Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка «по делам» даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом «почему так».

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

7 методик оптимизации рабочего процесса, о которых вы, возможно, не слышали / Хабр

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.

«Проглоти лягушку»

Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»

Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»

Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

• Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
• Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
• Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

Focus@Will

Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы

focus@will

, созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»

Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей. Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»

В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»

LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

1. Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
2. Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
3. Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
4. Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.

Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.

5 лайфхаков для офисных работников

Продвижение по карьерной лестнице – это дело, в котором не бывает мелочей. Офисная работа диктует жесткий темп, справиться с которым не так просто. Вы можете разбираться в своем деле досконально, но вам наверняка знакомо ощущение, что вы застряли, погрузились в стресс и перестали работать эффективно.

Сомнения и профессиональное выгорание свойственны даже самым опытным и компетентным специалистам. Невозможно бесконечно фонтанировать идеями и поддерживать максимальный уровень энергии при ежедневной офисной деятельности. Путь выхода из такой ситуации – оптимизация рабочего процесса. Мы собрали для вас несколько простых лайфхаков, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее.

1. Оптимизируйте рутинные операции

Рутинные процессы отнимают большую часть рабочего времени даже у специалистов креативной сферы, не говоря уже о менеджерах, маркетологах, бухгалтерах и прочих офисных сотрудниках. К таким процессам можно отнести переписку с клиентами и коллегами, составление коммерческих предложений, написание отчетов для руководства и другие действия, связанные с набором текста на ПК. Научившись печатать быстрее, вы освободите свое время для решения более важных профессиональных задач.

В этом вам поможет курс слепой печати, на котором вы освоите навыки скоростного и безошибочного набора текста десятипальцевым методом.

2. Автоматизируйте расчеты

Если ваша работа связана с расчетами, либо вам регулярно приходится совершать 1-2 однотипные вычислительные операции, навыки применения табличного редактора Эксель помогут вам оптимизировать процесс решения этих задач. С помощью формул Excel вы можете делать экономические, финансовые, кредитные и другие расчеты с применением различных поправок и коэффициентов. Возможность создавать шаблоны позволит производить повторяющиеся вычисления автоматически без необходимости вводить формулы заново – эта функция тоже способствует экономии вашего времени.

Чтобы узнать подробности, читайте нашу статью 5 профессий, представителям которых важно научиться работать в Excel. Чтобы получить все нужные навыки и систематизировать знания, записывайтесь на базовый курс Эксель.

3. Работайте над экспертным статусом

Если рутина – враг креативности и инициативы, то отсутствие видимых перспектив – враг мотивации. Не каждый может похвастаться тем, что находится на своем месте в корпоративной иерархии. Возможности последовательного карьерного роста могут быть ограничены целым рядом внутренних и внешних факторов, никак не связанных с уровнем компетентности.

Что делать, оказавшись в такой ситуации? Работать на себя! Нет, мы не призываем вас хлопать офисной дверью и уходить в собственные проекты. Но есть то, что вы можете начать делать прямо сейчас, без отрыва от рабочего места: это последовательное построение своей репутации в профессиональных сообществах. Вы можете начать ведение собственного блога с подборок и обзоров авторитетных источников в вашей сфере, значимых событий и персоналий. Постепенно набирайтесь уверенности, высказывайте свое мнение, пишите комментарии и собственные статьи.

Это привлечет к вам внимание потенциальных клиентов и работодателей, способствует вашему профессиональному росту и карьерному продвижению. Возможно, вы даже начнете давать консультации, проводить семинары и тренинги. Кстати, для записи собственных видеоуроков и лекций нужно не так много ресурсов: на курсе Camtasia Studio вы можете освоить самый доступный инструмент для скринкастинга.

4. Оформляйте свои идеи в графическом формате

Люди усваивают 86% информации об окружающем мире через визуальные каналы восприятия. Но нам кажется, что при формировании круга офисных задач и штатных расписаний кое-кому просто забыли об этом сообщить! Иначе как объяснить эти бесконечные заявления, презентации и корпоративную переписку в формате Word?

Мы уверены, что дополнив документ презентацией или проиллюстрировав сложные взаимосвязи наглядной инфографикой, вы выделите свое предложение в ряду однотипных текстовых файлов и бумаг. Иллюстрации помогают справиться с перегрузкой при большом потоке информации, сокращают время на понимание сути предложения и помогают обратить внимание на ваши инициативы и нестандартный подход.  

Если вы хотите прокачать свои навыки графического оформления информации, вам будут полезны курсы Adobe Photoshop и создания презентаций в Power Point.

5. Восстановите душевный баланс

В целях профилактики профессионального выгорания психологи советуют переключать внимание после работы на активные или созидательные занятия. Подобные виды деятельности помогают восстановиться, разгрузить голову и гармонизировать душевное состояние намного эффективнее, чем пассивный отдых перед телевизором. Получив новые впечатления и зарядившись энергией, вы вернетесь в офис с новыми силами и свежими идеями.

Для обретения душевной гармонии нет ничего лучше природы. Почувствовать единение с природой в условиях мегаполиса вы можете на курсах флористики или ландшафтного дизайна.

Желаем всем профессионального роста и  успешного саморазвития!

Секреты оптимизации рабочего процесса

Существует распространенное заблуждение, что все в жизни сводится ко времени. Ежедневно мы используем такие фразы:

«Если бы у меня было больше времени»
«Мне нужно еще несколько минут»
«Пара часов работы — только и всего»

Мы верим, что всего можно было бы достигнуть, будь у нас немного больше времени. Ошибочно полагаем, что все дело в его количестве, но наш рабочий день уже и так слишком длинный. Как все успевать и при этом не «сгореть на работе» — читайте в нашей сегодняшней статье.

Оковы свободы

С самого детства нас убеждают в важности распорядка дня, основанного на времени. Школьный день длится 8 часов, а структура урока подчиняется времени, а не тому, сколько должно быть изучено. Нас учат, что важнее уложиться в нужное время, чем закончить работу.

Однако сейчас мы все сильнее отходим от этой общепринятой практики. Все больше людей работает удаленно, частично, по контракту или вахтовым методом. Восьмичасовой рабочий день исчезает, но тот ли это отказ от временных рамок, на который мы так надеялись?

Свобода выполнять свои профессиональные обязанности где и когда угодно дает нам возможность работать по любому удобному графику. Это означает, что мы можем уложиться в короткие сроки или потратить на задачи массу времени — главное, чтобы работа была выполнена. Тем не менее исследования доказывают, что те, кому график позволяет работать меньше, в итоге трудятся значительно дольше.

Исследование, посвященное рабочему времени и продуктивности, проведенное Международной Организацией Труда, показало, что среднестатистический рабочий со свободным графиком работает 54 часа в неделю, а тот, кто подчиняется жесткому расписанию, всего 37. Эти 17 дополнительных часов являются следствием «свободы» устанавливать свой собственный график, но что еще хуже — эти часы не влияют на качество и продуктивность работы.

Когда Организация экономического сотрудничества и развития изучила влияние продолжительности работы на производительность в 18 европейских странах на протяжении 60-летнего периода, было обнаружено, что производительность в час при увеличении длительности рабочего времени всегда уменьшается. К тому же было замечено, что и результат ухудшается пропорционально росту рабочего времени.

После определенного момента все становится только хуже, ведь на следующий день часы будут потрачены на то, чтобы найти и исправить сделанные накануне ошибки.

Почему так получается?

Всем нам знакома ситуация, когда чувствуя сильную усталость и умственное истощение, мы продолжаем выполнять работу — просто для того, чтобы на свежую голову переделать большую ее часть. Возможно, это гордость или чувство ответственности, хотя более правильным кажется закон Паркинсона: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено».

Этот «закон» озвучил Сирил Норткот Паркинсон в рамках юмористического очерка в журнале «Экономист». Паркинсон приводит такой пример:

«Пожилая леди с массой свободного времени может потратить целый день на написание и отправление открытки своей племяннице в Богнор-Регис. Один час будет потрачен на поиски открытки, второй — на поиски очков, полчаса — на попытки вспомнить адрес, час с четвертью на написание и двадцать минут на то, чтобы решить — брать ли с собой зонт, чтобы дойти до почтового ящика на соседней улице. Вся работа, которая у занятого человека заняла бы не более трех минут, может заставить другого упасть замертво после целого дня сомнений, тревог и тяжелого труда».

Чем больше времени мы отводим на выполнение задания, тем больше времени мы на него тратим, а чем больше времени мы тратим, тем хуже в итоге выполняем само задание. Невозможно работать в полную силу в течение нескольких часов подряд. Мотивация, сила воли и сосредоточенность — это ограниченные ресурсы, которые надо использовать экономно в течение дня. Трата большего количества времени только убивает мотивацию и делает выполненную работу хуже.

Итак, если работать меньше, то можно показать высокую продуктивность?

Часто кажется, что у нас нет достаточно времени на встречи с друзьями, поддерживание отношений и все те вещи, которые делают нас счастливыми.

Даже учитывая, что отношения с семьей и друзьями — это основополагающие ценности, эта проблема все же является актуальной для большинства.

Возможность меньше работать дает время на общение и все те вещи, которые нужны для личного благополучия. Звучит безупречно, не так ли? Уделяйте меньше времени работе, и у вас будет больше времени на досуг и встречи с теми, кого вы любите.

Однако это не так.

Исследование Кристобаля Янга и Шаюна Лима из Стенфордского Университета показало, что из 500 000 рабочих у большинства уровень счастья зависит от продолжительности рабочей недели. Мы чувствуем себя абсолютно счастливыми в выходные и наименее довольными в понедельник и вторник. Очевидно, не так ли?

Удивительно, что та же тенденция существует и среди безработных: даже те, кому не нужно было присутствовать на рабочем месте в течение недели, все равно в будни чувствовали себя менее счастливыми. Янг и Лим связывают это с тем, что общение с другими людьми является более важным для нашего благополучия, чем просто свободное время: вы не получите полного удовольствия от выходного дня, если потратите день только на себя.

Уделяйте время только той работе, которая важна

Итак, мы не станем работать лучше, если потратим больше времени на работу, и мы не станем счастливее, если получим больше свободного времени.

Сфокусироваться на продуктивности, а не на конечном результате — вот наша цель.

Оправдывая работу затраченными ресурсами и временем, мы попадаем в ловушку: например, «Я потратил 60 часов/4 месяца/8 лет на это. Я заслужил успех».

Современная поговорка гласит, что дело не во времени, а в самой работе. Для многих удаленных сотрудников или тех, кто работает по гибкому графику, это означает выполнение любой ценой, но радоваться энному количеству затраченного времени вместо гораздо большего количества просто смешно. Если мы будем думать только о том, что сделано, не думая о том, как много времени потрачено на задание и какова продуктивность его выполнения, мы не увидим полной картины.

Как объясняет Линн Ву из Уортонской школы бизнеса, измерять продуктивность работы в ее результатах — бессмысленно. Продуктивность — это не только то, что сделано, но и то, как эффективно вы работали над заданием.

Недавнее исследование Джулиана Биркиншоу из Лондонской школы бизнеса показало, что большинство работников умственного труда — инженеров, писателей и тех, кто «думает, чтобы жить» — тратит в среднем 41% времени на работу, которую легко могли бы сделать другие.

Мы инстинктивно держимся за задания, которые делают нас «занятыми» (а значит, важными). Мы хорошо себя чувствуем, когда наш график расписан по минутам и приходится ждать, что вот-вот станет легче и появится время на наши жизненные потребности. Как ни парадоксально, все мы хотим больше свободного времени и при этом держимся за вещи, которые его отнимают.

Причиной снижения продуктивности являются тщеславие и потребность казаться важными и занятыми

 

Твитнуть цитату

Стремление работать более эффективно очень сложно отследить. Инвестирование в навыки, планирование или обучение других для того, чтобы освободиться самому, освобождают время для действительно важной работы — не просто для дел, которые делают нас «занятыми».

Переосмысление работы и жизни

Во всех аспектах жизни — как рабочих, так и личных — дело не в количестве времени. Мы никак не можем на это повлиять: не существует способа добавить часов в сутки. При этом комплексный эффект долгих рабочих дней и бессонных ночей заключается в том, что вы почти всегда показываете плохие результаты.

Дело в качестве, эффективности, умении определить, сколько времени потратить на работу и решить, как эффективнее использовать это время. Когда мы думаем так, мы перестаем воспринимать время как единицу измерения своего дня.

Существует несколько способов решить, как более продуктивно распорядиться своим временем — каждый из них может использоваться как индикатор вашей эффективности.

1. Планируйте задания, а не время

В своем эссе Пол Грэхем предполагает, что единицей измерения времени таких специалистов как писателей и программистов является как минимум половина дня, а не часовые или получасовые интервалы стандартного расписания.

Работа получается лучше всего тогда, когда она не требует соблюдения жестких дедлайнов и графиков. Чтение, сочинительство, редактура — все эти занятия получаются лучше, если не приходится растягивать время или, наоборот, спешить, чтобы уложиться в сроки.

Работа на результат дает ощущение успешности и помогает ответить на вопрос, эффективно ли вы работаете.

2. Когда смысл найден, продолжайте работать

Мотивация и энергия — ограниченные ресурсы, их растрачивание впустую сводит к нулю наши шансы и делает работу бессмысленной.

Эксперименты доктора Стила, посвященные мотивации и прокрастинации, показали, что значимость — самый важный аспект для поддержания мотивации. Когда выполняемая работа кажется нам важной, мы наиболее мотивированы на ее завершение. Так зачем же останавливаться? Встречи можно и перенести, а рабочий азарт не так просто восстановить.

3. Станьте лучше, быстрее, сильнее

Как сказал Генри Дэвид Торо, «Быть занятым недостаточно: таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем ты занят».

Необходимо учиться ежедневно сосредотачиваться на чем-то значительном, это позволит нам чувствовать себя состоявшимися.

Не стоит ходить на работу просто для того, чтобы отсидеть рабочий день и похвалить себя — сфокусируйтесь на том, чтобы выполнять свою работу и чувствовать удовлетворение от этого, и только после этого уходите.

Мы можем изменить то, как мы работаем, только если мы изменим свое мышление.

4. Просите помощи

Часто мы настолько погружаемся в работу, что забываем о возможности попросить помощи. Особенно в небольших компаниях, где кажется, что каждый сотрудник загружен работой по-максимуму, сама идея прервать чей-то рабочий процесс своей просьбой кажется странной.

Однако от одного маленького вопроса или коротенькой беседы может зависеть, потратите ли вы на задание 5 минут или целый час.

Используйте знания окружающих вас людей таким образом, чтобы вы вместе могли работать эффективно.

Вместо заключения

Вам не нужно больше времени — вам нужно время, потраченное с умом.
Это приходит только с пониманием, что долгие часы, затраченные на работу, не делают ее хорошей.

Как четко подметил Сет Годин: «Вам не нужно больше времени… вам просто нужно научиться принимать правильные решения». Время — это почти всегда вопрос качества, а не количества, поэтому определяйте цели и достигайте их.

Высоких вам конверсий!

По материалам: crew.co, image source delgoff 

15-02-2016

Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных рабочих процессов

Выполнение мелких и повторяющихся задач не только отнимает много времени, но и может привести компанию к значительным затратам. Но можно автоматизировать определенные задачи с помощью настраиваемых шаблонов, и тогда руководители и участники команд смогут уделять больше внимания наиболее важным проектам.

Настраиваемые шаблоны позволяют компаниям автоматизировать рабочие процессы, оптимизировать операции и эффективно расширяться в соответствии с растущим спросом.

Что представляет собой система автоматизации рабочего процесса?

Рабочий процесс — это запланированный, последовательный и повторяющийся шаблон действий или операций. В качестве примера распространенного рабочего процесса можно назвать процесс согласования отчетных материалов по проекту. Вот как можно описать такой процесс:

1. Автор отправляет материал на проверку профильному специалисту.
2. Специалист проверяет и утверждает материал.
3. Затем материал отправляется на утверждение менеджеру проекта.
4. Менеджер проекта также утверждает материал.
5. Окончательная версия материала отправляется на согласование клиенту.
6. Рабочий процесс завершается фактом согласования материала.

В рамках автоматизированного рабочего процесса исчезает необходимость вручную передавать рабочие материалы от одного участника к другому. Процесс автоматизирован таким образом, что после завершения одного этапа, моментально запускается следующий этап.

В приведенном выше примере система автоматизации рабочего процесса мгновенно уведомит профильного специалиста о том, что нужно проверить материал. Ему будет назначена соответствующая задача сразу же, как только автор сообщит о готовности материала.

