Как правильно спланировать свой день

Сам Макс сейчас использует Things, до этого это у него были Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Он советует выбирать планировщик так же, как любимый блокнот. «Нужно, чтобы вам было в нем комфортно, удобно, симпатичненько, были все необходимые функции, которые вам критически важны, и хотелось в этот планировщик заходить», — рассказывает он.

Лучше составлять список дел накануне вечером. Стоит выделить время, чтобы пересмотреть то, что уже удалось выполнить, и разобраться с тем, что предстоит. Вечерний список не обязательно делать очень подробным — можно лишь в общих чертах понять, что вы хотите сделать: получить документ, написать статью.

С утра его можно пересмотреть, конкретизировать и разобраться, в какое время вы будете заниматься этими делами. По словам Макса, вечернее планирование помогает сэкономить время утром и не забыть что-то важное.

Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен предлагает использовать правило пяти минут: если что-то можно сделать за пять минут, то лучше это просто сделать, а не записывать. Но Черепица считает, что это не всегда работает: короткие задачи могут занять половину дня, а в конце оказывается, что вы не успели много важного.

Небольшие задачи вроде ответа на письмо стоит тоже записывать и отводить для них время в своем расписании. Это поможет, с одной стороны, не забыть о нем, а с другой — составить верную картину того, чем именно вы занимались. Если весь день вы отвечали на письма, но в итоге не смогли завершить важный проект в срок, вы поймете, что именно пошло не так.

Некоторые люди составляют большие списки дел на день — в них входят не только важные встречи, но и, к примеру, необходимость прочитать статью. Если часть таких дел оказывается не сделанной вовремя, возникает чувство вины. Но иногда нужно признать, что все успеть невозможно, и отложить часть дел на потом, предупредив об этом других, если нужно.

Не стоит также ставить дедлайны к делам, которые этого не требуют. Если вы хотите прочитать книгу или купить новые ботинки, но это не срочно, не назначайте этим делам дедлайн, так вы избежите лишнего разочарования, если не успеете сделать это вовремя.

Хорошая привычка — записывать в ежедневник итоги прошедшего дня. Это позволяет подвести итоги и понять, в каком направлении вы двигаетесь, не потеряли ли вы фокус. Можно завести дневник, составить чек-лист и отмечать в нем то, что удалось сделать, или заранее сделать список вопросов. «Я регулярно отвечаю, как прошел день, что я сегодня понял, что можно было сделать по-другому», — говорит Макс.

Не стоит заставлять себя писать ежедневно — в выходной день можно сделать перерыв, можно найти оптимальное для себя расписание, чтобы поддерживать эту привычку.

Некоторые задачи выглядят такими большими, что подступиться к ним бывает сложно. К примеру, подготовка презентации может занять не один день. Шансы, что пугающая задача «подготовка презентации» будет отложена на потом, довольно велики.

Максим советует дробить такие большие задачи на более мелкие: сначала запланировать набросать черновик, потом подобрать иллюстрации и так далее. Любую большую задачу, которую не хочется делать, можно делить на части до тех пор, пока она не станет маленькой и легкой.

Как спланировать свой день и успевать не менее 80 % от задуманного

8 февраля 2019

59454 просмотра

Дарья Игнатович

Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.

how2plan.ru

facebook.com/daria.ignatovich2

vk.com/dariaignatovich

Наверняка вам знакомо чувство вины и сожаления, когда вы не успеваете выполнить все задуманное, и ваши планы так и остаются только на бумаге.

Сама я не раз пробовала составлять расписание и строго ему следовать. О своих предыдущих попытках планирования я писала здесь, здесь и здесь.

Каждый раз это был новый виток, который позволял мне внедрить полезные привычки, привыкнуть к планированию и перестать воспринимать его как набор ограничений, с которыми нужно считаться. Ведь по большому счету самоорганизация нужна не только ради результатов.

Планирование помогает сэкономить время для себя, жить в удовольствие и получить больше свободы. Именно это всегда было для меня основным мотивом для планирования.

Я любитель систем. Мне нравится внедрять сразу несколько элементов, чтобы все вместе они работали как надо. Например, если это тайм-менеджмент, я использую стратегическое планирование и схемы, которые можно применять не только в работе, но и к разным сторонам жизни.

Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Даже когда прекрасно знаешь, к чему стремиться, и у тебя нет проблемы выбора.

Процитировать в Твиттере

Планирование дня – главный для меня элемент тайм-менеджмента.

Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планнере, становится непонятным – что с этим делать.

Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

★ Отсутствие строк. Ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач мне нужно выбрать на день.
★ Возможность разделить задачи на дела разного калибра – от значимых и сложных к важным, но более простым.
★ На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов.
★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
★ Разделы для планирования утренних практик, вечерних, обучения и покупок.
★ Возможность заполнять квадратики сделанных дел.
★ Возможность использовать цвета.

Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

Планирование «больших камней»

В основу моего метода легла идея Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть две банки, в которые нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка. Если положить сначала песок, он спрессуется, а галька ляжет сверху. И крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.

Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится, как на этой картинке. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!

Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю.

Люди, которые чувствуют по жизни продвижение и позитивные изменения, как правило, ставят «большие камни» на первое место.

• «Большие камни» – задачи, выполнение которых приведет вас к лучшему будущему. Однако приступать к ним их порой совсем не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление, самосаботаж, прокрастинацию.

На камни приходятся высокие затраты энергии, но и отдача соответствует. Завершая большие дела, вы испытываете эмоции в духе: «Победа, ура! Я молодец, я все могу!».

В моем случае большие дела это – написание постов, проведение вебинаров и живых эфиров, новые способы продвижения проекта, внедрение технических решений. Иногда – важная книга, курс или срочная задача.

• «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.

В моем случае «галька» – это встречи, звонки, проверка заданий курса, написание уроков.

• «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.

Мой шаблон Листа на день выглядит так

Заполнять свой To Do List я предпочитаю от руки.

Пример одного из моих ежедневных планнеров:

Как я пользуюсь своим Листом на день

1. В начале недели записываю большим списком все задачи, что предстоят на этой неделе. Если некоторые привязаны по времени, я вношу их в соответствующий лист.
   Всего у меня листов пять на каждый будний день.
2. Вечером, после завершения всех задач, я от руки заполняю лист на следующий день.
3. Распределяю предстоящие дела на три группы: «камни», «галька» и «песок». Затем заполняю остальные графы, в зависимости от контекста дня.
4. Проделываю упражнение «мой день» и представляю, в какой части дня я могу выполнить те или иные дела.  
   Особенно это касается задач, которые не привязаны ко времени – выше риск, что они не будут сделаны.
   Эта практика помогает увидеть, нет ли проблемы между ожиданием и реальностью, не планирую ли я невозможного.
5. Утром беру заполненный лист и продумываю порядок действий. Это совсем несложно, когда вы уже проснулись, наметили основные дела и, прежде чем к ним приступить, хотите распределить – что и когда будет сделано.

Почему Лист удобен и работает в моем случае?

• Можно придумывать свои разделы, если какие-то из имеющихся потеряли актуальность.

• Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным.

• Просто оценить, какие привычки преобладают и тормозят. Например, привычка делать  «гальку», брать в три раза больше ежедневных задач, чем в силах выполнить, ставить нереалистичные ожидания на день вроде «создать сайт».

• Лист заполняется наглядно, хочется завершить как можно больше пунктов. При этом он не становится исчирканным списком, а просто заполняется аккуратными квадратами.

Совет для тех, кто с трудом оценивает, сколько времени нужно на то или иное дело: приучите себя проставлять часы/минуты, потраченные на уже выполненные задачи.

Мне в этом помогает хронометр, который я веду больше года и прекрасно осознаю, на что уходит время и сколько займет то или иное дело. Хотя порой все равно ошибаюсь в прогнозах, чаще в большую сторону. Поэтому какое-то дело может занять больше отведенного на него времени. Например, на создание этой статьи я запланировала час, но при написании поняла – мне потребуется больше.

Как сделать так, чтобы план заработал

• Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
• Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.

Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу 🙂

Чтобы применить этот способ планирования в жизни, скачайте «Лист на день». Вместе с листом вы получите инструкцию в виде текста и видео. Напишите мне на email или в личном сообщении ВКонтакте, и я пришлю вам шаблон.

 

Саморазвитие #Инструменты #Планирование 

обзор современных методов и инструментов.

Содержание:

1. С чего начать планирование времени?

2. Основные методы тайм-менеджмента.

3. Обзор инструментов планирования времени.

Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?

В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим  временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.

С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

• Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять.

  Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.

• Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.

• Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.

• Следующий шаг — реализация,  конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

• Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

• Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.

• Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.

Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.

А. Важные и срочные дела — те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.  

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные — сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо  отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные — то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела — те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.

3. «Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Google Календарь 

«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.

Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.

Преимущество этого сервиса — совместное использование.

Покажите его  только избранным пользователям или сделайте общедоступным.

Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.

Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.

Портал Битрикс24

В своей работе мы используем именно его.

Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.

Оповещения  напомнят о важных и просроченных задачах .

В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.

Удобно использовать в  работе календарь событий.

Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц.

На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно  сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.

В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.

Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.

К событию можно добавить напоминание и указать участников.

Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.

В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для  использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и  корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому  необходимая информация будет под рукой, достаточно  подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать  функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи  и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.

На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Как планировать день, чтобы оставалось время для любимых занятий

Михаил Бакунин, генеральный директор бизнес-школы онлайн-образования Kogio, в колонке рассказывает, как ему удается все успевать и выделять время для любимых дел. Он уверен, что эти простые лайфхаки действительно смогут облегчить вам жизнь.

Как планировать день, чтобы оставалось время для любимых занятий

Полина Константинова

Впервые я стал интересоваться тайм-менеджментом примерно 8 лет назад. Я был занят открытием своей первой компании — небольшого кондитерского производства. Вопрос организации рабочего и личного времени встал тогда очень остро. Дел и задач становилось все больше, и складывалось ощущение, что они нарастают как снежный ком.

За это время я накопил личный опыт и знания, которыми хотел бы поделиться. Техники тайм-менеджмента я применяю в ежедневной работе, и они существенно облегчают мою жизнь.

Среди всего множества техник и инструментов тайм-менеджмента и личной эффективности есть несколько, которые являются своего рода аксиомами. Они присутствуют во множестве книг и методик разных авторов, а правилам, приведенным ниже, следуют многие известные и успешные люди.

Календарь

Как бы банально это ни звучало, но самый главный инструмент тайм-менеджмента — это календарь. Точно так же, как для управления деньгами необходим бюджет, для управления временем нужен календарь. Ведение календаря позволяет осознанно распоряжаться своим временем. Он является одновременно самым очевидным, простым и эффективным инструментом.

Лично я веду свой календарь с детальным горизонтом планирования примерно на две недели. Это значит, что я подробно прорабатываю и планирую расписание на две недели вперед. Есть несколько особенностей эффективного ведения календаря.

