25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	А Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.	В Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.
Неважные	С Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.	D Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

---

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Прочитано: 26 546

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

1. Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
2. Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
3. Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
4. Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

• Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
• А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Незнающему человеку из заголовка данной статьи трудно будет понять, чему именно она посвящена, поскольку в нем присутствует загадочное словосочетание «‎матрица Эйзенхауэра». Как раз с ней я и хочу помочь разобраться, рассказав детально о данном понятии и описав несколько примеров того, как можно использовать данную матрицу.

Из статьи вы узнаете, насколько полезной она будет для любого человека, у которого возникают трудности с распределением задач.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя. Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

1. Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.

2. Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).

3. Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными. 

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

1. Просмотр фильмов и сериалов.

2. Звонки друзьям.

3. Компьютерные игры.

4. Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

• Важные и срочные
  
• Важные и несрочные
  
• Неважные и срочные
  
• Неважные и несрочные
  

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач – звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

• Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
  
• Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.
  

• Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
• Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.
  

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Сборник популярных техник тайм-менеджмента

В последнее годы появилось много интересных техник планирования и управления собственным временем. Мы сделали короткий гид популярных техник тайм-менеджмента.

«Помидор» (Pomodoro Technique)

Популяризатор техники: Франческо Чирилло

Суть техники: непрерывно работать на протяжении определенного отрезка времени, чередуя занятость с небольшими перерывами.

Механика:

1. Выставьте таймер на 25 минут. В течение этого времени сосредоточьтесь на работе, не отрываясь и не отвлекаясь. Это и есть один «помидор».
2. Затем сделайте 5-минутный перерыв.
3. Повторите сессию.
4. Каждые четыре 25-минутки делайте длинный перерыв на 15–30 минут.

Что понадобится: список дел, таймер.

Метод «Гадких лягушек»

Популяризатор техники: Брайан Трейси

Суть техники: разделить задачи по сложности и в первую очередь выполнять самые сложные, чтобы не откладывать их и тем самым не затягивать работу.

Механика:

1. Составьте список дел.
2. Обозначьте каждый пункт буквами от A до E (А, B, C, D, E) в порядке уменьшения важности задания. То есть А — самые сложные и важные задачи, которые вы обязательно должны выполнить, а E — малозначимые дела, которые вы легко можете не делать.
3. Беритесь сразу за дела, обозначенные A.
4. Переходите к B, только завершив все дела A.
5. Переходите к С, только завершив В и т. д.

Что понадобится: список дел.

Матрица Эйзенхауэра

Популяризатор техники: Стивен Кови

Суть техники: приоритизировать задачи по четырем категориям и сосредоточить максимум внимания на выполнении «Несрочных и важных».

Механика:

1. Нарисуйте таблицу из четырех квадратов.
2. Напишите над квадратами названия. По горизонтали — «срочное» и «несрочное». По вертикали — «важное» и «неважное». Теперь у вас есть четыре квадрата — «важное и срочное», «важное и несрочное», «срочное и неважное» и «неважное и несрочное».
3. Распишите свои дела по этим категориям.
4. Сосредоточьте основное внимание на колонке «важное и несрочное». Старайтесь, чтобы задачи из этой колонки никогда не переходили в категорию срочных.

Что понадобится: список дел, таблица.

«Найденное время»

Популяризатор техники: Джейсон Вомак

Суть техники: заранее выделить перечень небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно».

Механика:

1. Составьте список из 15–20 небольших дел. Те, которые займут не более 15 минут, но которые вам сложно вписать в основной график, например, из-за их несрочности или второстепенности.
2. Запаситесь всем необходимым для их выполнения. Например, если вы хотели посмотреть лекцию, прослушать подкаст — сохраните их в телефоне и т. д.
3. Беритесь за свой дополнительный список небольших дел, как только появится возможность — это может быть поездка в транспорте, ожидание встречи и т. д.
4. По мере выполнения небольших дел, дополняйте список.

Что понадобится: список небольших дел, все, что пригодится для их выполнения.

Формула 10-3-2-1-0

Популяризатор техники: Крейг Баллантайн

Суть техники: запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

Механика

Запомнить формулу — 10-3-2-1-0:

• 10 часов до сна: нет кофеину.
• 3 часа до сна: нет еде и алкоголю.
• 2 часа до сна: нет работе.
• 1 час до сна: нет электронным гаджетам.
• 0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

Техника 10-ти минут

Суть техники: ежедневно регулярно на протяжении длительного периода времени посвящать 10 минут какому-то проекту, на который обычно не хватает времени.

