Важно неважно срочно несрочно: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-блог

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

Она потеряет актуальность;
Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
Важная задача – та, которая влияет на будущее;
Срочность приоритетнее важности;
Бывают задачи не срочные и не важные;
Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра: важно-неважно, срочно-не срочно | магия стервы!

Гадали в детстве на ромашке? Когда надо отрывать поочередно лепестки и с замирающим сердцем ждать последнего: «любит-не любит»…

Наверно, да.

Но во взрослом возрасте мы гадаем иначе. Берем вместо ромашки огромный список дел и по нему начинаем выяснять: срочно-не срочно, важно-неважно, нужно или нет, делать или потом.

В итоге (чаще всего бывает именно так) мы делаем то, что проще и быстрее.

А потом выясняем, что основные дела так и не сделаны и уже превратились в огромного «слона». А сами мы стали этакими «белками в колесе».

Вот чтобы этого не происходило, нужно следовать одной простой схеме.

Имя ей – матрица Эйзенхауера.

Очень просто, но требует некоторого времени на начальном этапе.

Матрица Эйзенхауера – гадание по делам

Первое, что очень важно и нужно сделать – выгрузить все дела, скопившиеся за долгое время на бумагу.

Все!

Большие и мелкие, повседневные и будущие, срочные и «так себе». Это принесет еще и дополнительную пользу – точно знаю!

Потом чертим саму матрицу. В ней два столбца и две строки. Их подписываем – произвольно «срочно», «не срочно», «важно» «неважно». Получилась маленькая таблица.

Теперь все дела раскидываем по секторам. Так как у меня их много, то я оставляю список, но разбиваю его на группы. Всего их будет 4:

Срочно и важно

Важно и не срочно

Не срочно и неважно

Неважно и срочно

И теперь начинается самое интересное.

Цель любого человека, стремящегося к комфорту, счастью и успеху – дела важные и несрочные. Ведь чаще всего тут и здоровье, и развитие, и качественный отдых!

Но мы их обычно не делаем. В приоритете всегда срочность: важная, неважная – не суть.

Поэтому теперь нужно спланировать свою занятость таким образом, чтобы:

1. Неважные и срочные делались строго по плану или делегировались кому-то

2. Срочные и важные сделались и по возможности более не появлялись. Далее же планировать дела без цейтнотов и авралов.

3. Неважные и несрочные – или не делать совсем, или отдать на выполнении другому человеку.

В итоге должно освободиться время на важные и срочные дела, которые будут приносить радость, помогать движению к цели и просто наполнять жизнь смыслом и позитивом!

Хронометр

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Статус программы: Бесплатная

Размер:11 МБ

Система:Windows 10, 7, 8, XP, Vista

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Основные возможности приложения

Поддержка списков задач. Все задачи можно распределить по отдельным спискам, чтобы можно было быстрее просматривать те или иные задачи и находить их.
Импорт список и задач из Google Tasks. Эта функция добавлена в последней версии программы и на данный момент проходит тестирование.
Установка приоритетов задач. Задачи в списках можно сортировать по параметрам “Срочно/не срочно” и “Важно/не важно”, что позволяет в дальнейшем распределить все задачи по матрице Эйзенхауэра и выполнять их в определенном порядке.
Автоматическое распознавание сроков выполнения задач. Уже на этапе формулировки задачи “Хронометр” может определить срок, когда эта задача должна быть выполнена. Например, если в описании задачи встретиться слово “Завтра”, то приложение посчитает, что эта задача должна быть выполнена именно завтра и установит соответствующую дату в поле “Срок выполнения”. Эту функцию можно отключить в настройках приложения.
Экспорт задач в MS Word.

Установка приложения

“Хронометр” не требует никакой установки – просто распакуйте архив в любом удобном месте на вашем компьютере и пользуйтесь.

FAQ

1. Что такое “матрица Эйзенхауэра” и как ей пользоваться?

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк и выглядит следующим образом:

(B) ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ	(A) ВАЖНОЕ — СРОЧНОЕ
(C) не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ	(D) СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

необходимо выполнить немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
повлияют на здоровье
отбросят назад в достижении цели
решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

некоторые телефонные звонки
оказание услуг, не связанных с текущими целями.

