Законы и приемы делового общения: Законы и приёмы делового общения.(интернет)

Законы и приёмы делового общения.(интернет)

Эффективные приемы делового общения.Большинству соискателей известно, что многие кадровики выбирают достойный персонал исходя не только из опыта работы, образования, навыков, но и из стиля делового общения. Достаточно немного пообщаться с человеком, чтобы сказать, впишется ли он в трудовой коллектив или нет.

Для того чтобы произвести достойное впечатление на директора по персоналу, и на будущее руководство компании, достаточно использовать приемы делового общения. Для этого обязательны знания в сфере этики и этикета.Основным из приемов делового общения, является то, чтобы свести к минимуму возможность возникновения конфликта, в случае несогласия с каким-то высказыванием. Кроме того, не стоит спорить с сотрудником, который не готов менять свою точку зрения, такого рода дебаты обязательно приведут к ссоре. Для того чтобы убедить человека в чем-то, нужно соблюдать следующие ступени в разговоре:

  1. установить контакт с собеседником;

  2. обсудить проблемы или задачи;

  3. произвести поиск возможных путей устранения проблемы;

  4. завершить контакт.

Наиболее сложной ступенью, является установка контакта. Для этого нужно приложить максимум усилий. В первую очередь необходимо заинтересовать собеседника, избегая монотонности в голосе, после следует выразить главную мысль. Только после этого производится поиск решения проблем.Самые эффективные приемы делового общения, это те которые работают на подсознательном уровне, то есть, необходимо войти в подсознание собеседника.

Для этого применяют аксиому «Трех двадцати», смысл которой заключается в том, что первые 20 сек. человек проводит оценку собеседника, следующие 20 сек. коллега обдумывает, что и как сказал собеседник, и последние 20 сек. занимают улыбка и обаяние.

Законы и приемы делового общения, как нельзя лучше работают при соблюдении следующих правил:

  • достижение понимания;

  • преодоление барьеров общения;

  • четкое следование информации;

  • показать выгоду;

  • избегать споров.

В процессе делового общения, необходимо проявлять интерес к собеседнику, запомнить или записать имя человека, не перебивать, и до конца выслушивать мысль, проявлять уважение к коллеге, улыбаться. Кроме этого, если руководитель является другом, следует соблюдать субординацию, и в присутствии других коллег, называть по имени и отчеству.Также, важно не спорить с руководством в присутствии остального персонала, это подставит под угрозу авторитет начальника. Таким образом, никто из сотрудников не будет чувствовать себя обиженным, или менее значимым. Следуя этим не сложным законам и приемам, можно добиться значительных успехов в работе.

31. Анализ внутренней среды организации.

Внутренняя среда организации — та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. 

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели.Организация это — группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Можно сказать, что цели- это конкретное конечное состояние, ожидаемый результат, который стремится достичь организация .

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.

Структура. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Существует 2 концепции структуры:

1)Специализированное разделение труда— закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

Бывает горизонтальным (Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. ) и вертикальным(Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления — низового, среднего и высшего. )

2)Сфера контроля-бывает широкой( одному рук-лю достаточно большое кол-во подчиненных) и узкой( многоуровневая структура ,т.е. каждому рук-лю подчиняется мало людей)

Задачи. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности ,но рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации .

 Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.

Технологии. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди.Люди являются основой любой организации, создают ее продукт, формируют культуру организации .

Существует 3основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: *поведение отдельных людей

*поведение людей в группах

*характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. 

На индивидуальное поведение и успешность деятельности оказ влияние: физ и умственные способности,ожидания,потребности,восприятие информации, ценности,производительность, взгляды.

Формы и приемы делового общения

Деловое общение (разговор) — это прежде всего устная деловая речь, которая имеет существенные различия с ее письменной формой. Прежде всего деловой разговор представляет собой непосредственное общение, которое предполагает конкретного собеседника (или собеседников), что дает возможность непосредственно воздействовать на него (или на них). Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную деловую речь от ее письменной формы.

В деловом общении используется большое количество выдержек из технической документации, технических условий, стандартов и других технических документов. Вполне естественно, что язык таких людей тяготеет к характерным для таких изданий емким синтаксическим конструкциям (причастные обороты, отглагольные существительные и т. п.). Указанные формы не воспринимаются здесь как стилистический недостаток, поскольку они придают устной деловой речи необходимую ей строгость, точно передают деловую информацию.

Всякое общение отличается не только содержанием, но и формой. Форма общения — это процесс взаимодействия людей, специфика их поведения по отношению друг другу.

Выделяют две основные формы общения:

1.опосредованное (косвенное) — через посредников, по телефону, факсу, посредством обмена телеграммами и т. п.;

2.непосредственное (контактное) — вступление собеседников в контакт «с глазу на глаз». Непосредственное общение имеет больше достоинств, поскольку обеспечивает прямое восприятие партнеров и их поведение. В данном случае применяются два вида коммуникаций: вербальные (речевые) и невербальные (жесты, мимика, тембр голоса и т. п.).

Деловое общение — это двусторонний процесс, взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Овладение основами делового общения дает возможность иметь повседневный успех в своей деятельности, эффективнее решать задачи и устранять разногласия.

Условно деловое общение разделяют на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

В современных условиях деловое общение реализуется в различных формах:

— телефонное общение;

— деловая переписка;

— деловая беседа;

— коллективные формы общения — совещания, собрания;

— деловые переговоры;

— публичные выступления.

Деловые переговоры предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или неуспех дела.

Во время совещания между подчиненным и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия.

Законы и приемы делового общения

В процессе делового общения нередко используют некоторые тактические приемы, позволяющие стороне добиваться своего, не соблюдая принципов торга, о которых говорилось выше. Например, сторона желает получить уступку, но не желает идти на ответную уступку. Именно в таком случае она может использовать один из следующих приемов. Некоторые из них являются вполне допустимыми, другие — неприемлемыми или нежелательными. Однако любой человек, вступающий в переговорный процесс, должен о них знать.

1. Отсрочка.

Требуя отсрочки решения, то есть перерыва в переговорах, вы приобретаете дополнительное время для консультаций и обдумывания. Ряд намерений противоположной стороны или ее позиция в целом вам уже известны. Теперь же вы можете спокойно все взвесить и решить, как вести себя дальше.

Используя этот прием, необходимо точно обговорить, когда работа будет продолжена. Это необходимо по двум причинам. Во-первых, это позволяет сохранить деловой настрой и способствует созданию впечатления о вас как о спокойном человеке, склонном принимать рассудительные, взвешенные решения. Во-вторых, если новой даты для переговоров не назначить, это может быть воспринято как отказ, отклонение предложения в ненавязчивой форме, как нежелание продолжать переговоры. Естественно, в этом случае все усилия окажутся потраченными впустую.

2. Запугивание через косвенные источники.

Это прием, от использования которого следует воздержаться, поскольку иначе, чем “грязным”, его назвать нельзя. Однако о нем необходимо знать, поскольку иногда его используют. Он состоит в том, что одна сторона пытается запугать противоположную сторону при помощи распространения слухов или использования средств массовой информации. Если люди используют такие приемы, уместно задуматься о том, стоит ли иметь с ними дело. Однако если это все же необходимо, лучше сделать вид, что вы ничего не знаете и придерживаться рекомендаций, данных выше.

3.   Блеф.

Еще один прием, который также нельзя назвать честным (впрочем, он более приемлем). Сущность его состоит в том, что одна из сторон категорически заявляет, что переговоры продолжать не имеет смысла. Если противоположная сторона стремится к заключению сделки, это будет иметь эффект, так как она проявит желание пойти на дополнительные уступки. Другой вариант: одна из сторон заявляет, что получила все, что ей необходимо, хотя на самом деле это не так. Фактически этот прием можно использовать в том случае, если вы получили почти все, однако вам необходимо добиться еще кое-чего.

4.   Создание неудобства.

Этот прием используют для того, чтобы вынудить человека отказаться от детального обсуждения вопроса. Например, вас могут посадить напротив окна таким образом, что глаза вам будет слепить яркое солнце. В такой ситуации не следует теряться, нужно просто сменить место (или как-то иначе избавить себя от того, что создает неудобство).

5.   “Уровень полномочий”.

Нередко одна из сторон может заявить, что она не уполномочена принимать решение о сделке. Такой прием имеет большое действие, поскольку основан на психологии. У человека, которому сказали, что он имел дело не с теми, кто действительно принимает решения, автоматически создается впечатление мощной организации, в которой на важные переговоры отправляются не самые важные лица. А следовательно, он может начать воспринимать себя как занимающего более низкое положение. Однако эта уловка обычно используется в том случае, если позиция противоположной стороны оказывается неудобной. Кроме того, ее иногда используют для того, чтобы получше узнать желания и возможности другой стороны.

6.   Угроза.

Это, пожалуй, наиболее часто используемый, хотя и не самый эффективный прием.

Если вы столкнулись с угрозой, необходимо иметь в виду, что обычно люди угрожают только тогда, когда не могут получить другими средствами необходимое. Использование угроз — это знак того, что противоположная сторона очень заинтересована в сделке. Чтобы выйти из этой ситуации, необходимо сохранять конструктивный подход к проблеме и дать другой стороне понять, что их цели могут быть достигнуты без угроз. Для этого можно предложить компромисс, который вам кажется разумным с учетом вашей позиции и позиции противоположной стороны.

Деловое общение основывается на следующих законах:

1.вежливость;

2.тактичность;

3.скромность;

4.корректность;

5.благородство;

6.точность.

6 эффективных приёмов делового общения

1. Следите за языком тела

По данным исследований, язык тела отвечает приблизительно за 55% того, как окружающие интерпретируют ваше эмоциональное состояние. Поэтому важно не только вербально, но и невербально выражать положительный настрой и желание сотрудничать. Ведь никто не хочет работать с агрессивными или излишне критичными людьми.

  • Не забывайте смотреть в глаза, когда разговариваете с кем-то. Но время от времени отводите взгляд, иначе может показаться, что вы пытаетесь психологически надавить на собеседника.
  • Когда с вами обсуждают какую-то проблему, выражайте заинтересованность и любопытство. Например, наморщив лоб или подперев подбородок рукой.
  • Держитесь прямо и расслабленно. Жестикулируйте, чтобы лучше объяснить свою точку зрения, и не скрещивайте руки на груди, чтобы не показаться закрытым.
  • Старайтесь находиться параллельно по отношению к собеседнику. Для этого во время разговора располагайтесь лицом к лицу.

2. В первую очередь старайтесь понять собеседника

Многие слушают только для того, чтобы что-то ответить или чтобы решить, как сказанное собеседником пригодится им самим. Вместо этого во время разговора подумайте, что собеседник действительно пытается вам сказать. Это поможет лучше понять его потребности. Зная их, вы сможете придумать достойный ответ, который поможет укрепить доверие.

У собеседника будет ощущение, что вам действительно небезразлично его мнение, что вы понимаете его лучше других. Он будет положительнее к вам относиться и с большей вероятностью станет сотрудничать с вами в будущем. В конце концов это поможет вам быстрее и без лишних конфликтов получать желаемое, одновременно помогая другому человеку почувствовать себя приятно.

3. Задавайте открытые вопросы

Люди часто сдерживаются и не высказывают свои мысли. Чтобы построить доверительные отношения, нужно узнать настоящие мотивы и желания собеседника. Формулируйте вопросы так, чтобы в ответ можно было сказать не только «да» или «нет». И не забудьте упомянуть, что не станете судить собеседника за его ответ.

Например, коллеги нередко делятся раздражением по поводу какой-то проблемы. Чтобы помочь им, как раз и нужно задать открытый вопрос: «Что должно измениться, чтобы ситуация стала лучше?» Это поможет переключить внимание с самой проблемы на её решение.

После этого задавайте дополнительные вопросы, например: «Что конкретно ты имеешь в виду?» Так вы сможете углубиться в вопрос и найти причины проблемы, а значит, принесёте больше пользы коллегам и укрепите отношения с ними.

4. Будьте честным

Конечно, это не столько приём общения, сколько базовый жизненный принцип. Люди не доверяют тем, кто ведёт себя подозрительно или что-то недоговаривает. В рабочем общении особенно важно не лгать и не скрывать от коллег важную информацию. Иначе эффективной работы в команде не получится.

Окружающие будут лучше к вам относиться и больше вас уважать, если вы будете честными с ними, даже если для этого вам придётся признать свою ошибку. Но всё-таки соблюдайте меру. Некоторые слова могут быть честными, но оскорбительными.

5. Правильно выражайте своё мнение

Представляя взгляды окружающих, вы сможете оформить собственные так, чтобы они были приемлемыми для остальных. Это не значит, что нужно подстраиваться под других. Просто выразитесь так, чтобы это не обидело собеседника.

К примеру, начальник спрашивает, что вы думаете о новой стратегии развития. А вам, допустим, она не нравится, вы видите множество негативных последствий, которых начальник не замечает. Задав ему несколько открытых вопросов, вы поняли, что ваши взгляды не совпадают. Начальник очень доволен этой стратегией и верит, что она сработает.

Вместо того чтобы сказать: «По-моему, это отвратительная идея, в ней слишком много слабых мест», постарайтесь оформить своё мнение так, чтобы внести в разговор что-то полезное. Если вы просто раскритикуете план, начальник, скорее всего, разозлится и не сможет воспринимать конструктивные комментарии.

Лучше будет сказать: «Я понимаю, на что вы ориентировались, когда составляли этот план. И он действительно может принести нам пользу в будущем. Но меня немного беспокоят некоторые моменты, я уже сталкивался с похожими проблемами раньше. Вам интересно моё мнение?» Начальник увидит, что вы настроены на сотрудничество, а не просто хотите покритиковать, и отнесётся к вашим словам серьёзно.

6. Будьте готовы пойти навстречу

Все говорят и понимают собеседника по-разному, опираясь на собственную сферу деятельности, уровень образования и культуры. Поэтому, объясняя что-то человеку из другой сферы, не используйте жаргонные словечки и термины. Приведите простую аналогию и говорите понятным языком.

Это очень важно, ведь за свою карьеру вам придётся сотрудничать с людьми из совершенно разных областей. Если не идти им навстречу, может возникнуть множество недоразумений и ошибок. А ясность и взаимопонимание — основы эффективной работы всей команды.

Читайте также:

Общие законы и правила деловой коммуникации. Умение сосредоточиваться на главном. Фазы делового общения

Деловое общение являет собой взаимодействие, при котором имеет место быть обмен опытом, сведениями и деятельностью для достижения конкретных целей, решения той или иной проблемы, реализацию задуманного.

Деловое общение дифференцируется условно на прямое (с глазу на глаз) и косвенное (посредством переписки или технических устройств). Стоит отметить, что прямая форма делового общения характеризуется высокой результативностью, эмоциональным воздействием.
В общем, деловое общение, если сравнивать его с неформальным, отличается поставленной целью и определенными задачами, которые нужно решить. Дружеское общение не предполагает наличие конкретных задач и целей. Подобное общение можно остановить в любое время, как только вы захотите, в отличие от делового.

Формы делового общения

Это:
  • Выступления перед аудиторией
  • Ведение переговоров
  • Деловая беседа
  • Совещания
Характерные черты, присущие деловому общению:
  • В процессе делового общения партнер является личностью, которая играет значимую роль для субъекта
  • Партнеры понимают друг друга в вопросах, касающихся дела
  • Главная задача делового общения – полезное сотрудничество.

Принципы деловых отношений

Принципы, которые влияют на протекание процессов делового общения:
  • Межличностность . Невзирая на деловую направленность, деловое общение носит черты межличностного контакта. Деловое общение происходит не только в контексте обсуждаемых тем, но и отображают отношение друг к другу.
  • Целенаправленность . Деловое общение характеризуется наличием нескольких целей. Помимо основной цели имеется и неосознаваемая цель. К примеру, докладчик, обрисовывая общую ситуацию в компании, пытается также произвести впечатление на аудиторию, продемонстрировав интеллект.
  • Непрерывность . Как известно, любое общение заключает в себе вербальные и невербальные составляющие. В ходе разговора мы направляем партнеру поведенческие сообщения, в соответствие с которыми собеседник делает свои собственные выводы. Любое поведение несет в себе какую-либо информацию.
  • Многомерность . Во время делового общения собеседники не только осуществляют обмен информацией, но и корректируют свои взаимоотношения.
В процессе делового общения взаимоотношения реализуются в двух аспектах:
  1. Деловой контакт, обмен деловой информацией.
  2. Демонстрация эмоций собеседнику.

Деловое общение: контексты

Деловое общение зависит от физического, эмоционально-нравственного и социально-ролевого контекстов:
  • Физический контекст определяется местом, временем, физическим состоянием собеседников. Любой из перечисленных факторов может позитивно или отрицательно воздействовать на процесс общения.
  • Социально-ролевой контекст зависит от мотивов общения и от того, в каких условиях оно осуществляется (на деловой встрече, в кафе, в рабочем коллективе).
  • Эмоционально-нравственный контекст отвечает за настроение и чувства, которые каждый из участников разговора вкладывает в процесс общения. Играют роль также связи, имеющие место быть между участниками делового общения и сформированные в предшествующих коммуникационных процессах.

ПАРТНЕРСТВО. СОПЕРНИЧЕСТВО. ДОМИНИРОВАНИЕ.

Самооценка, а также оценка самого партнера влияет на выбор подхода к организации делового общения. Отношения могут базироваться на партнерстве, доминировании, соперничестве.
  • Партнерство предусматривает равное отношение друг к другу. Главные способы воздействия собеседников друг на друга: гласное или негласное соглашение, которое является объединяющим фактором или средством взаимного контроля.
  • Соперничество предусматривает стремление переиграть другую сторону, достичь преимущества.
  • При доминировании партнер используется в качестве средства достижения целей.

Представляет собой тип общения, целью которого является взаимообмен информацией между существующими или потенциальными партнерами. Во время делового общения решаются важные вопросы, ставятся и достигаются цели, приобретаются личностные и деловые качества. Чтобы лучше все это понимать, нужно разобраться в том, какие существуют виды делового общения.

Прямые и косвенные

Все виды делового общения делят на две группы: прямые и косвенные. Под прямым понимается общение, которое происходит непосредственно между партнерами, которых не разделяют пространственные и временные преграды. Это может быть переговоры. Под косвенным подразумевается контакт, который осуществляется с помощью технических средств (телефона, интернета). Опыт показывает, что по возможности нужно стремиться к прямому общению, так как оно считается самым результативным для достижения какой-либо цели. Все же живое общение, когда собеседники видят не сравнится ни с чем другим.

Вербальное и невербальное

Существуют такие виды делового общения, как вербальное и невербальное. Вербальное — это общение с помощью слов, невербальное — это общение с помощью жестов, мимики, поз. Невербальный портрет человека можно составит по тому, какие позы он выбирает для ведения разговора, как он смотрит на своего собеседника и с какой интонацией он произносит ту или иную информацию.

Технология делового общения может осуществляться с помощью различных способов и В зависимости от этого выделяют следующие виды делового общения:

Деловое совещание

Здесь имеется ввиду такое деловое общение, когда весь коллектив предприятия или фирмы собирается вместе для того, чтобы обсудить насущные проблемы или принять общее решение.

Публичное выступление

Этот вид делового общение является в некой мере продолжением предыдущего. Это тут случай,когда один человек доносит какую-либо информацию своим коллегам или иной группе лиц. Выступающий должен четко понимать то, о чем он говорит, а его выступление должно быть понятно публике.

Деловая беседа

Это такой вид делового общения, при котором происходит обмен информацией по какой-либо, наиболее важной в данный момент теме. Например, сюда относится обсуждением сотрудниками предприятия рабочих процессов. Во время деловой беседы необязательно должно выноситься решение.

Деловые переговоры

В отличие от предыдущего вида общения, конечным результатом переговоров является нахождение самого правильного решения и его принятие. Деловые переговоры имеют конкретную четкую направленность, итогом которых может стать подписание важных контрактов и сделок.

Спор

Во время делового общения без спора обойтись дается не всегда. Зачастую, только благодаря столкновению интересов и отстаивания участниками своих позиций удается придти к какому-то решению. Но и иногда именно спор мешает его принять.

Деловая переписка

Это косвенный способ делового общения, с помощью которого информацию передается посредством письма. Например, сюда можно отнести письменные приказы и запросы. Деловая переписка может осуществляться и путем отправления электронных писем, что существенно экономит время. Различают две формы письмо (отправляется одной организацией на имя другой) и частное официальное письмо (отправляется от имени организации другому частному лицу).

Говоря о деловом общении, следует упомянуть и его основные фазы.

Фазы делового общения

· Подготовка к общению.

· Фаза общения (вхождения в контакт).

· Концентрация внимания (на какой-то проблеме или особенности).

· Поддержание внимания.

· Аргументация и убеждение (на случай, если мысли собеседников расходятся).

· Фиксация результата (закончить разговор в нужный момент).

Важнейшей частью любого бизнеса является деловое общение, поэтому знать правила делового общения и воплощать знания в процессе деловых переговоров обязательно, поскольку в процессе ведения бизнеса в современном мире непосредственно взаимоотношениям огромное количество времени. При этом недостаточно только учтиво и доброжелательно общаться, необходимо знать и применять в деловых переговорах правила ведения деловой беседы, а также правила публичного выступления. Соблюдая правила делового общения, вы показываете свой профессионализм, а это качество является необходимым условием для успешного развития бизнеса. Нарушая правила делового общения, можно разрушить взаимопонимание между партнерами и контрагентами, что приведет к разрыву контактов.

Перечислим правила делового общения, носящие первостепенный характер:

1. Важным условием делового общения является пунктуальность. Пунктуальность в делах характеризует ваше уважительное отношение к своему и чужому времени и облегчает общение. Важным этапом, обеспечивающим пунктуальность, служит планирование.

2. Не менее важна не многословность. При этом лишними могут выступать аспекты, как связанные с деятельностью компании, так и с личной жизнью коллег. Старайтесь говорить по существу, понятно, но достаточно кратко.

3. Уважительное отношение к мнению партнеров и коллег — не менее важное условие на пути достижения успеха любого дела. Любопытство и эгоизм, нетерпимость или желание построить карьеру за чужой счет приносят лишь разочарования и неудачи. Уважение к мнению собеседника, умение выслушать его, а также услышать и понять является залогом успеха. Если вы не ответили на слова или вопрос собеседника, то грубо нарушили

4. Не менее важно писать и говорить правильным языком. Умение вести беседу позволяет вовлекать, заинтересовывать своими идеями, а, следовательно, и воплощать их в жизнь. Эта способность необходима при формировании деловых отношений и контактов.

5. До того как принять участие в разговоре необходимо чётко сформулировать цель общения. Используйте речевое разнообразие, правильно подбирая необходимые слова под конкретную ситуацию.

6. Сохраняйте самообладание и самоконтроль, следите за своими проявлениями чувств и эмоциями. Не отвечайте на грубость грубостью, опустившись до уровня плохо воспитанного оппонента, вы продемонстрируете отсутствие своей культуры речи.

  1. Общаясь с собеседником, придерживайтесь своих речевых привычек. Не перенимайте стиль общения собеседника, поскольку вы теряете индивидуальность, подражая чужой манере общения.

8. Правила ведения деловой беседы помимо деловых качеств предусматривают и стиль вашей одежды — дресс-код.

Поэтому мастерство красноречия, основные правила публичного выступления необходимо постоянно совершенствовать. способны открыть путь к успеху, нужно лишь их знать и использовать.

Для того, чтобы успешно выступить перед массовой аудиторией необходимо заранее подготовить план и составить основные тезисы своего выступления.

Желательно избегать во время выступления поучительного тона.

Постарайтесь передать собственное неравнодушие к озвучиваемым тезисам, используя правильную интонацию.

Говорите просто и грамотно.

Заинтересуйте аудиторию, убеждайте в своей правоте, используя подтверждаемые аргументы.

Исключите надоевшие штампы, клише, из своего выступления.

Завершая эффективно возвращение к началу речи, а также повторное акцентирование на ключевых моментах.

Не смотря на то, что правила достаточно просты, многие до сих пор не следуют им при или забывают о них, увлекаясь оживленной дискуссией.

Деловое общение представляет собой коммуникацию в сфере бизнес-сотрудничества со своими правилами и регламентами. Его основной задачей является достижение конкретной цели в процессе бизнес-взаимодействия.

На практике используются различные виды делового общения, каждый из которых имеет свои особенности. Для того чтобы более полно раскрыть понятие делового общения, стоит рассмотреть его виды и формы и их особенности подробнее.

Деловое общение в организации помогает людям удовлетворить свою потребность в коммуникации, обмениваться опытом, познавать что-то новое, оценивать свои деловые качества. Правильно проведенные деловые переговоры позволяют поддерживать свою репутацию, имидж и добиваться успеха в бизнесе.

Также благодаря деловому общению можно эффективно себя презентовать. Кроме того, оно дает людям возможность построить доброжелательные отношения с будущими партнерами, что способствует плодотворному сотрудничеству.

Важной функцией делового общения является обмен информацией. На протяжении всей жизни люди передают друг другу свой опыт и знания. К примеру, когда починенный и его начальник обсуждают рабочие моменты, происходит обмен сведениями, которые помогают в дальнейшем работать эффективнее.

Еще одной функцией делового стиля общения считается возможность оказывать влияние на окружающих людей. Каждый человек старается воздействовать на кого-то, убедить, поддержать, уговорить и так далее. Это тоже очень важно, так как навык влияния на людей позволяет добиться многих успехов в жизни.

Основная задача делового общения — взаимодействие с партнерами, направленное на достижение взаимовыгодного соглашения.

Каковы принципы такого общения?

Для проведения успешных переговоров необходимо создать определенную атмосферу. Для ее достижения важно, чтобы партнеры максимально комфортно чувствовали себя в процессе общения. Поэтому необходимо знать, какие существуют основные принципы делового общения, которых следует придерживаться.

К ним относят:

  • Контроль над эмоциями. Понятие принципов делового общения обязательно должно включать этот пункт. Это очень важный момент, так как эмоции могут за секунду разрушить даже давно построенные отношения и показать человека с негативной стороны. Не стоит реагировать, если собеседник повел себя несдержанно. Каждый должен четко понимать, что работа и эмоции – вещи несовместимые.
  • Желание понять оппонента. Когда ведутся деловые переговоры, стороны должны внимательно относиться к мнению друг друга. Если один участник будет постоянно говорить только о своих интересах, невнимательно слушая другую сторону, то это не даст никаких положительных результатов, а отношения, скорее всего, сойдут на нет.
  • Концентрация внимания. Очень часто при монотонном процессе общения, могут ускользать действительно принципиальные моменты. В процессе разговора важно уметь заострить внимание людей на теме, когда наблюдается, что партнеры перестали внимательно слушать и вникать в действительно важные вещи.
  • Правдивость беседы. Ведение успешного дела основывается на доверительных отношениях. Пусть оппоненты что-то не договаривают или специально немного лукавят, чтобы возвысить свои достоинства. Но в принципиальных моментах необходимо говорить вещи соответствующие действительности, которые вы сможете подкрепить делом. Именно так зарабатывается репутация в бизнесе.
  • Умение отделить собеседника от предмета общения. Ни в коем случае не следует смешивать личное отношение к собеседнику и рабочие моменты. Это также отличает личное общение от делового. Часто случается так, что очень неприятный оппонент может быть вам полезен и упускать выгоду для успешности вашего дела не стоит. Естественно, мы говорим о вещах, которые не нарушают основные нравственные принципы человека. И напротив, бывает так, что очень хорошие и импонирующие вам люди в жизни, в деловом плане оказываются несостоятельны.

Таковы основные принципы делового общения, которые должен учитывать каждый человек, желающий научиться правильно вести переговоры и строить себе хорошую деловую репутацию.

Особенности деловой коммуникации

Принципы и формы делового общения формируют некоторые особенности этого вида коммуникации. По ним всегда можно отличить деловое общение от личного. Какие же имеются основные особенности делового общения в бизнесе?

  • Немаловажным элементом в деловых отношениях является репутация партнеров. Бизнесмен, утративший ее, практически теряет все свое дело. Репутация не сваливается с неба, она приобретается годами, поэтому каждому человеку важно ценить свое имя. Если руководитель действительно следит за своей репутацией, то он никогда не позволит себе совершить что-то такое, что осквернит ее.

К примеру, предприятие, занимающееся изготовлением молочной продукции, должно делать главный упор на высокое качество своих товаров, иначе компания потеряет свое лицо.

  • Помимо репутации, деловое общение основывается на конкретности и четкости постановки задачи. Руководитель всегда должен устанавливать какую цель необходимо достичь на определенном этапе развития бизнеса. Это позволит всему коллективу компании точно и слаженно работать в нужном направлении.
  • Следующей особенностью можно назвать сотрудничество, при котором выгоду получают все участники договора. Опытные бизнесмены знают, что самые прибыльные и долговечные отношения устанавливаются, когда это взаимовыгодно всем сторонам сделки. Поэтому не следует заботиться лишь о своей прибыли, иногда можно чуть недополучить ее, но поддержать отношения со своим партнером. Таким образом, вы сделаете вклад в будущее, который обязательно принесет вам дивиденды в дальнейшем.

Типы общения в деловом стиле

Задачей делового общения всегда является взаимодействие людей для достижения конкретного результата. Решение рабочих вопросов может происходить с помощью многих форм коммуникации. Таким образом, существуют некоторые типы делового общения:

  1. Деловая переписка. Такие виды делового общения считаются заочными, потому что необходимые сведения для оппонента доносятся в письменном виде без личной встречи. Перепиской ежедневно занимается огромное количество людей. Однако, написать деловое письмо – это не такая уж и легкая задача.
    Необходимо, чтобы оно было правильно оформлено, отослано в строго актуальный срок, информация должна быть изложена конкретно и кратко, ничего лишнего. Ведя деловую переписку, собеседники могут уже сделать некоторые выводы друг о друге.
  2. Деловая беседа. Наиболее распространенной формой делового общения является именно она. В каждой компании руководителем обязательно проводятся беседы. Их содержание должно благоприятно сказываться на коллективе и развитии бизнеса. При таком разговоре начальник и его подчиненный могут решить определенные рабочие моменты, задачи, результаты деятельности компании и многое другое.
  3. Деловое совещание. Для лучшей результативности в компании проводят совещания. Они созданы для того, чтобы решать вопросы, которые не терпят отлагательств и позволяют достичь наиболее эффективного взаимодействия между работниками или партнерами. Не всегда совещание проводится с начальником и его подчиненными, собраться обсудить важные проблемы могут исключительно и руководители.
  4. Публичное выступление. Применение этой формы делового общения необходимо для того, чтобы донести какие-либо сведения, обладающие ознакомительным и презентационным характером, до слушателей. Выступающий человек должен обязательно разбираться в знаниях относительно предмета своего выступления. Деловая речь выступающего руководителя должна быть грамотной, для красоты может содержать в себе выразительные языковые средства, сам человек должен быть уверенным в себе, а текст четким и логичным.
  5. Деловые переговоры. Рассматривая разновидности делового общения, нельзя обойти стороной эту форму коммуникации. Ведь она считается неотъемлемой частью взаимодействия в бизнесе. Благодаря переговорам можно в короткие сроки разрешить любые проблемы, установить задачи и цели развития бизнеса, принять во внимание мнения собеседников и сделать верные выводы. Обычно они проводятся между руководителями разных предприятий и направлены на то, чтобы продемонстрировать свою позицию и в результате достичь решения, которое бы удовлетворяло интересы всех партнеров.

Стили деловой коммуникации и управления

Существует несколько стилей руководства и манер подачи информации при деловом общении, каждый из них имеет свои особенности, которые его отличают от других.

Авторитарный

В этом случае деловое общение основывается на абсолютной власти руководителя над его подчиненными. То есть начальник желает, чтобы все задачи, которые он ставит перед работниками, выполнялись четко и строго в определенные сроки. При этом он не считает нужным учитывать мнение подчиненного.

Данный стиль руководства подразумевает под собой такое взаимодействие, при котором руководитель обозначает идею, а обязанностью сотрудников является ее реализация. Неважно, согласны ли починенные с ней, цель должна быть достигнута любым путем, имеются ли у них свои точки зрения на этот счет или нет.

Выбор этого стиля делового общения плохо сказывается на развитии компании, потому что люди не имеют возможности высказывать свои идеи, которые могут быть действительно ценными. Подчиненные не могут проявлять инициативу, которая могла бы помочь компании продуктивно развиваться.

Демократический

В этом случае деловое общение основывается на слаженной деятельности всех работников. Здесь уже подчиненные могут смело заявлять о своих идеях, свободно выражать собственное мнение. Это даже приветствуется. Ведь для такого руководителя важно, чтобы его сотрудники могли самореализоваться. Чем больше по-настоящему креативных идей представит подчиненный, тем лучше для компании.

Руководитель, выбравший демократический стиль общения, всегда дружелюбен со своими работниками, справедлив и адекватен. Для него важно, чтобы его компания развивалась благополучно.

Данный тип взаимодействия является самым эффективным из тех, что существуют в настоящее время. Ведь он помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость, продвинуться по карьерной лестнице, реализовать себя в тех или иных направлениях.

Постоянно общаясь с начальником, который всегда готов помочь и поддержать, у сотрудника есть возможность приобрести полезный опыт, несомненно, необходимый для будущей жизни.

Когда деловое общение основывается на демократическом стиле, производительность труда существенно возрастает, сотрудники всегда заинтересованы в своей деятельности и рады сделать все от себя зависящее, чтобы компания процветала.

Попустительский

Этот тип делового общения в современном мире характеризуется тем, что руководству абсолютно все равно, как организован труд его подчиненных, и какие результаты он приносит. В большинстве случаев выбор этого стиля связан с формальным руководством. Также возможно, что начальник просто достаточно молод, не имеет опыта в ведении бизнеса и организации рабочего процесса своих подчиненных.

Конечно же, данный тип не может быть эффективным и помочь развитию компании, потому что просто невозможно продуктивно осуществлять деятельность и расти в профессиональном плане при таком положении дел. Работники обычно привыкают к такой атмосфере в коллективе и считают ее нормальной.

Официально-деловой

Самым главным стилем делового общения является официально-деловой стиль. Он обычно применяется руководителями для того, чтобы заключать договоры или составлять другие деловые документы. Данный тип общения является значимым при совещаниях и переговорах, он показывает начальника как грамотного специалиста.

Личное общение не подразумевает применения официальных высказываний. Но на официальных встречах с партнерами нужно демонстрировать свою компетентность и знания в обсуждаемых вопросах в таком стиле. Данный тип общения с первых минут настраивает людей на то, что беседа будет деловой и серьезной.

Научный

Этот стиль применяется людьми, осуществляющими трудовую деятельность в области образования и науки, к примеру, преподаватели ВУЗа. Такой способ передачи информации считается эффективным, но в пределах своей направленности.

Когда участники семинаров обсуждают тот или иной вопрос, используя научный стиль, они приобретают знания о предметах или явлениях, изучаемых на данный момент. Принципы и формы делового общения в этом стиле характеризуются тем, что речь должна быть строгой, краткой и выдержанной.

Этика делового стиля

Этика делового общения – это один из важнейших составляющих успешного сотрудничества партнеров.

Что же такое этика? Вообще в ее понятие входит совокупность норм, которые регулируют поведение человека в обществе. Само слово обозначает манеру, как нужно вести себя при общении с окружающими людьми. Деловая этика подразумевает практически то же самое, только касается исключительно руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые необходимо соблюдать во время деловых переговоров.

Не всегда руководитель компании может безошибочно вести разговор. Но каждая совершенная оплошность может привести к провалу. Чтобы этого не произошло, следует уметь признать свою ошибку и предпринять шаги для ее предотвращения в будущем.

  • Во время приветствия необходимо вежливо поздороваться, пожав руку всем участникам переговоров. Не следует сильно сжимать руку.
  • Перед тем как приступать непосредственно к разговору следует предложить партнерам кофе или чай. Эта традиция появилась не так уж и давно, но в настоящее время ее используют практически все. Напитки предлагают для того, чтобы человек почувствовал себя расслаблено и стал более положительно настроен.
  • В случае если в процессе переговоров была совершена неприятная оплошность, то необходимо извиниться перед партнерами за причиненные неудобства. После этого можно продолжить разговор.
  • Обсуждая с партнером деловые моменты, постарайтесь ответить на все интересующие его вопросы. Если же по каким-то причинам вы не можете ответить прямо сейчас. Извинитесь и попросите время обдумать до какой-то определенной даты.
  • Имейте при себе ручку и блокнот и записывайте все важные сведения. Не стоит в конце переговоров возвращаться и переспрашивать информацию, которую вам уже сообщили.
  • Не повышайте голос, говорите четко и ясно.
  • В одежде придерживайтесь делового стиля.

Этика делового общения также подразумевает следованию определенных этапов при деловой коммуникации.

Из каких этапов складывается деловое общение?

Общение в деловом стиле производится поэтапно, каждый раз переходя на следующую ступень. При этом нежелателен пропуск хотя бы одного этапа, потому что именно полноценная процедура формирует успешное общение.

Деловое общение основывается на совершении некоторых последовательных действий. Таким образом, руководителю необходимо:

  1. Сформировать мотив. Ведь общение создается осмысленно, человек идет на контакт для какой-то определенной цели. Деловое общение в организации не может быть эффективным, если люди не знают, необходимо им вступать в переговоры или нет. Поэтому обязательно нужен мотив, почему стоит или не стоит сотрудничать с партнером. Для этого и отводится подготовительный этап, в процессе которого люди проводят анализ необходимости участия в переговорах и определяют значимость будущего взаимодействия.
  2. Установить контакт. Это нужно сделать, когда партнеры встречаются впервые. Им необходимо построить доброжелательные отношения. При встрече партнеры обычно пожимают руки друг другу, приветствуют, а потом начинают обсуждать вопросы, из-за которых они собственно и собрались.
  3. Обозначить суть вопроса. Понятное дело, что деловые партнеры не назначают встречи для того, чтобы просто поговорить или насладиться чаепитием. Поводом для их сбора является какая-то определенная проблема, которая волнует обе стороны и требует решения. Поэтому партнеры оговаривают суть вопроса и переходят к обсуждению всех важных моментов.
  4. Обмениваться информацией. В процессе делового общения можно делиться со своими собеседниками полезной информацией, которая могла бы им пригодиться для анализа вашей сделки.
  5. Найти решение вопроса. Важно, чтобы решение проблемы было выгодно для всех, кто участвует в переговорах. Если имеются противоречия, то сначала следует разрешить именно их. Иначе прийти к согласию не получится. Как только будет установлена доверительная беседа, можно обговаривать пути решения волнующего вопроса.
  6. Заключить соглашение. Принятое всеми участниками беседы решение проблемы должно быть закреплено соответствующим соглашением. Деловые переговоры всегда нацелены на результат, создания конкретного продукта сотрудничества. Поэтому важно добиться необходимой договоренности и безукоризненно соблюдать все пункты, содержащиеся в ней.
  7. Проанализировать итог переговоров. На этом этапе общение партнеров заканчивается. Через некоторый промежуток времени они снова встречаются и проводят анализ полученных результатов. Например, подсчитывают доход, определяют необходимость дальнейшего сотрудничества.

Таким образом, понятие делового общения основывается на определенных принципах, имеет свои формы, особенности. Руководителю просто необходимо уметь правильно выстраивать разговор со своими клиентами, подчиненными, партнерами.

Ведь роль делового общения заключается в том, чтобы установить взаимовыгодное сотрудничество. Если человек знает все тонкости переговоров, то он обязательно состоится в качестве бизнесмена. Можно сказать, что деловое общение основывается на умении создать все необходимые условия для достижения намеченной цели в бизнесе.

Деловое общение — это форма коммуникационного взаимодействия, которая основывается на основных принципах, нормах и правилах делового этикета и характеризуется направленностью на взаимоотношение с субъектами или группой субъектов для получения взаимовыгодных результатов. Субъекты, которые принимают участие в профессиональном коммуникационном взаимодействии, соблюдают официальный стиль общения и направлены на получение результата, вследствие решения поставленных заданий, и достижение установленных целей.

Навыки грамотного ведения деловой беседы и верное понимание особенностей личностных характеристик собеседника, его целей, задач и интересов, можно считать определяющими факторами проведения успешных профессиональных встреч и переговоров.

Этика делового общения

В отличие от других видов коммуникационных взаимодействий, например, личностных или социальных, деловое общение обладает своими собственными содержательными характеристиками и признаками. Выделение таких признаков позволяет дать более конкретное и полное определение понятию «деловое общение».

Этика делового общения обусловливается тем, насколько удачно учитываются отличительные черты национально-психологических видов, сохранившихся в групповых представлениях о государстве, народности, во фразеологических оборотах, которые содержат обобщенные характеристики образа.

Знание национальных и понимание психологических видов разных народностей, их традиций, обычаев, самобытности культурно-исторического наследия, их нравов, языка, особенностей выражения чувств, темперамента, остро необходимо деловому человеку вне зависимости от его сферы деятельности, профессиональной направленности, поскольку оно содействует эффективному общению, преодолению национального эгоизма, воспитанию уважительного отношения к культуре других народов.

Этика делового общения в основе своей базируется на множестве наук, в частности на психологии управления и общения, этике, научной организации труда. Изучение этики коммуникаций обусловлено потребностями современного мира. Психология и этика делового общения являются своеобразными столпами успешности взаимодействия с различными индивидами.

Человек вне зависимости от его роли (руководитель или менеджер среднего звена, простой предприниматель или госслужащий) должен непременно уметь ясно формулировать собственную мысль, аргументировать свою точку зрения, анализировать суждения партнера, оценивать критически соответствующие высказывания и предложения. Для этого важнейшим условием является умение слушать собеседника, правильно вести и направлять беседу, создавать доброжелательную атмосферу во время общения, произвести положительное впечатление. Все эти умения невозможны без соответствующей предварительной подготовки.

Центральным звеном этики общения является непосредственно личность руководителя или подчиненного. Для того чтобы стать профессионалом и отличным специалистом в какой-либо отрасли, мало обладать должными знаниями и умениями, навыками межличностного взаимодействия. Кроме этого нужно еще и обладать соответствующим уровнем культуры речи и внутренней культурности. Культура речи и деловое общение тесно взаимосвязаны между собой.

Сегодня этическая аргументация представлена двумя наиболее распространенными принципами ее построения: принцип утилитаризма и нравственного императива. Принцип утилитаризма основан на действии, которое будет считаться морально оправданным при условии, что несет тенденцию извлечения пользы для максимального количества лиц. Объем причиняемого ущерба сопоставляется с суммарной пользой действия. Если перевешивает ущерб, то решение считается неэтичным. В случаях, когда любые альтернативные действия будут причинять в какой-либо степени ущерб, то выбирается путь наименьшего причинения ущерба. Принцип нравственного императива основан на том, что моральные решения ни при каких условиях не зависят от конкретного следствия (т.е. взятка это плохо, обман одного потребителя является таким же аморальным поступком, как и многих).

Этикет делового общения считается главнейшей стороной профессионального поведения людей. Знание этикета является остро необходимым профессиональным качеством, которое необходимо приобретать и совершенствовать. Роль делового общения в успешности любого бизнеса довольно трудно переоценить. Оно является необходимой составной частью жизни индивидов, важнейшим видом взаимодействий с другими личностями. Ведь именно в общении вырабатывается определенная система целей, которая характеризуется в некоторой степени устойчивостью. Для достижения успеха в беседе с деловыми партнерами следует понимать и учитывать их интересы. Не менее важным для людей является умение грамотно формулировать и выражать свою мысль, достигать взаимопонимания в разрешении задач при непосредственном взаимодействии индивидов.

Психология делового общения

В психологическом плане коммуникационное взаимодействие одновременно является обменом действиями, мыслями, эмоциональными переживаниями, чувствами и направленностью личности на саму себя, собственную душу, совесть, мечты.

Психология и этика делового общения – это составные части комплекса наук, которые опираются на базовые категории и принципы большинства наук.

Эффективность делового коммуникационного взаимодействия, в первую очередь, обусловлена деятельностью субъектов. Такая деятельность обладает социально значимым эквивалентом, который может измеряться, в конечном итоге, таким ценностным и важным показателем, как денежные ресурсы.

Деловое общение помогает установлению связей и развитию отношений, направленных на сотрудничество и партнерство между сослуживцами, начальниками и подчиненными, компаньонами, соперниками и конкурентами. Специалист, не говоря уже о руководителе, никогда не будет успешен в деятельности, если не будет владеть хотя бы азами делового общения. Коммуникационное взаимодействие требует от индивида высокой психологической культуры.

Успешное деловое общение также нуждается в постоянном изучении и учете эмоциональных сторон отношений. Часто люди бизнеса считают, что чувствам нет места в делах, однако они сильно ошибаются. Ведь не обращая внимания на чувства и эмоциональные переживания сотрудников, можно довести коллектив до серьезных конфликтов, которые будут дорого стоить предприятию. Разум и эмоции являются неразрывными составляющими субъекта. Во время коммуникационного взаимодействия с партнером или коллегой на их органы чувств поступает множество различных сигналов.

Существуют определенные приемы, при помощи которых можно обратить расположение собеседника в свою сторону. Прием «имя собственное» основан на обязательном произнесении вслух имени собеседника. «Зеркало отношения» означает, что улыбка на лице вызовет ответную улыбку, а угрюмая гримаса, наоборот. Приятное выражение лица притягивает расположение собеседника. Комплименты – это «золотые слова» любой беседы. Они содержат незначительное преувеличение достоинств, которые представляет в себе собеседник. Однако нужно отграничивать комплименты от грубой лести, которая заключается в сильном преувеличении достоинств собеседника.

В психологии делового общения немаловажным является использование способов воздействия на собеседников при помощи речи. Деловое общение и речь при нем имеет определенную специфику. При коммуникационных взаимодействиях речевым характеристикам уделяется 90% внимания собеседника, когда как, например, при межличностных – 50%, а то и меньше. К ее основным характеристикам относят:

  • словарный запас, который делает беседу более яркой, насыщенной, аргументированной, доступной, убедительной;
  • состав речи, который позволяет использовать профессиональные термины вместо жаргонизмов;
  • произношение и интонация.

Нужно понимать, что имеет значение не только, что именно говорит субъект, но и как он это говорит; невербальные составляющие, к которым относится поза говорящего, его мимика и жесты.

Культура делового общения

Важнейшим показателем оценки профессионализма работника считается культура делового общения. Многие начальники именно на этом акцентируют внимание при приеме индивида на работу и в процессе выполнения им своих служебных инструкций и должностных обязанностей.

Деловое общение по телефону является одним из основных видов делового разговора. Ведь это единственный вид разговора, при котором невозможно воздействовать на собеседника невербально. Именно поэтому настолько важно во время телефонной беседы использовать навыки ведения делового общения.

Выделяют общепринятые правила ведения какой-либо деловой беседы. К ним относят заинтересованность темой разговора, благосклонность и доброжелательность в отношении партнера по беседе, отсутствие воздействия вашего общего настроения на характер разговора.

Общением принято считать коммуникационное взаимодействие двух и более субъектов. Основной целью его является обмен сообщениями познавательного характера или эмоциональной направленности. В процессе общения собеседник воздействует на поведение партнера по коммуникации, его состояние, убеждения и мировоззрение. Такое влияние всегда будет взаимным, однако довольно редко – равномерным. Чаще всего общение обнаруживается в ходе совместной деятельности индивидов.

В процессе коммуникаций индивиды меняются между собой знаками мимики, жестами и фразами. Помимо этого оба партнера по коммуникации обладают виртуальными образами того, как со стороны выглядит каждый из них, находящимися в голове у них. Такие образы могут быть сходны с истинными, но не полностью. Также в голове содержится и образ своего партнера. Такой образ может соответствовать действительности, однако каждый всякий раз вносит в него коррективы. Кроме двух субъектов, непосредственно принимающих участие в деловой беседе, также существуют социальные нормы. Каждый индивид полагает, что он уникален, неординарен и на все имеет собственное мнение, однако, результат любого общения сводится к суждению социальной нормы.

Культура делового общения подразумевает под собой несколько стилей коммуникаций и их принципов. К культуре делового коммуникационного взаимодействия также относят и этикет делового общения, который подразумевает под собой соблюдение определенных рамок, норм и правил поведения, например, пунктуальность, культура речи, внешний вид и т.п.

Культура речи и деловое общение незаменимы в современном мире бизнеса и предпринимательства. Ведь большую часть рабочего процесса занимают беседы, разговоры, совещания, переговоры. В некоторых сферах деятельности карьерный рост напрямую зависит от культуры речи и совершенного знания этикета делового общения.

Деловой тип общения отличается от других тем, что он всегда будет преследовать конкретные цели, иметь временное ограничение и часто делиться на интервалы. Коммуникация увенчается успехом только при условии того, что между партнерами будет царить взаимопонимание и доверие.

Особенности делового общения

Деловым общением называют довольно сложный многоплановый процесс формирования контактов между индивидами, которые связаны между собой профессиональными интересами, работой или служебной деятельностью. Участники коммуникационных взаимодействий выступают в официальном статусе и направлены на достижение результатов, решение конкретных задач. Характерной особенностью процесса коммуникативного взаимодействия является его регламентированность, что означает подчиненность установленным рамкам, определяющимися национальными традициями и культурными обычаями, профессиональными этическими нормами.

Этикет деловых коммуникаций содержит в себе две группы правил – это нормы и наставления. Нормы – это горизонтально направленные правила, которые работают в ходе общения между членами одной группы, равных по статусу. Наставления – это вертикальной направленности правила, определяющие характер взаимодействия начальника и подчиненного.

Особенности делового общения выражаются в подчинении общим требованиям, которые заключаются в приветливом и предупредительном отношении абсолютно ко всем коллегам по труду, партнерам по службе, вне зависимости от личных предпочтений, настроения, симпатий или антипатий.

Регламентированность делового общения выражается также в культуре речи.

Деловое общение и речь должны соответствовать разработанным социумом нормам языкового поведения, грамматике и стилистике, типовым готовым «формулам», позволяющим образовывать этикетные ситуации приветствия, благодарности и т. п., например, «здравствуйте». Все устойчивые этикетные конструкции обязательно выбираются с учетом возрастных и .

Общение в качестве взаимодействия подразумевает под собой, что субъекты устанавливают отношения друг с другом, обмениваются нужными сведениями и информацией с целью построения совместной деятельности, т.е. сотрудничества. И чтобы общение в качестве коммуникативного взаимодействия происходило без каких-либо проблем, оно должно содержать в себе следующие этапы:

  • установление контакта, т.е. знакомство, которое предполагает понимание другого индивида, своеобразная презентация (представление) себя другому субъекту;
  • ориентировка в ситуации коммуникативного взаимодействия, постижение происходящего, выдержка паузы и интервалов;
  • обсуждение интересующего вопроса или задачи;
  • при необходимости решение задачи;
  • завершение контакта.

Организация делового общения должна выстраиваться на партнерских началах, основываясь, прежде всего, на принципах сотрудничества, исходить из взаимных потребностей и запросов, из интересов дела. Такое сотрудничество повысит продуктивность труда, творческую активность, что является важнейшим фактором прогресса производства, коммерции и бизнеса.

Язык делового общения

Язык делового общения – это официально-деловой стиль речи, который является функциональной разновидностью слога и предназначен для коммуникативного взаимодействия в сфере бизнеса, предпринимательства, коммерции и другой профессиональной деятельности. Функциональная разновидность слога представляет сбой систему языковых единиц, способов их отбора и использования, которые обусловлены социальными назначениями речевого общения.

Речевые коммуникации в сфере профессиональной деятельности имеют ряд специфических характеристик, объясняемых ситуацией общения. Важной значимостью в условиях делового общения является то, что членами такого общения могут быть юридические (организации, предприятия) и должностные лица, обычные работники. Особенность и суть информационных взаимоотношений, в которые субъекты делового общения могут вступать, имеет зависимость от места учреждения или работника в иерархии организаций или должностей соответственно, компетенции, содержания деятельности и ряда других факторов. Взаимоотношения между учреждениями и специалистами устойчивы и регламентированы принятыми нормами права, вследствие чего информационные потоки учреждений имеют так называемый «запрограммированный» характер, который отвечает потребностям организации или области деятельности.

Основы делового общения всегда включают в себя три основных стороны: ортологическую, коммуникативную и этическую.

Ортологией называют науку о правильности речи, о нормах языка и их изменениях. В сознании субъекта, который излагает свои мысли либо устно, либо письменно, норма представляет собой образец, шаблон, схему, по которой строится словосочетание, предложение. На формирование таких норм влияет литературное творчество и речевые практики этноса, которые являются обязательным критерием единства языка и правильного функционирования речевой системы. Поэтому грамотность является непременным условием успешности в деловых коммуникациях. Важная характеристика делового общения заключается во владении нормативным аспектом языка устной и письменной деловой речи менеджерами, руководителями, служащими, работниками.

Язык делового общения обладает огромнейшим арсеналом средств, которые должны употребляться, учитывая сферу применения, ситуацию, задачи, обстоятельства, жанра речи и мобилизоваться на достижение цели коммуникации. Коммуникативная сторона культуры речи рассматривает именно эти вопросы.

Выбор слов в соответствии с целями и ситуацией общения обусловливается требованиями уместности и чистоты речи. А для этого необходимо знать стили литературного языка. Так, например, обилие специфических терминов, стандартных фраз и штампов характерно для деловой письменной речи, однако абсолютно не подходит для разговорной речи.

Этическая сторона культуры речи представлена речевым этикетом, который изучает особые средства речи для регулирования социальных связей и межличностных отношений. К ним относят: речевые этикетные формулы, тексты и нормы их применения, а также правила поведения в разных условиях.

Этикетные нормы делового общения имеют зависимость от национального характера. Так, например, то, что будет являться знаком уважения в странах Европы, в мусульманских государствах может считаться оскорблением.

Виды делового общения

Деловой тип коммуникаций предполагает постановку задач и решение важнейших проблемных вопросов. Существует классификация видов и форм делового общения. Каждый из видов коммуникаций объясняет процесс, который тесно взаимосвязан с обусловленной сферой.

Виды, формы и средства делового общения сегодня достаточно многообразны. Однако передача информации осуществляется только посредством знаковых систем. Отсюда можно подразделить деловое общение на вербальную коммуникацию, где знаковая система представлена языком, и невербальное деловое общение, при котором применяются неречевые системы знаков. Такое разделение используется и в других видах коммуникативного взаимодействия.

К вербальным коммуникациям относят разговор, т.е. это устное словесное общение.

Невербальное деловое общение содержит в себя все, что дает субъекту общения дополнительные сведения о предмете разговора и о самом говорящем. К этому относятся позы, мимика, жесты, интонации.

Многие специалисты уверены, что собеседники в процессе общения получают только малый процент информации через слова, а все остальное через сигналы, которые они прочитывают и дешифрируют подсознательно в ходе невербального общения. Также к видам профессионального общения относят прямой и косвенный (непрямой) вид.

Прямой вид профессиональных коммуникаций представляет взаимодействие индивидов в одном пространстве и в одно время. К нему относят переговоры, беседы и т.д. В прямом контакте во время разговора наибольшую значимость имеют невербальный вид общения и устная коммуникация.

К непрямому виду общения относят передачу информации при помощи письменной речи (например, электронное сообщение или телефонное общение). Данный вид взаимодействий считается менее результативным по сравнению с прямыми коммуникациями. Среди непрямых коммуникаций наибольшей востребованностью пользуется деловое общение по телефону. Оно отличается непосредственным голосовым контактом во время беседы и большим разнообразием приемов общения. Это позволяет легко сочетать деловое (формальное) взаимодействие и личную (неформальную) часть любого сообщения.

В любом случае в деловом общении так же, как и при других видах межличностных коммуникативных взаимодействий, важно присутствие людей одновременно в одном пространстве и в одно время, что позволяет устанавливать зрительный контакт, производить приятное впечатление и воздействовать на весь процесс коммуникативного взаимодействия.

Формы делового общения

Различают несколько форм деловых коммуникаций, которые соответствуют определенным требованиям профессиональных ситуаций. К ним относят: деловую переписку, беседу, совещание, переговоры, публичное выступление, пресс-конференцию и спор.

Деловая переписка относится к непрямому виду коммуникаций, который реализовывается посредством письменной речи (приказы, письма, запросы, постановления и т.д.). Различают деловую переписку внутри учреждения (предприятия), для организации и между организациями.

К деловой беседе относят обсуждения всевозможных рабочих нюансов и процессов для вынесения важного решения или с целью обсуждения деталей.

Для проведения делового совещания собирается рабочий коллектив фирмы, предприятия, организации или отдельно руководящий состав, некоторые отделы для решения насущных проблем, планирования дальнейшей деятельности и постановки задач.

Публичное выступление является подвидом делового совещания, в процессе которого один субъект занимает позицию лидера и освещает важную проблему, делится информацией с определенным кругом лиц. Главное при этом, чтобы выступающий имел полное и развернутое представление о теме и содержании разговора, обладал необходимыми личностными качествами, которые позволили бы ему донести тему выступления до аудитории.

В ходе деловых переговоров обязательным итогом общения должно стать нахождение решения и его принятие. В процессе переговоров каждая из сторон имеет собственную позицию и направленность взглядов, а результатом становится заключенная сделка или подписанный контракт.

Пресс-конференция подразумевает встречу официальных лиц (например, руководителей, представителей власти, бизнесменов, политиков и т. д.) с представителями средств массовой информации для информирования социума по актуальным и волнующим вопросам.

Далеко не все вопросы в ходе деловых коммуникаций можно разрешить без возникновения спора, но он зачастую может только усложнить ситуацию вследствие того, что индивиды ведут себя не всегда профессионально и слишком увлеченно, эмоционально отстаивают собственную позицию.

Формы делового общения охватывают все ситуации, возникающие в ходе профессиональной деятельности. Роль общения в профессиональной деятельности заключается в упорядочивании процессов коммуникативных взаимодействий в границах деловой среды.

Правила делового общения

Правила и нормы делового общения имеют огромное значение в профессиональной деятельности индивидов. Одно неверное слово может привести к потере многомиллионной сделки или перечеркнет все старания на пути к карьерному росту. Итак, существует несколько общих правил деловых коммуникаций.

Первое правило заключается в четкой, разборчивой речи. Слушатель должен понимать то, о чем говорит собеседник.

Второе правило заключается в избегании в ходе беседы монотонности. Монотонная речь может на кого угодно навеять тоску. Эмоционально неокрашенная речь вызывает непреодолимое желание убежать от собеседника.

Следующее правило предполагает то, что речь говорящего должна быть среднего темпа. Очень медленная речь ведет к незаинтересованности собеседника. Она заставляет отвлекаться от информации говорящего. А слишком быстрая речь ведет к тому, что партнер по общению просто не успевает за ходом мыслей говорящего. В случае чрезмерно быстрого или медленного темпа речи, хорошей коммуникации не получится. Необходимо стараться чередовать короткие и длинные предложения. Так как длинные, перегруженные предложения тяжелы для восприятия. А речь, состоящая только из коротких фраз, не произведет должного впечатления. Следует грамотно задавать вопросы. В беседе одинаково важны открытые и закрытые вопросы. Необходимо научиться слышать собеседника во время разговора. Не рекомендуется начинать разговор с предложений делового характера. Это может вызвать только неприятие и со стороны собеседника. Нужно стараться избегать советов, высказанных прямо. Точку зрения следует выражать мягко и ненавязчиво, при этом постоянно акцентируя внимание на том, что это является всего лишь субъективным видением темы. Следует поощрять самостоятельное обдумывание проблемы. Не рекомендуется сообщать уже готовые решения. Нужно соблюдать принятые культурные нормы и правила этикета. Ведь от их соблюдения зависит успешность профессиональной деятельности в целом.

Деловое общение отличается от других видов межличностных коммуникаций своей регламентированностью. Такое общение можно охарактеризовать как строгое соблюдение всеми участниками процесса своего персонального амплуа. Это означает, что в разных профессиональных ситуациях индивид может быть как руководителем, так и подчиненным, партнером и коллегой. Высокая ответственность каждого участника делового взаимодействия за его результат – это основная характеристика делового общения.

Успешность деловых коммуникаций и общение во многом обусловливается выбранными стратегиями и тактиками общения, что подразумевает под собой умение четко формулировать цели коммуникационных взаимодействий, верно определять интересы партнеров.

Стили делового общения

Сфера делового общения простирается на правовые, управленческие, социальные аспекты жизнедеятельности субъектов. Поэтому официально-деловой стиль коммуникаций определен практическими требованиями профессиональной деятельности и жизни в целом. Он может реализовываться в письменной форме (например, деловая переписка по электронной почте, нормативные акты и пр.) и в устной (например, совещания, переговоры).

В современном обществе грамотно использовать стиль деловых коммуникаций – это означает обеспечить себе устойчивое продвижение по карьерной лестнице, повышение личного статуса и успешность во всех областях деловой активности.

Деловой стиль, в свою очередь, делится на несколько подвидов – законодательный подвид, дипломатический и административно-канцелярский подвид. Каждый из этих подвидов обладает своей спецификой, коммуникативными формами и речевыми клише. Так, например, в дипломатических коммуникациях используются меморандум, нота. В административно-канцелярском стиле используется расписка, докладная записка, справка, доверенность, характеристика, приказ и т.д. В законодательном стиле – закон, параграф, нормативный акт, повестка, кодекс и т.д.

Предельная точность речи является важнейшим компонентом делового стиля. Она достигается, в первую очередь, при помощи использования специальных терминов, которые могут быть как широко распространены, так и узкоспециальны. Сегодня деловой стиль коммуникаций считается самым распространенным в будничной практике формального взаимодействия.

Стили делового общения включают манипулятивный, ритуальный и гуманистический.

Манипулятивный стиль подразумевает под собой отношение одного партнера по беседе к другому, как к производственному инструменту и использование его для выполнения задач или получения определенных результатов. Характерными примерами таких коммуникаций служит личный контроль над выполнением поставленных задач.

Главной задачей партнеров при ритуальном стиле общения является сотворение нужного имиджа в социуме. При таких коммуникациях важен статус собеседников, а не их личностные или деловые качества.

Основным направлением гуманистического стиля является поддержка собеседниками друг друга и коллективное обсуждение проблем. Отдельные характеристики партнеров не разбираются и не делятся на позитивные качества или отрицательные. Личность воспринимается полностью. Данный подход выдвигает на первый план персональные качества индивида и его индивидуальные особенности. Однако при некоторых обстоятельствах такой стиль взаимодействий неуместен. Знания особенностей коммуникаций и средства делового общения обеспечивают успешность профессиональной деятельности.

Принципы делового общения

Роль делового общения в повседневной жизни индивидов довольно трудно переоценить, ведь оно затрагивает практически все области жизнедеятельности. Деловые коммуникации так же, как и другие виды межличностных взаимодействий имеют свои общие принципы регулирования протекания процессов профессионального общения.

Принципы делового общения включают межличностность общения, его целенаправленность, непрерывность коммуникаций и многомерность.

Межличностность характеризуется открытостью взаимодействия индивидов и многоплановостью. Она базируется на личной заинтересованности индивидов друг к другу. Организация делового общения при таком принципе построения направлена, преимущественно, на профессиональную составляющую процесса, однако не стоит забывать, что оно все равно будет иметь характер межличностного взаимодействия и содержать некий межличностный радикал. Реализация общения при любых обстоятельствах определено не только конкретной деятельностью или обсуждаемой проблемой, но и личностными свойствами собеседников, их взаимоотношениями. Отсюда следует, что любое деловое коммуникационное взаимодействие неотделимо от межличностных взаимосвязей.

Целенаправленность коммуникаций многоцелевая. В ходе общения информационную нагрузку имеет неосознаваемая цель наряду с осознаваемой. Так, например, докладчик ознакамливает присутствующих с проблемным вопросом, при этом преследуя цель довести до сведения участников процесса суть вопроса. Однако наряду с этим на неосознанном уровне у него может быть стремление покрасоваться или продемонстрировать участникам свой , красноречие и т.п.

Непрерывность заключается в инициации непрерывного делового и межличностного взаимодействия с партнером при попадании в его поле зрения. Так как коммуникация содержит в себе как вербальные элементы, так и невербальные средства делового общения, люди постоянно посылают поведенческие сообщения. Таким сообщениям собеседник придает конкретный смысл, вследствие чего делает соответствующие выводы.

Многомерность основывается на том, что индивиды в различных ситуациях делового взаимодействия не только совершают обмен данными, но таким или иным образом регулируют взаимоотношения. Так как сфера делового общения достаточно разнообразна, то в процессах общения могут осуществляться, как минимум, две стороны взаимоотношений. Одна – заключается в поддержании делового взаимодействия и передаче профессиональной информации. Другая – в передаче эмоционального отношения к партнеру, наличествующего в любом контакте.

Предыдущая статья: Унтер-офицеры русской армии Следующая статья: История ргб Ргби библиотека официальный

Юридический аспект делового общения | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 5 марта 2021 г.

Деловое общение может принимать различные формы, включая коммерческие предложения, маркетинговые сообщения, пресс-релизы и даже встречи компаний, в зависимости от аудитории и средства коммуникации. Компетенции делового общения, как правило, сосредоточены на построении отношений и достижении продуктивных результатов, но необходимо также учитывать юридический аспект.

Некоторые области делового общения строго регулируются законом, в то время как другие могут привести к потенциально опасным гражданским тяжбам.Понимание потенциальных правовых последствий общения в бизнесе важно как для предпринимателей, менеджеров, так и для рядовых сотрудников.

Заявления об отказе от ответственности в отношении продуктов

Заявления об отказе от ответственности в отношении продуктов и услуг защищают предприятия от потенциально опасных судебных разбирательств в случае неправильного использования или непонимания клиентами. Отказ от ответственности может использоваться в суде, чтобы доказать, что клиенты были предупреждены об опасностях и рисках перед использованием продукта или услуги.

Заявления об отказе от ответственности можно найти на различных носителях, включая упаковку продуктов и коммерческую рекламу, или даже в разговорах о продажах.Согласно Filevine, большинство заявлений об отказе от ответственности являются превентивными мерами, но некоторые из них юридически предписаны регулирующими органами. Например, финансовые консультанты должны включать отказ от ответственности, связанный с рисками, связанными с выполнением их рекомендаций, в то время как продукты медицинского назначения должны перечислять потенциально опасные побочные эффекты.

Юридическая информация

Юридическая информация похожа на отказ от ответственности, но менее конкретна. Хотя отказ от ответственности является одним из видов раскрытия информации, другие виды раскрытия информации также могут иметь юридическую значимость.Одним из примеров является раскрытие информации о конфликте интересов для фондовых аналитиков и финансовых консультантов, а также ссылки на заявления, основанные на исследованиях, в маркетинге. Соглашения о неразглашении подходят к юридическим вопросам делового общения с другой стороны. В соглашениях о неразглашении одна сторона соглашается воздерживаться от разглашения конфиденциальной информации вне договорных отношений.

Маркетинговые коммуникации

Рекламные и коммерческие коммуникации должны соответствовать правовым нормам честности и точности.Согласно обзору законодательства о рекламе и маркетинге Федеральной торговой комиссии, рекламные заявления должны быть честными, не вводящими в заблуждение и основываться на фактических данных. Закон о рекламе и маркетинге распространяется на отзывы, одобрение продуктов, рекламу для детей, заявления об экологической ответственности и заявления о внутреннем производстве. Федеральная торговая комиссия также строго регулирует деятельность по прямому маркетингу, включая телемаркетинг и маркетинг по электронной почте.

Финансовая отчетность

Финансовая отчетность может рассматриваться как форма делового общения, поскольку она предполагает официальное представление информации инвесторам, регулирующим органам и широкой общественности.Использование обманных методов бухгалтерского учета для искажения финансовой информации компании является серьезным юридическим вопросом, который может привести к судебным искам, штрафам или даже уголовным обвинениям, не говоря уже о нанесении ущерба репутации бренда компании. Это одна из наиболее строго регулируемых областей деловых коммуникаций, и она особенно важна для публичных корпораций.

Внутренние коммуникации

Деловое общение касается внутренних диалогов не меньше, чем общение с внешними заинтересованными сторонами.Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве и Министерство труда регулируют такие вопросы, как домогательства, угрозы, враждебная рабочая среда и недобросовестное общение с работниками.

Отдельные штаты также обеспечивают соблюдение своих правил внутренней коммуникации через государственные агентства, такие как Департамент справедливого трудоустройства и жилищного строительства штата Калифорния. Помните, что существует множество участников, участвующих в определении юридических аспектов делового общения, поэтому нанимайте хорошего юриста и убедитесь, что вы понимаете законы, регулирующие ваш бизнес.

Эффективные методы делового общения — Заместитель

Коммуникация влияет на все аспекты вашего бизнеса. Подумайте о каждой продаже, встрече и разговоре, которые происходят на работе. Вы знаете, когда дела идут хорошо (довольные клиенты, энергичная команда, четкое направление), а когда нет (неправильные заказы, плохие продажи, разочарованный персонал). Вы испытали все стороны доставки.

Теперь вы готовы рационализировать свой подход. Если вы новичок в своей карьере или уже много лет руководите командой, всегда есть возможность улучшить и усовершенствовать свой стиль.Откройте для себя лучшие методы эффективного общения в рамках вашего бизнеса.

Измените способ общения

Существуют различные эффективные методы делового общения. Во-первых, подумайте о том, как вы общаетесь. И помните, что не все общение вербальное.

Оцените свои текущие формы общения и определите, когда вы используете каждый тип связи. Затем вы можете начать разбираться, как приспособить и улучшить эти способы общения.

  • Устное общение используется для обработки заказов, обмена идеями и выполнения операций.Лучшие вербальные коммуникаторы адаптируются к своей аудитории и среде. Подумайте о своих сотрудниках, когда они объясняют клиентам сложные пункты меню в шумном ресторане. Ключевым моментом является попадание в правильный тон.

  • Письменное сообщение может быть электронной почтой, текстом или письменной заметкой. Или, может быть, вам нужно отправить памятку вашему поставщику. Эффективное деловое общение не должно звучать банально — вы все равно можете быть профессионалом и в то же время не выглядеть официально.

  • Язык тела включает движения, язык жестов, зрительный контакт и позу.Язык тела может выражаться в улыбке, когда покупатель заходит в ваш хозяйственный магазин, наклонении вперед, когда кто-то разговаривает с вами, или даже жестах, где кто-то может бесплатно нанести дезинфицирующее средство для рук в вашем ресторане.

Выберите правильное время и место

Еще один эффективный метод делового общения — адаптировать общение к конкретным сценариям.

Например, вам может понадобиться обсудить корректировку заработной платы на частной встрече, но вы захотите сообщить своим сотрудникам о новых изменениях в меню на собрании команды или через корпоративное сообщение.

Общение в нужное время и в нужном месте может помочь создать позитивную рабочую культуру, в которой члены команды чувствуют, что их ценят. Вот несколько способов подумать о времени и месте для эффективного делового общения.

  • Один на один. Эти встречи идеально подходят для повышения вовлеченности сотрудников. Если вам нужно обсудить проблемы с производительностью или возможности карьерного роста, встречи 1:1 позволяют вам и вашим сотрудникам общаться прозрачно.

  • Обучение. Мы надеемся, что ваши сотрудники пройдут обучение во время адаптации, и это отличная возможность для вас рассказать о видении и ценностях вашего бизнеса.

  • Коллективные встречи. Коллективные собрания подготовят ваших сотрудников к предстоящей неделе. Используйте их, чтобы запомнить ключевые детали, например, просмотреть план продаж на неделю. Попробуйте разные форматы, такие как случайный стендап, виртуальный или ледокол. Как руководитель вы должны взять на себя инициативу по продвижению культуры открытости.

Вызвать чувство

Один из наиболее эффективных методов ведения бизнеса — планировать общение таким образом, чтобы вызвать чувство. Если вы представляете презентацию бюджета, вам может понадобиться, чтобы ваша аудитория почувствовала небольшой страх, потому что без этого увеличенного бюджета вы не сможете достичь своих целей по продажам. Если вы говорите со своей командой о протоколах безопасности COVID-19, вы можете захотеть добиться комфорта, чтобы ваша команда знала, что ваша безопасность является приоритетом.

Это лишь несколько способов, которые помогут вам уверенно руководить и создавать более сильные команды.Используйте их на встречах один на один, стендапах и в торговом зале, чтобы вызвать желаемое чувство.

  • Уязвимость . Это может означать ослабление бдительности. Если вам пришлось уволить или уволить персонал из-за глобальной пандемии, сообщите своей команде, что это было тяжело. Ваша уязвимость вдохновит других чувствовать себя в безопасности и делиться своими мыслями.

  • Эмпатия . Сейчас вы можете быть менеджером, но когда-то вы были продавцом.Эмпатия означает отношение к положению и опыту вашего сотрудника. Если они совершают ошибки в течение первой недели, подумайте о том, как это было на их месте, и дайте им дополнительную подготовку.

  • Траст . Если ваши сотрудники говорят вам что-то конфиденциально, уважайте их частную жизнь. Поддерживайте психологическую безопасность, создавая культуру, в которой люди могут быть самими собой без каких-либо последствий. Дайте им понять, что в этой совместной обстановке можно быть открытым.

Запросить отзыв

Эффективное общение — это постоянные усилия и практика.Есть ли подходящее время для отправки писем? Должны ли сотрудники отвечать, когда они в отпуске? Доступен ли представитель отдела кадров?

Независимо от того, общаетесь ли вы со своими сотрудниками или с вашим менеджером, вы можете использовать обратную связь для корректировки и улучшения в будущем.

  • Открой свои двери . Предоставьте своим сотрудникам возможность поговорить с вами, если у них есть проблемы. Они не должны чувствовать себя в ловушке, если что-то мешает им выполнять свою работу. Вы завоюете доверие, когда они смогут обратиться к вам со своими проблемами.

  • Мобильный телефон . Письменное общение имеет свои пределы. Люди могут игнорировать свои электронные письма или забывать отвечать на сообщения. Подумайте о центральной платформе, на которой ваша команда может получать обновления и вносить свой вклад. Мобильная платформа может сэкономить ваше время и энергию, преследуя людей.

  • Построить процесс . Создайте процесс предоставления обратной связи. Может случиться так, что ваша команда заполнит опрос после встречи, или вы можете назначить отдельное время для сбора отзывов лицом к лицу.

Совершенствуйте свои методы общения

Для владельца бизнеса эффективное общение создает прочные отношения с вашими сотрудниками, поставщиками и клиентами. Но когда вы увязли в админке, это общение может отпасть на второй план.

Сделайте общение проще и сильнее, когда уберете этого ненужного администратора. Подпишитесь на бесплатную пробную версию программы «Заместитель», чтобы увидеть, как упрощение расписания может сделать общение еще лучше.

Сохранение и защита деловых коммуникаций

01.06.2007

Практическое руководство по защите привилегий, хранению конфиденциальной информации и надлежащему сохранению связи на рабочем месте

Разобраться в тонкостях правовой защиты делового общения сложно даже самому опытному бизнес-профессионалу.В сегодняшнем юридическом минном поле последнее, что хочет сделать любой профессионал, — это скомпрометировать привилегированную деловую информацию, поставить под угрозу конфиденциальность или создать юридическую проблему, основанную на плохих навыках управления деловым общением. Юрисконсульты и эксперты по кадрам часто видят плохо информированных специалистов, пытающихся защитить деловые документы от раскрытия, которые выходят за рамки юридической привилегии, или непреднамеренно раскрывающих конфиденциальные и привилегированные материалы, тем самым отказываясь от возможности хранить материалы между юристом и клиентом. .Такое поведение, хотя и с благими намерениями, наносит ущерб правовым вопросам бизнеса. Давайте начнем со сценария, чтобы увидеть, как быстро профессионалы могут замутить воду:

Джо Смит, директор по этике, в пятницу днем ​​сидит в своем кабинете на углу и размышляет о своих планах на выходные. Его секретарь подает сигнал, что пришло заказное письмо. Любопытный, Джо разрывает запечатанный конверт и обнаруживает письмо с требованием от адвоката, угрожающего подать в суд на Компанию за нарушение контракта, дискриминацию по возрасту, сексуальные домогательства и месть от имени Билла Э.Нафф, бывший руководитель отдела продаж и маркетинга, который ушел, чтобы «присоединиться к цирку» после получения консультации по поводу плохой работы в прошлом году.

Не слишком удивившись, Джо связывается с Салли Джонс, вице-президентом по продажам и маркетингу, и сообщает Салли об угрозе судебного процесса. Салли в ярости, она пошла на крайние меры, чтобы работать с отделом кадров, чтобы составить письмо о неконкуренции, которое было «полным доказательством», и задокументировать всю информацию, касающуюся ухода Билла. Она думала, что жесткого письма корпоративного юриста «прекратить и воздерживаться» будет достаточно, чтобы удержать его от прямого обращения к конкурентам.Но затем, когда компании пришлось подать иск о судебном запрете, чтобы не дать Биллу работать на их главного конкурента, она действительно полагала, что суд легко увидит ущерб, который Билл может нанести ее компании. Что еще более расстраивает, несмотря на все ее попытки следить за его действиями, она убеждена, что Билл забрал конфиденциальную информацию, когда уходил, включая списки клиентов, финансовую информацию и справочник компании.

Что еще хуже, у Салли и Билла были близкие, дружеские, шутливые отношения.Начав работать в компании десять лет назад, они были ровесниками и вместе прошли как дни славы, так и трудные времена с экономической точки зрения. Они были самыми старшими в команде и шутили над своим возрастом и «молодыми рекрутами», с которыми им теперь приходилось бороться. Они также любили делиться шутками (иногда непристойными), что делало день немного веселее. Из-за их графика поездок, большая часть их общения и «наверстывания» происходила в режиме онлайн, через электронную почту и Blackberry, выпущенный их компанией.

Сбитая с толку Салли соглашается встретиться с Джо в понедельник утром, чтобы подготовиться к судебному процессу. Ни один из них не является адвокатом, но они знают, что им нужно начать собирать «доказательства» для своего штатного юрисконсульта. Салли проводит выходные, просматривая свои предыдущие сообщения с Биллом. К настоящему времени большинство из них было удалено, и она решает удалить несколько оставшихся, которые люди «не поняли бы» из-за их шутливых отношений. Несколько других, связанных с бизнесом, она сохраняет и помечает как «Конфиденциально: продукт работы адвоката».

Джо идет в отдел кадров, чтобы получить личное дело Билла. Он кладет его в конверт с надписью «Адвокатская конфиденциальность». Он также отправляет письмо штатному юрисконсульту, в котором излагает хронологию событий, приведших к отъезду Билла, и то, что он вспоминает о ситуации. Он включает копию письма о прекращении и воздержании и называет его «Привилегия адвоката-клиента».

В понедельник утром Джо и Салли встречаются. Обсуждая жалобу, Джо звонит Ли Гализ, штатному юрисконсульту, и просит ее присоединиться к ним.Он также просит своего секретаря и директора по персоналу присоединиться к обсуждению «правовой стратегии».

  • Защитил ли Джо должным образом документы, которые он нашел или подготовил для подготовки к судебному разбирательству?
  • Правильно ли действовала Салли при сборе «доказательств» и подготовке к судебному разбирательству?
  • Нарушена ли какая-либо адвокатская тайна в результате встречи с пятью участниками в понедельник утром?

Хотя большинству известно, что этот сценарий вызывает серьезные опасения, четкое понимание привилегированного обмена данными и защиты документов необходимо для передового опыта общения.В этой статье представлен обзор основных юридических правил доказывания, влияющих на общение на рабочем месте, и обсуждается, когда и как эти правила влияют на различные виды делового общения.

Раздел I: Защита привилегированной и конфиденциальной информации

Проверьте свои знания и осведомленность о правилах привилегии адвоката-клиента и адвокатской работы…

Являются ли эти сообщения «привилегированными» (это означает, что их не нужно будет раскрывать в случае судебного разбирательства, и они считаются частными)?

* Ответы в конце статьи…

1.Отчет о расследовании, подготовленный независимым сторонним следователем в отношении утверждений о краже компании. Правда Ложь
2. Заметки, сделанные руководителем, документирующие прогресс дисциплины и решение об увольнении сотрудника. Правда Ложь
3. Заметки, сделанные штатным юрисконсультом в ответ на судебный процесс, связанный с увольнением сотрудника. Правда Ложь
4.Электронное письмо моему непосредственному руководителю с выражением беспокойства по поводу безопасности здания. Правда Ложь
5. Собрание всех сотрудников с участием юриста для обсуждения позиции руководства в отношении расторжения профсоюзов. Правда Ложь
6. Полный список клиентов, размещенный во внутренней сети Компании. Правда Ложь

Некоторым деловым и личным сообщениям предоставляется юридическая защита от раскрытия на основании деликатного характера отношений (адвокат-клиент) или деликатного характера принуждения к письменной форме (продукт работы адвоката).Эти средства защиты приняты для защиты неприкосновенности юридического процесса и правовых отношений. Деловые сообщения часто путают с привилегированными сообщениями, потому что составитель или получатель полагает, что контент является конфиденциальным, но защита существует только в ограниченных обстоятельствах и от нее можно намеренно или непреднамеренно отказаться, если стороны не смогут защитить привилегию. В этом разделе рассказывается о различных средствах защиты делового общения и о том, как сохранить привилегию.

Права адвоката-клиента

Что такое адвокатская привилегия?

Привилегия адвоката-клиента существует, когда за юридической консультацией, юридическими услугами или заключением закона обращается лицо, которое является или стремится стать клиентом члена коллегии суда, действующего в качестве адвоката, и сообщения касающееся этой цели, делается клиентом конфиденциально.Сообщения постоянно защищены от раскрытия им самим или юрисконсультом, если защита не отменена. 1

Почему существует привилегия?

Привилегия существует, потому что конфиденциальность общения между адвокатом и клиентом является основополагающей для нашей правовой системы.

Привилегия побуждает клиентов полностью раскрывать информацию своим адвокатам, не опасаясь разоблачения других, и защищает право человека свободно и в полной мере совещаться с адвокатом и доверять ему. 2

Чей это?

В привилегии общения между адвокатом и клиентом  клиент  владеет привилегией и, следовательно, является единственной стороной, которая может отказаться от привилегии. Адвокат не может разглашать конфиденциальную информацию без согласия клиента. Адвокат должен сообщить клиенту, что такая привилегия вообще существует. Если не отказаться, срок действия адвокатской тайны является бессрочным. Защита остается в силе после прекращения судебного разбирательства или угрозы ответственности, прекращения отношений между адвокатом и клиентом, смерти клиента и передачи контроля над организацией-клиентом.

Хотя это кажется простым, в юридическом бизнесе возникает вопрос, кто является «клиентом». Включает ли клиент всех представителей бизнеса или только тех, кто занимается юридическими вопросами? Что, если для разных людей в одном и том же бизнесе нанят отдельный юрисконсульт, могут ли они все присутствовать в обсуждении и сохранить привилегию? Как правило, привилегия распространяется на любого сотрудника, который общается по вопросам, входящим в сферу его или ее работы, в течение времени его или ее работы.Кроме того, привилегия распространяется на других сотрудников адвоката или владельцев конфиденциальных сообщений, которые включены в общение в целях оказания юридической помощи. Тем не менее, будьте очень осторожны с тем, кто присутствует во время конфиденциальных разговоров, предназначенных только между «адвокатом» и «клиентом». На определенные стороны, являющиеся неотъемлемой частью юридического дела, такие как сторонние следователи, свидетели-эксперты или консультанты, эта привилегия не распространяется, несмотря на тот факт, что они неотъемлемо вовлечены в юридический вопрос.Не позволяйте посторонним лицам, таким как свидетели-эксперты, друзья и семья, сторонние следователи, подслушивать разговоры или просматривать письменные сообщения, предназначенные для адвоката, потому что они не связаны теми же привилегиями и, возможно, должны будут свидетельствовать о том, что они видели и слышали. . Если связь не поддерживается привилегированной, она считается «отказной», а затем открыта для обнаружения.

Какие коммуникации включены?

Как правило, привилегия на общение между адвокатом и клиентом распространяется на информацию, передаваемую от клиента к адвокату.Общение может принимать любую форму; письменный, устный, электронный; тем не менее, должно быть разумное ожидание конфиденциальности в общении. Например, электронное письмо, отправленное в широкий список рассылки и скопированное адвокату, не считается конфиденциальным и не становится «замаскированным» привилегией адвоката-клиента. Кроме того, информация, просто переданная адвокату от клиента, не подпадает под действие конфиденциальности, поэтому документы, используемые в ходе обычной деятельности, которые впоследствии передаются адвокату, НЕ подпадают под действие конфиденциальности адвоката и клиента. 3

Общение адвоката с клиентом также защищено, если оно хотя бы частично основано на конфиденциальном общении клиента с адвокатом.

Типы защищенной связи включают:

  • письменная или устная информация, предоставленная с целью получения юридической консультации или получения юридической помощи;
  • расследование, проводимое адвокатом как важная часть юридических услуг адвоката клиенту; или
  • первоначальная консультация, которую клиент ищет у потенциального адвоката.
Какие коммуникации не защищены?

Важно разграничить сообщения, которые никогда не будут включены в тайну адвоката и клиента. Например, конфиденциальность между адвокатом и клиентом не распространяется на сообщения «в поддержку предполагаемой или существующей продолжающейся незаконности». 4  Это исключение считается преступлением, связанным с мошенничеством. Кроме того, привилегия не распространяется на вещественные доказательства преступления клиента, поскольку с этической точки зрения от адвоката требуется передать такие доказательства прокурорам. 5

Кроме того, привилегия относится только к конфиденциальным сообщениям с целью юридического представительства, консультации или совета. Таким образом, общение со штатным юристом, действующим не в юридическом качестве, или с руководителями компании, которые являются юристами, но не действуют в юридической роли (например, менеджером по персоналу), не защищены этой привилегией. Например, участие штатного юрисконсульта в качестве члена Комитета по рассмотрению кадровых решений и участие в его заседаниях не делало документы, подготовленные в связи с этими заседаниями, привилегированными.Основная функция Комитета заключалась в принятии деловых решений, а не в получении юридических консультаций. Однако в той же ситуации документы Комитета, касающиеся юридических консультаций штатных юрисконсультов, являются конфиденциальными. 6

Как можно отказаться от привилегии?

Клиент, желающий сохранить привилегию, должен принять меры для защиты конфиденциальности. Клиент, раскрывающий информацию третьей стороне (например, копия в электронном письме), которая не участвует в оказании юридических консультаций, отказывается от привилегии, не соблюдая элемент конфиденциальности.Клиент, оставляющий конфиденциальные сообщения в месте, где их можно найти, или выбрасывающие привилегированные документы в мусорную корзину, теряет свой привилегированный статус сообщений, когда их находит противоположная сторона. В бизнес-среде «клиент» — это бизнес-субъект, но это юридическая фикция, поскольку бизнес действует через своих агентов и сотрудников. Как правило, только руководители могут прямо отказаться от привилегии адвоката и клиента, и ни один сотрудник не имеет права использовать деловую привилегию или отказываться от нее от своего имени.

Ссылаясь на наш начальный сценарий, сообщения, подготовленные в ходе обычной деятельности, такие как личные дела или стратегические записки для отдела, не могут быть защищены как сообщения между адвокатом и клиентом. График, подготовленный Джо, может быть таким, каким он поделился им только с адвокатом, но основные подтверждающие документы не защищены, несмотря на то, что они помечены как таковые.

Доктрина продукта работы адвоката

Что такое Доктрина продукта работы адвоката?

Охрана продуктов труда распространяется только на «производные» материалы: i.т. е. те, созданные или полученные из работы адвоката от имени клиента, которые отражают оценку или интерпретацию адвокатом закона или связанных с ним фактов. Защита, обеспечиваемая привилегией, не ограничивается письменными работами, созданными адвокатом в ожидании судебного процесса, но может применяться к письменным работам, подготовленным адвокатом, когда он действует не в судебном порядке. Например, служебные записки, подготовленные юристами, ведущими переговоры о коммерческих сделках, отражающие их мнение о сделке. 7

Целями защиты являются: (1) сохранение права адвокатов на подготовку дел к судебному разбирательству с той степенью конфиденциальности , которая необходима для поощрения их к тщательной подготовке своих дел и расследованию не только благоприятных, но и неблагоприятных аспектов дела. такие случаи; и (2) не допустить, чтобы адвокаты злоупотребляли трудолюбием и усилиями своего противника. 8

Чей это?

В этом случае поверенный , а не клиент, является держателем защиты продукта работы.Доктрина защищает результаты работы адвокатов, их агентов (следователей, исследователей и т. д.) и консультантов. Кроме того, результаты работы экспертов, с которыми консультировался адвокат и которые , а не , будут давать показания в суде, считаются конфиденциальными.

С другой стороны, если сторона консультируется с экспертом  перед тем, как нанять адвоката , такие консультации , а не обеспечиваются защитой как «продукт работы адвоката». Кроме того, работа адвоката, нанятого для неюридической работы, например, работа адвоката исключительно для расследования или урегулирования претензии или для переговоров по контракту, а не для предоставления юридических консультаций, не охраняется.

Что защищено?

Любое  письмо , которое отражает впечатления, выводы, мнения адвоката, юридические исследования или теории. Это относится также к письмам, подготовленным адвокатом, когда он действовал не в судебном порядке. Мнения адвокатов, которые часто называют «мозговой работой» адвокатов, полностью защищены, а для других продуктов работы существует квалифицированная защита.

Примеры рабочих продуктов защищенного адвоката включают:

  • Отчет, подготовленный внешним консультантом для помощи в оценке рисков судебного разбирательства
  • Меморандумы, подготовленные юристами, ведущими переговоры о деловых сделках, отражающие их мнения, исследования и т. д.
  • Заметки или записанные заявления, сделанные адвокатом (поскольку они раскрывают впечатления, выводы и т. д. адвоката)
  • Аудиторские отчеты или подборки записей в документах и ​​отчетах
Открытие и отказ от прав

В отличие от конфиденциальной информации, которая, как правило, получает абсолютную защиту, многие виды рабочих продуктов получают только квалифицированную  защиту от раскрытия, и суд может распорядиться о раскрытии рабочего продукта при определенных обстоятельствах.

Для сохранения привилегий клиента адвоката и доктрины рабочего продукта распространяйте сообщения только тем, кому «нужно знать». Если доступ к информации и материалам, которые иным образом защищены от раскрытия, предоставляется лицам, не являющимся теми, кому «нужно знать», корпоративный клиент может непреднамеренно отказаться от защиты, предлагаемой доктриной конфиденциальности адвоката и клиента и работой.

Конфиденциальная информация и коммерческая тайна

Коммерческая тайна, по определению, включает в себя информацию, в том числе формулу, модель, программу, список клиентов, устройство, технику или процесс, которые: 1) получают независимую экономическую ценность, реальную или потенциальную, из-за того, что они не известны широкой публике или лица, которые могут получить экономическую выгоду от ее раскрытия или использования; и 2) является предметом разумных усилий при данных обстоятельствах для сохранения ее секретности.Примеры коммерческой тайны включают:

  • Списки клиентов, составленные со значительными затратами времени/денег
  • Компенсации и другие финансовые данные;
  • Маркетинговые стратегии;
  • Секретные рецепты;
  • Внутреннее планирование преемственности/Стратегии кадрового планирования.

Однако не вся коммерческая информация является коммерческой тайной. Демонстрация стоимости сама по себе недостаточна для удовлетворения установленного законом определения коммерческой тайны.Другие предприятия не должны знать об этой информации и иметь возможность использовать эту информацию, если она была им известна, с выгодой для себя. 9

Ключом к защите коммерческой тайны для владельца является активное поддержание секретности. Сотрудники должны знать и соглашаться с тем, что именно является «секретной» информацией внутри компании, чтобы уменьшить вероятность непреднамеренной утечки ценной информации. Согласно Джозефу А. Греко из Townsend and Townsend and Crew LLP в своей статье  Защита коммерческой тайны важна для вашего бизнеса: как реализовать программу коммерческой тайны , опубликованной на www.Findlaw.com, существует три основных барьера, которые компания может воздвигнуть для защиты своей коммерческой тайны:

  1. Физические барьеры: с конфиденциальной информацией следует обращаться иначе, чем с повседневной информацией, и хранить ее отдельно, под замком и/или физически обозначать как «конфиденциальную». Электронная информация особенно подвержена непреднамеренному раскрытию или незаконному присвоению. Специальные тактики, такие как файлы только для чтения, пароли и защита брандмауэра, ограниченный доступ в Интернет, поиск и многоуровневый безопасный доступ, могут предотвратить потерю конфиденциальной информации.
  2. Барьеры раскрытия: Создайте политику «необходимости знать», которая ограничивает область действия группы людей, имеющих доступ ко всей коммерческой тайне. Например, компания может значительно снизить риск незаконного присвоения, если сотрудник, который меняет работу, имел доступ только к одному аспекту критически важных данных. К другим методам защиты ценных данных относятся процедуры регистрации и выписки, политика уничтожения документов и проверка всех публикаций и презентаций во избежание непреднамеренного распространения конфиденциальной информации.
  3. Контрактные барьеры: Контрактные барьеры включают соглашения о неразглашении, соглашения (NDA), которые запрещают сотрудникам делиться служебной информацией с другими лицами за пределами компании и вынуждают сотрудника признать, что он или она не передал какие-либо коммерческие тайны или служебную информацию от предыдущего работодателя. . Эта вторая часть имеет решающее значение, по словам Келли Гриффин в ее статье Защита активов вашей компании , опубликованной на www.HR.BLR.com, потому что Закон об экономическом шпионаже 1996 года предусматривает уголовную ответственность за обмен информацией, которая «принесет пользу иностранному правительству, иностранному инструменту или иностранному агенту», а также за «кражу коммерческой тайны». Если бизнес когда-либо будет оспорен в судебном порядке за получение украденной конкурентной информации или корпоративный шпионаж, Соглашение о неразглашении может стать важным доказательством в судебном процессе. Кроме того, в некоторых штатах, где это разрешено, соглашения о неконкуренции могут использоваться для предотвращения передачи конфиденциальной информации бывшему сотруднику.Консультанты и другие третьи стороны должны быть прямо включены в процедуры, используемые бизнесом для защиты своей ценной интеллектуальной собственности. Выходные интервью с увольняющимися сотрудниками также могут быть использованы для укрепления политики вашей компании в отношении коммерческой тайны.

Доступ и распространение конфиденциальной и частной информации и коммерческой тайны должны тщательно контролироваться организацией. 10

Раздел II: Обеспечение безопасности связи: Хранение документов и ведение записей

Для огромного количества делового общения, не подпадающего под действие привилегии конфиденциальности, крайне важно, чтобы организации придерживались надлежащих методов хранения документов в случае, если документация необходима для деловых, юридических целей или целей планирования.Во многих случаях правительственные постановления требуют сохранения и защиты документов. 11  Документы также необходимо сохранять для обоснования или защиты решений, связанных с бизнесом, или для целей аудита, исследований и планирования.

Практические правила подготовки и защиты делового общения

Что касается безопасности «печатной» информации, некоторые идеи кажутся рудиментарными, но напоминание о них необходимо:

  • Стирайте доски или делайте заметки на флипчартах, содержащие ценные данные, после совещаний и до конца рабочего дня.В одном примере исполнительная команда потратила полдня на планирование преемственности и непреднамеренно оставила на доске информацию о продвижении по службе, смене должности и вопросах производительности для просмотра другими.
  • Уничтожьте документы, которые больше не нужны (но в соответствии с рекомендациями по хранению записей!)
  • Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на видном месте гриф «Конфиденциально» и храниться в надежном месте.

В современном бизнесе обеспечение компьютерной безопасности имеет первостепенное значение.Сотрудникам следует рекомендовать регулярно входить и выключать компьютеры, даже если они уходят на короткую передышку, встречу или обед. Защитите ноутбуки с помощью кодов входа, замков и постоянной бдительности. Ричард Бернес, основатель Bernes Group, консалтинговой и исследовательской фирмы по вопросам безопасности, отмечает, что в США и Канаде ежегодно крадут более полумиллиона портативных компьютеров. 12  Рассмотрите возможность выделения «походных» ноутбуков, на которых не будет конфиденциальной информации и только необходимые деловые документы и инструменты для поездки.Также убедитесь, что сообщения, отправляемые через компьютер, помечены как «конфиденциальные» и предназначены только для получателя.

Методы хранения полезны как для сохранения, так и для устранения деловых сообщений. Например, чтобы избежать чрезмерного использования места в компьютерной системе предприятия, компания применяет политику обязательного удаления электронной почты через 30 дней. Или ожидается, что департаменты удалят заявления о приеме на работу после того, как они будут храниться в течение одного года.

Однако уничтожение документов, включая электронные документы, такие как электронные письма, может быть незаконным.Федеральные законы и законы штатов предписывают сроки хранения деловых документов, связанных с различными трудовыми и коммерческими законами, и требуют постоянного хранения документов, связанных с предстоящим судебным разбирательством. Кроме того, Леонард Дойчман и Брайан Вулфингер сообщают нам в своей статье «Пересмотренные правила ESI должны побуждать к рутинной визуализации» , что прецедентное право твердо устанавливает, что «обязанность сохранять возникает не только с началом судебного разбирательства или даже с получением вами «письмо о сохранении» от адвоката противной стороны, в котором говорится, что рассматривается судебный процесс, и содержится просьба о сохранении всех возможных соответствующих материалов.Обязанность сохранять возникает просто тогда, когда происходит событие, которое дает стороне разумное уведомление о начале судебного разбирательства». 13

Обязанность работодателя по сохранению подчеркивается в деле  Zubulake v. UBS Warburg  LLC, 14  , которое касалось требования Раздела VII о незаконном увольнении. В деле Zubulake суд установил, что обязанность сохранения возникла до подачи жалобы и даже до подачи в августе 2001 г. иска по Разделу VII в Комиссию по равным возможностям в сфере занятости (EEOC).Суд установил, что обязанность по сохранению возникла еще во время увольнения Зубулаке, когда обмен слов заставил сотрудников UBS Warburg узнать о ее намерении подать в суд за неправомерное увольнение. Zubulake  наиболее известен тем, что суд наложил суровые санкции на работодателя за неспособность сохранить доказательства, именуемые «хищением». 15  Урок для компаний, и особенно для деловых партнеров отдела кадров, заключается в том, что каждый раз, когда у руководства есть основания подозревать судебный процесс, немедленно брать на себя обязанность сохранять документы, которые могут иметь отношение к делу судебного разбирательства.

Кроме того, информация, хранящаяся в электронном виде (ESI), имеет решающее значение для работодателей и предприятий, и ее следует регулярно сохранять для защиты интеллектуальной собственности организации или иного обеспечения соблюдения ее прав в соответствии с договором или законом от претендентов. С 1 декабря 2006 г. вступили в силу изменения в Федеральные гражданско-процессуальные правила, касающиеся хранения, хранения, розыска и изготовления ЭСИ. Для кадровиков и работодателей наиболее важным изменением является требование, что судебное разбирательство начнется, должны сохранить всю информацию, включая ESI, которая может иметь отношение к этому судебному разбирательству. 16  Возможные источники информации, хранящейся в электронном виде, включают: компьютеры сотрудников; файловые и почтовые серверы; компьютерные компакт-диски (CD), карты памяти USB или флэш-накопители, внешние жесткие диски и КПК (например, оборудование Blackberry или Palm).

В случаях хранения и сохранения записей обсудите это с адвокатом и обратитесь за юридической консультацией, прежде чем уничтожать или портить электронные доказательства.

Таким образом, исследования показывают, что то, что сотрудники не знают или не понимают в отношении привилегированной и конфиденциальной деловой информации, может лишить их привилегий и посеять хаос в судебном процессе.Защита активов компании является ключевым компонентом успеха в бизнесе. Понимание масштаба и цели коммуникации, признание и соблюдение привилегий, связанных с определенными коммуникациями, поддержание секретности коммерческой и конфиденциальной информации, а также надлежащее хранение и сохранение коммуникаций позволяют вам стать экспертом в области коммуникации.

** Дополнительную информацию по теме делового общения см. в дополнительной статье этой серии: «Деловое общение: практическое руководство по составлению эффективных и бескомпромиссных сообщений» Дениз М.Кей, эсквайр, SPHR.


Ответы на вводное практическое задание:

Правильно ли Джо защитил документы, которые он нашел или подготовил для подготовки к судебному разбирательству?

  • Личный файл не может быть привилегией
  • Письмо с хронологией и его воспоминанием может быть привилегией (должно быть защищено)

Правильно ли действовала Салли при сборе «доказательств» и подготовке к судебному разбирательству?

  • Салли действовала небрежно и потенциально преступно, удаляя/уничтожая улики, которые могут иметь отношение к делу.На данный момент она не имеет права уничтожать улики.
  • Электронные письма, которые она сохраняет, не являются «продуктом работы адвоката». Не может защитить, должен раскрыть.

Нарушена ли какая-либо адвокатская тайна в результате встречи с пятью участниками в понедельник утром?

  • Зависит от «нужно знать». Вероятно, поскольку все эти люди являются агентами компании, они связаны привилегией A/C и не отказываются от нее.

Ответы на викторину по деловому общению: 

1.Отчет о расследовании, подготовленный независимым сторонним следователем в отношении утверждений о краже компании. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ Правда Ложь
Х
2. Заметки, сделанные руководителем, документирующие прогресс дисциплины и решение об увольнении сотрудника. ЕСЛИ НЕ ПОДГОТОВЛЕНО ДЛЯ ATTY, ТОГДА НЕТ ПРИВИЛЕГИИ И НЕТ РАБОЧЕГО ПРОДУКТА Правда Ложь
Х
3. Заметки, сделанные штатным юрисконсультом в ответ на судебный процесс, связанный с увольнением сотрудника.ПРОДУКТ РАБОТЫ Правда
Х
Ложь
4. Электронное письмо моему непосредственному руководителю с выражением беспокойства по поводу безопасности здания. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ Правда Ложь
Х
5. Собрание всех сотрудников с участием юриста для обсуждения позиции руководства в отношении расторжения профсоюзов. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ ATTY-CLIENT, ПОТОМУ ЧТО ВСЕ ПРИСУТСТВУЮЩИЕ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ «КЛИЕНТАМИ» Правда Ложь
Х
6.Полный список клиентов размещен во внутренней сети Компании. ПРЕДПОЛАГАЕМ, что INTRANET ПРЕДНАЗНАЧЕН ТОЛЬКО ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, СПИСОК КЛИЕНТОВ ЯВЛЯЕТСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ СЕКРЕТНОЙ, ЕСЛИ ПРЕДПРИНЯТ ПОПЫТКИ СОХРАНИТЬ ЕГО В СЕКРЕТ Правда
Х
Ложь

Этические и правовые вопросы делового общения

ЭТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ В БИЗНЕСЕ

В сложной глобальной бизнес-среде 21 века компании любого размера сталкиваются с множеством этических проблем.Предприятия несут ответственность за разработку кодексов поведения и этики, которые должен соблюдать и применять каждый член организации. Фундаментальные этические вопросы в бизнесе включают поощрение поведения, основанного на честности и порождающего доверие, но более сложные вопросы включают в себя учет многообразия, чуткое принятие решений, а также соблюдение и управление в соответствии с основными ценностями компании.

(i) Основные вопросы

Наиболее фундаментальными или важными этическими проблемами, с которыми приходится сталкиваться бизнесу, являются честность и доверие.Базовое понимание честности включает в себя идею честного ведения бизнеса и приверженности справедливому отношению к каждому клиенту. Когда клиенты думают, что компания демонстрирует непоколебимую приверженность этическим методам ведения бизнеса, может возникнуть высокий уровень доверия между бизнесом и людьми, которым он стремится служить. Доверительные отношения между вами и вашими клиентами могут стать ключевым фактором успеха вашей компании.

(ii) Вопросы разнообразия

Ваши нынешние и потенциальные сотрудники представляют собой разнородный пул людей, которые заслуживают уважения к их различиям, когда они выбирают работу в вашем бизнесе.Этический ответ на разнообразие начинается с найма разнообразной рабочей силы, обеспечивает равные возможности во всех программах обучения и реализуется, когда каждый сотрудник может наслаждаться уважительной рабочей средой, которая ценит его вклад. Максимизация ценности вклада каждого сотрудника является ключевым элементом успеха вашего бизнеса.

(iii) Вопросы принятия решений

Полезный метод изучения этических дилемм и определения этического образа действий включает в себя сбор фактов, оценку любых альтернативных действий, принятие решения, проверку решения на справедливость и анализ результата.Этические процессы принятия решений должны быть сосредоточены на защите прав сотрудников и клиентов, обеспечении честности и справедливости всех деловых операций, защите общего блага и обеспечении защиты личных ценностей и убеждений работников.

(iv) Вопросы соответствия и управления

Ожидается, что предприятия будут полностью соблюдать законы об охране окружающей среды, федеральные правила и правила безопасности штата, законы о финансовой и денежной отчетности и все применимые законы о гражданских правах.Например, подход Aluminium Company of America к соблюдению требований гарантирует, что никто в компании не может просить любого сотрудника нарушить закон или пойти против ценностей, политики и процедур компании. Приверженность компании соблюдению требований подкрепляется ее подходом к корпоративному управлению: компания ожидает, что все директора, должностные лица и руководители ALCOA будут вести бизнес в соответствии с ее политикой делового поведения.

ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ БИЗНЕСА

Деловое общение может принимать различные формы, включая коммерческие предложения, маркетинговые сообщения, пресс-релизы и даже корпоративные встречи, в зависимости от аудитории и средства коммуникации.Компетенции делового общения, как правило, сосредоточены на построении отношений и достижении продуктивных результатов, но необходимо также учитывать юридический аспект. Некоторые области делового общения строго регулируются законом, в то время как другие могут привести к потенциально опасным гражданским тяжбам. Понимание правовой базы, в которой работают деловые коммуникаторы, важно как для предпринимателей, менеджеров, так и для рядовых сотрудников.

(i) Отказ от ответственности

Заявления об отказе от ответственности в отношении продуктов и услуг защищают компании от потенциально опасных судебных разбирательств в случае неправильного использования или непонимания клиентами.Отказ от ответственности может использоваться в суде, чтобы доказать, что клиенты были предупреждены об опасностях и рисках перед использованием продукта или услуги. Отказ от ответственности можно найти на различных носителях, включая упаковку продукта и коммерческую рекламу, или даже в разговорах о продажах. Большинство заявлений об отказе от ответственности являются превентивными мерами, но некоторые из них юридически предписаны регулирующими органами. Например, финансовые консультанты должны включать заявления об отказе от ответственности, связанные с рисками, связанными с выполнением их рекомендаций, в то время как продукты медицинского назначения должны перечислять потенциально опасные побочные эффекты.

(ii) Раскрытие информации

Юридическая информация аналогична заявлениям об отказе от ответственности, но менее конкретна. Хотя отказ от ответственности является одним из видов раскрытия информации, другие виды раскрытия информации также могут иметь юридическую значимость. Одним из примеров является раскрытие информации о конфликте интересов для фондовых аналитиков и финансовых консультантов, а также ссылки на заявления, основанные на исследованиях, в маркетинге. Соглашения о неразглашении подходят к вопросу раскрытия информации с другой стороны. В соглашениях о неразглашении одна сторона соглашается воздерживаться от разглашения конфиденциальной информации вне договорных отношений.

(iii) Маркетинговые коммуникации

Рекламные и коммерческие коммуникации должны соответствовать правовым нормам честности и точности. Согласно обзору законодательства о рекламе и маркетинге, подготовленному Администрацией малого бизнеса, рекламные заявления должны быть честными, не вводящими в заблуждение и основываться на фактических данных. Согласно тому же обзору, закон о рекламе и маркетинге распространяется на отзывы, одобрение продуктов, рекламу для детей, заявления об экологической ответственности и заявления о внутреннем производстве.Федеральная торговая комиссия также строго регулирует деятельность по прямому маркетингу, включая телемаркетинг и маркетинг по электронной почте.

(iv) Отчетность

Финансовая отчетность может рассматриваться как форма делового общения, поскольку она предполагает официальное представление информации инвесторам, регулирующим органам и широкой общественности. Использование мошеннических методов бухгалтерского учета для искажения финансовой информации компании является серьезным юридическим вопросом, который может привести к судебным искам, штрафам или даже уголовным обвинениям, не говоря уже о нанесении ущерба репутации бренда компании.Это одна из наиболее строго регулируемых областей деловых коммуникаций, и она особенно важна для публичных корпораций.

(v) Внутренняя связь

Деловое общение касается как внутренних диалогов, так и общения с внешними заинтересованными сторонами. Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве и Министерство труда регулируют такие вопросы, как домогательства, угрозы, враждебная рабочая среда и недобросовестное общение с работниками.Отдельные штаты также применяют свои собственные правила внутренней коммуникации через государственные агентства, такие как Департамент справедливого трудоустройства и жилищного строительства Калифорнии.

Три закона делового общения

Автор: Джон Хелд | 1 июня 2019 г.

Когда мы изначально разрабатывали наш курс электронной почты Modern Business eCorrespondence (MBeC), мы построили его на основе 6 правил написания электронных писем. Чтобы быть более точным, мы чувствовали, что это были больше «принципы», чем правила — они были хорошим «стандартом», которому нужно следовать, а не подразумевали навязанные правила поведения.Тем не менее, во время встречи с клиентом один из членов команды говорил о «6 правилах электронных писем», и это не очень понравилось руководителю L&D на встрече: «Они делают вид, что у вас есть , чтобы следовать за ними.

Это утверждение побудило меня к размышлениям и размышлениям о том, действительно ли эти принципы были «правилами» или даже «принципами»?

Когда мы в ABT приступили к дальнейшему обсуждению этого вопроса, один из наших тренеров, Войцех Шупелак, увидел, что 6 принципов MBeC на самом деле делятся на 2 основные категории: фокус на отношениях и фокус на результатах.Другой тренер, Джоанна Купер, добавила, что необходимость использования соответствующего канала при передаче различной информации — и умение использовать соответствующий канал — напрямую связаны с имеющимися ресурсами организации.

Итак, теперь у нас есть 3 категории, которые аккуратно объединены в 3 слова, начинающиеся с буквы «Р»: «Взаимоотношения», «Результаты» и «Ресурсы».

В этот момент Войцех с его творческими талантами вложил эти 3 пункта в словесные рамки, которые в честь г.Азимова, стали «3 закона делового общения». Это не «правила», которым вы должны следовать, и не «принципы» надлежащего поведения. Это «Законы», подобные «Законам физики» Ньютона. Если вы нарушите эти законы, ваше общение потерпит неудачу.

Первый закон: строить отношения

Любое деловое общение должно строить отношения или, по крайней мере, не мешать им.

Люди — существа, связанные с отношениями. Все, чем мы являемся, и все, что мы делаем, определяется отношениями — даже отшельники определяются как люди, избегающие отношений и контактов с другими людьми.А основой любого бизнеса является установление отношений и использование этих отношений для ведения бизнеса.

Когда мы говорим об онлайн-покупках, можно возразить, что они не связаны с какими-либо отношениями между покупателем и продавцом. Однако успешные организации онлайн-продаж, такие как eBay, Amazon, Allegro и т. д., стали успешными благодаря… их обслуживанию клиентов. То, как они взаимодействуют со своими клиентами, понимают их, удовлетворяют их потребности — эти действия и определяют то, как эти компании «выстраивают отношения» со своими клиентами.

Наконец, существует проблема культурной компетентности. Приспосабливаете ли вы свое общение к культуре, с которой работаете? Вы знаете, как эта культура относится и строит отношения?

Много лет назад я работал в некоммерческой организации. Мой начальник был американцем, и мы работали в Центральной Европе над созданием филиалов организации. Мой босс много говорил о «культурной осведомленности», однако, когда мы встречались с местными партнерами, он всегда предполагал, что они поняли то, что он сказал, так же, как это понял бы американец.Справедливости ради, как американец, я прекрасно понимал, о чем он говорил.

Однако в последующие месяцы после встречи, когда я продолжал задавать вопросы, чтобы понять, как местные партнеры поняли сказанное, быстро стало очевидно, что они мало что поняли из того, что сказал мой босс, а в некоторых случаях они совершенно неправильно поняли то, что он сказал.

Эти недоразумения вызвали конфликт и создали враждебные отношения между американскими сторонниками организации и местными партнерами.Только благодаря постоянному сосредоточению внимания на понимании и стремлении к построению отношений и партнерства эти недоразумения были разрешены, и сотрудничество между организациями могло развиваться. И этих конфликтов можно было бы избежать, если бы мой начальник с самого начала уделил время налаживанию лучших отношений с нашими местными партнерами.

Второй закон: Достигайте результатов

Все деловые коммуникации должны достигать конкретных бизнес-результатов, не нарушая 1-й закон.

Как люди, все, что мы делаем, мотивировано целью. Мы принимаем ванну, потому что хотим быть чистыми (или мы устали от того, что нас кто-то дёргает). Возможно, мы начали курить из «любопытства» или «чтобы принадлежать к какой-то группе». Что бы мы ни делали, нами движет какая-то цель — сознательно или бессознательно.

Если мы говорим о бизнесе, то организация должна достигать своих целей — они должны добиваться прогресса в развитии как своей организации, так и инструментов, которые они используют для удовлетворения потребностей своих заказчиков и клиентов.И одна цель каждой организации — «зарабатывать деньги». Должен быть прогресс в обеих этих областях, операциях и финансах, если организация хочет выжить и расти.

Существует множество каналов коммуникации, которые мы используем для достижения наших целей: общение лицом к лицу, телефонные звонки/видеозвонки, электронная почта, презентации, мессенджеры и т. д. Именно через эти каналы мы должны управлять активностью организация. Чтобы говорить об «эффективной» коммуникации, нам нужно говорить о «построении отношений и достижении результатов».

Область, в которой мы видим возможности для улучшения среди наших клиентов, — это проведение презентаций. Когда мы спрашиваем участников, какова цель их презентации, мы получаем такие ответы, как «поделиться», «представить», «поговорить» или «обсудить». Хотя это цели, это цели, которые докладчики ставят перед собой — они не сформулированы таким образом, чтобы сосредоточиться на результатах… на том, чего хочет достичь докладчик. Другими словами, выступающему нужно сосредоточиться на том, что должна сделать аудитория презентации .

Когда презентация окончена и зрители расходятся, что им делать? Если они ничего не должны делать , то зачем вы сделали презентацию? Что в итоге? Каков «конкретный бизнес-результат» вашей презентации? Это может быть только «чтобы получить подтверждение того, что мы продолжим проект». Что бы это ни было, оно должно продвигать компанию вперед, иначе это пустая трата времени.

И последнее замечание: цель может состоять в том, чтобы наладить отношения в команде.Это законная цель. И что вы хотите, чтобы аудитория сделала после вашей презентации, так это более свободно разговаривала друг с другом, открыто говорила о том, что они думают, и работала вместе в более кооперативной манере. Для этого им нужно почувствовать себя лучше, работая друг с другом. Таким образом, ваша презентация может быть направлена ​​на то, чтобы помочь им почувствовать себя лучше, но это не ваша цель. Улучшение сотрудничества является вашей целью.

Третий закон: хорошо используйте ресурсы

Все деловые коммуникации должны использовать имеющиеся ресурсы таким образом, чтобы наилучшим образом выполнять 1-й и 2-й законы.

Всякий раз, когда я спрашиваю людей: «Какой лучший канал для передачи информации», они всегда отвечают «лицом к лицу». Итак, следующий вопрос: «Тогда почему бы вам не сесть в самолет и не полететь в Индию на 1,5-часовое тактическое совещание?» Ответ очевиден: это слишком дорого стоит и занимает слишком много времени.

Каналы связи, такие как личные встречи, видеоконференции, мессенджеры, электронная почта и т. д., зависят от ресурсов, особенно от трех основных ресурсов: человек , время и деньги .Какой канал мы используем, зависит от наших отношений, результата, которого мы пытаемся достичь, и финансовых ресурсов, которые у нас есть. Более того, канал, который мы используем, должен не только учитывать наши отношения , но и помогать нам строить эти отношения, чтобы сделать их сильнее.

Итак, вопрос: когда вы получаете электронное письмо от кого-то, как часто вы останавливаетесь, чтобы спросить себя: «Какой канал я должен использовать, чтобы ответить на это электронное письмо, чтобы построить отношения с этим человеком и сделать то, что нужно сделать? … мне написать электронное письмо или лучше позвонить? …или использовать мессенджер?» Недавно я заметил, что мне приходит письмо с просьбой, и лучший ответ — это либо ответ в мессенджере, либо текстовое сообщение.Иногда мне звонят, и для этого требуется электронное письмо либо в качестве продолжения, либо в качестве ответа на запрос.

Часто это переключение канала происходит, когда я использую другой канал — я отвечаю на электронное письмо и вдруг понимаю, что было бы быстрее и эффективнее ответить через программу обмена мгновенными сообщениями или позвонить.

Итак, для вас, чтобы помочь с вашим общением, уделите минутку прямо сейчас и подумайте о том, насколько хорошо ваше общение строит отношения с вашими заинтересованными сторонами.Что вы можете сделать, чтобы улучшить его. И всякий раз, когда вы общаетесь, задавайте себе вопрос: «Что я хочу, чтобы этот человек/эти люди сделали?» А затем подумайте о наилучшем способе достижения этой цели.

Эти 3 закона о построении отношений, достижении результатов и использовании ресурсов — не просто хорошие идеи. Это то, как мы функционируем как люди. Вы нарушаете их на свой страх и риск. С другой стороны, при последовательном применении 3-х законов к деловому общению ваш бизнес будет расти, а ваша организация станет более продуктивной и более приятным местом для работы.  

Зарегистрируйтесь для получения сертификата программы делового общения

Описание:


Четкое и лаконичное общение в письменной и устной форме имеет решающее значение для вашего профессионального успеха.От прояснения и структурирования ваших идей до разработки слайдов PowerPoint, которые лучше всего их дополнят, методы, интерактивные упражнения и контрольные списки в этой программе сертификации помогут вам создавать презентации и рабочие документы, которые информируют и убеждают. Темы включают формальные и неформальные методы составления плана, правильное использование электронной почты в организационной среде и проверку многословия, ненужных фраз, избыточности и жаргона.
Каждый из этих курсов для самостоятельного изучения предлагает набор интерактивных упражнений, избранных материалов для чтения и самооценки, которые увлекут вас и помогут вам практиковать эффективное деловое общение.
После успешного завершения вы можете загрузить для печати сертификат об окончании этого набора онлайн-курсов. Курсы, включенные в эту программу сертификации, перечислены внизу этой страницы.

Детали:



Кто должен зарегистрироваться

Этот курс предназначен для взрослых учащихся, заинтересованных в улучшении своих публичных выступлений.

Предпосылка

Предварительные требования не требуются.

Ключевая особенность
  • ★ Поддерживается экспертом
  • ★ Доступный
  • ★ Игры и карточки
  • ★ Практические примеры
  • ★ Подходит для мобильных устройств
  • ★ Значок и награда за кредит
  • ★ Видеоконтент
  • ★ Аудио в приложении
Спросите эксперта

В этом курсе есть функция «Задать вопрос эксперту», ​​которая направляет ваши вопросы непосредственно эксперту в области, которую вы изучаете.На вопросы отвечают как можно быстрее и обычно в течение 24 часов.

IACET CEU Требование

Учащиеся должны получить средний балл не менее 70%, чтобы соответствовать минимальным требованиям к успешному завершению и иметь право на получение кредита IACET CEU. У учащихся будет три попытки пройти все оцениваемые задания.

Курсы, включенные в этот набор:



Совместное общение

Стоимость курса: $ 79
Продолжительность: 5 часов
PDU/Количество часов: 5 | CEU: .5
Время доступа: 90 дней Регистрация

В большинстве организаций предполагается, что вы будете работать в команде. Иногда члены вашей команды могут физически не находиться в одном офисе с вами. И все же эффективное общение внутри этих команд имеет решающее значение для успеха команды и вашего личного успеха в любом заданном проекте или задаче. Этот вводный курс поможет вам улучшить совместную коммуникацию, предоставляя лучшие практики и эффективные советы и методы.


Результаты обучения:
• Определить факторы межличностного общения
• Модифицировать стратегии общения для достижения успеха в малых и больших группах
• Разработать стратегию эффективной работы в удаленных условиях, в том числе в условиях телеработы
• Объяснить цель различных типов собраний и объяснить ожидаемые результаты
• Посещать собрания и выполнять роль эффективного коммуникатора на собрании
• Готовиться к собранию, модерировать его и принимать последующие меры для обеспечения эффективного использования организационных ресурсов
• Документировать собрание и распространять протоколы или резюме собрания по мере необходимости

Эффективное деловое письмо

Стоимость курса: $ 99
Продолжительность: 5 часов
PDU/Количество часов: 5 | CEU: .5
Время доступа: 90 дней Регистрация

Способность писать ясно и прямо высоко ценится в большинстве организаций. Хорошо написанные электронные письма и документы помогут вам заслужить уважение коллег. А плохо написанные электронные письма и документы могут помешать успеху на всех уровнях. Идеи, методы и контрольные списки в этом курсе начального уровня применимы ко всем формам делового письма: заметкам, отчетам, брошюрам, предложениям, презентациям, каталогам и веб-сайтам.Этот курс также научит, как исправлять многословие, ненужные фразы, избыточность и жаргон, а также надлежащее использование электронной почты в организационной среде.


Результаты обучения:
• Признавать разницу между неэффективным и эффективным письмом
• Перечислять и определять четыре основных фактора эффективного письма (ясность, тон, организация и изложение)
• Признавать роль аудитории в эффективном общении и важность понимания потребностей аудитории
• Использовать формальные и неформальные методы изложения
• Перечислить и распознать методы преодоления писательского ступора
• Признать важность и опасности быстрого письма
• Исправить на предмет многословия, ненужных фраз, избыточности и жаргона
• Пишите более эффективные электронные письма и распознавайте надлежащее использование электронной почты в организационной среде
• Используйте контрольные списки для организации, написания и проверки

Эффективные презентации

Стоимость курса: $ 99
Продолжительность: 5 часов
PDU/Количество часов: 5 | CEU: .5
Время доступа: 90 дней Регистрация

Способность провести эффективную презентацию имеет решающее значение для большинства должностных функций. Этот вводный курс помогает учащимся организовывать, структурировать и создавать эффективные презентации со слайдами в качестве наглядного пособия. Поскольку многие организации используют PowerPoint как способ передачи информации, этот курс предлагает советы и рекомендации по наиболее эффективному и убедительному использованию PowerPoint, включая лучшие практики по количеству слов, графике и структуре.


Результаты обучения:
• Знать, что делает коммуникацию эффективной
• Понимать элементы процесса коммуникации
• Организовывать общение и презентации
• Понимать эмпирические правила графики в PowerPoint
• Создавать эффективные итоговые слайды
• Описывать и использовать четыре шага целенаправленной коммуникации в ваших презентациях
• Понимание структуры прогноза, представления и эха для презентаций
• Распознавание основных визуальных соображений для слайдов и презентаций PowerPoint
• Понимание того, как организовывать и создавать презентации PowerPoint
• Пересматривать слайды PowerPoint, чтобы сделать сделать их более эффективными
• Понять факторы успеха личных презентаций

Эффективное публичное выступление

Стоимость курса: $ 99
Продолжительность: 5 часов
PDU/Количество часов: 5 | CEU: .5
Время доступа: 90 дней Регистрация

Уверенность является ключом к эффективной речи или презентации. Этот двухмодульный курс «Эффективное публичное выступление» поможет вам развить навыки, необходимые для того, чтобы стать выдающимся и уверенным оратором. В нем рассматриваются семь этапов публичных выступлений с помощью игр, интерактивных упражнений и видео. Инструменты и методы этого курса гарантируют, что вы преуспеете в разговоре в любой ситуации, от начала речи или презентации до ее успешного завершения.


Результаты обучения:
• Описать семь этапов выступления или презентации
• Обсудить элементы определения цели вашего выступления (первый этап)
• Признать необходимость учитывать вашу аудиторию (второй этап)
• Описать как сформулировать основное сообщение (третий этап)
• Объяснить, как использовать доказательства для поддержки основных тезисов (четвертый этап)
• Обсудить, как составить свою речь (пятый этап)
• Объяснить, как репетировать свою речь (шестой этап) )
• Описать приемы выступления (этап 7)
• Распознать передовой опыт использования слайдов в презентации
• Описать основные приемы преодоления речевого беспокойства
• Обсудить, как отвечать на трудные вопросы
• Описать эффективные ответы, когда дела идут хорошо неправильно

Почему важно улучшить деловое общение и как его улучшить

На вопрос о приеме на работу: «Хорошо ли вы общаетесь?» ваша внутренняя реакция: «Конечно!» Но правда в том, что мы все могли бы отточить свои коммуникативные навыки, будь вы новичок в штате или главный юрисконсульт.В колонке этого месяца с помощью удивительной статистики будет объяснено, почему хорошее деловое общение важно и как улучшить общение между вами и вашей компанией.

По номерам

Хотя существует множество причин плохого общения на рабочем месте, нехватка времени, затрачиваемого на общение, похоже, не является проблемой. По словам Полли, «время, затрачиваемое на звонки, электронные письма и встречи, увеличилось на 25-50 процентов за последние два десятилетия». Однако хорошее общение — это больше, чем просто передача сообщений; они должны быть доставлены эффектно.

Ежедневно по всему миру отправляется 205,6 миллиарда электронных писем, но на самом деле открывается только треть из них. Кроме того, хотя компании проводят в среднем 61 встречу в месяц, 39 % людей спят на них, а 73 % выполняют другую работу во время этих встреч.

В той же статье Полли показано, что эти ненужные электронные письма и длительные встречи могут сказаться на компании, особенно при вовлеченности сотрудников:

«Сотрудники, которые чувствуют уважение со стороны своих работодателей и вовлечены в работу, на 87 процентов реже покидают свою организацию и ищут новую работу.При этом только 38% сотрудников говорят, что их компания относится к ним с уважением».

Плохая коммуникация может привести к разочарованию сотрудников из-за того, что их время не ценится. Но когда сотрудники целенаправленно вовлечены, это дает ощутимые результаты, согласно bluesource: «Производительность повышается до 25 процентов в организациях со связанными сотрудниками».

Плохая коммуникация истощает не только текучесть кадров, но и финансы компании. Согласно отчету Холмса, глобальный лидер по связям с общественностью нашел:

«[37 миллиардов долларов США — это] общая оценочная стоимость непонимания сотрудниками (включая действия или бездействие сотрудников, которые неправильно поняли или были дезинформированы о политике компании, бизнес-процессах, должностных обязанностях или их сочетании) в … корпорации США и Великобритании.»  

Некоторые из этих статистических данных могут немного настораживать, так как же нам решить эту расточительную проблему? Ниже приведены рекомендации о том, как улучшить свои коммуникативные навыки и навыки общения в вашей организации.

Будьте прозрачным 

Чтобы показать, что компании заботятся о своих сотрудниках, они должны быть прозрачными. Я уверен, что все мы работали в компании, где все казалось секретом, известным только руководству. Такой тип культуры порождает недовольство.

Конечно, руководство не может разглашать все, что происходит в компании, но оно должно стремиться быть максимально открытым.Таким образом, сотрудники чувствуют, что они принадлежат и являются частью общего плана организации.

Как штатный юрисконсульт, мы обязаны обеспечивать конфиденциальность. Однако это не означает, что мы не можем поддерживать усилия высшего руководства по обеспечению прозрачности, если это не повредит компании.

Мы также можем быть прозрачными в нашей повседневной работе. Например, я сотрудничал с замечательными менеджерами по контрактам и аналитиками. Со временем я понял, что могу доверять им, и, таким образом, я был откровенен с ними по поводу ненужных ограничений в переговорах.

Эта прозрачность показала аналитикам контрактов, что я им доверяю, что ускорило процесс переговоров и в конечном итоге укрепило отношения моей компании с нашими клиентами и поставщиками.

Активно слушайте

Активное слушание — недооцененный инструмент коммуникации. Во время напряженного рабочего цикла легко выполнять несколько задач, пока кто-то разговаривает с вами. Однако, если мы на самом деле не слушаем кого-то, чтобы понять его сообщение, мы оказываем им, нашей компании и себе медвежью услугу.

Например, если вы просматриваете контракт и кто-то заходит к вам в офис с вопросом, у вас есть много вариантов. Возьмем три из этих вариантов:  

  1. Вы можете наполовину слушать человека, наполовину следить за своим телефоном и компьютером и продолжать просматривать договор.
  2. Вы можете прекратить все, что вы делаете, повернуться к человеку и продуктивно поговорить с ним.
  3. Если вы заняты чем-то, что нужно сделать, вы можете договориться о встрече с этим человеком в другое время, когда вы сможете уделить ему все свое внимание.

Если вы выберете второй или третий вариант, вы узнаете больше от человека, который с вами разговаривает, и, вероятно, сможете лучше понять то, что он с вами обсуждает. Если вы выберете первый вариант, вам, возможно, придется снова вести тот же разговор, потому что вы пропустили ключевые элементы в первый раз, или вам, возможно, придется переделывать работу, если вы неправильно понимаете вопрос и начинаете над ним работать.

Замечательный инструмент активного слушания — проверка на понимание. Например, допустим, вы объясняете сложное понятие коллеге.Может помочь вопрос: «Имеет ли это смысл?» Таким образом, у вашего коллеги есть шанс сказать «Нет» и сказать вам, где возникло недопонимание. Точно так же, если коллега что-то вам объясняет, повторите ему основы. Это гарантирует, что вы правильно поймете их сообщение.

Поскольку наше внимание часто блуждает и поскольку мы часто только слышим наших коллег, а не слушаем их по-настоящему, мы тратим много времени на устранение недопонимания, возвращение назад и исправление ошибок.

Представьте себе организацию с людьми, которые используют активное слушание. Вам не пришлось бы повторяться так часто, как сейчас. Было бы меньше недоразумений. Встречи и телефонные звонки станут более продуктивными. Моральный дух сотрудников будет выше.

Эффективно общаться на всех уровнях

Потребность в лучшей коммуникации не ограничивается молодыми сотрудниками или сотрудниками начального уровня. Независимо от вашей должности, вы можете улучшить деловое общение. На самом деле, «высшее руководство» занимало второе место в списке Kincentric: A Spencer Stuart Company (ранее Aon) лучших возможностей для взаимодействия.Вышеупомянутый отчет Холмса также подтвердил это:  

«Компании, в которых лидеры являются высокоэффективными коммуникаторами, за последние пять лет получили на 47 % более высокую общую прибыль для акционеров по сравнению с компаниями, в которых лидеры являются наименее эффективными коммуникаторами».

Чтобы облегчить общение между руководителями сотрудников и их командой, рассмотрите возможность использования цифровых каналов связи на рабочем месте, таких как Slack, Jabber или Microsoft Teams.

Как штатный юрисконсульт, если у вас есть влияние, чтобы влиять на изменения, поощрение высшего руководства к тому, чтобы быть эффективными коммуникаторами, сослужит вашей организации хорошую службу. Если у вас нет такого социального капитала, улучшите свой стиль общения и надейтесь, что другие возьмут на себя инициативу.

Используйте различные способы связи

Использование разных стилей общения может ускорить распространение сообщения. Недавно я разговаривал с директором по корпоративным коммуникациям, которая описала свою тактику, когда сообщала об изменении в практике компании.Организация говорила сотрудникам набирать шесть вместо девяти при звонке на внешний телефонный номер.

Стратегия ее отдела включала размещение настольных палаток и вывесок по всему зданию, отправку обновлений по электронной почте и распространение напоминаний размером с визитную карточку. Это блестяще. Сотрудники заняты. Как показывает статистика, они даже не читают всю свою электронную почту и не уделяют внимания собраниям.

Распространение сообщения различными способами повышает вероятность того, что персонал увидит сообщение.Сотрудники обязаны видеть физические напоминания, а если они этого не делают, их коллеги могут сообщить им об этом. Таким образом, сарафанное радио может помочь еще больше распространить ваше сообщение.

Знайте свою аудиторию и сообщение 

При общении с кем-то, с кем вы регулярно работаете, знайте свою аудиторию. Это означает, что если вы знаете, что кто-то религиозно читает его электронную почту, напишите ему. Если вы знаете, что другой коллега лучше всего общается по телефону, позвоните ей.

Всегда делитесь информацией в соответствии с политиками конфиденциальности и безопасности данных вашей компании и призывайте других делать то же самое.Если информация является секретной или конфиденциальной, будьте внимательны и делитесь ею (или не делитесь) соответствующим образом. Все в компании должны быть осторожны с конфиденциальной информацией, и у нас, как у штатных юрисконсультов, есть уникальная возможность быть лидерами в ответственной защите конфиденциальных данных.

Значение межпоколенческого общения

Работа с людьми всех возрастов приносит пользу компании, так как она добавляет разнообразия в офис. Однако разные поколения (или разные люди, независимо от возраста) могут по-разному относиться к общению.Следующая статистика из ранее упомянутой статьи bluesource рисует картину проблем, с которыми сталкиваются рабочие места с различными предпочтениями в общении:  

  • Около четверти сотрудников считают, что электронная почта является главным убийцей производительности.
  • 78 процентов людей, которые отправляют текстовые сообщения, хотели бы, чтобы они могли общаться с бизнесом.
  • 81 процент миллениалов считают, что «современные технологии» важнее для идеальной рабочей среды, чем привилегии или удобства.
  • 44% сотрудников хотят более широкого внедрения инструментов внутренней коммуникации.
  • 49% миллениалов поддерживают социальные инструменты для совместной работы на рабочем месте.
  • 74 процента всех взрослых онлайн-пользователей предпочитают электронную почту в качестве основного способа коммерческого общения.

Если вы не занимаете руководящую должность, вам может быть сложно добиться изменений в масштабах всей компании. Однако на индивидуальном уровне вы можете знать свою аудиторию и общаться соответственно.

В составе группы юристов вы также можете помочь разработать правила коммуникации.Например, политика использования собственных устройств (BYOD) охватывает и может решить некоторые проблемы связи. Вы также можете предложить рекомендации по управлению рисками высшему руководству.

В целом, при разных вариантах общения на рабочем месте уважительно относитесь к предпочтениям друг друга и четко объясняйте, почему вы предпочитаете тот или иной способ общения.

Будьте в курсе технологий и стилей работы 2020 года 

С постоянно развивающимися технологиями иногда кажется, что нашим методам связи трудно угнаться за ними.Например, исследование Gallup показывает, что 43 процента сотрудников в США какое-то время работают удаленно.

Чтобы программы для удаленных сотрудников были эффективными, важно, чтобы в организации была создана политика, поддерживающая удаленных работников, и чтобы удаленные работники оставались на связи посредством телефонных звонков, видеоконференций и электронной почты. При эффективном управлении удаленные работники могут быть так же связаны, как и работники на месте.

Как штатный юрисконсульт, мы должны с осторожностью относиться к удаленным сотрудникам, которые соблюдают политику компании в отношении данных.Чтобы избежать этой проблемы, сотрудничайте с высшим руководством и ИТ-отделом, чтобы убедиться, что вы решаете, где и как данные хранятся и передаются.

Еще одна проблема — способность сотрудника «отключаться». Эта постоянная связь может быть как благословением, так и проклятием: возможность работать откуда угодно — это благословение, но постоянное давление, требующее выполнения, — проклятие.

Прошли те времена, когда можно было ходить домой и быть недоступным на работе. Таким образом, важно убедиться, что законы о заработной плате и рабочем времени соблюдаются, а сотрудники поддерживают здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Следите за доставкой  

Представьте, что вы идете в ресторан. Ваш сервер сообщает вам, что у них закончилось блюдо, которое вы с нетерпением ждали. Если ваш сервер легкомысленно говорит: «Мы закончили», это может вас раздражать. Однако, если ваш сервер говорит: «Извините, но у нас это закончилось. Я бы хотел подарить вам что-нибудь еще, что вам понравится», — это имеет огромное значение. Сообщение то же самое, но тон может изменить его восприятие.

Это помогает думать о том, с кем вы разговариваете.Если у вас уже были отношения с кем-то, вы можете знать его достаточно хорошо, чтобы адаптировать к нему свое послание. Если я знаю, что говорю с кем-то, кто может быть немного чувствительным, я могу передать свое сообщение соответствующим образом. Если я знаю, что разговариваю с коллегой, который лучше всего визуально разбирается в контрактах со сложными объектами, возможно, я сделаю набросок.

Если я плохо знаю человека, с которым разговариваю, я стараюсь быть ясным в своем сообщении и посмотреть, как он отреагирует на него и поймет его. Это одно из многих преимуществ навыков активного слушания.

Напутствие  

Тема о том, как лучше общаться, могла бы занять целые книги, но суть в том, чтобы постоянно работать над тем, чтобы стать лучшим коммуникатором, потому что это экономит ваше время и время вашей компании, головные боли и, зачастую, деньги.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.