Некоторые системы автоматизации рабочего процесса могут брать на себя и другие задачи, которые обычно выполняются людьми, например рассылку электронных писем, планирование совещаний и сохранение документов.

В чем преимущества автоматизированных рабочих процессов?

Автоматизация рабочего процесса нацелена на увеличение скорости, точности и эффективности операций. В ходе автоматизации рабочих процессов вы сокращаете объемы ручной работы, которую приходится делать сотрудникам, освобождая их для более важных задач.

Кроме того, система автоматизации рабочего процесса снижает возможность совершения ошибки. Каждый раз, когда какое-либо действие выполняется вручную, возникает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Автоматизируя процессы, вы снижаете опасность совершения ошибок, исправление которых может обойтись очень дорого, и тем самым экономите значительные средства для своей компании.

Использование системы также позволяет сократить ненужные перерывы. Например, если сотруднику приходится в буквальном смысле сообщать коллеге о необходимости выполнить следующее задание в цепочке, возникает задержка в рабочем процессе. А если сотрудники работают в разных помещениях, и кто-то из них забудет выполнить задачу, задержка может оказаться гораздо более долгой.

К тому же системы автоматизации улучшают подотчетность. Когда все назначения отслеживаются в централизованной системе, никто из исполнителей уже не скажет: «А мне не говорили, что это нужно сделать!». Вместо этого у каждого сотрудника будет удобный доступ к единому источнику достоверной информации. 

Когда у руководителей есть возможность отслеживать рабочие процессы в системе, они сразу могут видеть, кому какие задачи назначены, и спрогнозировать возможность появления проблем. Система определяет, кто сколько времени тратит на выполнение задач. А функция отчетности позволяет выяснять, кто из исполнителей задержал свою части работы.

Наконец, система автоматизации позволяет увидеть, как велась работа по аналогичным проектам в прошлом. Зная, как выполнялись другие проекты, вы можете улучшить процесс поступления рабочих заданий, а также оптимизировать настройку и выполнение будущих проектов.

Как внедрить автоматизированные рабочие процессы в вашей компании

Прежде чем спрашивать: «А как автоматизировать рабочие процессы?», сначала надо выяснить, каким именно процессы в вашей компании стоит автоматизировать. Несмотря на результаты исследований, подтверждающие, что около 50% всех рабочих операций можно автоматизировать, далеко не каждый процесс идеально подходит для автоматизации. 

Возможность автоматизации следует оценить для любой процедуры, выполняемой вручную, которая отнимает много времени и не приносит большой пользы. Если такая процедура стандартна и повторяется, она может оказаться наилучшим кандидатом. При этом постарайтесь обойтись без автоматизации любых операций, которые крайне важны для вашей компании или представляют большую ценность для клиентов.

Выявив процессы, которые можно автоматизировать, пора заняться выбором подходящей системы для этой работы. Есть широкий выбор приложений для автоматизации рабочих задач. Ищите такую программу, которая позволяет создавать настраиваемые автоматизированные рабочие процессы, отвечающие вашим потребностям.

Очень важно подобрать систему автоматизации рабочего процесса, которая удовлетворяла бы следующим критериям:

• она согласуется с бюджетными требованиями;
• способна справиться с необходимым количеством исполнителей и проектов;
• предлагает настраиваемые рабочие процессы и шаблоны;
• сохраняет документацию о ходе выполнения проекта и рабочих процессах;
• обладает удобным интерфейсом.

Чтобы успешно внедрить систему автоматизации рабочего процесса, начинайте с малого. Сначала автоматизируйте один или два процесса, затем выделите время на устранение любых сложностей и только после этого начинайте расширение. Когда сотрудники убедятся, что автоматизированные рабочие процессы приносят им пользу, они будут относиться к новым технологиям с гораздо большим энтузиазмом.

Имейте в виду, что автоматизация — не панацея, и иногда человеческое вмешательство просто необходимо. Все должны знать, что им делать или к кому обращаться, если возникнут проблемы с рабочим процессом.

Как вам могут помочь шаблоны автоматизации Wrike

Настраиваемые рабочие процессы и автоматизация позволят вам сделать проекты более эффективными и сократить объемы ручной работы. Например, вы можете настроить автоматическое назначение исполнителей после смены статуса задачи. То есть, если кто-то выбирает статус «На проверке», задача будет автоматически назначена специалисту, который должен проверять материалы по проекту.

Если ваша команда получает много одинаковых запросов, шаблоны автоматизации Wrike помогут вам автоматически преобразовывать входящие запросы в шаблонные проекты. Многие проекты состоят из однотипных этапов, так что вы сможете сэкономить время, создав шаблоны и рабочие процессы для повторяющихся проектов.

Определите тип проектов, с которыми ваша команда работает наиболее часто, и создайте для него шаблоны рабочих процессов в своей системе. Каждый раз, когда ваша команда будет начинать работу над новым проектом, его можно просто копировать. Ключевые компоненты проекта, такие как имена исполнителей, зависимости, длительность задач и отчеты, также будут скопированы.

Используя шаблоны и автоматизировав рабочие процессы, участники вашей команды смогут сэкономить время и уделить больше внимания выполнению уникальных и сложных проектов. Кроме того, шаблоны позволяют гораздо проще оценивать, а со временем и увеличивать производительность, обеспечивая команде стабильный успех.

Хотите увидеть собственными глазами, как шаблоны автоматизации Wrike помогут оптимизировать ваши проекты? Попробуйте бесплатную версию Wrike.

Правильная оптимизация работы персонала без увольнений

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что значит оптимизация работы персонала?
• С чего начать оптимизацию работы персонала?
• Из каких этапов состоит оптимизация?
• Как оптимизировать персонал за счет персонифицированной производительности?
• Как произвести оптимизацию рабочего времени персонала?

В любой компании возникают периоды, когда приходится оптимизировать трудовые ресурсы. Если в организации наступает критический момент, а деятельность перестает приносить прибыль, то руководство приходит к решению о необходимости уменьшения кадровых затрат, а значит сокращения численности сотрудников. О том, что такое оптимизация работы персонала и как проводить связанные с ней мероприятия, расскажем в данной статье.

Что значит оптимизация работы персонала

Прежде всего стоит разобраться с тем, что такое оптимизация. Существует несколько определений данного термина:

1. Оптимизация – выбор из всех возможных вариантов наиболее оптимального решения, которое позволит достигать предприятию поставленных целей в существующих экономических условиях.
2. Оптимизация численности – это уменьшение расходов, связанных с содержанием работников организации и оплатой их труда. Достигается это одним из двух способов – увольнением некоторого количества рабочих единиц либо сокращением ФОТ.

Деятельность любой организации нацелена на извлечение прибыли при условии, что затраты сведены к минимуму. Когда топ-менеджмент понимает, что реструктуризации и дальнейшей оптимизации не избежать, то в первую очередь сокращение затрат идет по тем направлениям, которые не являются «доходными», то есть не приносят компании доходов. Чаще всего «придаточными» подразделениями являются те, где сосредоточены административные работники: секретари, бухгалтеры, специалисты по кадрам, юристы и пр.

Как показывает практика, большинство владельцев бизнеса и наемные управленцы начинают сокращение тех кадровых единиц, которых считают «ненужными». И чаще всего к таковым относится обслуживающий персонал.

Однако проведенные мероприятия в большинстве случаев не дают каких-либо кардинальных изменений. Штатная численность существенно не меняется, однако работу, без которой невозможно функционирование ни одного предприятия, выполнять некому. Руководство избавляется от вспомогательного и технического персонала, причем делает это интуитивно, без аргументированной необходимости. В результате недовольство и стресс испытывают и оставшиеся работники, и те, с кем пришлось попрощаться. От таких преобразований страдает и репутация компании, поскольку ее положение на рынке труда выглядит неустойчивым.

Другими распространенными управленческими решениями являются:

• ситуации, когда работников предпенсионного возраста вынуждают раньше срока выходить на пенсию;
• перемещение сотрудников с одной ставки на другую в рамках одного отдела или в другой, при котором не предполагается повышение в должности и окладе, а возможно и понижение;
• увольнение по инициативе работника или по соглашению сторон (с выплатой компенсации).

В компаниях также часто практикуются кадровые перестановки, когда несколько подразделений формируются в одно. В условиях такой оптимизации руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо переходить на должности рядовых специалистов.

С чего начать оптимизацию работы персонала на предприятии

Кадровые изменения в организации никогда не проходят безболезненно, причем независимо от того, кто проводит работу по оптимизации персонала. Топ-менеджеру сложно принимать решение о том, с кем компании придется попрощаться. Рядовые сотрудники вынуждены находиться в стрессовом состоянии до «оглашения приговора».

Кадровые сокращения – это сложная задача, выполнять которую безэмоционально практически невозможно. Самое сложное в данной ситуации – сообщить каждому работнику, что он уволен. Чаще всего эта обязанность выпадает на долю HR-специалистов. Важно помнить, что при любом раскладе нужно оставаться людьми и разговаривать откровенно. Небольшим утешением для менеджеров по кадрам будет то, что в глазах коллектива они покажутся более достойными, нежели руководители, которые предпочли остаться в стороне.

При проведении оптимизации компания должна понимать, каковы цель мероприятий и ожидаемый результат. До принятия решений необходимо выявить все риски, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Алгоритм, которого стоит придерживаться, когда работу персонала необходимо оптимизировать:

• определение стратегической цели и задач, с помощью которых она будет достигаться;
• анализ текущих бизнес-процессов;
• разработка нового штатного расписания;
• определение потребностей в трудовых ресурсах;
• разработка плана мероприятий по сокращению штата;
• процедуры по увольнению работников;
• утверждение нового штатного расписания.

Нельзя забывать о том, что сокращение персонала не должно сказаться на качестве производственных процессов. Чтобы избежать рисков, еще до проведения мероприятий по оптимизации необходимо задуматься о нормировании труда и определить способы эффективного использования трудового потенциала компании. На практике эти меры выполняются крайне редко.

Иногда руководство неспособно самостоятельно провести оптимизацию работы персонала, поэтому обращается за помощью к стороннему специалисту – антикризисному менеджеру. Казалось бы, зачем в условиях кризиса нанимать еще одного человека? Однако причина проста. Антикризисный менеджер выполняет свою работу без каких-либо эмоций и четко придерживается утвержденного плана, что исключает человеческий фактор. Зачастую руководителям психологически тяжело увольнять сотрудников, которые много лет трудились в компании.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Оптимизация работы персонала своими силами

Схема, которая необходима при проведении оптимизации работы персонала любой компании, стандартна:

1. Составление перечня задач, которые выполняются конкретным подразделением. Для более детального анализа включите в него обязанности каждой отдельной должности, в результате должен получиться список функций каждого работника в отделе.
2. Оценка компетенции и результативности. Сравните показатели работы каждого сотрудника с плановыми. В ходе данного мероприятия можно обнаружить, что с обязанностями не справляется какая-то отдельная рабочая единица. Однако, как показывает практика, невыполнение поставленных задач характерно для всех специалистов в отделе.
3. Поиск причин, по которым возникла ситуация, описанная в предыдущем пункте. Человеческий фактор часто вмешивается в производственный процесс. Например, если «слабым звеном» оказался человек, который регулярно не соблюдает дедлайн. Оптимизация работы персонала в таком случае будет заключаться в том, чтобы его обязанности возложить на более ответственных и скорых коллег.
4. Выявление корпоративного духа и его влияние на результативность работы. Рабочая атмосфера, несомненно, сказывается на бизнес-процессах. Любое напряжение в коллективе негативно отразится на деятельности всей компании.

Существуют и другие внутренние факторы, которые неэффективны в бизнес-процессах, однако при этом требуют не оптимизации персонала, а иных управленческих решений. К ним относятся:

• Неавтоматизированный труд, например, большой объем бумажной работы, необходимость вести документацию вручную и пр.
• Пробелы в должностных инструкциях.
• Выполнение одной и той же задачи несколькими сотрудниками.
• Подчинение одного работника двум начальникам одновременного.
• Влияние негативных факторов, которые появляются независимо от деятельности персонала конкретного подразделения. Например, нарушение сроков предоставления документов смежным департаментом.

5. Анализ нормы времени. Следует определить временные затраты, необходимые работнику на выполнение единицы работы. Поняв, кто и как использует рабочее время, можно сделать выводы о результативности работы каждого специалиста.
6. Для оптимизации трудовых ресурсов на предприятии могут пригодиться и предложения сотрудников по улучшению работы подразделения. Вряд ли вы получите масштабные результаты, однако мнение коллектива необходимо учитывать.
7. Возложение однотипных задач на одного сотрудника. Это позволит избавить специалистов от рутинной работы и повысить их производительность. Иными словами, это будет оптимизация работы персонала, занятого монотонным трудом.

Примеры таких решений:

• специалист «горячей линии», который будет получать весь трафик входящих звонков, а затем распределять по конкретным отделам;
• делопроизводитель, который будет вводить в ПК первичные данные, тем самым избавляя от рутины более квалифицированных работников.

8. Автоматизация бизнес-процессов. Электронные базы данных, CRM-системы позволят сократить время на коммуникации между отделами и поиск нужной информации (документов, отчетов, контактов и пр.).
9. Повышение квалификации персонала и организация корпоративного обучения. Эти меры положительно скажутся не только на производительности труда, но и на атмосфере в коллективе, повысят лояльность сотрудников к руководству. Однако затраты на образовательные процессы оправданы лишь в том случае, если на предприятии нет текучки кадров. Иными словами, отправлять на переподготовку следует только тех, кто проработал в компании достаточное время. И главное – не забывайте после этого оценивать результативность обучения.

Оптимизация рабочего времени персонала

Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.

Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы. Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека. Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.

Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.

Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.

Если на предприятии отсутствует система нормирования труда, то рано или поздно встанет вопрос о необходимости оптимизации рабочего времени персонала. Введение контроля является дисциплинирующим мероприятием. Если в компании разработана система учета рабочего времени, то вряд ли сотрудники станут тратить его на решение личных проблем.

Постановка любой задачи должна сопровождаться так называемым дедлайном. Если подчиненный не успевает выполнить поручение в установленный срок по объективным причинам, то в следующий раз следует выделить больший временной промежуток.

Для простых и часто повторяющихся задач можно устанавливать нормативы времени. При реализации больших проектов необходимо составлять план-график работы. Если у сотрудников не получается его придерживаться, то руководителю проекта следует решить эту проблему и найти варианты оптимизации работы персонала.

Важно соблюдать чередование времени работы и отдыха. Некоторые начальники слишком фанатично подходят к организации труда своих подчиненных, например, не разрешают делать перерывы и требуют активности в течение всего дня. Элементарная усталость становится причиной невнимательности, что в итоге сказывается на результате работы.

В этом случае не может идти речь об оптимизации кадров. Руководителю следует учитывать индивидуальные особенности своих сотрудников, их личные ритмы. Так, «жаворонкам» можно доверять ответственные поручения в первой половине дня, в то время как «сов» до обеда лучше не напрягать трудом, который требует существенных умственных усилий.

Важно правильно организовать рабочий процесс и чередовать труд и отдых. Ежечасная пауза в 5-7 минут только повысит производительность труда. От эмоционально и физически утомленных работников нет смысла ждать продуктивной деятельности.

Вынужденные простои также требуют внимания со стороны начальства и решений по оптимизации рабочего времени персонала. Гибкие графики помогут снизить издержки, связанные с временным приостановлением производственного процесса. Оптимальное использование рабочего времени – заслуга грамотного и внимательного руководителя.

Оптимизация труда персонала за счет персонификации производительности

Приняв решение о необходимости оптимизации работы персонала, топ-менеджеру или собственнику бизнеса необходимо быть готовым к вынужденным увольнениям. Сокращение штата вызывает необратимые последствия во всей кадровой деятельности предприятия, поскольку и увольнения, и поиск новых сотрудников – сложный и трудоемкий процесс. Перед тем как оптимизировать трудовые ресурсы, следует провести анализ текущей деятельности компании.

1. Нужно выделить центральное «ядро» сотрудников, которые непосредственно принимают участие в производстве продукции или создании услуги, а также «периферию» – вспомогательный персонал.

Под вспомогательным персоналом стоит понимать не только АХО или службу клининга.

Необходимо распределить по степени важности существующие рабочие места, а затем принять решение, какие ставки можно сократить «безболезненно» для предприятия. Также следует понять, какие подразделения считать неприкосновенными, то есть на каком участке нельзя проводить оптимизацию без ущерба для производственного процесса.

2. Нужно выявить, какую долю в годовую прибыль компании вносит каждое подразделение, а затем проранжировать, постепенно уменьшая масштаб.

Чтобы достичь наиболее показательной картины, следует детализировать анализ, то есть понять «значение» каждой штатной единицы. Для этого стоит использовать систему, описанную в пункте № 1 – «ядро» и «периферия».

