что в нее вы помещаете все задачи и процедуры, которые хотите исключить из рабочего процесса. Вы можете считать этих убийц производительности. Это бессмысленные, трудоемкие задачи, которые не приводят к сколько-нибудь заметному прогрессу.

Хотя элементы в этой категории не важны, их перечисление важно.

Перечисляя их, вы можете начать понимать, на что тратится время в вашем проекте, и предпринять шаги, чтобы уменьшить непродуктивное поведение. Конечно, в вашей команде должно быть или запланированных траты времени для сближения и расслабления, но если какая-либо из этих задач станет регулярной частью вашего распорядка, то пришло время проверить их.

Как сбалансировать матрицу Эйзенхауэра

Поместив все свои ежедневные / еженедельные / ежемесячные задачи в матрицу Эйзенхауэра, вы сможете визуализировать, в каком квадранте вы проводите больше всего времени — скорее всего, это квадрант с самым длинным списком дел! Отсюда вы можете начать балансировать квадранты и, по сути, ваше время.

Важно помнить, что балансировка вашей матрицы Эйзенхауэра не означает размещения одинакового количества задач в каждой ячейке. Вместо этого нужно решить, на какой сектор вы хотите посвятить больше всего времени. В идеале вы будете тратить очень мало времени на неважные и несрочные или не важные и срочные задачи.

Вы можете предположить, что большую часть своего времени следует проводить в важном и срочном секторе, и хотя это неплохая категория для работы, это может привести к сильному стрессу и выгоранию.

Самая продуктивная категория — это квадрант «Важный и несрочный», который позволяет выполнять задачи, не сжигая полуночное масло.

Матричный шаблон Эйзенхауэра | Моквары

Используйте шаблон матрицы Эйзенхауэра, чтобы получить исчерпывающий обзор ваших списков дел. Независимо от того, управляете ли вы рабочими задачами или личными проектами, эта матрица сделает ваш процесс расстановки приоритетов более эффективным и улучшит ваши навыки управления временем.

Что такое матрица Эйнзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица решений Эйзенхауэра, — полезный инструмент, который помогает упростить процесс приоритизации задач на основе таких критериев, как срочность и важность.Как только вам удастся определить и отсортировать задачи, требующие немедленного внимания, вам будет легче делегировать или даже полностью оставить в стороне менее важные задачи.

Каковы решающие принципы матрицы решений Эйзенхауэра?

Шаблон окна Эйзенхауэра состоит из 4 категорий, которые вы можете использовать для размещения предстоящих задач или мероприятий в соответствии со стандартизированной системой оценки. Вот чего ожидать:

1. Срочные и важные задачи — включает приоритетные пункты в вашем списке дел, задачи, требующие вашего немедленного внимания: сроки, чрезвычайные ситуации, встречи и т. Д.
2. Несрочные, но важные задачи — включает в себя несрочные, но важные задачи или действия: спорт, финансовое планирование, семейное время, покупка продуктов и т. Д.
3. Срочные, но не важные задачи — включает действия, отмеченные как срочные, но не важные, так как они не влияют на долгосрочные цели. Эти задачи можно легко делегировать, когда это возможно, и они могут включать: ответ на электронные письма и телефонные звонки, ответ коллеге и т. Д.
4. Несрочные, не важные задачи — включает в себя задачи, которые не являются срочными или важными, поскольку они не помогут вам в достижении ваших целей.Они считаются отвлекающими факторами, и их лучше не делать. Хорошим примером может служить бесцельное использование Интернета или социальных сетей.

Редактировать этот шаблон

Кредитная карта не требуется

Зачем использовать матричный шаблон Эйнзенхауэра?

Одним из преимуществ шаблона квадранта Эйзенхауэра является тот факт, что его может использовать любой, кто хочет улучшить свои навыки управления временем и, следовательно, стать более эффективным в повседневной жизни.Этот шаблон также можно использовать для различных целей — от рабочих до личных.

Однако наиболее важным преимуществом является то, что он помогает различать важные и срочные задачи. Зная об этом различии, вы всегда будете четко следить за своим расписанием, что приведет к упрощению процессов и повышению эффективности.

В чем суть принципа Эйзенхауэра против важности?

Отличные навыки тайм-менеджмента — это удачное сочетание результативности и действенности.Другими словами, нужно уделять больше времени важным задачам, а меньше — срочным. Для этого необходимо четко различать важное и срочное.

• Важные задачи — действия, результат которых помогает вам достичь ваших целей
• Срочные задачи — обязанности, требующие вашего немедленного внимания и связанные с достижением чужих целей. Если с ними не заняться сразу, их последствия будут немедленно замечены.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра помогает вам различать важные и срочные действия, чтобы вы могли меньше сосредоточиться на неважных задачах и делать больше того, что позволяет вам достичь ваших целей.

Преимущества использования шаблона матрицы Эйзенхауэра в Moqups

При использовании нашего шаблона приоритетного квадранта вы можете пользоваться множеством дополнительных функций, таких как стикеры, аннотации, комментарии или параметры изменения размера. Все они помогают вам персонализировать шаблон матрицы Эйзенхауэра, чтобы он был знаком и с ним было легко работать.

В качестве онлайн-инструмента для совместной работы Moqups также предлагает набор функций для совместной работы, которые вы можете использовать для определения приоритетов ваших наиболее важных задач на личном или командном уровне.

Редактировать этот шаблон

Кредитная карта не требуется

Матрица неотложных и важных задач Эйзенхауэра — Стратегия производительности

Расставляйте приоритеты в ежедневных задачах на основе срочности и важности

Быть занятым и переутомленным — это уже плохо, но быть занятым и перегруженным с неорганизованным графиком — еще хуже.Вы всегда в напряжении, пытаясь выполнить одно задание за другим? Управлять сразу несколькими делами? Это расстраивает и заставляет беспокоиться? Вы так много жонглируете, что однажды ваш мозг не может должным образом сконцентрироваться?