Время для незапланированных дел

В календаре в течение дня и недели нужно выделять свободное время для решения непредвиденных и неотложных задач. Для наемных сотрудников это могут быть также неожиданные и срочные поручения. Уверен, почти у каждого они появляются, поэтому, чтобы избежать авралов, лучше заранее выделять для незапланированных дел хоть какое-то время в своем графике.

Я оставляю для решения сложных и непредвиденных вопросов половину одного из дней недели. Также каждый день в своем графике я выделяю еще 1,5-2 часа на решение текущих задач. Это помогает находиться в ритме своего расписания и не выключаться из него при возникновении форс-мажора и независящих от меня ситуаций.

Нерабочее время

При планировании не стоит пренебрегать временем, свободным от работы. Им тоже можно эффективно распоряжаться, и речь совсем не идет о превращении себя в робота. Просто мы часто говорим себе что-то вроде: «Надо больше читать. Но не хватает времени…». Если вы не выделяете время на что-либо, его и не будет на это хватать. Поэтому распоряжайтесь свободным временем, осознанно распределяя его на интересные занятия.

Например, в свое время я действительно хотел больше читать, но на это катастрофически не хватало времени, и всегда находились дела важнее этого. Уверен, у многих дела обстоят также с занятиями спортом или с другими вещами, которые с одной стороны интересны, а с другой — всегда находится что-то более важное. Для этого не работают фразы «когда будет время…» или «позже». Для интересных и любимых занятий и хобби нужно создавать окна в своем графике. Выделяя на что-то время, вы сознательно впускаете это в свою жизнь.

Оценка времени и метод Pomodoro

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Это значит, что выполнение задачи будет занимать ровно столько (по крайней мере, не меньше) времени, сколько вы на нее отвели. Поэтому важно правильно распределять и оценивать время на выполнение различных задач.

На первоначальном этапе можно воспользоваться трекером, например Harvest, в котором вы сможете фиксировать время, потраченное на выполнение каждой задачи.

Таким образом, вы научитесь более точно прогнозировать, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи.

Я сделал на своем сайте простой и бесплатный таймер по методу Pomodoro. Суть этого метода в том, чтобы разделить рабочее время на 25-минутные отрезки (на самом деле, можно больше или меньше, тут все индивидуально) с короткими и длинными перерывами. В таймере вы можете также фиксировать, какой задаче был посвящен каждый отрезок времени. Работа с таким таймером позволяет осознанно фокусироваться на работе и не отвлекаться от нее.

Списки дел

Я не использую списки дел как основной инструмент тайм-менеджмента, так как, по моему мнению, нет никакого смысла в списках дел, если они не делаются. Сам формат списка не особо стимулирует к выполнению задач. Списки дел нужны только в одном случае — зафиксировать все необходимые задачи, чтобы их не забыть.

Пока задача не перенесена в календарь, для нее не распределено время. Это значит, что она «мертвая» —  вы не выделили ресурс (время) для ее выполнения. Это как проект строительства дома, на который нет денег, — просто стопка бумаги.

Для фиксации списков задач я использую таск-менеджер Things для Apple (есть приложения для iOS и Mac OS и собственное облако для синхронизации). На мой взгляд, это лучшее платное приложение для ведения списка задач, которое стоит своих денег. Оно позволяет структурировать задачи по различным проектам, и уже из него я регулярно переношу задачи в календарь. Также для визуализации некоторых задач я использую приложение для построения ментальных карт MindNode.

Расстановка приоритетов

Есть несколько различных приемов, связанных с расстановкой приоритетов и фокусированием на важных задачах. Мне нравится самый простой из них. В зависимости от срока, на который вы хотите распределить задачи (день, неделя, месяц или даже год), вы составляете список дел. При составлении такого списка и формулировании задач есть одно важное правило — на выполнение каждой времени должно уходить в три раза меньше отрезка времени, на который вы составляете план.

Например, вы составляете план на неделю и среди задач фиксируете «написать книгу». Вы можете подразумевать, что, конечно же, напишете только часть книги, возможно, одну главу. Но тогда и задачу нужно обозначать конкретно — «написать главу книги». После того как такой список составлен, вы без колебания выбираете только три (не больше) задачи. И все свое время посвящаете только им.

Есть много исследований, опровергающих мифы о многозадачности. Поначалу может казаться, что осталось множество дел, которые требуют вашего сиюминутного внимания, но часто это лишь игры ума, пытающегося увильнуть от текущей задачи. При том подходе, который я описал, качество работы и решения различных проблем заметно улучшается. По сути, вы просто мобилизуете весь свой потенциал на решение действительно важных задач.

---

Материалы по теме:

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3.

Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

Как планировать будущее, не выпадая из момента «здесь и сейчас»? И надо ли…

Недавно наткнулась на рассуждения, как, мол, все надоели со своими противоречиями. То надо грамотно планировать свое время и думать о будущем, а то — оставаться здесь и сейчас и принимать реальность такой, какая она есть. Якобы планирование в столь турбулентные времена – чистый фейк.

А я не вижу здесь никакого конфликта интересов. Слишком увлекаться планированием, действительно, нельзя — унесет из момента, со всеми вытекающими — потеря концентрации, снижение общего уровня энергии и проседание в делах. Но и взаимодействовать с реальностью только на уровне текущего момента — заведомо проигрышный вариант для тех, кто планирует оставаться в социуме, не говоря уже о желании преуспеть. Дорог много, но в каждый конкретный момент времени ты находишься только в одной колее и поменять ее без просчета шагов наперед, особенно поменять кардинально на какое-то совершенно новое направление, — невозможно. Движение без осознанного планирования зачастую оставляет человека в заданных координатах всю жизнь.

Поэтому задача регулярных «вылазок в будущее» с целью качественного планирования, но при этом устойчивого нахождения в сегодняшнем дне, не является чем-то из ряда вон выходящим и требует пристального разбора.

Эффективное планирование vs Здесь и сейчас

Как эффективно планировать свое будущее, не выпадая из момента «здесь и сейчас»? На личном опыте.

Планируй быстро, живи долго

Пожалуй, главная ошибка тех, кто чрезмерно увлекается улучшением своей жизни, — это слишком долгое планирование. Планирование, которому уделяется очень много времени. Залипание на построении своих планов, бесконечная череда блокнотов, списков, погоня за новыми, все более совершенными приложениями и постоянный отклик на поток советов, как еще улучшить распределение своего времени. Как будто от качества программы, которую вы используете для планирования дел, зависит качество самих этих дел.

С легкой подачи Земфиры мы все знаем о девочке, живущей в сети, но сегодня не составит труда найти и мальчика, живущего в системах планирования. То есть человека слишком увлеченного всевозможными лайфхаками эффективности, который по факту не делает ничего востребованного.

Выход, который я нашла для своей жизни, — планировать быстро. И, если нужно, часто корректировать свой путь. Прикинула планы на полгода-год, прописала реперные точки, например на месяц и на неделю, и — вперед. Жить в настоящем. Действовать в настоящем. Погружаться в здесь и сейчас. Каждый месяц притормаживаю и сверяюсь с планом, но если нужно — то и чаще. Подкорректировала, опять не тратя на это слишком много времени, и продолжаю.

В каком-то смысле ошибка планирования лучше, чем затянутое планирование. К тому же, если регулярно корректировать свой курс, ни к чему фатальному ошибки скорее всего и не приведут, ведь ты постоянно меняешь траекторию и даже финальную точку прибытия. А вот длительный простой в делах или слишком запоздалые реакции на ситуацию могут нанести ощутимый урон.

Уже какое-то время я исхожу из данного мне однажды совета: «уважай свои лимиты» и понимаю, что моя энергия — не бесконечна. Я предпочитаю инвестировать ее в конкретные процессы, нежели в освоение мудреных приложений или поддержание сложных списков задач.

Поэтому мое личное правило, которое себя уже многократно окупило — планируй максимально просто и не трать на это много времени. Я, например, использую самые примитивные инструменты. Напоминалки в календаре и в почте для уведомлений, Word и бумажный блокнот для генерации идей, заметки в телефоне для хранения интересных мыслей, которые стучатся на ходу. И недавнее открытие — я вернулась к бумажному календарю для планинга на месяц и год. После всех экспериментов с программами я поняла, что для меня это максимально простой и комфортный вариант. Я кладу перед собой все дни месяца на одном листе и все дни года на другом в распечатанном виде и просто карандашом отмечаю важные даты и события, а если нужно, потом корректирую под обстоятельства. Настоящий олдскул, который при этом идеально отвечает моим требованиям и не отвлекает от важных задач.

План — ничто, планирование — все

Кому только ни приписывают высказывание «План — ничто, планирование — все», одно факт — оно гениально подсвечивает суть. Да, сам по себе план не имеет большого значения, потому что все может пойти не так. Объявят карантин, страны закроются, кирпич упадет не в том месте. Это реальность, и она заведомо обесценивает любой план. Когда ты держишься за план, то начинаешь разваливаться вместе с ним, если что-то идет не так. Но когда твоя путеводная звезда — акт планирования, то все удивительным образом преображается. Ведь если что-то идет совершенно не так относительно первоначальной задумки, ты просто планируешь заново, исходя уже из новых данных. План — ничто. Фиг с ним. Планирование — вот в чем сила.

Есть в этом моменте и заметная доля метафизики. Сам факт того, что ты заглядываешь вперед и простраиваешь свои ходы, каким-то образом направляет махину твоей жизни, даже в те моменты, когда сам план меняется до неузнаваемости.

Я видела этот эффект многократно. Без планирования тебя натурально сносит по течению, а с планированием, даже с самым простым — планы на месяц и примерные планы на год, — ты выруливаешь намного сноснее, особенно если предпочитаешь бурные реки ярких, насыщенных событий. Причем я отдаю предпочтение именно гибкому планированию везде, где оно допустимо. Не фиксированные цели-планы на определенное время, а примерное направление движения и приблизительные сроки, и каждый раз удивленно отмечаю, что пришла туда, куда намечала, хоть и не пушила себя строго в этом направлении.

Гарантий нет, но это не страшно

Гарантий, действительно, нет. Нигде и ни в чем. Это и отталкивает многих людей от планирования как такового. Мол, жить надо только в настоящем моменте, а в остальном — нет смысла, раз гарантий все равно нет. Такая позиция существует и заслуживает своего уважения, но я уверена, подойдет не всем. Это буддийский принцип, и он плотно связан с отказом от социума. А если вы пока еще не собираетесь выходить из игры, личная реализация для вас не пустые слова, — то на одной силе момента вам будет сложно продвинуться в интенсивном потоке социальной жизни.

Нельзя снять фильм без главного замысла, а хороший фильм — уж точно. Нельзя написать книгу, не имея основного сюжета. Нельзя открыть бизнес без идеи и приблизительных расчетов. В этой жизни нельзя сделать ни одного осознанного, управляемого свершения без предварительного видения результатов. Можно (и даже нужно) не знать всех деталей на старте, но без основной линии, которую вы прикидываете в самом начале, не обойтись. Только в рутинной и бессмысленной работе такая линия не обязательна. В любом созидательном процессе необходимо предварительное планирование и видение результата, хотя бы первые наброски.

