Формы делового общения. Лекция 5

1. Лекция 5. Формы Делового общения

ПЛАН:
5.1. Деловая беседа
5.2. Деловое совещание
5.3. Организация и ведение дискуссий

3. Форма делового общения — способ реализации коммуникативного процесса делового общения.

ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Деловая беседа — передача или обмен информацией и
мнениями по определенным вопросам или проблемам
Деловое совещание – это форма делового общения,
предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и
проблем с целью коллективного поиска наиболее
целесообразных путей их разрешения.
Деловые переговоры – процесс взаимодействия сторон с
целью достижения согласованного и устраивающего обе
стороны решения вопроса.

4. ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Публичное выступление — передача одним
выступающим информации различного уровня
широкой аудитории.
Пресс-конференция направлена на информационную
и рекламную поддержку имиджа организации,
обеспечивает эффективность взаимодействия с
внешней средой.
Дискуссия — обсуждение какого-либо спорного
вопроса, исследование проблемы, в котором каждая
сторона, оппонируя мнение собеседника,
аргументирует свою позицию и претендует на
достижение цели.

5. Деловая беседа

— передача или обмен
информацией и мнениями по определенным
вопросам или проблемам, основными функциями
которой являются: взаимное общение работников
из одной деловой сферы; совместный поиск,
выдвижение и оперативная разработка рабочих
идей и замыслов; контроль и координирование уже
начатых деловых мероприятий.
Функции деловой беседы: поиск новых
направлений
и
начало
перспективных
мероприятий; взаимное общение работников из

одной деловой среды; поиск и оперативная
разработка рабочий идей и замыслов; поддержание
деловых контактов.

6. Деловое совещание  

Деловое совещание – это форма делового общения,
предусматривающая обсуждение деловых ситуаций
и проблем с целью коллективного поиска наиболее
целесообразных путей их разрешения
Виды совещаний:
1) Инструктивные;
2) Оперативные;
3) Проблемные

7.

Этапы принятия решений 1) Первый этап — УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТОВ.
2) Второй этап — ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ
3) Третий этап— это ОПРЕДЕЛЕНИЕ его ЦЕЛЕЙ
4)Четвертый этап — ВЫРАБОТКЕ АЛЬТЕРНАТИВ
5) Пятый этап — выработка у участников
ГОТОВНОСТИ К ДЕЙСТВИЮ
6) Шестой этап — завершение делового совещания и
составление его протокола

8. Организация и ведение дискуссий

Дискуссия (от лат. discussio — рассмотрение,
исследование) — обсуждение какого-либо спорного
вопроса, проблемы. Важной характеристикой
дискуссии, отличающей её от других видов спора,
является аргументированность.
Дискуссию отличают:
А) творческий, исследовательский характер по
отношению к содержанию проблемы;
Б) интерактивный, коллективный, групповой характер
обсуждения проблем

9. Типы дискуссий (по аргументации)

Аподиктическая. Производится для выявления
истины, все аргументы логически согласованы.
Эристическая. Происходит, когда хотя бы у одного
из оппонентов есть цель убедить другого в своей
правоте.
Софистическая. Сам смысл слова «софистика»
подразумевает, что данный вид дискуссии строится
на заведомо ложных аргументах и манипуляции. В
данном виде дискуссии основная цель – победить в
споре.
Диалектическая дискуссия. Претендует только на
достижение правдоподобия высказываемых тезисов.

10. Этапы ведения дискуссии

1) Первичный контакт между оппонентами.
2) Выявление темы разговора.
3) Обсуждение мнений и деталей отношения к
поставленной проблеме со стороны каждого
из участников.
4) Поиск вариантов решения проблемы.
5) Анализ прошедшего разговора и выделение
выводов, главных мыслей.
6) Нахождение устраивающего оппонентов
решения проблемы.
Характерные типы участников
обсуждения
Необходимые действия
1. Спорщик
Сохранять
невозмутимость.
Предоставить группе опровергать его
утверждения.
2. Позитивист
Предложить ему подведение итогов,
сознательно втянуть в дискуссию.
3. Всезнайка
Призвать
группу
занять
определенную
позицию
по
отношению к его утверждениям.
4. Словоохотливый
Тактично прерывать. Напоминать о
регламенте.
5. Застенчивый
Ставить
несложные
вопросы,
укрепить его уверенность в своих
силах.
6. Негативист
Признать,
опыт.
7. Не проявляющий интереса
Спросить его о работе. Привести
примеры из его сферы интересов.
8. «Крупная шишка»
Избегать прямой критики, применять
технику «да, но».
9. Расспрашивающий
Адресовать его вопросы группе.
оценить
его
знания
и

Деловые коммуникации — тесты МИЭМП им.Витте без ответов

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Общение по средствам общения делится на непосредственное, опосредованное, прямое, косвенное, вербальное, невербальное

Выберите наиболее полный и правильный ответ.

Основные принципы проведения деловой беседы по телефону: краткость, четкость и ясность в изложении мысли, доброжелательность, вежливость, отсутствие чрезмерной эмоциональности

Приказ — это официальный документ, подписанный руководителем и обязательный для исполнения подчиненными

Примером внутриличностного конфликта является все кроме противостояние двух

Продолжительность делового завтрака ____ 45 минут

Пространственные дистанции между партнерами в деловом общении свидетельствуют о (об): все кроме религиозном вероисповедании

Форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска путей их разрешения: совещание

Важнейшим элементом на переговорах _______является установление доверия между партнерами, все контакты и обсуждения ведутся с мужчинами

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
В схему переговоров входят следующие этапы:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Выделяют следующие стратегии поведения в конфликтной ситуации:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Деловые совещания исходя их этико-организационных подходов делятся на:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.

К видам невербальной коммуникации относятся:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
К основным видам переговоров относятся:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
К основным реквизитам приказа относятся:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
К стилистическим приемам в деловой риторике относятся

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
К характеристикам положительного имиджа относятся:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.

Кинесетика — это:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Конфликты делятся по следующим признакам:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Общение делится на виды по содержанию:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Общение по средствам общения делится на

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Основные принципы проведения деловой беседы по телефону:

Выберите наиболее полный и правильный ответ.
Проксемика включает в себя следующие зоны коммуникации:

Деловое общение включено в

Деловое письмо — это:

Для людей занятых соперничеством, в результате которого каждый собеседник упорно придерживается своей точки зрения характерно расположение за столом:

Жесты, мимика и пантомимика — это средства общения

Имидж — это

Информация, которая не предполагает непосредственного изменения поведения:

К видам конфликтов в деловых отношениях относятся:

К видам общения относятся:

К коммуникативным барьерам относятся:

К методам аргументирования относятся:

К основным видам договора относятся:

К ошибкам оратора при публичном выступлении относится

К правилам ведения деловой беседы относятся

К приемам успешного публичного выступления относятся

Какие невербальные формы препятствуют эффективному деловому общению

 

Конспект лекций дисциплина «Технологии делового общения» Раздел «Психология делового общения» 1курс 2 семестр

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА»

(ФГБОУ ВПО «РГУТиС»)
Факультет туризма и гостеприимства
Кафедра философии и социально-гуманитарных знаний

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Дисциплина «Технологии делового общения»
Раздел «Психология делового общения»

1курс 2 семестр

Разработчик:

Ст.

преподаватель Баклагина Н.Ю.

Москва, 2014 г.

Рецензент Перепелкин Е.Г. доктор мед.наук профессор
Баклагина Н.Ю. Психология делового общения

Конспект лекций: М.: РГУТиС, 2014

Конспект лекций содержит аспекты психологии делового общения как составной части комплекса психологических наук. Основная задача этого цикла лекций — дать полный и необходимый комплекс психологических знаний и умений в области делового общения, и в других сферах взаимодействия с людьми. Пособие предназначено для студентов и может быть использовано в учебном процессе образовательных учреждений высшего профессионального образования.
Содержание

Блок I Общение как социально-психологическая проблема

Тема 1 Введение. Предмет, основные категории и задачи курса «Психология делового общения».

Тема 2. Деловое общение: структура, функции и виды. Управление деловым общением.

Тема 3. Перцептивная сторона делового общения.

Тема 4. Коммуникативная сторона делового общения.

Тема 5. Психологическая культура вербального общения.

Тема 6. Невербальные особенности в процессе делового общения.

Тема 7. Интерактивная сторона делового общения.

Блок II. Деловое общение, его виды и формы.

Тема 1. Деловая беседа как основная форма делового общения.

Тема 2. Психологические аспекты переговорного процесса. Деловое совещание.

Тема 3. Психологические особенности публичного выступления.

Тема 4. Деловая дискуссия

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Блок I. Общение как социально-психологическая проблема

Тема 1. Введение. Предмет, основные категории и задачи курса «Психология деловой коммуникации»

Потребность в общении относится к числу основных (базовых) потребностей человека. Она диктует поведение людей в не меньшей степени, чем, например, так называемые витальные (жизненно необходимые) потребности. Само по себе общение является необходимым условием нормального развития человека как члена общества, как личности.

Общение — сложный и многогранный процесс. Этот процесс, может выступать в одно и то же время и как процесс взаимодействия людей, и как информационный процесс, и как отношение людей друг к другу, и как процесс их взаимного влияния друг на друга, и как процесс их взаимного переживания и взаимного понимания друг друга.

Данное определение подчеркивает системность общения, его многофункциональность и деятельностную природу.

Общение с людьми — это наука и искусство. Здесь важны и личный опыт, и природные способности, и образование.

Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек-человек». Для профессионалов деловое общение — не отвлеченная наука, а важное и необходимое звено их психологической культуры, способной при­дать формирующимся рыночным отношениям цивилизованный характер.

В данном учебном курсе излагаются основные концепции делового общения, раскрываются главные теоретические понятия, обобщены психологические факторы, способствующие и препятствующие эффективному деловому общению.

Целью курса «Психология деловой коммуникации» является формирование представлений о компетентности в общении, способах развития компетентности, параметрах конструктивного общения.

Основными формами изучения данного курса должны быть лекции, практические занятия, решение тестов и контрольных заданий, тренингов, групповых дискуссий и деловых игр.

Задачи изучения дисциплины определяются требованиями к подготовке кадров, установленными в квалификационной характеристике спе­циалистов по различным специальностям, требованиями к знаниям и уме­ниям, которыми они должны обладать. Основной задачей изучения данной дисциплины является формирование у студентов теоретических знаний в виде системы понятий и соответствующих концепций, составляющих ее основу, демонстрация их значимости для решения прикладных практических задач в профессиональной деятельности специалиста.

По окончании изучения курса студент должен:

• 
  знать историко-логические этапы становления дисциплины «Психология деловой коммуникации» в качестве самостоятельного курса и его взаимосвязь с другими отраслями знаний;
  
• 
  знать понятийный аппарат данной дисциплины;
  
• 
  широкий набор коммуникативных приемов и техник: установление контакта с собеседником, создание атмосферы доверительного общения, отработка навыков эффективного слушания, овладение приемами организации обратной связи, самопредъявления, самораскрытия и т. д. с целью их эффективного использования в профессиональной деятельности;
  
• 
  владеть широким набором коммуникативных приемов и техник — устанавливать контакт с собеседником; создавать атмосферу довери­тельного общения; иметь навыки эффективного слушания; знать принципы организации обратной связи, самопредъявления, самораскрытия и т. д. с целью их эффективного использования в профессио­нальной деятельности;
  
• 
  владеть навыками использования различных видов социально-психо­логического воздействия в процессе повседневного общения и взаимодействия с людьми.
  
• 
  уметь пользоваться современными методами социальной психологии в анализе профессионального взаимодействия и делового общения;
  
• 
  уметь психологически грамотно организовывать индивидуальную деятельность, межличностное и межгрупповое взаимодействие людей.
  

Предмет, основные категории и задачи курса «Психология деловой коммуникации»

1. 
   Объект, предмет, методы науки «Психология деловой коммуникации».
   

Современный руководитель, любой администратор призваны решать две важнейшие задачи: достижение хозяйственного результата и воздействие на людей, создающих этот результат. В практике современного специалиста любого профиля постоянно возникают трудности, связанные с:

• 
  неумением анализировать все компоненты своей деятельности и себя как личности и индивидуальности;
  
• 
  с недостаточным пониманием индивидуально-психологических особенностей партнеров;
  
• 
  неумением построить процесс общения с коллегами и клиентами;
  
• 
  неумением контролировать и управлять своими психическими состояниями;
  
• 
  неумением преодолевать психологические барьеры в общении и др.
  

Для преодоления этих трудностей необходимо владеть высокой психологической культурой.

Курс «Психология деловой коммуникации» предполагает не только ознакомить студентов с теоретическими концепциями, разработанными в психологической науке, но и сформировать у них определенные коммуникативные навыки и умения.

Эта научная и учебная дисциплина носит во многом прикладной характер. Ее цель — способствовать формированию у деловых людей соответствующих психологических и нравственных качеств как необходимых условий их повседневной деятельности, которая протекает не иначе, как на почве их общения друг с другом

Объектом дисциплины «Психология деловой коммуникации» является реально существующая деловая практика во всем многообразии деловых отношений и деловых ситуаций.

Предмет этой отрасли психологического знания — разнообразные психические процессы отдельных участников деловых взаимоотношений, организаций и групп

Деловое общение, являясь одной из многих прикладных отраслей психологических знаний, тесно связано с такими отраслями, как

социальная психология,

общая психология,

психология профессиональной деятельности.

Из общей психологии деловое общение активно использует, прежде всего, основные принципы и категории.

Такими базовыми категориями общей психологии являются те, которые отражают:

• 
  психические, процессы (познание, эмоции, воля),
  
• 
  свойства психики человека (способность, характер, темперамент), а также
  
• 
  проявления его сознания (сомнение, неуверенность, убеждение, направленность на определенные действия и т.д.).
  

К принципам или исходным положениям психологии относятся:

1. 
   принцип детерминизма — признание взаимосвязи и взаимообусловленности психических явлений как друг с другом, так и с окружаю­щей материальной средой;
   
2. 
   принцип системности — трактовка отдельных психических явлений как элементов целостной психической организации;
   
3. 
   принцип развития — признание преобразования, изменения психических процессов, их динамики, перехода от одного уровня к другому.
   

Методы науки «Психология деловой коммуникации» — это приемы и спо­собы познания и исследования деловых ситуаций и тех межличностных отношений, которые формируются между деловыми партнерами. Помимо традиционных методов: наблюдения, эксперимента и тестирования, к методам науки «деловое общение» относятся:

• 
  метод моделирования;
  
• 
  метод системного анализа;
  
• 
  метод анализа конкретных деловых ситуаций;
  

метод деловых игр.

2. Основные категории.

Основная категория изучаемой дисциплины — психология личности.

Вторая важнейшая категория изучаемого курса — психология общения.

Третья важнейшая категория — психология трудовой группы или команды..

Одной из важнейших форм профессиональной этики стала этика делового общения.

3. Задачи курса

Психология деловой коммуникации, опираясь на анализ психологии личности, процесса общения, рабочей группы, норм деловой этики, решает две основные проблемы:

• 
  овладение методами психологической диагностики, умением анализировать собственные психические состояния, а также приемами описания психологических особенностей других людей, включенных в деловое общение;
  
• 
  выработка умений и навыков изменения, корректировки психологических состояний того или иного субъекта путем применения специальных психологических технологий.
  

4. Теоретические предпосылки и основы науки «Психология деловой коммуникации».

Деловое общение как особая область знания сложилась к середине XX века, когда со всей остротой встала проблема прогнозирования дело­вых отношений и делового взаимодействия, обусловленная прежде всего объективными социально-экономическими причинами. Решающую роль в становлении теоретической основы науки «деловое общение» сыграло развитие философско-этического и психологического знания.

В русле философско-этического знания сформировались ведущие этические традиции делового общения: восточная, западноевропейская и российская..

Восточная традиция делового общения связана, прежде всего, с этическими учениями конфуцианства, буддизма и суфизма.

Этические идеи Конфуция характеризуют деловое общение как теорию «управления людьми на основе добродетели» (История китайской философии.).

Не меньший интерес в восточной традиции представляет этическое учение буддизма. Согласно основному нравственному закону буддизма, который проявляется как борьба между благородными свойствами человека и его дурными склонностями, этичное, благородное поведение в общении с другими людьми включает «правильную речь, правильное действие и правильный образ жизни».

Для западноевропейской традиции делового общения с самого начала характерна борьба двух противоположных тенденций: гуманистической и прагматично-утилитаристской.

Первая тенденция, более близкая к восточной этической традиции, утверждала принципы гуманистического делового общения. Свое начало она берет с античной философии, в которой человек выступал как высшая ценность. Гуманистическая тенденция в западноевропейской этической мысли нашла свое продолжение и в Новое время. Особенно интересно продолжены конфуцианские идеи о первенстве долга перед выгодой в работах И. Канта, определившего любого человека как «цели самой по себе».

Наряду с гуманистической тенденцией в западноевропейской этической мысли формируется прагматично-утилитаристская тенденция, которая связывает деловое общение с жестким прагматизмом, расчетом, выгодой любой ценой. Эта тенденция развивалась в контексте политических и экономических теорий. Помимо знаменитых постулатов итальянского мыслителя XVI века Н. Макиавелли о том, что политика и мораль непересекающиеся плоскости и потому для завоевания политической власти все средства оправданы, существуют и другие экономические теории конца XVIII — начала XIX века. Созданный классиками политической экономии А. Смитом, Д. Рикардо, Дж. Миллем образ «экономического чело­века» руководствовался в своей хозяйственной деятельности только одним мотивом — экономической выгодой. Принцип экономической выгоды был возведен на уровень нормативной ценности. Практически неизменным остается «экономический человек» и в неоклассических теориях экономистов начала XX века. В социологических западноевропейских теориях можно найти смягченную критику прагматично-утилитаристского подхода. Так, О. Конт считал главным в постиндустриальном обществе достижение стабильности и гармонии. Гармонию он понимал как «согласованное взаимодействие личностей» и «наилучшее сочетание их интересов», присутствующие в любой деловой деятельности, связанной с общением людей — экономической, политической, духовной. Э. Дюркгейм, как и Кант полагает, что поступать морально — это значит исполнять свой долг. Но, в отличие от Канта, он считает всякий долг конечным, ограниченным другими обязанностями. И потому «нравственность не может повелевать сверх меры промышленными, торговыми и тому по­добными функциями, не парализуя их…» (Дюркгейм Э. О разделении общественного труда. Метод социологии).