Тщательный анализ невозможно провести, если в компании нет эффективно работающего финансового учета. Проводить «персонификацию долей выручки» можно только в том случае, если руководство четко видит всю структуру доходов. Очевидно, что градация отделов и персонала по степени «прибыльности» – весьма субъективный процесс. Поэтому использование приблизительных данных и вовсе может привести к ложным выводам.

Данное мероприятие требует времени для нахождения правильного решения, которое лучше принимать коллегиально. Оптимизация штатного расписания нуждается и в определенных усилиях со стороны кадровой службы.

3. Аналогичным способом необходимо «персонифицировать» и затраты.

Расходы на содержание структурных подразделений следует ранжировать по тому же принципу, что и в случае с доходами. Распределение таких издержек, как аренда помещения или доля в структуре ФОТ, не вызовет сложностей. Однако косвенные затраты, например, на рекламу, уже персонифицировать непросто. Перед руководством встает вопрос, как быть в случае с прямыми издержками?

Логика и в данном случае понятна. Возьмем в качестве наглядного примера менеджеров по продажам. Выручка от работы данного персонала складывается из суммы закрытых сделок (проданных товаров), а все затраты и дополнительные расходы (например, на проведение рекламной кампании) следует относить к себестоимости.

Выбирая критерии оценки, нужно придерживаться последовательности алгоритма. И сейлз-менеджеры, и рабочие производственного цеха имеют единую базу по доходу, которая получается из суммы совершенных продаж, однако сумма затрат у них разнится. Задача персонификации – найти те должностные функции, для выполнения которых не потребуется дополнительная рабочая единица.

Здесь еще раз возникает необходимость в детальном и структурированном финансовом учете, который позволил бы ранжировать статьи затрат не только по показателям, принятым в бухгалтерии, но и по более прикладным характеристикам.

4. На финальном этапе каждому подразделению (в идеале – каждому должностному лицу) присваиваются баллы:

• 1 значение – доход, который возникает при выполнении рабочих обязанностей;
• 2 значение – расходы, связанные с их выполнением.

Для наглядности данные можно оформить в виде таблицы с тремя столбцами: отдел/должность, доходы, расходы. Получив картину текущего состояния, можно приступать к анализу и дальнейшим выводам. Стандартная ситуация может быть следующей:

• значения в столбце с выручкой существенно превышают показания в столбце с затратами;
• столбец расходов получается большим, нежели столбец с доходами.

Не стоит воспринимать «убыточные» подразделения (и сотрудников) как тяжелую ношу предприятия. Представьте, что организация – это тело человека. От какого органа можно было бы с легкостью избавиться?

Описанный метод позволяет выявить, для каких обязанностей требуется дополнительная рабочая единица, а в чью деятельность вмешиваться не нужно.

На основе вышесказанного можно сделать вывод, что изменения в тех отделах, которые показывают высокую доходность, не требуются. Более того, если между «генераторами» прибыли и топ-менеджментом существует устойчивая система коммуникаций, то не следует менять правил игры. Дополнительные регламенты и формы отчетности могут негативно сказаться на результативности работы. Оптимизация численности персонала может проводиться только путем ее увеличения, то есть включения в процесс большего количества сотрудников. Важно, чтобы это были высококвалифицированные кадры.

Практика показывает, что прием на работу в эффективно работающий департамент новичков неизбежно влечет падение его показателей. Однако не стоит отказывать в трудоустройстве кандидатам без опыта работы. Если соискатель имеет хорошую рекомендацию, то он со временем начнет проявлять себя и продвигаться с условно убыточной должности на более «прибыльную».

Гораздо сложнее обстоят дела с теми, у кого столбик затрат выше, чем столбец выручки.

• Если такая ситуация характерна для работника «центрального ядра», то нужно еще раз проверить, насколько объективны показатели «прибыли» и «издержек». Возможно, что проблема более фундаментальна, то есть предприятие само по себе убыточно.
• Стандартная ситуация – сотрудник с отрицательной условной прибыльностью находится в «периферии». Решение о его сокращении формируется на основе следующего принципа: чем больше разница между условными расходами и получаемым доходом, тем выше риск его увольнения.

Два примера оптимизации труда персонала

Пример 1. Строительная компания.

Бригада, работающая на участке по распилу древесины, состояла из шести штатных единиц:

• Оператор распиловочного станка – один человек;
• Разнорабочие – четыре человека;
• Водитель автопогрузчика – один человек.

Очевидно, что оператор и водитель погрузчика – те работники, без которых производственный процесс невозможен. Рабочие же были легко заменяемы. В дальнейшем руководство приняло решение о применении механизированной системы укладывания распиленной древесины, в результате чего под сокращение попали четыре работника.

Пример 2. Дочернее предприятие.

В результате расширения деятельности у компании образовалось дочернее предприятие с численностью 65 человек. По итогам работы первых шести месяцев выяснилось, что деятельность филиала была убыточной. Для поиска причин руководство решило проанализировать работу проектно-конструкторского бюро, в котором находились 28 сотрудников, то есть 43 % от общей штатной численности.

В результате анализа выполнения функций персоналом ПКБ и достижения контрольных показателей деятельности выяснилось, что именно данное подразделение было убыточным – ФОТ превышал прибыль от результатов работы.

Параллельно с этим топ-менеджмент оценивал кадровый потенциал проектировщиков и конструкторов и выявил «ядро», в результате чего принял решение провести сокращение штата и попрощаться с теми работниками, кто попал в «периферию» (порядка 40 %). Для снижения рисков невыполнения плановых показателей была достигнута договоренность с политехническим вузом и архитектурной академией, студенты которых проходили в компании производственную практику. Подобный подход со временем оправдал себя, и предприятие перестало работать в убыток.

5 советов по оптимизации работы сотрудников

1. Эффективное управление невозможно без понимания особенностей работы каждой рабочей единицы. Грамотный руководитель должен видеть способности каждого своего подчиненного, уметь равномерно распределять нагрузку и время. Это поможет оптимизировать работу персонала.
2. Чтобы избежать сокращений в моменты кризиса, «убыточным» сотрудникам можно предложить временный отпуск без сохранения заработной платы.
3. Систему оптимизации необходимо утвердить в локальных нормативных актах, при этом следует акцентировать внимание сотрудников на том, что оптимизировать не значит увольнять. Такие меры позволят достичь высоких показателей мотивации и дисциплины.
4. Эффективная деятельность компании невозможна без здорового корпоративного духа. Мотивация, взаимное уважение и внимание к каждому члену коллектива – такие меры требуются со стороны руководителя. Склочный начальник-интриган, решающий кадровые вопросы за спиной у подчиненных, способен разрушить даже самую профессиональную команду специалистов.
5. Добиться оптимизации на предприятии можно с помощью современных инструментов – аутсорсинга, аутстаффинга и привлечения фрилансеров. Для решения некоторых задач будет выгоднее использовать услуги сторонних специалистов, нежели нанимать штатный персонал.

Перед оптимизацией персонала топ-менеджмент компании должен принять все иные возможные меры по улучшению результативности. Следует помнить, что сокращение штата – крайняя мера, которая применяется, когда все другие способы неэффективны.

Как повысить производительность и оптимизировать работу?

Можно вести записи в настольном блокноте, писать код в блокноте Windows, а для того, чтобы ничего не забывать, клеить стикеры на монитор. Однако работа при этом будет выполняться, мягко говоря, не очень эффективно. Оптимизировать рабочий процесс помогают сотни и тысячи различных сервисов. Но найти действительно толковые и полезные приложения и сайты очень сложно, а если и есть что-то подходящее, то почти всегда за платную подписку. Наш читатель устал от этого многообразия и обратился к нам за советом:

«Какие бесплатные инструменты помогают оптимизировать рабочий процесс?»

За разъяснениями мы обратились к нашим экспертам, а полученные ответы предоставляем вашему вниманию. В конце статьи найдёте список всех упомянутых инструментов, разбитый по их предназначению.

Павел Романченко

технический директор центра инновационных технологий и решений «Инфосистемы Джет»

Процесс разработки включает в себя не только кодинг, но и множество вспомогательных задач. Поэтому, помимо IDE и стандартных инструментов Java (например, Apache Maven), я использую довольно незамысловатый набор программ: консоль Konsole, командную оболочку zsh, лучший редактор Vim, язык AWK для обработки логов и различных файлов, Zim — для заметок.

Рейтинг полезности ответа:

Кирилл Меженцев

программист группы разработки карты рассрочки «Совесть»

Оптимизировать рабочий процесс мне помогают следующие инструменты:

1. Плагин SonarLint к IntelliJ IDEA — помогает отлавливать старые и новые баги, заставляет писать лучше и не пропускать свои же //todo.
2. Microsoft To-Do — очень удобно составлять списки текущих задач, а потом приоритизировать из них задачи на день. Почти как персональный спринт. Если какие-то задачи на день не выполнены, сервис предложит их решить в первую очередь на следующий день.
3. Trello — сборник идей, Long-Term планов. Удобно следить за задачами по статусам и дедлайнам. Можно сделать отдельную доску для отпуска, петпроджекта или очереди технологий на изучение.
4. Raindrop.io — сервис закладок. Удобно сохранять статьи на потом. Ссылки хранятся по спискам. Когда нет времени, добавляю статью в список «прочитать», после прочтения либо удаляю, либо добавляю в тематический список полезных ссылок.
5. Siri Shortcut — пользуюсь удобным шорткатом, который по голосовой команде или нажатию показывает программу ближайшей встречи.

Рейтинг полезности ответа:

Антон Попович

сооснователь и технический директор, HINT Lab

Свой процесс управления рабочим (да и личным) временем я построил на использовании ряда инструментов, все из которых позволяют получить от них достаточную пользу, не переходя на платные тарифы:
1. Flying Logic — для целеполагания.
2. Asana — для ведения списка дел, выполнение которых не привязано к определëнному моменту времени.
3. Google.Календарь — для управления делами, выполнение которых привязано к определëнному моменту времени.
4. Toggl — для анализа, на что я трачу своë время, чтобы затем оптимизировать его в соответствии с принципом Парето.

Рейтинг полезности ответа:

Евгения Перебейносова

Head of SEO, Racurs

Мой топ занимают:
• Аrsenkin Tools — инструменты и букмарклеты, которые значительно упрощают 80 % рутинных задач SEO-специалиста от парсинга тегов и метаданных конкурентов до быстрого анализа оптимизации конкретного url. При этом визуализация проста и приятна глазу, а скорость и легкость использования впечатляют.
• бесплатные инструменты Пиксель Тулс — мы используем и экспертные сервисы, и те, что не требуют подписки. Поиск поддоменов и зеркал, проверки сайта на санкции и фильтры, парсинг поисковых подсказок, а также широкую функциональность подготовки и проверки текстового контента – вот, что может помочь в ежедневной работе спеца.
• RDS bar — плагин для экспресс-анализа сайта, ставший уже классикой и неотъемлемым атрибутом любого набора плагинов для SEO.
• SEO META in 1 CLICK — компактное и удобное представление сводной информации об оптимизации конкретной страницы.
• Плагин Яндекс.Метрики для вашего браузера — работает как набор горячих клавиш для быстрого перехода к счётчику, карте кликов, ссылок и аналитике форм.
• Плагин SimilarWeb отлично справится с показом статистики посещаемости вашего сайта и, что гораздо важнее, сайта конкурента.
• Плагин Web Developer удобен для технического анализа сайта.
• Ну и, конечно, бесплатные «скриншотеры», Punto Switcher, анонимайзеры и другие похожие программы, что уже относится к общему офисному софту, безотносительно профессиональной специфики.

Рейтинг полезности ответа:

Владислав Галицкий

продуктовый менеджер в команде BI Connect, OWOX BI

1. Atom — бесплатный текстовый редактор с открытым исходным кодом для Linux, macOS и Windows. Поддерживает плагины, написанные на Node.js и встраиваемые под управлением Git. Большинство плагинов имеют статус свободного программного обеспечения, разрабатываются и поддерживаются сообществом.
Преимущества:
— удобный текстовый редактор;
— отличная интеграция с репозиторием;
— поддерживает большое количество плагинов;
— поддерживает обширное количество языков программирования.

2. Emmet — набор плагинов для текстовых редакторов, которые в разы ускоряют написание кода HTML, XML, XSL, а также кода на некоторых других языках.
Преимущества:
— универсальный плагин для текстового редактора;
— в несколько раз увеличивает скорость написания кода;
— входит в некоторые современные текстовые редакторы по умолчанию;
— простой и понятный в использовании.

3. Figma — кросс-платформенный сервис для дизайнеров, который позволяет нескольким людям в режиме реального времени работать над одним и тем же проектом. В последнее время расплодилось бесчисленное множество графических онлайн-редакторов, но используем Figma из-за ряда преимуществ:
— поддержка практически всех форматов изображений;
— автоматическое формирование CSS стилей;
— удобная коммуникация с дизайнером;
— оптимизация процесса вёрстки макетов;
— поддержка большинства форматов графических инструментов.

Рейтинг полезности ответа:

Александр Янес

директор по развитию Девайс Консалтинг

Раньше блокнот и календарь на телефоне, сейчас ещё пользуюсь Trello. В этом приложении прописываю свои личные списки дел по разным категориям (от списка досуга и дел по здоровью до списка рабочих дел, необходимых покупок, желаний, путешествий), и с коллегами ведём общие списки дел. Кроме просто записей, важна постановка целей и фокусировка на необходимых задачах, чтобы не было распыления. В воскресенье готовлю себе «расписание» на неделю вперед, в котором учитываю, в том числе и свои регулярные дела (в том числе и чтение различной литературы), и дела которые уже запланированы, выделяю время на досуг и, разумеется, время на вдруг появившиеся задачи. А так как есть фокусировка на цели, то в «свободное» рабочее время всегда понятно, чем заняться.

Рейтинг полезности ответа:

Александр Завьялов

SEO-специалист, Racurs

Вот те программы, которыми я пользуюсь каждый день:
• tools.promosite — анализатор апдейтов Яндекса, индикатор апов индекса (текстовых), ссылочных апдейтов, тИЦ, сохранённой копии, подкрутки алгоритма и выдачи Яндекса. Похожих сервисов много, но этим пользуемся так как он уже давно в закладках.
• Bertal — сервис для проверки http заголовков сайта и просмотра html кода интернет страниц, который получает бот — всё сразу и в одном месте.
• Internet Archive: Wayback Machine – сервис, позволяющий увидеть прошлую историю сайта (как менялся сайт, какие правки вносились по тексту). Полезен не только SEO-специалистам, но и интернет-маркетологам.
• Text.ru — онлайн-инструмент для проверки уникальности и качества текста. Его плюс в доступности — он бесплатный, можно проверить текст без регистрации, посмотреть плотность по ключам и остальные характеристики.
• Google PageSpeed Insights — инструмент, позволяющий увидеть скорость загрузки страницы вместе с рекомендациями по улучшению производительности веб-сайта. Много про него скепсиса, но иногда и там можно найти полезные рекомендации, самое главное знать, что именно рекомендуется в сервисе.
• Google Search Console и Яндекс.Вебмастер — незаменимые инструменты для оценки всей информации о сайте, которую знают поисковые системы (Google и Яндекс соответственно): запросы, ссылки, страницы, ошибки и так далее.
• Яндекс.Метрика и Google Аnalytics — рабочие инструменты для сбора детальной статистики посетителей веб-сайтов в Яндексе и Google.
• Google Таблицы — лучший инструмент для быстрой работы с данными, кроме табличных функций, есть много дополнительных плагинов для ускорения работы. Главные особенности — это возможность писать свои скрипты и возможность импорта данных со страниц сайтов.

Рейтинг полезности ответа:

Али Рагимов

главный специалист отдела разработки программного обеспечения, Okko

Когда работаешь за компьютером, постоянно что-то отвлекает: мессенджеры, почта. Невовремя вспоминаешь, что хотел что-то посмотреть в интернете. В такие моменты производительность, разумеется, падает очень сильно. Для того, чтобы вернуть фокус на работу, я использую технику «Pomodoro». Эта техника подразумевает собой небольшие итерации работы, сменяемые короткими паузами. То есть работаешь 25 минут, отдыхаешь 5 и после нескольких таких повторений – отдых 15 минут. Во время работы запрещено отвлекаться на что-либо, а во время отдыха наоборот – заниматься какими-либо делами (или даже думать о них!). Когда есть строгие рамки, контролировать себя проще. Для этой техники есть множество приложений под любые ОС. Я, например, использую Focus 10 на Windows, Tomighty на Ubuntu и Pomodoro Timer Lite на Android.