Скульптор знает, что он сделает с камнем перед собой — человека или вазу. Отдельные элементы придут в процессе, но замысел есть с самого начала. Также и человек, желающий в чем-то преуспеть, должен иметь предварительное видение — итоговый образ результата. Да, гарантий, что у тебя получится, нет. Да, большую часть своего времени ты должен концентрироваться на самом выполнении, а не на обдумывании формы, и да, наверняка из этого правила можно найти исключения, но суть такова: пока у тебя нет плана, что ты сделаешь с этим камнем или со своей жизнью в данный отрезок времени, — тебе будет сложно, а порой и невозможно создать произведение искусства. А то, что гарантий нет — это не страшно. Страшно, когда в твою жизнь так и не приходит красота созидания.

…и главный закон мироздания

Настоящее нельзя изменить.

Все, что мы наблюдаем, — уже случилось. И это можно только принять.

Мне нравится пример из грамматики английского языка. В отличие от русского, там несколько прошедших времен. Есть простое прошедшее время, Past Simple — то, что было вчера. А есть Present Perfect — «настоящее случившееся» — то, что вы сейчас наблюдаете как случившийся факт. Например, «я вчера сходила в магазин» — это простое прошедшее время. А вот «я купила бракованную вазу» — это уже «настоящее случившееся». У тебя теперь плохая ваза. Факт. Ты сходила, потратилась, но промахнулась. И результат не тот, на который ты рассчитывала.

Все, что с нами происходит здесь и сейчас, — это настоящее случившееся. Его уже не изменить. Это прошедшее время. Здесь и сейчас можно корректировать свои решения, действия и мысли, но не результат. Можно пытаться обменять или сдать эту вазу, но нельзя сделать так, чтобы эта конкретная ваза была иной или чтобы ситуация не случилась. Можно начать двигаться в другую сторону, чтобы завтра получить иной результат. Только изменить свое сегодня и его вводные — невозможно.

А некоторые люди делают все наоборот. Они бесконечно спорят со своим настоящим — им не нравится то, что они имеют, и они не согласны с тем, как ведут себя другие люди вокруг, но при этом покорно принимают свое будущее — не планируют, не корректируют курс, не совершают разворотов. Жалуются на вазу и требуют от нее перемен. Хотя быть «здесь и сейчас» — это всегда о полном принятии того, что случилось, даже если вам это не нравится и не подходит. Что есть, то есть. Ничего не поделаешь.

А вот с будущим как раз можно и поспорить, да, хоть с пеной у рта, если эмоциональность позволяет. Потому что будущее зафиксировано только потоком вашего текущего русла. Но русло-то можно и сменить. И там будет другой поток и уже совсем другие правила, до тех пор, пока вы не решите и его оставить в угоду другому направлению. И если вы родились на Камчатке в городе с населением в 40 тысяч человек, вы можете сказать своей крепко держащей колее, знающей вашу жизнь наперед: «Знаешь что, дорогая, мне в другую сторону. Я хочу мир посмотреть, в разных странах пожить, да и вообще, я — человек мира. Проекты, идеи, реализация. Чао». И просто начать менять свое исходное направление на совершенно другое.

Переменам быть!

Продолжаю про планирование в следующем материале:

Давайте я на пальцах объясню, почему не стоит планировать на 5, 10, 15 лет вперед раньше времени

♥

Олеся Власова

Способ планирования, если вы плохо планируете

Планирование может быть трудным для всех. Но даже если вы чувствуете, что планирование не приходит к вам естественным образом, есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить его. Основываясь на новом исследовании, автор предлагает несколько стратегий, позволяющих улучшить ваш подход к планированию. В частности, она предлагает начать с признания своих сильных и слабых сторон и признания того, что вам сложно планировать. Затем откажитесь от абсолютистского мышления и исследуйте различные системы, пока не найдете ту, которая вам подходит. Наконец, не бойтесь просить о помощи и продолжайте пытаться, даже если вы расстроены. Мы все можем бороться с планированием, но с помощью этих простых шагов вы сможете начать понимать препятствия на своем пути и работать над их преодолением.

Умение планировать — особенно если вы новичок в организации своего времени — может быть неприятным занятием. А для некоторых людей причиной может быть их мозг.

Как коуч по тайм-менеджменту, я видел, как некоторые невероятно умные люди с трудом планировали.Например, очень креативным людям, мыслящим картинками, вначале бывает трудно претворить свои концептуальные идеи в практические действия, которые затем находят место в их календарях. Им нужен кто-то, кто шаг за шагом проведет их через этот процесс. Или некоторые люди, которые отлично справляются с определением и выполнением своих главных приоритетов, могут не справиться с отслеживанием и одновременным выполнением других задач, включая управление другими.

Читая книгу Процветание в уме: естественный ключ к устойчивому нейрофитнесу доктораКэтрин Бензигер, я пришла к пониманию научной основы того, что я наблюдал у своих клиентов, — что мозг некоторых людей естественным образом настроен на поддержание порядка, а мозг других — нет.

Все сводится к науке о мозге. Тем, у кого от природы преобладает задняя левая часть мозга, удобнее всего строить линейные планы и следовать им. Эти люди обычно не нуждаются в моей коучинговой помощи и часто не понимают, почему другие борются. Но тем, у кого преобладает мозг в другом квадранте, будет сложнее планировать.Это потому, что нейрохимия их мозга заставляет их использовать в 100 раз больше энергии, чтобы думать в режиме «планирования», как у тех, чье естественное доминирование снова осталось.

Вы и ваша команда Серия

Устойчивость

Точно так же, как мы склонны признать, что такие навыки, как творчество, анализ или письмо, могут быть намного проще для одних, чем для других, простота планирования — это то, с чем мы либо рождены, либо нет. Но это не значит, что мы не можем развить эти навыки, активно выстраивая нейросвязи в нашем мозгу посредством постоянной практики.

Как коуч по тайм-менеджменту, я интуитивно понял важность этой истины. Я видел, как клиенты, которые никогда не могли эффективно планировать в своей жизни, развили этот навык, просто обращаясь за помощью, не упуская ее и преодолевая трудности — по сути, повышая устойчивость.

Вот несколько ключевых шагов в использовании знаний о вашей природной силе мозга для повышения устойчивости с помощью планирования:

Признайте свои природные сильные и слабые стороны. Если вы находите планирование чрезвычайно трудным, вероятно, у вас нет естественного доминирования в левой задней части мозга. Чтобы выяснить, какая часть вашего мозга доминирует, выполните самооценку из книги «Процветание в сознании» или примите участие в более формальной оценке стилей мышления Бензигера. Изучение этого может помочь вам лучше понять, что работает для вас, а затем использовать это для корректировки своих привычек. Например, взяв самооценку «Процветание в сознании» , я понял, почему определенные виды работы мне так нравятся и почему я обнаружил, что избегаю других типов задач.

Примите трудность. Если мы думаем, что что-то должно быть легким, когда это сложно, мы склонны расстраиваться и с большей вероятностью сдадимся. Но если мы ожидаем, что задача будет трудной, мы все равно можем ошибиться, но мы с большей готовностью проработаем любые проблемы, поскольку понимаем, что эта задача является частью процесса. Когда мои коучинговые клиенты только начинают планировать, они описывают это как разочарование, дезориентацию, утомление или даже раздражение, потому что они не хотят принимать ограничения реальности с точки зрения того, сколько занятий может уместиться в день.Клиенты, которые принимают эти чувства и работают над ними, добиваются наибольшего прогресса. Они обнаруживают, что, с другой стороны, у них больше мира, больше уверенности и больше ясности в том, как правильно структурировать свое время.

Отпустите мышление «все или ничего». Один интересный феномен, который я наблюдал у людей, чья природная сила мозга не связана с планированием, заключается в том, что они склонны думать все или ничего. Они думают, что должны безупречно следовать своему плану, иначе их усилия потрачены зря.Или, если они не могут планировать каждый день, им не следует планировать вообще. Вместо этого рассматривайте обучение как процесс, в котором важны улучшения и каждый день имеет значение. Это повысит вашу устойчивость, потому что вы не будете так сильно ругать себя, когда отклонитесь от своего плана, и, в свою очередь, вам будет легче вернуться на правильный путь.

Найдите работающие системы. Вместо того, чтобы заставлять себя выполнять установленный процесс планирования, найдите систему, которая работает на вас. Например, если у вас есть сильная тенденция к визуальным эффектам (обычное свойство доминирования переднего правого полушария), найдите способ организации, который учитывает это предпочтение.Записывайте дела на стикерах, рисуйте на доске или используйте интеллект-карты. Если вам нравятся электронные таблицы (которые часто встречаются, когда у вас сильно доминирует переднее левое полушарие мозга), поместите свои списки дел и планы в Excel или подумайте об использовании приложений, которые позволят вам отслеживать ваш прогресс в числовой форме. Если вам нравится видеть время как поток и ритм (излюбленный вариант доминирования правых спины), используйте такие инструменты, как бумажные списки, которые позволят вам при необходимости адаптировать и регулировать ритм вашего дня, вместо того, чтобы чувствовать себя заключенным в жесткие временные рамки. .Нет неправильного плана. Экспериментируйте, пока не найдете то, что вам подходит.

Занимайте чужие мозги. Если вы знаете людей, которые преуспевают в планировании или обладают организационными навыками, попросите их совета и идей. Они могут легко предложить потенциальные решения проблем, которые вас одолевают. Получение предложений от других по организационным системам, которые вы затем можете протестировать, вместо того, чтобы пытаться разработать свои собственные, может сэкономить вам много времени. Несколько предостережений: избегайте критически настроенных людей, которые могут помешать вам в процессе обучения.Изменения достаточно жесткие, но их не сносят. Во-вторых, спросите у них простых решений . Не стремитесь к получению опыта в какой-то области, когда вы только учитесь; базовый уровень знаний — хорошее начало.

Продолжайте попытки. Одно из определений устойчивости — «способность возвращаться в форму». Когда вы обнаруживаете, что разочаровываетесь в процессе планирования, проявляйте сострадание к себе, когда вы делаете ошибки, перефокусируйтесь, когда вы отвлекаетесь, и корректируйте свой план, когда возникают новые проблемы.Например, вы можете решить перенести проект, который, как вы думали, закончите сегодня, на следующий день. Или вы можете обратиться к коллеге за помощью в достижении определенного результата.

Понимание того, что происходит в вашем мозгу, по мере того, как вы приобретаете навыки тайм-менеджмента, кардинально меняет вашу способность поощрять себя и работать, преодолевая разочарование и препятствия. Когда вы убеждаете себя, что можете измениться, и соглашаетесь с тем, что вам нужно работать больше, чем большинство других, у вас гораздо больше шансов проявить стойкость в процессе улучшения вашего планирования.