Есть простое решение всех этих проблем — Матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра . Этот инструмент поможет управлять всеми вашими задачами и повысить производительность за счет эффективной организации вашего расписания!

Если это привлекло ваше внимание, продолжайте читать, чтобы узнать, что такое матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это схематический инструмент, который поможет вам визуализировать все ваши повседневные задачи в форме матрицы, которая классифицирует их по срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра вдохновлена ​​Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом и генералом армии Соединенных Штатов. Во время выступления в 1954 году Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

В бестселлере «: 7 навыков высокоэффективных людей » Стивен Кови представил инструмент для определения приоритетов задач. Этот инструмент был основан на идеях Эйзенхауэра и теперь называется Матрицей Эйзенхауэра. Он также известен как Матрица срочности и важности , Матрица управления временем , Коробка Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра распределяет все задачи и проекты на 4 квадранта, т.е.е .:

• Срочные и важные задачи
• Не срочные и важные задачи
• Срочные и неважные задачи
• Не срочные и неважные задачи

Источник: todoist.com

Давайте подробнее рассмотрим эти категории.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

Срочно — Такие задачи и действия требуют немедленных действий.Эти вопросы требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Простой способ распознать неотложные действия — всегда сообщать о последствиях невыполнения задачи быстро. В нынешних условиях эти задачи неизбежны.

Важно — важные дела и задачи, которые напрямую способствуют достижению долгосрочных целей и ценностей. Поэтому эти задачи требуют вдумчивого планирования и действий. Они также требуют управления временем, энергии и внимания, которые субъективны и зависят от наших ценностей и целей.

Вот как можно правильно определить задачи как «Срочные» и «Важные» и далее классифицировать их по четырем квадрантам матрицы срочно / важно:

1. Срочные и важные задачи (необходимо выполнить немедленно)

Задачи квадранта 1 неизбежны. Если вы откажетесь от этих задач или потратите на них слишком много времени, это приведет только к стрессу и усталости. Поэтому рекомендуется сделать эти задачи приоритетными и завершить их как можно скорее.

У этих пунктов обычно есть видимый крайний срок и меры предосторожности, чтобы не предпринимать немедленных действий, например, проекты в последнюю минуту, решение насущной проблемы для клиента или автомобильные остановки на шоссе.

2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)

Задачи из квадранта 2 важны и помогают достичь долгосрочных целей, но для них нет крайнего срока, поэтому их можно легко отложить в пользу более срочных задач, например, профессионального взаимодействия, проектов обслуживания или изучения нового навыка.

3. Срочные и неважные задачи (делегировать)

Эти задачи описаны как «напряженная работа». Эти задачи не имеют для вас значения, и их можно поручить кому-то другому, чтобы они закончили вовремя. Например, отвечать на сообщения клиентов, действовать по купонам, проверять электронную почту и т. Д.

4. Не срочные и неважные задачи (на удаление)

Это напрасная трата времени, которая не способствует достижению ваших целей.Главное — ограничить свое время такими занятиями. Например, бездумная прокрутка социальных сетей, многочасовый просмотр телевизора и чрезмерные покупки.

Как использовать матрицу неотложных и важных дел Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра позволяет вам распределять приоритеты задач по агентствам и важности по четырем различным категориям, которые создают цельный и управляемый график. С помощью этого расписания вы можете эффективно и эффективно управлять своей работой.

Чтобы использовать эту матрицу, вам сначала нужно определить, какие задачи важны для вас и должны быть выполнены сегодня. Таким образом вы сможете определить важные проекты и мероприятия, которые вам нужно выполнить в первую очередь и которые вы можете запланировать на другой день.

Вы отметите срочные и важные действия в квадранте 1, которые нужно выполнить в первую очередь. Тогда как несрочные и важные дела идут во 2 квадрант. Вы можете назвать этот квадрант «Расписание».”

Затем у нас есть те задачи, которые срочны, но не важны. Поэтому их можно делегировать кому-то другому, а вы сосредоточитесь на более насущных вопросах. Все такие задачи помещаются в квадрант 3, который также можно назвать «Делегат».

Наконец, есть те задачи, которые не важны. Так что вам не нужно их делать. Вы можете назвать этот квадрант «Не делай». Этот квадрант позволяет вам идентифицировать все те задачи, которые тратят ваше время и энергию. Перечислив их, вы будете внимательнее относиться к таким занятиям.Это может помочь вам избавиться от вредных привычек, таких как чрезмерное использование Интернета.

Как только вы создадите матрицу срочности / важности, ваша жизнь станет очень организованной и эффективной.

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Вот несколько простых шагов управления, которые помогут вам более эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра:

Ограничьте свои задачи — не перенапрягайтесь и старайтесь ограничить свои задачи максимум 8 на квадрант.Прежде чем добавить еще один, убедитесь, что вы выполнили самое важное. Помните, что эта матрица помогает выполнять задачи, но не складывать их в кучу.

Избегайте отвлекающих факторов — убедитесь, что вы планируете матрицу, не отвлекаясь. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты. Планируйте свои задачи, основываясь на собственном расписании и уровне энергии.

Разделяйте личные и деловые задачи — не смешивайте личную деятельность с профессиональными задачами.Создайте два отдельных списка для каждого. Таким образом, вам никогда не придется жаловаться на то, что вы не можете управлять временем между личной и профессиональной жизнью.

.