Если я работаю над большой задачей, то я декомпозирую её, а получившиеся подзадачи ставлю в порядке, в котором буду выполнять. На каждую «помидору» беру одну или две подзадачи. Для ведения списка задач отлично подойдут такие приложения, как Wunderlist или Microsoft To-Do. В них для больших задач можно создавать списки, а как элементы этих списков – декомпозированные таски. Таким образом, всегда наглядно видишь, сколько сделано, а сколько осталось. А после выполнения всех задач в списке его можно с чистой совестью удалить.

Рейтинг полезности ответа:

Что используют наши эксперты, чтобы повысить производительность и оптимизировать работу?

Дайте ещё мнение

Всё понятно, покажите выводы

1. Трекать задачи и идеи: Microsoft To-Do, Trello, Asana, Wunderlist.
2. Делать заметки, закладки и работать с данными: Zim, Google Таблицы, Flying Logic, Raindrop.io.
3. Управлять временем: Google.Календарь, Toggl, Pomodoro (Focus 10 на Windows, Tomighty на Ubuntu и Pomodoro Timer Lite на Android).
4. Упрощать разработку: Konsole, zsh, Vim или Atom, язык AWK, Emmet.
5. Анализировать сайты: Аrsenkin Tools, Пиксель Тулс, RDS bar, SEO META in 1 CLICK, плагин Яндекс.Метрики, плагин SimilarWeb, плагин Web Developer, tools.promosite, Bertal, Internet Archive: Wayback Machine, Google PageSpeed Insights, Google Search Console и Яндекс.Вебмастер, Яндекс.Метрика и Google Аnalytics.
6. Ещё полезное: Siri Shortcut, Punto Switcher, Figma, Text.ru.

Напоминаем, что вы можете задать свой вопрос экспертам, а мы соберём на него ответы, если он окажется интересным. Вопросы, которые уже задавались, можно найти в списке выпусков рубрики. Если вы хотите присоединиться к числу экспертов и прислать ответ от вашей компании или лично от вас, то пишите на [email protected], мы расскажем, как это сделать.

Хинт для программистов: если зарегистрируетесь на соревнования Huawei Cup, то бесплатно получите доступ к онлайн-школе для участников. Можно прокачаться по разным навыкам и выиграть призы в самом соревновании.

Перейти к регистрации

3

основных советов по управлению временем для оптимизации производительности вашей работы | Камилла Холлстром

Проверяете ли вы электронную почту во время завтрака? Проверяете новости во время разговора с кем-то? Вы можете чувствовать себя продуктивным, но на самом деле это не так.

«Вы просто выполняете простые, небольшие задачи», — говорит Майкл Харрис в Harvard Business Review. Фактически, вы можете серьезно снизить производительность.

Вы не машина — вашему мозгу нужен простой. Вместо того чтобы постоянно проверять электронную почту и телефон, выключайте их, когда не работаете.Если вы все время на работе, вы рискуете никогда не оказаться на работе.

Многие успешные люди думают о альтернативных издержках своего времени. Чтобы оптимизировать использование времени, они точно определяют, на что они используют свое время.

Ввести учет времени. Отслеживайте свое время, записывая, чем вы занимаетесь каждый час дня. Помимо определения того, как вы используете время, вы также сможете более реалистично оценить, сколько времени занимают повторяющиеся задачи. Это необходимо при планировании своего времени (см.13 ниже).

Существует несколько приложений для отслеживания того, на что вы на самом деле тратите свое время. Вот такие приложения (в произвольном порядке):

DeskTime

RescueTime

Toggl

Табель учета рабочего времени (Android)

MyMinutes (iPhone)

Наше общество хвалит тяжелую работу, которая выражается в сверхурочной работе и отсутствии времени вне работы.

И, конечно, логично. Наши дни наполнены обязательствами. Когда у нас появляется больше дел, мы также продлеваем время работы.Можно было подумать, что таким образом вы добьетесь большего.

В результате сотрудники часто получают вознаграждение за то, сколько часов они тратят на выполнение какой-либо задачи, но их продуктивность редко измеряется и вознаграждается таким же образом.

Тем не менее, именно продуктивность определяет, сколько работы они делают и качество этой работы.

Как ни странно, оптимизация производительности никоим образом не коррелирует с увеличением количества отработанных часов или многозадачностью.

На этой диаграмме журнала The Economist показано, как количество отработанных часов соотносится с производительностью.Хотя есть и другие факторы, которые следует учитывать, эта диаграмма по-прежнему дает хорошее представление о том, как повышение производительности является результатом меньшего, а не большего количества рабочих часов.

Источник: The Economist

Фактически, ключ к управлению временем — это проводить больше времени, делая меньше. Таким образом, вы оптимизируете энергию, которую используете на каждый час работы, вместо того, чтобы делить ее на несколько часов.

Но подождите минутку! У вас есть всевозможные обязательства. Как вам удается «делать меньше»? Планируйте свое время и говорите нет (см.13 и п. 23 ниже).

Чтобы оптимизировать использование времени и продуктивность, у вас должны быть цели, к достижению которых вы стремитесь и которые будут вас мотивировать. Мотивация способствует продуктивности, и для того, чтобы то, над чем вы работаете, соответствовало вашим целям, вы должны планировать заранее.

Сначала создайте главный список. Запишите все, что вы хотите сделать или достичь в будущем. Необязательно организовывать, просто запишите.

Когда вы записали этот главный список , вы должны определить самые важные и самые срочные цели .Оставьте свои другие жизненные цели на потом — после того, как вы достигнете этих самых важных целей.

Теперь напишите список, в котором вы планируете, как достичь этих фундаментальных целей. Хотите чего-то особенного, например, бросить работу? Какие у вас сейчас расходы? Сколько денег вам нужно будет зарабатывать ежемесячно, чтобы поддерживать свой образ жизни? Что вам нужно сделать, чтобы туда добраться?

В-третьих, составьте список на этот год. Каковы ваши цели на этот год? Как эти цели соотносятся с вашими более высокими жизненными целями? Как вы достигнете этих годовых целей?

Теперь, когда у вас есть все эти цели и планы на бумаге, вы должны сохранить этот список и время от времени возвращаться к нему, чтобы ваша мотивация оставалась на высоте.Выполняя повседневные задачи, вы должны помнить о своих целях, а не в своей голове, чтобы по-настоящему повысить продуктивность и оптимизировать использование как можно большего количества часов в день.

Этот сценарий может быть вам знаком: вы приходите на работу утром, чувствуете себя продуктивным и готовым приступить к работе. Внезапно прошел час, когда вы просто перебирали свои дневные задачи — вдобавок это один из самых продуктивных часов дня (см. П. 4 выше).

Важной частью тайм-менеджмента является планирование наперед.

Заблаговременное планирование на нескольких различных уровнях помогает вам оставаться организованным, выполнять свои задачи и дает вам чувство контроля. Кроме того, ваш прогресс в проекте станет для вас более заметным, если вы вычеркнете выполненные задачи из своего списка задач.

Во-первых, вы должны составить ежемесячных списков : что вы планируете закончить в этом месяце? Как это согласуется с вашими годовыми целями и вашими более высокими жизненными целями? Вы на верном пути к тому, чего хотите достичь?

Хотя ваш ежемесячный план не должен быть подробным списком на каждый день месяца, вам следует указать, чего вы хотите достичь за этот месяц, и разделить задачи на каждую неделю месяца.

Это приводит нас к недельным планам : вы должны планировать свою неделю, чтобы держать под контролем свой список задач и следить за тем, чтобы вы не отставали от своего ежемесячного плана.

Чтобы создать еженедельный план, вам необходимо определить, какие задачи вы должны выполнить до конца недели, и выделить время для их выполнения. Не забывайте планировать выходные или день отдыха (см. П.5 выше)!

Теперь, когда у вас есть недельный план, начните планировать день заранее, накануне вечером.

По словам Брайана Трейси, каждая минута, потраченная на планирование дня, экономит вам целых десять минут на выполнение.На планирование дня у вас уходит около 10–12 минут, но в результате вы сэкономите до двух часов потраченного впустую времени.

Если вы составите план накануне вечером, вы даже не потратите свое продуктивное утреннее время (которое следует использовать для самой важной работы). Кроме того, ваше подсознание будет работать над вашим списком, пока вы спите, и вы будете готовы утром первым делом заняться своими делами.

Вы должны составить свой план как можно более детально и выделить определенное время для каждой задачи.Хотя список дел без определенного времени лучше, чем без списка, лучше планировать заранее и иметь хотя бы приблизительную оценку того, когда и как вы выполните каждую задачу.

Хотя вы должны записывать неожиданные задачи, вы также должны применять правило двух минут. Джеймс Клир объясняет это так: если задача занимает менее двух минут, делайте ее немедленно. Почему? Вам потребуется гораздо больше времени и энергии, чтобы на самом деле записать эту задачу, а затем выполнить ее позже.

Если вы выполните самую сложную задачу рано утром, у вас будет отличное начало дня, вы почувствуете себя выполненным, а все остальные задачи станут намного проще.Вы будете более продуктивны и будете тратить меньше времени на откладывание этой задачи.

Однако, чтобы правильно распоряжаться своим временем, вам нужно отличать простые «тяжелые задачи» от сложных, которые действительно важны.

Подойдете ли вы к завершению своего проекта, выполняя неважные, тяжелые задачи?

Нет — выполнение неважной и тяжелой задачи — напрасная трата времени. Сосредоточьтесь на сложных и важных задачах.

Делать много — это не то же самое, что быть продуктивным, если вы хотите достичь определенной цели, например, завершить проект.

Чтобы понять это, эффективные люди не обязательно эффективны. Человек действенный, но не результативный, тратит время на несущественные дела. Эффективный человек расставляет приоритеты в своих задачах и добивается результатов.

Чтобы быть эффективными, вам необходимо расставить приоритеты для ваших задач.

А как расставить приоритеты, как узнать, какие задачи важны?

Различайте срочные и важные задачи.

Для нас естественно уделять приоритетное внимание неотложным задачам.В конце концов, они срочны, поэтому чувствуют себя важными.

Это не так, и это приводит нас к методу Эйзенхауэра .

Эйзенхауэр был настоящим гением продуктивности и понимал, что срочные задачи редко бывают важными, и наоборот.

Есть четыре вида задач:

Срочные и важные. Это может быть оказание первой помощи кому-либо или управление кризисной ситуацией на работе (эти задачи, конечно, несопоставимы как таковые, но с точки зрения метода Эйзенхауэра они таковы).

Важно, но не срочно. Правильно спать и есть или быть хорошим родителем для своего ребенка.

Не важно, но срочно. Телефонные звонки или электронная почта.

Не важно и не срочно. Просмотр клипа на YouTube или проверка в Facebook или Instagram.

Коробка Эйзенхауэра.

Многие из нас являются экспертами по началу работы над проектами, но менее талантливы в их завершении.

Цель легко может превратиться в непреодолимую гору, потому что она кажется такой недостижимой.

Поэтому нужно разбивать его на задачи.

Но также задачи могут стать неуправляемыми, если их не разбить на более мелкие задачи.

Разбивая задачи и цели, вы упрощаете начало работы над каждым подкомпонентом вашей цели или задачи, и это, опять же, помогает вам завершить ее.

Принцип Парето — знакомый термин, связанный с оптимизацией производительности. Как пишет Скотт Янг в Lifehack, восемьдесят процентов вывода приходится на двадцать процентов ввода.Другими словами, восемьдесят процентов ваших задач можно решить за двадцать процентов времени.

И как это влияет на вашу повседневную жизнь?

Небольшая часть ваших усилий дает наибольший результат, поэтому выберите 20% задач, которые дают наибольшие результаты, и сосредоточьтесь на них.

Это не означает, что вы должны рассматривать всю свою жизнь как один торт и вырезать из него 80%. Скорее, вам следует разрезать торт на более мелкие кусочки и сосредоточиться на 20% определенного куска, , который вы определите для получения наилучших результатов.

Чтобы найти эти 20%, задайте себе такие вопросы, как: когда вы наиболее продуктивны? Когда у вас наиболее качественное общение с друзьями? Как и когда вы тренируетесь лучше всего?

Исследователь Кейсуке Фукуда утверждает, что выполнение задачи оптимизируется за счет добавления вашего собственного крайнего срока вместе с вознаграждением за выполнение задачи.

Однако, по словам автора Дэна Пинка, вознаграждений не так эффективны с точки зрения общей производительности . Здесь, похоже, вознаграждение работает только за работу, у которой есть простой набор правил и четкое предназначение.

Для работы, требующей творчества, познавательных навыков и решения проблем, вознаграждение не приводит к другой или более низкой производительности. Для такой работы людей обычно мотивируют вещи, которые для них важны, и потому, что работа является частью чего-то важного для них. Здесь нами руководят: а) желание управлять собственной жизнью, б) иметь возможность постоянно улучшать что-то, что имеет значение, и в) быть частью чего-то большего, чем мы сами.

Другими словами, подход кнута и пряника кажется жизнеспособным для выполнения повторяющихся задач, но для общей производительности вам необходимо найти внутреннюю мотивацию.

Совмещение множества задач одновременно кажется отличной идеей — в конце концов, чем больше вы делаете, тем больше вы делаете.

Ну нет.

Как показывает одно исследование, ваш мозг может перегружаться, когда сталкивается с множеством задач. Вместо того чтобы одновременно сосредотачиваться на всех задачах, ваш мозг переключает внимание с одной задачи на другую и не сосредотачивается ни на одной из них.

Смартфоны делают нас многозадачными и очень плохо сказываются на производительности. Постоянная связь мешает нам общаться.Иронично!

Жонглеры высоких технологий (люди, которые поддерживают несколько сообщений и переписку по электронной почте или перескакивают с одного веб-сайта на другой во время работы) получают большой психологический удар. Стэнфордское исследование показывает, что они хуже переключаются с одной задачи на другую, сосредотачиваются и запоминают, чем люди, которые не работают одновременно с несколькими задачами. Исследование Лондонского университета 2005 года показывает, что ваш IQ падает более чем в два раза по сравнению с курильщиками марихуаны.

Очевидно, что многозадачность оказывает, по крайней мере, некоторое негативное влияние на вашу общую производительность. В следующий раз, когда вы почувствуете желание проверить свой телефон во время разговора с другом или на встрече, сопротивляйтесь этому.

Чтобы действительно оптимизировать вашу продуктивность и управление временем, вы можете даже подумать о том, чтобы объединить аналогичную работу в пакетном режиме. Ваш мозг должен приспосабливаться каждый раз, когда вы переключаетесь на совершенно новую задачу, поэтому, объединяя похожие задачи, например задачи, требующие письма или чтения, вы помогаете своему мозгу переходить от одной задачи к другой.

Вы знаете это чувство аналитического паралича? Когда вы хотите вести более здоровый образ жизни, вы вскоре понимаете, что существует множество советов о том, как лучше всего заниматься спортом и правильно питаться.

Тот факт, что мы живем в мире информационной перегрузки, бесполезен. Вы сбиваетесь с толку и в конечном итоге не выбираете ни один из вариантов. Это заставляет вас чувствовать себя несосредоточенным, бегать от одного дела к другому и вообще ничего не делать должным образом.

Однако у вас на самом деле нет проблем с фокусировкой, вы просто принимаете решение , — говорит Джеймс Клир о Buffer. Слишком много вариантов лишает вас внимания, а это, в свою очередь, ведет к вашей неспособности действовать решительно.

Clear подчеркивает важность выбора одного из вариантов, сосредоточения внимания на одной задаче и начала работы . Практикуйте это усердно и избавьтесь от нерешительности.

В среднем рабочий прерывается 11 раз в час, что приводит к потере производительности на 90 минут каждый день. Чтобы не отвлекаться, Дейл Белл из Under30ceo рекомендует убрать все, что не является необходимым для выполнения текущей задачи, например телефон, и выйти из Facebook и своей учетной записи электронной почты.

Хотя вы ничего не можете сделать с шумными коллегами или мелким начальником, вы можете показаться им отвлеченным . В следующий раз, когда ваш коллега начнет бессвязно говорить, спросите: «Сможете ли вы сделать это быстро? У меня скоро телефонный звонок ».

А эти бесконечные электронные письма? Для них тоже есть легкое средство.

Вместо того, чтобы проверять их время от времени, вы должны проверять их только пару раз в день в определенное время. В зависимости от характера вашей работы проверяйте их два-три раза в день в определенное время, например, в 11 утра и снова в 15 часов.

Промедление, делать больше приятных вещей вместо менее приятных и, таким образом, откладывать надвигающиеся задачи на более позднее время »- это то, в чем мы все время от времени виноваты.

Промедление — дурная привычка, но от нее определенно можно отучиться ; например, используя секрет продуктивности Сайнфельда, который работает для повторяющихся задач, которые вы выполняете в течение более или менее продолжительных периодов времени.

Этот метод прост: у вас есть цель и у вас есть задачи для ее достижения.Чтобы выполнить эти задачи, возьмите большой настенный календарь и красный маркер. Затем для каждого дня, когда вы выполняете задание, вы должны отмечать этот день большим красным крестиком. Через несколько дней у вас есть цепочка, которая становится длиннее. Теперь вы не можете разорвать цепь. Это твоя работа — не разорвать цепь.

Еще один способ начать выполнение конкретной задачи — это правило 5 минут. Просто займитесь делом в течение пяти минут. Часто вы продолжаете работать дольше этих 5 минут и вскоре входите в состояние потока.

Уоррен Баффет, несомненно, гуру тайм-менеджмента. В 1991 году он сказал Биллу Гейтсу, чтобы его расписание было как можно более пустым, сказав «нет». В противном случае другие люди определяют повестку дня вашей жизни.

Как пишет Кевин Эштон, «нет» — это ключ к творчеству . Без времени вы не можете выполнять свою работу и творить. Это так просто, но поскольку большинство из нас учат говорить «да», а не «нет», это легче сказать, чем сделать. Как выразился Эштон: «’ Нет’ делает нас отчужденными, скучными, невежливыми, недружелюбными, эгоистичными, антиобщественными, равнодушными, одинокими и целым арсеналом других оскорблений.Но кнопка «нет» удерживает нас на ».

Источник: Fortune Live Media

Сила воли — это способность противостоять краткосрочным искушениям для достижения долгосрочных целей.

По словам исследователя силы воли Роя Баумейстера, для достижения своих целей вам нужно сделать три вещи: (1) создать мотивацию к изменениям, (2) контролировать свое поведение в направлении своей цели и (3) использовать силу воли для достижения своей цели. .

Каждый день вы используете определенную силу воли.

Вы работаете над отчетом, а не проверяете Instagram или Facebook.

Вы ходите в спортзал вместо того, чтобы смотреть телевизор.

Вы знаете, что такое упражнение.

По данным Американской психологической ассоциации, исследования показывают, что сила воли подобна мышце, которая устает от чрезмерного использования. Причина этого не ясна, но исследование Университета Торонто показывает, что мозг функционирует по-другому после проверки силы воли. Также было показано, что в мозге, который упорно трудится, чтобы противостоять побуждениям, мало глюкозы, и что таким образом ваш мозг устает быстрее, чем если бы вы не проявляли силу воли.

Однако хорошая новость заключается в том, что результаты различаются, если они основаны на убеждениях и взглядах. Исследование, проведенное Университетом Олбани, показывает, что люди, которые использовали силу воли, чтобы угодить другим (и чувствовали себя обязанными это делать), устают намного быстрее, чем те, кто использовал силу воли для достижения своих целей и желаний.

Также имеют значение ментальные убеждения. Исследование Стэнфордского университета показывает, что люди, которые считают, что сила воли ограничена, легче истощаются по сравнению с теми, кто считает, что силу воли трудно исчерпать.

Короче говоря, осознавайте, как вы используете свою силу воли, но в то же время будьте уверены в своей способности мобилизовать силу воли.

Наличие собственных мини-крайних сроков для различных частей задачи, проекта или цели поможет вам не отставать от своей работы и управления временем.

Чтобы соблюсти дедлайны, писательница Дженна Эйвери рекомендует обмануть свой разум, заставив поверить, что ваш дедлайн важен, или на самом деле сделать себя ответственным за крайний срок через социальную ответственность.

Еще одна уловка, которую рекомендует Эйвери, — помнить о своем будущем. Если вы не продвинетесь вперед в своей работе сегодня, ваше будущее будет пинать себя, особенно для ваших целей.

Как оптимизировать график сменной работы для увеличения производительности сотрудников | Процессная улица

Это гостевой пост Дерека Джонса из компании «заместитель», глобальной платформы управления персоналом, предназначенной для планирования работы сотрудников, расписания и коммуникации. Сосредоточившись на развивающейся розничной торговле, Дерек помогает владельцам бизнеса и руководителям персонала упростить соблюдение трудового законодательства, удерживать затраты на рабочую силу и создавать отмеченные наградами рабочие места.Дерек обладает более чем 16-летним опытом в реализации стратегий продаж и маркетинга на основе данных для таких SaaS-компаний, как MarketSource и Griswold Home Care .

Одним из многих факторов, которые могут помочь гарантировать успех и рост бизнеса сегодня, является производительность сотрудников.

Большинство организаций знают об этом. Поэтому они хотят, чтобы сотрудники были максимально эффективными. Однако это легче сказать, чем сделать, особенно в отраслях, где деятельность часто ведется в нерабочее время или даже круглосуточно.

Для таких отраслей (в частности, здравоохранения, гостеприимства и розничной торговли) одна из самых важных вещей, которыми они должны управлять, — это график сменной работы .

Благодаря оптимизации задача планирования сменной работы будет иметь структуру , минимизирующую выгорание сотрудников и повышающую общую производительность .

У сотрудников, которые работают в благоприятной среде, больше шансов правильно выполнить все важные задачи — в соответствии с графиком.

В связи с этим в этой статье на Process Street мы будем:

• Обсудите некоторые проблемы и проблемы, связанные с посменной работой.
• Ознакомьтесь с последними исследованиями производительности сотрудников.
• Обобщите 3 цели сменной работы, которые вы можете включить, чтобы оптимизировать свой график сменной работы.
• Дайте лучшие советы по составлению графиков сменной работы, чтобы максимально повысить продуктивность и удержание сотрудников.

Щелкните соответствующие подзаголовки ниже, чтобы перейти к этому разделу, или прокрутите вниз, чтобы прочитать все и узнать, как вы можете оптимизировать свои сменные графики работы сегодня!

Давайте прямо к делу!

Оптимизация расписания: использование BPM при сменной работе

Планирование — это процесс организации и управления рабочими нагрузками.В данном случае мы говорим об организации и контроле рабочих нагрузок между сотрудниками в течение 24-часового периода с помощью сменного графика работы. Оптимизация расписания направлена ​​на наиболее эффективное и эффективное использование ваших сотрудников и их времени. Удовлетворять свои профессиональные потребности при выполнении работы.

Хотя связь может быть неочевидной, посменная работа и управление бизнес-процессами тесно связаны. График смен определяет , кто выполняет работу, и , когда выполняет эту работу.BPM дополняет это, управляя тем, как выполняется эта работа, и , как ее можно оптимизировать.

Подумайте об этом иначе.

Что затрудняет планирование сменной работы ?

Это может быть нехватка квалифицированной рабочей силы на рынке, преобладание сверхурочной работы, которая сбивает с толку, низкий уровень производительности, высокие часы пик, процессы адаптации, требующие наставника, и так далее.

Что общего у большинства из этих проблем? ?

Их можно частично исправить, определив надежные процессы управления бизнесом.По сути, хорошо оптимизированные бизнес-процедуры экономят время и оставляют больше места для передышки при составлении графиков смен. Здесь на помощь приходит Process Street как инструмент BPM.

Process Street — это сверхмощных, контрольных списка. Вы можете создать контрольный список для любой процедуры, чтобы повысить эффективность, результативность и продуктивность. Сюда входит создание, внедрение и поддержание сменных графиков работы.

Для получения дополнительной информации о Process Street посмотрите следующий веб-семинар: An Introduction to Process Street .

Прежде чем углубляться в то, как Process Street может помочь вам оптимизировать график сменной работы, важно понять проблемы, связанные с посменной работой, и влияние этих проблем на производительность сотрудников.

Планирование сменной работы: 3 основных проблемы сменной работы

Сменная работа неизбежна во многих отраслях, где требуется предоставлять услуги, выходящие далеко за рамки обычного рабочего времени. Некоторые из наиболее распространенных секторов для этой практики включают такие услуги, как охрана (полиция и пожарные), здравоохранение, питание, гостиничный бизнес, транспорт, производство и т. Д.

Если вы управляете (или намереваетесь вести) бизнес, который будет доступен в течение более продолжительного времени, чем обычно, вам необходимо понимать тонкости сменной работы.

Независимо от отрасли, существуют определенные проблемы, характерные только для сменной работы в целом. Эти проблемы могут повлиять на общую эффективность организации и вызвать стресс у всех, будь то руководитель или сотрудник.

Важно правильно управлять стрессом сотрудников и оказывать им максимальную поддержку.Чтобы помочь вам в этом, воспользуйтесь нашим Контрольным списком управления стрессом при критических инцидентах, приведенным ниже .

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку управления стрессом при критических инцидентах

Мы укажем на 3 проблемы, вызывающие наибольшую озабоченность при сменной работе, а именно:

• Сбои переключения передач
• Сверхурочные
• Нарушения циркадного ритма

Важно знать об этих проблемах и их влиянии на производительность сотрудников, чтобы оптимизировать график смен.

Проблема сменной работы №1: Сбои в работе смены

Даже самые хорошо спланированные смены будут испытывать сбои и корректировки интервалов из-за жизненных проблем, таких как болезни, дорожное движение, безответственные рабочие и т. Д.

Важно осознавать этот риск и сохранять гибкость, чтобы приспосабливаться к неожиданным изменениям.

Хорошей моделью для использования является цикл PDCA. Этот цикл выполняется путем постоянной оценки риска, болевых точек и областей, требующих улучшения. Выполнение этого цикла в вашем графике смен поможет в оптимизации графика.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку процесса управления изменениями цикла PDCA

Проблема сменной работы №2: Сверхурочная работа

Давайте представим ситуацию, когда неплатежеспособный сотрудник работает на несколько часов дольше, чем обычная 40-часовая рабочая неделя. Работа выполняется без необходимости нанимать дополнительный персонал, и сотрудник также получает премиальную компенсацию. Все довольны, пока сверхурочная работа не станет чрезмерной и постепенно не начнет влиять на производительность.

Несколько исследований показывают, что продуктивность не обязательно увеличивается с увеличением рабочего времени.То есть производительность не линейна.

Если вам нужны дополнительные советы о том, как повысить производительность на рабочем месте, прочтите : Как повысить производительность на рабочем месте: 5 технических примеров

Хотя некоторые работники более устойчивы, чем другие, постоянная сверхурочная работа, скорее всего, приведет к снижению общей производительности. Когда снизит общую продуктивность, это скорее вопрос , например, через 1 неделю, 1 месяц или 6 месяцев.

Помимо производительности, исследования Корнельского университета показывают, что большее количество часов на работе может повлиять на благополучие семьи, особенно для тех, кто работает более 50 часов в неделю.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) также содержит несколько запретов, которые заменяют внутренние договоренности, которые вы можете заключать со своими сотрудниками. Вы должны знать об этих ограничениях.

Проблема сменной работы № 3: Нарушения циркадного ритма

Компании будут использовать разные типы рабочих смен в зависимости от характера своей деятельности. Но, как правило, обычно работают утренние, полуденные, вечерние и ночные смены. Хотя ранее мы установили, что посменная работа неизбежна в определенных отраслях, она может негативно повлиять на людей, особенно на сотрудников, которые регулярно направляются в ночную смену.

По данным Американской физиологической ассоциации, некоторые из опасностей работы в ночное время включают беспокойство, сон на работе, утомляемость, снижение внимания и нарушение метаболических процессов в организме.

Кроме того, Национальный фонд сна заявляет, что:

“ Продолжительная работа в ночную смену связана с повышенным риском некоторых видов рака, а также проблем с обменом веществ, сердечных заболеваний, язв, желудочно-кишечных проблем и ожирения .»- Национальный фонд сна,« Жизнь и преодоление расстройства сменной работы »

Работники, работающие в ночную смену, также могут подвергаться большему риску несчастных случаев на производстве из-за снижения бдительности и замедления реакции в ночное время. Наука, стоящая за этим, заключается в том, что работа в обычную или сменную ночную смену нарушает естественные суточные и циркадные ритмы организма — люди эволюционировали, чтобы работать днем ​​и отдыхать ночью.

Поэтому разумно применять на рабочем месте сменную систему, которая сводит к минимуму длительные нарушения этих биологических ритмов, и работать с вашими сотрудниками для управления ночными сменами.

Как распространенные проблемы с сменной работой влияют на производительность сотрудников?

Источник

С учетом трех перечисленных выше негативных последствий сменной работы мы оценим, как каждый из них может повлиять на производительность сотрудников. Для этого мы сосредоточимся на трех отраслях, а именно на здравоохранении, гостеприимстве и розничной торговле.

Сменная работа и эффективность сотрудников в здравоохранении

Это норма, что медицинские учреждения должны оказывать своим пациентам круглосуточный уход. По этой причине здравоохранение является вторым по величине сектором по количеству работников, сообщающих о короткой продолжительности сна (шесть часов или меньше в день).Эта отрасль также известна очень тяжелыми сменами.

Одна из самых неприятных проблем, с которыми сталкиваются работники здравоохранения, — это дежурство по вызову. Это практика, при которой график работы сотрудника намеренно непредсказуем. Таким образом, врачи, медсестры и другой медицинский персонал часто работают по вызову, и ожидается, что они будут готовы вернуться на свои посты в любое время дня и ночи, как правило, с коротким уведомлением.

Агентство

Scientific American обнаружило, что более половины (около 52%) тех, кто работает в сфере здравоохранения в ночное время, спали менее шести часов.Также было показано, что утомляемость медицинского персонала увеличивает количество ошибок и травм следующим образом:

• Истощенные работники в области медицины могут подвергнуть опасности других членов общества, возвращаясь домой с ночной смены.
• По данным Национального центра биотехнологической информации (NCBI), у лишенных сна стажеров-медиков в три раза больше шансов случайно уколоть себя иглой или другими острыми предметами.
• Другой отчет предполагает, что ошибки, возникающие в результате увеличенного рабочего времени и смены, могут составлять долю от 48 000 до 98 000 смертей пациентов, которые происходят ежегодно.

Это серьезные проблемы, особенно когда мы рассматриваем сценарии, например, в отделении неотложной помощи, когда медицинский персонал должен принимать мгновенные решения, касающиеся жизни или смерти, во время ночной смены.

Сменная работа и производительность сотрудников в сфере гостеприимства

Гостиничный бизнес — это широкая категория, которая включает предприятия, предлагающие услуги питания и напитков, размещение, туризм, транспорт (круизные и авиационные перевозки), отели и т. Д.

В исследовании NCBI приводятся доказательства значительной связи между усталостью и эмоциональной дисгармонией как у мужского, так и у женского персонала отеля.Тот же источник упомянул данные Министерства статистики труда, свидетельствующие о том, что за последние пять лет количество несчастных случаев на производстве в сфере общественного питания и гостиничного бизнеса увеличилось.

Хотя в данном исследовании были взяты только тематические исследования отелей, расположенных в Сеуле, нет ничего удивительного в том, что они могут применяться и к американским отелям. Например, согласно Академическому журналу промышленной медицины, сотрудники отелей чаще получают производственные травмы и получают более серьезные травмы, чем большинство других работников сферы услуг.

Факты неопровержимы и заставляют нас задаться вопросом: Может ли такой высокий уровень травм быть результатом снижения внимательности и бдительности из-за усталости ?

Сменная работа и эффективность сотрудников в розничной торговле

Подобно индустрии гостеприимства, предприятия розничной торговли испытывают некоторые из своих самых загруженных рабочих мест в праздничные дни, выходные и поздно вечером, когда большинство покупателей возвращаются с работы домой. Следствием этого является потребность в персонале в позднюю смену.Опять же, в розничную торговлю проникают проблемы посменной работы — проблемы, как уже упоминалось выше.

Национальный институт безопасности и гигиены труда сообщает о связи между нестандартными, нерегулярными и продолжительными сменами с повышенным стрессом и проблемами со здоровьем у работников розничной торговли.

Оптимизация расписания: 3 цели для оптимизации вашего сменного графика

Источник

Принимая во внимание все, что мы обсудили выше, очевидно, что ваша способность управлять сменами среди ваших сотрудников и оптимизировать их может иметь значение и существенно влиять на их работу.

Помимо трех распространенных проблем с сменной работой, описанных выше, помните о влиянии других факторов, таких как продолжительность смены, ротация, перерывы, а также уникальное умственное и физическое напряжение, связанное с работой и на производительность сотрудников.

При этом ниже приведены 3 основные цели, к которым следует стремиться при оптимизации графика смен.

Оптимизация графика смен, цель №1: Максимальное повышение эффективности рабочего места

Оптимизация графиков смен поможет минимизировать выгорание сотрудников, максимизировать производительность и снизить текучесть кадров.

Помните, что многие рабочие могут не жаловаться на неблагоприятные условия труда. Вместо этого они затаили обиду и покидают организацию, когда приходит лучшее предложение. Кроме того, обычно недовольные сотрудники вряд ли будут стараться изо всех сил.

Как упоминалось ранее, несколько исследований показывают, что, хотя производство может первоначально увеличиваться с увеличением рабочего времени, средняя почасовая производительность начинает падать с течением времени.

Поддерживайте заинтересованность ваших сотрудников и стремитесь удовлетворить их профессиональные потребности.

Оптимизация графиков смен, цель № 2: Выполнение юридических обязательств

Существуют нормативные инструкции по сменам рабочих, которые охватывают многие вопросы, касающиеся сменной работы. Например, несколько штатов, включая Калифорнию (Сан-Франциско), Нью-Йорк, Пенсильванию, Орегон, Аризону и т. Д., Требуют, чтобы работодатели предоставили своим сотрудникам минимальный период уведомления перед внесением изменений в их смены. Также есть рекомендации по определению сверхурочных и других вопросов.

Оптимизация графиков смен, цель № 3: Повышение вовлеченности сотрудников

Хорошо оптимизированный график смен, скорректированный с учетом потребностей сотрудников, по крайней мере, в разумной степени, может снизить вероятность прогулов и текучести кадров.Когда сотрудникам не приходится постоянно выбирать между работой и личными обязанностями, это помогает снизить вероятность прогула и чувства выгорания.

Планирование сменной работы: советы и рекомендации по планированию сменной работы

Независимо от вашей отрасли, есть несколько общих проблем, с которыми менеджеры часто сталкиваются в отношении оптимизации графиков смен и управления своим персоналом в целом. Ниже мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам избежать многих проблем с планированием.

Совет по планированию смен № 1: Создайте структуру и упорядоченность (сосредоточьтесь на процессе)

Начните с создания справедливого и функционального графика, не нарушающего никаких правил. Жизненно важно, чтобы у вас были рабочие процедуры, контрольные списки и расписания, в которых четко прописано, как проходят ваши операции. В идеале новые сотрудники должны иметь доступ к этой информации с первого дня адаптации.

Это должно помочь уменьшить количество споров и отвлечений по поводу рабочих смен в дальнейшем.

Создавайте структуру и упорядоченность с помощью Process Street в качестве программного обеспечения BPM.

Наши контрольные списки имеют следующие особенности, позволяющие создавать машины динамических контрольных списков:

Для получения дополнительной информации о том, как создать шаблон контрольного списка в Process Street, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования контрольных списков .

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться на Process Street сегодня!

Совет по планированию смен № 2: будьте гибкими

Несмотря на то, что вы хотите добиться от своих сотрудников наилучших результатов, помните, что ваши системы и процедуры настолько хороши и эффективны, насколько хороши люди, которые будут их внедрять.Поэтому обратите внимание на длину смены и частоту вращения. Обычно для персонала, работающего в 8-часовую смену, рекомендуется делать часовой перерыв на обед и до 12 часов отдыха перед тем, как возобновить работу в следующую смену.

Но если ваш бизнес трудоемкий или склонен к травмам (например, тяжелое производство и строительство), вам может потребоваться внести дополнительные изменения, чтобы снизить риски утомления. Вместо восьмичасовой смены и часового перерыва на еду вы можете выбрать более короткие и частые перерывы от 10 до 15 минут плюс 30-минутный перерыв на еду.Кроме того, будьте особенно бдительны, чтобы убедиться, что персонал не назначен на ночные смены подряд, когда в этом нет необходимости.

Узнайте, что работает для вашей организации, и придерживайтесь этого.

Совет по планированию смен № 3: автоматизация с помощью программного обеспечения для планирования

Для крупных организаций с персоналом, работающим в нескольких местах, попытка управлять графиком смен, а также планированием перерывов и перерывов между сменами является утомительным процессом.

Разработка нового приемлемого расписания может занять дни и даже недели, когда требуются большие изменения.Также вероятно, что расписание будет результатом часов, потраченных на изучение электронных таблиц, расписаний, календарей и форм отпусков сотрудников.

Кроме того, при ручном подходе легко пропустить ошибки. К сожалению, из-за серьезной ошибки в расписании может потребоваться начать заново.

заместитель — это продвинутое программное обеспечение для планирования, которое может вам здесь помочь. С настраиваемыми функциями, такими как:

• Автоматическое планирование — для создания оптимизированных и законно совместимых графиков
• Планирование перерывов — для планирования нескольких перерывов в дополнение к отслеживанию соблюдения перерывов
• Обмен — чтобы легко предложить открытые смены другим сотрудникам и позволить им поменяться местами

… Помощник может использоваться для управления множеством команд и функций одним щелчком мыши из одного места.Программное обеспечение поддерживает мобильные устройства, а это значит, что вы можете вносить изменения по ходу работы.

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться в депутате сегодня!

Совет по графику смены №4: подумайте о найме удаленных сотрудников

Сменная работа может быть нестабильной, и сотрудники часто приходят и уходят. Так что в какой-то момент вам может потребоваться рассмотреть возможность удаленных сотрудников. Особенно, когда вам не хватает определенных навыков, в периоды напряженности или когда вы хотите привлечь востребованных экспертов.

Учет удаленной работы, работы на дому и других форм гибкой работы может помочь вам обратиться к более широкому кругу талантов.При таких вариантах расписания сотрудники могут выбрать сжатые рабочие недели или гибкий график.

Центр семейных ресурсов Университета штата Мичиган сообщает, что сотрудники все чаще признают гибкое расписание как важный фактор принятия решений при принятии или сохранении должности.

То же исследование показывает, что гибкость рабочего графика может дать много преимуществ, таких как повышение производительности, улучшение морального духа, сокращение прогулов и текучести кадров, и в целом улучшает качество работы.Это также помогает снизить стресс и расходы на здравоохранение, а также создает среду, в которой сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными своей работой. Кроме того, 87% сотрудников и 70% менеджеров сообщают о положительном влиянии на производительность.

Однако важно иметь политику, контролирующую эти механизмы. В противном случае чрезмерная гибкость смены основных служб может нанести ущерб общей производительности. Например, вы можете убедиться, что сотрудники не могут менять график работы по своему усмотрению, не обсудив это заранее с вами.

Совет по составлению смены № 5: Спросите сотрудников

Несмотря на все ваши усилия, некоторые работники могут никогда не приспособиться к определенным сменам, особенно к ночным сменам. Жизненно важно, чтобы при составлении графика смены должным образом учитывался баланс работы и личной жизни персонала.

Хотя маловероятно, что вы создадите расписание, которое идеально подходит для всех, обсуждение его с сотрудниками подтолкнет вас к этому. Принимая во внимание их уникальные проблемы, вы уменьшите риск рассеянности или отсутствия сотрудников, которые физически работают, но их умы заняты некоторыми насущными личными проблемами.

Оптимизируйте график сменной работы сегодня, чтобы максимизировать производительность сотрудников

В этой статье мы рассмотрели различные проблемы, которые могут возникнуть при попытке оптимизировать график смены. Одна из наиболее распространенных проблем — это неожиданные сбои, которые время от времени будут происходить из-за того, что сотрудник должен отсутствовать на работе по уважительной причине.

Вместо того, чтобы искать решение каждый раз, когда что-то меняется, вы можете воспользоваться советом, изложенным выше.Сочетание этих советов с программным обеспечением для планирования и мощными инструментами управления рабочими процессами гарантирует, что вы будете управлять организацией, которая максимизирует продуктивность сотрудников.

Как вы планируете сменную работу в своей организации? С какими проблемами вы столкнулись и как вы справились с ними? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы хотели бы услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в грядущую статью !

Оптимизация расписания: как оптимизировать расписание для сотрудников

Оптимизация расписания — беспроигрышный вариант для бизнеса.Оптимизация графиков может увеличить прибыль вашей компании, повысить рабочую нагрузку для ваших сотрудников и помочь вам улучшить качество обслуживания клиентов.

В разделе «Оптимизация расписания 101» мы подробно объясним, что такое оптимизация расписания, зачем она вам нужна и как этого добиться за пять простых шагов. Затем мы покажем вам примеры предприятий, которые используют оптимизированные графики для достижения своих конкурентных преимуществ в самых разных отраслях.

Что такое оптимизация расписания?

Оптимизация расписания — это процесс обеспечения соответствия каждой отдельной задачи или действия в расписании вашей конечной цели.Оптимизация расписания может использоваться как отдельными лицами, так и компаниями, чтобы держать их главный приоритет (или приоритеты) во главу угла при установке времени выполнения задач.

Компании по доставке часто используют оптимизацию расписания, чтобы убедиться, что маршрут доставки проложен с наименьшим возможным пробегом (и, следовательно, с наименьшими затратами на топливо). Родители часто используют оптимизацию расписания, чтобы в школьном расписании ребенка уделялось первоочередное внимание выполнению домашних заданий и / или своевременному отправлению спать.

В личной жизни мы часто оптимизируем графики, даже не осознавая этого, но в бизнесе требуется немного больше усилий для достижения действительно оптимизированных графиков.Хорошая новость заключается в том, что это легко сделать, если вы поймете, как это работает, и вы сможете использовать технологии, чтобы сделать это быстрее. Независимо от того, используете ли вы стратегию прямого или обратного планирования для создания расписаний для своего бизнеса (или и то, и другое), важно убедиться, что ваши расписания оптимизированы.

Преимущества оптимизации расписания

Компании, клиенты и сотрудники могут извлечь выгоду, когда компания оптимизирует расписания. Вы можете выбрать, для чего оптимизировать расписание, поэтому возможные преимущества практически безграничны.Вот некоторые общие преимущества, которые компании могут ожидать от оптимизации расписания.

Увеличение дохода

Если увеличение вашей прибыли — ваша цель номер один (а это имеет место для многих компаний), оптимизация расписания может помочь вам во всех отношениях. График работы сотрудников можно оптимизировать для достижения минимальных затрат и максимальной производительности. Например, вы можете оптимизировать графики доставки водителя для наименьшего пробега, наименьшего общего количества часов для выполнения заказов и / или максимальной вместимости.

Менеджеры цепочек поставок могут использовать оптимизацию расписания, чтобы убедиться, что они заказывают ровно столько продукции, сколько нужно для удовлетворения спроса, и при этом лишние запасы не занимают место на складе. Оптимизация расписания может увеличить доход за счет оптимизации графиков рабочих, логистики и технического обслуживания.

Повышение общей эффективности

По сути, целью оптимизации расписания является повышение общей эффективности процесса. Вы можете применить это к процессу доставки, доставке, техническому обслуживанию или любому аспекту бизнеса, который включает выполнение задач в определенные временные интервалы.Если ваша цель состоит в том, чтобы каждый из ваших специалистов по обслуживанию работал с максимальной производительностью, вы можете использовать оптимизацию расписания, чтобы определить пробелы, в которые можно добавить больше задач, а также перерывы в расписании, чтобы минимизировать влияние на встречи.

Выполнение или превышение сроков

Соблюдение (или превышение) сроков или окон доставки имеет решающее значение для успеха компании. Если вы хотите добиться большего количества поставок вовремя, оптимизация расписания — отличное место для начала. По-настоящему оптимизированные графики учитывают время в пути, время встречи или доставки для каждого отдельного заказа, остановки для дозаправки и все остальные составляющие головоломки.В совокупности эти составляющие позволяют вовремя доставить продукты или услуги вашим клиентам (и, вероятно, выиграть у вас повторный бизнес).

Повышение производительности и морального духа сотрудников

Умные компании используют оптимизацию расписания, чтобы принести пользу своим сотрудникам. Сбалансированный график работы может снизить уровень стресса сотрудников, их выгорание и текучесть кадров, что приводит к значительным расходам для бизнеса.

Согласно опросу работников в Северной Америке, проведенному Statista, основной причиной стресса на работе является рабочая нагрузка.Добавьте к этому тот факт, что 63% американских рабочих говорят, что они настолько напряжены на работе, что собираются уволиться, и рабочая нагрузка становится основным направлением для компаний, стремящихся увеличить удержание сотрудников.

Оптимизация графиков сотрудников и подрядчиков может выглядеть по-разному в зависимости от вашего бизнеса. Вам нужно будет подумать о том, что важно для ваших сотрудников. Будут ли они ценить даже рабочую нагрузку (это часто бывает с курьерами, которым платят по заказу), или они оценят более предварительное уведомление, когда дело доходит до смен (см. Наше руководство по составлению графиков сменной работы для получения дополнительной информации)? Если вы не уверены, вы можете сесть и спросить своих сотрудников, с какими проблемами они сталкиваются.Вы можете использовать эту информацию, чтобы сообщить, как вы оптимизируете графики в будущем.

Как оптимизировать расписание за 5 шагов

Есть пять основных шагов для оптимизации расписания.

1. Определите свой приоритет

Прежде чем вы перейдете к мельчайшим деталям реорганизации своего расписания, важно определить вашу главную цель или задачи. Это может быть так же просто, как сокращение расходов или своевременная доставка заказов. Чем более конкретна и сфокусирована ваша цель, тем легче будет оптимизировать ваше расписание.

2. Оцените свой список дел

Просмотрите свои задачи (или заказы) на предстоящий день, неделю или месяц (независимо от того, насколько далеко вы хотите запланировать). Используйте эти вопросы, чтобы определить высокоприоритетные задачи, а также ограничения, которые повлияют на то, когда и как можно запланировать задачу.

• Существенно ли приблизит ли эта задача меня к достижению моей цели из шага 1? Если мы подумаем о родителях, создающих внеклассное расписание для своего ребенка, то выполнение домашних заданий, вероятно, будет первым делом по расписанию.Причина этого в том, что получение хороших оценок оказывает наибольшее влияние на успехи ребенка и его будущий потенциал (что является большим приоритетом для родителей). Вы хотите таким же образом взглянуть на планирование своего бизнеса.
• Это срочное задание? Примером срочной задачи может быть срочная доставка, когда клиент доплатил за быстрое выполнение.
• Есть ли у этой задачи особые требования, которые необходимо учесть? Хорошим примером является запрос на обслуживание, для которого требуется работник с определенным набором навыков.
• Можно ли сгруппировать эти задачи? Например, если вам нужно отправить кому-то файл, имеет смысл запланировать эту задачу на время, когда вы также можете проверить свою электронную почту.

После того, как вы проясните все ограничения ресурсов, задачи, требующие срочного внимания, и задачи, которые можно объединить для экономии времени, вы сможете найти баланс и оптимизировать каждую часть своего расписания.

3. Сформулируйте свой план

В своей книге 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови написал: «Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы определить свои приоритеты.«Когда вы составляете свое расписание, задачи, которые приближают вас к достижению вашего приоритета, начиная с шага 1, должны быть в календаре первыми (точно так же, как родительский график, когда сначала нужно сделать домашнее задание). После этого запланируйте срочные задачи. Наконец, вы можете использовать открытые окна для заполнения оставшихся задач с более низким приоритетом.

4. Пересмотрите свой план

По мере приближения дня и времени, когда запланированные задачи должны быть выполнены, вам нужно будет пересмотреть свой план. Заказы (или их приоритет) могли измениться, водители могли запросить перерыв, и многие другие обстоятельства могли повлиять на выполнение задач.Предварительное планирование упростит адаптацию к этим изменениям в последнюю минуту и ​​поможет вам определить окна, в которых дополнительные заказы или задачи могут быть легко включены в существующий план.

5. Составьте свой график

Отправьте свои оптимизированные расписания сотрудникам и воспользуйтесь преимуществами оптимизированного рабочего процесса!

Как оптимизировать график с помощью OptimoRoute

В OptimoRoute мы помогаем предприятиям с мобильными сотрудниками оптимизировать графики доставки, получения, продаж и / или обслуживания.Сюда входят предприятия с удаленными командами продаж, специалистов по обслуживанию систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и бассейнов, а также предприятия электронной коммерции. Вот пошаговое описание того, как можно использовать OptimoRoute для оптимизации всего процесса оптимизации маршрута.

1. Расставьте приоритеты

Вот лишь некоторые из приоритетов, которые OptimoRoute может оптимизировать, включая:

• Увеличение доходов
• Минимизация затрат или сокращение бесполезных расходов
• Повышение эффективности
• Балансировка нагрузки на драйверы
• Экономия времени
• 2

.Assess

Чтобы начать работу с OptimoRoute, загрузите свои заказы или запросы на обслуживание из электронной таблицы или документа. Вы сможете ввести ограничения на обслуживание и спецификации, которые можно будет сохранить для будущего планирования.

С помощью функции балансировки рабочей нагрузки можно управлять приоритетом доставки или назначений на обслуживание. Ползунок позволяет вам выбирать между маршрутами, которые оптимизированы для минимальных затрат (на одного водителя по контракту), равномерно распределенными рабочими нагрузками или их сочетанием.

3. Plan

Используя OptimoRoute, вы получите полное расписание с наиболее эффективными маршрутами на срок до пяти недель простым нажатием кнопки.

4. Повторная оценка

Вы всегда можете вручную скорректировать запланированные маршруты доставки. Кроме того, OptimoRoute помогает менеджерам автопарка определять временные окна и дни, когда для удовлетворения растущего спроса требуются дополнительные водители, а также дни, когда работы недостаточно, чтобы загружать запланированных водителей в течение полной смены.

5. Execute

Оптимизированные маршруты и расписания можно отправлять прямо в мобильное приложение на телефоны полевых работников. Необходимо внести изменения (или сделать еще одну переоценку) после того, как ваш водитель уже находится в пути? Без проблем. Динамическое перепланирование позволяет диспетчерам в любое время вносить изменения и видеть, где находятся их водители на маршруте, с помощью отслеживания в реальном времени и навигационных крошек.

Примеры оптимизации расписания в 5 различных отраслях

Хотя общие преимущества сохраняются независимо от типа вашего бизнеса, особенности оптимизации расписания варьируются от отрасли к отрасли.Вот несколько примеров компаний, которые использовали оптимизацию расписания для достижения своих целей.

1. Выездное / внешнее обслуживание

Telgian — американская компания по безопасности жизни и противопожарной защите, консультанты которой работают с клиентами в больших географических регионах. Планировщики Telgian планируют многодневные и дальние перевозки для работников, которые проводят до целой недели, путешествуя по назначенным встречам. Такое сложное планирование может занять много времени, но они смогли оптимизировать свои графики для получения дохода и минимальных затрат с помощью OptimoRoute.

В результате Telgian повысила эффективность планирования на 82%. Планирование теперь требует на 66% меньше рабочей силы, и они продемонстрировали рост на 19% в годовом исчислении за трехлетний период.

2. Ремонт и обслуживание

Southern Star поставляет природный газ американцам. Они обслуживают около 5 800 миль трубопроводов через центр страны. До оптимизации своего расписания с помощью OptimoRoute компания Southern Star с трудом находила время для низкоприоритетных задач.

Используя правильное программное обеспечение для оптимизации графиков и повышения эффективности, компания Southern Star увеличила свои мощности на 100%. Даже с многочисленными ограничениями по порядку и сложными рабочими процессами Southern Star теперь может выполнять задачи с более низким приоритетом за то же количество человеко-часов, которое они запланировали до оптимизации.

3. Фармацевтика

Малые инновационные предприятия, такие как Evolution Rx, используют оптимизацию расписания, чтобы обеспечить удобство для своих клиентов. Эта независимая аптека в Шугар Ленд, штат Техас, предлагает своим клиентам бесплатную доставку по рецепту и обеспечивает максимальную эффективность (и наименьшую стоимость) их маршрутов доставки с помощью OptimoRoute.

4. Доставка еды

Учитывая общеизвестно низкую рентабельность индустрии общественного питания, рестораны и компании, занимающиеся доставкой еды, должны оптимизировать графики доставки с минимальными затратами и максимальной пропускной способностью, если они хотят выжить. В OptimoRoute мы помогли бесчисленному количеству компаний, производящих продукты питания и напитки, увеличить доход за счет оптимизации графиков и маршрутов доставки.

Hardie’s Fresh Foods, крупная компания по сбыту продуктов питания в Техасе с парком из более чем 150 рефрижераторов, продемонстрировала рост своевременных поставок на 5% после того, как они начали использовать OptimoRoute.Кроме того, их общий пробег уменьшился на 20%, расходы на водителя упали на 12%, а их вместимость увеличилась на 14%.

Пивоварня Медведград в Загребе, Хорватия, оптимизировала свои графики поставок для повышения эффективности, что позволило им быстро адаптироваться к остановкам, связанным с COVID-19. OptimoRoute помог им автоматически рассчитать наиболее эффективные маршруты доставки и быстро нарастить, чтобы выполнять более 200 доставок в день.

5. Сбор и обратная логистика

Планирование логистики имеет решающее значение для бизнеса, а оптимизация важна как для прямого, так и для обратного планирования логистики.CLEAResult — это консалтинговая компания в области энергетики, которая предоставляет предприятиям, коммунальным предприятиям и потребителям эффективные и возобновляемые источники энергии. Они осуществляют программу переработки бытовой техники в Мичигане, которая позволяет утилизировать до 95% деталей использованных бытовых приборов.

CLEAResult забирает примерно 100 бывших в употреблении приборов в день для транспортировки на предприятие по разборке и переработке в Огайо. Используя OptimoRoute, они смогли оптимизировать эти маршруты для повышения эффективности и минимизировать время планирования.Двухдневный график посадки можно спланировать всего за два часа.

OptimoRoute не только оптимизирует расписания

OptimoRoute не только оптимизирует общий процесс планирования и предоставляет все преимущества, о которых мы говорили, но и настраивает вас на успех в будущем. Расширенная аналитика дает менеджерам автопарков ценную информацию, которую они могут использовать для улучшения процесса планирования и маршрутизации в будущем. На хлебных крошках показаны различия между запланированными маршрутами и фактически пройденными маршрутами, которые могут служить базой знаний для повторяющихся дорожных потоков и других препятствий на пути ваших водителей.

Бесплатная оптимизация графика на 30 дней

Вы можете попробовать программное обеспечение OptimoRoute и оптимизировать графики выездного обслуживания бесплатно в течение 30 дней. Начни здесь.

8 приемов тайм-менеджмента для оптимизации вашей жизни на работе и вне ее

Октябрь 26, 2018 Читать 7 мин

Мнения, высказанные предпринимателем, участника — их собственные.

Время — самый ценный и дефицитный ресурс для каждого.Эффективное управление может быть разницей между успехом и неудачей. Эти советники в The Oracles рассказывают, как они проводят свой день, чтобы оптимизировать свой бизнес-успех и личную жизнь.

1. Заставьте всех согласиться с вашими приоритетами.

Грант Кардоне

Изображение предоставлено: Оракулы

Чтобы по-настоящему управлять своим временем и максимально использовать его — выжать из него любую возможность — вы должны ценить то, сколько у вас есть.Контролируйте свое время и не позволяйте другим. Заставьте семью, друзей, коллег и сотрудников согласовать наиболее важные приоритеты. В противном случае они будут тянуть вас в разные стороны. Когда я это делаю, я могу лучше контролировать свое время.

Обычно я просыпаюсь перед солнцем и весь день занят. Время либо вкладывается, либо тратится зря, поэтому я не люблю пустые места в моем календаре. Я нахожу время для себя, своей семьи и своего бизнеса, чтобы делать такие вещи, как записывать свои цели, заниматься спортом, гулять с моими детьми, а также проводить звонки и встречи.Я не занят, чтобы быть занятым; Я принимаю меры, чтобы быть продуктивным и жить жизнью своей мечты. — Грант Кардоне, эксперт по продажам, построивший империю недвижимости стоимостью 750 миллионов долларов и автор бестселлеров NYT; подписывайтесь на Гранта в Facebook, Instagram или YouTube

2. Купите хороший календарь.

Скотт Шейнман

Изображение предоставлено: Оракулы

Хороший календарь — ключ к успеху.Вам нужен тот, который соответствует вашему образу жизни в том, как вы обрабатываете информацию. Приложение Fantastical делает это за меня, потому что это сочетание встреч и задач.

Хотя обычно мне приходится решать более 20 задач каждый день, я ставлю себе только две основные задачи в день. Цель состоит в том, чтобы сосредоточить на них пристальное внимание, чтобы они не выполнялись в спешке и были выполнены полностью. Мои лучшие дни — это когда я хожу в спортзал в 6:30 утра.Если день разваливается, по крайней мере, я занимаюсь здоровой тренировкой! — Скотт Шайнман, президент Getac в Северной Америке, который помог компании стать одним из крупнейших в мире производителей ноутбуков и планшетов повышенной прочности; связаться со Скоттом в LinkedIn и Instagram

3.Структурируйте свой день, когда ваш мозг находится на пике.

Натали Эллис

Изображение предоставлено: Оракулы

Здоровье моего мозга — это все, что нужно для продуктивной работы, так что это моя отправная точка. Это лежит в основе того, как я структурирую свой день, диету и образ жизни. Я принимаю все важные решения рано утром, когда я в своих лучших проявлениях.

Я говорю «нет» собраниям, которые не являются абсолютно необходимыми, и выделяю несколько часов в своем календаре для ежедневной работы над стратегией более высокого уровня.Работая с на вместо на , бизнес жизненно важен, и вы должны действовать намеренно. — Натали Эллис, отмеченный наградами серийный предприниматель и генеральный директор BossBabe, крупнейшего в мире онлайн-сообщества амбициозных женщин с шестизначным ежемесячным регулярным доходом; подписаться на Натали в Instagram

4. Определите «единственное».

Томас Ле Магуэр

Изображение предоставлено: Оракулы

Каждая минута имеет значение, поэтому определите свои главные жизненные приоритеты и желаемые результаты.Каждое утро я спрашиваю себя: «Что я могу сделать, чтобы продвинуться вперед? Единственное, что могло бы иметь наибольшее влияние, создать долгосрочную ценность и упростить жизнь? » В большинстве случаев это не срочно. Поэтому я планирую это в своем календаре.

С 8:00 до 10:00 я сосредоточен на продвижении своей компании. Затем я определил одну вещь в каждой сфере моей личной жизни и сделал их привычкой. Чтобы соединиться с Богом, это трансцендентальная медитация. Для моего здоровья это бег, поход в спортзал или посещение мануального терапевта.Это играть с моими детьми, хорошо проводить время и заставлять их смеяться. — Томас Ле Магуэр, женатый отец четверых детей, основатель и генеральный директор eRational Marketing, соучредитель и генеральный директор Integrity.one; помог клиентам получить доход более 35 млн долларов США

5. Раздельные возможности и операции.

Шарран Шриватсаа

Изображение предоставлено: Оракулы

Каждый генеральный директор и предприниматель, которого я наставляю, хотел бы, чтобы у них было больше времени.Я советую им установить систему личной продуктивности, которую я использую более десяти лет, которая принесла нашим компаниям сотни миллионов доходов. Я делю наши дни на две простые части: назначаю утро для возможностей (рост, продажи и влияние) и после обеда для работы (выполнение, последующие действия и удовольствие). Самый простой способ — таким образом разделить свой ежедневный список дел.

Это создает здоровое сочетание новых возможностей для роста при соблюдении наших обязательств по доставке.Конечно, есть дни, в которые этот график не входит, но если вы сделаете его своим «по умолчанию», то каждый божий день он будет мгновенно приносить в вашу жизнь полезный для доллара прогресс. —Шарран Сриватсаа, бизнес-ангел и генеральный директор Kingston Lane, платформы для реализации технологии кнопочного управления в сфере недвижимости; увеличила Teles Properties 10X до 3,6 млрд долларов за пять лет; подписаться на Шаррана в Instagram

6. Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей прибыль.

Билли Джин Шоу III

Изображение предоставлено: Оракулы

Прежде всего, забудьте о балансе между работой и личной жизнью.Каждый успешный предприниматель, которого я встречал, посвящает время своей жизни, когда он делает все возможное для своего бизнеса. Они реализуют «интеграцию работы и жизни», то есть ваша работа — это ваша жизнь, а ваша жизнь — это ваша работа. Вы берете с собой в путешествие тех, кого любите.

Как генеральный директор, я управляю своим временем, будучи полностью осведомленным о своей прибыльной деятельности (PPA). Я понимаю, что Billy Gene Is Marketing зарабатывает больше всего денег, когда я создаю коммерческое видео, которое достигают миллионы людей, или провожу живое обучение для тысяч.Обычно я делегирую задачи, не входящие в мои PPA, потому что альтернативные издержки высоки. — Билли Джин Шоу III, основатель и генеральный директор Billy Gene Is Marketing, одного из ведущих мировых влиятельных лиц, преподавателей и практиков в области интернет-маркетинга; подписывайтесь на Instagram и Facebook

7. Делегат.

Гейл Кордер Фишер

Изображение предоставлено: Оракулы

Я знаю три вещи о времени: оно не останавливается.Это единственный товар, который мы не можем контролировать — мы просто контролируем, как мы его тратим. И мы принимаем это как должное. Я провожу время, делая то, что помогает мне работать с максимальной эффективностью. Я начинаю свой день с серьезной тренировки. Я смотрю новости, читаю газеты и читаю о бизнесе.

Как и у большинства из вас, у меня в списке «дел» гораздо больше, чем в списке «готовых». Мне нравится, когда все делается по-своему, и я не всегда отдаю задачи, которые предпочитаю делать сам. Но я научился делегировать все, что не является лучшим использованием моего времени, и это меняет правила игры.Это заставляет мяч двигаться вперед. Если вы руководите, ваша работа — помогать сотрудникам расти. Так что не бойтесь делегирования, примите его. Доверьте дело своей команде. — Гейл Кордер Фишер, исполнительный вице-председатель Fischer & Company, ведущей международной компании в сфере корпоративной недвижимости, предоставляющей консалтинговые, брокерские и технологические решения

8. Примите «образ жизни портативного компьютера».

Джейсон Холл

Изображение предоставлено: Оракулы

Вы должны быть доступны в то время, когда это работает как для ваших клиентов, так и для вашей команды.Но у всех нас есть личная жизнь, и важно уделять время себе. К счастью, мы также живем в век информации, поэтому те, кто может использовать преимущества «портативного образа жизни», могут совмещать свою работу и личную жизнь.

Я создал это путешествие для себя, своей семьи и друзей. Никто не может сказать мне, что я не могу выполнять важные задачи на лодке, на пляже или во время путешествия по миру. Генеральному директору не следует зацикливаться на количестве часов, которые мы работаем. Вместо этого сосредоточьтесь на продуктивности в те часы и на задачах, которые приносят наибольшую отдачу. — Джейсон Холл, автор, основатель и генеральный директор Five Channels; сгенерировал выручку от продаж более 30 миллионов долларов для клиентов в 2018 году

Хотите поделиться своими идеями, подобными приведенным выше, в будущей колонке? Если вы опытный предприниматель, свяжитесь с нами.

Хотите предложить этим предпринимателям будущую тему ответа? Напишите по адресу [email protected], и вполне возможно, что мы сделаем ваше предложение предметом будущей статьи!

Подпишитесь на The Oracles на Facebook, чтобы увидеть больше подобных статей.

5 советов по оптимизации управления временем

Если вы всю неделю бегаете по всему дому, работаете даже в выходные и всегда чувствуете усталость, пора вернуться на правильный путь к , улучшив свое управление временем , чтобы повысить эффективность , динамичны и счастливы в своей работе! Тайм-менеджмент важен, и ваше рабочее время следует всегда оптимизировать. Фраза « время — деньги » приобретает новое значение.

Статьи по теме:
5 советов по управлению карьерой и мобильностью в вашей компании
5 советов для успешной командной работы

Специалисты по персоналу: автоматизируйте свои задачи с помощью HRIS, адаптированного для эффективного управления временем

Офисные инструменты отлично подходят для управления временем, так как они созданы для повышения эффективности работы и могут сэкономить ваше время .Существует множество пакетов программного обеспечения для управления персоналом , которые позволяют автоматизировать вашу повседневную деятельность . Если вам нужно время, чтобы познакомиться с новым программным обеспечением или программное обеспечение не адаптировано к вашим потребностям, вы в конечном итоге потратите время зря и, следовательно, плохо управляете временем. Итак, чтобы оптимизировать тайм-менеджмент в мире HR, вы должны сначала выбрать офисные инструменты, которые просты в использовании, упрощают рабочие процессы, и полностью соответствуют вашим потребностям (управление обучением, управление профессиональными собеседованиями, управление расписанием, управление талант…). Например, некоторые системы набора персонала позволяют создавать шаблонов описания должностей для автоматизации размещения вакансий и, следовательно, отлично подходят для хорошего управления временем. Это займет всего два или три клика благодаря приборной панели HR , которая сэкономит вам много времени.

Менеджер: используйте небольшие моменты и сэкономьте время

В дне всегда есть моментов, которые не используются. Поездка на работу в общественном транспорте или в очереди за утренним кофе может заставить вас почувствовать, что вы зря тратите драгоценное время.Используйте хорошую технику управления временем, составив списком этих небольших моментов и , используя их для выполнения рабочих задач. Например, вы можете перечитывать свои задачи в календаре или быстро читать электронные письма и отвечать на них со своего смартфона, тем самым экономя ваше время. Как менеджер , помимо проектов, которыми вы руководите, вы также отвечаете за управление своей командой . Некоторые инструменты могут помочь вам максимально эффективно использовать свое время, когда дело доходит до административных задач.В качестве примера возьмем годовую аттестацию . Некоторые инструменты управления производительностью позволяют выполнять ежегодный обзор без необходимости подключения к сети.

Сотрудник: тренируйтесь, где бы вы ни находились

Новые технологии позволяют разрабатывать более адаптированные и более мобильные тренировки , некоторые из которых можно получить на вашем смартфоне. Таким образом, вы можете организовать обучение в удобном для вас темпе и в соответствии с имеющимися в вашем распоряжении цифровыми инструментами.Тренировки где угодно — это хорошее управление временем, поскольку физических ограничений на меньше.

В HR, как и везде, бизнес-инструментов можно использовать для управления временем и оптимизации . Возьмем, к примеру, уведомления по электронной почте: что лучше: получить сотню уведомлений или просмотреть список дел на панели управления персоналом, который классифицирует задачи и определяет их приоритетность? Последний явно сэкономит вам много времени.

12 способов оптимизировать ваше время, как профессионал

Мэтью Капала — интернет-предприниматель, SEO-стратег, спикер и автор.Он является основателем Alphametic, ускорителя органического роста, и SearchDecoder. Мэтью — адж. Профессор Нью-Йоркского университета и автор бестселлера Amazon «SEO Like I’m 5 ».

---

Каждый предприниматель, которого я знаю, одержим продуктивностью, но для достижения максимальной отдачи за каждый час, который вы тратите на работу над своим стартапом, требуется методическая стратегия оптимизации, которая должна применяться ко всем аспектам вашей жизни, от технологий до физического и психического здоровья. .

Этот обзор любимых приемов повышения продуктивности сделан двенадцатью успешными предпринимателями и авторами бестселлеров, которые поделились своими советами о том, как делать меньше и получать больше в бизнесе и жизни.

Используйте эти 12 полезных и действенных советов по повышению продуктивности, чтобы оптимизировать свое время как профессионал.

Я пишу 10 идей в день

Неважно, хорошие они или плохие, главное — тренировать мышцу идей. Когда я прихожу к идее №7, меня всегда пугает момент. Трудно придумать десять, особенно когда они конкретны и могут помочь другим.

Идеи — валюта 21 века. Отправляя хорошие, исследованные и продуктивные идеи другим, без КАКИХ-либо ожиданий, я возвращаю энергию в виде связей, новых возможностей, выступлений на выступлениях, новых знаний и, в конечном итоге, денег.

Конечно, машина идей (написание 10 идей в день) работает только тогда, когда три другие области жизни работают хорошо, когда я физически, духовно и эмоционально здоров (а также психически)

Клаудиа Азула Алтухер, WSJ Соавтор бестселлеров Power of No, автор Стать машиной идей

Я создаю отдельные персонажи в своей учетной записи Chrome

Создание отдельных персонажей в моей учетной записи Chrome, чтобы я мог использовать один браузер, но полностью разделен (помеченные) окна для каждого адреса электронной почты / задания / и т. д.Это серьезно сокращает возможность отправки электронной почты с неправильного адреса или публикации с неправильной учетной записи.

У меня есть один для преподавателя. Один для конкретной контрактной работы. Один для моей компании. Один для моей личной электронной почты. И так далее, и так далее. Одним из замечательных моментов в этом является то, что я могу иметь несколько учетных записей Feedly и иметь разные подписки в зависимости от личности.

Эми Вернон, соучредитель и директор по маркетингу, Predictable.ly

Я делю свое время на «дни встреч» и «дни без встреч»

Транспорт на мероприятия и обратно может занимать непомерно много времени, поэтому я стараюсь планировать их одно за другим на определенные календарные дни. Это экономит минимум два часа за один раз. Я также звоню по телефону только тогда, когда занимаюсь чем-то другим, например гуляю или готовлю. Важно поддерживать социальные связи, но я не хочу отнимать у чистой работы время, чтобы заниматься этим.

Я разработал варианты, которые упрощают принятие решений.Если я встречаюсь с кем-то в Мидтауне, я предлагаю Гарвардский клуб, или если я собираюсь на ужин, я обязательно делаю это в том же ресторане. Это упрощает процесс, экономит время и снижает вероятность того, что я испорчу детали.

Дори Кларк, писатель HBR, автор Stand Out and Reinventing You

Я использую Boomerang для Gmail , чтобы отправлять все свои сообщения одновременно

Я совершенно разбиваю свой почтовый ящик, когда нахожусь в полете.Причина в том, что … Меня не ошеломляют ответы, которые часто мешают мне сосредоточиться (я никогда не выбираю Wi-Fi на рейсах). Чтобы воспроизвести эффект отправки электронных писем без получения ответов сразу, я искал эффективное приложение для планирования электронной почты.

Теперь, в дополнение к функции планирования, вы можете заставить Boomerang возвращать цепочки писем, которые не были встречены, с ответом на верхнюю часть вашего почтового ящика в указанное время в будущем. Это особенно полезно в качестве дополнительного инструмента.

Паван Бахл, основатель Open Source Fashion

Я ставлю цели деятельности и отслеживаю их

Моя специальность — быть универсалом, поэтому я могу оправдать почти любое отвлечение… и в конечном итоге чувствую себя интеллектуально удовлетворенным, но без реальный результат работы. Помимо того, что я универсал, я могу соревноваться даже с самим собой. Этот трюк с отслеживанием моих целей — моя лучшая техника взлома продуктивности … и установление этой дисциплины с моими клиентами открыло им глаза.

Вот как я обманываю себя, чтобы оставаться сосредоточенным:

• Знаю, какие действия имеют решающее значение для получения результатов (например, исходящие контакты, рекомендации, телефонные звонки)
• Создавайте цель на ежедневной или еженедельной основе (например, чтобы Чтобы совершить одну продажу, мне нужно иметь список контактов из 100)
• Проверьте, достиг ли я цели (например, начал ли я неделю со 100 потенциальных контактов, связался ли я с каждым из них, получил ли я 5 демонстраций)
• Будьте честны с собой (например, были ли они действительно действительными контактами, и если да, то почему я получил только 2 демонстрации?)

Кэтлин Мюррей, ангел-инвестор и президент женской сети HBS, основатель McMorran Strategists

Я меняю свою среду

Я обнаружил, что самый эффективный способ быстро повысить свою продуктивность — это изменить свою среду.Иногда это означает переход из офиса в кафе. В других случаях это означает полностью сменить города на несколько дней. Если я работаю из дома и наткнусь на ментальную стену, я буду мыть посуду или убирать свой стол. Когда я действительно в отчаянии, я стригусь. Обычно это помогает.

Второе, что я скажу, это то, что физическое и психическое благополучие тесно связаны, и оба они необходимы, чтобы оставаться продуктивным в долгосрочной перспективе. Древние афиняне знали это, но мы часто забываем. Даже с нашим круглосуточным новостным циклом мы должны находить время, чтобы позаботиться о себе.

Эрнест Хемингуэй часто сравнивал свое физическое состояние как писателя с состоянием боксера, а Харуки Мураками, заядлый курильщик, ставший марафонцем и один из моих любимых ныне живущих авторов, однажды сказал The Paris Review: «Физическая сила так же необходима, как и художественная чувствительность ».

Джозеф МакКитинг, основатель Pulsar Strategy

Я делаю самые большие деньги к 9 утра

Мое самое продуктивное время дня — с 6 утра до 9 утра.Тогда я пишу свой лучший контент, делаю свой лучший анализ и зарабатываю больше всего денег в это время дня. Если это важно, это делается до 9 утра (не позднее полудня). Кроме того, вот пара моих любимых советов по повышению продуктивности.

• Если это займет меньше двух минут, я сделаю это немедленно. Это идеально подходит для людей с СДВГ, которые могут быть перегружены слишком большим количеством мелких задач, которые накапливаются.
• Я использую Gmail для управления проектами. Я пробовал дорогие инструменты управления проектами и всегда возвращаюсь к Gmail.
• Я использую ScheduleOnce.com для планирования встреч . Вы когда-нибудь часами пытались согласовать встречу? Добавьте людей из разных часовых поясов, и у вас будет беспорядок.

Ивана Тейлор, основатель DIYMarketers.com

Я намеренно планирую свою повседневную жизнь

Я люблю яркие, блестящие предметы и легко отвлекаюсь. Мой бизнес-тренер Джон Робинсон из генерального директора Backup посоветовал мне целенаправленно планировать свой день, поэтому я разработал утренний распорядок, который выглядит примерно так:

• Потратьте 15 минут на то, чтобы записать то, что я хочу выполнить в этот день в моем еженедельный планировщик
• Задачи должны быть конкретными с прикрепленными к ним достижениями.Кому это поможет? Какую ценность это принесет?
• Ставьте «$» рядом с элементами, которые напрямую приносят доход. Это помогает мне убедиться, что у меня есть хорошее сочетание занятий, и не дает мне пренебрегать приоритетными проектами, пока я играю с новыми идеями.

Б.Дж. Смит, основатель The Busy Marketer

Я обучаю своих клиентов контактировать с моей командой, а не задавать мне вопросы

Я обучаю своих клиентов контактировать с моей командой, а не задавать мне вопросы.Я стараюсь исключить себя из цикла моих компаний «производство, администрирование, продажи и маркетинг», чтобы не быть винтиком в колесе. Я использую автоответчик, который периодически включаю и выключаю в зависимости от того, сколько писем я получаю от клиентов, которых я не должен получать.

Эрленд Бакке, основатель MrOutsource.com , автор «Never Work Again»

Я отслеживаю свое время с помощью Toggl

Когда я чувствовал, что мне просто не хватает часов в day Я начал отслеживать свое время с помощью toggl.com, и понял, что провожу много времени за рулем. Чтобы сократить это время и лучше использовать его, я стараюсь проводить несколько встреч в те дни, когда меня не будет. Я даже делаю их от самого дальнего от дома к самому близкому. Находясь в машине, я отвечаю на звонки, которые не требуют заметок, конечно, без помощи рук. Еще я слушаю подкасты или книги.

Некоторые онлайн-инструменты или приложения, которые помогают мне работать более продуктивно, включают Expensify для отслеживания моих расходов и Boomerang, чтобы помещать электронные письма, на которые нет ответа, обратно в верхнюю часть моего почтового ящика или назначать определенное время, когда электронное письмо будет отправлено.

Бет Грейнджер, тренер по социальным сетям Beth Granger Consulting

Я ежедневно провожу часы без ноутбука

Нет, это не только потому, что я сейчас живу на прекрасном Бали. Где бы я ни был в мире, я провожу часы вдали от компьютера и в автономном режиме, чтобы повысить свою продуктивность.

Что касается времени в автономном режиме, я держу его от 4 до 8 часов в день. Или больше. Добавьте к этому 8 часов сна, и вы увидите, что я работаю экономно, и мне удалось добиться максимальной продуктивности в эти периоды интенсивной работы.Из-за моих периодов отдыха / игр.

Мои периоды отдыха часто приводят либо к моментам ясности Эврики, либо к повышению продуктивности и эффективности. Я работаю меньше, чтобы оказывать большее влияние на людей, которым моя работа больше всего нравится.

Райан Биддулф, основатель Blogging from Paradise

Какой ВАШ любимый прием для повышения продуктивности?

Читать дальше: Как привлечь глобальный трафик на ваш веб-сайт с ограниченным бюджетом

Фото: Shutterstock, Unsplash

4 совета по оптимизации ежедневного рабочего процесса ваших сотрудников

Сколько времени тратят ваши сотрудники на работе? Колоссальные 3 часа из 8, не считая обеда и других запланированных перерывов.Потеря производительности стоит компаниям очень много времени: денег, ресурсов и потенциального роста.

Не все время тратится на отвлекающие факторы, такие как Facebook или фэнтези-футбол. Некоторым сотрудникам просто не удалось свести свой ежедневный рабочий процесс к науке. Офисная жизнь может навредить вашим сотрудникам вместо того, чтобы помогать им в достижении их целей. Есть лучший способ добиться максимальной продуктивности в часы, когда ваши сотрудники выполняют рабочих часов. Эти четыре совета помогут вашим сотрудникам работать умнее, а не усерднее.Вот как оптимизировать повседневный рабочий процесс ваших сотрудников.

1. Оптимизируйте или автоматизируйте обычные задачи.

Одни из самых больших затрат времени в офисе — это рутинные задачи, которые возникают при работе в растущей организации. Расписания, отчеты о расходах, начисление заработной платы: есть автоматизированное решение для многих наиболее трудоемких задач в организации, от вашего счетчика рабочего времени до ваших бухгалтерских процессов. Эти ежедневные дела могут не только отнимать большую часть продуктивных часов дня, но и поднимать моральный дух.Никто не любит чувствовать себя винтиком в машине, и такие повседневные задачи часто могут утомлять мозг, что позволяет вашим сотрудникам легко откладывать дела на потом. Что можно автоматизировать, чтобы освободить лучшие умы для более важной, стратегической работы?

Помимо автоматизации, ищите области, в которых можно оптимизировать части повседневного рабочего процесса. Инструменты и платформы полезны до тех пор, пока они перестают быть бесполезными, а это означает, что если у вас слишком много разных инструментов и платформ, ваши процессы могут пострадать от последствий.Вы слишком усложняете повседневный рабочий процесс, используя слишком много решений для достижения простого результата? Некоторые организации виновны в использовании нескольких коммуникационных платформ (например, Slack, Skype для бизнеса и электронной почты), из-за чего сотрудникам сложно сосредоточиться на своих приоритетах. Постарайтесь стандартизировать и упростить свои процессы, чтобы не отвлекаться.

2. Сократите количество встреч.

Встречи почти повсеместно ненавидят как менеджеры, так и сотрудники. Согласно одному исследованию, американские профессионалы посещают более 60 встреч в месяц, на которых более 91% респондентов проводили время в мечтах (а 40% признались, что спали).

Большинство встреч отнимают много времени, они прерывают повседневный рабочий процесс и мешают сотруднику оставаться сосредоточенным. В лучшем случае им удастся устранить несколько препятствий, существующих между отделами или командами. В худшем случае они проводят время для сна, спонсируемого корпорациями. Если можете, сократите количество встреч, используя открытый инструмент коммуникации, такой как Slack.

В качестве альтернативы ищите способы улучшить встречи, которые вам абсолютно необходимы. Вместо 60 минут сделайте их 30 минут.На каждую встречу приходите с повесткой дня и приглашайте только самых важных участников. Запретите использование ноутбуков или других отвлекающих факторов от встреч, на которых у вас должен быть определенный результат — это не позволит людям тратить время на встречу. Если вы встречаетесь с кем-то один на один, примите во внимание, как выглядит его остаток дня. Совместная кластеризация собраний может оставить больше времени для непрерывного продолжения рабочего процесса. Общие календари могут дать вам представление о доступности ваших сотрудников.

3. Используйте инструменты для совместной работы.

Простой способ оптимизировать рабочий процесс — добавить прозрачности задачам и срокам вашей команды. Инструменты совместного рабочего процесса, такие как Asana и Trello, могут показать, как выполняются различные приоритеты и как они переходят от одного члена команды к другому. Уменьшите объем электронной почты, размещая комментарии непосредственно к задачам. Удалите блокировщики до того, как они появятся, предвидя, где задача потребует больше ресурсов или когда член команды перегружен. Понимание, которое предоставляет инструмент совместного рабочего процесса, позволит членам вашей команды работать в своем собственном темпе и по своему усмотрению.Точно так же вы можете применять стандартные процессы на практике, автоматизируя все, что не входит в рабочий процесс, и защищая повседневную рутину, необходимую вашей команде для достижения успеха.

4. Делегируйте принятие решений и наделяйте их полномочиями.

Один из самых быстрых способов оптимизировать распорядок дня вашего сотрудника? Дайте им возможность выполнять свои задачи без препятствий. Разделите труд и распределите проекты, чтобы ничего не провалилось. Убедитесь, что команде понятно, кто за что отвечает, особенно если у вас есть удаленные сотрудники.Меньше значит лучше, и чем меньше микроменеджмента, тем лучше.

Создайте подотчетность и позвольте вашим сотрудникам самостоятельно распоряжаться своими делами. Люди лучше работают в разное время дня; другим нужно сотрудничать, а не работать независимо.