Как создать план действий для достижения целей домашнего бизнеса

Большинство людей умеют ставить УМНЫЕ цели. Задача состоит в том, чтобы создать план и следовать ему, чтобы эти цели стали реальностью. В первые дни постановки цели энтузиазм стимулирует мотивацию к достижению результатов, но вскоре это станет обычной жизнью, а цель — далеким воспоминанием. Исследования показывают, что менее 10 процентов людей считают, что достигают своих целей. Это означает, что 90 процентов этого не делают, что является ошеломляющим числом.

Вопрос в том, что делают 10 процентов, а 90 процентов — нет? Есть много факторов, влияющих на то, будут ли достигнуты цели, но двумя важными компонентами являются 1) план и 2) приверженность работе по плану.

Если вы готовы реализовать свои цели, вот как составить план.

1. Убедитесь, что ваши цели — SMART

Цели SMART дают вам ясность и крайний срок для их достижения. SMART цели:

Конкретно: Ваша цель четко определена.«Я хочу зарабатывать больше денег» — расплывчато. «Я хочу зарабатывать 10 000 долларов в месяц», — говорит конкретно.

Измеримость: Вам необходимо количественно оценить свою цель, чтобы вы знали, что достигли ее. Вот где конкретика помогает. Что составляет «больше» при больших деньгах? Определенную сумму в долларах можно измерить.

Достижимо: Хорошо ставить цели, которые заставляют вас напрягаться и бросать вызов самому себе, но вы настраиваете себя на разочарование и неудачи, если ваша цель невозможна.

Актуально: Ваши цели должны соответствовать вашим жизненным планам.

Время: Вы установили дату, к которой ваша цель будет достигнута.

Обратите внимание, что цели работают для больших достижений, таких как заработок 50 000 долларов в год, работая дома, но также и для небольших проектов, таких как создание блога за 30 дней или получение пяти клиентов-фрилансеров за две недели.

2. Вернитесь назад, чтобы установить вехи

Проблема в достижении целей заключается в том, что часто срок выполнения настолько далек, что многие люди откладывают действия, пока не станет слишком поздно.Вместо этого, глядя на количество времени, которое у вас есть, и на цель, которую вы хотите достичь, ставьте мини-цели, которые продвигают вас к большой цели.

Например, если ваша цель — зарабатывать 10 000 долларов в месяц в своем бизнесе в течение шести месяцев, поставьте мини-цели относительно того, сколько вы заработаете в конце одного месяца (то есть 2000 долларов в месяц) и трех месяцев (например, 5000 долларов в месяц. ). Вы поймете, что сбились с пути, когда наступит один-три месяца и вы достигнете или не достигнете своей мини-цели.

3. Определите, что нужно сделать для достижения ваших целей

На этом этапе определите, что нужно для достижения ваших больших и малых целей в установленные сроки.Используя пример цели в 10 000 долларов в месяц, чтобы заработать больше денег, вам нужно привлечь больше клиентов или покупателей. На этом этапе вы хотите определить, сколько клиентов вам нужно, чтобы зарабатывать 5000 и 10 000 долларов в месяц для вашего бизнеса. Сколько потенциальных клиентов должно войти в вашу воронку продаж? Сколько нужно сделать презентаций, чтобы получить продажу?

4. Решите, какие действия необходимы для достижения ваших целей

Какие задачи вам нужно выполнять регулярно, чтобы достичь № 3 и вашей цели? Например, если вам нужно поговорить с 10 людьми, чтобы совершить две продажи, какие действия вам нужно предпринять, чтобы найти 10 человек? Если вам нужно иметь 100 потенциальных клиентов, чтобы найти 10 человек, с которыми можно поговорить, какие действия необходимо предпринять, чтобы найти 100 потенциальных клиентов?

В бизнесе задачи этого раздела обычно связаны с маркетингом; однако это также включает в себя предоставление качественного продукта или услуги и удовлетворение ваших клиентов и клиентов, чтобы они продолжали возвращаться и / или направлять новых потенциальных клиентов.

5. Запишите свои действия в расписание

Когда вы выполните №4, у вас должен быть список задач, которые необходимо выполнить для достижения вашей цели. Пришло время включить эти задачи в свое расписание, составив ежедневный план. Это задачи, которые вы выполняете каждый день, чтобы привлечь потенциальных клиентов. Это также задачи, которые вы выполняете для создания и доставки вашего продукта или услуги.

Если вы начинаете бизнес с частичной занятостью из-за уже занятой жизни, вам может быть сложно добавить больше задач в свой распорядок дня, но это крайне важно для достижения ваших целей.Один из способов заставить все это работать — это научиться управлять своим временем и максимально использовать его.

6. Завершение

После того, как вы выполните указанные выше шаги, у вас будет свой ежедневный график и цели, к которым нужно стремиться в процессе работы над своей целью. Следующий шаг — следовать своему расписанию. Выполняйте ежедневные задачи, которые вы поставили перед собой. Когда вы чувствуете, что что-то не так, найдите способ сохранить мотивацию. Это кажется очевидным, но все же большинство людей не достигают своих целей, потому что не выполняют работу регулярно и последовательно.В большинстве случаев план не проваливается, люди просто уходят.

Пока вы занимаетесь этим, следите за своими достижениями и результатами. Выделяйте время каждый месяц или около того, чтобы оценивать, насколько хорошо работает ваш план, и корректируйте его, если вы не добились желаемого прогресса.

Настоящая проверка того, преуспеете вы в домашнем бизнесе или нет, — это не только наличие хорошего плана, но и его выполнение. Многие потенциальные предприниматели понимают, что у них есть план, но затем отказываются от него.Ответ — воодушевляться своими целями, создавать способы празднования небольших успехов и всегда следить за призом.

Полное руководство по повседневной работе

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает возню на поле. Большое мероприятие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не можем расставить приоритеты в планировании там, где это наиболее важно: в нашей повседневной жизни.Если начинать с утра без четкого плана, мы обречены на провал.

Мы ставим цели по сезонам и годам, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы принимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы ставим на первое место, — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней каждый месяц могут помочь нам обнулить и найти баланс. Но когда наши дни без намерения превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем наши цели и гадаем, куда все время ушло.

Лучшая защита от беспокойных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования.В этой статье вы узнаете, как спланировать свой день для более спокойной и целенаправленной продуктивности, которая приблизит вас к вашим целям. Хотя планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно создать день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клер, автор бестселлеров «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразит вас, и установите график для своих привычек».Мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно проводить ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию захватить день и составить список дел, отражающий наши большие амбиции. Но те дни — исключение. Нам нужно делать дела, даже если мы просыпаемся уставшими и расслабленными, желая вернуться в постель или желая попасть в пятницу в 17:00. Это те дни, когда наиболее важно подойти к дню с планом.

Начните с установки будильника для сеанса ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом утром.Чтобы упростить формирование привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с уже существующей привычкой, например, пить утренний кофе или слушать музыку.

Свяжите ежедневное планирование с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на своем телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня.

Привычки легче выработать, когда мы сразу видим результаты своей преданности делу.К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, составив план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходных, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте в свой ежедневный список дел в субботу или воскресенье дела, фильм или ужин, чтобы освободить место в своем графике для отдыха, досуга и дополнительных проектов.

Составьте список дел в соответствии с вашими целями

Сделать ежедневное планирование привычкой — это одно. Еще одно — убедиться, что ваш план действительно постепенно приближает вас к вашим более крупным целям. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам достичь этого:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «потратьте 30 минут на мой пелотон» или «прогуляться ночью».Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приблизят вас к обоим.

Разбивайте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные ежедневные списки дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомляет, это также означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Завершите инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас.Как правило, старайтесь не ставить более пяти больших целей одновременно и учитывайте сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и только определенное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может дать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам.В некоторые дни вы можете захотеть выполнить пакетные задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете складывать свои личные задачи на выходных. Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и нарисуйте свою неделю, чтобы знать, на каких целях и на каких днях вы сосредоточитесь. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавьте последние дела, которые нужно сделать.

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день.Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подстроить под себя целевые задачи. Вместо этого оставьте этот шаг до конца. Таким образом, вы будете вынуждены подстраивать повседневные задачи под ваши целевые задачи, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. В действительности у нас есть обязательства, которые мы должны выполнить, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост.Как можно больше отбросьте эти обязательства и обязательства: переоцените повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании ответственности и научитесь говорить «нет». Тем не менее, нормально иметь в своем списке дела, которые просто необходимо выполнить. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о том, как согласовать свой день с долгосрочными приоритетами и обязательствами, в нашей статье о методе повышения производительности, Todoist. Этот метод заставляет вас постоянно сокращать свой список, создавать инвентарь обязательств и назначать время для наиболее важных задач.

Иметь один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одного из них из своих списков. Конечно, мы сделали кое-что, но ничего из того, что планировали. Противоинтуитивное решение, позволяющее делать больше? Выберите хотя бы одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Сделайте время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день», Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают скрытый феномен занятости без продуктивности.Между встречами и специальными запросами может показаться, что мы на беговой дорожке, с которой не можем выйти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, но в конце дня понимают, что не перечеркнули ни одного из них.

В качестве бальзама от беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они представляют концепцию «Изюминки»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите выделить время. Каждый день вы будете выбирать в своем календаре одно занятие, которое будет приоритетным и защищенным.

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что будет для вас основным моментом или главным приоритетом на день, Кнапп и Зерацкий предлагают эту простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», Каким вы хотите ответить? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это ваше изюминка «.

Если честно, завершение дня хотя бы одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас.В более длительном масштабе важно делать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В общем, нет. Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что дает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы отметить выделение дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на ежедневных приоритетах.

Или же, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто отметьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте максимальную расстановку приоритетов ключевой частью вашего планирования дня.

Планируйте свой день с помощью метода повышения продуктивности

Метод повышения продуктивности — это одновременно эффективный способ добиться результатов и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите способ повышения продуктивности, который вам подходит — даже если это означает переделку существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съешьте лягушку

Метод повышения продуктивности «Съешьте лягушку» просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы как можно раньше задействовать ваши основные моменты.Иногда это задача, которой мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт. Атакуйте его прямо сейчас, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Во время сеанса ежедневного планирования поставьте задачу «лягушка» в начало списка дел и назначьте время. Затем разместите другие задачи ниже.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешьте лягушку».

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами.Этот метод был разработан в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, тогда еще учащимся с трудностями, который посвятил всего 10 минут целенаправленному обучению, используя кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски). Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помодор и запишите, что вы выполнили.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помодори», сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Помидора, прикините, сколько помидоров (25-минутных рабочих занятий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка. Обратите внимание на цифру перед каждой задачей со смайликом в виде помидора или просто цифру в скобках. Этот метод заставляет вас задуматься, сколько времени займет ваша работа, и соответствующим образом спланировать. Вы можете использовать помидор в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода продуктивности Блокировка времени разделите свой день на отдельные отрезки времени. Это может быть 9:30 — 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод «Помидор», этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач.Не забудьте указать блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимает выполнение задач. В то же время хорошее практическое правило — удвоить количество времени, которое, как вы думаете, займет что-то.

Список дел, упорядоченный по методу ограничения производительности по времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности по матрице Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только то, что является наиболее срочным — независимо от того, является ли оно важным или нет.Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Не срочные и важные» задачи должны быть запланированы на ваш адрес. -do список или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» следует удалить

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все ваши задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочно и важно», «Не срочно и важно», «Срочно и неважно» и «Не срочно и неважно». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».

Список дел, организованный на основе метода повышения продуктивности, основанного на матрице Эйзенхауэра. Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, пройдя нашу викторину по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пора выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки, вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложение для создания списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто технически подкован и готов потянуться за своим телефоном или планшет вместо ноутбука.Приложение со списками дел позволяет хранить все в одном месте и доступно откуда угодно. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать релевантные документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Приложение со списком дел, такое как Todoist, позволяет хранить все в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кроссплатформенное приложение для создания личных списков дел, которое доступно на большинстве устройств.Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, ярлыки, фильтры, комментарии и загрузки файлов, которые упрощают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список ваших задач на день.Просто отметьте элементы с помощью флажков или зачеркивания форматирования. Если вы хотите создать более надежное приложение для заметок, рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах.

• Google Таблицы или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как временная блокировка, также подходят для работы в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования своего дня и добавления задач к встречам, собраниям и событиям. Это также отличный инструмент для использования с таким производительным методом, как блокировка времени. Кроме того, цифровые календари доступны в дороге, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент для повышения продуктивности, например блокировки времени. Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и испытайте двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и вашим Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, например редактирование названия мероприятия или изменение даты, мгновенно отразятся в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Для тех, кто любит тактильные ощущения, бумага и ручка — лучшее средство для планирования дня. Это может быть любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специализированных планировщиков. Мы только предостерегаем от наклеек для заметок или обрывков бумаги. В то время как простые и лоскутные, специальные клочки бумаги не позволяют вам оглядываться на старые задачи и размышлять об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. Раздел «Регулярно отражайте»]

• Блокнот — Простой блокнот с линовой или без линовки подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой.Используйте новую страницу для каждого дня и отметьте дату вверху. Попробуйте записные книжки с сеткой, которые при необходимости помогут с разделением.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — Повестки дня или ежедневники — это записные книжки с пространством для планирования каждого дня года с 1 января по 31 декабря. Это дает специальное место для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и будущим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост числа специализированных строгальных станков или систем планирования с использованием бумаги и ручки, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто бывают сложными, но могут быть мощными системами для преданных практиков.

Планировщик на бумаге может принимать любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специальные планировщики.

Гибрид цифрового и бумажного

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Персональное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете свое рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал по выходным.
• Бумага первая, вторая цифровая . Возможно, вам понравится тактический аспект планирования своего дня на бумаге, но вы оцените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но выделяйте время в конце каждого дня, чтобы передавать свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести записную книжку на встречу и выйти с заданиями и запросами, которые вы нацарапали в своей записной книжке. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив даты выполнения и уровни приоритета, чтобы они не упали.
• Мышление карандашом, цифровое исполнение . Некоторые обнаруживают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках пустая страница и ручка. Запишите свои планы на день на бумаге с любыми добавленными заметками и мыслями, которые могут у вас возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже с твердым планом и лучшими намерениями трудно выполнить все наши дела на день.Мы неизбежно оказываемся вне работы, нас соблазняют отвлекающие факторы, такие как мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Могут возникнуть специальные задачи, которые назначаются нашими менеджерами или делегируются товарищами по команде, которые нарушают наше внимание и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных задачах.

К сожалению, эти перерывы могут превращаться в непродуктивные дни и неэффективные недели. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к нашим дням целенаправленно. Это далеко не так!

Да, наши дни никогда не пойдут так, как планировалось, но это не значит, что их не стоит планировать.Вот несколько стратегий, некоторые прямо от экспертов по продуктивности, которые помогут придерживаться ежедневного плана и скорректировать курс, когда что-то пойдет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя обычные отвлекающие факторы, которые уводят вас от ваших целей на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. По возможности работайте с закрытыми большинством программ на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, беззвучным режимом телефона и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Самоконтроль или Свобода, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными в течение нескольких часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание бюджета может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, например Rescue Time, которое собирает информацию об использовании на вашем настольном компьютере и мобильных устройствах и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете устанавливать ежедневные цели по продуктивности и проверять их в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигли цели.

Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и распределять свое время.

Попробуйте почасовые проверки

Примените внимательность к продуктивности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, сосредоточенно ли вы двигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, коуч для руководителей и автор бестселлеров «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентировать нас:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяй часам управлять тобой ».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Отлично. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, выделите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра.Затем продолжайте работать над своим новым планом.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета и автор бестселлеров Deep Work, делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю дополнительную комнату рядом с мои временные блоки. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданным образом ».

Когда возникают неожиданные задачи, которые нельзя игнорировать, скорректируйте свой план.

Достигните «нулевого списка дел»

В большинстве случаев вы не можете завершить все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим методом личной продуктивности, Systemist, включая «To-do List Zero», концепцию, вдохновленную Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы у меня не было никаких задач. мой список на сегодня. По правде говоря, в большинстве случаев я не завершаю все в моем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не плохо. Я рассматриваю это как возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.”

Заканчивая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и заняться завтрашним днем ​​с новой энергией.

Обдумывайте регулярно

Вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод продуктивности и выбрали инструмент по своему выбору. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте вашему процессу работать на автопилоте. Выделите время, чтобы регулярно обдумывать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию достигать большего.Время от времени выделяйте время, например, во время еженедельного обзора, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его изменить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Обдумайте следующие вопросы:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Я завершил все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя реализованным в конце большинства дней?
• Рассматриваются ли мои дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению моих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• Ничего значительного в этот день я не сделал — почему?

Честно говоря, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов.Беспокойные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Отсутствие ежедневных сеансов планирования может означать, что они слишком длинные, и им следует использовать более рациональный подход. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их к нашим дням с достаточной частотой или намерением. Нам может просто понравиться ручка и бумага, пока мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, работайте над ее решением, изменив свой ежедневный процесс планирования.

Нередко приходится поэкспериментировать и попробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы выберем метод, который на самом деле приведет к большему успеху.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактику для эффективного планирования вашего дня, нет единого решения. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми атаковать наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни могут превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы изо дня в день намеренно и целенаправленно работаем над своими задачами, нет предела тому, что вы можете сделать.

Избегайте траты времени и стресса · Джейсон Ленгсторф

У меня есть много веских причин, чтобы выполнять свою работу быстро:

• Я работаю удаленно, поэтому чем быстрее я выполняю свои задачи, тем быстрее я могу позвонить своему рабочий день закончился;
• Я цифровой кочевник, поэтому, если у меня будет больше времени на изучение, значит опыт мест, где я остановился;
• Я постоянно просматриваю длинный список вещей, над которыми хочу поработать, поэтому быстрое выполнение задач позволяет мне заниматься своими увлеченными проектами без сжигая свечу с обоих концов.

В прошлом мой подход заключался в том, чтобы броситься с головой в новый проект — яростно работал столько, сколько мог, взламывая и рубя Финишная черта.

В эти дни я замедляюсь, делаю вдох, а составляю план на свой рабочий день. Затем, когда я иду тяжело, я делаю . А потом я закончил день и иду с до обед.

Знаете ли вы о рисках плохого планирования?

Надеюсь, без плана.Вы надеетесь, что вы поняли, чего хотел ваш босс. Вы надеетесь, что эта функция необходима. Вы надеетесь, что это то, что имел в виду клиент с помощью «сделать это популярным». Вы надеетесь, что найдете способ завершить эту статью связно.

Надежда — несмотря на все ее блага — ужасная вещь, на которую можно рассчитывать, когда нужно уложиться в сроки.

Вы не хотите надеяться, что все поняли правильно. Вы хотите, чтобы знали, что вы получая это правильно.

Отсутствие направления может вызвать недостаток мотивации

Если проект не изложен явно, легко раскрутить колеса или откладывать на потом.

Нет четкого первого шага, и поэтому трудно понять, начинаете ли вы правильный путь.

Переход от «сделать» к «в процессе» — это большой умственный барьер и плохое планирование может сделать его еще больше.

Работа заканчивается напрасно

Если вы выполняете кучу работы, исходя из неверных предположений, вам придется делать ее снова и снова.

Неясное понимание конечных целей проекта означает, что вы, вероятно, потратите усилия в неправильных областях, напрасная трата времени и энергии.

Вы в конечном итоге преследуете подвижную цель

Работа без планирования — отличный способ потратить время впустую. Это не значит что вы вообще не планируете, это просто означает, что вы вынуждены планировать одновременно ты работаешь.

Если у вас нет плана, вы потратите время зря. Гарантированно.

Вдобавок ко всему, где люди ужасны в многозадачности, планирование «на лету» означает надежду на , что выполненная работа соответствует всем требования — даже те, которые еще не ясны.

Определение целей в конце производственного графика почти всегда приводит к потере или дублирование усилий, и это отличный способ уложиться в срок угол.

Перерывы гарантированы

Каждый раз, когда я работаю над проектом, в котором у меня нет четкого понимания цели, мне часто приходится останавливаться и отправлять электронное письмо с просьбой разъяснение.

Что касается веб-дизайна, я могу знать, что мне нужно создать домашнюю страницу, но я должен остановитесь и спросите, является ли главная страница главной целью выделение информационного бюллетеня список или для привлечения читателей в блог. Это жизненно важно для результата проекта — если У меня нет этой информации заранее, у меня поджоги, пока я не получу ответ от лица, принимающие решения.

То же самое верно и для самостоятельных проектов: , если мне нужно перестать работать, чтобы подумать о стратегии, я переключаю контекст и добавляю ненужную умственную усталость.

Как сделать проекты проще, быстрее и меньше разочарований

Правильное планирование не требует многочасовых совещаний, блок-схем или Клейкие заметки. На самом деле все сводится к определению того, что означает «успех» — в количественные условия — до начала работы над проектом.

Сделайте цели проекта легко измеримыми и трудными для неверной интерпретации

Представьте, что вы помогаете готовиться к вечеринке, а ведущий спрашивает: «Эй, ты можешь? заказать пиццу? »

Теоретически этой информации достаточно, чтобы двигаться вперед и выполнить задачу.

Однако, не имея дополнительной информации, вам придется делать множество предположений.

Например, сколько человек придет? Кто-нибудь вегетарианец или лактоза нетерпимый? Мы все еще не употребляем глютен? Всем, кто не ест продукты из свинины?