Чтобы построить матрицу Эйзенхауэра в “Хронометре” достаточно составить список задач, отметив их важность и срочность (это можно сделать при добавлении новой задачи или же прямо в окне списка задач) и нажать кнопку “Матрица” в окне программы:

После этого вы увидите уже готовую матрицу дел (матрицу Эйзенхауэра):

Находясь в окне просмотра матрицы, Вы также, как и при обычном просмотре списка задач можете ставить отметки о выполнении задач или перемещать задачи между столбцами и строками матрицы простым перетаскиванием (Drag&Drop).

2. В версии 3.2.4.20 не удаляются задачи из списка

Эта проблема связана с тем, что файл базы данных имеет атрибут «Только для чтения». В результате чего “Хронометр” не может внести изменения в файл. Чтобы избавиться от ошибки надо снять с файла атрибут «Только для чтения».

Сделать это можно следующим образом:

1. Заходим в настройки программы, на вкладке «Общие» находим «Путь к БД» (например, «D:\DropBox\tasks.sqlite»)
2. Ищем этот файл на диске, жмем на нем правой кнопкой мыши, в меню выбираем свойства, снимаем галочку «Только для чтения», жмем «Применить».

Обновления

Версия 3.2.4.41

Исправлена ошибка доступа к БД. База данных создается в “C:\Users\Public\Documents\Chrono\“
Добавлена функция добавления задач в список из txt-файла. Одна задача = Одна строка в файле.

Версия 3.2.4.32

Исправлена ошибка по причине которой дата завершения менялась на текущую дату
Исправлена ошибка по причине которой задачи, импортированные из Google Tasks и имеющие статус завершенных показывались в списке как незавершенные
Добавлена проверка файла базы данных на наличие атрибута “Только для чтения”. Если атрибут выставлен, то программа не может записать изменения в базу данных
Добавлена система отправки отчётов об ошибках программы – отправляйте отчёты об ошибках мне на e-mail прямо из программы

Версия 3.2.4.52

Исправлена ошибка по причине которой не удалялись задачи по нажатию кнопки “Delete”
Добавлено автоматическое сохранение настроек отображения списка задач после выхода из программы. Например, если вы вышли из программы, находясь в режиме просмотра матрицы, то в следующий раз программа запуститься в режиме отображения матрицы
Панель управления списками и задачами может быть скрыта (см. “Настройки” в программе)

Программа тестировалась на Windows 7 x64, Windows 7 x32, Windows 10 x64

Окно эйзенхауэра. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра. В чем состоит суть техники
Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.
В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.
Что дает планирование:
Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
Формирует желание работать.
Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?
Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.
Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.
Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.
Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?
Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.
Как оформить?

1. Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.
Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.
А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.
В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.
С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.
D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3. Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.
Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:
Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».
Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.
Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.
До новых встреч на блоге!

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;

важные, но не срочные;

срочные, но не важные;

не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?

Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.

В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.

Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.

Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

оплата кредита

внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит

вызов сантехника для ремонта протекающей трубы

ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги

плановый отчет

занятия спортом

качественный отдых

плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно
Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

проверка электронной почты

текущие звонки

совещания

домашние рутинные дела(уборка дома)

навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

посидеть в соцсетях

просмотр телевизора

треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

для планирования
Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.

для оценки своей эффективности
Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.

Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.

Интерпретация результата:
сектор А
Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
сектор В
Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
сектор С
Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
сектор D
Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

Может кто-то это сделать вместо меня?

Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.

Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.

Разбейте .

Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).

Исполнение поставленных задач:

в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.

после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора

только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ !

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.

В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.

Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.

В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;

Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;

«Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» — так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.
Школа Юрия Окунева
Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.
Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?
Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.
Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.
Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.
Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.
Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.
Оси и квадранты
Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.
Верхний правый. Дела срочные и важные.

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.
Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.
Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.
Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!
Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.
Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.
Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.
Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.
К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.
Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.
Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.
С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.
«Декартовы координаты»
Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.
Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:
Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.
Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.
Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.
Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.
**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем . Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .
На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

Приоритеты ~ Проза (Психология)