Механика:

1. Сделайте план. Пропишите необходимые для реализации задачи шаги.
2. Разбейте их на маленькие подзадачи.
3. Посвящайте 10 минут этим небольшим подзадачам.
4. Продолжайте делать это каждый день без исключений.
5. Если вы втянетесь работу, можно увеличить время.

Что понадобится: детальный план, выделить 10 минут в день.

Rabota.ua

Матрица Эйзенхауэра: расставляйте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и, в конце концов, не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов. Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным делам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел.Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Разграничивая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные. Он разбивает задачи на четыре блока, в которых определяется приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как матрица срочно-важных, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей».Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр устроил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа не имеет большого значения
• Не достигают долгосрочных целей
• Страдают от прокрастинации
• Изо всех сил сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные, а требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивный образ мышления , который заставляет вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствует реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах дает вам отзывчивый образ мышления , который поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочное.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важно и срочно / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните этих задач. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Задачи несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи помогут вам в достижении цели, а не имеют срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Большинство людей, однако, не проводят здесь достаточно времени, потому что не знают, что для них важно, или потому, что сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Передайте эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач не делает их ближе к долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются насущными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите этих задач из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на какой матрице вы проводите время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю сгруппируйте выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи, основываясь на своих целях, а не на чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что для вас важнее всего.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач из квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на служебную работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил стараются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но не срочных задач.Включение матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам распланировать свои приоритеты на основе того, что для вас наиболее важно.

Матрица Эйзенхауэра | Структура приоритезации

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это структура производительности, приоритезации и управления временем, разработанная, чтобы помочь вам определить приоритеты для списка задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.

Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, ящиком Эйзенхауэра или матрицей срочно-важных, состоит из рисования квадрата с четырьмя прямоугольниками с осью X, помеченной Срочно и Не срочно, и осью Y, помеченной как Важное и Неважное.Затем сгруппируйте элементы в своем списке в одно из четырех полей, при этом поле «Срочно и важно» в верхнем левом углу требует немедленных действий.

Какова история матрицы Эйзенхауэра?

Сам президент Дуайт Эйзенхауэр разработал концепцию того, что позже будет называться Матрицей Эйзенхауэра. Он использовал это, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные вопросы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве верховного главнокомандующего силами НАТО и, в конечном итоге, в качестве президента Соединенных Штатов.

Десятилетия спустя автор Стивен Кови популяризировал концепцию Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой структурой управления временем и принятия решений в бизнесе.

Ниже приведен образец коробки Эйзенхауэра из другой книги Кови «Первые дела прежде всего».

Матрица Эйзенхауэра Шаблон: Пример матрицы Эйзенхауэра

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

После того, как вы нарисовали матрицу Эйзенхауэра, у вас будет четыре пустых поля, два на два.Это позволит вам разделить ваши задачи на одно из четырех возможных описаний:

Первый квадрант (верхний левый): срочный и важный

Второй квадрант (верхний правый): важно, но не срочно

Третий квадрант (внизу слева): не важно, но срочно

Четвертый квадрант (внизу справа): ни важно, ни срочно

По словам эксперта по производительности Джеймса Клира, вы можете понять элементы в каждом из четырех квадрантов с помощью эта простая структура: делай, решай, делегируй и не делай (или удаляй).

Выполняйте задачи в квадранте 1.

Это элементы, которые одновременно являются срочными и важными, и поэтому они требуют немедленных действий.

Пункты этого квадранта обычно включают кризисные ситуации и проблемы со сроками. Одним из примеров, как объясняет Кови в приведенном выше примере «Матрицы Эйзенхауэра», может быть пожар на вашей кухне.

Решите, когда решать задачи в квадранте 2.

Это важные проблемы, но они не являются срочными и поэтому не требуют ваших немедленных действий.Итак, это те элементы, которые вы захотите запланировать на потом.

Квадрант 2 — это обычно задачи или проекты, которые могут помочь вам лично или профессионально или помочь вашему бизнесу в достижении долгосрочной цели.

Делегируйте задачи в квадранте 3.

Это срочные вопросы, которые всплывают и требуют немедленного внимания. Но поскольку в них нет необходимости, они не обязательно требуют вашего времени, и поэтому они могут передать их кому-то другому.

Примерами таких элементов могут быть просьбы о помощи от коллег или электронные письма с пометкой «срочно».Если содержание этих прерываний не доходит до вашего уровня важности, делегируйте их другим.

Удалите элементы в квадранте 4.

Эти элементы в вашей матрице Эйзенхауэра не являются важными или срочными, поэтому в большинстве случаев вы можете удалить их из своего списка.

Квадрант 4: прокрутка через Facebook, проверка Twitter или игры. Эти задачи подходят, если у вас есть время или вам нужен перерыв от более важных и срочных дел, но они не должны вытеснять их в вашем списке приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра для управления временем

Хотя матрица Эйзенхауэра в первую очередь является средством определения приоритетов, она предлагает аналогичные преимущества для определения того, как отдельные лица или группы должны проводить свое время. Бизнес не обязательно должен быть оптимальным. Однако мы можем тратить время на множество задач с минимальным воздействием. Матрица Эйзенхауэра признает это и вместо этого помогает людям максимально использовать время, которое у них есть.

Например, вопросы в квадранте 1 являются срочными, поэтому они должны немедленно привлечь ваше внимание.Решив эти вопросы и сначала вычеркнув их из списка, вы не упустите то, что было наиболее актуальным и важным. Только после того, как все в первом квадранте будет завершено — или продвинуто как можно дальше на данный момент — ваш взгляд будет блуждать в другом месте.

Квадранты

Квадрант 2 содержит все, что важно, но не так чувствительно ко времени. Следовательно, это те предметы, которые вы должны выбросить сразу после того, как очистили все в первом квадранте. В идеале вы можете добиться достаточного прогресса достаточно рано, чтобы они никогда не стали срочными и не переместились в квадрант 1.

Следующим шагом будет убрать все, что находится в квадранте 3, с вашей тарелки, делегировав это кому-то другому. Сначала там должны появиться только те элементы, которые вам удобно делегировать, но как только они появятся, они должны быть переданы своему новому владельцу.

И хотя делегирование задач из квадранта 3 освобождает часть вашего времени, именно четвертый квадрант открывает ваше расписание. Это потому, что вы никогда не сделаете ни одного из них! Просто вычеркните их и вздохните с облегчением от того, что в вашем списке дел немного меньше.

Конечно, элементы четвертого квадранта охватывают не только ненужные задачи, но и бесполезные траты времени, которые в первую очередь способствуют сокращению вашего времени. Постоянная проверка социальных сетей, прокрутка новостей, просмотр телевизионных шоу и копание кроличьих нор в Интернете никогда официально не входят в наши списки дел, но они отнимают у нас шокирующее количество времени.

Осознавая эту реальность, помещая эти предметы в четвертый квадрант, вы сознательно решаете избегать или воздерживаться от привычек и поведения, которые приносят мало вознаграждения, в то же время снижая производительность.По крайней мере, постоянное напоминание о том, что НЕ делать, должно дать вам еще несколько часов, чтобы избавиться от того, что вам следует делать.

Примеры матриц Эйзенхауэра

Кроме того, чтобы применить теорию на практике, вот несколько примеров того, как матрица Эйзенхауэра работает в различных сценариях.

Владелец продукта

Кроме того, владельцы продукта участвуют в реализации видения продукта, основанного на приоритетах бизнеса. Они преуспевают, когда у команды разработки продуктов есть все, что им нужно для продвижения вперед, а владельцы продуктов терпят неудачу, когда они становятся узким местом.

Матрица Эйзенхауэра может помочь владельцам продукта убедиться, что они заботятся о самом важном для общего успеха спринта и продукта.

Срочно Разработчики полных пользовательских историй ждут Посещайте ежедневные схватки Получите подтверждение по запросу на смену ключа	Важно Заделать очередь Расставить приоритеты для следующего sprint Обновить заинтересованные стороны о статусе и прогрессе
Делегат Обучить продажи по новым функциям Написать маркетинговую копию Создать / обновить план тестирования Обновить пользовательскую документацию	Удалить Управляйте производительностью отдельных членов группы разработки продукта Напишите или проверьте код Планируйте / проводите встречи схватки

Менеджер проекта

Поскольку руководители проектов тратят весь день, рассказывая другим людям, над чем им следует работать, они следует применить аналогичную линзу к У меня собственная повседневная жизнь.Более того, Матрица Эйзенхауэра указывает на то, что требует их внимания, а что следует оставить другим (или никому вообще).

Срочно Держите заинтересованные стороны в курсе статуса проекта Оцените влияние запроса на изменение Получить недостающую информацию, сдерживающую реализацию	Важно Выявить пробелы в ресурсах / навыках Обзор бюджет проекта и фактические данные Упрощение заказа оборудования / материалов / лицензий, необходимых для завершения проектов График тестирования удобства использования
Делегат Планирование / проведение совещаний схватки Составление технических спецификаций Исследование технической осуществимости	Удалить Введите или проверьте код Наем технического персонала Организуйте групповые мероприятия

Директор по продукту

В качестве штатного менеджера директора по продукту должны делегироватьдобиться успеха, не говоря уже о том, чтобы цели, видение и задачи были понятны каждому в их команде.Матрица Эйзенхауэра может помочь в распределении времени на поддержание высокопроизводительной производственной команды.

Срочно Решение ключевой проблемы клиента Полное видение продукта Отчет о ключевых показателях эффективности и показателях Готовые слайды для заседания совета директоров	Важно Персонал наставника Обновить основную дорожную карту Анализ конкурентов Полное бизнес-обоснование для расширения продуктовой линейки
Делегат Посещайте ежедневные схватки Пишите истории пользователей Журнал отставания	Удалить Проведение встреч без целей или задач Микроменеджмент Зацикленность на обзорах продуктов или упоминаниях в социальных сетях

Попробуйте матрицу Эйзенхауэра для себя

Как сказал Эйзенхауэр во время своего первого президентского срока: «У меня есть два типа проблемы, срочные и важные.Срочные [проблемы] не важны, а важные никогда не бывают срочными ».

Кроме того, изучение того, как просматривать как свои списки дел, так и список долгосрочных целей через эту призму, поможет вам более стратегически и эффективно расставить приоритеты для ваших дней, недель и более длительных временных рамок.

Впоследствии, если у вас есть постоянно растущий список целей и задач, и вы еще не нашли структуру приоритезации, которая поможет вам определить, какие задачи следует решать в первую очередь, рисование матрицы Эйзенхауэра — отличное место для начала.

Хотите узнать больше о приоритезации? Посмотрите следующий веб-семинар.

Матрица управления временем: как расставлять приоритеты, как у Эйзенхауэра и Кови

Как расставлять приоритеты, как у Эйзенхауэра и Кови

Матрица управления временем (также известная как «Четыре квадранта управления временем», «Матрица Эйзенхауэра» или «Блок Эйзенхауэра») — это стратегия управления временем, которая помогает расставить приоритеты для многих задач и обязанностей, с которыми приходится сталкиваться большинству из нас.Он классифицирует действия по срочности и важности, а затем отображает их в матрицу 2×2. Вы можете использовать эту матрицу, чтобы лучше понять, где вы проводите время и что вам следует в нем изменить.

Срочные / важные основы Эйзенхауэра

Основы метода восходят к президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру. Эйзенхауэр был известен своей выдающейся продуктивностью. В своем выступлении он однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.”

Это распространенный образец. Задумайтесь об этом на секунду. Сколько из всего, что вы делаете, является срочным? А насколько это действительно важно? Важно: «это поможет мне достичь моих долгосрочных целей». Срочность громкая. Это требует сосредоточения — отвлекает от других вещей, которые на самом деле могут быть более важными.

Стивен Р. Кови и четыре квадранта управления временем

Позже эти два измерения, срочность и важность, были использованы для создания матрицы управления временем 2×2.Наиболее широко его популяризировал Стивен Р. Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Квадрант I: Важно и срочно

Верхний левый квадрант кричит об опасности. Вещи, которые нельзя откладывать. Вещи, игнорирование которых приведет к плохим результатам. Некоторые примеры:

• Завершите представление бюджета, которое должно быть завтра
• Заполните ваши налоги, подлежащие уплате на этой неделе
• Устранить утечку воды
• Потушить буквальный пожар

Квадрант II: Важно, но не срочно

Многие важные задачи на самом деле не так критичны по времени.Они важны, потому что они приближают вас к вашим целям или улучшают ваше благополучие. Если вы их не сделаете, это будет иметь крайне негативные последствия. Но сделаете ли вы их сейчас или позже, не имеет большого значения — при условии, что вы их делаете вообще. Несколько примеров:

• Все виды планировки
• Упражнение
• Та презентация, которая должна состояться в следующем месяце
• Время простоя

Обратите внимание, что одна и та же задача может переместиться из квадранта II в квадрант I матрицы управления временем, просто пропустив время .Завершать презентацию, которую вы собираетесь провести в следующем месяце, сегодня не срочно. Но это будет через месяц. Вот сколько людей застревают в режиме огнетушителя. Это порочный круг, когда мы сосредоточиваемся на неотложных задачах, не имея времени на выполнение важных несрочных задач, пока они сами не станут неотложными. Промыть, повторить.

Квадрант III: Срочно, но не важно

Квадрант дьявола. Эти задачи кажутся важными, потому что они срочны, но на самом деле они не так уж и важны.Они могут быть необходимы, но они не сильно повлияют на ваше будущее. Они не приблизят вас к вашим целям. Например:

• Встречи
• Ответ на электронные письма
• Прерывания

Квадрант IV: Не срочно, не важно

Действия в четвертом квадранте — трата времени. Тем не менее, им удается подкрасться. Их может быть:

• Проверка социальных сетей
• Занят
• Нахождение идеальной файловой системы, хотя нынешняя работает хорошо

Как использовать матрицу управления временем

Ваша цель должна заключаться в том, чтобы проводить как можно больше времени в Квадранте II: важные, но не срочные задачи.Это те занятия, которые приблизят вас к вашим целям. Они позволяют вам заранее планировать свою жизнь, а не просто реагировать на срочные дела.

Не проводите слишком много времени в Квадранте I (важном и срочном) Матрицы управления временем. Эти вещи важны, но постоянное тушение огня вызовет у вас стресс и риск выгорания. Вам нужно будет найти способ справиться с ними в Квадранте II, прежде чем они станут неотложными. Также не тратьте слишком много времени на Квадрант III (срочно, но не важно).В противном случае у вас разовьется краткосрочная направленность, и ваша жизнь будет казаться неконтролируемой. Если Квадрант IV (ни важный, ни срочный) отнимает у вас слишком много времени, вы, по сути, живете безответственно и неустойчиво.

Чтобы сосредоточиться на квадранте II, вам нужно сократить время, которое вы проводите в других квадрантах. Начните с минимизации квадрантов III и IV. Что касается занятий в квадранте III, спросите себя, нужно ли их вообще выполнять. Они не так уж и важны, так что, может быть, лучше их вообще не делать.Еще одна распространенная стратегия, особенно для старших бизнесменов, — делегировать эти действия кому-то другому. Что касается квадранта IV: просто бросьте его. Это ни важно, ни срочно — зачем вообще? Прекратите бездельничать в Интернете или организовывать вещи, которые не нужно систематизировать.

По мере того, как вы вкладываете время, полученное вами из квадрантов III и IV, в квадрант II (важно, но не срочно) , вы будете проводить все меньше и меньше времени в квадранте I матрицы управления временем . Теперь у вас есть время для стратегической работы, для создания хороших планов, поэтому ваши усилия будут более целенаправленными.Вы можете позаботиться о важных вещах до того, как они станут срочными.

Матрица тайм-менеджмента + 4D тайм-менеджмента

Еще одна популярная стратегия тайм-менеджмента — это четырехмерная стратегия тайм-менеджмента. Каждый D означает:

• До
• Отложить (в соответствии с графиком на более поздний срок)
• Делегат
• Удалить / Удалить

Это хорошо отображается на четыре квадранта матрицы управления временем:

• Квадрант I: Важно и срочно => Сделайте немедленно
• Квадрант II: Важно, не срочно => Отложить / Составить график, когда вы собираетесь это сделать
• Квадрант III: Не важно, но срочно => Передать кому-то другому
• Квадрант IV: Ни важно, ни срочно => Бросьте

Приложение для фокусировки на квадранте II

Наше приложение для управления временем Focality поможет вам уделить квадранту II должное внимание.Используйте Focality, чтобы выработать привычку планировать и активно формировать свою жизнь. Каждая из ваших важных целей имеет свой раздел в ваших планах. Это позволяет легко планировать важные задачи, которые в противном случае могли бы быть утонули в шуме кричащих срочных задач.

Focality также дает вам инструменты для постоянного улучшения вашего процесса. Размышляйте о своих планах и учитесь на основе аналитических данных.

Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг

Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть своего времени вы тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого.Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными». Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей.Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов на важные / несрочные дела, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.

В книге

Стивена Кови «Семь навыков успешных людей» задачи делятся на четыре категории:

1. Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, отложенных до последней минуты.
2. Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы. Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
3. Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса.Эти задачи являются проактивными. Они требуют дальновидности, планирования и дисциплины, чтобы их не отталкивали и не перегружали срочные / важные задачи.
4. Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они заменяют усилия, которые следует тратить на важные действия.

ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ

Матрица срочности / важности

Высокая важность

Низкая срочность

Несрочная и важная

Срочно и важно

Высокая срочность

Несрочные и неважные

Срочные и неважные

Низкая важность

Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.

1. Создать список задач
2. Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
3. Оценить срочность каждой задачи
4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, выявлять важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные элементы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

Инструменты коучинга 101: Матрица срочно-важных — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, помогающий людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре.Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Именно доктор Стивен Кови (известный «Семь навыков высокоэффективных людей») принял эти концепции в массовое русло, назвав их «Матрица срочности и важности» в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

Что: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров.Это может быть что угодно, от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса вплоть до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которая не была устранена!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Сведите к минимуму время, проводимое в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в квадранте 2.Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов выделить время для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент занимает должность линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта.Но всегда есть улучшения, которых можно добиться, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выделяя время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

«Магический квадрант» — это как кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, взаимоотношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать время, проведенное в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и силы в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям идентифицировать , какие действия и задачи дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть все, что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, излишне проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, а также отвлекают других людей и проводят неважные встречи.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигаем многого или ничего не добиваемся. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и подавленными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

What: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любой активности, которую мы используем, которая тратит время и позволяет избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Устраните время, которое бессознательно отвлекает. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что не нужно делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов написать список того, что НЕ делать, и помогает им проанализировать и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон и рабочий лист срочно-важной матрицы. Этот инструмент коучинга делает отличным домашним заданием — у него есть место для ваших клиентов, чтобы записывали свои уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают, то, что они узнали, И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Обобщая матрицу срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они перерастут в срочные кризисы и
С
2. по узнайте о наших прерываниях и отвлекающих факторах, чтобы мы могли уменьшить или устранить их. .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Заключительное слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих факторов, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.

Если вам понравилась эта статья «Инструменты коучинга 101» о матрице срочности и важности, вам также может понравиться:

Срочность vs. важность | Советы президента по тайм-менеджменту

1. Выполните первые

Срочные и важные задачи, указываются в верхнем левом квадранте. Это те задачи, которые вам следует выполнить в первую очередь.

Вы можете использовать такие стратегии, как Техника Помидора, чтобы сосредоточиться на этих задачах, прежде чем двигаться дальше. В Технике Помидора вы делите свое время на 25-минутные рабочие сессии.Каждый из них известен как «помидор». После каждого помидора делайте пятиминутный перерыв; после четырех помидоров (известных как «помодори») вы получаете более длительный перерыв.

Чтобы объединить Технику Помидора с Матрицей Эйзенхауэра, сфокусируйте свои первые несколько Помидоров на неотложных и важных задачах.

2. График

Менее срочные, но все же важные задачи помещаются в правый верхний квадрант. Запланируйте время для выполнения этих задач, чтобы не терять их из виду.

Здесь тоже работает Техника Помидора.Вы можете запланировать будущих pomodoro для работы над этими задачами. Даже если вы не используете технику Помидора, добавление «рабочего блока» в свой календарь — точно так же, как если бы вы добавляли встречу — может помочь гарантировать, что вы действительно приступите к работе.

3. Делегировать

Срочные, но менее важные задачи находятся в нижнем левом квадранте и могут быть делегированы другим. Таким образом, они все еще будут выполнены, а вы сможете провести время в другом месте.

Иногда делегировать легче сказать, чем сделать.Но если задача действительно срочна, и для и не важно, чтобы ее выполняли, то вам нужно делегировать ее кому-то другому, будь то стажер, младший сотрудник или коллега.

Один из наших первых примеров — выяснить, почему система онлайн-регистрации на ваш ежегодный волонтерский день дает сбой — может быть задачей, которую созрели для делегирования. Эту задачу нужно решать быстро, но для может быть не важно, чтобы , а именно , , в особенности , мог копаться в системе и выяснять, что происходит.Вы можете попросить кого-нибудь поработать с вашей ИТ-командой или компанией, которая предоставила платформу регистрации, чтобы выяснить, что происходит, а затем сообщить вам, пока вы занимаетесь другими задачами.

Несмотря на заголовок «делегат» в этом квадранте, могут быть случаи, когда вам придется выполнять срочные, но менее важные задачи. Сюда может входить посещение собрания, на котором требуется ваш опыт, или помощь коллеге. Это нормально — оставить эти задачи в своем списке дел; просто убедитесь, что вы ставите важные и срочные вопросы выше других.

4. Не делайте этого.

Этот квадрант может показаться нелогичным, но он один из самых важных. Если что-то, что вы делаете, не является ни срочным, ни важным, тогда, возможно, вам вообще не стоит этого делать. Технологические отвлекающие факторы, такие как проверка социальных сетей или личной электронной почты, могут принадлежать к этому квадранту.

Как получить максимальную отдачу от матрицы Эйзенхауэра

Когда вы получаете новую задачу, проект или запрос, убедитесь, что вы понимаете уровень срочности или важности.Если что-то непонятно, спросите! Без соответствующей информации вы не сможете правильно использовать матрицу Эйзенхауэра.

После того, как вы отсортируете задачи, поделитесь матрицей со своим руководителем и посмотрите, согласны ли они с вашей оценкой срочности и важности. Они также могут помочь вам переместить вещи в третий квадрант, если вам сложно понять, какие задачи можно делегировать своим коллегам.

Матрица Эйзенхауэра также может помочь вам сосредоточиться на поиске работы, особенно если вы безработный и пытаетесь структурировать свои дни.Срочными и важными задачами могут быть такие вещи, как завершение письменного теста или ответ на вопрос о назначении информационного собеседования. Затем, в конце дня, вы можете запланировать время, чтобы проверить страницы карьеры организаций, которые вам интересны — что-то важное, но не совсем срочное.

Даже если вы всего лишь оцените срочность и важность задачи перед ее запуском — даже без использования матрицы — вы улучшите свою продуктивность и управление временем. И вам нужно будет поблагодарить президента Эйзенхауэра!

Вам понравился этот пост? Есть еще много всего, откуда это взялось! Подпишитесь здесь для получения обновлений.

Матрица управления временем: срочные и важные — жизнь в коробке 2

28 мая 2014 г., представлено Dynamics Insights

Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя я не люблю признаваться это — моему другу обо всех задачах, которые мне нужно было выполнить на этой неделе. Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь».

Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что ты имеешь в виду,« Живи во втором ящике »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или дождись лекции.«Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас написать список всего, что нам нужно, , и , чтобы закончили в течение следующей недели. Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера.Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу тайм-менеджмента, которая выглядела так:

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Квадрант I: Срочно & Важно «Кризисы» или «Проблемы»	Квадрант II: Не срочно и важно «Личные цели»
НЕ ВАЖНО	Квадрант III: Срочно и не важно «Отвлекающие факторы»	Квадрант IV: Не срочно и неважно «Прерывания»

Рисунок 1 — Матрица управления временем Covey

В нашем списке дел мы расставили приоритеты наши задачи основаны на важности, а НЕ срочности, а затем каждое действие помещается в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню следующим образом: низкий.

Понимание матрицы тайм-менеджмента

«Жизнь во втором ящике» — это концепция, взятая из принципа принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, который популяризировал Стивен Кови в его знаменитой книге 7 привычек высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям определять приоритеты деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно рассматривать как отвлекающие или отвлекающие.

Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность связана с результатом, который способствует достижению индивидуальной миссии, ценностей и высокоприоритетных целей.

Вот разбивка по каждому квадранту:

Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто ежедневно весь день поглощены проблемами и находят покой только в побеге в Квадрант IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к соблюдению сроков. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во втором ящике». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но, кажется, никогда не удается решить, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут в коробке два», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать производительность.

Квадрант III: Действия, попадающие в этот квадрант, являются срочными, но не важными и часто ошибочно принимаются за важные. Люди, живущие в Квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

Квадрант IV: Мероприятия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными и важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других неотложных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, отнимающими у вас время. Люди, проживающие в квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

Большинство людей живут в квадрантах I и III, не оставляя времени для квадранта II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица тайм-менеджмента Кови поможет людям сделать шаг к тому, чтобы быть не только эффективными, но и результативными.

Как использовать матрицу

Вот шаги для определения приоритетов ваших действий:

1. Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны , и хотят, чтобы выполнили в течение следующей недели (или установите период время по вашему выбору).