Наиболее резкой критике прагматично-утилитаристская модель деловых отношений была подвергнута в российской философской и социологической мысли. Особенно полно эта критика присутствует в экзи­стенциальной философии (Н. Бердяев). Индивидуализму «экономического человека» Н. Бердяев противопоставляет такое межличностное общение, которое строится на основе духовной общности людей, искренности и солидарности их интересов и намерений. Для характеристики такого общения он вводит термин «коммунион» взамен термина «коммуникация», который характеризует, по мнению Н. Бердяева, лишь различные типы информационного сообщения между людьми. В социологических теориях П. Лаврова и Н. Михайловского также отстаивались идеи общественного блага, социальной справедливости и солидарности.

В становление науки «Психология деловой коммуникации» решающую роль сыграли психологические предпосылки. Они сформировались на основе фундаментальных и специальных психологических теорий. Развитие общей психологии позволило более четко обосновать предмет психологической науки и определить ее основные понятия и категории, методы и функции. Структурализм, бихевиоризм, гештальтпсихология, когнитивная психология, деятельностный подход правления: психодинамическое, социодинамическое и интеракционистское, обосновали роль структуры личности в деловом общении. Они также установили влияние социальных детерминант на межличностные отношения и определили значение деятельности и когнитивных факторов в деловых отношениях.

Таким образом, вся история возникновения и развития этики деловых отношений помогает нам в изучении данной дисциплины, в понимании норм, правил и традиций бизнеса и управления.

Тема 2. Деловое общение: структура, функции и виды.
Общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

На практике часто путают или отождествляют два понятия «общение» и «отношение». Эти понятия не совпадают. Общение есть процесс реализации тех или иных отношений.

Наиболее простая модель общения может быть представлена следующим образом:
С₁ С₂

В деловом общении предметом общения является дело:

Дело

Учитывая сложность понятия «общение», необходимо обозначить его структуру с тем, чтобы затем был возможен анализ каждого элемента. Характеризовать структуру общения мы будем путем выделения в нем трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми.

Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между индивидами, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями.

Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой почве взаимопонимания.

Субъектом общения может выступать как индивидуум, так и группа.

Главным средством общения является язык.

Язык — это система знаков, служащая средством человеческого общения, мыслительной деятельности, способом выражения самосознания личности.

Большое значение в процессе общения имеют знаки.

Знак — это любой материальный объект (предмет, явление, событие), который выступает в качестве указания и обозначения и используется для приобретения, хранения, переработки и передачи информации.

То общее содержание, которое вкладывается в данный знак, называется его значением.

Понять человека как носителя определенной культуры мы можем только уяснив значения его слов и поступков. Понять же его как индивида можно лишь учитывая и значения, и личностные смыслы его речей, жестов и т.д.

Не все знаки, с помощью которых люди (вольно или невольно) сообщают о себе ту или иную информацию, являются продуктами культуры. Некоторые из них являются естественными проявлениями организма. К ним относятся: краска, заливающая лицо, или, напротив, внезапная бледность, выступившие на глазах слезы, дрожание рук, голоса и т.д. Эти знаки называют признаками или симптомами, они свидетельствуют о сильных эмоциональных реакциях человека.

Еще один важный момент состоит в том, что лишь часть сведений передается от одного человека к другому сознательно, с целью сообщить что-либо партнеру по общению.

С этой точки зрения знаки подразделяются следующим образом:

интенциональные — специально производимые для передачи информации;

неинтенциональные — непреднамеренно выдающие эту информацию.

В качестве неинтенциональных знаков могут выступать признаки эмоций, которые человек хотел бы подчас скрыть (так, волнение студента перед аудиторией способны выдать дрожащие руки, даже если он хорошо владеет своими голосом и лицом). Неинтенциональные знаки может содержать и речь (например, оговорки, в которых прорывается эмоциональное состояние говорящего). Неинтенциональные знаки могут содержать в себе информацию не только об эмоциональном состоянии партнера.

Поскольку неинтенциональные знаки прежде всего говорят о самом человеке, его непосредственных, спонтанных реакциях, очень важно научиться замечать их и верно расшифровывать.

Общение характеризуется также функциями, манерой и стилем.

Функции общения многообразны и существуют различные основания для их классификации.

1 основана на выделении в общении трех взаимосвязанных сторон см табл.

Название функции	Содержание
Аффективно-коммуникативная (перцептивная)	Заключается в восприятии и понимании партнера по общению, направлена на регуляцию эмоциональной сферы психики человека.
Информационно-коммуникативная	Заключается в обмене информацией между взаимодействующими индивидами
Регуляционно-коммуникативная	Заключается в регуляции поведения и непосредственной организации совместной деятельности людей в процессе их взаимодействия

2. К основным функциям общения относят:

• 
  Креативную (творческую)
  
• 
  Коммуникативно-связующую
  
• 
  Личностно-трансформирующую
  
• 
  Психотерапевтическую.
  

3. Наряду с перечисленными функциями некоторые психологи выделяют и другие:

• 
  Инструментальную – характеризует общение как социальный механихзм управления, позволяющий получить и передать информацию, необходимую для осуществления какого-то действия, принятого решения, коммуникативного намерения;
  
• 
  Интегративную – используется как средство объединения деловых партнеров;
  
• 
  Самовыражающую – позволяет самовыразиться, самоутвердиться, продемонстрировать личностный интеллектуальный и психологический потенциал;
  
• 
  Трансляционную – служит для передачи конкретных способов (деятельности, оценок, мнений, суждений и пр. )
  
• 
  Социального контроля – регламентирует поведение, деятельность, а в некоторых случаях (например, когда речь идет о коммерческой тайне) и речевые акции участников взаимодействия;
  
• 
  Экспрессивную – с помощью этой функции партнеры по общению стремятся выразить эмоции и переживания друг другу;
  
• 
  Социализирующую – развитие навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилами.
  

Манера общения определяется:

• 
  Тоном общения (спокойный, властный, вкрадчивый и т.д.)
  
• 
  Поведением в общении (сдержанность, беспокойство, неуравновешенность и т.д.)
  
• 
  Дистанцией в общении (интимная, личная, социальная и т.д.)
  

Стиль общения – это индивидуально-типологические особенности взаимодействия между людьми. В стиле общения находят выражение как психологическая и социальная индивидуальность человека, так и особенности партнера по общению.

Выделяют три основных стиля общения:

Стили делового общения	Характеристика
Ритуальный	Партнер воспринимается как необходимый атрибут делового общения, его индивидуальные особенности не существенны, в отличие от следования роли – социальной, профессиональной, личностной; главной задачей партнеров является поддержание связи с социумом, подкрепление представления о себе как члене общества
Манипулятивный	К партнеру относятся как к средству достижения внешних по отношению к нему целей
Гуманистический	Партнер воспринимается целостно, без разделения на нужные и ненужные функции, на важные и неважные в данный момент качества

В зависимости от используемого стиля, техники общения и его целей можно выделить следующие виды общения:

1) «Контакт масок» — формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные.

2) Примитивное общение, когда оценивают другого человека как нужный или мешающий объект.

3) Формально-ролевое общение, когда регламентированы и содержание, и средства общения и вместо знания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.

4) Духовное. Межличностное общение друзей, когда можно затронуть любую тему и необязательно прибегать к помощи слов, друг поймет вас и по выражению лица, движениям, интонации.

5) Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, используя разные приемы (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты) в зависимости от особенностей личности собеседника.

6) Светское общение. Суть светского общения в его беспредметности, т. е. люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера коммуникаций.

Кодекс светского общения:

1) вежливость, такт — «соблюдай интересы другого»;

2) одобрение, согласие — «не порицай другого», «избегай возражений»;

3) симпатии — «будь доброжелателен, приветлив».

7) Деловое общение, когда учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.

Кодекс делового общения иной:

1) принцип кооперативности — «твой вклад должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора»;

2) принцип достаточности информации — «говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент»;

3) принцип качества информации — «не ври»;

4) принцип целесообразности — «не отклоняйся от темы, сумей найти решение»;

5) «выражай мысль ясно и убедительно для собеседника»;

6) «умей слушать и понять нужную мысль»;

7) «умей учесть индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела».

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты поведения людей. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.

Особенности делового общения заключаются в том, что:

— партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

— общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

— основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

Разделение различных видов общения можно осуществить по нескольким основаниям.

Характеристика основных видов общения

Основания классификации	Виды общения	Краткая характеристика
Используемые знаковые системы	Вербальное	Устная и письменная речь
	Невербальное	Визуальные (воспринимаемые зрительным анализатором), Аудиальные (воспринимаемые слуховым анализатором), Пара и экстралингвистические, Тактильные и др. бессловесные способы общения.
Характер связи общающихся	Непосредственное	Контакт «лицом к лицу»
	Опосредованное	Контакт при помощи письменных или технических средств (реклама, наглядная информация, меню в ресторане)
Количество участвующих в общении	Межперсональное	Непосредственный контакт в постоянных группах или парах
	Массовое	Множество контактов незнакомых людей, опосредованных различными средствами массовой информации
Официальная регламентация	Формальное (официальное)	Определяется служебными и социальными статусами людей
	Неформальное (неофициальное)	Определяется личностными статусами и личными целями
По пространственно-временному критерию	Контактное (прямое)	Непосредственный контакт
	Дистантное (коственное)	Между партнерами существует пространственно-временная дистанция
Значимость социальных ролей	Межличностное	Стиль общения определяется уникальностью индивидуальных качеств личности, а социальные роли второстепенны
Отношение к другому человеку	Монологическое	Субъектно-объектное, при котором субъект общения связывает реализацию своих целей с партнером, рассматриваемым им как объект общения. Выделяют две разновидности: императив и манипуляцию.
	Диалогическое	Субъектно-субъектное, при котором субъект общения связывает реализацию своих целей с с равноправным участником взаимодействия и заключается во взаимном познании, самопознании и саморазвитии партнеров.
Направленность на задачу	Деловое	Общение направлено на дело, на результат
	Личностное	Общение направлено на удовлетворение личностных потребностей
По использованию неречевых средств	Устное
	Письменное

Использование различных оснований сопряжено с взаимопроникновением многих перечисленных в классификации видов общения.

Основными механизмами познания другого человека в процессе общения являются идентификация, эмпатия и рефлексия.

Содержание общения включает в себя определенные способы воздействия партнеров друг на друга. К ним относятся: заражение, внушение, убеждение и подражание.

Заражение. В самом общем виде его можно определить как бессознательную, невольную подверженность человека определенным психическим состояниям. Оно проявляется через передачу определенного эмоционального состояния или, по выражению известного психолога Б.Д. Парыгина, психического настроя. Чем выше уровень развития личности, тем критичнее ее отношение к воздействию и тем самым слабее действие механизма «заражения».

Внушение. Это целенаправленное неаргументированное воздействие одного человека на другого. При внушении (суггестии) осуществляется процесс передачи информации, основанный на ее некритическом восприятии. Явление сопротивления внушающему воздействие называется контрсуггестией. Внушение производится путем непосредственного прививания психических состояний, причем не нуждается в доказательствах и логике Внушение — это эмоционально-волевое воздействие.

Убеждение Оно построено на том, чтобы с помощью логического обоснования добиться согласия от человека, принимающего информацию. Убеждение представляет собой интеллектуальное воздействие на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению.

Подражание Его специфика, в отличие от заражения и внушения, состоит в том, что здесь осуществляется не простое принятие внешних черт поведения другого человека, а воспроизведение им черт и образов демонстрируемого поведения. Поскольку речь идет об усвоении предложенных образцов поведения, существуют два плана подражания, или конкретному человеку, или нормам поведения, выработанным группой.

Анализ общения как сложного многостороннего процесса показывает, что его конкретные формы могут быть весьма различными. Для того чтобы понять, как личность включена в эти процессы, что она вносит в них, необходимо рассмотреть, как конкретно раскрываются процессы общения в различных группах, а также в различной деятельности.

Поделитесь с Вашими друзьями:

Основные формы и психологические аспекты делового совещания — КиберПедия

Совещание— форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия.

Преимущества совещаний по сравнению с другими формами делового общения:

1) на них происходит разностороннее рас­смотрение проблем с привлечением различных специалистов;

2) совещания обеспечивают оперативную подготовку альтерна­тивных вариантов решения проблем;

3) совещания дают допол­нительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;

4) проведение совещаний дает оп­ределенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др.

Выделяют три основных вида совещаний:

Виды совещаний	Характеристика
Проблемное	Основной целью является поиск оптимального решения проблемы посредством дискуссии. Порядок его прове­дения предусматривает: доклад; ответы на вопросы; прения; коллективную выработку решения
Инструктивное	Основной целью является передача распоряжения по вертикальной схеме управления сверху шин для быстрейшего исполнения. Порядок его проведения включает такие важные моменты, как: конкретизация и разъяснение распоряжений; ответы на вопросы; назначение сроков выполнения и ответственных
Оперативное (диспетчерское)	Основной целью является получение информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. Порядок проведения такого совещания включает: заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах, попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации

Практика делового общения показывает, что деловые совеща­ния более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но недостаточно хорошо подготовлен­ные и плохо проведенные, созываемые по каждому поводу, нано­сят большой вред.

Подготовка к проведению совещания включает: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продол­жительности, даты и времени начала, состава участников, при­мерного регламента работы, подготовка руководителя, подготов­ка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

Этапы проведения совещания — рис. 19

 

 

Начало совещания. Деловой настрой совещания зависит от по­ведения руководителя в начале совещания. Он должен:

1) начать, точно вовремя;

2) в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;

3) согласовать правила и регламент совещания;

4) назначить ответственного за ведение протокола совещания;

5) не начинать совещание с критики подчиненных.

Основная часть совещания.

При проведении делового совещания выполняются три этапа:

1) Этап — постановка вопроса:

— введение в курс дела,

— формулировка вопроса,

— формулировка исходной позиции,

— постановка вопроса.

2) Этап — формирование мнения о путях решения вопроса:

— сбор данных,

— изучение всех сторон вопроса,

— новая формулировка основной проблемы,

— поиск альтернативных решений,

— выдвижение предложений,

— подведение предварительных итогов обсуждения,

— выработка основных направлений,

— обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

3) Этап — принятие решения:

— выводы из 2 этапа,

— договоренности,

— решения.

Ведущий совещание выбирает один из основных стилей его ведения (табл.).

Стили ведения совещания	Характеристика
Дипломатический	Предполагает учет мнения всех участников совещания. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения. Дипломатический стиль продуктивен, если: достаточно времени, чтобы обсудить все доводы; решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения; участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения; возникли большие разногласия, и необходимо переубедить несогласных в правильности принимаемого решения
Авторитарный	Руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует решение, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для его реализации. Авторитарный стиль допустим, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров, например, если необходимо как можно быстрее принять решение

Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить совещание. Исследования показывают, что оба стиля поведения — диплома­тический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелатель­ным исключениям.

Формы поведения участников на собрании:

Формы поведения участников на собрании	Характеристика
Конструктивная (активная) роль	Проявление инициативы, (повторное) изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы
Конструктивная (поддерживающая) роль	Способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности
Деструктивная роль	Агрессивное поведение, блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия

В процессе проведения делового совещания важно контроли­ровать его ход. Ведущий совещание в процессе работы следит за регламентом, за рамками обсуждаемой темы, вовлекает в обсуж­дение малоактивных сотрудников, определяет порядок предос­тавления слов, задает необходимые вопросы. В целях снятия пас­сивности участников могут применяться: высказывания по кругу. Кроме ведения хода совещания руководитель должен пояснять сказанное другими, подчеркивать различия между высказанными мнениями, время от времени резюмировать обсуждение, собирать и формулировать различные гипотезы и предложения.

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Процесс принятия решения включает пять этапов (табл.)

Этапы принятия решения	Характеристика
1. Установление контакта	Необходимо создать психологический комфорт для всей группы, например, сообщите каждому о том, что вы заметили его присутствие
2. Определение проблемы	Вы как лидер группы можете проявить свою готов­ность обсуждать проблему, задав открытый вопрос типа: «Каково мнение всех присутствующих об этой проблеме? Какие первоочередные задачи необходимо решить?» После того как группа даст свое определе­ние проблемы, вы можете дальше вести дискуссию по предложениям с помощью поощрения. Периодически останавливайте обсуждение и подводите итог услышанному, используйте запись
3. Определение целей	К этому этапу можно перейти сразу после определе­ния проблемы. Это чаще всего делается в форме следующего вопроса к присутствующим: «Мы опре­делили проблему, а в чем состоит наша основная цель при ее решении? Чего мы хотим добиться?». Имея четкое определение проблемы и целей, можно переходить к следующему этапу
4. Выработка альтернатив	Вы переходите к выработке альтернатив. Задавая открытый вопрос: «Мы определили проблему как… и мы хотели бы видеть в качестве идеального решения проблемы… Какие мы имеем возможности, чтобы максимально приблизиться к оптимальному решению проблемы?», вы предлагаете группе продолжить обсуждение. Вновь можно применить приемы поощрения, пересказа, признания чувств, чтобы выявить взгляды каждого. На данном этапе имеет смысл изложить свои мысли, но пусть сначала группа выдаст свои идеи
5. Выработка совместного решения	Когда альтернативы возможных действий высказаны, то следует фокусирующий вопрос: «Какую из альтер­натив мы выбираем для реализации?» Такой вопрос приведет группу к совместному решению. Когда решение принято, то для конкретных задач надо найти ответственных

Завершение делового совещанияи составление протокола. Ито­говое заключение часто опускают (все устали и торопятся), что является ошибкой. Ведущему совещание при подведении итогов целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правиль­но поняли. Для руководителя главное в деловом совещании — его итог (качественность, эффективность принятого решения), но нельзя забывать о психологических последствиях подобного мероприя­тия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая чувства дис­комфорта

Документальное обеспечение делового совещания. Общие правила оформления документов

На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. Протокол, в котором зафиксированы: основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место за­седания, гриф утверждения (если протокол подлежит утвержде­нию), заголовок, куда входит наименование коллегиального орга­на или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по фор­ме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.