Для улучшения поставьте четкие цели: получить достаточно пиццы на 20 человек, включая вегетарианские варианты. Также заказывайте сырные палочки.

Первоначальную цель — заказать пиццу — было трудно измерить. Один кусок технически соответствует требованиям.Никто не счастлив, но, эй! ты сказал мне заказать пиццу — не пицц — так что это явно не моя вина.

Вторую цель легко измерить, и у нее гораздо меньше возможностей для неправильной интерпретации: все 20 человек накормили? Ели ли вегетарианцы пиццу? Получил ли я свой сырные палочки?

И это просто пицца — на более крупных проектах их еще десятки уточнения, необходимые до начала работы.

Определение четких целей с легко измеримыми результатами полезно для всех. Для начальника или клиента это обеспечивает уверенность в том, что человек, выполняющий работа полностью осведомлена о том, что требуется для того, чтобы назвать проект успех. Это устраняет необходимость в микроменеджменте, освобождая время для других задачи.

Для человека, выполняющего работу, измеримые цели устраняют двусмысленность. Это дает четко определенные цели, по которым нужно стрелять, и создает простые флажки, которые мгновенно измерить, завершен ли проект.

В качестве бонуса требуется, чтобы начальник или клиент ^{полностью рассмотрели свою идею и дать четкое направление — это позволяет избежать фразы «Я знаю, когда увидеть эту дилемму, исключив этот вариант как возможный результат.}

Запишите цели и разместите их для всех участников проекта

На языке агентства это «объем работы» — документ, в котором все подробно описано ожидается от всех участников, согласовано всеми участниками, чтобы показать, что все A) согласны с тем, как выглядит «готово», и B) уверены, что они иметь то, что им нужно, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Разместите планы в общественном месте. Никаких секретов в команде. Кредит: Стив Юрветсон

Запишите все, что требуется , прежде чем проект будет признан завершенным, и убедитесь, что вся команда проверила и утвердила его.

Подчеркните лиц, принимающих решения, что ничего, что не входит в список целей, не будет быть готовым, поэтому список должен быть полным. ^{Подчеркните деятелей что им нужно доказать, что задачи выполнены, поэтому список должен иметь поддающиеся количественной оценке задачи.}

Это чрезвычайно легко пропустить на ранних встречах, но поверьте мне: я никогда — никогда не — работал над проектом без четкого объема, который не выполнялся против какой-то путаницы, задержки, напряжения или (чаще всего) всего над.

Потратьте время на тщательную работу с прицелом, и все будут счастливы.

Составьте список задач из целей

После того, как у вас будет четкая область действия, вы можете разбить проект на серию «Да» или «Нет» , которые выступают в качестве дорожной карты вашего проекта и списка дел.

Возвращаясь к примеру с пиццей, проект превращается в три задачи:

• Закажите достаточно пиццы, чтобы накормить 20 человек
• Убедитесь, что есть вегетарианские варианты
• Закажите сырные палочки

Это невероятно ясно, и — я надеюсь — облажаться невозможно.

Вы заказали семь или восемь пицц? Да. Проверить.

Вы удостоверились, что у трех или четырех нет мяса? Да. Проверить.

Вы заказывали сырные палочки? Да. Проверить.

Стрела. Этот проект на или завершен. Если это не то, что запрашивающее разыскивается, потому что проект был неправильно определен.

Это невероятно освобождает человека, выполняющего работу: создание списка дел от целей проекта строит карту до завершения и добавляет очевидное указание прогресса.

Те же преимущества существуют для клиентов, менеджеров и начальников: проект либо сделано по плану или нет; нет микроменеджмента или офисной полиции требуется.

При необходимости используйте недорогие прототипы

Если проект достаточно сложен, для хеширования деталей может потребоваться прототип или рабочий проект на рассмотрение.

Если для воплощения идеи требуется работа, делайте ее простой и недорогой.

На моей работе мы используем подход, называемый Shitty First Draft, чтобы разрешить быстрое создание «реальных» прототипов, позволяющих всей команде почувствовать как что-то будет работать, но без какой-либо полировки и лишних усилий.Мы строим что-то быстрое и грязное, и этого обычно достаточно, чтобы проработать остальную часть Детали.

Несколько часов планирования помогут избежать недель потраченного впустую времени

Составление надежного плана жизненно важно для выполнения проекта в соответствии с графиком, в рамках бюджета и без ненужного стресса.

Проще говоря, планирование не является необязательным. Я проигнорировал этот совет в прошлое, и всегда оказывается, что позже в процессе это становится источником боли.

С другой стороны, я ни разу не составил план проекта и не подумал позже, «Черт возьми, я бы очень хотел, чтобы я так хорошо спланировал.

Для этого не нужно больше, чем задавать вопросы и записывать вещи. Вы будете потратьте на это пару (потенциально скучных) часов.

Я увидел этот закат в Коста-Рике, потому что хорошо спланировал и выполнил свои проекты вовремя. Кредит: Джейсон Ленгсторф

Но знаете, что вы получите?

Вы получите выходные отдыха , потому что вы не изо всех сил стараетесь завершить функция поздней стадии, которую имеет , чтобы запустить в понедельник.

Вы выиграете в вечерах от , потому что не задержитесь допоздна, потратив целый день на собраниях, пытаясь получить рекомендации по функциям, вместо того, чтобы работать над их.

Вы приобретете товарищеские отношения со своей командой и клиентами , потому что нет непонимание, чтобы вызвать негодование или напряжение.

Самое главное, — вы получите все преимущества, которые дает выполнение проектов вовремя, в рамках бюджета, без больших хлопот и неудач.

Как вы планируете?

Приходилось ли вам сталкиваться с проектами, в которых плохое планирование нанесло ущерб? Каким образом вы скорректировали движение вперед, чтобы упростить задачу?

Как вы планируете свои проекты? Дай мне знать в комментариях!

Как выполнить планирование

© Авторские права Картер Макнамара, MBA, PhD, Консультации по аутентичности, ООО.
Адаптировано из Руководства по стратегическому планированию и упрощению некоммерческих организаций. Руководство по разработке и маркетингу некоммерческих программ. и оценка.

Один из самых распространенных наборов действий в управлении планирует. Проще говоря, планирование задает направление для чего-то — некоторой системы — а затем направляя систему к следуйте направлению. В организациях существует множество видов планирования. Общими для этих многих видов планирования являются различные фазы планирования. и рекомендации по их максимально эффективному выполнению. На информацию в этом документе можно ссылаться в качестве основы из которые для выполнения различных видов планирования, начиная от очень от сложного к простому и базовому.(В разделе библиотеки «Планирование» описаны самые разные планы.) Чтобы сделать следующую информацию применимой к как можно большему количеству ситуаций по возможности, объем следующей информации о планировании в «систему», которая подробно описана ниже. В следующий процесс должен быть адаптирован планировщиками к встрече потребности и характер планировщиков и их организаций.

Разделы этой темы включают

Контекст планирования

Вкладывая планирование в масштаб Контекст (обратный ход в любой «системе»)
Краткий обзор некоторых основных терминов в планировании

Типовые общие этапы планирования

Базовый обзор типичных фаз в Планировка

Руководство по успешному планированию и реализации

Пошаговая процедура
Привлекайте нужных людей к процессу планирования
Запишите информацию о планировании и общайтесь в целом
Цели и задачи должны быть РАЗУМНЕЕ
Построить подотчетность (регулярно проверять, кто делает Что и когда?)
Отметьте отклонения от плана и соответственно измените план
Оцените процесс планирования и план
Поймите, что процесс повторяющегося планирования как минимум так же важен, как и План. Документ
Обеспечить соответствие характера процесса Характер планировщиков
Критический, но часто пропускаемый этап — Благодарность и празднование результатов

Общие ресурсы

Основные типы планов
Другие типы планов
Дополнительные перспективы планирования

Также рассмотрите
Планирование (многие типы)
Бизнес Планирование
Управление проектами
Стратегическое Планировка

Связанные темы библиотеки

Узнайте больше в блогах библиотеки, связанных с планированием

В дополнение к статьям на этой странице, также посетите следующие блоги у которых есть посты, связанные с планированием.Просмотрите страницу блога, чтобы увидеть различные сообщения. Также см. Раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели блог или щелкните «Далее» в нижней части сообщения в блоге. В блоге также есть ссылки на многочисленные бесплатные ресурсы по теме.

Библиотеки Блог о бизнес-планировании
Библиотека Создание бизнес-блога
Библиотека Блог руководства
библиотеки Блог управления проектами
библиотеки Блог стратегического планирования
Блог по надзору за библиотекой

---

Планирование в более широком контексте (системное планирование)

Работа в обратном направлении через любую «систему» ​​

Прежде чем мы перейдем к типичным фазам в стандартном «родовом» процесс планирования, давайте отойдем назад, минут и кратко посмотрим на роль планирования в его общем контексте.Это больше чем академическое упражнение — понимание этого общего контекста для планирование может значительно помочь читателю разработать и осуществить процесс планирования в приложении почти для планирования.

Один из самых распространенных наборов действий в управлении планирует. Проще говоря, планирование задает направление для чего-то — какой-то системы — а затем работая над тем, чтобы система следует этому направлению. У систем есть входы, процессы, итоги и результаты. Чтобы объяснить, вводит в систему. включают ресурсы, такие как сырье, деньги, технологии и люди.Эти входные данные проходят процесс , где они согласованы, продвигаются и тщательно координируются, в конечном итоге достичь поставленных перед системой целей. Выходы осязаемы результаты, полученные процессами в системе, такие как продукты или услуги для потребителей. Другой вид результата — исходов , или преимущества для потребителей, например, рабочие места для рабочих, повышенное качество жизни для клиентов и т. д. Системы могут быть всей организацией, или его отделы, группы, процессы и т. д.(Для обзора различные системы в организациях, см. Основное определение организации и Различные Способы взглянуть на организации.)

Является ли система организацией, отделом, бизнесом, проект и т. д., в процессе планирования работают проектировщики назад по системе. Они начинают с результатов (итогов и выходы) они предпочитают и работают в обратном направлении через систему для определения процессов, необходимых для получения результатов. потом они определяют, какие входы (или ресурсы) необходимы для выполнения процессы.

Краткий обзор основных терминов

Планирование обычно включает использование следующих основных терминов.

ПРИМЕЧАНИЕ: не обязательно понимать полностью точные определения. каждого из следующих условий. Для планировщиков важнее иметь общее представление о разнице между целями / задачами (результаты) и стратегии / задачи (методы достижения результатов).

Голы

Цели — это конкретные достижения, которые необходимо выполнить в целом или в некоторой комбинации, чтобы достичь большего, общий результат, предпочтительный от системы, например, миссия организации.(Возвращаясь к нашей ссылке на системы, цели выходы из системы.)

Стратегии или действия

Это методы или процессы, требуемые в целом или в какая-то комбинация для достижения целей. (Возвращаясь к нашей ссылке Для систем стратегии — это процессы в системе.)

Цели

Цели — это конкретные достижения, которые необходимо выполнить в целом или в некоторой комбинации для достижения целей в строить планы. Цели обычно являются «вехами» на способ при реализации стратегии.

Задачи

В частности, в небольших организациях людям назначают различные задачи, необходимые для реализации плана. Если объем плана очень маленький, задачи и действия часто по сути одно и тоже.

Ресурсы (и бюджеты)

Ресурсы включают людей, материалы, технологии, деньги, и т.д., необходимые для реализации стратегий или процессов. Расходы из этих ресурсов часто изображаются в форме бюджета. (Возвращаясь к нашей ссылке на системы, ресурсы вводятся в система.)

---

Базовый обзор типичных этапов планирования

Является ли система организацией, отделом, бизнесом, проект и т. д., базовый процесс планирования обычно включает аналогичные характер деятельности, выполняемой в аналогичной последовательности. Фазы выполняются осторожно или — в некоторых случаях — интуитивно например, при планировании очень небольших простых усилий. Сложность различных этапов (и их дублирование во всем система) зависят от объема системы.Например, в крупной корпорации, будут выполнены следующие этапы в корпоративных офисах, в каждом подразделении, в каждом отделе, в каждой группе и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ: разные группы планировщиков могут иметь разные названия. для следующих действий и сгруппируйте их по-разному. Тем не мение, характер действий и их общая последовательность остаются одинаковый.

ПРИМЕЧАНИЕ: Ниже приведены типичные этапы планирования. Они делают , а не , составляют полный идеальный процесс планирования.

1. Ссылка на общую единственную цель («Миссия») или желаемый результат от системы
При планировании планировщики имеют в виду (сознательно или неосознанно) некоторая общая цель или результат, которого должен достичь план. За Например, во время стратегического планирования очень важно ссылаться на миссия или общая цель организации.

2. Подведение итогов вне и внутри системы
Эта «подведение итогов» всегда в некоторой степени проводится независимо от того, сознательно или бессознательно.Например, во время стратегического планирования, Важно провести проверку окружающей среды. Это сканирование обычно включает рассмотрение различных движущих сил или основных факторов, это может повлиять на организацию.

3. Проанализируйте ситуацию
Например, во время стратегического планирования планировщики часто проводят «SWOT-анализ». (SWOT — это аббревиатура от сильные и слабые стороны организации, а также возможности и угрозы, с которыми сталкивается организация.) В ходе этого анализа планировщики также могут использовать различные оценки или методы для «измерить» работоспособность систем.

4. Определите цели
На основе анализа и согласования с общей миссией системы, планировщики устанавливают набор целей, основанных на сильных сторонах использовать возможности, наращивая слабости и отражение угроз.

5. Разработка стратегий для достижения целей
Выбранные конкретные стратегии (или методы достижения целей) зависят от вопросов доступности, практичности и эффективности.

6. Постановка задач на пути к достижению целей
Цели выбираются так, чтобы быть своевременными и свидетельствовать о прогрессе к целям.

7. Связанные обязанности и сроки выполнения каждой цели
Обязанности назначены, в том числе за выполнение план, а также для достижения различных целей и задач. В идеале, крайние сроки установлены для выполнения каждой обязанности.

8. Составьте план и сообщите о нем.
Приведенная выше информация организована и записана в документе, который распространяется по системе.

9. Подтвердите завершение и отметьте успех
Этот важный шаг часто игнорируется, что в конечном итоге может подорвать успех многих ваших планов на будущее.Цель плана — решить текущую проблему или продолжить разработку Цель. Кажется упрощенным утверждать, что вы должны признать если проблема решена или цель достигнута. Однако этот шаг в процессе планирования часто игнорируется вместо того, чтобы двигаться дальше следующая проблема, которую нужно решить, или цель, которую нужно решить. Пропуск этого шага может развить апатию и скептицизм — даже цинизм — в ваших организация. Не пропускайте этот шаг.

---

Руководство по обеспечению успешного планирования и реализации

Общая ошибка многих видов планирования заключается в том, что план никогда не реализуется.Вместо этого все внимание сосредоточено на написании плановый документ. Слишком часто план пылится на полка. Таким образом, большинство следующих рекомендаций помогают обеспечить что процесс планирования выполнен полностью и реализован полностью — или отклонения от намеченного плана признаются и управлял соответственно.

Привлекайте нужных людей к процессу планирования

Возвращаясь к ссылке на системы, важно, чтобы все части системы продолжают обмениваться отзывами, чтобы эффективно функционировать.Это верно независимо от типа системы. При планировании учитывайте мнение всех, кто будет отвечать за выполнять части плана вместе с представителем от группы на кого будет воздействовать план. Конечно, люди тоже должны участвовать, они будут нести ответственность за рассмотрение и авторизацию план.

Запишите информацию о планировании и широко распространите ее

Новые менеджеры, в частности, часто забывают, что другие знать то, что знают эти менеджеры. Даже если менеджеры общаются свои намерения и планы на словах, велики шансы, что другие не полностью слышит или не понимает, что хочет сделать менеджер.Кроме того, при изменении планов крайне сложно вспомнить, кто должен делать то, что и в соответствии с какой версией план. Ключевые заинтересованные стороны (сотрудники, руководство, члены правления, спонсоры, инвестор, клиенты, клиенты и т. д.) могут запросить копии различных типов планов. Поэтому очень важно писать планы вниз и широко расскажите о них. Дополнительные указания в этом см. Основы
написания и передачи плана

Цели и задачи должны быть умнее

SMARTER — это аббревиатура, то есть слово, состоящее из соединения буквы из разных слов во фразе или наборе слов.В этом В этом случае более РАЗУМНАЯ цель или задача:

Специфические:

Например, сложно понять, кем должен быть делать, если они хотят преследовать цель «работать усерднее». Легче распознать «Напиши статью».

Измеряемый:

Сложно понять, что такое «Написание бумаги» на самом деле. Эти усилия легче оценить, если цель «Напишите 30-страничную статью».

Допускается:

Если я беру на себя ответственность за достижение цели, цель должно быть приемлемо для меня.Например, я вряд ли последую указания человека, говорящего мне написать 30-страничную статью когда мне нужно написать еще пять документов. Однако если вы вовлечь меня в постановку цели, чтобы я мог изменить другие свои обязательства или изменить цель, я с большей вероятностью приму погоню за цель тоже.

Реалистичность:

Даже если я беру на себя ответственность преследовать цель, конкретная и измеримая, цель не будет полезна ни мне, ни другим если, например, цель состоит в том, чтобы «написать 30-страничную статью на следующие 10 секунд ».

Срок:

Это может значить больше для других, если я буду стремиться к реалистичной цели на «Напишите 30-страничный доклад за одну неделю». Однако это будет значат больше для других (особенно если они планируют помочь меня или направить меня к цели) если я уточню, что напишу одна страница в день в течение 30 дней, вместо того, чтобы включать возможность что я напишу все 30 страниц в последний день 30-дневного периода.

Расширение:

Цель должна расширять возможности исполнителя.Например, Мне было бы больше интересно написать 30-страничную статью, если бы тема статьи или способ ее написания расширит мои возможности.

Награда:

Я более склонен писать статью, если она поможет к усилию таким образом, чтобы я мог быть вознагражден за свои усилия.

Также обратите внимание на
Интересный взгляд на постановку целей SMART!

Укрепляйте подотчетность (регулярно проверяйте, кто чем занимается и когда?)

В планах

следует указать, кто отвечает за выполнение каждого результат, включая цели и задачи.Даты должны быть установлены на завершение каждого результата, а также. Ответственные стороны должны регулярно проверяйте статус плана. Обязательно есть кто-нибудь из полномочия «подписать» план, в том числе поставить свою подпись на плане, чтобы указать, что они согласны и поддерживают его содержимое. Включите обязанности в политики, процедуры, должностные инструкции, процессы проверки эффективности и т. д.

Отметить отклонения от плана и соответственно перепланировать

Отклоняться от плана — это нормально.План — это не набор правила. Это общее руководство. Так же важно, как соблюдение план замечает отклонения и соответствующим образом корректирует план.

Оценить процесс планирования и план

В процессе планирования регулярно собирайте отзывы от участников. Согласны ли они с процессом планирования? Если не, что им не нравится и как это сделать лучше? В целом текущие процессы планирования (например, стратегическое планирование, бизнес планирование, планирование проекта и т. д.) очень важно собрать это вид обратной связи регулярно.

Во время регулярных проверок выполнения плана оценивать достигаются цели или нет. Если нет, были ли цели реалистичными? Имеют ли ответственные стороны ресурсы, необходимые для достижения цели и задачи? Следует ли менять цели? Если больше приоритет будет отдан достижению целей? Что должно быть сделано?

Наконец, уделите 10 минут, чтобы записать, как процесс планирования можно было сделать лучше.Сохраните его и прочтите в следующий раз время, когда вы ведете процесс планирования.

Периодический процесс планирования не менее важен, чем план Документ

Слишком часто основной упор делается на плановый документ. Это очень прискорбно, потому что настоящее сокровище планирования сам процесс планирования. Во время планирования планировщики учатся многое из постоянного анализа, размышлений, дискуссий, дебатов и диалог по вопросам и целям в системе. Возможно там не лучший пример неправильно расставленных приоритетов в планировании, чем в деловой этике.Слишком часто люди делают упор на письменном кодексы этики и кодексы поведения. Хотя эти документы обязательно важны, по крайней мере, так же важно, как постоянное общение вокруг этих документов. Постоянное общение — вот что делает людей к пониманию и следованию ценностям и поведению предложено в кодах.

Характер процесса должен соответствовать характеру проектировщиков

Ярким примером такого типа потенциальной проблемы является планировщики не предпочитают «сверху вниз» или «снизу» «вверх», «линейный» тип планирования (например, идущий от общего к частному в процессе экологической сканирование, SWOT-анализ, миссия / видение / ценности, проблемы и цели, стратегии, цели, сроки и т. д.) Есть и другие способы проводить планирование. Для обзора различных методов см. (В Далее модели применяются к стратегическому планированию процесс, но, как правило, подходят для использования в других местах):
Basic Обзор различных моделей планирования

Критично — но часто пропускаемый этап — подтверждение и празднование результатов

Планировщикам легко устать и даже цинично процесс планирования. Одна из причин этой проблемы очень вероятно, слишком часто акцент делается на достижении полученные результаты.Как только желаемые результаты достигнуты, быстро появляются новые. учредил. Может показаться, что процесс решает одну проблему за другим, которому не видно конца. Но когда действительно думает об этом, это серьезное достижение — тщательно проанализировать ситуации, вовлечь других в план, чтобы что-то с ней сделать, работать вместе, чтобы выполнить план и действительно увидеть некоторые результаты. Так что признайте это — отпразднуйте свое достижение!

---

Есть много типов планов для людей, команд, процессов и организаций.Все они — если они сделаны хорошо — стремятся следовать приведенным выше рекомендациям.

Основные типы планов

Бизнес Планирование (планирование новой бизнес-организации, продукта, бизнес-подразделения и т. Д.)
Основные принципы для успешного планирования (основа для многих типов планов)
Управление по целям (комплексный процесс для обеспечения достижения целей организации)
Планирование программы (разработка и выполнять основную, внутреннюю или внешнюю организационную функцию)
Планирование проекта (спроектировать и выполнить конкретное разовое усилие, например, строительство, продукт и т. д.)
Стратегическое планирование (установить цели организации и способы их достижения)

Планы другого типа

Реклама и планирование рекламных акций
Disaster Планирование
Карьерное планирование
Компьютерные системы Планирование
Сбор средств Планы (некоммерческая организация)
Руководство Планирование развития
Менеджмент Планирование развития
Маркетинговое планирование
Планирование эффективности (для организаций, групп, сотрудников и т. д.)
Повышение эффективности планирование (организации, группы, сотрудники и т. д.)
Планирование разработки исследований
Кадровое планирование
Кураторское развитие Планирование
Обучение и развитие Планировка

Дополнительные перспективы планирования

Big Dog о планировании
Производительность: вы делаете то, что действительно важно?
Производство проектов: Мой путь
Двенадцать причин, почему планирование более важно в трудные времена

---

По категории планирования и управления проектами:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете хотите просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги

7 шагов для составления жизненного плана

Вы когда-нибудь чувствовали, что вам нужно избавиться от стресса в своей жизни, больше заниматься спортом или изменить свой рацион? Или вы хотели бы внести более значительные изменения в свою жизнь, например, сменить карьеру или вступить (или разорвать) отношения? У многих людей есть вещи, которые они хотели бы изменить в своей жизни в области снятия стресса и благополучия, и задаются вопросом, как составить жизненный план.

Мы часто не вносим эти изменения из-за инерции, недостаточной концентрации внимания или других факторов; изменить свою жизнь часто легче мечтать, чем сделать. Создав конкретный план действий и следуя ему, ваш процесс станет намного проще и менее напряженным, а ваши шансы на успех будут намного выше. Если вы обнаружите, что сбиваетесь с пути, просто перефокусируйтесь и попробуйте снова. Вот простые и эффективные шаги, чтобы подвести итоги своей жизни и начать новый жизненный план.

Посмотрите, что не работает

Когда вы решаете, как составить жизненный план, полезно знать, что вы хотите изменить и в каких сферах своей жизни.Вот где полезно достать дневник и оценить различные области своей жизни. Это может быть список, повествовательная форма, созданная как интеллектуальная карта или другой формат, но он должен охватывать наиболее важные для вас области жизни. Для большинства людей это означает работу, семью, благополучие, финансы, другие стрессовые ситуации и даже домашнюю обстановку. Подумайте о своих жизненных ценностях и оцените, как эти области жизни работают на вас в настоящее время.

Оцените свои ценности

Когда вы составляете жизненный план, вы должны работать вокруг своих ценностей — что важно для вас и что вы надеетесь сохранить в своей жизни.Вы цените семью, но обнаруживаете, что проводите слишком мало времени с семьей из-за того, что работаете сверхурочно на работе, которую ненавидите? Вы цените фитнес, но слишком много смотрите телевизор? вместо? Часто люди включают в свою жизнь занятия, которые не имеют для них особой ценности, даже не осознавая этого. Чтобы быть уверенным, что вы тратите свое время с умом, оцените то, что вы больше всего цените в жизни, и обратите внимание на то, как вы на самом деле ведете себя, выражая эти ценности в реальной жизни; убедитесь, что вы включаете действия, которые соответствуют этим ценностям.

Взгляд в будущее

Когда вы составляете жизненный план, это помогает планировать будущее не только на месяцы, но и на годы. Глядя на свои ценности и думая о том, какими вы хотите видеть следующие несколько месяцев, года и пяти лет (даже до десяти лет!), А затем работать в обратном направлении, можно действительно прояснить, какие следующие шаги принесут вам отдачу и могут помочь вам решить, на что тратить время. Например, если вы хотите работать в новой области, возможно, сейчас самое время наладить связи и поискать опыт работы, который вы можете получить в нерабочее время; вы можете предпринять небольшие шаги, чтобы подготовиться к большим изменениям в будущем.

Спланируйте свои шаги

Глядя на то, где вы хотели бы быть и где вы находитесь сейчас, вы можете разбить путь от «здесь» к «там» на небольшие управляемые шаги, которые вам будет легче предпринять. Таким образом, вам будет легче добиться успеха, который поддержит вашу мотивацию, вы сможете увидеть, где вам может потребоваться изменить свой план по ходу дела, и сможете последовательно ставить один шаг впереди другого и двигаться вперед. (См. Здесь, чтобы узнать больше о постановке целей.)

Устранение препятствий на дороге

Планируя шаги вперед, просмотрите свой список того, «что не работает» и подумайте о том, что мешает вам достичь ваших целей, из-за того, что вы меньше испытываете стресс, из-за ощущения того, что вы там, где хотите быть.Затем сделайте несколько надрезов. Избавьтесь от обязательств, отношений и других аспектов своей жизни, которые истощают вас и не являются абсолютно необходимыми. Сведите к минимуму то, что вы не можете вырезать. Смотрите на каждую «утечку» как на компромисс — хотите ли вы этого в своей жизни или вы хотите иметь возможность предпринять шаги к тому, что действительно важно для вас? Когда вы видите этот осязаемый выбор, вносить изменения легче.

Настроить структуры

Создавайте в своей жизни системы, которые будут поддерживать желаемые изменения, чтобы вам не приходилось использовать весь свой собственный импульс.Если вы хотите начать заниматься чаще, присоединитесь к тренажерному залу, найдите друга для тренировок и сделайте это частью своего расписания. Если вы хотите снять стресс, займитесь регулярной практикой снятия стресса и добавьте ее в свой распорядок дня. Если вы хотите проводить больше времени со своим супругом, начните обычное свидание. Создание структур в вашей жизни помогает вам реализовать те планы «я должен начать …» в вашей голове и сделать их частью вашей реальности.

Получите постоянную поддержку

Просить помощи у других, чтобы не сбиться с пути, делегировать задачи, которые вас перегружают, даже подписываться на бесплатные информационные бюллетени или присоединяться к страницам в социальных сетях, посвященных теме стресса (например, тем, что предлагает этот сайт) — это способы получить постоянную поддержку с изменениями, которые вы хотели бы внести и сохранить в своей жизни.Спросите себя, какие ресурсы вам нужны, чтобы воплотить ваши планы в жизнь, и сделайте все возможное, чтобы использовать эти ресурсы в своей жизни. Проверяйте себя на регулярной основе, чтобы быть уверенным, что вы придерживаетесь того пути, который вы выбрали своими намерениями, и если вы обнаружите, что отпускаете то, что вы цените, осторожно возвращайте себя к тому месту, где вы вкладываете то, что вы больше всего цените в действиях в своей жизни. Вот как сделать изменения последними.

Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как лучше всего избежать трудностей и проблем на этом пути? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий. После того, как вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных вами целей.

Это важная часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование совместной работы. Не только в управлении проектами, но и планы действий могут использоваться людьми для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

• Четкое описание цели, которую необходимо достичь
• Задачи / шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
• Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
• Когда эти задачи будут выполнены ( сроки и вехи)
• Ресурсы, необходимые для выполнения задач
• Меры для оценки прогресса

Что хорошего в том, что все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий — это не что-то высеченное на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда компании не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы еще не слышали, «неудача в планировании означает провал», как якобы однажды сказал Бенджамин Франклин.

Planning помогает подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути.А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вам следует знать;

• Это дает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко указано, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно делать.
• Если ваши цели записаны и поэтапно спланированы, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
• Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
• Поскольку вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, это поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на основе усилий и воздействия.

Как написать план действий | Лучшие Лрактики

На первый взгляд, создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые нужно выполнять с осторожностью, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Вот как составить план действий, состоящий из 6 простых шагов.

Шаг 1. Определите конечную цель

Если вы не уверены в том, что вы хотите делать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на провал.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где хотите быть.

Решаете проблему? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем переходить к следующему шагу, прогоните свою цель по критериям SMART.Или, другими словами, убедитесь, что это

• Конкретный — четко определенный и ясный
• Измеримый — включает измеримые индикаторы для отслеживания прогресса
• Достижимый — реалистичный и достижимый в пределах ресурсов, времени, денег, опыта и т. Д. У вас есть
• Соответствующий — согласован с другими вашими целями
• Своевременно — имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь этим с другими, чтобы получить их мнение.

Таблица целей SMART (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это осознать?

Создайте примерный шаблон, чтобы перечислить все задачи, которые должны быть выполнены, сроки выполнения и ответственных лиц.

Шаблон простого плана действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу.Таким образом, каждый будет знать свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Шаг 3. Расставьте приоритеты задач и добавьте крайние сроки

Пора реорганизовать список, расставив приоритеты задач. Некоторые шаги вам, возможно, придется расставить по приоритетам, так как они могут блокировать другие подэтапы.

Добавьте крайние сроки и убедитесь, что они реалистичны. Перед определением сроков проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение, чтобы понять его или ее возможности.

Шаг 4: Установите вехи

вех можно рассматривать как мини-цели, ведущие к главной цели в конце. Преимущество добавления вех в том, что они дают членам команды возможность чего-то с нетерпением ждать и помогают им сохранять мотивацию, даже если окончательный срок еще далеко.

Начните с конечной цели и возвращайтесь к ней, устанавливая вехи. Помните, что не следует оставлять слишком мало или слишком много времени между установленными вами вехами. Лучше всего разделять вехи на две недели.

Шаг 5. Определите необходимые ресурсы

Перед тем, как начать свой проект, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отмечать стоимость каждой задачи, если таковая имеется.

Шаг 6. Визуализируйте свой план действий

Смысл этого шага — создать что-то, что каждый сможет сразу понять и чем можно будет поделиться со всеми.

Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, убедитесь, что он четко передает элементы, которые мы определили до сих пор — задачи, владельцев задач, сроки, ресурсы и т. Д.

Этот документ должен быть доступен для всех и должен быть доступен для редактирования.

Шаг 7. Отслеживание, оценка и обновление

Выделите время, чтобы оценить прогресс, которого вы достигли со своей командой.

В этом окончательном плане действий вы можете отметить выполненные задачи как выполненные, обратив внимание на то, как вы продвинулись к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить причину и найти подходящие решения.А затем соответствующим образом обновите план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий

Шаблон бизнес-плана (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых мероприятий

План маркетинговых действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Стратегический план действий

Стратегический план действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Шаблон плана корректирующих действий

План корректирующих действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий

Шаблон плана действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий разработан, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей.