Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов

Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

1. Важное-срочное
2. Важное-несрочное
3. Неважное-срочное
4. Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2.0».

Картинки: pixabay

Как расставлять приоритеты: 8 НЕТ в планировании

Неизменная часть системы управления собственным временем — умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом», рассказали эксперты.

1. «Нет» длинным спискам

Составление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи — касается ли то работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.

Принцип Парето говорит, что 20% усилий отвечают за 80% результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин.
Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20%, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь». Отказ от длинных списков и приведение всего To-Do листа «к единому знаменателю» — едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.

Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день — так называемого ToDo-листа — не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».

2. «НЕТ» мультизадачности

Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.

Как показывают исследования, до 30% потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи — вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.

Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. Я при расстановке приоритетов стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:

1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?

2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?

3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?

4) Какие риски несет это решение долгосрочно?

Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не „распыляться“».

3. «НЕТ» отсутствию дисциплины

Достижение успеха во зависит от самодисциплины — этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.

Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.

Юлия Бойко, бизнес-тренер компании BogushTime: «Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их».

4. «НЕТ» лишним действиям

В вопросе расставления приоритетов вопрос последовательности играет большую роль. Но еще важнее, считает Гэри Келлер, внести конкретику: «Задайте себе Фокусирующий Вопрос: «Какую единственную вещь я могу сделать, чтобы остальные вещи стали простыми или вовсе ненужными?»

Таким образом вы определяете направленность цели. Сумев выделить важное, все остальные дела из вашего списка вы сделаете простыми или вовсе не требующими исполнения.
Дмитрий Гусенко, бизнес-тренер, управляющий партнера BogushTime Россия: «Расставлять приоритеты — это важное качество или способность человека, но она не врожденная, эта способность приобретенная — этому надо просто научиться. Для расстановки приоритетов необходимо посмотреть на области жизни и выбрать то, что оказывает максимальную пользу на максимальное количество жизненных областей. Самый главный секрет в расстановке приоритетов — это то, что достижение одной цели с наибольшим приоритетом, оказывает влияние на другие цели, и они тоже достигаются с наименьшими усилиями. Это происходит автоматически. Только цели должны быть созидательными, а не разрушительными».

5. «НЕТ» отсутствию планов

Успех начинается с его планирования. Люди, сумевшие достигнуть успеха, планируют не только рабочее время, но и время отдыха. Первую часть дня лучше посвятить главной цели, выделенной из списка дел. Для нее рекомендуется выделять единый неделимый временной блок — до четырех часов, затем обязательно сделать паузу. Далее — время на рассмотрение обдумывание следующих этапов и пунктов To-Do списка. Согласно Келлеру, планировать время на планирование — признак умения распоряжаться временем.

Инна Иголкина, генеральный директор, тренинговая компания Timesaver: «Расстановка приоритетов помогает в случае возникновения цейтнота не принимать скоропалительных решений, а заранее точно знать, что именно надо делать и почему. Вряд ли вам удастся делать именно то, что вы заранее запланировали, ведь жизнь любит преподносить сюрпризы, но их станет значительно меньше, и количество стресса тоже сократится, если вы начнете пользоваться системой планирования».

6. «НЕТ» отсутствую вознаграждения

Связь между желанием работать и конечным результатом пытались вывести неоднократно. Результат эксперимента, проведенного Институтом развития человека, можно назвать парадоксальным: 75% людей предпочитают получить $100 вознаграждения за проделанную работу немедленно, чем $200 — через неделю. Ученые сделали выводы: чем дальше во времени отодвигается вознаграждение, тем ниже мотивация к работе. Говоря проще, никому не хочется работать за обещания оплаты в отдаленном будущем, большинство предпочитают «здесь и сейчас».

Этот психологически момент стал «краеугольным камнем» принципа расставления приоритетов: каждое важное действие из списка дел должно быть вознаграждено. Не обязательно в финансовом плане, но связь «сделал нечто важное — получил награду» должна четко отпечататься в подсознании.

7. «НЕТ» неумению мыслить масштабно

«Любой ваш список должен быть наполнен связью между сегодняшними делами и будущим, — говорит Келлер. — Принцип расставления приоритетов похож на матрешку: главное дело сегодняшнего дня сидит в главном деле дня завтрашнего, которое находится в главном деле всей недели и так далее». Так вы приучите себя к долговременному планированию приоритетных целей, а не бездумному составлению списков «на будущее». Мыслить масштабно, но при этом целенаправленно — вот главный вывод из слов Келлера.

Ольга Артюшкина: «Нужно разработать стратегию в разрезе двух-трех лет: как будет развиваться за это время компания, какие задачи ставит перед собой. Нужно помнить, что для гармоничного развития необходим и личный рост, поэтому верный путь — разработка, а том числе стратегии собственного развития, не только в контексте профессионального успеха. На основе стратегии я разрабатываю тактический план, а потом декомпозирую его: на квартал, на год, на месяц. Такой подход помогает определить фокус деятельности в каждую конкретную неделю — и вплоть до приоритетных задач на день».

8. «НЕТ» всему лишнему

Говорить «НЕТ» можно поучиться у Стива Джобса. С период с 1997 по 1999 год, за два года с его возвращения в Apple, Джобс сказал «нет» 340 товарам компании из 350. Да, у Apple осталось всего 10 позиций в линейке выпускаемой продукции, однако эти единицы и принесли компании всемирную славу и прибыль. «Умение фокусироваться, — считал Джобс, — это умение говорить „нет“ всеми лишнему».

Этот принцип распространяется на все, что может отвлекать вас от приоритетной цели, вплоть до мелких дел из To-Do списка. Чем больше дел вы пытаетесь сделать, тем менее успешным будет каждое из них.

Юлия Бойко: «Есть еще один уровень приоритезации задач — ежедневное планирование. Планируя день, очень важно понимать, что он не резиновый, и человек не сможет сделать больше, чем позволяет время. Ведь задач, даже направленных на достижение цели, может быть слишком много. Поэтому изначально нужно быть готовым к тому, чтобы осознанно от чего-то отказаться. В таком случае самым простым решением станет техника АВС. Где, А — задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня и это можете сделать только вы. В — задачи, которые важно выполнить сегодня, но это может сделать кто-то другой, это задачи, которые нужно делегировать. С — задачи, которые могут подождать или не нужны. И самое главное правило определения приоритетов — что бы вы ни выбрали, это должно давать результат, а выполнение приоритетной задачи должно заставлять вас гордиться своими успехами, даже если это единственное из длинного списка, с чем вы справились».

Читать на dailymoneyexpert

Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел

Расстановка приоритетов имеет два аспекта: важность и срочность. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. С любым же делом можно поступить лишь одним из четырех способов: пренебречь им, поручить его другому сотруднику, перенести его на более поздний срок или претворить его в жизнь. Какой вариант когда лучше выбирать?

Автор:

Рудольф Вердербер (Rudolph F. Verderber), профессор коммуникаций университета Синсинати (University of Cincinnati). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Расстановка приоритетов имеет два главных аспекта: важность и срочность.

1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью — увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чем-то еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью.

Если вам трудно определить степень важности какой-либо группы задач, подумайте, что бы случилось, если бы вы просто

не выполнили эти задания. Как это отразилось бы на работе организации? Если это означало бы уменьшение прибыли, рост издержек или, например, ухудшение имиджа фирмы, то присвойте такому делу высший уровень значимости («А»). Если в долгосрочном периоде это вряд ли сильно на что-то повлияет, то пометьте это дело буквой «В».

Вместо того чтобы устанавливать важность сотен задач, вам нужно рассмотреть только с десяток категорий. Все дела, которые относятся к данной категории, имеют одинаковый уровень значимости.

2. Срочность. Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны

отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.

Выделите группы срочных заданий особо. Например, организация переезда в новый офис может быть неотложным делом, хотя и помечена буквой «В». Однако им не следует уделять слишком много времени (если только они не являются одновременно еще и важными делами). С этими заданиями надо просто поскорее разделаться, вот и все.

А что если какой-то вопрос вы не считаете срочным, а кому-то он таковым кажется? Например, один из ваших коллег не может окончательно утрясти все детали предстоящей пресс-конференции, пока вы не определите дату ее проведения. До этого мероприятия еще несколько недель, и вы не спешите, но ваш коллега нервничает.

Если дело недолгое, то, вероятно, лучше пометить его как срочное и удовлетворить просьбы сотрудников. Но это может быть и не минутным вопросом. Что тогда? В таком случае будьте объективны. Обоснованы ли притязания вашего коллеги? Насколько важна пресс-конференция? Большое ли значение имеет конкретное число? Определите, срочное ли это дело как таковое, независимо от того, каким оно представляется лично вам или кому-то еще.

Иногда так и хочется первыми в списке поместить наиболее приятные для вас дела, а те рабочие задания, выполнять которые вам не хочется, отправить в самый конец перечня. Не поддавайтесь этому искушению. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел. В противном случае вы, сами того не осознавая, придете к тому, с чего начали: маловажные задачи будут выполнены, а весь стол будет завален грудой срочных и важных дел, с которыми давно пора было бы уже разобраться. Рано или поздно, вам все равно придется этим заниматься.

Расстановка приоритетов

Теперь нужно расставить все группы задач в

порядке приоритетности. Прежде всего необходимо будет взяться за дела по-настоящему

срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:

1. Срочные и важные.
2. Срочные.
3. Важные (А).
4. Важные (Б).
5. Важные (В).

Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же.

Если в будущем вы хотите предотвратить рабочие перегрузки, можете использовать следующий способ: определяйте приоритетность рабочих заданий

сразу, как только они возникают. Когда речь заходит о новом проекте или новом направлении деятельности, приписывайте этим делам определенный уровень значимости (А, Б или В) в зависимости от того, насколько они отвечают вашей цели.

Каждую неделю

располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю. Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом.

Когда вы отводите какое-то время на решение срочных, но малозначимых вопросов, постарайтесь не допустить большей траты времени, чем это необходимо. Это не те дела, которыми надо заниматься вдумчиво и сосредоточенно. Главное — как можно быстрее с ними расправиться, чтобы можно было уделить внимание действительно важной работе.

Принимаемся за дело

С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

1. Пренебречь им.
2. Поручить его другому сотруднику.
3. Перенести его на более поздний срок.
4. Претворить его в жизнь.

Какой вариант выбрать?

1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь.

2. Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.

3. Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе.

4. Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.

Последовательность работы

Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам составить расписание дальнейшей работы после того, как вы разделите все дела на четыре категории.

1. Прежде всего займитесь поручением срочных дел своим сотрудникам. Поручайте своим подчиненным работу даже тогда, когда вы не перегружены и можете с ней справиться сами. Всегда есть более важные вещи, для которых стоит освободить время: планирование, выдвижение новых идей и т.д. Чем раньше вы поручите какое-то дело своему сотруднику, тем порядочнее это будет по отношению к нему, поскольку у него будет достаточно времени на выполнение задания. Кроме того, в таком случае выше вероятность качественного выполнения работы.
2. Выделите те рабочие задания, которые вы можете делегировать позже, когда ваши подчиненные уже справятся с работой.
3. Затем отведите время на неотложные дела, с которыми должны управиться лично вы.
4. Посмотрите, сколько всего групп заданий вам необходимо проработать и сколько всего времени в вашем распоряжении. Составьте график в соответствии со средним количеством времени на одну группу. Так, если у вас есть четыре часа и восемь групп, вы можете в среднем уделить каждой группе полчаса.
5. Теперь вы можете несколько изменить время, первоначально отведенное на каждое из дел. Допустим, на подготовку к выставке, которая должна состояться на следующей неделе, вам необходим больший срок. Тогда увеличьте время на эту работу, а на каждую из двух незначительных групп рабочих заданий выделите по пятнадцать минут.
6. Каким бы ни получилось ваше конечное расписание, не отклоняйтесь от него. Если вы успеваете что-то сделать даже быстрее, чем было намечено, — замечательно. Но не позволяйте себе отставать от установленного распорядка.

Может показаться, что тратить драгоценное время на составление расписаний неразумно. Однако это единственный способ гарантировать, что ваше время выйдет не раньше, чем подойдет к концу вся навалившаяся на вас работа. Составление подобного расписания может показаться вам трудоемкой работой, но на самом деле это не так. Это займет у вас максимум пять минут. Немного усилий — и у вас есть готовый план действий.

Изучите десятки других приемов самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности, составив свой учебный план из любых курсов нашего каталога при обучении по индивидуальной программе, в удобном для себя месте, времени и темпе. Вы также можете приступить к обучению уже в день подачи заявки.

Расстановка приоритетов в списке дел

Расстановка приоритетов в списке дел

Итак, вы сидите за рабочим столом, и перед вами список сегодняшних дел. Десятки пунктов. Как вы определите, с чего начать?

Этот раздел посвящен расстановке приоритетов в этом списке. В разных ситуациях приходится использовать разные подходы. В предыдущих главах мы придерживались очень простой схемы: если дело нужно выполнить сегодня, оно имеет приоритет А; если его нужно закончить скоро (но не сегодня), оно получает приоритет В; все остальные дела имеют приоритет С.

«А что делать, если все дела в списке имеют приоритет А?» Прочитать эту главу.

Выполнение дел в порядке их следования в списке

Я часто слышу от системных администраторов, что у них уйма времени уходит на размышления о том, что делать дальше. Я и сам замечал, что могу потратить пять и больше минут только на то, чтобы читать список дел и думать, какой пункт выполнить следующим. Если суммировать все это время, получится не так уж мало.

Если вы теряете время на раздумья о том, что делать дальше, остановитесь. Упростите процедуру принятия решений до предела: просто начните с первого пункта списка и двигайтесь сверху вниз. За то время, что вы сидите и размышляете, вы смогли бы выполнить пару простых дел. Кроме того, в результате переноса невыполненных пунктов на следующий день более старые пункты всплывают к началу списка. Если вы выполните их в первую очередь, это будет хорошим началом дня.

? В детстве моей домашней обязанностью было выносить мусор вечером в понедельник и четверг. Я это ненавидел. Я жаловался на судьбу, откладывал до последнего и всячески пытался избежать этой обязанности. (Думаю, все дети так же относятся к домашним обязанностям.) Хоть это и был большой, трехэтажный викторианский дом, мне хватило бы десяти минут на то, чтобы опорожнить все мусорные корзины. Но вот что занятно! Прежде чем взяться за дело, я изобретал тысячу способов задержаться, теряя при этом полчаса. Есть много ситуаций, когда собственно на дело уходит гораздо меньше времени и усилий, чем на попытки его избежать.

Выполнять дела в том порядке, в каком они идут в вашем списке, гораздо лучше, чем откладывать их на потом. Приведу лозунг фирмы Nike: «Просто сделай это».

Если ваш список настолько короткий, что вы можете переделать все дела за один день, такой подход тем более оправдан. Если неважно, в какое время дня вы выполнили ту или иную задачу, не все ли равно, в каком порядке вы их выполняли?

Здесь уместна аналогия с загруженностью компьютерной сети. Когда нагрузка невелика, службы, связанные с телефонией, не испытывают проблем. Но когда нагрузка в сети возрастает, эти службы работают лучше, если принята одна из более сложных схем расстановки приоритетов или система оценки качества обслуживания (quality of service, QoS). При малой нагрузке годится любая схема. При большой требуется что-то более структурированное. Если список дел невелик, можно расставлять приоритеты как угодно. Если мы завалены делами, нам потребуется схема посложнее.

Развивая аналогию, хочу спросить вас: знаете ли вы, что система оценки качества обслуживания часто сводится не к тому, что какие-то пакеты обслуживаются лучше? Фактически она сводится к тому, что некоторые пакеты обслуживаются хуже! Если разобраться, внутри системы оценки качества обслуживания происходят довольно любопытные вещи. При небольшой загрузке сеть работает так, словно никакой системы оценки качества нет. Пакеты приходят и уходят. Но когда нагрузка возрастает, отсутствие системы оценки качества приводит к отбрасыванию любого пакета, поступившего последним. Иными словами, в буфере нет места для новых пакетов, и они игнорируются. Совсем другое дело, если работает система оценки качества обслуживания. Когда буфер переполнен, последний пакет не отбрасывается; вместо этого из буфера выкидывается пакет с более низким приоритетом. То есть, платя интернет-провайдеру за лучшее обслуживание при определенном трафике, вы платите за то, чтобы вас не выкинули при повышенной нагрузке. Вы буквально даете провайдеру взятку, чтобы, когда нагрузка в сети возрастает, он выкидывал пакет другого клиента!

То же самое происходит при расстановке приоритетов ваших заданий. В вашем распоряжении ограниченные ресурсы и ограниченный запас времени. Если мы завалены работой, то начинаем недовольно ворчать по поводу любого нового запроса. В действительности же нам следует просмотреть список текущих дел и определить, нет ли там пунктов, выполнение которых можно отсрочить. (К сожалению, взятки нам не светят!)

Расстановка приоритетов с учетом ожиданий клиентов

Вот маленький секрет, который я узнал от Ральфа Лоуры (Ralph Loura), когда он был моим начальником в Bell Labs. Если у вас имеется список дел, то при любом порядке их выполнения будет затрачено (примерно) одно и то же время. Однако если вы будете выполнять их в том порядке, какого ждут от вас клиенты, они будут считать, что вы работаете быстро. При том же объеме работы для вас больше понимания у клиентов. Круто, а?!

Чего же ждут от вас клиенты? Разумеется, каждый из них хочет, чтобы его запрос был выполнен немедленно, тем не менее, отдавая себе отчет в том, что на все требуется время. Представление может быть далеким от реальности часто по причине непонимания компьютерных технологий, но все же мы можем разбить ожидания пользователей на несколько категорий:

• Некоторые запросы должны выполняться быстро. В качестве примеров можно привести восстановление пароля, выделение IP-адреса и удаление защищенного файла. У таких запросов есть одна общая особенность. Как правило, это малозначительные дела, которые задерживают выполнение чего-то серьезного (со стороны пользователя). Представьте себе раздражение пользователя, который не может приступить к работе, пока не восстановлен пароль, а вы выполняете его просьбу лишь через несколько часов.

• Срочные задачи, включающие период ожидания («Поспеши и подожди»), должны начинаться как можно раньше. Задачи, выполнение которых предшествует другим задачам, должны, по мнению пользователей, начинаться безотлагательно. Например, заказ какой-нибудь детали включает в себя собственно размещение заказа и долгий период ожидания поставки. Только после этого вышедшую из строя деталь можно заменить на новую. Если ожидание длится две недели, то пользователь рассчитывает, что вы быстро сделаете заказ, и две недели не растянутся на три.

• Некоторые запросы выполняются долго. Сюда относятся установка нового компьютера, создание службы «с нуля» и вообще все, что связано с поставкой товаров. Даже если продавец обещает доставку в течение суток, люди понимают, что их запрос нельзя выполнить немедленно.

• При аварийной ситуации вся остальная работа прекращается. Последняя категория — аварийные ситуации. Пользователи не только считают, что в таких случаях приостанавливается любая другая работа, но и верят в то, что все системные администраторы заняты ликвидацией аварии. Как правило, пользователи не знают, что в группе системных администраторов есть разделение труда.

Теперь, лучше представляя ожидания клиентов, вы можете воспользоваться этим знанием. Как? Предположим, ваш список дел выглядит так, как показано на рис. 8.1.

Выполнив эти дела в том порядке, в каком они перечислены, вы, скорее всего, будете весьма довольны своей производительностью. Вы сделали все в тот день, когда требовалось, и у вас ушло шесть с половиной часов (плюс час на обед). Очень неплохо для вас.

Рис. 8.1. Задачи, не упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Однако ваша деятельность разошлась с представлениями клиентов о том, сколько времени должно уйти на решение их проблем. Сотрудник, сделавший запрос Т7, был вынужден целый день ждать того, на что, по его мнению, требуется пара минут. Если бы этим клиентом был я, то вспылил бы. Из-за отсутствия IP-адреса на целый день задержалась установка нового лабораторного оборудования.

(На самом деле, скорее всего, раздраженный нетерпеливый клиент не стал бы ждать целый день. Он «пинговал» бы IP-адреса до тех пор, пока не нашел свободный на тот момент и не воспользовался бы им. Мог случиться какой-нибудь конфликт, и вся система перестала бы работать, и вы потеряли бы на этом целый день. Впрочем, я отвлекся…).

Давайте изменим порядок выполнения дел с учетом представления клиентов о том, сколько времени требует та или иная задача. Задачи, о которых известно, что они решаются быстро, мы переставим в начало и выполним с утра. Остальные можно выполнить позже. Из этого правила мы сделаем одно исключение, в чем вы вскоре убедитесь. Список с новым порядком задач представлен на рис. 8.2.

Вы начинаете свой день с выполнения задач Т1 и Т7, потому что клиенты ожидают их скорого выполнения, и еще потому, что эти задачи, скорее всего, тормозят крупные проекты. Вы, конечно, уложитесь в предполагаемые сроки выполнения этих задач.

Следующая задача (Т5) относится к категории «Поспеши и подожди». Независимо от того, насколько быстро вы оформите заказ, он будет выполнен только через день-два. Однако если вы не будете тянуть с заказом, то избежите претензий со стороны клиента.

Следующая задача (Т4) выполняется за 30 минут. Можете проверить.

Задача Т2 не требует много времени, но ожидание ее выполнения выражается в сроках, а не в часах и минутах. Если завтра к работе приступает новый сотрудник, ожидается, что к его приходу учетная запись будет создана независимо от того, создадите вы ее за минуту или за день, утром или вечером. Поскольку для задачи установлен крайний срок, важно, чтобы она просто была выполнена.

Рис. 8.2. Задачи, упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Если бы возникла аварийная ситуация (например, из-за того, что два хоста оказались сконфигурированы с одним IP-адресом) и вся работа остановилась, то наше расписание было бы нарушено. Тем не менее я все равно постарался бы создать учетную запись до появления нового сотрудника. Другие дела пришлось бы отложить на день, и это не вызвало бы непонимания клиентов в условиях аварийной ситуации. Но ради создания учетной записи я готов остаться на работе допоздна, чтобы не нарушить срок.

Установку нового сервера (ТЗ) я отношу к категории «черных дыр». По идее, требуется несколько минут на монтаж оборудования, около часа на установку операционной системы и чуть больше часа на ее конфигурирование. По крайней мере, так считают производители. Мы-то, системные администраторы, знаем, что это нереально. В первый раз монтируя незнакомое устройство, вы не один час потратите на то, чтобы разобраться со своеобразной системой монтажа, изобретенной производителем. Процесс установки операционной системы на сервере, как правило, включает в себя ее многократную установку, настройку и последующее удаление, пока не будет достигнута идеальная конфигурация. (Этот ящик будет стоять тут несколько лет, так что имеет смысл потратить время на то, чтобы довести все до ума.) Конфигурирование тоже никогда не укладывается в предполагаемые рамки. Следовательно, браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнозируется точнее.

Присваивая приоритет задаче Т6, мы немного отклонились от правил. Учитывая ожидаемое время выполнения этой задачи, можно было ожидать, что я запланирую ее на более раннее время — где-нибудь до задачи ТЗ. Однако на всех сайтах, с которыми я работал, сетевые новости Usenet имеют низкий приоритет, и работа с ними считается очень простой, чем-то вроде подарка для сотрудника. (Я никогда не встречал интернет-провайдера, у которого ситуация была бы иной.) Таким образом, решение низкоприоритетного вопроса переносится в конец списка. Общее правило гласит: если все согласны с низким приоритетом какой-то задачи (или он установлен руководством), то ее следует поместить в конец списка. Задумайтесь: если кто-то пожалуется, что одна из других задач не выполнена, как вы будете смотреть в глаза шефу, объясняя, что отложили клиентский запрос, занимаясь устранением небольшой ошибки в Usenet? Нет, только не это!

Просто? Да. Вам потребуется какая-то практика, но клиенты быстро заметят разницу.

Делегируйте, регистрируйте или действуйте

Когда я излагаю эту систему, основное возражение, выдвигаемое моими слушателями, заключается в том, что их список дел меняется. В начале рабочего дня у них нет фиксированного списка дел, которые надо сделать. Новые дела добавляются в список на протяжении всего дня.

В таком случае следует применять технологию «Делегируйте, регистрируйте или действуйте», описанную в главе 2, где речь шла о прерываниях. Решая, как поступить, вы можете руководствоваться ожиданиями клиентов.

Запрос на восстановление пароля должен быть выполнен быстро, поскольку он задерживает другую работу. Следовательно, лучше сделать это самому, чем делегировать запрос другому сотруднику. И уж, конечно, не стоит регистрировать этот запрос, откладывая его выполнение и расстраивая планы клиента.

Взаимная защита от прерываний

Описанные приемы годятся не только для расстановки приоритетов в вашем личном списке дел, но и для более масштабного планирования. Воспользуйтесь ими для организации работы всего отдела компьютерной поддержки!

Помните технику взаимной защиты от прерываний, описанную в главе 1? По сути, она позволяет вам действовать с учетом ожиданий клиентов. Ваш коллега перехватывает все прерывания в течение половины дня, чтобы вы могли поработать над проектами, а во второй половине дня вы меняетесь ролями. Фактически этот подход обеспечивает постоянное наличие системного администратора, готового снять вопросы, решение которых, по мнению клиентов, не займет много времени.

Большинство служб технической поддержки имеют двухуровневую структуру. Сотрудники первого уровня отвечают на телефонные звонки и переадресуют их на второй уровень, только если не в состоянии решить вопрос самостоятельно. Это не что иное, как вариант взаимной защиты от прерываний для всей команды, который обеспечивает время отклика, соответствующее ожиданиям пользователей!

Расстановка приоритетов, основанная на ожиданиях клиентов, и применение взаимной защиты от прерываний копируют работу службы технической поддержки, что свидетельствует в пользу предложенного мной подхода. А, может, как раз наоборот: двухуровневая структура службы технической поддержки хороша именно потому, что учитывает ожидания пользователей. В любом случае это круто, не так ли?

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте (управление временем)

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте – это базис, на котором строится весь остальной процесс. Неправильная градация привнесет еще больший хаос в повседневность и только усугубит положение. Как справиться с этой задачей, расскажет наша статья.

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

• Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
• Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
• Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

1. Составьте общий список дел.
2. Систематизируйте каждое по срочности.
3. Пронумеруйте дела по установленной важности.
4. Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
5. Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
6. Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
7. Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

• Важно и срочно.
• Не важно, но срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

• 20% работы = 80% прибыли.
• 80% работы = 20% прибыли.
• 20% клиентуры = 80% дохода.
• 80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

• 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
• 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
• 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.
• …

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
2. Находите время на саморазвитие.
3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

Расстановка приоритетов в жизни. Как правильно расставить приоритеты между делами

Конечно же всем известно, что такое «приоритет»… Это понятие, определяющее важность, первенство. Так вот, попробуйте расположить в приоритетном порядке следующие 5 категорий: ваша работа, вы сами, ваши дети, ваш партнер (любимый мужчина или любимая женщина) и ваши близкие (родственники, друзья).

Для удобства целесообразно представить эти категории в виде таблицы и напротив каждого критерия указать цифру от 1 до 5 в порядке очередности:

Я сам (сама) __________ место
Работа ________________ место
Дети (ребенок) ________ место
Муж (Жена) ____________ место
Родители, друзья ______ место

Если на сегодняшний день у вас нет детей, то это не означает, что вы не отводите им какое-то место в вашей жизни. Тоже самое если вы одиноки, потому что гипотетически вы все равно представляете какое место займет в вашей жизни близкий человек, когда он появится. Отвечать нужно искренне и честно.

А теперь давайте разберемся как это выглядит на самом деле.

На первом месте : Независимо от пола всегда должны находится вы сами (и у мужчин и у женщин). Если человек в порядке, то и другому рядом с ним будет неплохо. В противном же случае – это психология жертвы ставить кого-то выше себя. Проявляется как правило «зависимостью» в отношениях и характерно такое состояние больше женщинам.

На втором месте : У женщины должен быть любимый мужчина или муж. Как только между женщиной и мужчиной встанет кто-то еще готовьтесь к тому, что сразу же могут появиться проблемы. Если вы, милые дамы, действительно хотите близости и теплых отношений, то между вами и мужчиной не должно быть никого, даже детей! Если же ваш муж ставит между вами, например, свою маму, то необходимо правильно и терпеливо, с любовью, объяснить ему, что это не конструктивно для ваших отношений.

У мужчины на втором месте должна быть работа. Да, только так и никак иначе. Не должна быть женщина или дети для мужчины важнее работы. А если женщине не хватает его внимания, то нужно заняться собой и сделать свою жизнь интереснее, соответственно она сразу же станет интересна своему мужчине. В природе же мужчины стремление к достижениям и получению результата. И на самом деле он старается для своей семьи, чтобы семья ни в чем не нуждалась и им гордилась. Гордиться мужчиной очень важно!

На третьем месте: У мужчины конечно же любимая женщина. Не его мама, не его дети от первого брака. Если это место занято кем-то другим, то необходимо мягко и терпеливо объяснить, что рядом с мужчиной может быть только один взрослый. В противном случае гармоничные отношения не получатся.

У женщины на третьем месте дети. Если у женщины правильно расставлены приоритеты и дети не являются приоритетной ценностью по сравнению с мужчиной, то детям в такой гармоничной атмосфере будет легко и уютно.

На четвертом месте: А здесь у мужчины дети занимают почетной четвертое место. И дети от предыдущего брака тоже. Очень часто мужчины вообще не делят детей на своих и не своих. Они все его.

У женщины же на четвертом месте близкие. Это, в первую очередь, родители и родители мужа тоже. Важной обязанностью женщины является строить добрые и уважительные отношения с родителями супруга, а также по возможности сглаживать все конфликты.

На пятом месте: У мужчины друзья и родственники. Если друзья приобретают первостепенную важность – ищите неполадки и проблемы в ваших отношениях. Потому что обязанность женщины по отношению к своему мужчине – стать ему самым близким другом.

У женщины на пятом месте работа. На работу женщина в идеале должна ходить отдыхать, так как самая ее большая загруженность и основная работа в семье. И если рядом с ней есть мужчина, который о ней заботится, то работа приобретает скорее всего вид хобби. Если же работа необходима для пополнения семейного бюджета следовательно женщина плохо работает в семье и недостаточно вдохновляет своего мужчину на достижения, чтобы он мог о ней качественно позаботится.

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов — научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, семье.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

• Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
• Какой области я бы хотел уделять больше времени?
• Где мне нужно тратить меньше времени?
• Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

• Представьте себя и свою жизнь через год.
• Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
• Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях . Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о , но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Неважные и срочное.
• Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.

Задачи А — наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы — это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях — это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по , посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству , уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

• «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
• «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
• «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
• «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
• «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

Здравствуйте, мои дорогие подписчики. Первое сентября — начало нового учебного года, а для некоторых начало новой жизни. Так случилось 10 лет назад со мной. Сегодня мы отмечаем розовую свадьбу, но об этом в одном из следующих обзоров. А пока поговорим о жизни…

Стоя на перепутье, большинство людей начинает размышлять о том, какой путь выбрать. А вы сталкивались с этим? В такие моменты люди долго топчутся на одном месте, ведь они не могут принять окончательное решение. Избежать этого помогут знания, касающиеся того, как расставить приоритеты в жизни и работе в целом.

Осознание важности приоритетов

Вспомните детскую былину об Илье Муромце, где главному герою предстоит сделать выбор, находясь перед камнем: «Направо пойдешь – коня потеряешь, налево – жизнь потеряешь…». Порой такой выбор стоит перед каждым человеком. Вот частые примеры: встать и сделать зарядку, чтобы быть бодрым или поспать подольше, выполнить работу с утра или оставить на вечер и тд.

Справиться с кучей нависших проблем поможет грамотный подход и осознание важности совершения того или иного деяния. Выбор последовательности должен основываться на цели человека и способствовать ее приближению. А вы знаете, почему одни люди становятся успешными, а другие так и не могут приблизиться к своим желаниям? Все дело в неправильно расставленных приоритетах.

Главной особенностью выбора техники расстановки приоритетов служит акцентирование человека на своих жизненных позициях. Представьте себе одинокую женщину, имеющую детей. Представили? Вот и подумайте о том, что важно для нее?

Естественно:

· Здоровье детей, которое напрямую связано с тем, как питаются малыши и что они носят. Если в дождливую погоду пройтись по улице босиком, то на следующий день можно заболеть.

· Место жительства (теплая квартира, а не сарай с дырявой крышей).

· Понимающий работодатель, готовый платить приличную зарплату и отпускать с рабочего места при необходимости.

· Сама женщина (к сожалению, для многих мам их состояние – последний приоритет).

В жизни женщины главным приоритетом должна быть она сама. Недаром говорят: «Наденьте кислородную маску сначала на себя, а затем на соседа, родственника или дитя». Смысл этой фразы заключается в том, что, только защитив себя, можно спасти миллионы жизней.

Получается, что обстоятельства порой вынуждают принимать другие решения, следовательно, все держится на трех «китах»: важность, срочность и стечение обстоятельств. Научитесь работать с ними, и тогда вы станете успешными.

Способы устранения неудач

Для того чтобы стать счастливым, научиться справляться с поставленными задачами и получить удовольствие от жизни, достаточно придерживаться следующих советов:

1. Искоренить проблему определения жизненных ценностей. Для этого нужно провести самоанализ прожитого периода, изобразить карту желаний и поставить цели, способные осуществить ваши задумки.

Оказывается, сделать это не сложно, придется потратить немного времени. Подумайте сами: что важно для спортсмена? Естественно победа, медаль, уважение, следовательно, и в качестве приоритетов у него выступают тренировки, учет замечаний тренера, а не компьютерные игры и просмотр сериалов. Это понятно?

2. Воспользоваться принципом тайм-менеджмента: «Сложные и важные дела выполнять в первой половине дня». Это правило позволяет снять с себя груз ответственно, повысить самооценку и служит некой мотивацией, позволяющей «покорять вершины».

Как вы думаете, что важнее для успешного человека: прочитать новости в социальных сетях или успеть заключить выгодную сделку? Естественно, что второе, однако многие люди страдают проблемой, названной «потом». Эти люди говорят: «еще успею», «у меня много времени», а в конечном итоге начинают винить себя в неудачах и пытаются исправить положение в последний момент. А вы относитесь к этой категории?

3. Ранжирование дел должно производиться в следующем порядке:

• срочный и важные;
• просто срочные;
• особо важные;
• важные;
• второстепенные.

Как произвести это разделение задач? Довольно просто: нужно взглянуть на них, проанализировать фронт работ и произвести оценку. После этого станет понятно, какими вещами нужно занять в первую очередь, ведь, они не терпят отлагательств (лечение болезни, квартальный отчет и тд.).

4. Не бойтесь передавать ответственность. Если вы руководитель отдела, то взвалить на себя все проблемы – не правильное решение. У вас есть подчиненные, особенности, работы которых вы знаете, следовательно, поручите знающему человеку создать программу. Так вы не только выполните задание в кротчайшие сроки, но и сможете продвинуться еще на несколько пунктов своего плана (успеете выполнить парочку дел).

Цените свое время. Если не знаете способы его сохранения, то смело изучите материал тренинга Евгения Попова «Хозяин времени». Там вы сможете найти много полезной информации, а главное, поймете, что успешным стать не так то и сложно.

5. Следуйте составленному расписанию и тогда вы сможете увеличить показатели личной продуктивности, следовательно, стать успешным.

Жизненные приоритеты

Ни для кого не секрет, что для человека существует несколько приоритетов: семья, здоровье, работа, хобби, внешний вид, друзья. Попробуйте расставить их в порядке уменьшения важности. Так вы сможете найти те области, на которые стоит обратить особое внимание (первые три).

Не забывайте о том, что приоритеты постоянно придется пересматривать, ведь их выделение зависит от:

· Возраста человека. Что нужно ребенку? Игрушки, книги, мама, папа. А что важно для двадцатипятилетнего мужчины? Машина, квартира, финансы. Ну а пожилому человеку? Здоровье, отдых.

· Обстоятельств. Не секрет, что появление малыша координально меняет жизненные ценности родителей, следовательно, и их приоритеты. Помимо этого, известно, что пока у человека не возникнет проблема, он не начинает действовать в этом направлении. Это правда.

Люди, взявшие кредит, начинают задумываться о дополнительном источнике доходов, пытаются экономить и мечтают скинуть это бремя. А о чем думает студент в преддверии сессии? Естественно об учебе. Вы согласны со мной?

Расставить приоритеты в жизни порой не просто. Если вы не можете разобраться в себе или вам трудно выбрать ту сферу, которая на данном жизненном этапе важнее остальных, то воспользуйтесь методом «Мемуара Глеба Архангельского».

Суть этого метода заключается в фиксировании ежедневного важного момента. Для кого-то он будет связан со здоровым образом жизни (сделал зарядку, принял контрастный душ), для других с семьей (прекрасный ужин в окружении родных, прогулка в парке) и тд.

Главное правило этого метода – проводить запись того события, которое оставило наибольшее впечатление за целый день (даже если это негатив). Производить фиксацию собственных ощущений нужно в течение месяца, хотя кому-то достаточно и недели.

Пожалуй, это все, что я хотела рассказать о приоритетах и принципах их выявления и расстановки. Остались вопросы? Скорее фиксируйте их на бумаге или оставляйте в разделе «Комментарии». Я с удовольствием отвечу на них.

С уважением, Елена Изотова.

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

Умение расставлять приоритеты как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями. Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

Он снова спросил студентов: — Банка полна? Они рассмеялись и согласились, что банка полная. Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

— Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить, что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» — «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

— Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

Человек, умеющий расставить приоритеты, составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

Запомните главное: в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 год

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

• 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

• 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

• 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

• 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

   Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Как расставить приоритеты для проектов за 5 простых шагов

Независимо от того, на кого вы работаете и насколько велик ваш проект, любому руководителю проекта сложно понять, чем заняться в первую очередь, когда у вас много шансов.

Приоритезация проекта дает вам и вашей команде простой и понятный план работы, которую необходимо выполнить, а также четкие ожидания для вашего клиента или организации. Другими словами, это настраивает всех на успех!

Вот как расставить приоритеты для проектов за 5 простых шагов:

1. Начните расставлять приоритеты по проектам на основе бизнес-ценности
2. Установите приоритеты, определив срочные и важные проекты
3. Оцените собственную пропускную способность
4. Научитесь говорить проектам «нет»
5. Будьте гибкими с процессом приоритезации проекта

1.Начните расставлять приоритеты по проектам на основе бизнес-ценности

Начните с рассмотрения каждого проекта в вашем списке, задав один простой вопрос: как этот проект повлияет на бизнес? Хотя вы, безусловно, хотите принять во внимание итоги организации, вам также необходимо учитывать, как проект повлияет на людей. Например, упростит ли это жизнь нашим клиентам или членам команды?

Имейте в виду, что этот шаг может потребовать разговоров с вашими менеджерами, клиентами или другими ключевыми заинтересованными сторонами.Не бойтесь задавать подробные вопросы, чтобы добиться успеха в проектах, которые принесут наибольший успех.

2. Установите приоритеты, определив срочные и важные проекты

Теперь пришло время сделать еще один шаг в процессе определения приоритетов. Имея в руках свой список важных проектов, вернитесь к нему, учитывая срочность. Легко спутать важность с срочностью, поэтому давайте проведем четкое различие:

• Важный проект приносит пользу вашему бизнесу, независимо от того, чувствуете ли вы его влияние сегодня или спустя годы.
• Срочный проект требует немедленного внимания, чтобы не сбиться с пути или поддерживать бизнес.

Эта матрица тайм-менеджмента, разработанная Стивеном Кови, позволяет легко распределять приоритеты по 4 простым сегментам.

Вот как работать с каждым сегментом приоритета:

• Приоритет 1 — срочно и важно: Сможет ли проект предотвратить остановку бизнеса? Есть ли какой-то жесткий дедлайн, который нельзя пропустить? В первую очередь займитесь этими проектами.
• Приоритет 2 — Не срочно, но важно: Запланируйте время для продолжения работы над проектами, у которых нет немедленных сроков, но которые все равно имеют значение для бизнеса.
• Приоритет 3 — срочно, но не важно: Эти проекты могут требовать быстрого внимания, но не служат общим бизнес-целям. Если такая работа не может ждать, попробуйте делегировать ее.
• Приоритет 4 — Не срочно и не важно: Не бойтесь дать этим проектам загрузку, чтобы высвободить время и ресурсы для более достойной работы.

3. Оцените собственную пропускную способность

Итак, что вы будете делать, если у вас останутся 3 срочных и важных проекта? Если в жесткие сроки победитель не объявляется, тогда взвесьте усилия, которые потребуются для каждого первоочередного проекта.

В TeamGantt нам нравится в первую очередь заниматься более крупными проектами. Таким образом, после этого все кажется быстрой победой. Но если удаление простых проектов помогает вам сосредоточиться на более сложном, дерзайте.

Просто имейте в виду, что штабелирование тяжелых проектов друг за другом может быстро истощить проектную энергию. По возможности старайтесь чередовать большие проекты с маленькими, чтобы ваша команда оставалась свежей и мотивированной.

4. Научитесь говорить «нет» проектам.

Давайте прямо скажем: «Нет» — неплохое слово.Фактически, эти две маленькие буквы могут повлиять на вашу способность добиться успеха в качестве менеджера проекта.

Как бы странно это ни звучало, говорить «да» на каждый проектный запрос — это рецепт риска. Взяв на себя больше, чем вы можете справиться, ваша команда не только упадет на землю, но и вызовет недовольство клиента из-за пропущенных сроков и некачественных результатов.

Хотя отказ от вас может потребовать серьезного разговора, он защищает вашу способность выполнять наиболее важные проекты.И будьте уверены: вы можете отказать клиенту или заинтересованному лицу, не закрывая дверь полностью. Это может просто означать делегирование задач другой команде, у которой есть ресурсы, чтобы выполнить работу вовремя.

5. Будьте гибкими с процессом определения приоритетов проекта

Если вы какое-то время занимались управлением проектами, вы знаете следующее: все меняется. Проект, который когда-то был срочным и важным, может быть проигнорирован внезапной чрезвычайной ситуацией. Заинтересованная сторона может решить, что проект больше не приносит ценности для бизнеса.Ключевой игрок может неожиданно заболеть, что снизит пропускную способность вашей команды.

Как руководитель проекта вы можете гнуться или сломаться. Ваша работа — оставаться начеку и постоянно переоценивать приоритеты проекта, чтобы вы могли при необходимости корректировать фокус своей команды. Узнайте, почему план может помочь вам в этом.

Быстро и легко расставляйте приоритеты в работе с TeamGantt.

Самая сложная часть процесса приоритезации — это выяснить, на что стоит потратить время вашей команды, и посвятить себя только самым ценным, срочным и важным проектам.Как только вы решили, на чем сосредоточить свою энергию, вы готовы составить план и приступить к работе.

И вот здесь TeamGantt может облегчить вашу нагрузку. С TeamGantt вы можете оставаться гибкими при смене приоритетов и держать свою команду и заинтересованные стороны в курсе, чтобы ничего не провалилось и все были довольны результатом.

Хотите испытать TeamGantt? Зарегистрируйтесь сегодня и попробуйте свой первый проект бесплатно!

Как расставить приоритеты для проектов вашей компании

Каждая организация нуждается в том, что я называю «иерархией целей».«Без него практически невозможно эффективно расставить приоритеты.

Когда я только начал работать в BNP Paribas Fortis, например, два молодых и более динамичных банка только что обогнали нас. Хотя мы были лидером рынка в течение многих лет, наши новые продукты были выпущены на несколько месяцев позже, чем у конкурентов — на самом деле, наше время вывода на рынок удвоилось по сравнению с предыдущими тремя годами. За этой проблемой стояла более глубокая проблема: у нас было более 100 крупных проектов (каждый стоимостью более 500 000 евро).Никто не имел четкого представления о статусе этих инвестиций или даже об ожидаемых выгодах. Банк использовал инструмент управления проектами, но отсутствие дисциплины в его обновлении сделало его практически бесплодным. Потенциал, а не стратегия определяли, какие проекты запускать и когда. Если были люди, проект запускался. В противном случае он заглох или был убит.

Расстановка приоритетов на стратегическом и операционном уровнях часто является залогом успеха или неудачи. Но многие организации делают это плохо.

Возьмем другой реальный пример: компания почтовых услуг доставляет посылки клиентам. Как и многие другие почтовые службы, компания изо всех сил пытается выжить в эпоху растущей конкуренции и цифровых заменителей. Руководители высшего звена собрали сотрудников на серии общих мероприятий, на которых генеральный директор попросил их сосредоточить внимание на двух операционных приоритетах: эффективности (сокращение сроков поставки) и удовлетворенности клиентов (обеспечение хорошего впечатления клиентов).

Одна из служащих, Мэри, получила сообщение.И это работало нормально, пока она не разносила посылки и не была встречена у дверей пожилым мужчиной, который попросил ее войти и немного поговорить. Естественным желанием Мэри было провести немного времени с одиноким стариком. Это было бы добрым делом и, несомненно, повысило бы удовлетворенность клиентов. Но потом она замерла. А как насчет эффективности? Если она потратит хотя бы несколько минут на беседу со своим клиентом, сроки доставки пострадают. Что она должна была делать? Тысячи сотрудников этой компании каждый день сталкивались с подобными компромиссами.

Трудное положение типичное. Высшее руководство почтовой компании считало, что они изложили четкие приоритеты, но на самом деле они создали операционную дилемму, возникшую в результате стратегической неразберихи.

Сравните это с другими успешными компаниями. Европейская бюджетная авиакомпания Ryanair, например, абсолютно ясно заявляет, что это операция без излишеств, где эффективность является приоритетом работы, а эффективность важнее обслуживания клиентов. Люди, которые работают в Ryanair, знают, что является приоритетом, и поэтому знают, как распределять свое время на работе.

Расстановка приоритетов увеличивает вероятность успеха стратегических проектов, повышает согласованность и сосредоточенность команд высшего руководства вокруг стратегических целей, устраняет все сомнения для операционных групп, когда они сталкиваются с решениями, и, что наиболее важно, формирует образ мышления и культуру исполнения.

Конечно, иногда лидеры просто принимают неправильные решения; они отдают приоритет неправильному. Но за 20 лет работы на руководящей должности я чаще вижу проблему в том, что лидеры вообще не принимают решений.Они не ясно выражают свои намерения по поводу важного. Короче говоря, они не расставляют приоритеты.

Среди организаций, с которыми я работал, и других организаций, таких как Apple, Amazon, Lego, Ikea и Western Union, у которых очень развито чувство приоритетов, отдача значительна. Компании, которые начинают расставлять приоритеты, могут ощутить значительное сокращение затрат (по моему опыту, примерно на 15%), поскольку менее важные виды деятельности сокращаются, а дублирующиеся усилия объединяются.

Показательно количество приоритетов, признанных организацией.Примечательно, что если аппетит к риску у высшего руководства очень низок (или если они не способны или не склонны делать трудный выбор), они будут иметь тенденцию иметь щедрый портфель приоритетов; они не хотят рисковать несоблюдением требований, упускать рыночные возможности, не обладать новейшими технологиями и т. д. Но по моему опыту, наиболее успешные руководители склонны больше рисковать и фокусироваться на небольшом количестве приоритетов, как лазер. Эти руководители знают, что важно сегодня и завтра.В крайнем случае, это может означать просто наличие единственного приоритета. Чем больше внимания, тем лучше.

Иерархия целей

У меня более 20 лет опыта в определении приоритетов, выборе и управлении проектами. За это время я разработал простую структуру, которую я назвал «Иерархией целей». Это инструмент, который управленческие команды могут использовать, чтобы помочь им определить приоритеты стратегических инициатив и проектов:

• Назначение. Какова цель организации и как ее лучше всего добиваться? Какое стратегическое видение поддерживает эту цель?
• Приоритеты. С учетом заявленной цели и видения, что наиболее важно для организации сейчас и в будущем? Каковы ее приоритеты сейчас и на ближайшие два-пять лет?
• Проекты. На основании ответов на первые два пункта, какие проекты являются наиболее стратегическими и должны быть полностью обеспечены ресурсами? Какие проекты соответствуют цели, видению и приоритетам, а какие следует остановить или свернуть?
• чел. Теперь, когда есть ясность в отношении стратегических приоритетов и наиболее важных проектов, кто лучше всего будет выполнять эти проекты?
• Производительность. Традиционно показатели эффективности проекта привязаны к затратам (например, объему, стоимости и времени). Их намного легче отслеживать, чем результаты (например, выгоды, влияние и цели). Однако, несмотря на трудности, с которыми компании сталкиваются при отслеживании результатов, важны именно результаты. Каковы точные цели, связанные с результатами, которые будут измерять реальную производительность и создание ценности? Уменьшите внимание на вводимые данные и вместо этого сосредоточьтесь на них.

В лучшем случае приоритезация усиливает стратегический диалог и выравнивание на высшем уровне организации, откуда он затем каскадно передается остальной части организации.Как только вы приведете команду руководителей к пониманию этого, приоритеты станут неотъемлемой частью организации и ее корпоративной культуры.

Подумайте о приоритетах вашей организации. Приоритет ли вся ваша разнообразная деятельность в интересах организации в целом? Как наилучшим образом использовать существующие и будущие финансовые и операционные возможности организации? Как изменились бы ваши приоритеты в случае внезапного экономического спада?

Четко сформулированное представление о приоритетах организации помогает согласовать большинство проектов и программ организации с ее стратегиями.Но реальность организации намного сложнее, чем многие предполагают. Иногда стратегические цели неясны или отсутствуют. Часто наблюдается разрыв и несогласованность между корпоративными стратегическими целями и целями различных бизнес-единиц, отделов или функций.

В действительности невозможно согласовать все проекты и программы организации со стратегическими целями. Обеспечение того, чтобы по крайней мере самые важные проекты и программы — скажем, 20 лучших — полностью соответствовали стратегическим целям, является более достижимым.

Применяя Иерархию целей, руководители понимают, что изменение приоритетов — это факт жизни организации. Действительно, каждый раз, когда организация прекращает выполнение приоритета, она становится более сфокусированной. Каждый прерванный приоритет — это возможность научиться и добиться большего успеха в следующий раз. Приоритеты меняются, и при успешном управлении они могут коренным образом изменить организацию, но только в том случае, если высшее руководство сделает трудный выбор.

Быстрые советы о том, как расставить приоритеты для ваших бизнес-проектов

Опора на длительный процесс принятия решений при возникновении потенциального проекта по созданию дохода часто приводит к упущенной возможности.Использование принципов Agile для определения приоритетов бизнес-проектов помогает сделать процесс разработки вашего продукта или услуги более эффективным и действенным, сэкономить время вашей организации и защитить или даже получить прибыль.

Но прежде чем ваша организация приступит к определению приоритетов миссии, важно знать некоторые из основных проблем, с которыми компании обычно сталкиваются, пытаясь определить приоритеты своих проектов.

Общие проблемы приоритизации

1) Неспособность фактически признать необходимость установления приоритетов

Во многих бизнес-средах существует тенденция просто говорить, что независимо от того, что происходит на вашем пути, это должно быть сделано без предварительной оценки его вклада в достижение стратегических целей компании.Если у вас есть способность успевать за всем, отлично, вы можете это сделать; в противном случае вам нужно расставить приоритеты, потому что не все, что встречается на вашем пути, одинаково ценно.

2) Паралич через анализ

Тенденция чрезмерно обдумывать и переоценивать каждую возможность, прежде чем принимать меры, является серьезным препятствием для многих организаций. Действительно ли дополнительный анализ даст вам лучший ответ?

3) Слишком много людей вовлечено в процесс определения приоритетов

В больших группах у вас больше шансов столкнуться с противоречивыми приоритетами и трудностями в достижении консенсуса.Находиться в таком положении — это симптом отсутствия делегирования полномочий и ответственности, что часто приводит к длительным спорам, которые, как правило, выигрывают самые сильные или самые высокооплачиваемые или, что еще хуже, в тупике.

4) Непрозрачность

Должно быть общее понимание того, что ожидается от всех тех, кто участвует в расстановке приоритетов или затрагивается ими; так сказать правила игры. Например, когда люди не согласны с критериями оценки того, как какой-либо проект (или часть проекта) способствует достижению общих целей компании, они будут рассматривать только то, как работа влияет на их местные цели, которые часто оказываются скрытыми. личные.В таких обстоятельствах процесс определения приоритетов не может дать справедливых и повторяемых результатов.

Как лучше расставить приоритеты для проектов

Лучший способ справиться с этими проблемами — иметь очень четкий набор правил для определения приоритетов и основывать их на модели, которая прозрачна, понятна и последовательно применяется . Таким образом вы избежите того, чтобы люди постоянно пытались пересмотреть приоритеты в соответствии со своими индивидуальными потребностями.

Убедитесь, что у есть четкое определение того, кто должен отдавать приоритет и почему эти люди могут звонить.Если некоторые члены вашей команды обладают знаниями и опытом, чтобы принимать более обоснованные решения для компании, не стесняйтесь возложить на них ответственность и полномочия. Вы не только будете более довольны принятыми решениями, но и избежите проблемы, связанной с вовлечением слишком большого количества людей в процесс принятия решений.

Оттуда вам нужно будет определить некоторую форму модели ценности , которую можно использовать для определения приоритетов. Эта модель ценности поможет объяснить ценность проекта для организации.Модель должна учитывать временную чувствительность и факторы риска для каждого проекта. Быстро определить, истечет ли срок возможности, прежде чем ваша компания сможет принять меры, чтобы извлечь из нее выгоду. Согласно принципам Agile, что-то лучше, чем ничего. Не тратьте время на попытки принять «идеальное» решение на основе «идеальных» данных . Лучше примите наилучшее возможное решение, учитывая то, что вы знаете на данный момент, и с достаточно хорошими цифрами. Еще лучше разделите свои проекты на более мелкие части и расставьте приоритеты в них, а не в одном большом куске работы.Если вы сможете это сделать, вы, вероятно, обнаружите, что расставлять приоритеты станет проще.

Учитывайте стоимость задержки

Решения для решения проблем приоритизации могут стать еще более реальными, если руководители проекта смогут рассчитать стоимость задержки проекта. Например, если вы посчитали, во что может обойтись ваша компания вывод продукта на рынок через три месяца вместо трех недель, вы должны количественно оценить стоимость задержки. В коммерческих организациях быстрый способ получить полезную величину затрат на задержку — это рассмотреть четыре фактора, каждый из которых выражается в денежной сумме: увеличение выручки, нераспределенная выручка, предотвращение затрат и снижение затрат.В государственных организациях доход обычно требует иного набора факторов, таких как репутационный риск, качество услуг или покрытие услуг (и, следовательно, их гораздо труднее выразить в денежном выражении).

Если вы можете разбить свои проекты на более мелкие, но все же доставляемые единицы стоимости, вы также можете применить идею стоимости задержки на этом уровне и соответственно расставить приоритеты или изменить их приоритеты. Это позволяет определить, действительно ли вы работаете над самым важным для достижения ваших целей.Именно здесь руководители проектов должны помочь владельцам компаний понять, что расстановка приоритетов по своей сути связана с компромиссами и что присвоение ценности идеям, конкурирующим за ресурсы, является эффективным способом принятия компромиссных решений.

Когда вы однажды расставили приоритеты в своей работе, не останавливайтесь. Приоритезация — это постоянный разговор, а не случайный. Вещи меняются, поэтому будьте готовы к регулярным проверкам, чтобы все были сосредоточены на том, что является наиболее важным с точки зрения стратегических целей организации, и по мере того, как вы извлекаете уроки из уже выполненной работы, чтобы использовать возможности для улучшения своего продукта или услуги на протяжении всего процесса разработки.

Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты. Легче сказать, чем сделать. Особенно, когда кажется, что каждая задача имеет приоритет номер 1 и требует вашего внимания. Вы можете рассчитывать на технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов.Это естественный порядок вещей.

Приоритизация — это процесс определения уровня важности и срочности задачи, вещи или события. Это ключевой навык для любого работающего профессионала, и он абсолютно необходим руководителям проектов. Интеллектуальная расстановка приоритетов — важная часть философии Planning Intelligence LiquidPlanner для согласования людей, приоритетов и проектов.

Одна из самых больших проблем для менеджеров проектов и руководителей групп — это точное определение приоритетов работы, которая имеет значение на повседневной основе.Даже если у вас самое лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «высший приоритет» для любого другого проекта, который упадет.

Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы понять это правильно, нужно много практики и времени.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и вовремя уложиться в сроки, вот 6 шагов, которые помогут определить приоритетность проектов, в которых много движущихся частей.

1. Соберите список всех своих задач.

Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров. Это поможет вам понять, как и когда разумно распределять свое время.

Возникли проблемы с организацией ваших задач в одном центре? Ознакомьтесь с программным обеспечением для управления проектами LiquidPlanner, которое использует интеллектуальную приоритизацию в качестве одного из 6 решений для аналитики планирования.Это помогает командам прийти к более реалистичным оценкам ваших задач, отвечая на вопрос, когда?

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас какие-либо задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если она не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т. Д.).

Выделяйте время, чтобы расставить приоритеты для самых срочных задач в начале дня.Если вы перенесете их на более позднее время, вы рискуете оказаться слишком занятым в течение дня. Расстановка приоритетов на основе срочности также снимает стресс при приближении к сжатым срокам или нагрузкам с высокой нагрузкой.

Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы завершаете работу сейчас. . Не забудьте связаться с любым членом вашей команды, который может помочь завершить работу над зависимостями раньше в тот же день.

3. Оцените ценность своих задач.

Взгляните на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно распознавать, какие типы задач являются критическими и имеют наивысший приоритет над другими.

Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки до написания учебных материалов и т. д. Еще один способ оценить ценность — это посмотреть, на скольких людей влияет ваша работа.В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

Ниже приведены некоторые полезные ссылки для оценки ценности и важности ваших задач.

• Критические приоритеты чувствительны ко времени и имеют большое значение. Сюда входят задачи, связанные с кризисными ситуациями или жесткими сроками выполнения заказов для клиентов.
• Высокие задачи, не зависящие от времени, должны считаться высокими приоритетами . Это задачи, которые предполагают размышление, планирование и сотрудничество.
• Средние приоритеты могут зависеть от времени, но не иметь большого значения. Встречи, переписка по электронной почте и организация проектов могут попасть в эту категорию.
• Низкоприоритетные проекты и задачи не зависят от времени и не имеют большой ценности. Вы можете изменить эти приоритеты позже на неделе или полностью отказаться от них.

4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.

Если вам кажется, что у вас есть задачи, которые связаны с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, для выполнения которого, по вашему мнению, потребуется больше всего усилий.Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала приступайте к более длительной задаче. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более плотных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это. Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка перед тем, как погрузиться в более глубокие воды.

Управлять неопределенностью — тяжелая работа. Если вам нужна дополнительная информация о создании точных оценок проекта, узнайте, как LiquidPlanner использует интеллектуальную оценку с помощью нашего решения для управления проектами Planning Intelligence.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Так что планируйте неожиданное. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить. Работая над такими задачами, постарайтесь спрогнозировать другие требования к проекту, которые будут соответствовать вашим приоритетам, чтобы вы могли лучше подготовиться к тому, что ждет впереди.

6. Знайте, когда резать.

Будьте реалистичны. Вы, вероятно, не сможете добраться до всего в своем списке. После того, как вы расставите задачи по приоритетам и посмотрите свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, должны и можете выполнить в течение дня. Сокращая список приоритетов, сосредоточьтесь на главных вещах, которые принесут вам чувство выполненного долга в течение дня. Затем сделайте глубокий вдох, нырните и будьте готовы ко всему.

Интеллектуальная приоритезация с LiquidPlanner

Когда все кажется номером один в вашем списке дел, это может быть ошеломляющим.Но помните, что не все в вашем списке является или должно быть приоритетным. Вот почему так важно знать, как определять свои приоритеты и различать важные и низкие приоритеты.

С программным обеспечением Planning Intelligence LiquidPlanner приоритеты управления проектами вашей организации учитываются в расписании с самого начала. Узнайте о нашем влиянии на ваш портфель проектов при изменении приоритетов, получив бесплатную учетную запись сегодня.

Приоритет проекта 101

Быть лидером бизнеса — это зачастую постоянная борьба за то, чтобы сбалансировать общие потребности компании со временем, ресурсами и талантами, доступными для удовлетворения этих требований.Хороший менеджер понимает приоритеты каждого отдела, на который влияет работа его команды, и на основе этого составляет лучший план действий, который удовлетворит все вовлеченные стороны.

Однако это непростая задача. Даже лучшие планировщики иногда сталкиваются с конфликтами, и им необходимо изменить свой исходный подход. Если вам нужна помощь в расстановке приоритетов для ваших задач и проектов, следуйте этим советам от членов Совета по технологиям Forbes.

1. Обеспечьте четкое соответствие бизнес-стратегии

Многие компании переживают трансформационные изменения, и им необходимо изменить типы проектов, которые они предпринимают.Тем не менее, многим не хватает необходимой информации для этого, а также им трудно изменить способ принятия решений об инвестициях в проекты. Сосредоточение внимания на том, как проекты поддерживают или улучшают (потенциально изменяющую) бизнес-стратегию, дает важную перспективу при расстановке приоритетов. — Пол Хеллер, Sopheon

.

2. Ранжируйте проекты по степени воздействия и усилий

Приоритезация — это процесс, который зависит от культуры. Итак, сначала создайте культуру, которая ставит во главу угла влияние усилий и понимает правило 80/20.Улавливайте все идеи, так как хорошие — это функция объема. Затем расставьте приоритеты по влиянию / усилию. Стремитесь к легким победам (высокая отдача, низкие усилия) и крупным ставкам (высокая / высокая). Убейте «майбов» (низкий / низкий) и неудачников (низкий / высокий). — Саймон Смит, BenchSci

3. Предвидеть неудачи и оценивать потенциальные убытки

Важно понимать, во что обойдется задержка, если проект будет отложен. Чтобы эффективно расставить приоритеты на основе потребностей или требований компании, важно убедиться, что вы оцениваете ресурсы, необходимые для конкретного проекта, и имеете план действий в чрезвычайных ситуациях.Если вы этого не сделаете, вам необходимо определить, какой проект будет стоить больше всего, а не только с точки зрения доходов. — Санджай Малхотра, Clearbridge Mobile

4. Сначала атакуйте самые срочные и важные проекты

В бизнесе может показаться, что каждый проект является приоритетным. Главное — быстро проанализировать, какие из них наиболее чувствительны ко времени, сгруппировать их и выделить те, которые окажут наибольшее влияние и ценность. Из них я верю, что возьмусь за самую трудную и трудоемкую.Не бойтесь исключать проекты, которые имеют минимальную ценность для вашего бизнеса. — Эрни Брей, AutoClaims Direct Inc. (ACD)

5. Оцените пропускную способность вашей команды

Когда дело доходит до расстановки приоритетов, самое важное — это измерить влияние проекта по сравнению со временем и ресурсами, которые необходимо выделить на него. Твердое понимание ценности каждого проекта для вашей компании в сочетании со знанием пропускной способности вашей команды имеет решающее значение для определения приоритетов.- Зохар Даян, Виббитц

6. Всегда ставьте клиента на первое место

Что окажет наибольшее и самое непосредственное положительное влияние на прямых, косвенных или внутренних клиентов? Проект, обладающий неограниченным потенциалом для клиентов, действительно не имеет потенциала, если он не может быть реализован вовремя, чтобы помочь клиентам. Этот проект должен уступить приоритет тому, который может иметь меньшее влияние, но может быть реализован быстрее и быстрее начнет приносить пользу заказчику. — Майкл Цо, Клаудиан.com

7. Реализация эффективной стратегии делегирования

Сосредоточьтесь на достижении целей и будьте гибкими в своем подходе. Делегируйте должным образом и эффективно, убедившись, что ваша команда понимает, что нужно расставить по приоритетам. Слишком много раз я видел, как компании неправильно расставляли приоритеты и бросали мяч на другую задачу. Обязательно планируйте заранее и выполняйте своевременно. Управляйте короткой и длинной игрой. — Александро Пандо, Xyrupt

8.Учитывайте важные показатели

Каждая компания индивидуальна, и то, что важно для каждой компании, со временем меняется. Самое важное, что нужно сделать в первую очередь, — это определить, на что вы нацелены как компания, а также показатели и KPI, которые позволят вам отслеживать ваш прогресс в этих областях. Затем расставьте приоритеты на основе этих вещей. Допускайте небольшие быстрые победы и не забывайте о показателях для более долгосрочных целей. — Митеш Кария, Зебра

9. Найдите способы уравновесить новые внешние функции с внутренней оптимизацией

Проблема приоритизации проектов часто возникает из-за борьбы между новыми продуктами или функциями для клиентов и необходимостью оптимизировать инфраструктуру и процессы для снижения затрат и содействия росту — а расчет окупаемости инвестиций не всегда делает очевидным, какой путь использовать. идти.Иногда лучшая стратегия в компании с ограниченными ресурсами — найти способ сделать то и другое понемногу. — Крис Кирби, Voices.com

10. Найдите время для проектов, которые поддерживают ваше долгосрочное будущее

Деловые приоритеты часто находятся в противоречии между проектами, которые приносят немедленную финансовую выгоду, и проектами, закладывающими основу для долгосрочного успеха. Нельзя игнорировать потребность в новых функциях и продуктах, привлекающих клиентов. Но не следует пренебрегать безопасностью, минимизацией технического долга, исследованием новых технологий и другими проектами, которые могут окупиться не сразу.- Вик Патель, Nexcess

Приоритезация и выбор проектов

— полное руководство

Приоритезация проектов — основа успешной реализации проектов. Здесь вы согласовываете свои проекты со стратегией. Здесь вы получаете спонсорство и поддержку руководителей. Здесь вы определяете и устраняете отходы.

Плохая расстановка приоритетов приводит к провалу проекта и, в конечном итоге, к упущенным бизнес-целям. При правильном выполнении хороший процесс приоритезации проектов позволит вам стратегически согласовать решения о распределении ресурсов при реализации более успешных проектов.

TransparentChoice — ведущий мировой поставщик программного обеспечения для приоритезации проектов. За эти годы мы кое-чему научились, и на этой странице мы делимся с вами этим уроком. Наша цель — просто помочь вам улучшить бизнес-результаты, улучшив основы приоритизации проектов.

Мы собираемся углубиться в приоритизацию проекта , но не стесняйтесь переходить к любому интересующему вас разделу:

Обзор

Приоритизация проектов — одна из самых важных возможностей для любой организации, которая запускает проекты.Здесь начинается весь успех вашего портфолио.

Приоритет проекта — там, где вы:

• Согласуйте свои проекты со своей стратегией
• определить, какие проекты приносят пользу, а какие нет.
• уравновешивает объем проектов, которые вы выполняете, с вашей способностью реализовать эти проекты
• сфокусируйте всю команду по реализации проекта на преимуществах для бизнеса

Говоря простым языком, расстановка приоритетов — это процесс, в ходе которого вы определяете, какие проекты являются наиболее важными, чтобы вы могли сосредоточить свои ресурсы на успешной реализации этих проектов с добавленной стоимостью.

Это первый решающий шаг в построении сильного и сбалансированного портфеля проектов и в принятии эффективных решений о распределении ресурсов при выполнении этих проектов.

Есть хорошие и плохие способы расставлять приоритеты для проектов. Есть ловушки, в которые можно попасть.

---

Зачем уделять приоритетное внимание проектам?

Многие организации думают о приоритезации проектов как о процессе составления бюджета, но приоритезация проектов — это гораздо больше.

Организации, инвестирующие в стратегическую приоритизацию, приносят на 40% больше прибыли.

Это кажется достаточной причиной, чтобы инвестировать в улучшение процесса приоритезации проектов, но многие организации даже не осознают, что их текущий процесс нарушен; он развивался с течением времени, он работал в прошлом году, так что он будет работать в следующем году.

Окружающая среда вокруг нас постоянно меняется, и если у нас не будет хорошо структурированного процесса распознавания изменений и реагирования на них, и если мы не будем делать это таким образом, чтобы пользоваться широкой поддержкой руководства, то ваша организация потерпит неудачу в своем бизнес-цели.

Это очевидно, но если вы улучшите процесс приоритизации проекта и выберете портфель, который лучше отражает ваши цели и приоритеты, вы получите преимущества в следующих областях:

• Повышение уровня успешности проекта. Проекты, которые хорошо согласуются со стратегией, имеют на 57% больше шансов на успех (данные PMI). Хорошая расстановка приоритетов гарантирует, что ваши проекты будут согласованы и что меньше неудач будет. Отчасти это связано с улучшением спонсорской поддержки руководителей, отчасти с более активным участием «бизнеса» в стратегически согласованном проекте и отчасти с более стратегическим развертыванием ресурсов — мы рассмотрим это более подробно позже.
• Более высокая рентабельность инвестиций. Проекты, которые лучше соответствуют корпоративным целям, естественно, принесут больше пользы организации. Совместите весь портфель, и вы увидите значительный скачок в окупаемости инвестиций. Конечно, ценность означает не только деньги. Ценность может проявляться в самых разных формах и означать разные вещи для разных людей. Измерение «рентабельности инвестиций» не обязательно так просто, как кажется на первый взгляд — это одна из вещей, которая затрудняет правильную расстановку приоритетов.В нашем руководстве по рентабельности инвестиций более подробно рассматриваются проблемы измерения рентабельности инвестиций.
• Повышение качества запросов по проектам. Когда ваши менеджеры понимают стратегические цели вашей организации, они согласовывают свои инициативы с этими целями. Они могут обдумывать способы повышения эффективности с учетом этих стратегических движущих сил вместо того, чтобы реагировать на «местные проблемы» — в конечном итоге это приводит к запросам на проекты более высокого качества.
• Исключить устаревшие проекты. Структурированный процесс приоритизации проектов гарантирует, что будут утверждены только хорошо согласованные проекты, и что любые проекты, которые устареют, будут обнаружены раньше. Обычно мы обнаруживаем, что от 10% до 40% портфеля плохо согласованы со стратегией и, следовательно, являются пустой тратой … только представьте, чего бы вы могли достичь, если бы просто прекратили заниматься этими проектами!
• Приверженность проектной команде. Прозрачная приоритезация на основе ценностей означает, что проектные группы понимают, почему их проекты важны.Это укрепляет доверие к портфолио, и люди более полно привержены завершению проектов, как показывают исследования Стэнфордского университета.
• Исполнительное спонсорство. Когда каждый проект тесно увязан с конкретными стратегическими целями или операционными задачами, это помогает поддерживать спонсорскую поддержку со стороны руководства, которая может изменить проект к лучшему.
• Распределение ресурсов. Когда организация берет на себя слишком много проектов, она терпит неудачу.Когда ресурсы ограничены или когда они «проецируют прыжок», они становятся менее эффективными и совершают ошибки. Хороший процесс приоритизации проектов позволит вам «правильно определить размер» вашего портфеля, в то время как наличие четко расставленного списка проектов означает, что ресурсы могут быть более эффективно распределены во время реализации. Это поможет увеличить скорость проекта и снизить риски проекта — этот веб-семинар более подробно описывает.
• Внутрипроектные решения. Каждый член проектной команды принимает решения.Это может быть что-то столь же тривиальное, как дизайн страницы, или что-то столь же фундаментальное, как выбор поставщика, но все эти решения способствуют успеху (или провалу) проекта. Команды проекта могут принимать более обоснованные решения, когда они понимают цели и движущие силы проекта, и хороший процесс определения приоритетов проекта обеспечит эту ясность.

Как приоритезация проектов улучшает показатели успешности проекта

В отчете PMI Pulse of the Profession за 2017 год было ясно, что самые лучшие организации имеют гораздо более высокие показатели успешности проектов, чем все остальные.Например, лучшие исполнители вовремя выполняют в 7,5 раз больше проектов, чем слабые — это просто огромная разница. Ключевым отличием этих организаций от «остальных» является то, что они действительно сосредоточены на стратегическом управлении своим портфелем — они обеспечивают соответствие проектов стратегии и развертывание их ресурсов для поддержки наиболее важных проектов.

Итак, если вы отвечаете за реализацию проектов, приоритетность проектов должна быть вашим первым приоритетом.

Мы можем понять, почему это работает, если взглянуть на статистику. Стратегически согласованные проекты:

• Вероятность достижения бизнес-цели на 57% выше
• На 50% больше шансов финишировать вовремя
• На 45% больше шансов закончить в рамках бюджета

Организации, которым не удается правильно расставить приоритеты, обычно заканчивают тем, что слишком много проектов. Это снижает эффективность вашей команды и увеличивает количество неудачных проектов.

Напротив, приоритезация проектов позволяет вам согласовывать ресурсы для поддержки тех проектов, которые действительно важны для обеспечения их успеха.

Эта бесплатная электронная книга показывает, как можно повысить показатели успешности проектов, просто более эффективно расставляя приоритеты.

Процесс определения приоритетов проекта

Шаг 1. Определение значения

Ваш портфель существует для предоставления организации стратегической ценности, но что означает «стратегическая ценность»? Чье определение мы должны использовать?

Процесс определения приоритетности проектов начинается с объединения ключевых заинтересованных сторон для мозгового штурма (довольно короткого) списка стратегических целей вашей организации.Эти цели становятся критериями для оценки и определения приоритетов ваших проектов.

Эта электронная книга поможет вам начать работу с более чем 80 различными примерами критериев, чтобы ваши творческие соки текли по течению. Он также включает несколько советов для лучшего мозгового штурма: Пример критерия приоритизации проекта

Еще лучше, в этом вебинаре по запросу отмеченный наградами исследователь (и практик) Роберто Каманью делится своими советами и методами определения лучших критериев приоритизации проектов для вашей организации.Это веб-семинар, который обязательно нужно посмотреть всем, кто хочет улучшить процесс приоритизации своего проекта.

Чтобы узнать больше о том, как построить определение ценности, прочтите этот блог: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.

Шаг 2. Оцените критерии

Не все ваши критерии одинаково важны, поэтому их необходимо взвесить.

Проблема в том, что у каждой заинтересованной стороны будет свое мнение об относительной важности каждого критерия. Если вы не потратите время на то, чтобы действительно прийти к соглашению о взвешивании критериев — о том, как будет измеряться ценность каждого проекта, — тогда решения, принятые на основе этих критериев, будут неправильными.

Другими словами, этот шаг является основой для определения приоритетов, выбора и реализации проекта. Сделайте это неправильно, и все остальное потерпит неудачу.

Чтобы узнать больше о взвешивании критериев, прочтите этот блог: Как установить приоритеты для проектов: 4 шага.

Вот еще несколько ресурсов о критериях:

Краткая инфографика, в которой выделяются 4 основных признака, по которым критерии приоритизации вашего проекта просто не работают.

Вебинар по запросу Роберто Каманью по критериям приоритизации проектов.

Шаг 3. Оценивайте и выставляйте баллы для своих проектов

Как только вы узнаете свои критерии оценки, вы можете начать оценивать проекты по вашим критериям и в соответствии с вашим существующим портфелем.

Для этого вам необходимо:

• Получите основную информацию о вашем проекте,
• Оцените каждый проект по критериям,
• Оценка стоимости / ресурсов, необходимых для реализации проекта,
• Оценить риск каждого проекта,
• Сохраните любую другую информацию, которая может вам понадобиться для балансировки вашего портфеля (например,г. организационная единица, влияние изменений и т. д.)

По сути, это документирование и изложение экономического обоснования для каждого проекта (даже если он простой), но при этом делается это таким образом, чтобы позволять количественную, неэмоциональную оценку.

Подробнее: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.

Шаг 4. Составьте список приоритетных проектов

Теперь вы готовы объединить взвешенные критерии и оценку для каждого проекта. Это простая математика.Вы подсчитываете общий балл, используя модель взвешенной суммы (умножьте балл по каждому критерию на вес этого критерия и сложите их все).

Это даст вам оценку — меру общей ценности для организации — для каждого проекта. Если вы правильно вовлекли заинтересованные стороны (см. Шаг 2), теперь вы готовы использовать эту оценку, чтобы начать выбирать проекты, выясняя, как распределить ресурсы на текущие проекты, и многое другое.

Но выбрать проекты не так просто, как взять проект с наивысшей оценкой и выполнить его первым.

Подробнее: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.

Выбор сбалансированного портфеля проектов

Соотношение цена / качество имеет значение

Приоритизация проектов дает вам оценку для каждого проекта. Этот балл показывает, какую стратегическую ценность этот проект принесет вашей организации, но выбор проектов — это максимизация воздействия в мире, где у вас ограниченный бюджет и ресурсы.

В этом мире соотношение цены и качества имеет значение.

Вы можете нанести свои проекты на диаграмму, указав рейтинг приоритета (полученный в процессе определения приоритетов) на вертикальной оси, а стоимость — на горизонтальной оси.Проекты в верхнем левом углу имеют лучшее соотношение цены и качества, чем проекты в правом нижнем углу. Чтобы рассчитать соотношение цены и качества, просто разделите свой приоритетный балл на стоимость вашего проекта.

Ранжирование проектов на основе соотношения цены и качества — это быстрый способ оценить, какой «портфель максимальной стоимости» будет иметь ваши бюджетные ограничения. Однако такой подход дает вам лишь отправную точку для обсуждения с заинтересованными сторонами.

Существуют и другие, более продвинутые алгоритмы оптимизации, которые позволят вам учитывать не только бюджет, но и множество других ограничений… но и это еще не все.

Баланс вашего портфеля

Если вы не можете сбалансировать свой портфель, вы быстро заметите рост количества неудач проектов (и разочарования командой, выполняющей проекты). Когда вами движет только общая стоимость, легко получить несбалансированный портфель. Например, если вами движет только ценность, вы можете (хотя это маловероятно) остаться без поддержки одно подразделение — вряд ли это хорошо!

Балансировка позволяет:

• Сопоставьте выполняемую работу с ресурсами, которые у вас есть для доставки
• Обеспечьте адекватную поддержку всех отделов
• Обеспечьте достижение различных стратегических целей
• Убедитесь, что вы не закончили проект, который включает только очень рискованные проекты.

Ключом к выбору сильного, хорошо сбалансированного портфеля является уверенность в том, что ваши заинтересованные стороны испытывают сильное чувство причастности к модели оценки.Лучший способ добиться этого — использовать AHP для определения приоритетов ваших проектов.

Также важно иметь возможность видеть «баланс» спроса на проект и ресурсов, а также между подразделениями организации, ключевыми темами или ключевыми показателями эффективности и т. Д. Это не только помогает принять лучшее решение, но и стимулирует поддержку и поддержку. ваше портфолио.

Приоритезация проекта, реализация проекта и успех проекта

Пришло время передать ваше портфолио проектным командам для выполнения.Это отличная возможность поделиться с командой своим списком целей / критериев. Это действительно может помочь командам по реализации проектов принимать более обоснованные решения в рамках проекта просто потому, что они знают, чего вы пытаетесь достичь.

Наличие четкого представления о том, какие проекты являются наиболее важными, означает, что менеджеры ресурсов могут принимать быстрые и эффективные решения о распределении ресурсов. Эти решения основаны на данных, а не на том, кто кричит громче всех.

Наличие четкого процесса приоритизации проектов означает, что каждый проект передается команде реализации с четким заявлением о том, для чего предназначен проект, какую ценность от проекта ожидают.Это может быть действительно мощным инструментом, помогающим руководителю проекта управлять масштабом проекта, сокращая расползание объема.

Собирая все вместе, вы теперь, насколько важны проекты, которые хорошо обеспечены ресурсами, имеют четкие цели и сильную поддержку со стороны руководства. Вот почему у хорошо согласованных проектов на 57% больше шансов принести желаемую пользу для бизнеса.

Но это еще не все. Теперь вы можете превратить собрания по корпоративному управлению в обзоры портфолио. Просто обновляйте данные о текущих проектах, добавляйте новые проектные запросы, и вы можете поддерживать свой портфель как стратегически согласованным, так и сбалансированным в среде, где приоритеты и ресурсы могут измениться в одночасье.

Приоритезация проектов — лучшие методы и методы

Прежде чем вы поспешите открыть электронную таблицу, у нас есть предупреждение — ваша модель электронной таблицы не «подходит» для определения приоритетов проектов.

Ученые подробно изучили приоритизацию проектов за последние несколько десятилетий и пришли к выводу, что существует только два «правильных метода» для определения приоритетов.

Их называют:

• Процесс аналитической иерархии (AHP)
• Анализ охвата данных (DEA)

Приоритезация проектов — сложная проблема.У вас есть несколько критериев и несколько заинтересованных сторон, у каждой заинтересованной стороны свой взгляд на то, что является ценным, и неспособность согласовать эти интересы подорвет весь процесс выбора проекта. По мнению исследователей, AHP и DEA — ЕДИНСТВЕННЫЕ методы, которые «подходят» для определения приоритетов проектов.

Так что же произойдет, если вы не воспользуетесь одним из этих методов?

Проще говоря, вы получаете модель расстановки приоритетов, которой на самом деле не доверяют ваши заинтересованные стороны. Если они не чувствуют себя ответственными за вашу модель, если они не доверяют ей, они начнут пытаться «добавить еще одну» или продвигать любимые проекты.Вот почему организации с довольно зрелыми процессами по-прежнему имеют в портфеле слишком много проектов, которые терпят неудачу, и даже выполняются устаревшие проекты.

Как ни странно, мы видим «расточительство», как правило, в диапазоне от 10% до 40% портфеля.

Итак, это не просто кучка ученых, которые тратят время на придумывание новых идей. Речь идет о более надежном увеличении ценности бизнеса и начинается с четкого процесса расстановки приоритетов.

Есть несколько хороших инструментов, которые могут помочь. Программное обеспечение для приоритезации проектов на основе AHP может сделать этот процесс намного более быстрым и простым, чем попытки расставить приоритеты в электронных таблицах.

Другими словами, электронные таблицы взвешивания критериев, матрицы приоритезации и инструменты поставщиков PPM просто не являются хорошей практикой. Следует использовать только AHP и DEA.

Должен ли я инвестировать в расстановку приоритетов проекта или в реализацию проекта?

Смысл выполнения проектов — принести стратегическую ценность вашей организации.Конечно, определение ценности будет варьироваться от организации к организации, но цель выполнения проектов всегда заключается в предоставлении этой ценности.

Есть только два рычага, чтобы увеличить ценность, которую вы предоставляете. Во-первых, вы можете убедиться, что выполняете правильные проекты.

Другой рычаг — улучшить процесс реализации проектов. Кажется очевидным, что для повышения показателей успешности проекта вы должны улучшить свою методологию реализации.

Однако для улучшения реализации проекта необходимо изменить способ работы ваших команд по реализации проекта, а это много людей в вашей организации.Это может включать внедрение новых инструментов PPM, развертывание новых методологий, переподготовку всех ваших команд по реализации проекта.

Короче говоря, это большие вложения. И это медленно.

Напротив, приоритезация проектов — это очень быстрая и легкая победа. Он затрагивает всего несколько человек за пару встреч и может быть реализован всего за несколько недель. Приоритезация также имеет огромное влияние; мы уже убедились, что приведение проектов в соответствие с вашей стратегией значительно увеличивает показатели успешности проектов.

Конечно, вам также необходимо сосредоточиться на методологии проекта, но расстановка приоритетов — это быстрый выигрыш для любой организации, которая реализует проекты.

7 признаков того, что необходимо улучшить приоритизацию проектов

Мы уже рассмотрели бизнес-обоснование для приоритезации проектов, лучшие методы для достижения хорошего стратегического согласования и влияние улучшенного процесса приоритезации проектов на показатели успешности проектов … но как узнать, что у вашей организации есть проблема?

Вот некоторые признаки того, что у вас возникла проблема (вы можете скачать этот список как инфографику — отлично подходит для обмена с вашей командой), представленные в виде обратного отсчета всплывающей диаграммы.

Номер 7: 75% ваших проектов имеют приоритет 1

В под номером 7 стоит «Проблема приоритета 1».

У одного из наших клиентов было портфолио из 80 проектов — вот что он сказал; «Когда 60 проектов имеют высший приоритет, можно сказать, что приоритета нет». Это колоссальные 75% его проектов, отмеченных как Приоритет 1. Неудивительно, что его команда не знала, как распределять ресурсы.

Это может быть крайний случай, но я призываю вас взглянуть на свое портфолио.В частности, посмотрите на самые приоритетные проекты и посмотрите, действительно ли они являются высшими приоритетами . Если некоторые из них не … что ж, пора вам взглянуть на свой процесс расстановки приоритетов.

Номер 6: Ваши проекты устаревают еще до завершения

Под номером 6 идет «Слон в комнате». Он большой, но часто невидимый… просто потому, что его никто не ищет. Но это то, что мы хотим, чтобы вы делали; Взгляните на проекты за последние год или два и посмотрите, сколько из них все еще «действительны».Вы можете быть шокированы тем, сколько из них на самом деле устарело.

Один клиент, с которым я недавно разговаривал, заявил, что около трети их проектов устарели еще до середины года!

Что здесь происходит? Что ж, все сводится к расстановке приоритетов и согласованию. Если вы не расставляете приоритеты для своих проектов, если вы не принимаете решения, соответствующие вашим бизнес-драйверам, вы принимаете решения на основе того, что произошло вчера, или на основе любимого проекта директора.Если это вы, то правда в том, что ваши проекты не становятся устаревшими … вы, , выбираете устаревших проекта в первую очередь.

Вы не одиноки. Оказывается, 78% респондентов в опросе признали, что «бизнес обычно или всегда не соответствует требованиям проекта». Неудивительно, что существует такой высокий уровень морального износа.

Любой устаревший проект — пустая трата времени. И многих из них можно избежать, так что давайте поохотимся на слонов!

Номер 5: Приоритетность проекта носит исключительно политический характер

Под номером 5 стоит тот, который мы называем «кровь на стене!» Возможно, это красочная метафора, но это фраза, которую клиенты используют чаще всего, когда говорят о встречах по определению приоритетов.

Часто исполнительная команда сидит в комнате, и в нее входят несколько спонсоров проекта. Спонсоров проекта забивают до смерти… и большая часть разговоров носит политический характер, а не тематический. Руководители действительно спорят о своем положении в иерархии, своей власти, своем бюджете, своем влиянии.

Это верный признак того, что ваш процесс расстановки приоритетов нарушен. Вы можете это исправить. Один менеджер, который недавно развернул процесс приоритизации проектов на основе AHP, сказал мне, что они ушли от политических баталий и теперь наслаждаются «конкретной дискуссией о конкретной точке зрения или факте, а не политической дискуссией.» Прохладный!

Номер 4: Вы не можете записать список критериев приоритизации

Ладно, держу пари. Но разве это тот же список, который записал бы Фред в бухгалтерии? Или Джоан в продажах? Не думал.

Если вы не можете сказать, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих проектов, если вы не согласны с тем, как измерять стратегическую согласованность … ну, вы не можете расставить приоритеты.

Фактически, наши клиенты говорят нам, что процесс создания приоритетного списка критериев является наиболее ценной частью всей их программ PMO.Действительно!

Один клиент, с которым я недавно разговаривал, сказал об этом так; «У нас были очень важные обсуждения с исполнительным советом о приоритетах, которых у нас не было бы год назад. Мы вовлекаем бизнес и заставляем менеджеров смотреть на всю компанию, а не только на свой отдел. Все остальное вытекает отсюда ».

Номер 3: Ваши департаменты устанавливают собственные приоритеты

Под номером 3 звучит старый фаворит: «Давайте передадим владение отдельным отделам».Позволяя им расставлять приоритеты в своих проектах, их выбор наверняка будет отражать потребности ребят на местах…?

Проблема в том, что вы получаете разрозненный портфель, который отражает локальные движущие силы, а не общие стратегические цели… если вам повезет. К сожалению, менеджеры отделов обычно не являются экспертами в определении приоритетов ИТ-проектов, поэтому проекты, которые они выбирают, не имеют должного приоритета, и мы снова вернулись к исходной точке!

Когда вы позволяете отделам выбирать свои собственные проекты, вам также приходится решать вопрос «как распределить бюджет между отделами?» Тот факт, что в одном отделе работает больше сотрудников, не означает, что у него всегда должен быть больший бюджет на проекты.

Тот факт, что объем продаж продукта A вдвое превышает объем продаж продукта B, не означает, что их бюджет должен быть вдвое больше. В этом нет смысла — и я полагаю, что невозможно создать систему для распределения бюджета между отделами без предварительного процесса определения приоритетов на корпоративном уровне.

У одного клиента, с которым я разговаривал несколько недель назад, были списки проектов от каждого отдела, но у него «… не было общего списка, поэтому я использовал свою голову и свой желудок и сделал свое собственное предположение о том, каким должно быть портфолио.Но мне было очень ясно, что нам нужно разработать более сложную модель, чтобы мы могли выбрать хороший портфель для всей компании, а не по одному для каждого из директоров ».

Номер 2: Слишком много проектов для управления

Некоторые люди говорят о том, что у них слишком много проектов, другие беспокоятся о том, что у них слишком мало ресурсов. Это, конечно, одно и то же — дисбаланс между объемом работы и ресурсами, доступными для ее выполнения.

Это действительно токсично и приводит к провалу проекта.Легко понять почему; слишком много проектов означает, что люди меняют работу (неэффективно) и, поскольку они торопятся, они совершают ошибки. Прежде чем вы это узнаете, у вас на руках перерасход средств, просроченные проекты и откровенно провальные проекты.

Если у вас слишком много проектов или слишком мало ресурсов, это связано с нарушением процесса приоритизации. Другой причины нет. . Показатели успешности ваших проектов ниже, чем они должны быть, ваши сотрудники находятся в стрессе, но исправить это довольно быстро и легко: новый процесс приоритезации проектов.

Подробнее: слишком много проектов — полное руководство

Номер 1: Провал проекта выше идеала

Это номер 1 просто потому, что это конечный результат всех остальных.

Академические исследования причин неудач проекта показывают, что около трети неудач проекта случаются еще до его начала.

У проектов, которые соответствуют стратегии, на 57% больше шансов достичь своих бизнес-целей. Слишком много проектов приводит к провалу проекта.Неприсоединившиеся проекты не получают постоянной спонсорской поддержки со стороны исполнительного директора и терпят неудачу …

По оценкам Gartner, успешность проектов составляет около 60%. Они говорят, что если вы хотите выйти за рамки этого, вам нужно сосредоточиться не на деятельности на уровне проекта (шаблоны, методологии и т. Д.), А на деятельности на уровне портфеля, такой как приоритезация.

Лучшие организации достигают показателей успешности проектов, которые намного выше, чем у «остальных» именно потому, что они сосредоточены на активном управлении портфелем, а приоритезация является абсолютно центральной.

Итак, если процент неудач вашего проекта выше, чем вы хотите, пора пересмотреть процесс определения приоритетов вашего проекта.

Начало работы

Эффективная приоритезация проектов — это быстрая победа для любой организации, занимающейся реализацией проектов, но этого никогда не произойдет, если вы не сделаете первый шаг.

Экономическое обоснование для приоритезации высококачественных проектов предельно ясно. Разумеется, выполняйте больше проектов вовремя и в рамках бюджета. Но что еще более важно, приносите бизнесу выгоду чаще и с меньшими рисками.

Лучший способ начать — это проверить работоспособность вашего текущего портфеля. Это поможет установить базовый уровень того, насколько хорошо ваши проекты и ресурсы поддерживают ваши стратегические цели. Аудит — это очень рентабельный способ сделать «потребность в изменениях» видимой, подтвержденной реальными данными. Это также отличный способ обосновать любые необходимые изменения.

Подробнее о начале работы здесь

Бесплатные вебинары

Узнайте больше о приоритезации проектов на этих бесплатных вебинарах.

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО УЧАСТНИКА

Попробуйте WeWork All Access по специальной цене в течение первых 3 месяцев

Узнать больше

В течение рабочего дня задачи часто распределяются по приоритетам (или нет) в соответствии с потребностями других или срочность сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.

Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени.Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одном.

Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обычные задачи должны быть записаны и рассмотрены. Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.

Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть зафиксировано в одном месте.После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться немедленной стратегией управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, над чем вы работаете на самом деле — будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, — поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов.Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т. Д.

Для Алехандро Сереседо, старшего руководителя отдела моды в PR-фирме Another Company и члена WeWork Reforma 26 лет в Мехико, постановка долгосрочных целей — вот то, как он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.

Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что срочно.

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения откладывания на потом.)

4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности

В своей книге 1989 года 7 привычек высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

• Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
• Важно, но не срочно: отметьте время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
• Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
• Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел

Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в тот же день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов

Когда задачи, над которыми вы работаете, не являются особенно сложными, ими относительно легко управлять в тандеме.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, тогда как люди, занимающие должности с низким уровнем власти, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.

Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам поручено извлекать данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вам следует расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Учитывайте усилия

Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую необходимо выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.

7. Постоянно анализируйте и будьте реалистичны

Один из шагов пятиступенчатой ​​методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов является ключом к «восстановлению контроля и сосредоточения».

WeWork Coda в Атланте.

Быстрые советы по эффективной расстановке приоритетов

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно оказаться более сложным — и более напряженным — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.

• Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
• Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо выполнить для их достижения.
• Разбейте большие цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
• Установите четкие дедлайны: Дайте себе полную видимость сроков и установите для себя крайние сроки, когда они формально не требуются.
• Используйте метод «срочное или важное»: Расставьте приоритеты срочно и важным делам; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
• Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
• Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте соперничающих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
• Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.

Расставляйте приоритеты для своего времени и будьте реалистами

Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь лишь определенного количества вещей, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.