В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделя­ют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фами­лии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Пол­ные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Пол­ный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосова­ния, поэтому в протоколе должно быть указано число присутст­вующих, а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).

3 типа делового общения

Деловое общение — неотъемлемая часть любого предприятия. Любой член организации должен иметь возможность эффективно делиться своими идеями и выражать четкие рекомендации по теме, связанной с компанией. Деловое общение также связано с людьми за пределами компании, такими как партнеры или поставщики. Эффективное общение внутри деловой среды принесет несколько преимуществ компании и сотрудникам. Далее мы обсудим эту концепцию, представим наиболее полезные формы делового общения и объясним, почему это так важно для корпоративной среды.

Лучшее коммуникационное программное обеспечение

• Бесплатно до 100 участников
• Плавное HD видео / аудио / чат
• Совместное использование экрана и интерактивная доска
• Интерактивные опросы и опрос
• Запись и онлайн-воспроизведение

ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО СЕЙЧАС

Часть 1.Что такое деловое общение?

Деловое общение охватывает такие темы, как реклама, внешние связи, брендинг, управление событиями, маркетинг и любые другие темы, связанные с организационной структурой этой компании. Деловое общение не следует принимать за техническое или профессиональное общение, даже если они тесно связаны. Деловой вид общения можно считать общим языком для любой компании, независимо от области ее компетенции.Этот тип взаимодействия имеет единственную цель — улучшить организационные методы, уменьшить количество ошибок и предоставить четкое руководство для членов команды. Несмотря на то, что он существует уже давно, деловое общение значительно улучшилось за последние десятилетия. Вот почему сегодня мы можем выделить ряд типов делового общения, подходящих для разных обстоятельств.

Часть 2. Типы делового общения

В зависимости от каждого конкретного предприятия реализовано несколько способов делового общения.Эти методы имеют несколько общих шаблонов, но они имеют разные стили доставки информации. Наиболее распространенные виды делового общения:

— Электронный (онлайн-общение)

Электронная коммуникация больше не находится в экспериментальном состоянии, и вскоре ожидается, что она станет стандартом, когда дело доходит до делового взаимодействия. Несмотря на другие формы делового общения, деловое онлайн-общение предлагает все преимущества вышеупомянутых методов и даже больше.При электронном общении информация будет доставляться быстрее, точнее и не будет зависеть от местонахождения собеседника. Для более качественного делового онлайн-общения настоятельно рекомендуется использовать продвинутую платформу, которая предоставит вам доступ к набору полезных инструментов.

ezTalks Meetings — одно из таких программ, и оно позволяет объединить всю вашу команду за несколько секунд, независимо от их физического местонахождения. С помощью этого программного обеспечения встречи будут более продуктивными, и у всех участников будет возможность взаимодействовать друг с другом.После того, как вы организовали встречу, любой человек может получить приглашение и присоединиться к ней, используя только устройство (мобильное или статическое) и подключение к Интернету. Благодаря функции облачного хранилища любую встречу участники могут записать и просмотреть, если у них возникнут какие-то недоразумения. Кроме того, эта функция позволяет вам делиться любой презентацией, техническим документом, бизнес-планом и другими формами письменного документа всего за несколько секунд.

— Устный

Это самая старая форма делового общения, но она по-прежнему остается популярной. Этот метод взаимодействия включает живые встречи, личные интервью, личные задания и некоторые другие связанные методы. Некоторые люди считают вербальное общение лучшей формой делового общения из-за его простоты и прямого взаимодействия между участниками. Человеческое взаимодействие позволяет менеджеру наблюдать за своей командой и исследовать любую форму невербального общения. С другой стороны, вербальное общение сильно зависит от физического присутствия всех участников, и иногда этого бывает трудно достичь.Устное общение часто приводит к недопониманию, и участники склонны забывать или неверно истолковывать некоторые обсуждаемые вопросы. Поэтому, когда дело касается деликатных тем, многие руководители команд используют другую форму делового общения.

— письменный

Письменное общение считается более кратким и понятным. Он состоит из официальных писем, служебных записок, плакатов, листовок и всего, что написано на бумаге. Письменное деловое общение также используется для более сложных заданий, где необходимы дополнительные инструкции. Технические отделы часто используют эту форму взаимодействия для обмена четкой информацией без права на ошибку. Кроме того, он используется для любых юридических ситуаций, таких как официальные уведомления и трудовые договоры. Тем не менее, письменное деловое общение считается многими предпринимателями устаревшим методом и в основном используется в юридических ситуациях. Технический прогресс предоставил нам новый способ общения, который, кажется, стоит превыше всего.

Часть 3. Важность делового общения

Отсутствие связи проиграло войны.Эта старая поговорка применима и к бизнес-среде, и без должного взаимодействия между командой вся бизнес-стратегия может быть разрушена. В этом контексте общение может обеспечить лучшее развитие текущих проектов, сохранить вовлеченность сотрудников и позволить им понять свои задачи. Тем не менее, эффективное сообщение ничего не значит, если оно не доставлено вовремя. Вот почему многие предприятия переходят на деловое общение в Интернете из-за его точности и скорости обработки. Эффективное деловое общение с внешними партнерами обеспечит вам плодотворное партнерство и лучшее сотрудничество.

.

Вывод

Деловое общение может быть сложной концепцией, но оно может принести много удовольствия любому предприятию. Когда компания выбирает наиболее подходящую форму коммуникации, она выиграет от улучшения межведомственных отношений, более быстрого исполнения и большей ясности внутри команды. Выберите свой любимый вид делового общения сегодня и будьте готовы улучшить развитие своей компании.

Определение и передовые методы взаимодействия

Деловое общение — секретный ингредиент для стимулирования взаимодействия внутри и за пределами организации. Итак, как это сделать?

Деловое общение является источником жизненной силы всех организаций. Без хорошей стратегии делового общения становится чрезвычайно сложно — если не невозможно — повысить вовлеченность сотрудников и удержать клиентов.

💡Деловое общение играет важную роль в процессах слияний и поглощений.Посмотрите веб-семинар по запросу «6½ секретов слияний и поглощений: чат с внутренними коммуникациями», где Джейсон Антуан делится своими лучшими практиками успешного слияния или поглощения!

В конце концов, успех вашего бизнеса может пострадать от плохого делового общения! И это потому, что деловое общение является ключом к созданию сильного сообщества вокруг бренда .

Действительно, общение с вашими сотрудниками и клиентами не означает обмена с ними информацией о вашем продукте или своем бизнесе.Вместо этого это означает улучшение диалогов, их вдохновение и построение связи с брендом.

В этом посте мы делимся некоторыми из наших лучших практик делового общения для стимулирования взаимодействия внутри и за пределами вашей организации. Надеемся, вы найдете это полезным!

Что такое деловое общение?

Деловое общение — это обмен информацией между несколькими сторонами относительно деловой активности.

Сообщения могут охватывать разные темы, от характеристик продукта, запуска новой услуги, корпоративной культуры, сотрудников, видения и стратегии компании или ее миссии.

Золотое правило: ваше деловое общение должно быть целевым

Когда дело доходит до делового общения, ключевым моментом является построение целевой стратегии . Это один из лучших способов согласовать сотрудников с видением и долгосрочной стратегией компании.

Например, когда вы разрабатываете внутреннюю коммуникацию, ваша конечная цель — не делиться внутренней информацией, чтобы держать сотрудников в курсе дела. Вместо этого ваша цель — помочь вашим сотрудникам получать необходимую информацию, когда она им нужна, в том числе новости компании, упомянутые ранее, чтобы они могли добиться успеха в своей повседневной работе и поддерживать рост компании.

Поскольку ваша стратегия делового общения ориентирована на достижение цели, вы собираетесь создать конкретных коммуникационных кампаний , которые помогут организации достичь первоначально поставленных целей.

Ваши коммуникационные кампании не будут одинаковыми, независимо от того, заключаются ли ваши бизнес-цели в улучшении качества обслуживания сотрудников, привлечении талантов, укреплении корпоративной культуры или успешном изменении сообщений вашего бренда.

Связанный: 11 причин, почему деловое общение имеет решающее значение для успеха вашей компании

Внутренние и внешние деловые коммуникации

Когда дело доходит до делового общения, вы делитесь сообщениями со своей внутренней аудиторией — в основном с вашими сотрудниками — а также со своей внешней аудиторией , включая ваших клиентов, поставщиков, инвесторов и журналистов.

Внутренние деловые коммуникации

Внутреннее деловое общение — краеугольный камень любой организации. Он включает в себя обмен информацией внутри организации и все обсуждения, происходящие между сотрудниками, менеджерами, руководителями групп и высшим руководством.

Но внутреннее деловое общение не ограничивается одноранговым общением , оно также включает командное общение и является секретным ингредиентом для разрушения разрозненности на рабочем месте.

Создание качественного внутреннего делового общения является главным приоритетом для большинства предприятий, но текущее состояние внутреннего обмена вызывает тревогу:

• Только 43% руководителей сосредоточены исключительно на внутренней коммуникации и вовлеченности сотрудников
• 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций
• В результате 74% сотрудников чувствуют, что упускают важную информацию, и только 13% заняты на работе
• 72% сотрудников не имеют полного представления о стратегии компании
• 28% руководителей сообщают, что плохая коммуникация является основной причиной неспособности выполнить проект в первоначальные сроки
• Только 17% работодателей считают линейных руководителей хорошими коммуникаторами
• Всего 40% ИТ-специалистов считают, что сотрудники «хорошо» или «очень хорошо» понимают вклад, который они вносят в стратегию своей организации

И список продолжается…

Это ваш бизнес в целом может страдать от плохой внутренней коммуникации. Как правило, ваше внутреннее деловое общение напрямую влияет на:

• Производительность сотрудников
• Сотрудничество на рабочем месте
• Успех команд
• Опыт работы
• Культура компании
• Способность внедрять инновации на рабочем месте
• Вовлеченность сотрудников
• Способность привлекать и удерживать лучшие таланты
• Рост бизнеса
• Успех компании в целом.

Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с нашим сообщением 10 шокирующих статистических данных по внутренним коммуникациям, которые нельзя игнорировать, , где мы собрали самую потрясающую статистику по внутренним коммуникациям.

Эра цифровых коммуникаций

Когда дело доходит до внутреннего делового общения, ключевым моментом является подключение сотрудников через цифровых каналов .

Условия на рабочем месте быстро меняются, и один из лучших способов справиться с этим — адаптировать способ общения со своими сотрудниками к их привычкам и ожиданиям.

Вдумайтесь: сегодня более половины сотрудников работают удаленно в США. Accenture заявляет, что к концу следующего года и 43% сотрудников будут внештатными.Более того, миллениалы будут составлять 75% рабочей силы США к 2030 году .

Итак, как вы взаимодействуете со своими сотрудниками?

Секрет кроется в каналах связи , которые вы используете для внутреннего делового общения.

Построение эффективной внутренней коммуникации заключается в том, чтобы делиться нужными сообщениями с нужными сотрудниками в нужное время и через каналы, которые они предпочитают — цифровые каналы.

Внешние деловые коммуникации

Ваше внешнее общение так же важно, как и ваша внутренняя коммуникационная стратегия.

Сообщения, которыми вы делитесь со своей внешней аудиторией, и то, как вы ими делитесь, напрямую влияют на то, как ваш бренд воспринимается публикой и вашими клиентами.

Сила молвы в деловом общении

Создание прочной репутации бренда может занять годы, если не десятилетия, но на его разрушение может потребоваться всего несколько секунд. Добро пожаловать в эпоху социальных сетей!

Даже если у вашего бренда есть поклонники, у него могут быть и ненавистники. Это суровая правда о социальных сетях.

Но хорошая новость в том, что то, как вы общаетесь, может это изменить. И угадайте, что? Ваши сотрудники могут вам в этом помочь. В этом сила молвы!

Согласно Nielsen , только 33% покупателей доверяют брендам, в то время как 90% клиентов доверяют рекомендациям своих коллег.

Более того, Барометр доверия Edelman обнаружил, что сотрудники более заслуживают доверия, чем руководители, когда дело касается делового общения.

И такая статистика неудивительна.В самом деле, нам легче доверять таким людям, как мы, чем руководителям бизнеса, одна из главных задач которых — защита бренда, его репутации и финансового здоровья.

Все больше и больше компаний понимают ключевую роль сотрудников во внешней коммуникации и дают им право голоса.

Деловое общение становится еще более важным в управлении кризисами и изменениями

Роль деловых коммуникаций в успехе компании становится еще более важной во время кризиса.

Фотография, которую вы публикуете в социальных сетях, скандал, связанный с брендом, или провал рекламы могут перерасти в полномасштабный кризис, прежде чем вы об этом узнаете.

Сообщения, которыми вы делитесь со своей аудиторией, будут иметь большое влияние на способность бренда оправиться от кризиса.

Но деловое общение также играет ключевую роль, когда в компании происходят изменения, которые включают реструктуризацию, такую ​​как слияние или поглощение.

То, как вы сообщаете о слиянии своим сотрудникам, несомненно, окажет большое влияние на успех слияния или поглощения.

Но не упускайте из виду свою внешнюю аудиторию во время слияния! Молчание приводит к предположениям и слухам, которые могут нанести непоправимый вред вашему бизнесу.

Деловое общение — секретный ингредиент для привлечения сотрудников и взаимодействия с клиентами

Как и в любых других отношениях, общение играет решающую роль в отношениях, которые вы строите со своими сотрудниками и клиентами.

Несколько недель назад мы провели веб-семинар под названием «The great Comms Debate», на котором Прия Бейтс, президент Inner Strength Communication, Джейсон Антуан, управляющий основатель Audacity, и Майк Кляйн, директор по изменению условий, поделились своими мыслями о тенденции внутренней коммуникации, которые меняют рабочее место.Посмотрите веб-семинар по запросу здесь, если вы его пропустили

р.

Мне лично нравится аналогия Прии: «Маркетинг похож на свидание», а «внутреннее общение — это как брак». Действительно, то, как вы общаетесь со своими сотрудниками и внешней аудиторией, будет иметь прямое влияние на вашу способность удерживать лучшие таланты и удерживать клиентов.

Подумайте об этом: деловое общение — это , стимулирующее вовлеченность . Информирование сотрудников и внешней аудитории о бизнесе — хорошее начало, но этого недостаточно.

Общение не означает отправку сообщений. Вместо этого это означает обмен информацией, стимулирование дискуссий и вдохновляющие действия.

Как коммуникатор, один из ваших главных приоритетов — развивать долгосрочные отношения с вашими сотрудниками и клиентами . А для этого вам нужно вдохновить их, связать с вашим брендом и вызвать эмоции.

Но наладить хорошее деловое общение непросто. Требуются время и усилия, чтобы улучшить вовлеченность сотрудников и сохранить лояльность ваших клиентов .

10 лучших практик для привлечения внимания с помощью отличного делового общения

Мы делимся нижеприведенными советами и лучшими практиками по привлечению внимания через отличное деловое общение. И что замечательно в этих передовых методах, вы можете использовать их в разных контекстах: во время кризиса, когда ваша компания переживает слияние или поглощение, или когда вы собираетесь запустить новый продукт.

Готовы? Давайте нырнем!

1. Не приукрашивайте свои сообщения.Говори правду

Если вы хотите построить долгосрочные отношения со своими сотрудниками и внешней аудиторией, первое, что вам нужно сделать, — это заслужить их доверие .

И это будет непростая задача: сегодня 96% потребителей не доверяют рекламе . Более того, недавний опрос TeamBlind показал, что в некоторых компаниях от до 80% сотрудников не доверяют HR. Ой!

Итак, что это значит для вашего бизнеса?

Проще говоря, это означает, что вам необходимо наладить открытое и прозрачное деловое общение.Независимо от того, что происходит в компании, вам необходимо информировать свою аудиторию и вести с ними обсуждения.

Во время кризиса не пытайтесь сделать вещи лучше, чем они есть на самом деле. Информация все равно начнет просачиваться, поэтому вы можете проявить инициативу и сказать правду, прежде чем ваши сотрудники и клиенты начнут делать предположения, которые превращаются в слухи.

Связано: Кризисное общение — как общаться с сотрудниками во время кризиса?

Но ваши клиенты не хотят слышать о вашем бизнесе только во время кризиса! Они хотят узнать о вашем видении, ваших основных ценностях и социальных целях, которые поддерживает ваша компания.

То же самое и с вашими сотрудниками: они хотят понимать метрику «северной звезды» компании, вашу стратегию в целом и то, как их работа способствует успеху бизнеса.

Имейте в виду, что деловое общение — это непрерывный процесс . Не открывайся только во время кризиса — продолжайте дискуссии. Это единственный способ создать прочный бренд!

2. Простое объяснение сложных ситуаций

Не поймите меня неправильно — прозрачность не означает, что вы делитесь с вашими сотрудниками и внешней аудиторией длинными презентациями, финансовыми отчетами (которые никто не собирается читать) или непривлекательными отчетами о деятельности!

Ни ваши клиенты, ни сотрудники не любят деловой жаргон.И, честно говоря, у них нет на это времени!

Подумайте об этом: сотрудники тратят более 25% своего времени на поиск информации, которая им нужна для достижения успеха в своей работе. Поэтому сообщения должны быть короткими и приятными!

Ключевым моментом здесь является переориентация вашего контента. Превратите свои отчеты и презентации в видеоролики, инфографику или короткие сообщения, которые ваши сотрудники и клиенты (если вы поделитесь своими отчетами с внешним миром) смогут легко усвоить.

Помните, что инфографика, изображения и видео обрабатываются человеческим мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текст !

3.Не делитесь сообщениями. Улучшение диалогов!

Дело в том, что ожидания ваших сотрудников и клиентов изменились. Они не хотят, чтобы занимала пассивную роль в вашем деловом общении , они хотят, чтобы их голос был услышан.

Они не ждут, что вы поделитесь с ними сообщениями. Вместо этого они хотят присоединиться к вашему сообществу и поделиться своими сообщениями и мыслями с другими членами вашего сообщества.

Прежние времена односторонней связи , когда высшее руководство передавало нужные сообщения сотрудникам и клиентам, закончились!

Большинство предприятий превращают свои коммуникационные стратегии в диалоги . Они организуют опросы, фокус-группы и индивидуальные встречи для сбора отзывов сотрудников и, соответственно, улучшения их делового общения.

Связано: Внутренние коммуникации: переход к двусторонним отношениям

Когда дело доходит до общения с внешней аудиторией, все больше и больше брендов поощряют своих клиентов тестировать и оценивать их продукты, комментировать их контент или участвовать в вебинарах и подкастах.

В конце концов, общение — это обмен знаниями и улучшение диалога!

4.Не угадай. Познакомьтесь со своей аудиторией

Сегментация — это ключ к деловому общению. И это потому, что невозможно создать успешный бренд, не адаптируя коммуникацию к потребностям аудитории.

Действительно, деловое общение не означает обмен стандартной информацией. Напротив, это означает обмен персонализированными сообщениями и улучшение диалогов, которые актуальны для вашей аудитории.

И для этого вам нужно хорошо понимать свою аудиторию .

Вам необходимо понимать их привычки, потребности и то, как они потребляют информацию, чтобы вы могли делиться с ними нужной информацией — информацией, которую они ожидают получить от вас.

Несмотря на то, что у компаний есть стратегия понимания своей внешней аудитории, у большинства из них пока нет способов сегментировать свою внутреннюю аудиторию .

И вот так внутреннее общение начинает превращаться в хаос! Информационные бюллетени по электронной почте остаются незамеченными, сотрудники чувствуют себя перегруженными информацией, а разрозненность снижает производительность труда.

Когда дело доходит до внутренней коммуникации, вам необходимо настроить сообщения, которыми вы делитесь с конкретными потребностями ваших сотрудников, в зависимости от их ролей в организации, их местоположения и языков, на которых они говорят.

Это единственное, что вы можете убедиться, что делитесь правильной информацией со своими сотрудниками.

5.

Не сообщайте, вдохновляйте свою аудиторию

Когда дело доходит до делового общения, недостаточно информировать ваших сотрудников и внешнюю аудиторию о вашем продукте и новостях вашей компании.Вам нужно идти дальше.

Вместо того, чтобы делиться информацией, делится идеями, которые вдохновляют вашу аудиторию . А для этого вам нужно открыто рассказать о культуре вашей компании, своем видении и своих ценностях.

Связано: Ценности компании: определение, значение и примеры

Вспомните Apple и то, как им удалось создать и развить сообщество вокруг бренда. И у этого сообщества есть название: сообщество Apple.

Вы можете легко связаться с официальным сообществом через веб-сайт Apple , а также можете найти множество форумов и веб-сайтов, связанных с неофициальным сообществом Apple.Независимо от того, к какому из них вы присоединитесь, вы станете частью идентичности бренда.

И угадайте, как Apple туда попала?

Они построили стратегию делового общения вокруг эмоций . Все дело в создании эмоциональной связи с брендом и предоставлении отличного опыта как сотрудникам, так и клиентам.

Их сообщения касаются не только их продуктов, они связаны с культурой компании и их видением.

Когда вы работаете в Apple или приобретаете один из их продуктов — будь то iMac, iPad или (просто) AirPods — вы присоединяетесь к сообществу людей, которые увлечены революционными технологиями и способствуют изменениям.Другими словами, вы становитесь частью изменения.

Несмотря на то, что большинство компаний разрабатывают коммуникационные стратегии, чтобы вдохновить свою внешнюю аудиторию, они не выстраивают аналогичные стратегии для своей внутренней аудитории: своих сотрудников.

Другими словами, они не разрабатывают внутренних маркетинговых стратегий . И это одна из причин, почему многие организации не могут привлечь своих сотрудников. Помните, что только 13% сотрудников во всем мире заняты работой.

Привлечь и удержать лучшие таланты непросто в сегодняшних высококонкурентных отраслях, и неудивительно, что HR-специалисты называют это «войной талантов»!

Итак, если вы хотите повысить вовлеченность сотрудников на своем рабочем месте, вам также необходимо сообщить о ценностях своей компании и своем видении.

Вам необходимо заставить своих сотрудников поверить в ваш продукт, бренд и компанию в целом. Другими словами, не воспринимайте своих сотрудников как должное!

Связано: Внутренний маркетинг: определение и влияние на вовлеченность сотрудников

6. Не заставляйте своих сотрудников и внешнюю аудиторию ждать. Будьте готовы ответить на их вопросы. Любое время.

Большинство клиентов используют социальные сети для обслуживания клиентов: почти 70% потребителей использовали социальные сети, чтобы обратиться к брендам за поддержкой по крайней мере один раз.

И когда им нужна информация или поддержка от брендов, клиентов не хотят ждать : 60% клиентов, которые жалуются в социальных сетях, ожидают ответа в течение одного часа.

Неудивительно, что компании разрабатывают свои планы обслуживания клиентов в социальных сетях: ожидается, что к концу следующего года 90% компаний будут использовать социальные сети для обслуживания клиентов.

Ваши клиенты ожидают получить от вас нужную им информацию, когда они в ней нуждаются, и то же самое касается ваших сотрудников.Они проводят 2,5 часа в день в поисках информации, необходимой им для работы.

Отсутствие информации расстраивает, не правда ли?

Плохое общение приводит к разочарованию сотрудников, снижению производительности и отключению на рабочем месте.

Итак, если вы хотите помочь своим сотрудникам добиться успеха в своей работе, вам необходимо наладить внутреннюю коммуникацию, которая позволит им находить нужную информацию, когда она им нужна.

Один из лучших способов сделать это — использовать коммуникационную платформу для сотрудников, где сотрудники могут найти нужную информацию через свои любимые каналы и устройства.

Также убедитесь, что они могут персонализировать свою ленту новостей и задавать вопросы или комментировать материалы, которыми вы с ними делитесь.

Деловое общение — это непрерывный процесс, поэтому убедитесь, что вы мгновенно делитесь со своими сотрудниками необходимой информацией и улучшаете диалог на рабочем месте.

Связано: Основные каналы связи, которые следует учитывать для вашего бизнеса

7. Помните о силе рассказывания историй

Как упоминалось ранее, необходимо вдохновить вашу аудиторию на стимулирование взаимодействия внутри и за пределами организации.Вам нужно вызывать эмоции и доставлять удовольствие, чтобы удерживать своих сотрудников и клиентов.

Одна вещь, которой не хватает в большинстве бизнес-коммуникаций, — это рассказов , особенно когда дело доходит до общения на рабочем месте, потому что да, ваши сотрудники хотят слышать историй !

Но не поймите меня неправильно: это не означает, что вы собираетесь полностью изменить сообщения, которыми вы делитесь со своими сотрудниками. Вместо этого это означает, что вам нужно изменить способ передачи сообщений.

Максимально используйте свою коммуникационную платформу для сотрудников , чтобы превратить ваш контент в электронные информационные бюллетени, привлекательные видео и персонализированные сообщения.

Существует так много разных способов повествования для общения сотрудников !

Рассказывание историй помогает общаться с сотрудниками, а также является отличным способом создания сообщества вокруг бренда. Главное — найти угол и тон голоса, которые соответствуют видению и основным ценностям вашей компании.

8. Облегчите жизнь своим сотрудникам и клиентам

Мы живем в эпоху информационной перегрузки .

Подумайте об этом: мы ежедневно создаем 2,5 квинтиллиона байтов данных в Интернете. Сейчас Google обрабатывает более 7 миллиардов поисковых запросов в день по всему миру, а в Интернете существует более 1,94 миллиарда веб-сайтов. Параллельно человек в возрасте от 25 до 54 лет тратят не менее 1 часа 49 минут в день в социальных сетях.

Становится сложно обрабатывать всю информацию, которую мы получаем каждый день.Сегодня каждый пятый американец признает, что перегружен информацией.

Исследования показали, что информационная перегрузка тесно связана с когнитивной перегрузкой (и мозговой туманностью), тревогой и трудностями при сосредоточении внимания и принятии решений.

Но информационная перегрузка пришла и на рабочее место. В результате сотрудники испытывают стресс, сотрудничество ставится под угрозу, собрания становятся менее эффективными, а время тратится впустую.

Подумайте об этом: специалисты по умственному развитию тратят в среднем 20 часов в неделю на управление электронными письмами , и каждое третье из этих писем считается ненужным.

Harvard Business Review обнаружил, что в целом информационная перегрузка обходится экономике США в 900 миллиардов долларов в год . Стоимость информационной перегрузки огромна, не так ли?

Итак, что это значит для вашего бизнеса?

По сути, это означает, что вам нужно убедиться, что ваши сотрудники получают только ту информацию, которая им нужна, не более того.

Забудьте о массовом и стандартизированном общении. Вместо этого сегментируйте свою внутреннюю аудиторию и персонализируйте новостные ленты своих сотрудников в зависимости от их ролей в организации, их местонахождения и языков, на которых они говорят.

То же самое и с вашими клиентами: вам необходимо сегментировать внешнюю аудиторию и адаптировать сообщения, которыми вы делитесь с ними, в соответствии с их потребностями.

Когда дело доходит до делового общения, вам необходимо делиться нужной информацией с нужной аудиторией как внутри, так и за пределами компании. Это единственный способ донести до вас свое сообщение.

9. Совместите внутренние и внешние сообщения

Чтобы создать надежную стратегию делового общения, вам необходимо согласовать сообщения, которыми вы делитесь внутри компании, с сообщениями, которыми вы делитесь за пределами организации.

Деловое общение — это последовательность ! Ни ваши сотрудники, ни ваша внешняя аудитория не должны замечать разрыва между сообщениями, которыми вы делитесь внутри и снаружи.

Действительно, ваш бренд работодателя начинается изнутри .

Несмотря на то, что привлечение талантов и удержание талантов — это две разные вещи, опыт сотрудников, который вы предоставляете, оказывает огромное влияние на вашу способность привлекать лучшие таланты.

Это потому, что внутренняя и внешняя коммуникации — это не два отдельных мира. : с появлением сарафанного радио и сайтов отзывов работодателей, таких как Glassdoor, люди легко узнают, что происходит в организации.

Большинство кандидатов без колебаний проверяют онлайн-обзоры и отзывы перед тем, как подать заявку на работу.

Связано: Опыт сотрудников: полное руководство по сохранению ваших лучших талантов

Но не только кандидаты задаются вопросом о том, что происходит в вашей организации, ваши клиентов хотят узнать больше о компании в целом .

Более того, ваши клиенты не только заинтересованы в ваших продуктах или услугах, они также хотят знать, каковы ценности вашей компании, каково ваше долгосрочное видение и какую рабочую среду вы предлагаете своим сотрудникам.И поверьте мне, они найдут ту информацию, которую ищут!

Итак, если вы хотите выиграть «войну талантов», упомянутую ранее, и поддерживать долгосрочные отношения со своими клиентами, убедитесь, что сообщения, которыми вы делитесь извне, соответствуют тем, которыми вы делитесь внутри компании.

Связано: 12 причин, почему внутренние и внешние коммуникации идут рука об руку

10. Измерьте успех вашего делового общения

Не доверяйте своей интуиции, когда дело касается делового общения!

Один из самых важных шагов к построению успешного делового общения — это оценка результатов, которых вы добиваетесь.Это единственный способ определить узкие места, которые сдерживают вашу коммуникационную стратегию.

Без измерения невозможно проанализировать и улучшить свою стратегию. Тем не менее, 60% практикующих специалистов по информационным технологиям все еще не измеряют внутреннюю коммуникацию. Ой!

Несмотря на то, что измерить эффективность вашего делового общения нелегко, вам необходимо выделить на это адекватные ресурсы. Убедитесь, что вы выбрали правильные KPI — KPI, которые соответствуют вашим бизнес-целям, — и выстраиваете коммуникационную стратегию, которая поддерживает бизнес-цели.

Связано: Как измерить внутреннюю коммуникацию (IC): передовой опыт и примеры

Заключительные слова

Деловое общение — краеугольный камень успеха любой организации. Невозможно построить успешный бренд, не наладив хорошее деловое общение.

Один из ваших главных приоритетов как коммуникатора — повысить вовлеченность , будь то вовлеченность сотрудников или клиентов. А для этого вам необходимо создать эмоциональную связь с брендом.

Недостаточно информировать аудиторию о вашем продукте и новостях компании, вам нужно создать сообщество вокруг вашего бренда . Будьте искренними, делитесь интересным контентом, улучшайте диалоги внутри и за пределами организации, рассказывайте истории и персонализируйте свои сообщения.

В конце концов, деловое общение — это опыт , который вы доставляете!

Хотите узнать больше о деловом общении? Загрузите нашу электронную книгу «Создание лучшей компании с внутренними коммуникациями», в которой мы поделимся советами и передовыми практиками, которые помогут вывести вашу стратегию IC на новый уровень 👇

11 причин, почему деловое общение имеет решающее значение для успеха вашей компании

Деловое общение предполагает постоянный поток информации внутри и за пределами компании.

💡Загрузите нашу электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников» и узнайте, как общаться с современным сотрудником в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Корпорации с большим количеством людей и разными уровнями иерархии часто испытывают затруднения при управлении бизнес-коммуникациями . Следовательно, должна быть эффективная и непрерывная связь между начальством и подчиненными в организации, между организациями и обществом в целом.

Что такое деловое общение?

Деловые коммуникации — процесс обмена информацией между сотрудниками внутри компании и за ее пределами.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют друг с другом для достижения целей организации и в большей степени соответствуют основным ценностям компании. Его основная цель — улучшить организационные методы, устранить разрозненность, держать сотрудников в курсе и уменьшить количество ошибок.

Эффективное деловое общение необходимо для успеха и роста каждой организации.В отличие от повседневного общения, деловое общение всегда ориентировано на цель .

Тем не менее, данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации.

Для того, чтобы корпоративная компания могла успешно работать, все правила, основные ценности компании, положения и политики компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации.

Какие существуют типы делового общения?

Существует 4 основных типа бизнес-коммуникаций.

1. Внутренняя восходящая связь

Внутреннее восходящее деловое общение — это общение, которое происходит от подчиненного к менеджеру или отдельному лицу вверх по организационной иерархии. Каждый руководитель должен позволить информации течь вверх, чтобы иметь истинное представление о деятельности компании.

Внутренние восходящие коммуникации обычно включают опросов, отзывов, форм и отчетов, которые сотрудники доставляют своим менеджерам или руководителям групп.

Например, маркетинговый отчет может включать такую ​​статистику, как общее количество посетителей веб-сайта, участие в социальных сетях или общее количество привлеченных потенциальных клиентов.

2. Внутренняя нисходящая связь

Внутренняя нисходящая связь идет от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным. Этот тип общения может быть в форме письма, служебной записки или устной директивы.

При общении с сотрудниками руководители должны поддерживать профессионализм и четкость общения.Примером такого типа связи может быть памятка, касающаяся новой операционной процедуры компании, такой как требования безопасности и новые правила.

3. Внутреннее боковое сообщение

Внутреннее горизонтальное деловое общение происходит среди сотрудников на рабочем месте. Сегодня существует множество различных способов общения сотрудников: чаты, обмен сообщениями, электронная почта, программные решения для общения сотрудников.

Этот тип общения может быть внутри или между отделами, и он происходит более регулярно, чем другие виды делового общения.Более того, частое общение между сотрудниками играет решающую роль для вовлеченности и производительности сотрудников.

4. Внешняя связь

Внешнее деловое общение — это любое общение, которое происходит с внешними сторонами, такими как клиенты, потенциальные клиенты, поставщики или партнеры.

В отличие от всех типов внутреннего делового общения, внешние коммуникации происходят менее регулярно.

11 причин, почему эффективное деловое общение так важно

Вот 11 основных причин, почему бизнес-коммуникации так важны для успеха каждой компании:

1.Повышает вовлеченность сотрудников

Исследование Рагана о вовлеченности сотрудников показывает, что коммуникация между руководителями — это главный фактор внутренней коммуникации, который статистически коррелирует с тем, насколько вовлечены сотрудники . Команды внутренней коммуникации играют важную роль в поддержке, обучении и напоминании лидерам о важности коммуникации.

Чтобы понять важность вовлеченности сотрудников, вот несколько полезных статистических данных.

2. Устраняет перегрузку электронной почты

Внутри компаний электронная почта используется для всего: от информационных запросов, общения и обратной связи с сотрудниками, отчетов о состоянии, назначения задач, общения с клиентами и поставщиками, приглашений на встречи, распространения документов, уведомлений от HR о различных командных мероприятиях, преимуществах и пожеланиях ко дню рождения.

Radicati сообщил, что средний корпоративный работник тратит 25% рабочего дня на различные задачи , связанные с электронной почтой.

Однако лишь небольшая часть писем, попадающих в наш почтовый ящик, заслуживает нашего немедленного внимания. Мы отфильтровываем важные электронные письма по отправителю или теме. Более того, многие получаемые нами электронные письма не имеют к нам никакого отношения.

Внутренние бизнес-коммуникации, в которых используют современные инструменты для взаимодействия с сотрудниками и коммуникации , устранили проблему перегрузки электронной почты.

3. Устранение разрозненных коммуникаций

Слишком много нерелевантного контента часто приводит к разрозненным информационным хранилищам . Это означает, что информация, которая действительно важна для сотрудника, может легко потеряться. Спросите себя, почему информация теряется в вашей организации.

Надлежащее внутреннее деловое общение и использование правильных средств коммуникации имеют решающее значение для устранения этой проблемы.

4. Повышает продуктивность сотрудников

4 из 5 сотрудников считают, что эффективная внутренняя бизнес-коммуникация помогает им выполнять работу .

Из-за информационной перегрузки сотрудники часто тратят слишком много информации на поиск контента, который им нужен для работы.

Кроме того, средний сотрудник ежедневно тратит 2,5 часа на поиск необходимой информации . Ежемесячно это приводит к потере времени на то, чтобы найти что-то, что должно быть у сотрудников под рукой.

Вот лишь несколько способов, как внутренние деловые коммуникации повышают продуктивность сотрудников.

5.Улучшает межведомственные коммуникации

Без надлежащей коммуникационной стратегии очень сложно поддерживать эффективные межведомственные связи внутри компаний.

Чтобы сотрудники могли работать более продуктивно, они должны иметь возможность легко общаться и сотрудничать.

Например, ваш исследовательский отдел должен быть на одной странице с вашей маркетинговой командой, а ваш бизнес-офис должен быть синхронизирован с ИТ-отделом.

Помимо самой коммуникации, вот еще несколько советов по улучшению межведомственного взаимодействия команды.

6. Улучшает общение с удаленными работниками

Удаленные команды — будущее работы. По оценкам Global Mobile Workforce Forecast Update, более 40% работающего населения мира будут мобильными к 2022 году . Более того, в развитых странах, таких как США, скоро эти цифры могут достичь 75%.

Это означает, что требуется новый вид коммуникации, лидерства и управленческого подхода. Координация работы в разных часовых поясах, разрозненность информации и преодоление языковых и культурных барьеров — вот лишь несколько коммуникативных проблем, с которыми сталкиваются удаленные команды.Кроме того, из-за расстояния членам команды зачастую сложнее чувствовать себя командой.

Улучшение внутренних бизнес-коммуникаций может оказать значительное положительное влияние на то, как удаленные команды взаимодействуют и ощущают себя.

7. Снижает текучесть кадров

Компании с более заинтересованными и довольными сотрудниками имеют гораздо более низкую текучесть кадров . Чтобы привлечь и удержать миллениалы и молодое поколение на рабочем месте, работодатели должны постоянно информировать своих сотрудников о том, что имеет отношение к их работе.

С другой стороны, слишком много нерелевантной информации часто приводит к стрессу, отключению, разочарованию и, как следствие, снижению удержания сотрудников.

8. Улучшает обмен знаниями

Одной из основных целей, которые компании пытаются достичь путем инвестирования во внутренние коммуникации, является улучшение передовой опыт обмена знаниями .

В мире, где сотрудники постоянно растут и учатся новому, работодателям необходимо обеспечить легкий обмен знаниями в своих организациях.

Без хорошо продуманной стратегии внутренних деловых коммуникаций страдают обмен знаниями и организационные знания.

9. Повышает уровень защиты интересов сотрудников

Когда работодатели знают, как эффективно общаться со своими сотрудниками, они добиваются большего успеха в , превращая своих сотрудников в послов бренда .

Стать послом бренда не так уж и сложно, как считают многие компании. На самом деле счастливые сотрудники хотели бы участвовать в программах по продвижению бренда.

Есть 4 основных способа, как посланник бренда и защита сотрудников могут помочь в работе компании:

• Повышение узнаваемости бренда
• Повышение бренда работодателя и привлечение качественных кандидатов
• Повышение эффективности маркетинга
• Увеличение продаж

10. Повышает удовлетворенность и удержание клиентов

Лучшее деловое общение также означает большее удовлетворение потребностей клиентов . Если в организации плохая коммуникация, то когда дело касается обслуживания клиентов и их удовлетворенности, происходят две вещи.

Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.

Фактически, одно исследование показало, что отношение сотрудников оказывает существенное влияние на удовлетворенность клиентов , что затем приводит к увеличению доходов.

11. Улучшает корпоративную культуру

Наконец, правильная стратегия бизнес-коммуникаций имеет решающее значение для построения лучшей корпоративной культуры и рабочей среды.

Компании, которые общаются открыто и открыто, имеют более здоровую рабочую атмосферу, мотивацию и удовлетворенность сотрудников.

С другой стороны, организации, пренебрегающие бизнес-коммуникациями как средством повышения культуры на рабочем месте, страдают от низкой вовлеченности, высокой текучести кадров и низкого уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Расцвет мобильных бизнес-коммуникаций

Миллениалы составляют 50% рабочей силы во всем мире, и, по прогнозам, к 2025 году они будут составлять 75% рабочей силы.

Как мы все знаем, миллениалы, а также сотрудники поколения Z технически подкованы и ориентированы на мобильные устройства. Следовательно, если вы хотите, чтобы эти поколения взаимодействовали с контентом вашего делового общения, вам необходимо, , скорректировать свои коммуникационные усилия с их привычками и предпочтениями в отношении мобильных устройств.

Организации теперь осознают, что рассылки обычных электронных писем в масштабах компании или использования устаревшей внутренней сети недостаточно, чтобы привлечь внимание сотрудников!

Таким образом, многие компании в настоящее время внедряют мобильные приложения для общения сотрудников, чтобы улучшить общение сотрудников. , гарантируют, что сотрудники всегда имеют доступ к важной информации, и чтобы обеспечить согласованность всей организации.

Кроме того, растущий сдвиг в сторону удаленной работы также является одной из причин, по которой работодатели ищут пути внедрения коммуникационных решений, которые лучше всего имитируют социальные и коммуникационные приложения, которые сотрудники используют в своей личной жизни.

Таким образом, бизнес-коммуникация становится намного проще, быстрее и удобнее.

20 интересных фактов о деловом общении

Если вам нравится статистика, то этот раздел вам тоже понравится. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее интересных фактов о внутреннем деловом общении.

1. 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций
2. Только 13% сотрудников ежедневно используют свои интрасети
3. 74% сотрудников чувствуют, что упускают из виду новости компании
4. 72% сотрудников не полностью понимают стратегию компании
5. 87% людей используют мобильный телефон для общения на работе хотя бы раз в неделю
6. Повышение продуктивности сотрудников на 20-25% в организациях, в которых работают сотрудники
7. 38% компаний имеют растущее количество удаленных сотрудников
8. Только 23% руководителей говорят, что их компании превосходно согласовывают цели сотрудников с корпоративными целями
9. 60% людей сталкиваются с кризисом хотя бы раз в месяц из-за проблем со связью
10. 29% сотрудников считают, что плохое внутреннее деловое общение является причиной провала проектов
11. Только 40% специалистов по информационным технологиям считают, что сотрудники «хорошо» или «очень хорошо» понимают свой вклад в стратегию своей организации.
12. 62% писем, полученных сотрудниками, не важны
13. 60.8% сотрудников говорят, что время от времени или часто игнорируют электронные письма на работе
14. 47,7% сотрудников говорят, что получение меньшего количества писем на работе, вероятно, сделает их счастливее
15. Сотрудники на 75% чаще смотрят видео, чем читают текст
16. Только 24% специалистов по ИС считают, что они эффективно используют свои каналы связи
17. У организаций с эффективными программами изменений и обмена информацией в 3,5 раза больше шансов превзойти своих коллег
18. 28% руководителей считают плохую коммуникацию основной причиной неспособности выполнить проект в первоначальные сроки
19. 77% сотрудников держат свои телефоны под рукой на работе
20. Только 17% работодателей считают линейных менеджеров хорошими коммуникаторами

Как технологии могут помочь вам улучшить деловое общение на рабочем месте

В мире цифровой трансформации компании должны быть готовы к внедрению новых технологий для улучшения своих организационных усилий.

По мере того, как коммуникация и вовлеченность сотрудников стали чрезвычайно важными, появились новые инструменты в этой области.

Как упоминалось ранее, электронной почты, интранетов и других устаревших коммуникационных решений для сотрудников уже недостаточно.

Сегодня мы видим новых программных решений, которые позволяют компаниям улучшать как внутренние, так и внешние бизнес-коммуникации .

Благодаря Smarp, нашему коммуникационному решению для сотрудников, компаниям по всему миру удалось:

• Повышение вовлеченности сотрудников
• Повысьте продуктивность сотрудников
• Устранение разрозненности информации
• Повышение защиты интересов сотрудников
• Повышение эффективности маркетинга и продаж
• Повышение узнаваемости бренда работодателя
• Привлечь больше талантливых специалистов

Будущее деловой коммуникации

Пандемия коренным образом изменила общение на рабочем месте.Чтобы лучше понять, как может выглядеть бизнес-коммуникация в ближайшем будущем , посмотрите это короткое видео, в котором эксперты по внутренним коммуникациям объясняют, какие основные навыки необходимо развить профессионалам в области коммуникаций, чтобы приспособиться к новой норме

Что дальше? Загрузите электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников», в которой мы делимся советами и передовыми методами успешного общения с вашими сотрудниками в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Введение в деловые коммуникации | Безграничный бизнес

Важность ясности в профессиональных настройках

Коммуникация необходима для эффективного ведения бизнеса, а ясность ведет к эффективному общению.

Цели обучения

Определите бизнес-коммуникации и важность ясности в бизнес-коммуникациях

Основные выводы

Ключевые моменты

• Деловое общение используется для продвижения продукта, услуги или организации; передавать информацию в рамках бизнеса; или для решения юридических и аналогичных вопросов.
• Сбои в человеческом общении могут усиливаться в профессиональных условиях. В деловых операциях, особенно связанных с большими суммами денег, небольшое недопонимание может иметь разрушительные последствия.
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — широко применяемая модель управления взаимодействием компании с клиентами, клиентами и перспективами продаж. Это необходимо, потому что с клиентом часто контактируют несколько деловых партнеров.
• Препятствия на пути к ясности в общении включают: сложные сообщения, утаивание информации, неэффективное общение по всей цепочке командования и отсутствие доверия из-за конкуренции.

Ключевые термины

• связь : экземпляр передачи информации; беседа или беседа
• недопонимание : взаимодействие между двумя сторонами, при котором информация не передается должным образом

Определение делового общения

Деловое общение используется для продвижения продукта, услуги или организации; передавать информацию в рамках бизнеса; или решать юридические и подобные вопросы.Он охватывает множество тем, включая поведение потребителей, рекламу, связи с общественностью, корпоративные коммуникации, исследования и измерения, управление репутацией и управление событиями. Деловое общение может также относиться к внутреннему общению: директор по коммуникациям обычно управляет внутренним общением и создает сообщения, отправляемые сотрудникам. Жизненно важно, чтобы внутренние коммуникации управлялись должным образом, поскольку плохо составленное сообщение может вызвать недоверие или враждебность среди сотрудников.

Сбои в человеческом общении могут усиливаться в профессиональных условиях. В деловых операциях, особенно связанных с большими суммами денег, небольшое недопонимание может иметь разрушительные последствия. По этой причине ясность абсолютно необходима. Общение должно быть последовательным, кратким и честным, чтобы гарантировать получение предполагаемого сообщения.

Препятствия на пути к ясности делового общения

• Сложные сообщения: использование сложных технических терминов может привести к нечеткости.Решение состоит в том, чтобы придерживаться сути, используя ясные и краткие сообщения, которые легко понять.
• Утаивание информации: в рамках организации некоторая информация остается конфиденциальной в соответствии с политикой компании. Убедитесь, что необходимая информация легкодоступна и легко доступна.
• Цепочка подчинения: поддержание иерархии организации важно, но само ее присутствие может уменьшить поток коммуникации. Поэтому очень важно снизить иерархические уровни и усилить взаимодействие и коммуникацию между отделами.
• Недоверие. Самой важной причиной отсутствия коммуникации внутри организации является конкуренция, которая приводит к недоверию среди сотрудников. Поэтому сотрудники должны обмениваться информацией, общаться открыто и честно и привлекать других к принятию решений.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это широко применяемая модель управления взаимодействием компании с покупателями, клиентами и перспективами продаж.Это необходимо, потому что с клиентом часто контактируют несколько деловых партнеров. CRM предполагает использование технологий для организации, автоматизации и синхронизации бизнес-процессов — в основном продаж, но также и для маркетинга, обслуживания клиентов и технической поддержки. CRM помогает всем сотрудникам компании оставаться на одной странице и способствует ясности общения с людьми за пределами организации.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) : Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это широко применяемая модель управления взаимодействием компании с клиентами, клиентами и перспективами продаж.

Развитие отношений : Развитие отношений необходимо для эффективного ведения бизнеса, а ясность общения важна для развития отношений.

Создание эффективных сообщений

Цель связей с общественностью — распространить информацию о бизнесе (то есть создать эффективное сообщение).

Цели обучения

Объясните, как создать эффективный обмен сообщениями через связи с общественностью

Основные выводы

Ключевые моменты

• Все коммуникации со средствами массовой информации должны быть четкими, краткими и содержать всю соответствующую информацию о мероприятии или продукте, например дату, время и место.
• Не забывайте, что в сообщениях не должно быть опечаток и грамматических ошибок.
• Один из способов привлечь внимание — описать проблему, а затем объяснить, как компания или продукт решают эту проблему.
• Одна из целей кампании по связям с общественностью — обеспечить редакционное освещение компании, поскольку редакционное освещение воспринимается как более достоверное, чем реклама.

Ключевые термины

• распространять : сеять и распространять принципы, идеи, мнения и ошибки для роста и размножения, такие как семена
• гудок : Основная тема разговора; распространенный слух; информация распространяется за кадром.

Создание эффективных сообщений

Целью связей с общественностью является распространение информации о бизнесе. Эта информация может быть перед предстоящими событиями или запуском продукта, а также для подавления слухов или предотвращения распространения неверной информации о компании. Связи с общественностью также предполагают активное обучение персонала тому, как реагировать на сообщения СМИ, чтобы неверная информация вообще не публиковалась.

Многим малым предприятиям и стартапам не хватает больших рекламных бюджетов; они полагаются на связи с общественностью, чтобы создать «шум» о предстоящем выпуске бизнеса или продукта.Одна из целей кампании по связям с общественностью — обеспечить редакционное освещение компании, поскольку редакционное освещение воспринимается как более достоверное, чем реклама.

Эффективные сообщения : пресс-релиз содержит всю необходимую информацию о мероприятии, продукте или компании.

Проблема привлечения внимания СМИ непростая. Решение состоит в том, чтобы создавать хорошо написанные, привлекающие внимание пресс-релизы и отправлять их в нужные СМИ. Например, пресс-релиз о моде должен публиковаться в СМИ, связанных с модой, а не в спортивном журнале.

Связь со СМИ

Все сообщения со СМИ должны быть четкими, краткими и содержать всю соответствующую информацию о событии (или продукте), такую ​​как дата, время и место. Эта информация часто является самой важной, поэтому она должна быть в верхней части пресс-релиза.

Многие пресс-релизы также включают некоторую справочную информацию о компании, а иногда и о членах команды для конкретного проекта. Эта информация обычно находится в конце пресс-релиза.

Не забывайте, что в сообщениях нет опечаток и грамматических ошибок. Для максимального эффекта попробуйте использовать привлекающую внимание лексику. Один из способов привлечь внимание — описать проблему и объяснить, как компания или продукт решают эту проблему.

4 типа деловой переписки [и когда их использовать]

Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть варианты документов, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевой направленностью.Различные сценарии требуют разных форм делового письма. Однако бесчисленное количество документов можно разделить на четыре основные категории.

Каждая категория имеет свою общую цель. Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента.

В этой статье обширная область делового письма разбита на четыре категории. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.

1. Обучающие деловые письма

Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи. Задачу может потребоваться выполнить немедленно, или ее можно будет использовать в будущем.

Документ этого типа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю. Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать варианты или потенциальные проблемы.

Примеры:

• Руководство пользователя : руководство, направленное на то, чтобы позволить покупателю использовать продукт.Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и довольных клиентов. Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
• Спецификации : технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.
• Памятка : короткое уведомление о новой информации, предоставленной большой группой в организации.Памятка может включать прямую инструкцию или быть справкой о том, как выполнять будущие задачи.

2. Информационная деловая письменность

Не все деловые письма требуют действий. Большой том написан для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.

Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.

Примеры:

• Отчет: возможно, основная часть информационного письма — это написание отчета. Организации полагаются на отчеты, чтобы действовать, передавать бизнес-информацию и техническую информацию, фиксировать выполненную работу, регистрировать инциденты, завершать проекты и рекомендации и действовать как архив. Хорошо составленный отчет позволяет читателю легко понять содержание и, если возможно, принять обоснованные решения.
• Финансовые показатели: документов, описывающих финансовое состояние компании.Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.
• Протокол: Подведение итогов собрания. Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.

3. Убедительное деловое письмо

Когда люди думают о деловом письме, они часто думают о категории убедительного письма. Эти документы обычно связаны с продажами. Убедительное письмо может быть прямым, с акцентом на конкретный предмет, или косвенным, с упором на развитие отношений с клиентом.

Цель состоит в том, чтобы двояко: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность. Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.

Примеры:

• Предложения: эти документы описывают предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении обычно представлен обзор проекта, преимущества, сроки, затраты и компетенция.
• Электронное письмо по продажам : электронное письмо, адресованное большому количеству людей с целью продвижения продукта или услуги.
• Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющих новую информацию. Текст направлен на то, чтобы убедить читателя поделиться контентом через свои собственные каналы

4. Транзакционные деловые письма

Повседневное общение подпадает под транзакционное деловое письмо. Большая часть этого письма отправляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета. Простой способ быстро улучшить свое деловое письмо о транзакциях — это пройти онлайн-курс.

Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.

Примеры:

Напоминания о стилях

Хотя цель документа меняется, суть делового письма — нет. Вот несколько полезных напоминаний о стиле.

• Эффективное профессиональное письмо написано с четко определенной аудиторией и целью. Это письмо, ориентированное на результат.Текст помогает читателю что-то сделать или узнать.
• Стиль письма должен быть кратким, актуальным и понятным. Избыточным формулировкам, жаргону или посторонней информации нет места ни в каком деловом письме. Каждый элемент документа поддерживает сообщение цели читателю.
• Конечно, хорошее письмо не содержит грамматических и орфографических ошибок и неточной информации.

Каждый бизнес-документ относится к одной из этих четырех категорий.Определив категорию, вы лучше поймете цель своего документа. Это понимание улучшит ваше письмо.

Эффективное деловое общение

Было предложено множество теорий для описания, прогнозирования и понимания поведения и явлений, из которых состоит общение. Когда дело доходит до делового общения, нас часто меньше интересует теория, чем обеспечение того, чтобы наши коммуникации приносили желаемые результаты. Но для достижения результатов может быть полезно понять, что такое общение и как оно работает.

Определение коммуникации

Корень слова «общение» на латыни — communare , что означает «делиться» или «делиться общим». Коммуникация — процесс понимания и обмена смыслом. определяется как процесс понимания и обмена смыслом.

В центре нашего исследования коммуникации — отношения, предполагающие взаимодействие между участниками. Это определение хорошо нам служит, поскольку в нем делается упор на процесс, который мы подробно рассмотрим в этом тексте, чтобы эффективно понять и разделить точку зрения другого человека.

Первое ключевое слово в этом определении — процесс: динамическая деятельность, которую трудно описать, потому что она изменяется. Процесс — это динамическая деятельность, которую трудно описать, потому что она изменяется. Представьте, что вы один думаете на кухне. Кто-то из ваших знакомых (например, ваша мама) входит на кухню, и вы коротко говорите. Что изменилось? А теперь представьте, что к вашей матери присоединился кто-то еще, кто-то, кого вы раньше не встречали, и этот незнакомец внимательно слушает, как вы говорите, почти так, как если бы вы произносили речь.Что изменилось? Ваша точка зрения может измениться, и вы можете более внимательно следить за своими словами. Обратная связь или ответ вашей матери и незнакомца (которые, по сути, являются вашей аудиторией) могут заставить вас переоценить то, что вы говорите. Когда мы взаимодействуем, все эти факторы — и многие другие — влияют на процесс общения.

Второе ключевое слово — понимание. Чтобы воспринимать, интерпретировать и соотносить наше восприятие и интерпретацию с тем, что мы уже знаем. «Понять — значит воспринимать, интерпретировать и соотносить наше восприятие и интерпретацию с тем, что мы уже знаем.«Если друг рассказывает вам историю о падении с велосипеда, какой образ приходит на ум? Теперь ваш друг показывает в окно, и вы видите мотоцикл, лежащий на земле. Понимание слов и понятий или объектов, к которым они относятся, является важной частью процесса коммуникации.

Далее идет слово «делиться чем-то вместе с одним или несколькими людьми». «Делиться чем-то вместе с одним или несколькими людьми». Вы можете участвовать в совместной деятельности, например, при составлении отчета; или вы можете совместно получить пользу от ресурса, например, когда вы и несколько коллег делите пиццу.В общении обмен происходит, когда вы передаете другим мысли, чувства, идеи или идеи. Вы также можете поделиться с самим собой (процесс, называемый внутриличностным общением), когда вы доводите идеи до сознания, размышляете о том, что вы чувствуете по поводу чего-либо, или находите решение проблемы и произносите классическое «Ага!» момент, когда что-то становится ясно.

И, наконец, то, чем мы делимся через общение. то, чем мы делимся через общение. Слово «байк» представляет собой как велосипед, так и короткое название мотоцикла.Глядя на контекст, в котором используется слово, и задавая вопросы, мы можем обнаружить общее значение слова и понять его сообщение.

Восемь основных компонентов коммуникации

Чтобы лучше понять процесс коммуникации, мы можем разбить его на серию из восьми основных компонентов:

1. Источник
2. Сообщение
3. Канал
4. Приемник
5. Обратная связь
6. Окружающая среда
7. Контекст
8. Помехи

Каждый из этих восьми компонентов выполняет неотъемлемую функцию в общем процессе.Давайте изучим их один за другим.

Источник

Источник: Человек, который воображает, создает и отправляет сообщение. воображает, создает и отправляет сообщение. В ситуации публичных выступлений источником является выступающий. Он или она передает сообщение, делясь новой информацией с аудиторией. Оратор также передает сообщение с помощью тона голоса, языка тела и выбора одежды. Оратор сначала определяет сообщение — что сказать и как это сказать.Второй шаг включает в себя кодирование сообщения путем выбора правильного порядка или идеальных слов, чтобы передать предполагаемое значение. Третий шаг — представить или отправить информацию получателю или аудитории. Наконец, наблюдая за реакцией аудитории, источник понимает, насколько хорошо они восприняли сообщение, и отвечает разъяснениями или вспомогательной информацией.

Сообщение

«Сообщение — стимул или значение, создаваемое источником для получателя или аудитории.это стимул или значение, создаваемое источником для получателя или аудитории ». Когда вы планируете выступить с речью или написать отчет, ваше сообщение может показаться только выбранными вами словами, которые передадут ваш смысл. Но это только начало. Слова объединены грамматикой и организацией. Вы можете сохранить самый важный момент напоследок. Сообщение также состоит из того, как вы его произносите — в речи, с вашим тоном голоса, языком тела и вашей внешностью, — а в отчете с вашим стилем письма, пунктуацией, заголовками и форматированием, которые вы выбираете.Кроме того, частью сообщения может быть среда или контекст, в котором вы его представляете, а также шум, из-за которого ваше сообщение может быть трудно услышать или увидеть.

Представьте, например, что вы обращаетесь к большой аудитории торговых представителей и знаете, что сегодня вечером идет игра World Series. Возможно, вашей аудитории будет трудно успокоиться, но вы можете начать со слов: «Я понимаю, что сегодня важная игра». Таким образом, устно выражая то, что большинство людей в вашей аудитории знают и интересуют, вы можете уловить и сосредоточить их внимание.

Канал

«Канал» — путь, по которому сообщение или сообщения перемещаются между источником и получателем. это способ, которым сообщение или сообщения перемещаются от источника к получателю ». Например, подумайте о своем телевизоре. Сколько каналов у вас на телевизоре? Каждый канал занимает определенное место, даже в цифровом мире, в кабеле или в сигнале, который передает сообщение каждого канала в ваш дом. Телевидение объединяет звуковой сигнал, который вы слышите, с визуальным сигналом, который вы видите.Вместе они передают сообщение получателю или аудитории. Выключите звук на телевизоре. Вы все еще понимаете, что происходит? Во многих случаях это возможно, потому что язык тела передает часть сообщения шоу. Теперь увеличьте громкость, но поверните так, чтобы вы не могли видеть телевизор. Вы все еще можете слышать диалог и следить за сюжетной линией.

Точно так же, когда вы говорите или пишете, вы используете канал для передачи вашего сообщения. Разговорные каналы включают личные беседы, речи, телефонные разговоры и сообщения голосовой почты, радио, системы громкой связи и передачу голоса по Интернет-протоколу (VoIP).Письменные каналы включают письма, меморандумы, заказы на покупку, счета, статьи в газетах и ​​журналах, блоги, электронную почту, текстовые сообщения, твиты и т. Д.

Приемник

«Получатель принимает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение способами, как преднамеренно, так и непреднамеренно источником. получает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение как преднамеренно, так и непреднамеренно источником.«Чтобы лучше понять этот компонент, подумайте о приемнике в футбольной команде. Квотербек бросает мяч (сообщение) получателю, который должен видеть и интерпретировать, где поймать мяч. Квотербек может иметь намерение, чтобы получатель «уловил» его сообщение одним способом, но получатель может видеть вещи по-другому и вообще пропустить футбольный мяч (предполагаемое значение).

Как получатель, вы слушаете, видите, касаетесь, нюхаете и / или пробуете на вкус, чтобы получить сообщение. Аудитория «оценивает вас» так же, как вы можете проверить ее задолго до того, как выйдете на сцену или откроете рот.Невербальные ответы ваших слушателей могут служить подсказкой о том, как скорректировать ваше открытие. Представляя себя на их месте, вы предвкушаете, что бы вы искали на их месте. Подобно тому, как квотербек планирует, где будет принимающий, чтобы правильно поставить мяч, вы также можете распознать взаимодействие между источником и получателем в контексте делового общения. Все это происходит одновременно, показывая, почему и как постоянно меняется общение.

Обратная связь

Когда вы отвечаете источнику, намеренно или непреднамеренно, вы даете обратную связь.Обратная связь — вербальный и / или невербальный ответ на сообщение. состоит из сообщений, которые получатель отправляет обратно источнику. Вербальные или невербальные, все эти сигналы обратной связи позволяют источнику видеть, насколько хорошо, насколько точно (или насколько плохо и неточно) было получено сообщение. Обратная связь также дает возможность получателю или аудитории попросить разъяснений, согласиться или не согласиться или указать, что источник может сделать сообщение более интересным. По мере увеличения количества обратной связи повышается и точность коммуникации.

Например, предположим, что вы — менеджер по продажам, участвующий в конференц-связи с четырьмя торговыми представителями. Как источник, вы хотите сказать представителям, чтобы они воспользовались тем фактом, что сейчас сезон Мировой серии, чтобы закрыть продажи спортивного снаряжения для бейсбола. Вы излагаете свое сообщение, но не слышите ответов от своих слушателей. Вы можете предположить, что это означает, что они поняли и согласились с вами, но позже в этом месяце вы можете разочароваться, обнаружив, что было сделано очень мало продаж.Если вы дополните свое сообщение запросом обратной связи («Имеет ли это смысл? Есть ли у кого-нибудь из вас какие-либо вопросы?»), У вас может быть возможность уточнить свое сообщение и узнать, поверил ли кто-либо из торговых представителей вашему предложение не сработает с их клиентами.

Окружающая среда

«Окружающая среда включает физические и психологические аспекты контекста общения. это атмосфера, физическая и психологическая, в которой вы отправляете и получаете сообщения.«Окружение может включать в себя столы, стулья, освещение и звуковое оборудование, которые находятся в комнате. Сама комната является образцом окружающей среды. Обстановка также может включать такие факторы, как официальная одежда, которые могут указывать на то, будет ли обсуждение открытым и заботливым или более профессиональным и формальным. Люди с большей вероятностью будут вести интимный разговор, когда они физически близки друг к другу, и с меньшей вероятностью, когда они могут видеть друг друга только через комнату. В этом случае они могут отправлять друг другу текстовые сообщения, что само по себе является интимной формой общения.На выбор текста влияет окружение. Как оратор, ваше окружение будет влиять и играть роль в вашей речи. Всегда полезно проверить, где вы будете выступать, до самого дня презентации.

Контекст

«Контекст включает в себя обстановку, сцену и ожидания участников. коммуникативного взаимодействия включает обстановку, сцену и ожидания вовлеченных людей.«Контекст профессионального общения может включать деловые костюмы (экологические сигналы), которые прямо или косвенно влияют на языковые ожидания и поведение участников.

Презентация или обсуждение не происходит как отдельное мероприятие. Когда вы пришли на занятия, вы пришли откуда-то. То же самое сделал человек, сидящий рядом с вами, как и инструктор. Степень формальности или неформальности среды зависит от контекстуальных ожиданий участников в отношении коммуникации.Человек, сидящий рядом с вами, может использоваться для неформального общения с инструкторами, но этот конкретный инструктор может использоваться для вербального и невербального проявления уважения в академической среде. Возможно, вы привыкли к формальному общению с инструкторами и встретите вопрос одноклассника: «Эй, учитель, у нас сегодня есть домашнее задание?» так же грубо и невнимательно, когда они считают это нормальным. Невербальный ответ инструктора, безусловно, даст вам представление о том, как они воспринимают взаимодействие, как о выборе слов, так и о том, как они были сказаны.

Контекст — это все, чего люди ожидают друг от друга, и мы часто создаем эти ожидания из сигналов окружающей среды. Традиционные собрания, такие как свадьбы или кинсеаньеры, часто носят формальный характер. Есть время для тихих социальных приветствий, время для тишины, когда невеста идет по проходу, или у отца может быть первый танец со своей дочерью, когда она превращается из девушки в женщину в глазах своего сообщества. В любом празднике может наступить время шумного празднования и танцев.Вас могут попросить произнести тост, и обстановка свадьбы или quinceañera повлияет на вашу презентацию, время и эффективность.

Рисунок 1.2

Контекст — это все, чего люди ожидают друг от друга.

© 2010 Jupiterimages Corporation

Кто говорит первым на деловой встрече? Это, вероятно, имеет какое-то отношение к положению и роли каждого человека вне собрания.Контекст играет очень важную роль в общении, особенно между культурами.

Помехи

Помехи, также называемые шумом, могут исходить от любого источника. «Вмешательство — все, что блокирует или изменяет исходное значение сообщения. что-либо, что блокирует или изменяет предполагаемое значение сообщения источником ». Например, если вы ехали на машине на работу или в школу, скорее всего, вас окружал шум. Автомобильные гудки, рекламные щиты или, возможно, радио в вашей машине прерывали ваши мысли или ваш разговор с пассажиром.

Психологический шум — это то, что происходит, когда ваши мысли занимают ваше внимание, когда вы слушаете или читаете сообщение. Представьте, что сейчас 16:45. и ваш начальник, который находится на встрече в другом городе, отправляет вам электронное письмо с просьбой представить данные о продажах за последний месяц, анализ текущих прогнозов продаж и данные о продажах за тот же месяц за последние пять лет. Вы можете открыть электронное письмо, начать читать и подумать: «Отлично, нет проблем — у меня есть эти цифры и анализ прямо здесь, в моем компьютере.Вы отправляете ответ с прилагаемыми данными о продажах за последний месяц и текущими прогнозами. Затем в пять часов вы выключаете компьютер и идете домой. На следующее утро ваш босс звонит по телефону и сообщает вам, что он испытывает неудобства из-за того, что вы не включили данные о продажах за предыдущие годы. В чем была проблема? Вмешательство: думая о том, как вы хотели бы ответить на сообщение начальника, вы мешали себе читать достаточно внимательно, чтобы понять все сообщение.

Помехи могут возникать и из других источников. Возможно, вы голодны, и ваше внимание к текущей ситуации мешает вам слушать. Может быть, в офисе жарко и душно. Если бы вы были членом аудитории, слушающей исполнительную речь, как это могло бы повлиять на вашу способность слушать и участвовать?

Шум мешает нормальному кодированию и декодированию сообщения, передаваемого по каналу между источником и получателем. Не весь шум — это плохо, но шум мешает процессу общения.Например, мелодия вашего мобильного телефона может быть для вас приятным шумом, но она может прервать процесс общения в классе и беспокоить ваших одноклассников.

Две модели связи

Исследователи заметили, что когда происходит общение, источник и получатель могут отправлять сообщения одновременно, часто перекрывая друг друга. Вы, как говорящий, часто будете играть обе роли — как источника, так и получателя. Вы сосредоточитесь на общении и получении ваших сообщений для аудитории.Аудитория ответит в виде обратной связи, которая даст вам важные подсказки. Хотя существует множество моделей коммуникации, здесь мы сосредоточимся на двух, которые предлагают точки зрения и уроки для бизнес-коммуникаторов.

Вместо того, чтобы рассматривать источник, отправляющий сообщение, и получателя, как два отдельных действия, исследователи часто рассматривают общение как транзакционную модель общения, в которой действия происходят одновременно. процесс (рис. 1.3 «Транзакционная модель коммуникации»), при этом действия часто происходят одновременно.Различие между источником и получателем стирается, например, при очередности разговоров, когда оба участника играют обе роли одновременно.

Рисунок 1.3 Транзакционная модель коммуникации

Исследователи также изучили идею о том, что все мы конструируем собственные интерпретации сообщения. Как указывает цитата Государственного департамента в начале этой главы, то, что я сказал, и то, что вы слышали, могут отличаться. В конструктивистской модели общения акцент делается на согласованном значении или общей основе при попытке описать общение.модели (рис. 1.4 «Конструктивистская модель коммуникации»), мы сосредотачиваемся на согласованном значении или общей основе, пытаясь описать коммуникацию.,

Представьте, что вы посещаете Атланту, штат Джорджия, и идете в ресторан на ужин. На вопрос, хотите ли вы «кока-колы», вы можете ответить «конечно». Официант может снова спросить вас: «Какие?» и вы можете ответить: «Кока-кола в порядке». Официант может спросить в третий раз: «Какой безалкогольный напиток вы хотите?» Недоразумение в этом примере состоит в том, что в Атланте, где находится компания Coca-Cola, большинство безалкогольных напитков обычно называют «колой».«Когда вы заказываете безалкогольный напиток, вам необходимо указать, какого типа, даже если вы хотите заказать напиток, который не является колой или даже не произведен компанией Coca-Cola. Для кого-то из других регионов США слова «поп», «содовая» или «газировка» могут быть знакомым способом обозначения безалкогольного напитка; не обязательно бренд «Кока-кола». В этом примере и вы, и официант понимаете слово «кока-кола», но каждый из вас понимает, что оно означает что-то свое. Чтобы общаться, каждый из вас должен понимать, что этот термин означает для другого человека, и найти общий язык, чтобы полностью понять запрос и дать ответ.

Рисунок 1.4 Конструктивистская модель коммуникации

Поскольку мы несем в себе множество значений слов, жестов и идей, мы можем использовать словарь, чтобы направлять нас, но нам все равно придется согласовывать значение.

Ключевые вынос

Процесс коммуникации включает понимание, совместное использование и значение и состоит из восьми основных элементов: источника, сообщения, канала, получателя, обратной связи, среды, контекста и помех.К моделям коммуникации относятся транзакционный процесс, в котором действия происходят одновременно, и конструктивистская модель, которая фокусируется на общем значении.

Упражнения

1. Нарисуйте то, как, по вашему мнению, выглядит общение. Поделитесь своим рисунком с одноклассниками.
2. Перечислите три окружающих фактора и укажите, как они влияют на ваши ожидания от общения. Поделитесь своими результатами с одноклассниками.
3. Как контекст влияет на ваше общение? Рассмотрим язык и культуру, на которых выросли люди, и их роль в стилях общения.
4. Если бы вы могли придумать идеальное свидание, какие занятия, места и / или сигналы окружающей среды вы бы добавили, чтобы задать настроение? Поделитесь своими результатами с одноклассниками.
5. Посмотрите, как разговаривают два человека. Опишите их общение. Посмотрите, сможете ли вы найти все восемь компонентов и привести пример для каждого из них.
6. Какие предположения присутствуют в транзакционной модели коммуникации? Найдите пример модели общения на рабочем месте или в классе и приведите пример для всех восьми компонентов.

Разговор в бизнес-среде

Большинство людей стремятся получить высшее образование, чтобы работать в желаемой области карьеры. Многие из вас, вероятно, работают во время прохождения этого курса и уже имеют опыт выступления в деловой среде.По мере того, как вы продвигаетесь по карьерной лестнице и потенциально меняете карьерный путь, как это делают сейчас многие американцы, характер вашего общения и контексты, в которых вы говорите, будут меняться. Современные сотрудники должны уметь адаптировать контент, уровень формальности и формат к различным аудиториям, включая публику, клиентов и коллег. То, что считается хорошим коммуникатором для одной аудитории, а в одной области — нет. Существует множество исследований и ресурсов, связанных с деловым общением, которые нельзя включить в этот раздел.Международная ассоциация деловых коммуникаторов — хороший ресурс для людей, заинтересованных в карьере в этой области: http://www.iabc.com.

Адаптируйтесь к своей аудитории

Для общения в деловой обстановке требуется способность коммуникатора адаптироваться. Надеюсь, навыки, которые вы приобретете для улучшения своей коммуникативной компетенции, пройдя этот курс, позволят вам адаптироваться и добиться успеха. Следующие ниже предложения по адаптации к вашей аудитории основаны на общих характеристиках; поэтому ожидайте вариаций и исключений.Компетентный коммуникатор может использовать подобные категории и стратегии в качестве отправной точки, но всегда должен следить за происходящим общением и при необходимости адаптироваться. Во многих случаях у вас может быть разнообразная аудитория, состоящая из руководителей, коллег и сотрудников, и в этом случае вам потребуется использовать несколько стратегий для эффективного делового общения.

Несмотря на то, что большая часть повседневного общения в организациях осуществляется в форме записок, электронных писем и отчетов, устное общение занимает важное место.Увеличение количества документации связано с эпидемией плохого слушания. Многие люди не могут или не пытаются сохранить информацию, которую они получают на слух, в то время как письменное общение обеспечивает запись и доказательство того, что вся необходимая и подробная информация была передана. Увеличение объема письменного общения увеличивает время и затраты, которых не требует устное общение. Письмо и чтение являются более медленными формами общения, чем речь, а при разговоре лицом к лицу используется больше человеческих чувств, обеспечивается обратная связь и разъяснения, а также помогает установить отношения.

Многое на рабочем месте написано ради документации. Однако устное общение часто бывает более эффективным, если люди хорошо умеют слушать.

Важно помнить, что многие люди не практикуют хорошие навыки слушания и что понимание способствует эффективности и успеху. Очевидно, вы не можете заставить кого-то слушать лучше или потребовать от него или ее активного слушания, но вы можете стремиться к тому, чтобы ваше общение было более слушаемым и доступным для различных аудиторий.

Обращение к руководителям / руководителям

Восходящая коммуникация Речи, предложения или брифинги, адресованные членам аудитории, которые занимают более высокие должности в организационной иерархии, чем отправитель. включает речи, предложения или брифинги, адресованные членам аудитории, занимающим более высокие должности в организационной иерархии, чем отправитель. Вверху связи обычно больше всего не хватает внутри организации, поэтому важно воспользоваться возможностью и использовать ее в своих интересах.Эти сообщения обычно служат для информирования руководителей о состоянии или результатах проектов и содержат предложения по улучшению, которые могут помочь людям почувствовать себя вовлеченными в организационный процесс и привести к более глубокому пониманию и принятию управленческих решений. Итак, как нам адаптировать сообщения для восходящей коммуникации?

«Резюме» возникло из того факта, что у руководителей жесткие графики работы и они предпочитают краткую и актуальную информацию. Резюме обычно составляются в письменной форме, но также должны передаваться устно.Вы должны включить в устное изложение резюме некоторые повторы и избыточность, но вам не нужно такое повторение в письменной версии. Это позволяет выделить основную идею, исключив некоторые подтверждающие факты из устной презентации. Если руководитель или руководитель оставляет презентацию с четким пониманием основной идеи, вспомогательные материалы и факты будут иметь значение, когда они будут рассмотрены позже. Однако если оставить презентацию с фактами, а не с основной идеей, это может привести к необходимости другой презентации или брифинга, что стоит организации времени и денег.Даже если такое недоразумение вызвано плохими навыками выслушивания руководителей, скорее всего, виноваты вы.

Сотрудники хотят, чтобы их считали компетентными, а демонстрация навыков устного общения — это хороший способ быть замеченными и продемонстрировать свои технические и профессиональные способности. Презентации — это «заметные задачи», которые при хорошем выполнении вызывают доверие к человеку. Не используйте преимущества этой видимости до такой степени, что вы выполняете только роль начальника или сосредотачиваетесь на нем или на ней в ущерб другим людям в аудитории.Однако необходимо адаптировать свое сообщение к «языку руководителей». Руководители и руководители часто имеют более макроэкономическое видение организации и могут быть обеспокоены тем, как повседневные задачи соответствуют миссии и видению организации. Таким образом, явное указание этой связи в вашей презентации может помочь выделить вашу презентацию.

Помните об организационной иерархии и территории, когда разговариваете с руководителями и руководителями. Направление на местность, которая находится в чьей-то компетенции, может доставить вам неприятности, если этот человек охраняет свою территорию.Например, предложение о маркетинге во время презентации о людских ресурсах может встревожить менеджера по маркетингу и привести к негативным последствиям для вас. Также помните, что сообщить боссу плохие новости может быть непросто. Сообщая плохие новости, формулируйте их так, чтобы подчеркнуть вашу заботу о здоровье организации. Нежелание сотрудника обсуждать проблемы с начальником ведет к большему риску для организации. Чем раньше станет известна проблема, тем лучше для организации.

В разговоре с коллегами

Большая часть нашего повседневного общения в бизнес-среде — это горизонтальное общение. Общение между коллегами или людьми, которые находятся на одном и том же приблизительном уровне в организационной иерархии. с нашими коллегами или людьми, которые находятся примерно на одном уровне в организационной иерархии. Это общение может происходить между коллегами, работающими в одной области, или между коллегами с разными областями знаний.Такая горизонтальная коммуникация обычно помогает людям координировать задачи, решать проблемы и обмениваться информацией. Когда это будет эффективно, это может привести к большему сотрудничеству между сотрудниками и большему пониманию «общей картины» или более широкой функции организации. Когда это неэффективно, это может привести к территориальности, соперничеству и недопониманию при обсуждении областей знаний и задач, требующих специализации.

Многие коллеги работают вместе, чтобы делиться идеями и вместе выполнять задачи.В среде совместного использования легко забыть, с чего зародилась идея. Это становится проблемой, когда приходит время отдавать должное или признание. Не забывайте отдавать должное людям, которые работали с вами над проектом или идеей. Если вы не можете вспомнить, откуда пришла идея, лучше отметить, что это была «групповая работа», чем предполагать, что это была ваша идея, и рисковать оттолкнуть коллегу.

Обращение к супервизируемым / сотрудникам

Нисходящая коммуникация Сообщения, адресованные членам аудитории, которые занимают более низкие должности в организационной иерархии, чем отправитель.включает сообщения, адресованные членам аудитории, которые занимают более низкое место в организационной иерархии, чем отправитель. Как руководитель, вам также придется поговорить с людьми, которыми вы управляете или нанимаете. Нисходящее общение обычно включает в себя инструкции по работе, объяснение политики организации, предоставление обратной связи и приветствие новичков в организации.

Руководители могут подавать хороший пример, обеспечивая хороший поток информации своим сотрудникам.

Этот тип общения может иметь положительные результаты с точки зрения предотвращения или исправления ошибок сотрудников и повышения удовлетворенности работой и морального духа. Если общение неэффективно, оно может привести к нечетким сообщениям, которые приводят к недопониманию и ошибкам.

При таком общении «сверху вниз» сотрудники не могут задавать ценных вопросов. Поэтому важно создать открытую атмосферу, поощряющую вопросы.Хотя включение открытого обсуждения после презентации занимает больше времени, это помогает предотвратить ошибки, которых можно избежать, и потерю времени и денег. Перед презентацией сообщите аудитории, что вы будете отвечать на вопросы, а затем официально предоставьте слово для вопросов, когда будете готовы. Сеансы вопросов и ответов — хороший способ поддерживать поток информации в организации, и дополнительная информация об управлении этими сеансами содержится в блоке «Как стать компетентным» в этой главе.

Хороший руководитель должен держать своих сотрудников в курсе, обеспечивать конструктивную обратную связь, объяснять решения и политику организации, честно говорить о проблемах и проблемах и способствовать потоку информации.Информация должна поступать к руководителям и от них. Супервизоры помогают задать тон коммуникативному климату в организации и могут служить образцом ожиданий от устного общения. Готовность, последовательность, открытость и заинтересованность помогают поддерживать общение, что помогает поддерживать моральный дух. Руководители также отправляют сообщения, намеренные или непреднамеренные, в зависимости от того, где они проводят свои презентации. Например, заставить людей приходить в конференц-зал руководителей может быть удобно для начальника, но пугать других сотрудников.

Обращение к клиентам / покупателям / источникам финансирования

Связь с внешними заинтересованными сторонами Сообщения, отправляемые поставщиками услуг людям, которые не работают в организации, но ведут бизнес или поддерживают ее. включает сообщения, отправленные поставщиками услуг людям, которые не работают в организации, но ведут с ней дела или поддерживают ее. Эти заинтересованные стороны включают клиентов, заказчиков и источники финансирования. Связь с заинтересованными сторонами может быть информативной или убедительной.Когда вы впервые начинаете отношения с одной из этих заинтересованных сторон, общение, вероятно, будет носить убедительный характер, пытаясь убедить либо клиента воспользоваться услугами, либо клиента купить продукт, либо источник финансирования для предоставления финансирования. Как только отношения установлены, общение может принимать форму более информативных отчетов о ходе работы и снова стать убедительным, когда придет время пересмотреть или продлить контракт или соглашение.

Как и в случае с другими видами общения на рабочем месте, важен информационный поток.Многие люди считают отсутствие потока информации признаком проблемы, поэтому убедитесь, что уровень вашего общения постоянен, используя отчеты о ходе работы или брифинги о статусе, даже если нет серьезных изменений, о которых можно было бы сообщить. Стратегическая двусмысленность может быть полезна в некоторых ситуациях, но слишком большая двусмысленность также ведет к подозрениям, которые могут повредить отношениям поставщика и клиента. Убедитесь, что невербальное общение не противоречит вербальному общению.

При подготовке презентации для клиентов, заказчиков или источников финансирования начните устанавливать отношения, прежде чем проводить презентацию.Это поможет вам понять, чего они хотят и в чем они нуждаются, и позволит адаптировать вашу презентацию к их потребностям. Эти взаимодействия также помогают установить взаимопонимание, что может повысить ваш авторитет. Многие люди, делающие предложение, ошибочно сосредотачиваются на себе, своем продукте или услуге. Вместо этого сосредоточьтесь на потребностях клиента. Внимательно слушайте, что они говорят, а затем объясняйте их потребности, как вы их видите, и то, как ваш продукт или услуга удовлетворит эти потребности. Сосредоточьтесь на положительных последствиях или выгодах, которые возникнут в результате установления с вами деловых отношений.Если вы помните из главы 11 «Информативная и убедительная речь», это похоже на модель организации «Мотивированная последовательность» Монро, которая привлекает внимание аудитории, устанавливает наличие потребности или проблемы, предлагает решение, удовлетворяющее потребность, задает вопросы аудитория визуализирует положительные результаты принятия решения, а затем призывает аудиторию к действию.

Используйте сложные и профессиональные наглядные пособия, чтобы помочь продать свою идею, услугу или продукт. Вы можете использовать стратегии из нашего предыдущего обсуждения наглядных пособий, но добавить поворот продаж.Разработайте «денежный слайд», который привлечет внимание аудитории с помощью привлекательного и, как мы надеемся, продающего контента, который заставляет зрителей тянуться к ручке, чтобы подписать чек или контракт.

Включите в презентацию потенциальным клиентам или покупателям «денежный слайд», который действительно продает вашу идею.

Предложения и презентации могут быть сокращены, поэтому представьте, что бы вы сделали, если бы вы пришли, чтобы выступить, и вам сказали, что вам нужно сократить время до одной минуты.Если бы вы были готовы, вы могли бы вытащить слайд с деньгами. Денежный слайд может быть самым важным открытием, поразительной или убедительной статистикой, поучительным рисунком или диаграммой или какой-либо другой комбинацией текста и графики, которая привлекает слушателя. Избегайте соблазна сделать сложный денежный слайд. Дело не в том, чтобы вместить как можно больше на одном слайде, а в том, чтобы наилучшим образом передать наиболее важную идею или часть информации, которой вы располагаете. Словесная версия денежного слайда — это речь в лифте.Это ваш коммерческий шаг, который отражает основные моменты того, что вы предлагаете, и которое может быть реализовано в короткие сроки. Я рекомендую разработать тридцатисекундную, одноминутную и двухминутную версию своей речи в лифте и постоянно держать ее в режиме ожидания.

Разговор в межкультурном контексте

Неудивительно, что деловое общение происходит в более межкультурном контексте. Многие компании и консалтинговые фирмы предлагают кросс-культурное обучение для бизнесменов, а программы колледжей по кросс-культурному обучению и международному бизнесу также помогают подготовить людей к ведению бизнеса в межкультурном контексте.Для получения конкретной информации о ведении бизнеса в более чем тридцати двух странах вы можете посетить следующую ссылку: http://www.cyborlink.com.

Хотя эти тренинги и ресурсы являются полезными, многие люди ожидают, что тренинг по межкультурному деловому общению будет сведен к серии контрольных списков или правил для различных межкультурных взаимодействий, которые могут быть переданы за два часа до отъезда «все, что вам нужно знать о японском бизнесе. культура »тренинг. Этот тип культурно-ориентированного подхода к межкультурному обучению не выдерживает сложных ситуаций, в которых оказываются представители международного бизнеса.Ученые, недавно получившие образование в области культуры и коммуникации, предпочитают культурно-общий подход, который фокусируется на «инструментах», а не на «правилах». Помните, что межкультурная компетенция соотносится с местной и принимающей культурами людей, участвующих в межкультурном взаимодействии, и поэтому представления о том, что является межкультурной компетентностью, быстро меняются. Чтобы пересмотреть некоторые из наших предыдущих обсуждений, элементы межкультурной компетенции включают способность выявлять потенциальные недопонимания до того, как они возникнут, хорошо контролировать себя и осознавать, как я и другие делают суждения о ценностях.

Я сделаю обзор некоторых советов по межкультурному деловому общению, которые больше похожи на правила, но помните, что всегда есть исключения, поэтому другие компетентные коммуникативные навыки должны быть наготове, чтобы помочь вам адаптироваться, когда подход, основанный на правилах, перестает работать.

Что касается вербального общения, убедитесь, что используете хорошее произношение и артикуляцию. Даже если вы говорите на другом языке, чем ваша аудитория, более четкое общение с вашей стороны поможет лучше донести сообщение.Избегайте идиоматических выражений и сокращений, поскольку значение этих типов вербального общения обычно известно только инсайдерам культуры. Попробуйте использовать примеры, имеющие отношение к географическому и культурному контексту, например, упоминание чемпионата мира по футболу, а не чемпионата мира. Помните о различиях в общении между культурами с высоким и низким контекстом. Обратите внимание, что люди из культур с низким содержанием контекста могут быть разочарованы двусмысленностью говорящих из культур с высоким контекстом, в то время как говорящие из культур с высоким контекстом могут чувствовать себя ошеломленными или даже оскорбленными уровнем детализации, используемым коммуникаторами с низким контекстом.Долгая история семейных предприятий, ведущих бизнес с семейными предприятиями во Франции, означает, что общение на встречах и в деловых письмах происходит в высоком контексте. Сроки и цены могут вообще не упоминаться, что может сильно расстроить американского бизнесмена, привыкшего к очень подробным переговорам. Высокий уровень детализации, используемый американцами в США, может показаться упрощенным или ребяческим для членов аудитории из высококонтекстных культур. Включите некоторые материалы на родном языке или включите глоссарий терминов, если вы используете особый или новый словарный запас.Не думайте, что это нужно аудитории, но имейте это на всякий случай.

Также имейте в виду, что разные культуры по-разному интерпретируют графику. Два хорошо известных случая различной интерпретации графики связаны с компьютерными иконками. Во-первых, значок корзины, который впервые был использован на компьютерах Mac, не соответствует тому, как выглядят корзины для мусора во многих других странах. Во-вторых, «почтовый ящик» в американском стиле, используемый в качестве значка для многих программ электронной почты, не соответствует опыту работы с почтой людей в большинстве других стран и с тех пор заменен гораздо более узнаваемым значком конверта.Неэлектронные символы также имеют различное культурное значение. Люди в Соединенных Штатах часто отмечают, что они преследуют приз или стандарт «голубой ленточки» в своем бизнесе, то есть цветную ленту, используемую для обозначения второго места в Соединенном Королевстве.

«Получение компетенции»

Обработка периодов вопросов и ответов

Периоды вопросов и ответов (Q&A) обеспечивают важное взаимодействие между докладчиком и его аудиторией.Ораторы всегда должны нести ответственность за содержание своей речи, будь то информативное или убедительное, и готовность ответить на вопросы — хороший способ продемонстрировать такую ​​ответственность. Сеансы вопросов и ответов могут принимать разные формы в разных контекстах. Вы можете задавать вопросы после презентации в классе или на конференции. У коллег часто возникают вопросы после инструктажа или обучения. После демонстрации у вашего руководителя или клиентов могут возникнуть вопросы. Некоторые периоды вопросов и ответов, например, после презентаций или презентаций руководителю, могут быть оценочными, то есть вас оценивают с точки зрения вашего содержания и презентации.Другие могут быть более информативными, что означает, что люди задают дополнительные вопросы или ищут разъяснения или более подробную информацию. В любом случае, есть несколько рекомендаций, которые могут помочь вам более эффективно справляться с периодами вопросов и ответов.

Подготовка почвы для вопросов и ответов. Если вы знаете, что после презентации у вас будет период вопросов и ответов, заранее предупредите аудиторию. Это побудит их записывать вопросы по мере их возникновения, чтобы они не забыли их к концу выступления.Постарайтесь предугадать вопросы, которые могут возникнуть у аудитории, и постарайтесь заранее ответить на них в презентации, если это возможно; в противном случае будьте готовы ответить на них в конце. В конце презентации устно и невербально укажите, что сеанс вопросов и ответов открыт. Вы можете устно задавать вопросы и невербально изменить позу или позу, чтобы указать на изменение формата.

Отвечая на вопросы. В периоды оценочных или информативных вопросов и ответов ораторы могут защищать свою идею, позицию или стиль презентации.Не показывайте это зрителям. Помните, что ответственность как оратора — это хорошо, и члены аудитории обычно задают уместные и обоснованные вопросы, даже если вы изначально думаете, что это не так. Повторение вопроса после того, как его задали, выполняет несколько функций. Это гарантирует, что люди, которых нет рядом с человеком, задающим вопрос, услышат его. Это позволяет выступающим начать формулировать ответ, когда они повторяют вопрос. Это также позволяет выступающим убедиться, что они правильно поняли вопрос, сказав что-то вроде «Я слышал, что вы спрашиваете…». После того, как вы повторили вопрос, ответьте человеку, задавшему вопрос, но также обращайтесь ко всей аудитории.Неловко, когда оратор просто разговаривает с одним человеком. Будьте осторожны, чтобы не злоупотреблять утверждением «Хороший вопрос». Сказать это более одного или двух раз уменьшит его искренность.

Не отставая от вопросов и ответов. Чтобы не пропустить период вопросов и ответов, свяжите вопрос с одной из основных идей вашей презентации и сделайте эту связь явной в своем ответе. Четко сформулированная и повторяемая основная идея вашей презентации поможет установить полезные параметры, по которым вопросы входят в рамки презентации, а какие нет.Если кто-то задает вопрос, который неуместен или не соответствует действительности, вы можете вежливо попросить его связать его с основной идеей выступления. Если они не могут, вы можете предложить поговорить с ними индивидуально по их вопросу после сеанса. Не задавайте неуместных вопросов, даже если вы знаете ответ. Ответ на один «внеочередной» вопрос приглашает больше, что уводит сессию вопросов и ответов дальше от основной идеи.

Ответ на вопросы, состоящие из нескольких частей. Люди часто задают более одного вопроса за раз.Это может расстраивать выступающего и слушателя. Бесчисленное количество раз я видел, как оратор отвечал только на второй вопрос и никогда не возвращался к первому. К этому моменту человек, задавший вопрос, и аудитория также обычно забывают о первой части вопроса. Как оратор, совершенно нормально делать заметки во время сеанса вопросов и ответов. Я лично делаю заметки, чтобы помочь мне ответить на вопросы, состоящие из нескольких частей. Вы также можете устно повторить вопрос, чтобы убедиться, что вы знаете, какие части необходимо решить, а затем адресовать их по порядку.

Управляющий «Ой-ой!» моменты. Если человек исправляет что-то, что вы ошиблись во время презентации, поблагодарите его за исправление. После презентации проверьте, действительно ли это была ошибка, и если это так, обязательно исправьте информацию, чтобы не повторять ошибку в будущих разговорах. Признайтесь, если не знаете ответа на вопрос. Лучше признать, что вы не знаете ответа, чем пытаться обмануть его. Член аудитории также может «поправить» вас, указав неверную информацию.В таких случаях не вступайте в постоянные споры с этим человеком; вместо этого обратите внимание на то, что у вас есть другая информация, и скажите, что вы ее изучите.

Завершение сеанса вопросов и ответов. Наконец, возьмите под свой контроль свою презентацию ближе к концу сеанса вопросов и ответов. Прекратите отвечать на вопросы вовремя, чтобы дать краткое изложение вопросов, повторить основную идею, поблагодарить аудиторию за вопросы и завершить презентацию. Это помогает создать ощущение завершенности и полноты презентации.

1. Какие из этих советов вы могли бы применить к предыдущим сессиям вопросов и ответов, в которых вы участвовали, чтобы сделать их более эффективными?
2. Представьте, что вы представляете презентацию о разнообразии организаций, и кто-то задает вопрос о позитивных действиях, который не был частью вашей презентации. Что вы могли бы сказать этому человеку?
3. В каких ситуациях в академической, профессиональной или личной жизни вы могли бы участвовать в оценочной сессии вопросов и ответов? Информационная сессия вопросов и ответов?

Общие бизнес-презентации

Теперь вы знаете, как рассматривать свою аудиторию с точки зрения восходящей, нисходящей или горизонтальной коммуникации.Вы также знаете некоторые коммуникативные предпочтения в общих сферах карьеры. Теперь обратим внимание на некоторые из наиболее частых типов бизнес-презентаций: брифинги, отчеты, тренинги и встречи.

Брифинги

Брифинги — короткие презентации, которые либо информируют слушателей о последних событиях, либо предоставляют инструкции, как делать что-то, связанное с работой. это короткие презентации, которые либо информируют слушателей о последних событиях, либо предоставляют инструкции о том, как делать что-то, связанное с работой.Инструктаж может происходить как восходящая, нисходящая или горизонтальная коммуникация. Промышленный дизайнер, информирующий руководителей проекта о предварительных результатах тестирования нового дизайна продукта, является примером восходящего инструктажа. Медсестра, которая является начальником смены, информирует приходящую смену медсестер о событиях предыдущей смены, является примером нисходящего инструктажа. Представитель отдела кадров, рассказывающий коллегам о том, как использовать новые идентификационные значки на рабочем месте, является примером горизонтального инструктажа.Брифинги, которые предоставляют инструкции, например, как использовать новый идентификационный значок, называются техническими брифингами, брифингами, которые предоставляют инструкции по использованию или функции чего-либо. и они являются наиболее распространенным типом презентаций на рабочем месте. Что касается технических брифингов, подумайте, состоит ли ваша аудитория из инсайдеров, сторонних наблюдателей или из смеси людей с разным уровнем осведомленности о функциях, работе и / или спецификациях, о которых идет речь на брифинге. Как мы уже обсуждали, техническая речь требует способности переводить незнакомую или сложную информацию в контент, понятный и управляемый для других.

Технические брифинги, объясняющие, как что-то функционирует или работает, являются наиболее распространенным типом презентаций на рабочем месте.

Как следует из названия, брифинги длятся краткие — обычно две или три минуты. Поскольку они ориентированы на содержание, они не требуют формальной организации речи с введением и заключением. Брифинги часто проводятся в виде серии пунктов, организованных по тематике или в хронологическом порядке.Содержание брифинга обычно представляет собой краткое изложение информации или ряд обобщенных фактов, поэтому в брифинге редко встречаются элементы убеждения или много вспомогательной информации. Оратор может использовать простые наглядные пособия, такие как объект или даже раздаточный материал на одну страницу, но более сложные наглядные пособия обычно не подходят. По доставке следует организовывать брифинги. Поскольку они обычно доставляются в ограниченное время и содержат важную информацию, эффективны краткие заметки и немедленная доставка.

Отчеты

Существует множество типов отчетов. Граница между брифингом и коротким устным отчетом нечеткая, но в целом отчет представляет собой более содержательную презентацию о ходе выполнения или статусе задачи. Отчеты могут быть сосредоточены на прошлом, настоящем или будущем. Сообщения о прошлых событиях могут быть результатом какого-либо расследования. Например, компания может быть заинтересована в поиске причины 15-процентного снижения доходов филиала.Отчеты о расследованиях также сосредоточены на прошлых событиях и могут включать последующие действия по жалобе клиента или сотрудника.

Отчеты о настоящем часто представляют собой отчеты о состоянии или прогрессе. Различные отделы или группы, составляющие организацию, или комитеты, составляющие правление, могут предоставлять отчеты о состоянии дел. Отчеты о состоянии Отчеты, посвященные конкретному проекту или задаче или просто отчет о регулярном функционировании группы. может сосредоточиться на конкретном проекте или задаче или просто сообщить о регулярном функционировании группы.

Компоненты отчета о состоянии

1. Укажите задачу или цель группы или комитета.
2. Опишите текущий статус, включая работу, проделанную группой и / или отдельными лицами, и используемые методы.
3. Отчет о встреченных препятствиях и усилиях по их преодолению
4. Опишите следующую цель или веху группы и предложите конкретные шаги и график для достижения цели.

Заключительные отчеты Отчеты, представляемые по завершении задачи и похожие на отчет о ходе выполнения, но включающие обсуждение и анализ результатов усилий. представлены при завершении задачи и похожи на отчет о ходе работы, но включают обсуждение и анализ результатов усилий. Хотя некоторые отчеты о ходе выполнения могут быть представлены только устно, без письменного компонента, окончательный отчет почти всегда имеет связанный письменный документ. Письменный заключительный отчет обычно содержит гораздо больше деталей, чем тот, который включен в устный заключительный отчет, и на эти детали есть ссылки, чтобы члены аудитории могли проконсультироваться, если им нужна дополнительная информация.

Общий отчет, ориентированный на будущее, — это отчет о целесообразности. Отчет, ориентированный на будущее, который исследует возможные действия или шаги, а затем дает рекомендации для будущих действий на основе методической оценки., Который исследует потенциальные действия или шаги, а затем дает рекомендации для будущих действий на основе методической оценки . Цель этих отчетов — определить, является ли действие или шаг хорошей идеей для организации. В 2012 году Facebook сделал широко обсуждаемый шаг к публичному размещению, решение, которое, несомненно, было принято после анализа множества технико-экономических обоснований.

Компоненты технико-экономического обоснования

1. Знакомство с проблемой или ситуацией и ее потенциальными последствиями
2. Обзор стандартов, используемых для оценки возможных действий
3. Обзор процесса, используемого для определения и оценки планов действий
4. Подробная информация о возможных направлениях действий
5. Оценка возможных действий
6. Рекомендация наилучшего действия

Обучение

Люди, занимающие руководящие или руководящие должности, часто проводят обучающие презентации, которые готовят новых сотрудников к работе или предоставляют возможности для обучения или развития существующих сотрудников., который включает в себя презентации, которые готовят новых сотрудников к работе или предоставляют возможности обучения или развития для существующих сотрудников. Хотя некоторое обучение проводится внутренними и внешними консультантами, Бюро труда и статистики США отмечает, что около 75 процентов обучения проводится неформально во время работы. По мере расширения области обучения и развития это неформальное обучение, вероятно, будет заменено более формализованным обучением, проводимым специалистами по обучению, многие из которых будут сотрудниками компании, сертифицированными для обучения в определенных областях.Организации вкладывают больше времени и денег в обучение, потому что они осознают ценность хорошо обученных сотрудников, а затем регулярно добавляют к этому обучению возможности для дальнейшего развития. Общие направления обучения включают следующее:

• Соответствие политике компании. Включает обучение и ориентацию новых сотрудников, а также постоянное обучение существующих сотрудников в связи с новой или изменяющейся политикой компании.
• Меняющиеся условия на рабочем месте. Обучение разнообразию и межкультурное обучение для международного бизнеса.
• Соблюдение правовой политики. Сексуальные домогательства, равная занятость, Закон об американцах с ограниченными возможностями и обучение этике.
• Техническое обучение. Инструкции для программного обеспечения, оборудования и оборудования.

Компании также вкладывают деньги в обучение недавних выпускников колледжей, которые имеют ученые степени, но не имеют технической подготовки, необходимой для выполнения конкретной работы.Эти предварительные вложения окупаются во многих ситуациях, поскольку этот тип стандартизированного обучения навыкам общения и технологиям в конкретной области может привести к повышению производительности.

Корпоративные тренеры готовят новых сотрудников к работе и предоставляют возможности развития существующим сотрудникам.

Тренерам требуются особые навыки и способность адаптироваться к взрослым ученикам. Важные навыки обучения включают технические навыки, характерные для конкретной дисциплины, навыки межличностного общения, организационные навыки и навыки критического мышления.Тренеры также должны уметь адаптироваться к взрослым учащимся, у которых может быть больше опыта, чем у тренера. Форматы обучения обычно включают сочетание форматов представления информации, таких как мини-лекция и обсуждение, а также экспериментальные возможности для обучаемых продемонстрировать свою компетентность, такие как ролевые игры, моделирование, а также анализ и применение тематических исследований. Тренерам следует помнить, что взрослые учащиеся лучше всего учатся на практике, имеют предыдущий опыт, который тренеры могут и должны использовать, у них другая мотивация к обучению, чем у обычных учеников, и у них больше соперничающих мыслей и отвлекающих факторов.Взрослые учащиеся часто хотят, чтобы информация была доведена до «конечного результата»; важно продемонстрировать, насколько контент актуален для определенной части их рабочих обязанностей или личного успеха.

Этапы разработки учебной программы

1. Проведите предварительное исследование на основе литературы и наблюдений за учебным контекстом, в котором вы будете находиться.
2. Проведите оценку потребностей, чтобы увидеть, какое обучение желательно / необходимо.
3. Разработайте цели обучения на основе исследований, наблюдений и оценки потребностей. Цели должны быть наблюдаемыми, измеримыми, достижимыми и конкретными.
4. Разработайте контент, связанный с оценкой потребностей.
5. Определить временные рамки для обучения; сделать обучение максимально эффективным.
6. Определите методы доставки контента, которые соответствуют целям, разработанным ранее.
7. Выберите и / или создайте учебные материалы.
8. Создайте руководство для участника, содержащее каждое упражнение и модуль тренинга.
9. Включите следующее для каждого учебного мероприятия: цели, содержание обучения, временные рамки, метод и необходимые материалы.
10. Протестируйте план обучения на фокус-группе или с экспертами в данной области, чтобы оценить и при необходимости пересмотреть.

Встречи

Ежедневно в США проводится более одиннадцати миллионов собраний, поэтому вполне вероятно, что вы будете посещать собрания и проводить их в течение своей карьеры.Зачем нам встречи? Основная причина — собрать группу людей с разным опытом и взглядами, чтобы поделиться своими знаниями и / или решить проблему. Несмотря на то, что они часты и мы знакомы с ними, встречи часто критикуют за бесполезность, пустую трату времени и ненужность. Перед тем как созвать встречу, спросите себя, необходимо ли это, поскольку некоторые вопросы лучше решать с помощью телефонного звонка, электронного письма или серии встреч один на один. Задайте следующие вопросы, чтобы убедиться, что встреча необходима: Какова цель встречи? Каковы будут последствия его отсутствия? Как я буду судить об успешности встречи или нет?

Встречи важны на ранних этапах выполнения задачи, поскольку они помогают определить рабочую команду, поскольку участники разделяют пространство и взаимодействуют друг с другом.Последующие собрания следует созывать, когда людям необходимо объединить знания, уточнить идеи, рассмотреть новую информацию или обдумать решение. Большинство собраний — это комитет размером от трех до десяти человек. Частота встречи поможет определить, как ее следует проводить. Группы, которые встречаются ежедневно, разовьют более высокий уровень сплоченности и смогут быстро работать над повесткой дня без небольшого пересмотра. Большинство групп встречаются реже, поэтому обычно требуется структурированная повестка дня встреч, включающая информационные вопросы, старые дела и новые дела.

При определении повестки дня собрания определите цели по различным вопросам. Некоторые элементы будут информативными, то есть они передают информацию и не требуют решения или действия. Другие пункты будут конструктивными, поскольку они требуют разработки или решения чего-то нового, например, определения новой политики или процедуры. После определения новой политики или процедуры группа должна принять решение об исполнительных компонентах своего решения, например о том, как оно будет реализовано и кто будет нести ответственность за этот процесс.По мере того, как вопросы переходят от информационных к конструктивным и исполнительным, время, необходимое для каждого вопроса, увеличивается, что будет влиять на планирование повестки дня.

После заполнения повестки дня продолжайте планировать собрание, заблаговременно предоставляя участникам повестку дня и любые важные вспомогательные или дополнительные материалы, такие как протоколы собрания или отчеты. Заранее посоветуйтесь с людьми, которые будут присутствовать на собрании, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо вопросы по поводу собрания, и напомните им о необходимости просмотреть материалы.Вы также можете предупредить людей о любых вопросах для обсуждения, которые могут быть продолжительными или спорными. Убедитесь, что конференц-зал может вместить столько участников, и расположите сидения подходящей структурой, обычно такой, чтобы все могли видеть друг друга. Руководитель собрания может также захотеть разделить вопросы на «для информации», «для обсуждения» или «для принятия решения». Начните встречу с обсуждения целей, которые вы определили при планировании. Это поможет привлечь вас и других участников к ответственности и даст вам что-то, что можно оценить, чтобы определить ценность встречи.

Спектр внимания людей ослабевает после первых двадцати минут собрания, поэтому может быть полезно заранее включить в повестку дня вопросы, требующие наибольшего внимания. Также неплохо поставить вопросы, по которым группа может согласиться и объединить их, прежде чем возникнут более спорные вопросы, по которым группа может быть разделена. Все, что представлено на собрании и не было распространено заранее, должно быть кратким, чтобы люди не проводили собрание за чтением документов. Чтобы ускорить составление повестки дня, укажите время, которое, по вашему мнению, потребуется для каждого пункта или категории пунктов повестки дня.Важно знать, когда переходить от одного предмета к другому. Иногда люди продолжают говорить даже после достижения соглашения, что обычно является пустой тратой времени. Вы хотите управлять общением на собрании, но при этом поощрять людей высказываться и делиться идеями. Некоторые люди используют более практический подход к ведению разговора, чем другие. В качестве президента аспирантуры я присутствовал на нескольких заседаниях попечительского совета в моем университете. У председателя комитета был маленький колокольчик, в который она звонила, когда люди сбивались с пути, вступали в личные разговоры или нарушали порядок в группе.

В конце встречи не забудьте подвести итоги того, что было сделано. Вернитесь к цели, которую вы разделяли в начале, и оцените, достигли ли вы ее. Если люди чувствуют, что они куда-то попали во время встречи, они будут более позитивно думать о следующей. Своевременно составляйте протокол собрания в течение нескольких дней и не более чем через неделю после собрания.

Советы по организации эффективных встреч

1. Раздайте участникам повестку дня за два-три дня до собрания.
2. Разделите пункты повестки дня на «для информации», «для обсуждения» и «для принятия решения».
3. Ставьте в повестку дня вопросы, требующие пристального внимания.
4. Поскольку комментарии старших посетителей могут влиять на комментарии младших участников или ограничивать их, сначала попросите комментарии у младших участников.
5. Иногда люди продолжают разговаривать даже после достижения соглашения, поэтому важно знать, когда перейти к следующему пункту повестки дня.
6. В конце встречи подведите итоги того, что было достигнуто, и поставьте цели на следующую встречу.
7. Составьте протокол собрания за сорок восемь часов и раздайте его участникам.

Упражнения

1. Определите недавний случай, когда вы участвовали в восходящем, горизонтальном, нисходящем или межкультурном общении в деловой среде. Проанализируйте это общение на основе информации в соответствующем разделе этой главы.Что было сделано хорошо, а что можно было улучшить?
2. Подготовьте информационную презентацию о том, как подготовить инструктаж. Обязательно следуйте рекомендациям в этой главе.
3. Вспомните время, когда вы проходили обучение в деловой или академической среде. Было ли общение тренера эффективным? Почему или почему нет?

.