Мы знаем. что преобладающее, первенствующее значение чего-либо есть приоритет..
Приоритет (лат. prior — первый, старший) — понятие, показывающее важность, первенство. Например, приоритет действий определяет порядок их выполнения во времени (Виктипедия).
Приоритеты:
1. Реально нужные и важные
2. Вообще полезные
3. Просто хочется что-либо сделать дела или действия в первую очередь.
Реально нужные и важные приоритеты
В них есть те дела и действия, которые нам в ближайшее время будут нужны.
В идеале каждый из нас сам назначает и руководствуется приоритетами в делах и действиях для распределения процессорного времени.
Матрица Эйзенхауэра
Материал http://www.psychologos.ru/articles/view/matrica_eyzenhauera
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно« по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
Материал www.psychologos.ru/articles/view/zhiznennye_prioritety_dvoe_zn__ierarhiya_motivov
У человека ценностей много. Чтобы жить, он выстраивает их в определённом порядке, в определенной иерархии. Иерархия – это порядок, когда главное наверху, а менее важное располагаются под ним, занимают подчиненное положение.
Когда ценности выстроены – мы говорим, что человек созрел, понимает, чего хочет. Что он – цельная личность. Выстроить свои ценности в определенную и самому себе ясную иерархию — задача особая и не для всех простая.
При этом нормально, если в разные периоды жизни у человека порядок ценностей меняется. Часто это касается даже коротких отрезков времени.
Утром у многих основная ценность – это работа, на неё стремятся успеть. Вечером – наоборот, ценнее семья и дом, и важно успеть туда. До поступления в институт главной ценностью для студента является учёба, а после поступления учёба может уступить место чему-то другому. Это — нормально. У здоровой и сформировавшейся личности ценности упорядочены, человек знает, что на данном этапе жизни для него самое важное (самоценность), а что является ценностью второго уровня или ценностью служебной: средством достижения ценностей более высокого порядка.
При наличии личностного здоровья, готовности к развитию направленность личности определяется приоритетами между тремя главными направлениями развития, тремя основными кругами ценностей:
Личная жизнь и отношения,
Дело, бизнес, работа,
Собственное развитие
Направленность личности
Иерархия мотивов личности определяет самое главное в человеке, направленность его личности. Направленность личности — это то, что человеку действительно дорого, к чему он на самом деле стремится. Хотите понять в человеке главное — поймите, что движет этим человеком, каковы его настоящие стремления.

Матрица Эйзенхауэра — Coverdale.ru

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Матрица Эйзенхауэра — один из методов расстановки приоритетов при планировании большого количества задач. А это самая обычная ситуация в жизни руководителя.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Применение метода основано на оценке каждой задачи по критериям

ВАЖНОСТЬ и

СРОЧНОСТЬ

ВАЖНОСТЬ определяется по вкладу решения задачи в достижение конечной цели. Чем больший вклад вносит решения данной задачи в достижение цели, тем она более важна.

СРОЧНОСТЬ определяется по расстоянию до конечного срока решения задачи. Чем меньше времени осталось до ее решения, тем более срочной она является.

МЕТОД
Метод Эйзенхауэра предполагает 3 шага:

Составить список задач

Распределить задачи в матрице ВАЖНОСТЬхСРОЧНОСТЬ

Запланировать решение задач согласно определенным матрицей приоритетам

ВАЖНО и СРОЧНО:

Эти задачи нужно срочно решать самому, не откладывая и не делегируя их. Если их не решить, последствия могут быть катастрофичными.

ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО:
Важные и не срочные задачи обычно откладываются, откладываются и откладываются… Пока не не будет уже поздно. Хотя именно их решение дает наибольший эффект для достижения стратегических целей. Если вы запланируете, т.е. установите сроки решения, то по мере приближения к этим срокам они становятся и важными, и срочными. Нужно будет просто выполнять план.

СРОЧНО, но НЕ ВАЖНО:
Эти задачи имеют второстепенную важность, поэтому их можно либо редуцировать (сократить объем или снизить качество выполнения), либо делегировать.

НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО:
Самые замечательные задачи. Их можно просто проигнорировать. И выбросить в мусорную корзину.

Эффективность использования Матрицы Эйзенхауэра, конечно, зависит от правильности оценки важности и срочности.

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены силы, и все же не можете указать на то, что вы сделали по-настоящему значимо?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк проводил между этими двумя очень разными вещами, и выясним, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным
Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат »Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , отзывчивом и , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица решений Эйзенхауэра
Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них мы должны проводить большую часть нашего времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи
Квадрант 1: задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)

Срок сдачи курсовой

Срок уплаты налогов

Жена в приемном покое

Двигатель автомобиля гаснет

По дому

У вас инфаркт, и вы попали в больницу

Директор школы вашего ребенка звонит вам и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проводя больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи Задачи
Quadrant 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогают выполнить вашу общую миссию как мужчину.

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

Согласно Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на действия во втором квартале, поскольку именно они обеспечивают нам постоянное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.

Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-либо делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно постоянно держим их в тени и говорим себе: «Я займусь этими делами« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными делами.«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: Срочные и неважные задачи
Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

Телефонные звонки

Текстовые сообщения

Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)

Сотрудник, который подходит к вашему столу в лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге

Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)

Мама приходит без предупреждения и просит вашей помощи по хозяйству

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно считают важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае у вас будет чувство , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи Действия
Quadrant 4 не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

Просмотр телевизора

Бездумный серфинг в Интернете

Видеоигры

Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram

Азартные игры

Шоппинг

Думаю, если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным делам
В нашем нынешнем шоковом мире способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Инструменты, которые помогут вам
Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем изучить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать вашу задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему ».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездочный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков пребывания на посту президента США он руководил строительством системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт в области гражданских прав с момента окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэру удалось добиться такого количества достижений, которые оказали такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

У вас есть долгосрочные цели, но у вас нет времени или энергии для их достижения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, чувствительным ко времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочные и важные

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

Несрочные и важные задачи / проекты, на которые нужно запланировать ваш календарь

Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому

Несрочные и несущественные задачи / проекты, которые нужно удалить

В реальном мире различие между срочными / несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как это разбирает Стивен Кови:

Срочные вопросы — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже подробно рассматривается каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

Покрытие проекта для больного коллеги

Автомобильные стоянки на шоссе

Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

Регулярные работы или проекты по техническому обслуживанию

Профессиональные сети и построение личных отношений

Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. Квадрант 2 — это место, где происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

Ненужные перерывы со стороны коллег

Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он отключается

Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

Действия по купонам или ограниченное время предлагает

Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь еще сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

Сообщите другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

Сохраните задачи Q3 на время, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

Часовой просмотр телевизора

Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

Чрезмерное количество покупок или просмотр в Интернете

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, который в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф во время работы в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является надежным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслабились с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подошли к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать ваши квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:

Это было срочно для меня?

Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить самых больших тратящих время и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам с помощью двух разных методов: меток или уровней приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо должно быть выполнено немедленно и лично

Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

Важно & Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

Подсказка Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части вашего навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните свои новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочно, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: Неважно и срочно, p3:

Делегируйте столько задач, сколько вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какую из них решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наш бесплатный видеоурок на YouTube продолжительностью менее 3 минут «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайт должен был постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритизация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

➀ Сделай сначала

Сначала сосредоточьте
на важных задачах
, которые нужно выполнить в тот же день.

➁ График

Важное, но
не очень срочное дело
нужно запланировать.

➂ Делегат

Что срочно,
, но менее важно,
передать другим.

➃ Не делай

То, что не срочно,
и не важно,
вообще не делай.

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , так как его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены, самое позднее, сегодня или завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше.
Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время собрания, чтобы позже проверять их прогресс.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам вообще не следует делать.
Обнаруживайте и исключайте вредные привычки, такие как поиск в Интернете без причины или слишком долгие игры, они дают вам оправдание за то, что вы не можете справиться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра
Рекомендуется
Чтение

7 привычек
высокоэффективных людей
Стивен Кови

Внесение дел в список освобождает ваш разум.Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.

Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавлять еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.

Всегда следует вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.

Не позволяйте себе и другим отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.

Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочности и важности.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно или важно
Фото любезно предоставлено Unsplash
. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто является незапланированным.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

Неожиданные проблемы в машине или доме.

Последний срок или порученный вам проект.

Насущные проблемы или жалобы клиентов.

Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не быть неотложного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

Изучение новых навыков.

Личная гигиена и здоровье.

Долгосрочное и краткосрочное планирование.

Построение и поддержание отношений.

Образование и обучение.

Анализ и планирование ваших финансов.

Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он обеспечит достижение ваших целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно выполняя срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.

Купоны и маркетинговая тактика.

Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.

Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.

Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к вашим целям. Эти вещи расточают время.

То, что для вас является пустой тратой времени, может понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.

Смотрю телевизор часами от скуки.

Бездумная прокрутка социальных сетей.

Идет куда-нибудь, чтобы порадовать других.

Интернет-магазин часов.

Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, а они отвлекают вас от выполнения действительно важных дел.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка
Фото любезно предоставлено Unsplash
Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов
Фото любезно предоставлено Unsplash
Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.

Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.

Планируйте заранее. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.

Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите свое время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.

Скажи нет. Установление границ и твердость в их соблюдении позволят вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги
Фото любезно предоставлено Unsplash
Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы
Матрица Эйзенхауэра работает?
Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.
Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?
Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.
Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?
Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Срочное и важное
Лидерство
Различать срочное и важное и иметь дисциплину для работы над важными задачами, которые не являются срочными, является важной и сложной задачей.

Один из самых важных уроков, который я усвоил, будучи заведующим кафедрой, — это важность различения между задачами, которые являются важными , и срочными .Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные вопросов всегда сосредоточены на настоящем моменте: им нужно внимание прямо сейчас , и если с ними не разобраться, последствия также случаются прямо сейчас . Важные пунктов, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и имеют стратегическую ценность.Они «медленнее», связаны с долгой игрой личного, профессионального или организационного развития.

Мы склонны уделять внимание неотложным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи быстро приходят в наши почтовые ящики и громко требуют разрешения. Они, по словам Дэвида Аллена, «самые свежие и громкие». Это почти всегда чья-то проблема, которую мы получаем в короткие сроки, что увеличивает их объем. Поэтому, естественно, мы в первую очередь сосредотачиваемся на них. Иногда это правильно.Но это становится серьезной проблемой, когда мы только занимаемся срочными делами и не уделяем достаточно времени важным вещам, которые сидят спокойно и терпеливо.

Став заведующим кафедрой, единственная самая большая корректировка, которую мне пришлось внести, — это количество усилий, необходимых, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и упражнение в дисциплине, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. — это работ, которые мне нужно сделать, на самом деле не сильно изменились до того, как я стал руководителем отдела; это характер работы, которая изменилась, и наиболее заметным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие элементы из десятков, которые появляются у меня на пороге каждый день, являются срочными, а какие — важными.

Почти все, что попадает в мой почтовый ящик, звучит срочно. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти элементы важны для человека, отправляющего запрос. Но являются ли они заглавными буквами «Я» Важными в смысле того, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; во многих случаях это не так. Выявление разницы и сортировка срочных дел, а также выделение времени для важных дел (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная буква «I»):

Прочтите статью о новом дизайне математического курса в местном университете, который похож на тот, который нам нужно изменить. (Важно, потому что переделка этого курса — трехлетняя цель кафедры.)

Изучите настройку цифрового значка моего университета на тему «Технологии и связь на рабочем месте». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет важной инициативой в учебной программе в ближайшие несколько лет для всего университета, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)

Напишите черновик рекомендации по разделу для преподавателя, который будет повышен в должности. (Важно, потому что это продвижение по службе, а помощь преподавателям в профессиональном росте — это долгосрочная стратегическая цель для меня в профессиональном плане и одна из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) Хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .
Матрица Эйзенхауэра (https: // commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)
В этой матрице 2×2 мы можем нанести срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; оба важные и срочные; или ни важно ни срочно. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, по тому месту, где они попадают в матрицу:

Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список наиболее важных дел (MIT) на данный день.

На втором месте стоят важные, но несрочные . Это необходимо сделать; назначьте время в течение недели, чтобы делать их.

Задачи, которые являются срочными, , но не важными являются третьими. Если возможно, делегируйте их. В противном случае планируйте для них время, но не за счет важных вещей.

Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными получают все оставшееся время. Если это личное дело или развлечение, обычно я делаю это по выходным или вечером ^[1].Если нет, то эти элементы, вероятно, необходимо повторно обработать с помощью блок-схемы GTD, потому что они больше не являются действительно действенными (или никогда не были в первую очередь) и должны быть удалены, делегированы или помещены в список когда-нибудь / может быть.

Например, предположим, что я получил электронное письмо от студента, у которого проблемы с профессором и который хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели.Так что это «срочно, но не важно ^[2]». Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить мне встречу через персонал нашего офиса.

Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один pomodoro в течение недели, чтобы читать и делать заметки по нему, и сделайте это на этой неделе. Рекомендация профессора по продвижению по службе должна быть представлена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра, и в моем календаре завтра утром есть двухчасовой блок.

Я обнаружил, что много думаю о матрице Эйзенхауэра с тех пор, как стал заведующим кафедрой. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами в течение нескольких дней подряд, откладывая важные дела на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике на ежедневной основе требуют, чтобы их считали срочными, и обработка всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Оказывается, около половины из этих элементов в среднем даже не могут быть задействованы, и поэтому они выбрасываются, делегируются или помещаются в список, который когда-нибудь / может быть.Для тех, которые остались, у меня есть теги для Urgent и Important в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задач получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остального, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Все еще делается, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня по поводу того, что я делаю.

Что будет на карту, если мы не сможем отличить срочные задачи от важных? Все, правда.Быть во власти последних и громких — это не способ жить — вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно решаете проблемы других людей, но никогда не развиваете свое профессиональное Я, медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать того, что, как вы знаете, принесет вам удовлетворение.

Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, подобные изображенному на картинке, советуют сразу выбрасывать несрочные и важные предметы. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию.У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎

Чтобы прояснить для тех, кто сзади: если я говорю, что что-то «неважно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎

Как решить, что важно и срочно (без списка дел).

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различать важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Фабиан Бахрах [общественное достояние], через Wikimedia Commons

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Впервые популяризован в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (аудиокнига). , Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принимать решение и определять приоритеты задач по срочности и важности.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочно и важно (задачи делать немедленно).

Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).

Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).

Ни срочно, ни по важности (задачи устранить).

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке сверху слева, сверху справа, снизу слева и снизу справа):

Квадрант 1: Важно, но не срочно

У задач в этом квадранте нет крайнего срока, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: упражнения , ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом блоке,

Квадрант 2: Срочно и важно

Задачи в этой рамке матрицы Эйзенхауэра включают крайние сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заблаговременно устранены, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой напрасную трату времени, не помогая вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этой коробке.Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, — это не обязательно исключать занятия из этой коробки, а вместо этого свести их к минимуму и использовать в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но не важно

Действия в этой рамке матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не добились большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным
Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать то, что срочно, а что важно.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания. Они заставляют вас быть реактивным, , тревожным и напряженным.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучший способ различать срочные и важные задачи:

Определите и запишите, что важно, например, жизненные цели, основные ценности и

Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.

Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование времени или другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на занятие или вы не можете решить, как уместить их все в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование предполагает передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, который пишет отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижения цели, например, вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. Д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке двухэтапных вопросов:

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли передать эту задачу кому-нибудь другому, который сделает это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не просматривал этот контрольный список и, наконец, не передавал важную уборку профессиональному уборщику. Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как производительности
Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни — это не , как , а , что, , то есть W , шляпа , что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Какие мне нужно делегировать, а какие мне нужно удалить?

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над , что действительно важно для вас. Это заставляет вас думать о , о том, что является срочным и важным, и помогает вам оставаться в упреждающем образе мышления , .

Сосредоточив внимание на правильном , а не на для вас, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить производительность на всю жизнь.

Если вы хотите получить научно обоснованные стратегии, которые упростят расстановку приоритетов и эффективное управление временем, присоединяйтесь к Академии продуктивности.

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови 7 привычек высокоэффективных людей.

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

3. Источник оригинального изображения неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с нами для получения кредита, если автор.

Как быть более продуктивным, используя «ящик Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывшим два срока с 1953 по 1961 год. За время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета ( DARPA), исследование космоса (НАСА) и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии США, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию и Германию. .

В других случаях он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время, чтобы заняться такими хобби, как гольф и рисование маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий. И по этой причине неудивительно, что его методы управления временем, управлением задачами и продуктивностью изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как ящик Эйзенхауэра (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас.Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как быть более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра для действий и организации ваших задач проста. Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Срочно и важно (задачи сделаете сразу).

Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете выполнить позже).

Срочно, но неважно (задачи вы делегируете кому-то другому).

Ни срочных, ни важных (задачи, которые вы устраните).

Самое замечательное в этой матрице состоит в том, что ее можно использовать для общих планов продуктивности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») И для более мелких, ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как сегодня выглядит моя шкатулка Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Важное редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это вещи, на которые, как вам кажется, нужно реагировать: электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». 1

Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова.И, как и все в жизни, последовательность — самая сложная часть.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал с помощью этого метода.

Устранение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и натолкнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем код без кода».
–Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то — будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу.Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принять трудные решения и удалить любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: «Действительно ли мне нужно это делать?» Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль от устранения задачи, которую вам удобно выполнять, но это не так. наилучшее и эффективное использование вашего времени.2

Как говорит Тим Феррис, «быть занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня усомниться в том, действительно ли действие необходимо, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», чем бездумно их повторяю. И, честно говоря, если вы просто избавитесь от всего, на что вы тратите время каждый день, вам, вероятно, не понадобятся какие-либо советы о том, как быть более продуктивным в важных делах.

Помогает ли это мне в достижении моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от лишней траты времени, если вы не уверены, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса…

Над чем я работаю?

Какие основные ценности движут моей жизнью?

Это вопросы, которые я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и своем отчете о добросовестности.Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни.