Формат встречи что это: Формат встречи — что это?

Какой формат встреч с коллегами вам подходит? Читайте мини-интервью Ваших коллег!

Вы посещаете конференции, семинары и круглые столы больше с целью послушать спикеров или пообщаться с коллегами в кулуарах?

Алексей Большаков, руководитель юридического департамента группы компаний «BASF Россия и СНГ»:

Я посещаю такие мероприятия и чтобы послушать доклады коллег, и чтобы по возможности пообщаться. Но, честно говоря, часто больше полезного удается почерпнуть в ходе неофициального общения, поэтому я очень ценю этот формат.

Никита Душкин, директор юридического департаментаЗАО «Сталепромышленная компания»:

Больше для участия в неформальной части мероприятия. Нередко официальная часть ограничивается тем, что расскажет спикер. А в кулуарах можно не только задать спикеру уточняющие вопросы, но самое главное — принять участие в диалоге, который поможет установить профессиональные контакты.

Илья Мокренко,директор по юридическим вопросам Inventive Retail Group:

Я стараюсь посещать как можно больше семинаров и курсов повышения квалификации. Кроме того, черпаю правовые новости из информации в правовых системах, журналах, из новостных рассылок от консультантов. Но все равно зачастую узнаючто-то важное именно в неофициальной части мероприятий.

Считаете ли полезными организованные встречи юристов вообще без официальной части?

Алексей Большаков, руководитель юридического департамента группы компаний «BASF Россия и СНГ»:

Встречи, где упор делается именно на общение, — это самый правильный формат! Но учитывая, что не все присутствующие бывают знакомы друг с другом, считаю, что определенный «якорь» в виде формальной части должен быть. Много раз замечал, что конференция — это повод встретиться с коллегами по цеху, кого интересует определенная тематика.

Никита Душкин, директор юридического департамента ЗАО «Сталепромышленная компания»:

Конечно. Всегда есть возможность спросить о том, о чем неудобно спросить в формате конференции или официальной встречи. Также неофициальные мероприятия способствуют общему укреплению правовой культуры в стране (увы, но в отличие от западных правопорядков наши юристы менее охотно идут на контакт, полагая, что правильнее жить в мире своей компании).

Илья Мокренко,директор по юридическим вопросам Inventive Retail Group:

Безусловно, неформальные встречи полезны и способствуют росту количества полезных связей в правовой сфере. Можно установить и закрепить взаимовыгодные контакты с коллегами и партнерами в разных областях права. Я, например, стараюсь посещать встречи Legal People Meeting.

Вы практикуете самостоятельную организацию неформальных профессиональных встреч с коллегами узким кругом?

Алексей Большаков, руководитель юридического департамента группы компаний «BASF Россия и СНГ»:

Да, и считаю это очень полезным.Во-первых, можно обсуждение животрепещущих тем совместить с активным отдыхом. Во-вторых, люди более раскованны и откровенны. Это позволяет говорить о сложных проблемах с погружением в детали, которые очень часто обходят в открытом (светском) формате. В-третьих, между людьми возникает больше доверия и готовности помочь советом. Ну и просто очень полезно бывает сопоставить, как одни и те же проблемы решаются в других департаментах.

Никита Душкин, директор юридического департамента ЗАО «Сталепромышленная компания»:

С 2015 года мы начали своего рода эксперимент: практикуем обмен опытом с юрдепартаментами других компаний. Идея родилась не на пустом месте, а как раз из общения в рамках неформальных встреч с коллегами. Могу сказать, что после одной такой встречи с коллегой — руководителем юрдепартамента я перенес в свой департамент некоторые удачные методы коллеги в части внутреннего обучения сотрудников.

Илья Мокренко,директор по юридическим вопросам Inventive Retail Group:

Я стараюсь поддерживать связи с коллегами, в том числе и с бывшими коллегами, через неформальные встречи. Это очень полезно, если нужно обсудить правовые новости и спорные практические вопросы, что называется, » без купюр», то есть в открытую поговорить об острых углах, про которые вряд ли расскажет даже самый лучший спикер в рамках официального доклада на конференции, семинаре и т. д.

Для встречи узким кругом важно, чтобы все участники былиинхаус-юристамиили присутствие коллег из консалтинга не помешает?

Читайте ответы Ваших коллег в рубрике «Управление департаментом» журнала Юрист компании →

10 советов по организации успешного мероприятия

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

—

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Трансформируемое помещение – это уникальный формат площадки под мероприятия.

Трансформируемое помещение – это уникальный формат площадки под мероприятия. | The Great Hall Yakimanka

От качества площадки для бизнес-встреч зависит успех проекта. Важно учитывать формат мероприятия, количество гостей, наличие мультимедийного оборудования для организации презентаций и обращений спикеров, а также десятки других моментов.

Часто на поиски достойного помещения уходят недели. Причины самые разнообразные: не подходит планировка, отсутствуют тихие переговорные комнаты и дополнительные залы, недостаточно места, скудный интерьер, устаревшее оборудование.

Но бизнес не может ждать. Поэтому в эргономике современных конференц-залов появился новый тренд – многофункциональные залы-трансформеры, которые подстраиваются под требования организаторов в зависимости от особенностей и масштаба проекта.

Как выглядит трансформируемый зал

Трансформируемое помещение – это уникальный формат площадки под мероприятия. За считанные минуты единый просторный зал можно разделить на несколько полнофункциональных модулей для эффективного использования рабочего пространства. Такое решение актуально в ряде случаев:

Коллективная дистанционная работа;
Конференции и семинары;
Публичные мероприятия;
Круглый стол и совещания;
Съёмки;
Найм и обучение персонала и т.д.

Главное отличие трансформируемого помещения от традиционных площадок для бизнес-мероприятий заключается в комплексном оснащении. Зал оборудован системами видеоотображения, конференцсвязи, коммутации. Таким образом, Вы в одной аудитории одновременно обустроены концертный зал, кинотеатр, конференц-зал и кабинеты. При этом необходимое оборудование работает в каждой функциональной зоне.

Управление осуществляется с планшета или смартфона через систему «умный дом». Программное обеспечение обеспечивает работу площадки в нужном режиме.

Преимущества зала-трансформера

У трансформируемого помещения есть несколько достоинств.

Универсальная площадка под мероприятия подходит для деловых переговоров и большого саммита, обеспечивая проведение встречи на высоком уровне.
Мобильность и динамичность даёт возможность установить или убрать стены-перегородки, изменяя пространство в процессе эксплуатации. То есть во время кофе-брейка можно подготовить зал к следующему этапу программы.
Эффективное использование пространство и продуманная эргономика позволяет сэкономить на аренде дополнительных помещений.
Современный зал с профессиональным оборудованием подчёркивает Ваше серьёзное отношение к делу и высокий статус компании, способствуя развитию бизнеса.
Предусмотрена кухня для хранения и приготовления блюда для проведения мероприятия с кейтерингом.

Не соглашайтесь на компромиссы. Выбирайте лучшие площадки для бизнес-встреч.

Конференц-связь — что это и как организовать аудио или видео конференцию

Конференц-связь — это одна из функций IP-телефонии, которая обеспечивает одновременное общение двух и более собеседников в режиме реального времени. В зависимости от технологии обмена данными различают два вида конференц-связи:

Аудиоконференции

В этом случае абоненты общаются друг с другом без видеосопровождения. Такой формат используют, если не нужен визуальный контакт со спикером, наглядные материалы не являются обязательными, а у кого-то из собеседников в момент проведения встречи нет интернета. Для аудиоконференции необходим ПК или любой телефон.

Видеоконференции

Если абоненты используют для общения сервис видеоконференции, то все собеседники видят друг друга. В такой ситуации для общения нужен интернет, микрофон и камера. К видеоконференции можно подключиться через ПК, ноутбук, смартфон или любое другое мобильное устройство.

Для чего нужна конференц-связь?

Проведение удаленных встреч

Чтобы провести деловые переговоры с клиентами или партнерами, не надо ехать в командировку и тратить деньги компании. Достаточно договориться об удобном для всех сторон времени и обсудить вопросы онлайн.

Сокращение времени решения задач

В любой момент к конференц-связи можно подключить дополнительных участников, например, сотрудников других отделов или специалистов из аутсорсинговых компании. В результате, время обсуждения бизнес-задач, консультирования и согласования в разы сокращается.

Обучение сотрудников и клиентов

Для обучающих мероприятий компании используют видеоконференции, так как этот формат позволяет поддерживать визуальный контакт со спикером. демонстрировать наглядные материалы, презентации, вести обсуждения в группах, голосовать и т.д.

Проведение онлайн-мероприятий

Подключиться по конференц-связи и стать участником онлайн-мероприятия можно из любого уголка России и мира. Такой формат проведения онлайн-конференций или вебинаров позволяет организаторам увеличить число гостей и спикеров.

Конференц-связь — это не только удобный, но и выгодный с финансовой точки сервис. Для общения можно использовать любое устройство, специальное оборудование покупать не надо. Аудио-конференции являются бесплатными у многих провайдеров, а стоимость видеоконференции зависит от количества участников онлайн-встречи.

Подключить конференц-связь

Принципы и правила фасилитации. Что такое фасилитация

Принципы и правила фасилитации

Легко ли вам вести процесс обсуждения рабочих вопросов? Пленарные заседания, конференции, совещания — любой тип встреч, на которых люди высказываются в строго определенном порядке, неизбежно выключаются из процесса обсуждения в ожидании своей очереди. В результате многие идеи оказываются не озвучены, не все возможности рассмотрены. В лучшем случае люди начинают скучать, а в худшем появляется раздражение и неудовлетворенность результатом. На помощь придет метод фасилитации.

Это инструмент, которым можно пользоваться при проведении совещаний, сессий стратегического планирования, семинаров и воркшопов. Разбираемся в тонкостях инструмента ниже.

Что такое фасилитация

Фасилитация (от англ. facilitate – помогать, направлять, облегчать) – одновременно процесс, группа навыков и набор инструментов, позволяющих эффективно организовать групповое обсуждение.

Цель фасилитации: нахождение верного метода, который позволит группе работать созидательно и результативно. Иными словами, это специальные действия, направленные на организацию групповой работы.

Обсуждение рабочих вопросов обычно происходит в одной или нескольких группах. Групповая фасилитация – процесс, в рамках которого лидер группы занимает нейтральную позицию и не берет на себя принятие решения, а лишь помогает участникам идентифицировать проблемы и принять решение с помощью конструктивного обсуждения. Этим лидером и будет фасилитатор.

Кто такой фасилитатор

Личность фасилитатора – уже мощный инструмент влияния сам по себе. Это тренер, который обучен технологиям эффективной коммуникации. По мнению Тони Манна (автор нескольких книг по фасилитации), фасилитатор должен уметь:

- направлять и структурировать дискуссию в нужное русло;
- отбирать действительно удачные решения группы;
- брать на себя риск, выходить самому и выводить участников фасилитации из зоны комфорта;
- работать с разного рода группами;
- ориентироваться во всех форматах бесед и встреч;
- сочетать разные инструменты и техники в процессе работы с группой;
- быстро реагировать на изменение обстановки, затруднения участников – и, соответственно, быстро их преодолевать;
- противостоять стрессу;
- открываться людям, мотивировать их на личностные изменения.

Профессионал превыше всего ставит интересы группы, отказываясь от собственной экспертизы, не позволяет участникам увязать в обсуждении, но в то же время и не форсирует события и не оказывает давления на участников. Он несет ответственность за организацию обсуждения, позволяющую участникам всецело сфокусироваться на содержании объекта дискуссии.

Важно! Фасилитатор поддерживает конструктивный диалог и оказывает одинаковое внимание всем участникам обсуждения, эффективно управляя дискуссией, но не вступая в нее. Результатом такой встречи является принятие группой лучшего из возможных решений.

Отличие фасилитации от модерации

Существуют разные взгляды на то, что такое фасилитация и модерация. Одними экспертами они признаются как одинаковые процессы, а различие в терминах объясняются разным языковым происхождением (модерация – немецкое, фасилитация – английское). Другие специалисты находят эти процессы смежными, но имеющими различия:

1. Фасилитация буквально означает “облегчение”, модерация – “обуздывание”. Модерация – более жесткая технология. У нее определен формат – беседа, в ходе которой нет возможности отвлечься на другую тему.
2. Фасилитация – гибкая технология. В процессе применяются множество различных техник и инструментов: зарисовки, коллажи, даже конструкторы Лего. Участники не ограничены одной темой.
3. Модерация используется в формате встречи: “обсуждение проблемы”, совещание у руководителя.
4. Фасилитация подходит для решения конфликтных ситуаций, при принятии сложных решений и внедрении новых технологий.

Пять правил фасилитации

Проведение фасилитации подразумевает использование принципов, которые исходят из поставленных целей и задач.
Существуют 5 правил фасилитации:

- исследование процесса в противовес всеведению;
- открытость и искренность к людям;
- все участники процесса равны;
- каждое мнение важно;
- все люди умны и могут эффективно решать задачи.

Техники фасилитации

Инструментов фасилитации много, но существует несколько базовых техник:

1. Future Search (“Поиск будущего”). Технология используется, когда различным заинтересованным подразделениям компании необходимы общая основа для сотрудничества и создание будущего всей организации.
2. Work Out (“Выход за рамки”). Метод используется для разработки инновационных способов взаимодействия, преодоления бюрократизации компании, усовершенствования бизнес-процессов и способности достигать результатов, необходимых компании.
3. Brainstorming (“Мозговой штурм“). Метод применяется, когда необходимо суммировать имеющуюся информацию и найти новые, свежие идеи.
4. Polarization of opinion (“Поляризация мнений”). Метод применяется, когда необходимо уменьшить/«вылить» негативное отношение к теме, которая будет обсуждаться дальше; необходимо определить пессимистичный и оптимистичный прогноз развития ситуации.
5. Open Space (“Открытое пространство”). Метод используется, когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы. Шаги техники вытекают один из другого, как на схеме ниже:

Фасилитация в бизнесе

Фасилитация активно используется при проведении совещаний, круглых столов в компаниях и корпорациях. Что фасилитация дает в этом случае?

1. Повышение эффективности деятельности сотрудников.
2. Увеличение мотивации персонала.
3. Развитие интеллектуального потенциала сотрудника.
4. Создание безопасного психологического пространства.
5. Внедрение новых технологий в бизнес.

Успешная фасилитация — это совместная качественная работа как участников, обсуждающих по-настоящему важные для них вопросы, так и фасилитатора, принимающего темп и уровень, на котором находится группа и использующего тщательно подобранные инструменты. Именно это позволяет получить максимальный результат.

Читайте также:

вчерашний день или эффективный инструмент PR-работы?

– В автобизнесе проводить официальную пресс-конференцию есть смысл тогда, когда инфоповод инновационен и значим не только для самой компании, но и для отрасли в целом. Раскрытие годовой отчетности уже никому не интересно, а вот вывод на рынок принципиально нового продукта, запуск госпрограммы или открытие автосалона с большой вероятностью заинтересует СМИ. Мы традиционно собираем конференции, когда открываем новые дилерские центры. Там присутствуют представители нашего холдинга, автопроизводители, члены автомобильного сообщества. Отрасль довольно узкая, журналисты и ТОПовые персоны знают друг друга и, как правило, проблем с тем, чтобы собрат СМИ не возникает. Кроме пресс-конференций мы используем менее масштабные программы – пресс-брифинг, бранчи, пресс-подходы, рассчитанные на 8-15 журналистов. Этот инструмент хорошо подходит для менее масштабных мероприятий – презентаций новых автомобилей, развлекательных клиентских мероприятий, в которые интегрирована пресс-часть, и т.п.

Последнюю пресс-конференцию мы проводили в конце 2017 года на открытии автосалона АвтоСпецЦентр Nissan Внуково, она собрала порядка 30 представителей СМИ, если бы не территориальные особенности локации, можно было бы рассчитывать на 40-50 человек. При этом последний пресс-брифинг мы проводили весной, когда подводили итоги кобрендинговой акции с партнерами. В среднем у нас получается по 1-2 масштабных пресс-конференции в год плюс 3-5 брифингов-завтраков. В этом году мы хотели провести итоговую пресс-конференцию, но изменения в составе ТОП-менеджмента компании привели к тому, что мы отменили это мероприятие.

Конечно, пресс-конференции давно потеряли свою первостепенную суть – получение информации первыми из первых уст. Сейчас это скорее теплые встречи профильных журналистов с представителями отрасли и друг с другом, дополнительный повод собраться, пообщаться, ну и конечно задать интересующие вопросы по теме. В последние годы многие редакции максимально оптимизировали штат сотрудников, часть журналистов пишут на несколько разных тем. При этом компании проводят достаточно много пресс-мероприятий, иногда даты и темы пересекаются, и журналисты выбирают, куда им пойти. Если тема действительно актуальная, то СМИ придут на пресс-конференцию вне зависимости от дня недели и времени. Если же тема мероприятия второстепенна, журналисты могут не прийти, поскольку вся информация сейчас день в день направляется в СМИ в формате пресс-релиза. Т.е. если нет необходимости в эксклюзиве, то мероприятие можно пропустить и разобрать накопившиеся в редакции дела.

Для того чтобы «заманить» журналистов на мероприятие, тема которого не слишком инновационна, однако необходимо присутствие СМИ, следует организовывать эвент, включающий в себя не только официальную часть, но и развлекательную программу, фуршет, подарки. При этом надо понимать, что развлекательная часть журналистам также приелась – поэтому я рекомендую подбирать необычные мастер-классы и выступления, дарить полезные подарки, кормить вкусной едой и угощать хорошими напитками. Плюс выбирать интересную площадку с хорошей транспортной доступностью, либо организовывать трансфер. Если мероприятие проходит в выходной день, я стараюсь организовывать эвент «для всей семьи», куда журналисты смогут приехать с детьми или друзьями и не только поработать на официальной части, но и просто хорошо провести время.

Выход нужных публикаций – только фоллоу-ап и обзвон журналистов по итогам. Конечно, сначала мониторинг, чтобы зря не дергать людей. Но даже если журналист посетил мероприятие, нет никаких гарантий, что выйдет публикация. Все зависит от полученного контента, от собственной позиции журналиста и его отношения к инфоповоду, а также довольно часто от его взаимоотношений с пресс-секретарем компании. Иногда мои коллеги говорят мне, что я на мероприятиях только ем, пью и развлекаюсь с журналистами. Но это не совсем так, я выстраиваю дружеские отношения со СМИ, что очень важно в нашей профессии, а лично для меня важно, чтобы эта дружба была искренней.

Я думаю, что онлайн-конференции в ближайшее время не смогут заменить очные встречи. Как я уже сказала, сейчас пресс-конференция – это не только официальная часть, но и живое общение и повод встретиться со знакомыми и представителями отрасли. Смысла проводить онлайн-конференции я не вижу – в подобном формате можно просто разослать пресс-релиз и ждать обратной связи (опять же онлайн, по почте или по телефону) от заинтересованных СМИ. К тому же качество связи при онлайн-конференциях зачастую оставляет желать лучшего, теряется половина звука, тормозит изображение и пр. Подобные помехи очень мешают участию. Мне еще хочется сказать пару слов про регионы, потому что там большую роль играет коммерциализация бренда. Многие региональные редакции, прикрываясь законом о рекламе, пытаются вынудить компании на платные размещения по итогам пресс-конференций и в противном случае отказываются отправлять на них журналистов. Личное общение и подарки журналистам тут, как правило, не работают, т.к. «подкупать» надо всю редакцию, а не одного человека. Но и здесь есть выход – заручившись поддержкой локальных органов власти, можно обеспечить явку СМИ на пресс-конференцию, и публикации новостей по теме.

Достаточно пригласить кого-то из уважаемых представителей местной администрации выступить в качестве спикера на мероприятии, что они делают обычно довольно охотно.

Формат — это… Что такое Формат?

формат — а, м. format f., &GT; нем. Format. 1. Размер книги, листа, карточки. БАС 1. Многие думают, что лучше взять самые верные и раскрашенные списки, также меру. формат манускрипта, число листов и прочие подробности. 1805. АМ 3 613. Тут же на деревянном … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФОРМАТ — (фр. format, от лат. forma форма). Размер, величина листа бумаги, книги и т. п. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФОРМАТ размер, форма, величина. Полный словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка

Формат — в ГИС способ машинной реализации представления пространственных данных. Различают векторный и растровый форматы представления пространственных данных. См. также: Представления пространственных данных Финансовый словарь Финам. Формат Формат… … Финансовый словарь

ФОРМАТ — ФОРМАТ, формата, муж. (от лат. forma). 1. Размер книги, листа, карточки и т.п. Книга большого формата. 2. Длина и высота полосы набора, длина строки (тип.). Соблюдать формат. Нарушить формат. 3. Образец для копировки (спец.). Толковый словарь… … Толковый словарь Ушакова

формат — См … Словарь синонимов

формат — Определенная организация (или макет) текста в печатном виде или отображенной на экране форме, или записанного на носителе данных. [ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004] формат Способ расположения и представления данных на носителе информации [ГОСТ 7.0 99] … Справочник технического переводчика

формат «B» — формат «B» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат листов бумаги. Базируется на формате наибольшего размера B0 (1414х1000 мм). [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN… … Справочник технического переводчика

формат «C» — формат «C» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат конвертов, соответствующий формату A для листов бумаги. [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN C seriesC sizes … Справочник технического переводчика

формат Е — Формат, который используется в экспоненциальном представлении чисел. Здесь буква Е обозначает сокращение от слова «Exponent». [Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике Э. Якубайтиса] [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики… … Справочник технического переводчика

ФОРМАТ — (от лат. formo придаю форму) в полиграфии линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, книжного блока и т. п., выраженные в метрических или типометрических (см. Типометрия) единицах … Большой Энциклопедический словарь

✍ Как писать протоколы собрания [+5 бесплатных шаблонов]

Протокол собрания — это официальная сводка того, что произошло во время собрания.

Они служат в качестве плана, письменного отчета для всех, кто не может присутствовать, и для использования в будущем. Протоколы документируют, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протокола собрания протоколы являются важным средством коммуникации для вашей организации.

В этом руководстве вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных и неформальных протоколов встреч.У нас есть ряд шаблонов, передовых практик и ответов на общие вопросы.

О чем идет речь (содержание):

Примеры — Примеры протоколов встречи
Советы — Советы по составлению протоколов встреч
Шаблоны — Бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Hugo
Часто задаваемые вопросы — Часто задаваемые вопросы о заметках

Что следует включать в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

Название группы, на которой проводится собрание, или самого собрания
Дата и время, а также место проведения или конференц-зал, если применимо
Кто присутствует и кто ведет протокол
Встреча повестка дня
Какие решения были приняты и кем
Предложения и подсчет голосов (если применимо)

Примеры протоколов, составленных на собрании

Чтобы проиллюстрировать, что такое протокол собрания, ниже представлены два образца документов, созданных на основе шаблонов.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть бесплатные шаблоны протоколов встреч 5, которые вы можете загрузить в виде профессиональных документов Word, скопировать как документы Google или просто скопировать и вставить из них. Эти шаблоны также доступны из бесплатной библиотеки шаблонов в вашей учетной записи Hugo.

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания

ACME Corp.
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2021 года в офисах Компании.

Присутствие
– Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
– Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
– Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего собрания от 5 августа было внесено Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет о продажах и развитии бизнеса
‍Марк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято; опционные гранты были одобрены, как представлено в Приложении. А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

Пример протокола неформальной / простой встречи

Минут: контрольная встреча по проекту

Наша цель
Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс в достижении ключевых показателей эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

Сроки / этапы Стратегия
должна быть готова к развертыванию к 4 кварталу 2021 года.

Круглый стол по обновлению проекта

Граб

Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих ключевых показателях эффективности.

Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.

Кристина

Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.

Работа с аудитом текущих источников данных CS.

Мишель

Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия на пути и риски

Roadblock: Кристине требуется обратная связь по информационным панелям, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.

Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

Следующие шаги

@Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.

@Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.

@Christina проверить статус текущих источников данных CS до 8 июня.

Как писать протоколы собрания — основы

✅ Выделите минуты в реальном времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде наброска. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Пишите протокол, как если бы вы журналист. Задокументируйте, что происходит на встрече.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет всего сказанного.

✅ Заполните документы протокола собрания, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы могли догадаться, при составлении минут необходимо соблюдать баланс. Вы должны составлять протоколы кратко, но при этом обеспечивать достаточный контекст для использования в будущем.

Помните, часто бывает принято просматривать заметки о собрании в начале следующего собрания. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве записывающего на собрание, — это вопрос суждения.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных наблюдений при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные записи, вы можете это сделать. Но протокол собрания должен содержать фактическую запись того, что обсуждалось.

✅ Используйте шаблон протокола собрания для правильного формата.

Если вы пишете официальный протокол встречи, следуйте определенному формату.От профсоюзов, школ, городских и окружных управлений и других, возможно, потребуется следовать Правилам порядка Роберта.

Но с неофициальными протоколами встреч у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Чего не включать

Сложным аспектом ведения протокола собрания является сдержанность — выбор не только того, что включать в протокол, но и того, что следует опустить.

🚫 Не пытайтесь записывать все дословно. минут — это не транскрипция; они резюме. (Если вам нужна дословная транскрипция, см. Лучшее программное обеспечение для записи встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время встречи у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема обсуждения (например,g., «Обсуждение бюджета на 2021 год») вам не нужно делать лишнюю заметку в протоколе, например «Обсуждался бюджет на 2021 год».

🚫 Не пишите заметки от руки. Поскольку протокол является записью того, что произошло на собрании, с тех пор следует использовать цифровой формат. В конечном итоге эти заметки о встрече необходимо сохранить и поделиться ими.

Дополнительные советы: уловки для более быстрого ведения заметок

Во время разговора может случиться много чего, и ведущему может быть трудно уследить за ним.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть одна подсказка для заметок, которая сэкономит вам массу времени, это сокращение имен участников встречи.

💡 Используйте сокращения там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезны. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Каждый раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы записывать все слова, мы просто пишем BTT.

💡 Используйте фрагменты предложений, если они все еще имеют смысл. Нет нужды в совершенной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель».

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты.

‍
Бесплатные шаблоны протоколов заседаний
Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов обоих типов. Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы направлять свои письма. Но помните: для ваших встреч может потребоваться другая информация. Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть написать протокол встречи так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В правом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Получить этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

Шаблон документа Word

Документ Google (Сохранить копию)

Шаблон протокола встречи в Hugo ( Бесплатная учетная запись)

Шаблон официального протокола собрания

Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются в соответствии с Правилами работы Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Еще поправьте. Если в вашей организации раньше использовались протоколы встреч, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом. Вносите улучшения по своему усмотрению.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
Встреча [тип встречи] [название организации] была проведена [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]

Гостей: [указать имена гостей]

Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движение

Предложение [имя] и поддержано [имя], [изложившее здесь движение]. Ходатайство [поддержано или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Шаблон протокола неформального собрания

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки собрания.

Не стесняйтесь создавать его по своему усмотрению, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

Шаблон протокола неформальной встречи

Тип встречи
Отметьте все подходящие варианты.

Обновление

Обсуждение

Решение

Цель
‍ Запишите здесь цель встречи.(Например, обсудите результаты деятельности агентства и решите, стоит ли продлевать срок еще на один год.)

Повестка дня

Позиция первая

Позиция два

Позиция три

Следующие шаги

Шаблон простого протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце неформального протокола собрания в верхней части этой статьи:

Контрольная встреча по проекту

Наша цель
Повторить цель проекта

Сроки / этапы
Включить в повестку дня основные этапы

Круглый стол по обновлению проекта

-5 обновлений здесь, в повестке дня

Обобщите 1-5 обновлений здесь, в повестке дня

Препятствия и риски

Где вы заблокированы? Чем может помочь команда?

Следующие шаги
Шаблон протокола собрания персонала

Планируется ли у вас общее собрание персонала? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

Совещание персонала «Все руки»

Видение компании

Начните каждый раз с повторения видения компании — где мы находимся, во что мы верим и куда мы идем.

Ключевые показатели

Посмотрите на высокоуровневые показатели и объясните, что они означают в контексте бизнеса и рынка в целом.

Обновления для клиентов / сотрудников

Приглашайте руководителей из групп / отделов для кратких обновлений.Сосредоточьтесь на высокоуровневых идеях и анекдотах клиентов.

Постарайтесь включить новые знания — что прошло хорошо, а что нет, и как это меняет ситуацию.

Глубокое погружение (важные темы и масштабные изменения)

Необязательный пункт повестки дня для того, чтобы время от времени углубляться в то, что происходит в компании. Примеры включают изменения в стратегии, позиционировании и найме / реструктуризации.

AMA (Спросите меня о чем угодно)

В конце встречи оставьте время, чтобы ответить на вопросы сотрудников.

Признательная награда

Многим компаниям нравится чествовать команды или отдельных лиц во время их All Hands. Часто эти награды назначаются коллегами, а не руководителями.

Шаблон протокола собрания команды

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих встреч нашей команды.

Шаблон встречи команды

Объектив
Какова цель этой встречи группы? Включите любые цели и темы для обсуждения. ‍

Повестка дня
Есть ли у этого собрания заранее запланированная повестка дня или структура? Включите его сюда для удобства. ‍

Очки обсуждения
Обобщите все важные темы для обсуждения здесь. ‍

Основные выводы
Каковы были основные выводы этой встречи группы? Включите ключевые принятые решения, отчеты о ходе работы и любые возможности, проблемы или опасения, которыми следует поделиться с коллегами. ‍

Прочие важные примечания
Есть ли другая ценная информация, которой стоит поделиться? Это не обязательно должно иметь прямое отношение к теме встречи. ‍

Поделиться
Перечислите всех отсутствующих ключевых заинтересованных сторон и другие отделы, с которыми следует поделиться этой информацией. ‍

Принять меры
Уточните следующие шаги, кто их выполняет и когда они должны быть выполнены.Отметьте эту информацию здесь, чтобы поделиться и назначить. ‍

Последующие действия
Как мы будем оставаться на связи и быть в курсе прогресса? Нам стоит назначить еще одну встречу?

Протоколы заседаний Часто задаваемые вопросы

Как вы составляете задачи?

При добавлении задач и элементов действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенная ошибка, позволяющая сэкономить время, — слишком кратко указать задачу, забыв включить в элемент действия часть «действие».

😒 Плохо: данные за 2021 год

😀 Хорошо: получить данные за 2021 год, чтобы поделиться с командой

⚡ Назначьте каждое действие ответственному за . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, иначе эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не указывайте больше необходимой информации . Ответственное лицо должно отслеживать детали. Эти детали не должны загромождать заметки о встрече.

⚡ Отметьте срок платежа, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто произвольная дата, например одна неделя, помогает создать срочность для выполнения задачи.

⚡ Уточняйте выполнение пунктов на следующем собрании. Если обновления статуса по пунктам действий пока не поступали, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что пункты действия были выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола может быть множество людей:

Участник собрания

Участник, который не будет вносить свой вклад, но знает информацию

Профессиональный делопроизводитель

В формальных ситуациях , делающим заметки часто бывает секретарь, помощник руководителя или администратор.

На менее формальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем. Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Каков правильный порядок повестки дня?

Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

Минуты с предыдущего собрания

Отчеты

Ситуации, зависящие от времени

Незавершенные дела

Общие вопросы

Новые дела

Если вы не соблюдаете строгие парламентские процедуры на своих собраниях, многие из этих советов по-прежнему будут полезны.Начните с переноса любых обсуждений с предыдущей встречи, а также больших дискуссий или дел, требующих срочного решения. Более второстепенные пункты повестки дня оставьте на конец.

Как составить идеальный план встречи?

‍
Идеальная повестка дня — краткая, но описательная. Он предоставляет всю необходимую информацию, не будучи настолько длинным и громоздким, что никто не захочет его читать.

Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

Подготовьте повестку дня перед собранием; минимум за 24 часа.

Четко определите цель встречи, чтобы все знали, зачем они на нее.

Расставьте приоритеты по пунктам повестки дня в зависимости от их важности.

Перечислите темы для обсуждения как вопросы, на которые необходимо ответить.

Выделите разумное количество времени для каждой темы.

Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.

Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и прийти подготовленными.

Дополнительные советы по составлению эффективных повесток дня собраний см. Здесь.

Какой формат шаблона лучше всего подходит для протокола собрания?

Следует ли вам использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов встреч?

При выборе типа файла или документа для встречи наиболее важным фактором является то, как вы будете сохранять и делиться своими протоколами.

Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют те же ограничения, что и шаблоны для протоколов собраний — для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг.Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

Кроме того, обычные файлы, такие как Word Docs и PDF, необходимо бережно хранить в облаке, обращая внимание на то, чтобы не возникало разногласий по поводу нескольких версий одного и того же файла.

Часто протоколы собраний также отправляются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где протоколы собраний находятся в прямом эфире. Протоколы также следует хранить где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

Лучшим решением часто является облачный тип документа, например Google Doc. Еще лучше — это документ в бесплатной системе управления встречами, такой как Hugo, где заметки легко делятся (или остаются конфиденциальными) и автоматически организуются.

В каком времени следует составлять протокол собрания?

Прошедшая форма.

Протокол собрания — это отчет о том, что произошло на собрании. Их следует читать как описание прошлого, а не как диктор, называющий спортивную игру, как она разыгрывается.

Неправильно: Правление утверждает бюджет на 2021 год.

Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.

Какие сокращения используются в протоколе собрания?

MoM означает протокол собрания.

MM означает протокол собрания.

Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

Как произносится протокол собрания?

Хотя слово «минуты» происходит от понятия «что-то маленькое» или my-newt , «минуты встречи» произносятся как слово «минута времени».

Чтобы сказать: «Пожалуйста, уделите этому собранию несколько минут», вы должны произнести это слово так же, как если бы вы сказали: «В часе шестьдесят минут».

Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

Некоторые официальные протоколы собрания должны быть каким-то образом заверенными, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет распространить. Или, для многих организаций протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

Однако, помимо этих ситуаций, вопрос о том, утверждены ли ваши протоколы или нет, зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

Неофициальные и официальные протоколы

В чем разница?

Официальные протоколы
Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, местные органы власти и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы заседаний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти штата должны делать протоколы собраний общедоступными.Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Или, если вы подали заявку на ссуду ГЧП во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий получение ссуды.

Так как эти типы протоколов собраний требуются для соблюдения требований или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

Неофициальные протоколы
Часто протоколы заседаний гибкие и несколько неформальные.Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вас не подадут в суд, если вы не предоставите всю нужную информацию.

Думайте о неофициальных протоколах собрания как об итогах собрания. Выбор шаблонов и форм, которые вы используете, в конечном итоге зависит от вас. То, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Дополнительные шаблоны бесплатных минут (Word, Google docs) 🙌

Помните, что протоколы ваших собраний нужны для того, чтобы ваша организация стала более продуктивной, прозрачной и эффективной.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будут работать нормально.

Единственный дополнительный документ, связанный с встречей, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, — это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов встреч, из которых вы можете выбирать. Загрузите их в Word Doc или Google Doc (или добавьте их в свою бесплатную учетную запись Hugo) 👇

Так что возьмите нужные шаблоны и будьте готовы сделать ваши встречи еще более значимыми. Если вы когда-либо хотели инструмент для извлечения самая полезная, актуальная информация о встрече, минуты могут стать вашим новым лучшим другом.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты.

6 образцов повестки дня встреч [и более 80 шаблонов]

Вы ищете лучшие примеры и шаблоны хорошо организованных и эффективных повесток дня встреч? Хороший.

Чем лучше вы подготовитесь к следующей встрече, тем лучше она будет проходить. Встречи с повесткой дня обычно заканчиваются раньше, чем встречи без нее.

Плюс, хорошая повестка дня способствует вовлечению и участию в собрании.

Наше исследование показало, что использование повестки дня — это практика встреч, которая коррелирует с тем, чтобы быть счастливее и продуктивнее в целом.

Мы начнем с некоторых общих советов по улучшению повестки дня, но вы также можете сразу перейти к шаблонам ниже.

Шаблоны повестки дня собрания (содержание):

Простое собрание

Совещание команды

Деловое собрание

Еженедельное собрание руководства

Протокол официального собрания

Заседание совета директоров

Заседания без повестки дня являются значительными расходами
Встречи — одна из ваших самых больших затрат, от сотен до тысяч долларов времени и внимания людей.Отнимая так много времени и сил, имеет смысл уделить пару минут, чтобы убедиться, что все время потрачено не зря.

Если вы умножите количество часов и зарплат каждого сотрудника на каждом собрании, вы обнаружите, что собрания — одна из самых больших ваших расходов.
Часовые встречи обычно стоят от 300 до 3000 долларов ».
— Из книги: Жизненно важные встречи

Продуманная повестка дня помогает каждому прийти на встречу, зная:

‍ Какова цель собрание

Что будет обсуждаться

Какие решения необходимо принять

Имея твердую повестку дня встречи, каждый может сосредоточиться.

Независимо от того, как вы организовываете повестку дня собрания и заметки, вы можете использовать эти примеры. Неважно, добавляете ли вы повестку встречи в свое приглашение в календаре, в документ Google, в Word или используете центр заметок о встречах, такой как Hugo, — хотя у каждого подхода к организации повесток дня и заметок есть свои плюсы и минусы.

Но что важнее всего, так это то, что у вас вообще есть повестка дня собрания. Две трети всех встреч не проводятся.

Спланируйте повестку дня следующего собрания, и у вас уже получается лучше, чем у большинства организаторов собрания.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Советы по составлению повестки дня
Для разных типов встреч — будь то собрания персонала, собрания комитетов, проверки проектов, правление встречи или коммерческие звонки — есть общие пункты, которые вы увидите в повестках дня более .

Вы можете думать об этом как о строительных блоках для вашей повестки дня.В зависимости от типа встречи выберите подходящие пункты повестки дня.

Какие типы вопросов есть в повестке дня?
Темы повестки дня обычно делятся на три категории:

Информационные. Обновление или презентация.

Темы для обсуждения. Разговор для понимания проблемы и принятия решения.

Действия. И обновление и обсуждение статуса задачи.

⭐ СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА. Будьте осторожны с тем, сколько времени вы тратите на информационные пункты повестки дня . Слишком много обновлений и длинных презентаций не только скучно, но и не всегда необходимо.

Вместо этого попробуйте поделиться информацией заранее, например, в Google Doc, слайд-шоу или даже видео Loom. Сэкономьте свое драгоценное время на собраниях для занятий, в которых участвуют все, например для дискуссий.

Бесплатное 15-минутное руководство для более коротких, меньших и лучших встреч.

Спасибо! Мы отправили на вашу электронную почту Vital Meetings .

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

«Мои встречи изменились».

—Ник Валури, Zapier

Что должно включать в себя повестка дня?
Вот некоторые из ключевых компонентов повестки дня:

Приветствие и представления

Обзор повестки дня

Презентация

Обновления статуса

Обсуждение

Решение

Вопрос и ответ (Q&A)

Действия ( изначально оставлен пустым)

Ни один из этих основных пунктов повестки дня бесполезен, если не применяется специально к вашему собранию.Вот где , увидев примеры повесток дня собраний по разным темам, поможет вам составить свои собственные повестки дня .

Ниже приведены примерные повестки дня встреч. Мы заполнили их, чтобы дать вам представление о том, как должна выглядеть повестка дня собрания. После загрузки шаблона вы получите пустую версию.

Если вам просто нужны шаблоны для копирования, пропустите эту часть и сразу перейдите к нашей галерее из 80+ шаблонов повестки дня, которые можно бесплатно загрузить в виде Документов Google и Word.

(Эти шаблоны повестки дня также входят в стандартную комплектацию вашей бесплатной учетной записи Hugo.)

Просто помните, как бы вы ни решили загрузить эти шаблоны повестки дня собрания, использовать их. Повестка дня собрания приведет к лучшему собранию, только если вы будете его использовать.

Как составить простую повестку дня?
Лучшая повестка дня встречи — зачастую простая. Простая повестка дня отвечает на два вопроса всем участникам:

Почему я на этой встрече?

Что мне нужно делать на собрании?

Вот три совета по этому поводу.

1. Укажите цель собрания.
‍ Если цель собрания еще не ясна из названия собрания, поместите ее в начало повестки дня.

Не пишите : Развертывание цен.
Вместо этого напишите : Развертывание цены в координатах

2. Используйте глаголы .
В общем, перечислите, что должно произойти, но в виде действий, а не существительных.

Не пишите : наем в 2021 году
Вместо этого напишите : Определите бюджет и сроки найма на 2021 год

3.Добавьте маркеры.
Вместо того, чтобы включать абзацы информации в повестку дня собрания, используйте маркированный список, чтобы перечислить любые области обсуждения или обновления, которые необходимо рассматривать отдельно.

Не пишите : Продажи, маркетинг, проектирование и продукт
Вместо этого напишите :

Продажи

Маркетинг

Инжиниринг

Продукт

Простой шаблон повестки дня встречи

Следуя приведенным выше советам , вы можете использовать этот пример простой повестки дня для различных встреч, особенно коротких, случайных встреч, на которых не так много вопросов для обсуждения или принятия решения.

Пример простой повестки дня собрания

Тип встречи (Обновление, Обсуждение, Решение)
Обсуждение / Решение

Цель
Обсудить результаты деятельности агентства и решить, продлевать ли срок еще на один год.

Повестка дня

Просмотрите результаты деятельности агентства на сегодняшний день и сравните их с контрольными показателями

Обсуждение: Требует ли отсутствие тестов изменений? Стоит ли затрат?

Решение: Продлить ли нам с ними еще на год

Следующие шаги

Позиция первая

Позиция два

Позиция три

Советы по составлению повестки дня командных встреч
Вы регулярно встречаетесь со своей командой.Вне встреч у вас также есть здоровые привычки командного общения.

Поскольку вы встречаетесь со своей командой чаще, чем кто-либо, небольшие улучшения в ваших встречах могут привести к большим успехам. . Один из лучших способов представить эти улучшения — через повестку дня собрания.

Всегда указывайте цель или цель собрания
Мы говорили об этом выше, но распространенная ошибка в повестке дня собрания не объясняет, почему собрание существует.

У нас могут быть хорошие привычки встречаться с клиентами и партнерами, но мы можем расслабиться, когда проводим встречи с собственной командой.

Пора проявить уважение к членам вашей команды. У каждой встречи должна быть четкая цель, чтобы каждый, кто приходит, знал , почему они пришли. (Оказывается, людям нравится знать, почему их пригласили на встречу!)

Вот короткое видео, в котором рассказывается, что можно и чего нельзя делать при изложении цели вашей встречи.

Пример повестки дня собрания команды

Пример повестки дня предназначен для общего собрания команды. Часто такие встречи команды являются повторяющимися встречами, которые происходят раз в неделю.

⭐ СОВЕТ ОТ ПРОФЕССИОНАЛА. Если вам нужно принять важное решение, не ставьте его на первое место в повестке дня.

Логика может подсказать вам начинать с самого большого и важного обсуждения на каждой встрече … Но, как и в случае с хорошей тренировкой, полезно разогреться.
Если вам нужно принять какие-то более мелкие решения, может быть полезно начать с них. Это вовлекает всех в обсуждение, а решения принимаются легко, а ставки ниже ».
— Из книги: Vital Meetings

Еженедельное собрание команды

Цель

Просматривайте метрики верхнего уровня, координируйте проекты и обсуждайте актуальные темы.

–

Повестка дня

Celebrate wins

‍

Данные для просмотра

‍

Круглый стол по обновлениям

Имя

Имя

Имя

‍

Темы обсуждения

‍
000
Действия

Образец повестки дня деловой встречи

Вот пример повестки дня встречи, которая может охватывать темы от разных людей и отделов.Этот гибкий шаблон повестки дня позволяет членам команды добавлять свои собственные пункты повестки дня в список.

Обратите внимание на ту же повестку дня: обновления ограничены двумя минутами на человека. Делайте обновления короткими. Если кому-то на встрече нужны подробности, они могут спросить, когда встреча закончится.

Еженедельное собрание команды

Скажи привет

Убедитесь, что все здесь, и попросите писца-добровольца.

Начало каждой встречи с быстрой информацией от каждой команды

Если у кого-то еще есть какие-либо вопросы по поводу одной из других команд, сейчас у вас есть шанс задать их.(2 мин на обновление)

Маркетинг

Типовой проект

Данные и аналитика

Менеджеры по продукту

Сообщество

Международный

Просмотрите пункты, которые люди добавили в повестку дня

Попросите того, кто добавил предмет, представил его и возглавил эту часть разговора.

Подведите итоги следующих шагов / действий

Уточните, какие действия необходимо предпринять, и назначьте ответственного за каждую задачу

Выберите кого-нибудь из команды, кто будет встречаться с лидером в следующий раз, и добавьте его в повестку дня следующей недели ‍

Примерная повестка дня еженедельного собрания руководителей

Команды руководителей должны регулярно встречаться на собраниях, на которых выявляются самые большие проблемы, влияющие на команду или компанию.Это менее формально, чем заседание совета директоров, но все же имеет большое стратегическое значение. Вот пример повестки дня для такого рода исполнительного собрания.

Еженедельное собрание команды Exec

Обзор показателей / КПЭ
Отслеживайте прогресс по метрикам, целям и фактам. Где мы отошли от плана? Почему?

Анализ

Что происходит в компании?

Что происходит с покупателями?

Что происходит на рынке?

Круглый стол
Держите всех в курсе, ищите способы повышения эффективности и помогайте друг другу разблокироваться.

Имя

Последние победы

Текущие приоритеты

На чем вы застряли?

Имя

Недавние победы

Текущие приоритеты

На чем вы застряли?

Глубокое погружение
Перед встречей выберите проект или область бизнеса, в которую хотите углубиться. Попросите кого-нибудь провести презентацию в этой области.

Сообщения для обмена с командой
Есть ли что-нибудь, что нужно сообщить всей компании?

Следующие шаги

Шаблоны повестки дня для официальных встреч
Шаблон официальной повестки дня встречи

Для более официальных встреч, которые следуют традиционной структуре, обязательно используйте более формальный шаблон.

Типы официальных встреч включают:

Официальные деловые встречи

Заседания комитетов

Заседания некоммерческих организаций

(Кстати, формальная структура встреч обычно соответствует структуре, называемой Правилами порядка Роберта.)

Этот шаблон повестки дня поможет вам организовать собрание, провести его в соответствии с надлежащими процедурами, а также подготовить протокол собрания в процессе.

Если вам нужны дополнительные инструкции, узнайте, как лучше всего вести протокол собрания.

Официальная встреча

Позвоните, чтобы заказать
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место]. Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря. ‍

Посещаемость

Члены с правом голоса

Гости

Члены не присутствуют

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

Офицерские рапорты

Прочие отчеты

Основные движения

Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [поддержано или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отсрочка

Шаблон повестки дня собрания совета директоров
Прежде чем перейти к приведенному ниже шаблону собрания совета директоров, прислушайтесь к некоторым важным советам.

‍Томаш Тунгуз, управляющий директор Redpoint Ventures, говорит, что ключ к успешному заседанию совета директоров — это не само собрание, а его подготовка.

Самым важным аспектом [собрания совета директоров] является меморандум о собрании. Таким образом, вы не будете тратить половину собрания на инструктаж друг друга ».
—Томаш Тунгуз, Redpoint Ventures

Вот его совет о том, как создавать и распространять заметки на доске:

Каждый руководитель группы пишет свой собственный раздел , не более 1-2 страниц с кратким описанием состояния бизнеса.Введение, дела идут хорошо, проблемы, планы на будущее, последние новости. Эти разделы могут содержать графики и диаграммы.

Генеральный директор резюмирует и представляет описание в начале документа

Вице-президент по финансам прилагает финансовые отчеты и ключевые отчеты

Команда распространяет описательную часть вместе с советом директоров. времени . Члены совета комментируют и задают вопросы во время чтения. Команда проясняет моменты и при необходимости предоставляет анализ

Заседание учредительного совета

Общая картина

Обновление для генерального директора

Основные моменты

Вызовы высокого уровня

Компании нужны

Калибровка
Расскажите историю компании, используя наименьшее количество показателей / диаграмм для правильного кадрирования текущий статус.

Финансовые показатели

Финансовые показатели и прогноз (ежеквартально)

Квартальные прибыли и убытки

Месячные водопады (доход, расход, остаток денежных средств, численность персонала)

Производительность по сравнению с планом

Показатели воронки

Посещения веб-сайта

Лиды

Конверсии

Коэффициент конверсии

Метрики взаимодействия с продуктом

Подписки

Загрузки

Активации

Вовлеченность

Удержание

NPS

Создание и обновление компании
Организационная диаграмма
Перспективные — показать текущую команду и вакансии, которые будут заполнены через 6 мес.
Продукт / разработка

Дорожная карта продукта

— Основные запуски и достижения с момента последней встречи

— Дорожная карта на следующие 6 мес. (где находится компания)

Основные проблемы (где нужна помощь?)

Рост / маркетинг

Эффективность по сравнению с ключевыми показателями эффективности

Позиционирование

Бренд

Обмен сообщениями

PR

Продажи / BD

Эффективность по сравнению с KPI

Поток продаж и прогноз

Основные проблемы (где нужна помощь?)

Операции (если применимо)

Эффективность по KPI

Основные проблемы (где нужна помощь?)

Рабочие сессии
Первая сессия

Глубокое погружение в функциональную область, возможности партнерства или бизнес-задачи

Вторая сессия

Глубокое погружение в квартальные цели или проблемы продукта

Закрытая сессия

Обратная связь учредителям

Формальности

Опцион на акции гран ts

Как установить и поделиться повесткой дня встречи с помощью Hugo

Если эта статья вдохновила вас на составление твердой повестки дня для следующей встречи, вы можете использовать Hugo для отправки и публикации своей повестки дня, а затем автоматически организовать заметки о встрече.

Все, что вам нужно сделать, это создать бесплатную учетную запись Hugo, подключив свой рабочий календарь.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

‍

Настройка повестки дня встречи в Hugo
Чтобы автоматически добавить шаблон из этой статьи, вы захотите вернуться к этот шаблон и нажмите «Получить этот шаблон», а затем нажмите большую синюю кнопку «Использовать шаблон в Hugo».

После сверхбыстрой настройки учетной записи Хьюго отображает ваши собрания в виде календаря. Найдите встречу, для которой вы хотите составить повестку дня.

Щелкните собрание, а затем в области «Подготовка» щелкните образец шаблона повестки дня по вашему выбору. Содержимое шаблона появится в вашей повестке дня. Заполните текст дополнительной информацией.

Обмен повесткой дня с помощью Hugo
Hugo предлагает несколько способов поделиться повесткой дня, но один из самых популярных — это создание «общедоступной ссылки».

Эта общедоступная ссылка на самом деле является довольно частной — ее могут найти только те, у кого есть ссылка.

Установите переключатель «Добавить ссылку в календарь» в правом нижнем углу, чтобы добавить ссылку к описанию события в календаре.

Или, чтобы поделиться вручную, нажмите кнопку «Поделиться». Включите публичную ссылку. Ссылка будет автоматически скопирована в буфер обмена.

Вы также можете легко отправить его по электронной почте всем участникам встречи, нажав кнопку электронной почты.

Эта ссылка переводит людей на чистую, профессиональную, фирменную страницу, которая показывает вашу повестку дня.Вот как выглядит эта общедоступная страница.

Заключение: Использование образца повестки дня собрания
Подведем итог, для продуктивной повестки дня:

Укажите цель собрания . Убедитесь, что все знают, почему их пригласили.

Используйте глаголы в своей повестке дня. Чего вы пытаетесь достичь? ‍

Добавьте маркеры. Они побуждают вас делать вещи краткими и организованными.

Теперь, когда вы ознакомились с различными примерами повесток дня собраний, пора составить свою собственную.Обязательно получите фору.

Возьмите любые шаблоны, которые могут вам понадобиться, из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повесток дня. Вы можете загрузить каждый образец повестки дня в виде Google Doc, Word Doc или добавить их в бесплатную учетную запись Hugo.

В этой библиотеке шаблонов есть всевозможные образцы повестки дня, включая шаблоны для собраний продуктовой группы, маркетинга, торговых бесед и т. Д. он-лайн, а также встречи с клиентами.

И если вы хотите узнать, как эффективно провести собрание, прочтите эту статью о составляющих эффективной стратегии собрания.

Часто задаваемые вопросы о наших образцах шаблонов повестки дня встречи

Все ли эти шаблоны повестки дня встречи можно бесплатно загрузить в виде документов Word или Google, использовать в Hugo?

Да, каждый из примеров повестки дня собрания на этой странице, а также более 80 в нашей библиотеке шаблонов можно использовать бесплатно и загрузить .

Как загрузить шаблон повестки дня собрания в виде документа Word

Щелкните «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу требуемого образца повестки дня собрания.

Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для своего бесплатного шаблона повестки дня.

Щелкните «Загрузить для Word».

Введите свой рабочий адрес электронной почты в отведенное для этого поле и нажмите «Загрузить». Вам будут отправлены инструкции по загрузке бесплатного шаблона повестки дня собрания Word doc

Как загрузить образец повестки дня собрания в виде документа Google

Нажмите «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу образца повестки дня собрания. ты хочешь.

Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для своего бесплатного шаблона повестки дня.

Нажмите «Открыть как документ Google». Вы перейдете к версии шаблона повестки дня, доступной только для чтения.

Перейдите в меню «Файл»> «Сделать копию», чтобы скопировать образец повестки дня в свои собственные документы Google.

Как сохранить готовую повестку дня встречи в виде PDF-файла

После того, как вы настроили образец повестки дня по своему вкусу, вы можете захотеть поделитесь документом.Хотя ссылка является наиболее прагматичным способом поделиться повесткой дня — она позволяет вам редактировать повестку встречи постфактум — иногда вам нужен PDF-файл, потому что вы хотите либо распечатать повестку дня, либо каким-то образом прикрепить ее в виде файла.

Сохраните повестку встречи в формате PDF в Hugo

Щелкните значок Печать в правом верхнем углу окна «Подготовка к встрече».

В открывшемся диалоговом окне «Печать» выберите раскрывающийся список Назначение

Выберите « Сохранить как PDF »

Сохраните повестку встречи в формате PDF в Документах Google

Откройте меню «Файл »

Нажмите Загрузить

Нажмите PDF-документ (.pdf) из списка форматов файлов

Найдите файл PDF в папке по умолчанию для загрузки на вашем устройстве. Пользователи Google Chrome также увидят, что загрузка отображается на полосе загрузки в нижней части экрана.

Если вы не видите файл с повесткой дня сразу, не беспокойтесь. Документам Google требуется пара секунд, чтобы преобразовать документ Google в формат PDF.

Сохранение повестки дня собрания в формате PDF в Word

Щелкните «Файл».

Щелкните Сохранить как.

Щелкните Формат файла в нижней части окна.

Выберите PDF из списка форматов файлов.

Назовите файл с повесткой дня собрания, затем щелкните Экспорт .

Как превратить шаблон повестки дня собрания в протокол собрания

Чтобы вести протокол собрания, заполните документ повестки дня, указав дополнительную информацию.

Обычно для этого требуется от двух до пяти пунктов списка по каждой теме повестки дня, в которых обобщаются ключевые моменты и решения.

Помните, протокол собрания не должен быть дословным отчетом обо всем, что произошло. . Они должны выделять ключевую информацию, решения и следующие шаги.

Обычно вы хотите делать эти заметки в режиме реального времени во время встречи, но вы также можете заполнить их по памяти после.

Как создать повестку дня собрания в Excel?
Excel — не идеальное программное обеспечение для шаблонов повесток дня собраний. В Excel сложно отформатировать текст так, чтобы его было легко читать.В Excel нельзя даже выделять маркеры!

Плюс, все замечательные функции Excel — сортировка, функции, математика — не особенно полезны для повесток дня.

Я настоятельно не рекомендую вам использовать Excel для организации встреч. Если вам нужна диаграмма или таблица в повестке дня встречи, вставьте ее в обычный документ или сделайте ссылку на нее.

Пример. Как начать встречу?

Используйте светскую беседу, чтобы привлечь внимание. Раньше я работал с руководителем отдела продаж, который каждую встречу начинал с пары минут светской беседы.Его любимой темой был спорт. Однажды он сказал мне, что это не потому, что он такой большой поклонник.

Встречи по продажам могут быть утомительными, но, обсуждая что-то более интересное, он мог привлечь внимание группы и перейти к текущему делу.

Переходите прямо к повестке дня. Поскольку вы составили повестку дня и поделились ею со всеми участниками, предполагайте, что все знают, о чем идет речь. Вам не нужно повторять то, что уже есть.Когда пришло время начинать собрание, дерзайте.

Вы могли бы сказать что-то вроде: «Хорошо, все. Спасибо, что пришли. Первым в сегодняшней повестке дня является …»

Каков порядок повестки дня?
Порядок повестки дня — это приоритетный список того, что будет обсуждаться и решаться. Обычно порядок должен идти от самых важных и крупных тем к более мелким.

Что такое действие на собрании?
Элемент действия — это задача, которую нужно выполнить вне собрания.

В заметках или протоколах собрания отметьте каждый элемент действия:

Укажите элемент действия с помощью глагола действия

Укажите имя или инициалы ответственного лица

Укажите срок выполнения, если вы его знаете. Для повторяющихся встреч сроком исполнения часто считается следующая встреча.

Как составлять эффективные протоколы заседаний (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей.Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

Предварительное планирование

Запись — при встрече

Минуты записи или расшифровки

Распространение или обмен протоколами собрания

Запись или хранение минут для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!
Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.
Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)

Запланированы следующие шаги

идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

, когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации

минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

Предварительное планирование

Запись — при встрече

Минуты записи или расшифровки

Распространение или обмен протоколами собрания

Запись или хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих

документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие детали он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

Дата и время проведения

Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)

Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания

Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:

Предпринятые или предпринятые действия

Следующие шаги

Результаты голосования — например, (при необходимости подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)

Ходатайства приняты или отклонены

единиц хранения

Новый бизнес

Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.

Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.

Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они возникают, чтобы быть уверенным, что они записаны точно

При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.

Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.

Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность делать заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел, отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не поддерживает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или правления могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:
Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]

OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.

Lucid Meetings: Фантастический инструмент для автоматизации встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.

Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.

Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.

minutes.io: позволяет быстро занять минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протокола заседания

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него поправки.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.

Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.

Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.

Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.

и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

Закрытие… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

5 форматов встреч, которые помогут вашей команде

Люди тратят 31 час на непродуктивные встречи в месяц, как показало недавнее исследование.Половина всех встреч считается пустой тратой времени. И это обходится предприятиям в 37 миллиардов долларов зарплаты , только в США
.
Одна из причин заключается в том, что 75% людей не имеют формального обучения проведению собраний. В нашем последнем исследовании мы обнаружили, что 54% работников действительно думают, что их менеджеры могли бы пройти обучение, чтобы лучше проводить собрания.

То же самое касается выбора из множества типов и форматов встреч и зная, какие из них действительно стоит проводить с вашей командой.

Чтобы помочь вам решить, какие встречи могут помочь вашей команде работать вместе более эффективно, мы спросили членов нашей команды о типах проводимых встреч и почему.

Вот пять самых популярных форматов встреч, которые мы используем в Slido, с советами по их использованию.

Ежедневные стенд-апы

Чтобы повысить осведомленность команды и повысить эффективность совместной работы, многие компании проводят ежедневные стендапы. Цель состоит в том, чтобы получить быструю текущую проверку статуса, а познакомить всех в команде с ключевыми проектами.

Верно своему названию, на этих собраниях люди встают, чтобы не слишком удобно. Это напоминание о том, что встреча должна быть короткой и уделять не более 1 минуты на человека.

В свою очередь, каждый член команды делится своими обновлениями о проделанной работе, задачах на день и препятствиях, с которыми ему или ей может потребоваться помощь. Это отличный способ проверить, выполняется ли запланированная работа. Озвучивание обновлений также повышает ответственность людей за свои задачи.

Как глобально распределенная компания, некоторые из наших команд проводят ежедневные стендапы, половина людей присоединяются к сети через Zoom; другие делятся быстрыми обновлениями каждое утро через Slack.

Читайте также: Как проводить гибридные встречи: 22 передовых практики

Для удаленных коллег попросите фасилитатора назначить звонок заранее, чтобы убедиться, что встреча начинается вовремя. Чтобы избежать путаницы в том, кто должен выступить следующим, обращайтесь к людям в сети по имени и предлагайте им выступить, когда придет их очередь.

Практические советы:

Установите фиксированное место и время. Поскольку встреча короткая, убедитесь, что вы начнете вовремя.

Назначьте фасилитатора, который следит за временем и не допускает превращения обсуждения в слишком большое количество деталей.

Используйте циклический подход, при котором каждый пользователь по очереди делится своими обновлениями. Таким образом, каждый знает, что делать и кто следующий.

Определите и рассмотрите те области, в которых людям может потребоваться вклад или помощь со стороны команды.

Еженедельно 1: 1 с

Проведение еженедельных встреч 1: 1 поможет вам, , укрепить доверие с каждым из членов вашей команды и погрузиться в более личные темы.

Как поясняет наш руководитель отдела проектирования Любо Дробный:

«Цель состоит в том, чтобы укрепить доверие, предложить поддержку, проанализировать полученные знания и проблемы и получить честную обратную связь.Это безопасная площадка для обсуждения деликатных тем и личных разочарований, которые в противном случае было бы неудобно высказывать на собраниях команды ».

Некоторые руководители групп используют 1: 1 для проверки хода выполнения задач и проектов, другие сосредотачиваются на личном, а не на оперативном.

«Я хочу знать, доволен ли человек своей ролью, что он думает о работе, где ему нужна помощь, и проверить, узнает ли он что-то ценное для него», — говорит наш руководитель отдела разработки.

Чтобы помочь сотрудникам обрести чувство автономии в своей работе и времени, разрешил им владеть повесткой дня .Используйте пространство, чтобы дать немедленное руководство и обратную связь, и сосредоточьтесь на том, чтобы задавать вопросы и внимательно слушать.
Еженедельные 1: 1 помогут вам укрепить доверие, предложить поддержку и получить обратную связь от членов вашей команды.
Наши инженеры-программисты иногда предпочитают структурированный формат. Они тратят 10 минут на проверку прогресса по вопросам действий на последней встрече, 10 минут на то, что делает руководитель группы, и 10 минут на то, что непосредственный подчиненный хочет обсудить.

Как правило, 30–60 минут — это разумная продолжительность, хотя мы стараемся не превышать 30 минут, если это возможно.Начав неделю с 1: 1 в понедельник, когда разум свеж, вы зададите темп на предстоящие дни.

Практические советы:

Установите фиксированное время на неделю, поместите его в календарь и придерживайтесь его.

Поделитесь документом, чтобы записать основные темы для разговора перед встречей.

Разбейте лед на старте и подключитесь на личном уровне, прежде чем погрузиться в встречу. Вы можете спросить об увлечениях, планах или мероприятиях этого человека на выходных.

Выделите достаточно места для вопросов или проблем, которые могут возникнуть в последний момент.

Еженедельные обновления команды

Подобно еженедельным 1: 1, мы также проводим еженедельные встречи на уровне команды. Это помогает нам, , держать всех в курсе о ходе выполнения задач и обсуждать вопросы, требующие прояснения .

У встречи в дневнике фиксированное время. Некоторые небольшие команды проводят 30-60-минутные еженедельные обновления, чтобы делиться обновлениями каждого человека, решать проблемы, собирать отзывы и согласовывать команду с еженедельными приоритетами.

Наши большие команды из 20+ человек разделяют обязанности и делятся своими новостями в презентации.Они занимают всего 15 минут и имеют четкую структуру, которая охватывает ключевые показатели эффективности, еженедельные приоритеты, важные объявления и обновления.

Во время встречи люди по очереди делятся своими новостями о ключевых проектах. Всегда есть место для вопросов и решения важных вопросов.

«Для некоторых людей эти встречи также связаны с социальным аспектом: они являются частью чего-то большего и создают чувство принадлежности», — говорит наш руководитель отдела разработки.

Практические советы:

Назначьте фасилитатора, который будет вести собрание и поддерживать обсуждение по существу.

Просмотрите ключевые показатели эффективности за прошедшую неделю.

Предложите членам команды поделиться обновлениями по ключевым проектам и поднять любые вопросы, которые они хотят обсудить.

Оставьте место для любых дополнительных проблем или вопросов. Вы можете дать своей команде безопасное место, чтобы задавать вопросы через Slido.

Используйте еженедельные обновления команды, чтобы держать всех в курсе основных проектов и обсуждать вопросы, требующие прояснения.
Ежемесячная ретроспектива

Улучшение идет рука об руку с учиться на своих ошибках и делиться полученными знаниями с другими.Чтобы помочь вам оценить, как работает ваша команда, настройте ежемесячные ретроспективные сессии.

Как говорит наш руководитель отдела разработки: «Речь идет об обучении на практике. Ретроспективы — отличный инструмент, который помогает нашим командам размышлять и узнавать, как постоянно совершенствоваться ».

Читайте также: Как провести большую ретроспективу с удаленной командой

За несколько дней до собрания соберите мысли людей о том, что прошло хорошо, что нужно улучшить и что люди узнали до собрания.Мы используем опрос Slido и публикуем его в Slack за неделю.

Но сбор просмотров — это только начало. Самая большая ценность — в обсуждении. Облегчите беседу и попросите людей уточнить свои ответы. Задавайте уточняющие вопросы, если комментарии людей слишком расплывчаты, чтобы указать на конкретные выводы и действия.

Чтобы помочь другим командам учиться и расти, наши разработчики также проводят ежемесячные ретроспективы «Команда команд». Каждая команда отправляет делегата, который представляет лучшее из своего ретро и делится ключевыми моментами.

Просто убедитесь, что ретроспективы не становятся единственной платформой для решения проблем для вашей команды. Продолжайте обсуждение с вашей командой и используйте ретроспективы, чтобы поделиться знаниями с остальной командой.

Практические советы:

Создайте опрос и заранее поделитесь им с командой.

Назначьте фасилитатора, чтобы поддерживать обсуждение и активно вовлекать удаленных членов команды.

Просмотрите ответы вместе и задайте уточняющие вопросы, чтобы люди уточнить свои соображения.

Запишите основные темы для обсуждения и элементы, требующие решения, и назначьте владельцев следующих шагов.

Делитесь результатами и знаниями между командами, чтобы помочь друг другу расти. Мы используем Slack и Confluence для обмена данными между командами.

Ежеквартальные стратегические встречи

После трех месяцев напряженной работы полезно оглянуться на взлеты и падения, с которыми столкнулась команда, чтобы помочь вам планировать работу на будущее. Чтобы отслеживать прогресс в достижении целей команды, некоторые из наших команд проводят ежеквартальные стратегические встречи.

Посвящайте 1-2 часа каждые три месяца, чтобы проверять степень выполнения поставленных задач. Вы можете использовать это пространство, чтобы просмотреть препятствия, которые команда преодолела, и поделиться знаниями друг с другом.

Эти встречи имеют большое значение, поскольку они позволяют нам выйти за рамки и предложить свежие идеи, прежде чем мы установим новые приоритеты и определимся с проектами на ближайшие месяцы.

В конечном счете, это полезный инструмент, который поможет вашей команде согласовать работу и составить план на следующие три месяца.

Практические советы:

Заранее соберите вопросы или темы для обсуждения вашей команды. Это поможет вам составить более актуальную повестку дня и направить обсуждение во время встречи по наиболее важным темам.

Назначьте фасилитатора, который будет вести обсуждение и следить за временем.

Начните встречу ретроспективой.

Обсудите идеи и новые командные проекты.

Сравните цели с ключевыми результатами и проанализируйте прогресс команды в достижении поставленных целей.

Определите области, которые нуждаются в улучшении, и обсудите способы их решения. Используйте опросы для принятия эффективных решений.

Установите приоритеты команды на предстоящий квартал. Используйте рейтинговый опрос, чтобы сделать процесс расстановки приоритетов более демократичным.

Перед вами

Мы надеемся, что эти пять форматов встреч помогут вашей команде работать более эффективно. Если вы уже проводите (некоторые) эти встречи, мы будем рады это слышать! Вдохновляйтесь приведенными выше практическими советами, чтобы повысить продуктивность, укрепить доверие, сплотить свою команду и создать пространство для конструктивного разговора.

Slido — один из инструментов, который вам в этом поможет. Дайте возможность высказаться всем в вашей команде и собирайте их мнения с помощью опросов и вопросов и ответов в режиме реального времени. Попробуйте Slido бесплатно или свяжитесь с нами, и мы будем рады помочь вам.

Попробуйте Slido

Как составить повестку дня встречи: шаблоны и примеры

Встречи — важная часть эффективного командного сотрудничества, но все мы были на собраниях, которые были пустой тратой времени. Участники приходили неподготовленными, обсуждение уходило в тупик, а решения не принимались часами.

В то время как некоторые встречи просто не должны происходить вообще — например, обновления статуса или ежедневные стендапы — другие необходимы. И когда вам действительно нужно встретиться со своей командой, эффективная повестка встречи имеет первостепенное значение .

Какова повестка дня собрания команды?

Повестка дня собрания — это список действий, которые участники надеются выполнить во время собрания. Он служит нескольким целям:

Он дает участникам предварительное уведомление о том, что будет обсуждаться.

Он устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи.

Это позволяет участникам сосредоточиться на теме .

Устанавливает темп встречи .

Он действует как инструмент управления временем .

При правильном составлении повестка встречи может предотвратить непродуктивные встречи, сэкономив всей вашей команде много времени.Независимо от того, является ли ваша встреча большим официальным мероприятием или обычным обсуждением в небольшой команде, повестка дня — лучший способ сосредоточиться и эффективно использовать время, которое у вас есть.

Пример повестки дня встречи (созданной в Nuclino)

Как написать эффективную повестку дня встречи

Составление повестки дня встречи может показаться простой задачей, но это не всегда так. Если повестка дня составляется поспешно прямо перед собранием и слишком расплывчата или неструктурирована, она не принесет никакой пользы.

Вот несколько советов по планированию эффективной повестки дня следующего собрания группы:

Четко сформулируйте цели собрания

Дайте краткий обзор того, что будет рассмотрено на собрании, не вдаваясь в конкретные пункты повестки дня. Хотите поделиться новостью со своей командой? Вам нужен отзыв или мнение коллег? Хотите вместе принять решение? Чем больше ясности вы предложите о целях встречи, тем больше вероятность, что вы достигнете их быстрее.

Перечислите темы повестки дня как вопросы или задачи

Избегайте расплывчатых пунктов повестки дня — сразу же проясните цель обсуждения.Добавление вспомогательных вопросов или задач — отличный способ сделать это. Например, если вы хотите поделиться со своей командой предложением по продажам на следующий квартал, укажите, что вы хотите узнать.

Уточните ожидания и обязанности

Хотите, чтобы участники встречи что-нибудь подготовили заранее? Кто за какую тему отвечает? Если вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды предоставил контекст для темы или объяснил некоторые данные, сообщите им об этом заранее и дайте им время на подготовку, а не выкладывайте их на месте во время встречи.

Оцените реальное количество времени для каждой темы

Одна из самых распространенных ошибок — это набивать повестку дня слишком большим количеством пунктов и недооценивать время, которое потребуется на их рассмотрение. Постарайтесь быть реалистами, если хотите, чтобы обсуждения были содержательными, а не излишне торопливыми. Подумайте, сколько времени потребуется, чтобы представить тему, ответить на вопросы, оценить возможные решения и договориться о дальнейших действиях.

Получите обратную связь от своей команды

Актуальны ли выбранные вами темы для всех участников? Вам не хватает важного вопроса, который нужно обсудить? Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена во время собрания, запросит у них обратную связь, и рассмотрите возможность включения их предложений по темам в повестку дня собрания.Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют легко обмениваться отзывами с коллегами. Например, если вы используете Nuclino в качестве своей внутренней вики, вы можете просто @-упомянуть своих товарищей по команде в комментарии и пригласить их поделиться своим мнением.

Поделитесь повесткой дня встречи с вашей командой (Nuclino)

Что включить в повестку дня встречи

Темы, которые вы должны включить в повестку встречи вашей группы, конечно же, зависят от цели встречи. Однако независимо от того, является ли ваша встреча сеансом мозгового штурма или ежеквартальной ретроспективой, большинство повесток дня включают следующее:

Информационные элементы. Сюда входят все обновления, которыми вы, возможно, захотите поделиться с группой.

Действия. Это задачи, которые ваша команда должна выполнить во время или после собрания.

Элементы для обсуждения. Это все темы, по которым ваша команда должна высказать свое мнение.

Явное разъяснение, в какую категорию попадает каждый пункт повестки дня, поможет вашей команде предоставить именно тот вклад, который от них ожидается.

Не забудьте включить дополнительную полезную информацию, например, кто будет представлять каждую тему и сколько времени займет каждая презентация.

Примеры повестки дня собрания группы

В зависимости от специфики случая повестка дня собрания команды может выглядеть совершенно по-разному. Это официальное заседание правления? Один на один с новым членом команды? Общее собрание?

Вот несколько примеров повестки дня собрания, которые вы могли бы использовать для вдохновения при создании своей:

Повестка дня собрания проекта

Эта повестка дня собрания группы имеет универсальный формат и может использоваться для всех видов полуофициальных собраний.

Пример повестки дня собрания по проекту (создан в Нуклино)

Ретроспективный план собрания

Некоторые собрания не обязательно проводить в одно и то же время или в одной комнате. Вместо этого участники могут делиться друг с другом своими идеями и обновлениями асинхронно, в своем собственном темпе — отличным примером являются ретроспективы спринтов. В этом случае особенно важно иметь четкую повестку дня встречи и удобный инструмент для совместной работы с документами.

Пример ретроспективной повестки дня встречи (создан в Nuclino)

Повестка дня исполнительной встречи

Встречи исполнительной команды являются частью повседневной жизни как для крупных предприятий, так и для небольших стартапов.Из-за формального характера встречи ключевым моментом является наличие четко структурированной повестки дня.

Пример повестки дня собрания для руководителей (созданный в Nuclino)

Теперь, когда вы ознакомились с множеством примеров повестки дня собрания, пора составить свою собственную. Хотя обычно включают повестку дня собрания в приглашение календаря или прикрепляют его как документ Word, это часто приводит к потере важной информации. Повестка дня собрания сохраняет свою ценность даже после его окончания.Это позволяет вашей команде вернуться и отследить истоки тех или иных решений и помогает новичкам быстрее освоиться.

Храните повестку дня собрания организованной и доступной в одном месте — например, на корпоративной вики-странице или на корпоративном портале в интранете.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратьте меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех активов вашего проекта.

Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Протокол собрания — определение, как записывать, шаблон

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые записываются во время собрания. Они выделяют ключевые обсуждаемые вопросы, предложения или голосование, а также действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведется назначенным членом группы. Их задача — обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

Этапы записи протокола собрания

Запись протокола собрания состоит из пяти основных этапов. Это:

Предварительное планирование

Ведение записей

Запись или расшифровка протоколов

Обмен протоколами собрания

Сохранение или хранение протоколов для использования в будущем

Предварительное планирование

Если Встреча хорошо спланирована заранее, взять минуты будет намного проще.При этом председатель CEOA CEO, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочтите описание должности, и секретарь или протоколист должен работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, который ведет протокол, может вместе с председателем составить проект документа, который будет служить повесткой дня и предоставит формат для собрания.

Повестка дня собрания

Если председатель и секретарь не могут встретиться и предложить проект, то секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания послужит руководством к тому, как делать заметки и составлять протокол. Кроме того, повестка дня также включает другие детали, которые необходимо занести в протокол. В их число входят:

Имена всех присутствующих членов — включая гостей и докладчиков

Документы, которые можно раздавать по ходу собрания, например, копии списка предложений, по которым будет проводиться голосование

Ожидания

Когда человек выбран в качестве регистратора минут, для него важно знать, что от него ожидается.Таким образом, человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенности Голосование по доверенности — это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, называется доверенным лицом, а первоначальный обладатель голоса известен как принципал. Эта концепция важна на финансовых рынках, и особенно в публичных компаниях, назначенный член должен узнать, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто поддерживает.

Что включать в протокол собрания

Перед тем, как записывать какие-либо подробности, назначенный регистратор протоколов должен ознакомиться с типом информации, которую они должны записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие сведения:

Дата и время встречи

Имена участников, а также отсутствующих участников

Принятие или поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания

Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:

Предпринятые или согласованные действия

Следующие шаги

Результаты выборов Прямое голосование Прямое голосование, широко известное как обязательное голосование, — это система корпоративного голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам

Предложения приняты или отклонены

Новый бизнес

Дата и время следующего собрания

Процесс составления протокола собрания

По окончании встречи человек, которому поручено составить протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. вести протокол в ясной и презентабельной форме.Вот несколько советов, на которые следует обратить внимание:

По окончании встречи не занимайте много времени, чтобы написать протокол. Таким образом, все, что происходило на встрече, еще свежо в памяти.

Просмотрите схему, которая была создана ранее, и при необходимости внесите изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или разъяснение некоторых поднятых вопросов. Также убедитесь, что все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.

Пересмотрите протокол и убедитесь, что он краткий, но ясный.

Распространение протокола собрания

Как только секретарь завершит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Они могут быть опубликованы в Интернете или в облаке. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой много бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

Например, если регистратор минут документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает онлайн-обмен, то они могут рассмотреть возможность использования Google docs, который предлагает способ обмена документами в сети с другими пользователями.

Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете — либо в Документах Google, либо в OneDrive.

Ключевые выводы

Протоколы собрания важны, потому что они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время собрания. Например, эффективные минуты могут указывать подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основную причину, по которой участники предпочитают один метод другому.

Протокол встречи можно вести вручную или на электронном устройстве, например, ноутбуке или iPad. После собрания диктофон просматривает протокол и при необходимости вносит правки. Затем протокол собрания передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для использования в будущем.

Шаблон

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком Аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Финансовое моделирование и оценка CFI Сертификация аналитика (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Чтобы продолжить обучение и развивать свои знания в области финансового анализа, мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, приведенные ниже:

Action LearningAction Learning Действие обучения — это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций

Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в рамках всей фирмы, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии для выполнения конкретных задач в

Публичные выступления Публичные выступления Публичные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, — это процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован так, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Хорошее публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: мастерски построенный с использованием слов для создания

Формальный шаблон повестки дня собрания — Протокол

Похожие шаблоны

Что такое официальная встреча?

Официальные встречи — это заранее запланированные мероприятия, когда несколько человек собираются для достижения общей цели посредством устного взаимодействия.У них есть определенные характеристики:

Темы определены заранее.

Цели встречи заранее определены.

Оформлены официальные приглашения.

Заседания проводятся в установленное время в определенном месте и подчиняются повестке дня. На собрании есть председатель, который ведет собрание, и секретарь, отвечающий за подготовку и распространение протоколов собрания. Официальные собрания могут включать собрания правления, собрания комитетов, конклавы, собрания совета, собрания акционеров, встречи на высшем уровне или симпозиумы.Степень формальности зависит от культуры организации. Некоторые компании могут чувствовать себя комфортно, проводя более формализованные встречи, в то время как другие довольны неформальной структурой.

Официальные встречи могут способствовать подотчетности и прозрачности. Протокол официального собрания служит записью того, что обсуждалось, какие решения были приняты и как голосовали члены. В некоторых организациях требуются официальные встречи.

Шаблон повестки дня деловой встречи

Официальные встречи проходят в стандартном формате, который отражен в повестке дня встречи.Перед официальным заседанием повестка дня должна быть разослана всем приглашенным. Из-за характера обсуждения участники могут захотеть заранее изучить тему или темы. Пример формального шаблона повестки дня собрания включает следующее:

Позвоните, чтобы заказать

Согласно регламенту Роберта, президент или координатор начинает собрание, объявляя всем, что собрание вот-вот начнется. В протоколе следует записывать время начала встречи и лицо, призывающее к порядку.Фасилитатор может коротко приветствовать вас.

Посещаемость

Лицо, ответственное за протокол собрания, принимает участие. В некоторых случаях это требует устного ответа от каждого участника. Те, кто не присутствовал, отмечены. При голосовании участники голосования отделяются от гостей. Список участников не включается в шаблон повестки дня деловой встречи.

Утверждение протокола

Протокол предыдущего собрания должен был быть роздан участникам вместе с повесткой дня собрания для ознакомления.Фасилитатор спросит, есть ли какие-либо поправки или изменения. В противном случае протокол утверждается.

Отчеты

На этом этапе собрания могут быть представлены различные типы отчетов. Представляются отчеты должностных лиц, за которыми следуют отчеты любого комитета. Специальные отчеты представляются в последнюю очередь.

Офицер. Могут быть предоставлены стандартные отчеты, такие как казначей или руководитель. После отчета могут быть предложены рекомендации с последующим обсуждением. Затем предложения делаются и поддерживаются до голосования.

Комитет. Председатель комитета или назначенное ему лицо представляет отчет для группы. Рекомендации могут быть сделаны. Если не будет обсуждения, председатель делает ход. Затем предложение ставится на голосование.

Другое. На этом этапе собрания могут быть представлены специальные отчеты, например, предоставленные консультантами.

Должностные лица, комитеты и специальные докладчики должны быть указаны в повестке дня.

Стандартный порядок ведения дел

Стандартный порядок дел делит темы на Старый и Новый бизнес.Под старыми делами понимаются любые вопросы, которые не были решены на предыдущем собрании. Новый бизнес включает темы, которые ранее не были представлены участникам. Любая документация или подтверждающие материалы должны быть включены в повестку дня, чтобы у участников было время для ознакомления.

Объявления

Перед закрытием фасилитатор должен спросить, есть ли какие-нибудь объявления, которые нужно передать группе. Это может быть напоминание о предстоящем событии или указание на то, что новый проект готовится к запуску.

Отсрочка

Координатор спрашивает, есть ли какие-либо дополнительные дела, прежде чем попросить ходатайство о переносе. Предложение сделано, поддержано и принято. Протокол должен отражать время перерыва.

Темы повестки дня заседаний

Темы встреч предоставляют информацию, инициируют обсуждения или предусматривают действия. Информационный отчет может превратиться в обсуждение, результатом которого станет решение, требующее принятия мер, поэтому важно следить за временем. Не каждый пункт повестки дня получит должное освещение.

Информация. Эти элементы включают обновления статуса, отчеты должностных лиц или комитетов или результаты исследований. Цель состоит в том, чтобы поделиться ключевыми моментами с членами команды.

Обсуждение. Темы обсуждения могут включать в себя, какие функции необходимы для решения по замене CRM или что должно быть в новой форме расхода.

Действие. Это область, где людям даются задания со сроками выполнения. Кого-нибудь могут попросить составить новую форму расхода.

Независимо от темы, любые материалы, которые будут использоваться в качестве справочных во время собрания, должны распространяться вместе с повесткой дня. Лучшие шаблоны повестки дня собрания могут помочь организовать возможные темы.

Образец повестки дня встречи

Ниже приводится пример официальной повестки дня собрания. Если нет отчетов или старых дел, их не нужно включать в повестку дня.

Ежемесячная повестка дня заседания Совета директоров
25 июля 2021 г., 14:00, конференц-зал 300

Позвоните, чтобы заказать

Добро пожаловать

Протокол утверждения

Отчеты

Финансовый

Продажи

Устойчивое развитие

Старый бизнес

Статус предстоящей демонстрации

Демо участников

Новый бизнес

Программное обеспечение для контроля версий

Гибридные графики работы

Отсрочка

Шаблоны официальных встреч

Официальные встречи могут показаться пугающими со всей специальной терминологией и процедурами, но это не обязательно.