Командное взаимодействие — Бизнес-школа AMI
Командное взаимодействие принципиально повышает вероятность достижения результата за счет синергетического эффекта. Очевидно, что чем более разнообразными и нестандартными становятся задачи менеджмента, тем более важным представляется эффективное сочетание разных стилей достижения результата.Как развивать?
Обычно команды различают по типам задач, которые они решают. Можно выделить отдельно управленческую команду – это команда руководителей или владельцев, непосредственно включенных в процесс выработки и реализации стратегии. Функциональную команду – это команда, работающая в рамках функционального подразделения или проектную команду – это команда, обычно кросс-функциональная, созданная для реализации проекта, или, например, команду процесса, которая состоит из сотрудников разных функциональных подразделений, объединенных общим бизнес-процессом. А еще это может быть команда под задачу или мета-команда.
Существуют несколько подходов к формированию команд. Достаточно учитывать три из них, чтобы всесторонне взглянуть на свою команду: межличностный, ролевой и динамический. Межличностный подход сфокусирован на улучшении взаимоотношений участников и основан на том, что командная компетентность увеличивает эффективность группы как команды (модель Патрика Ленсиони). Ролевой подход предполагает, что при командном взаимодействии поведение участников может быть понято и изменено за счет изменения состава ролей и их исполнения, а также индивидуального восприятия командных ролей (модель д-ра Р.М.Белбина). Динамический подход говорит о том, что формирование команды происходит при последовательном прохождении стадий развития группы по законам групповой динамики до достижения ими зрелого уровня (модель К.Бланшара).
При работе с коллективами надо различать две формы их существования: рабочая группа и непосредственно команда. Между ними существуют ряд отличий: рабочая группа – это люди, собранные в рамках определенной структуры для выполнения задач, возглавляемые руководителем, с функциональным разделением труда, но при этом слишком многочисленные для того, чтобы смогли сформироваться командно-ролевые отношения. Напротив команда – это всегда ограниченное число людей, подобранных для совместной работы над общими задачами, таким образом, который позволяет каждому вносить конкретный вклад.
Но даже если вам удалось подобрать коллектив по составу, то все равно это еще не команда. Любой, даже отлично подобранный коллектив, требует времени и усилий прежде, чем станет командой. Согласно динамическому подходу к формированию коллективов, момент перехода от группы к команде наступает на поздних стадиях формирования коллектива. Наступает, так называемый, эффект синергии, т.е. начинает создаваться добавленная интеллектуальная ценность, которая и отличает настоящую зрелую команду от просто слаженного коллектива. А вот провести коллектив через все стадии развития – прямая задача лидера.
По нашему опыту работы с большим количеством команд, обычно на процесс формирования коллектива руководитель смотрит как на подбор профессиональных компетенций, поэтому в определенный момент сталкивается с трудностями «склейки» коллектива и повышения его работоспособности. Обязательно надо обращать внимание не только на профессиональные компетенции сотрудника, но и на его способность работать в коллективе – командную компетентность. Ведь процесс формирования команды это процесс согласования целей, выработки групповых норм и функционально-ролевая специализация членов группы в совместной деятельности. При этом надо понимать, что процессом формирования коллектива работа руководителя не заканчивается, начинается непрерывный процесс развития коллектива, который совершенствует команду в трех направлениях: сплоченности и мотивации, командной компетентности и уточнение системы целей.
Согласно К.Бланшару эффективная команда начинается с ясного Предназначения и набора общих ценностей, желаемым конечным продуктом является Результативность и Удовлетворение.
В чем секрет создания сбалансированной команды?
Создать сбалансированную команду поможет методология доктора М.Белбина – это классический и зарекомендовавший себя годами практики подход, когда в коллектив подбираются сотрудники с учетом их командных ролей, а отношения строятся на взаимном уважении, понимании своего и чужого вклада в достижение общего результата и умении управлять своими слабостями
Главное помнить, что мало создать команду, с ней еще надо постоянно работать и развивать. Секретов давно не существует, как и волшебных таблеток – знание доступно всем, надо только научиться его использовать.
МОДЕЛЬ КОМАНДНЫХ РОЛЕЙ Белбина единственная модель, позволяющая увидеть какие роли команда должна иметь для эффективного достижения конечного результата. Ее автор доктор Р.М.Белбин посвятил годы исследований вопросам эффективности команды.
ЭФФЕКТИВНОЕ КОМАНДНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ — Учебный центр Знания
ЭФФЕКТИВНОЕ КОМАНДНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
Цель тренинга: Повысить компетенции участников в области командного взаимодействия.
Длительность тренинга: 2 дня (16 часов)
В результате прохождения тренинга участники:
- Сформируют единое понимание команды;
- Познакомятся с особенностями командного взаимодействия, целями и принципами ее создания;
- Узнают плюсы и минусы командной работы, научатся использовать преимущества и снижать влияние недостатков в своей управленческой деятельности;
- Узнают основные этапы формирования команды, научатся быстрее проходить сложные этапы и продлевать этап эффективности;
- Познакомятся с командными ролями, освоят инструменты диагностики;
- Осознают важность эмоциональной сплоченности в команде и узнают о способах влияния на нее;
- Познакомятся с различными стратегиями решения конфликтных ситуаций, их плюсами и минусами, а также определят личную стратегию, которую чаще всего используют в работе и жизни;
- Освоят алгоритм разрешения конфликтных ситуаций в сотрудническом стиле;
Содержание тренинга:
Блок 1. Введение
- Определение понятия команда. Отличия команды от группы.
- Цели и принципы создания команды.
- Преимущества и недостатки командной работы.
- Критерии эффективности работы команды.
Блок 2. Формирование команды
- Роли в команде (по Белбину или по Адизесу)
- Описание ролей
- Распределение ролей между участниками команды как способ повышения ее эффективности.
- Стадии развития команды и их особенности:
- Формирование и начало совместной работы;
- Конфликты и противостояния;
- Разработка и принятие правил и норм;
- Работа в полную силу;
- Распад команды.
Блок 3. Повышение командного духа.
- Мотивирование сотрудников в команде. Особенности групповой мотивации.
- Эмоциональная сплоченность команды.
Блок 4. Управление конфликтами в команде
- 5 стратегий поведения в конфликтной ситуации. Преимущества и недостатки каждой стратегии. Определение личной стратегии.
- Сотруднический стиль в разрешении конфликтных ситуаций. Алгоритм разрешения конфликтной ситуации в сотруднической стиле.
5 моделей эффективного командного взаимодействия / Блог компании Hygger / Хабр
Выбор моделей и подходов для повышения эффективности работы команды — это извечная головная боль менеджеров продуктов, тим лидов, собственников бизнеса, HR, ученых и психологов.
Любая эффективно работающая команда состоит из личностей, обладающих навыками, необходимыми для достижения индивидуальных и групповых целей.
Крайне важно, чтобы каждый специалист в эффективной команде умел транслировать свои знания и умения на всю группу. В успешной команде точно знают о грамотной коммуникации, активном слушании, важности обратной связи и своевременного реагирования на критические моменты.
Все члены эффективной команды несут ответственность за достижение целей и глобальной стратегии компании и мотивированы на то, чтобы преуспевать в бизнесе. Они доверяют друг другу и поддерживают друг друга.
Казалось бы, все строится на профессионализме и простым человеческом отношении друг к другу. Зачем же тогда нужны какие-то модели и техники для повышения эффективности?
Все они было разработаны, чтобы помочь выяснить быстро и верно, какие модели взаимоотношений, стратегии, инструменты следует применять в случае конкретной команды для конкретного бизнеса.
Возможно, некоторые научные подходы и авторские модели помогут быстрее “пролить свет” на застоявшиеся проблемы внутри команды и раскрыть ее потенциал.
Модель Такмена
Модель полезна всем участникам команд любых размеров из любой отрасли.
Брюс Такмен описал свою теорию в 1965 году. Автор выделил четыре стадии развития команды:
- формирование
- конфликтную
- нормирующую
- исполнительную
Все эти поэтапные стадии необходимы команде, если в ее планах расти, развиваться и решать проблемы и находить лучшие решения.
Формирование (Forming)
Этот организационный этап посвящен формированию команды; в это время намеренно избегаются конфликтные ситуации и каждый участник команды фокусируется на выполнении рутинных задач. В процессе формирования команды важно накапливать информацию и впечатления.
Члены команды знакомятся, встречаются, изучают возможности и требования, принимают общие цели и стратегию и приступают к их реализации.
Этот этап очень важен потому, что участники узнают друг друга, а для менеджера это отличный шанс понять кто и как предпочитает работать: самостоятельно или в группе, как справляется с нагрузкой и т. д.
Конфликтная стадия или столкновение интересов (Storming)
Сформировавшись в единую группу, ее участники выносят на обсуждение свои идеи.
Наиболее опытные члены команды обычно определяют, готова ли команда двигаться дальше. Некоторые фокусируются на мелочах, чтобы избегать более серьезных вопросов в дальнейшем. Этот этап необходим для роста команды.
Иногда он даже может оказаться весьма “болезненным”, поэтому важно уделить внимание терпеливому отношению к процессу и толерантности. Во время Storming лидеры команд должны помогать участникам “сглаживать” спорные ситуации и возможные конфликты и подавать пример профессиональным поведением.
Стадия нормирования ( Norming)
После обсуждения идей, команда приступает к согласованию общего плана. Не все идеи будут реализованы, поэтому некоторым придется отказаться от собственных инициатив, чтобы действовать командно.
Все участники сплоченной группы готовы работать для достижения общей цели. Все готовы идти на компромисс, любая враждебность исчезает.
Исполнительная стадия (Performing)
К этой стадии команда уже может полноценно функционировать и добиваться результатов, находить способы выполнять работу гладко и эффективно без неуместных конфронтаций.
Все члены группы мотивированы, компетентны и могут принимать решения самостоятельно. Миссия лидера — оценивать эффективность работы команды, предоставлять своевременную обратную связь и согласовывать личные устремления участников.
При определенных обстоятельствах, даже самые высокоэффективные команды могут временно вернуться к ранним стадиям развития.
В 1977 году Такман вместе с Мэри Энн Йенсен добавил в модель развития команды пятый этап — стадию расставания (adjourning).
Стадия символизирует достижение поставленных целей и задач и, как следствие, спад активности группы. Совместная деятельность команды прекращается.
Модель Катценбаха и Смита
Авторы этой модели Джон Катценбах и Дуглас Смит описали свой подход в 1993 году после изучения множества команд в разных компаниях и отраслях. Они определили команду как небольшую группу людей с разносторонними навыками, приверженную общим целям и единой стратегии поведения. Основы модели были объединены в книге «The Wisdom of Teams».
Авторы различают типы команд по своему развитию:
- Рабочая группа, где взаимодействие участников осуществляется для обмена информацией и опытом.
- Псевдокоманда, в которой ее члены могут увеличить эффективность работы, но не прилагают для этого никаких усилий.
- Потенциальная команда, в которой понимают общую цель и ее необходимость и пытаются выработать эффективные способы сотрудничества.
- Настоящая команда — в ее составе участники, которые обладают взаимодополняющими навыками и умениями. Они осознают общие цели и задачи и совместно работают над ними.
- Высокоэффективная команда с характеристиками настоящей группы и способствующая индивидуальному развитию ее членов. Ее результаты обычно превосходят ожидания.
Авторы визуализировали модель эффективных команд с помощью треугольной диаграммы.
Существует три ориентира, на которые равняются команды:
- коллективные продукты и достижения
- результаты работы
- индивидуальный рост
Командная работа должна быть подчинена следующим принципам:
- отбор членов команды по их умениям, навыкам и возможностям
- определение целей совместной деятельности и правила поведения
- осознание членами команды их прав
- непрерывное взаимодействие в команде, выделение необходимого времени для коммуникации
- обратная связь, вознаграждения и признания.
Модель эффективности команды T7
Модель Т7 была также описана в 90-х годах прошлого века. Ее авторы попытались понять и изучить, какие факторы влияют на эффективность команды. По их мнению, существует 7 таких факторов — пять внутренних и два внешних. Все они начинаются с буквы «Т»:
- Thrust (Упор) — фокусирование на сути. Это общее стремление к тому, что должно быть совершено командой.
- Trust (Доверие) друг к другу внутри команды.
- Talent (Талант) – способности членов команды.
- Team Skills (Командные способности) – способность эффективно и продуктивно действовать как команда.
- Task Skills (Способности к решению задач) – успешное выполнение поставленных перед командой задач.
Внешние факторы:
- Team Leader Fit (Соответствие лидера) – степень, в которой лидер удовлетворяет потребности членов команды.
- Team Support (Поддержка команды со стороны компании) – мера, в которой руководство компании позволяет команде проявлять себя.
Каждый из перечисленных выше факторов этой модели может быть детализирован.
Для высокой производительности команды, в ней должны присутствовать все пять внутренних факторов.
Модель Ленсиони
Модель, предложенную Патриком Ленсиони, еще называют «5 Дисфункций команды». Одноименная книга увидела свет в 2005 году.
Изучая эту модель, вы узнаете об эффективности рабочей группы, основанной на том, что вызывает дисфункции, непонимание и конфликты внутри группы.
По утверждению автора, все команды имеют потенциал быть дисфункциональными. Модель включает 5 главных дисфункций любой команды: отсутствие доверия, боязнь конфликта, нехватка обязательств, избегание ответственности, невнимательность к результатам.
- Отсутствие доверия происходит, когда члены команды показывают свою уязвимость и не желают признавать свои ошибки и слабости. Они не просят о помощи.
- Страх перед конфликтами. Без доверия невозможно полноценно коммуницировать. В таких случаях внутренние конфликты могут обернуться завуалированными дискуссиями и закрытыми обсуждениями.
- Нехватка обязательств — без конструктивных обсуждений конфликтов каждому в команде сложно вносить свой вклад в решение. Появляется двусмысленность.
- Избегание ответственности. Люди не хотят привлекать других к ответственности за свою работу.
- Невнимательность к результатам. Если участники группы не берут на себя ответственность, у них появляется тенденция ставить их личные потребности выше командных целей. Если команда потеряла из виду необходимость достижения результатов — теряется общий фокус.
Модель Ленсиони визуализируется как пирамида: вы решаете каждую дисфункцию одну за другой снизу вверх.
Модель ЛаФасто и Ларсона
Первоначально модель носила название «Пять динамических характеристик сотрудничества и командной работы». Ее авторы, Фрэнк ЛаФасто и Карл Ларсон описали свои соображения в 2001 году, проанализировав результаты опроса, проведенных среди представителей 600 команд из различных отраслей и сфер.
Участники опроса отвечали на простой вопрос “Что такое эффективная команда?” В результате авторы придумали и описали модель, состоящую из пяти уровней или компонентов, каждый из которых повышает вероятность роста эффективности:
- Член команды. Это первый этап по выбору правильных участников группы. Каковы их навыки и поведение, личный поведенческий стиль.
- Командные взаимоотношения. Приемлемое поведение в команде способствует здоровым рабочим отношениям между участниками.
- Решение проблем. Здоровые отношения позволяют решать проблемы совместно.
- Руководство командой. Правильный подход к руководству приводит к успешной командной работе.
- Организационная структура. Это о том, что способствуют ответственному отношению участников команды и приводит к ясности.
Какая же из моделей наиболее качественно отразит степень эффективности команды? Это зависит от конкретного случая. Самая эффективная команда на свете, наверняка, еще не была собрана).
Все описанные модели помогут выявить слабые стороны вашей команды и направят ваши усилия на повышение эффективности работы.
А вы применяли подобные модели эффективности в своей команде? Может, существуют более интересные подходы?
возможна ли демократия на работе?
Рассмотрим, что обычно происходит без иерархии. Чаще всего это провал. Вместо работы специалисты ведут бесконечные обсуждения, а менеджеры наблюдают за их мучениями, не имея права голоса. Власть всем и каждому, а результата нет. Вот чем заканчиваются подобные эксперименты, которые периодически устраивают топ-менеджеры. Почему? Что не так с командным взаимодействием? Экспериментаторы пробуют получить невозможное или допускают ошибки? Возможна ли вообще демократия на работе? Об этом пойдет разговор.
Ответственность, поделенная на всех…
Говорят, ответственность, поделенная на всех – это отсутствие ответственности, а разнообразие мнений – это отсутствие единых решений и глобальной стратегии.
Мы привыкли, что есть люди, принимающие ключевые решения. Они же берут на себя ответственность. Эти люди больше зарабатывают и иногда не всем нравятся. Они вводят изменения, организуют по необходимости обучение персонала, спрашивают с каждого по полной. И по-другому компания не работает.
Что делает лидер, не имеющий права голоса?
Но есть компании, где руководитель находится в стороне от работы команды и при этом отвечает за результат. Как это возможно, если он не имеет права принимать решения? Как это работает у них, если у других подобные эксперименты всегда терпят неудачу?
Вот что думают о демократии в компании соискатели:
-
Устраиваясь на работу, нужно уточнять, кто за что несет ответственность, а то может оказаться, что ты отвечаешь за то, на что не влияешь.
-
Иерархия не должна быть полной монархией, а грамотным разделением ответственности. Нужно договариваться, соблюдать баланс – важно, чтобы идеи появлялись и решения принимались.
-
Недопустимо самодурство, когда руководитель может «отправить всех копать картошку, когда нужно собирать морковь». Поэтому важно, чтобы у каждого были свои строго зафиксированные цели и ключевые результаты как защита от неожиданных гениальных идей руководителей.
- Вполне справедливо, если руководитель может отвести сотрудника в сторонку и сказать ему, что он думает о срыве сотрудником срока. Но ругаться так, чтобы было слышно на пять этажей – недопустимо. Человек должен понимать, что сделал не так, и как не допустить такое в следующий раз. Разговор об этом должен вести тот, кто отвечает за повышения и увольнения. Собратья того же уровня скорее закроют на это глаза или не повлияют должным образом – с чего бы ему подчиняться таким же, как он сам.
И все же компании, где все равны, бывают. В чем секрет? Лидер в таких компаниях занимается управлением командой, соответственно, сотрудники представляют собой не просто группу, а команду. О том, чем отличается группа от команды, мы объясняли в статье «Нужно ли подчиняться решению большинства: особенности командной работы», где подробно описаны особенности командного взаимодействия.
Почему эксперимент не удался?
Попытка из обычной компанию вмиг сделать компанию, где нет иерархии, но все работает как часы, обречена на провал. Группа не сможет работать без лидера. Сможет только команда. Для проведения эксперимента с самоуправляемой группой руководителю сначала потребуется обучение персонала. Но стоит начать с себя – научиться формировать команду.
Можно сказать, что для успеха эксперимента не хватило двух составляющих:
- Эффективного лидера.
- Сформированной команды.
Одно связано с другим, поскольку именно эффективный лидер способен сформировать команду и наладить эффективное командное взаимодействие. Как грамотно работать с людьми, чтобы группы превращались в команды, можно узнать на тренинге «Управление командой». И не только узнать, но и научиться.
Управление командой включает в себя несколько составляющих. Рассмотрим их.
Что значит управлять командой
Для управления командой необходимы лидерские качества. Их можно развить на тренинге «Вдохновляющее лидерство». Мы уже посвящали статьи лидерским качествам, а также эмоциональному лидерству.
Кроме того, нужны теоретические знания:
- чем команда отличается от группы,
- какими методами можно повысить эффективность коммуникаций внутри команды,
- как установить цели команды и встроить их в цели всей компании,
- как улучшать коммуникации и укреплять командное взаимодействие.
Лидерская эффективность проявляется в наличии этих знаний и умении их применять.
И наконец, способность построить команду и создать для нее условия, позволяющие раскрыться потенциалу каждого сотрудника. Для этого нужно уметь грамотно мотивировать сотрудников, устранять ошибки взаимодействия внутри команды, помогать команде развиваться.
Особенности самоуправляемой команды
Команда – это не стихийная группировка: внутри команды существуют роли, правила, распределение ответственности. Существует такая схематическая притча.
Собрались люди, которым нужно было сделать важную работу. Им всем поручили одну задачу, но никто ее не сделал, потому что каждый думал, что работу сделает кто-то другой. Каждый рассердился, что никто не сделал то, что мог сделать любой. В результате никто ничего не сделал.
Мораль такова: если группа не является командой, назначать задачу всей группе не имеет смысла.
Команда отличается автономностью и общей целью. В рабочей группе цели и задачи определяет руководитель подразделения, в команде – руководитель команды вместе с другими ее членами. В группе деятельность нацелена на выполнение индивидуальных заданий, в команде – для достижения командного результата.
В группе существует индивидуальная ответственность, а команде помимо личной еще и взаимная. В команде происходит коллективное преодоление трудностей и каждый заботится о результате деятельности каждого члена команды, тогда как в группе каждый заботится о собственных результатах и преодолевает собственные трудности.
Команда не формируется в один миг: этому должно предшествовать соответствующее обучение персонала, укрепление необходимых навыков и ценностей. Создание команды начинается из формирования «своего словаря» общения и умения отдавать самый высокий приоритет решаемой задаче.
Формирование команды
Команда формируется поэтапно. На первом этапе команда создается и начинает работать. Собирается состав, распределяются роли, составляется устав или свод правил. Участники учатся работать не индивидуально, а командно. Это навык, требующий развития и обучение персонала, особенно на первой стадии формирования команды, когда все участники на подъеме и пребывают в оптимистичном настрое. На этом этапе уместны будут тренинги по командной работе и деловые игры на командообразование.
Задача лидера на этом этапе убедиться, что у каждого есть роль, у команды есть правила, каждый знает их, участники умеют открыто общаться между собой, проявляют уважение друг к другу.
Со временем неизбежно наступает второй этап – конфликтов и разочарований. Участники могут засомневаться в смысле проекта, проявляют беспокойство по поводу результатов, не желают сотрудничать. Случаются взаимные обвинения, появляется конкуренция.
Роль лидера в кризисный этап – напоминать о четырех этапах формирования команды, обращать внимание на цели и результаты, помогать решать конфликты. На этом этапе уместными будут фасилитации с выслушиванием мнения каждого. Этап конфликтов нужно преодолеть по возможности быстрее.
После этого наступает третий этап – нормализация. На этом этапе сотрудники вырабатывают правила поведения и начинают работать в концепции команды. Признаком наступления третьего этапа будет способность участников выступать с конструктивной критикой, стремление избегать столкновений и формирование атмосферы взаимоподдержки. Укрепить командный дух на этом этапе помогут деловые игры, например, «Хьюстон, у нас проблемы!».
Далее наступает четвертый этап – работа в полную силу. Команда легко выявляет и решает проблемы, участники обучают и поддерживают друг друга. Такая команда способна работать самостоятельно.
Есть ли примеры демократии на работе
Есть компания, которая решилась на эксперимент – отдала управление в руки самоизбирающегося совета из самих сотрудников. «Руководство» выбирают голосованием. В этой компании высокие зарплаты, долю с прибыли получают все – даже уборщица. Каждый может брать отпуск когда угодно, приходить на работу когда угодно, а при желании работать дома. В компании нет дресс-кода и привычных ограничений. Сотрудников нанимают после строгого отбора, увольняют по результатам периодического тестирования.
Идея у владельцев появилась под влиянием книги Рикардо Семлера «Маверик». Бразильский предприниматель описал работу своего предприятия. Российские предприниматели решили увидеть, как это – самоуправление на постоянной основе.
В компании действуют правила. Руководителем компании может стать каждый после испытательного срока. Правление избирается раз в год, перед выборами проводится предвыборная кампания. Есть система голосования.
Эксперимент показал, что если людей не ограничивать в выборе рабочего графика, то они работают не меньше, а больше. И все же, есть сложности с ответственностью, есть текучка, не все разделяют идеи. Отдать управление в руки команды и получить идеально работающую компанию – не так просто. Речь идет о московской компании «Доктор на работе».
Эффективная модель командного взаимодействия — фундамент системы мотивации и стимулирования персонала компании Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
Эффективная модель командного взаимодействия -фундамент системы мотивации и стимулирования
персонала компании
Н.В. Старцева, А.С. Артемов
В статье рассмотрен метод определения модели командного взаимодействия, которая в свою очередь является фундаментом для построения эффективной системы мотивации и стимулирования персонала компании.
Правильное и грамотное формирование межкомандной взаимосвязи с определением зон ответственности в точках соприкосновения общих интересов команд в рамках поставленных перед ними задач способствует созданию эффективной системы мотивации и стимулирования сотрудников компании — это и есть, в большей степени, залог успешной реализации любого проекта, так как рычаг воздействия на персонал наиболее эффективен при использовании ключевых показателей эффективности (KPI).
В рамках реализации любого проекта при разработке системы мотивации определяются цели и задачи на данном этапе: планирование, исполнение (процесс реализации — выполнения работ), анализ и оценка достигнутых результатов, корректировка процессов реализации (внесение изменений и дополнений), завершение проекта (оценка финального результата проекта — успеха или провала). Именно от фазы жизненного цикла проекта зависит разработка KPI для команд.
Ключевые слова: организационная структура, командное взаимодействие, эффективная система мотивации и стимулирования персонала, ключевые показатели эффективности, проект, команда
Для цитирования: Вестник МИЭП. 2014. № 4 (17). С. 85-97.
Слово «проект» имеет латинское происхождение (projectus), что означает «брошенный вперед». В современном языке есть несколько значений, каждое из которых имеет право на существование в зависимости от сфер применения, а также целей и задач, стоящей перед менеджером «проекта». В самом общем виде проект (англ. Project) — это «что-либо», что задумывается или планируется, например, большое предприятие» [5].
Так, проект можно представить как создание новой, либо целенаправленное изменение какой-либо уже существующей системы (технологической, социально-экономической и др.), либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).
Учитывая неоднозначность и существующие определения слова «проект», используемые в теории и практике менеджмента и управления проек-
Старцева Наталья Васильевна — магистрант Международного института экономики и права.
Артемов Алексей Сергеевич — кандидат технических наук, доцент, заведующий кафедрой менеджмента и маркетинга Международного института экономики и права.
Адрес для корреспонденции: [email protected]
86
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
тами, и с учетом замысла содержания статьи предложено следующее определение.
Проект — это инновационная разработка, состоящая из комплекса мероприятий, работ, методов, направленных на достижение четко поставленных целей и требуемого качества результата, но ограниченных во времени и стоимости.
В нашем случае усовершенствования и преобразования требует модель командного взаимодействия, а значит, и достижение эффективного функционирования системы мотивации и стимулирования персонала, от которой зависит продуктивность трудовой деятельности сотрудников и, как следствие, получение экономического эффекта производственно-хозяйственной деятельности компании в целом.
Разрабатывая модель командного взаимодействия компании, необходимо весь производственный процесс реализации проекта разделить по закрепленным за командами задачам на каждом этапе жизненного цикла, упорядочить связь взаимодействия элементов (команд) данной системы или преобразовать систему из менее в более организованное состояние.
Команда в своем составе и функционале является главным составляющим звеном (элементом) в этой модели, которая, выстраивая цепь взаимодействия между членами команд в точках соприкосновения, дает понимание о зонах ответственности, что является основой для определения и установления ключевых показателей эффективности (KPI) и их значений в системе мотивации персонала, участвующего в проекте. Предлагаемая структура взаимодействия представлена в таблице.
Сам термин «команда» — многозначный. В электронном словаре терминов «команда» трактуется как «группа людей, работающая сообща, сотрудничающая».
В данной статье «команда» рассматривается, как формирование целостности группы людей, объединённых одной общей целью, и как результат взаимодействия их друг с другом [4].
Следует отметить, что при этом члены команды заинтересованы в получении своей сугубо личной выгоды, а именно материального поощрения и стимулирования.
Эффективно простроенная и работающая модель командного взаимодействия — успех разработки системы мотивации и стимулирования персонала, а значит, достижения стратегических целей компании, ее роста и развития.
Актуальность командного взаимодействия заключается в том, что это способствует решению глобальных задач и достижению стратегических целей компании. Модель командного взаимодействия подходит к построению эффективной системы мотивации и стимулирования персонала, тем самым показывая ее прозрачность, то есть понимание каждым членом команды показателей эффективности трудовой деятельности, своих задач и, как следст-
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
87
вие, повышения производительности труда. Для большинства компаний это очень важно.
Структура командного взаимодействия компании
Наимено- вание команды Наименование задач Точка сопри- косно- вения Зона ответст- венности Наименование KPI
Команда № 1 по снабжению и сбыту Предоставление информации для формирования заявок на поставку оборудования Поставка оборудо- вания Сроки предоставления необходимой информации KPI Своевременность и качественность предоставления информации
Команда № 2 по комплектации Формирование заявок Сроки и качество формирования заявок KPI Своевременность и качественность формирования заявок
Команда № 3 по маркетингу Проведение торгов Сроки и качество проведения торгов KPI Своевременность проведения торгов KPI2 Отсутствие претензий по качеству
Команда № 4 по работе с поставщиками Заключение договоров с поставщиками Сроки и качество заключения договоров KPI Своевременность подготовки проектов договоров и их согласование. KPI2 Отсутствие претензий по срыву поставок
Команда № 5 по правовым вопросам Заключение договоров с поставщиками Сроки и качество заключенных договоров KPII Своевременность проверки проектов договоров. KPI2 Отсутствие правовых нарушений при заключении договоров
При выяснении причин возникновения той или иной проблемы в деятельности компании многие руководители обнаруживают, что таковыми в основном являются отсутствие договоренности между командами, неэффективная система управления, непонимания членом команды своей роли в проекте, показателей и критерий эффективного выполнения поставленных задач. Все это складывается в диагноз непродуманных функциональных взаимоотношений. В такой ситуации первым делом следует обратить внимание на цепочку функционального взаимодействия.
88
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
В процессе разработки модели командного взаимодействия руководитель проекта должен определить для себя стратегию и тактику успешного достижения поставленной цели путем командного взаимодействия и применения эффективной системы мотивации, построенной на фундаменте взаимосвязи, в следующей последовательности.
В первую очередь он должен поставленную общую цель проекта раздробить по функциональным областям (задачам), сформировав для этого команды таким образом, чтобы ответственность каждой лежала в рамках функциональной области.
Во вторую очередь — назначить руководителей команд, которые будут эффективно делегировать задачи внутри команды, а также выстраивать цепь взаимодействия между членами своей и взаимодействующих команд, находя точки соприкосновения, тем самым успешно решать поставленные перед его командой задачи.
Руководитель команды в свою очередь определяет стратегию и тактику достижения поставленной перед его командой цели, определив для этого состав команды и выстроив всю цепь взаимодействия как внутри команды, так и с другими командами, участвующими в реализации проекта, по точкам соприкосновения интересов.
Кроме того, ему необходимо грамотно и целесообразно делегировать роли внутри членов своей команды и предоставить схему взаимодействия своей команды руководителю проекта с распределенными ролями и точками взаимодействия интересов и зонами ответственности.
И в третью очередь, руководитель проекта должен определить систему действий по налаживанию и упрощению обмена (обратной связи), связанного с всесторонним удовлетворением потребностей как заказчика, так и членов команд. В этом может помочь эффективный и действенный инструмент управления персоналом — мотивации и стимулирования персонала на основе KPI.
Таким образом, в целом можно представить данную схему как процесс упорядочения и преобразования модели взаимодействия (связи) персонала для достижения конечного результата (целей), состоящей из нескольких команд — элементов этой модели, сформированных по принципам:
• единоцелия команды;
• определения ролей для каждого члена команды (звена цепи), методом четкого определения компетенций и зон ответственности;
• сбалансированности ролей;
• коллегиального принятия решений;
• консолидированной ответственности за результаты деятельности команды;
• формирования командного духа.
Целями построения модели командного взаимодействия являются:
1) создание тесной связи, взаимодействия персонала как внутри своей команды, так и с другими задействованными в процессе достижения постав-
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
89
ленных как командных, так и общих стратегических целей и задач компании в целом;
2) организация эффективной работы команд в рамках своих функциональных обязанностей при тесном взаимодействии друг с другом;
3) достижение эффективной работы каждого из звеньев команд методом делегирования обязанностей и определения зон ответственности;
4) достижение «прозрачности» и «легкости» понимания системы мотивации работниками на основе командного взаимодействия — связи между условиями и критериями их материального стимулирования на основе KPI и личными достижениями и вложениями в общий результат работы команды;
5) обеспечение справедливой оценки деятельности сотрудника по зонам ответственности.
Генератором идей формирования всей модели взаимодействия является руководитель проекта, он же координатор, формулирующий цели и задачи перед руководителями команд.
Руководитель команды (организатор) координирует работу внутри команды, делегирует полномочия, определяет роли, устанавливает связь со взаимодействующими командами, исследует возникшие проблемы, выявляет новые возможности и пути для решения поставленных перед его командой задач.
Руководитель команды оперативно реагирует на негативное влияние внешних и внутренних факторов на результативность команды, диагностируя причины их возникновения, находя новые точки соприкосновения интересов и своевременно информируя об этом руководителя проекта, который незамедлительно выстраивает новую модель взаимодействия со связующими ее элементами, тем самым выравнивая структуру командного взаимодействия.
Руководитель команды является ядром целостности команды, решающее и определяющее всю взаимосвязь внутри команды и взаимодействия между другими элементами модели, неся ответственность за поставленные цели и задачи перед генератором — руководителем проекта.
Каждый член команды нашей модели взаимодействия является звеном этой цепи со своими ролевыми функциями и зонами ответственности.
Основой при формировании команд модели взаимодействия является целеполагающий характер подхода, от которого зависит выбор членов команды его количественный и качественный состав, что влияет на определение и распределение ролей по принципу компетенции и определение KPI.
При разработке системы мотивации персонала и определении KPI необходимо структурировать процесс формирования команды, которая представлена на рис. 1.
Чтобы обеспечить эффективную командную деятельность, при разработке системы мотивации и стимулирования персонала компании необходимо распределить всех членов команд по категориям с тем, чтобы подобрать, с учетом их ролевых функций и зон ответственности, точные и объективные
90
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
критерии оценки результатов их трудовой деятельности, выстроив, таким образом, взаимосвязь оценки труда членов команды с результатами деятельности команды в целом. Это и является основой формирования KPI команды.
Формирование цели команды
\ /
Определение
назначения
команды
Установление максимальных значений норм
Организация
(процесс)
формирования
команды
Постановка
задач
Определение
зон
ответственности
\
Распределение
ролей
Рис. 1. Процедура формирования команды.
Ключевыми моментами при разработке системы стимулирования и мотивации персонала, а также критериями формирования KPI являются комплексность, дифференцированность, гибкость и оперативность, т.е. реагирование данной системы на все изменения, происходящие в жизни проекта.
Комплексность подразумевает единство моральных и материальных, коллективных и индивидуальных стимулов, значение которых зависит от системы подходов к управлению персоналом, поставленных целей и бизнеспроцессов компании.
Дифференцированность означает индивидуальный подход к стимулированию разных слоев и групп работников. Известно, что подходы к членам команд, выполняющим рабочие трудовые функции, а также членам команд, выполняющим функции менеджеров и топ-менеджеров, должны существенно различаться в зависимости от трудовых функций, образования и т.п.
Гибкость и оперативность проявляются в постоянном пересмотре стимулов в зависимости от изменений, происходящих как на уровне команд, так и на уровне компании в целом. При этом не стоит забывать и о внешних факторах.
Для определения точных и объективных критериев оценки результатов командной деятельности руководитель проекта устанавливает общие ко-
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
91
мандные нормы с конкретными значениями, действительно способствующие эффективной работе команды.
Роли и зоны ответственности определяет руководитель команды вместе с должностными обязанностями и конкретными сроками исполнения, что позволяет оценивать эффективность и оперативность работы каждого члена команды. В идеальной команде эти роли должны быть сбалансированы.
Ролевая структура команды внутри командного взаимодействия, целью которой является обеспечение проекта материальными ресурсами, представлена на рис. 2.
Рис. 2. Ролевая модель команды.
92
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
В предложенном примере целостность команды построена на решении общей задачи для достижения поставленной перед командой цели — обеспечения проекта материальными ресурсами. Функциональная деятельность в рамках проекта «Сервисное обслуживание и ремонт техники связи» образует команду по обеспечению проекта материальными ресурсами, что и определяет ее функциональные обязанности в целом.
Роль руководителя этой команды играет руководитель целеполагающего подразделения, он же является организатором, контролирующим центром деятельности команды, ядром связующего звена в модели командного взаимодействия.
Руководитель команды делегирует роли, обеспечивая тем самым четкое понимание своих обязанностей каждым членом команды, долю их вложений в достижение общей командной цели и поставленных перед ней задач.
Руководитель команды создает обстановку непринужденности между членами своей команды, предоставляя им некоторую свободу действий в рамках своих должностных обязанностей, т.е. дает возможность целенаправленно взаимодействовать как внутри команды, так и за ее пределами, в рамках общей модели взаимодействия в реализации проекта, тем самым достигая нацеленность на продуктивность и раскрытие потенциальных возможностей каждого члена команды.
Такой подход не только способствует эффективной работе и достижению положительного результата деятельности команды в целом, выстраиванию здорового командного духа, но и является самым главным принципом в формировании нашей модели взаимодействия — взаимосвязи с другими звеньями команд в рамках определенных для них ролей.
В свою очередь руководители других команд модели взаимодействия, чьи цели и задачи отличаются от взаимодействующих с ними команд, распределяют роли и определяют задачи таким образом, чтобы цепь взаимодействия между командами не имела возможности разорваться и нарушить целостность модели, выстроенной для достижения одной общей стратегической цели компании.
На этих принципах построена модель командного взаимодействия деятельности компании по ремонту аппаратуры и техники всех видов связи и телекоммуникаций (рис. 3).
Таким образом, при разработке системы мотивации и стимулирования персонала компании необходимо увязать все факторы взаимодействия между командами, определить точки соприкосновения интересов и зоны ответственности каждой из команд друг перед другом, тем самым соединяя все звенья и элементы в одну целую структуру взаимодействия, нацеленную на конечный результат.
На примере команды по сервисному обслуживанию и ремонту, в представленной модели, в рамках проекта «Сервисного обслуживания и ремонта средств и техники всех видов связи и телекоммуникаций», рассмотрим ее
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
93
функциональное взаимодействие с другими командами, которое изображено на рис. 4.
Команда по проектированию / Подготовка проектной документации
Руководитель проекта «Сервисное обслуживание и ремонт средств и техники всех видов связи.» / Контроль, информационная консолидация результатов, генерирование новых идей
Команда по сервисному обслуживанию и ремонту/ Производственные работы по ремонту и обслуживанию средств и техники всех видов связи
Команда по работе с персоналом/ Функциональная деятельность по подбору персонала, кадровому делопроизводству, вознаграждению персонала, предоставлению компенсаций и льгот
Команда по контролю за качеством / Обеспечение высокого качества работ и услуг
Команда по материально-ресурсному обеспечению/ Обеспечение проекта материальными ресурсами
Команда по бухгалтерской деятельности/ Формирование учетной и налоговой политики. Расчет и выплата заработной платы
Рис. 3. Модель командного взаимодействия в рамках проекта «Сервисное обслуживание и ремонт средств и техники всех видов связи и телекоммуникаций».
При внедрении модели командного взаимодействия как фундамента для построения системы мотивации, основанной на KPI, возникают некоторые сложности, которые необходимо учесть и минимизировать:
• сопротивление персонала внедрению всего нового;
• нежелание нести персональную ответственность за выполнение своих трудовых обязанностей, от которой зависят результаты деятельности не только своей, но и взаимосоприкасаемых, по точкам соприкосновения интересов, команд и, как следствие, результат проектной деятельности компании в целом;
• попытки как руководителей команд, так и их членов упростить схему функционального взаимодействия с другими командами с целью из-
94
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
бежать некоторые точки соприкосновения, тем самым минимизиро-
вать свою личную ответственность.
Рис. 4. Схема функционального взаимодействия команды по сервисному обслуживанию и ремонту в рамках проекта «Сервисного обслуживания и ремонта средств и техники всех видов связи и телекоммуникаций».
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
95
Избежать либо уменьшить силу трения можно следующим образом:
• грамотно распределив роли, получив тем самым сбалансированность взаимосвязи внутри команды и за ее пределами;
• уделив наибольшее внимание построению цепочки интересов взаимосвязанных команд, определив точки соприкосновения интересов и зоны ответственности каждого члена команды за конечный результат решенных задач в рамках своих обязанностей;
• проводя разъяснительные беседы со всеми членами команд нашей модели на этапе внедрения системы мотивации, убеждать их в целесообразности и взаимовыгодности командного взаимодействия, которое нацелено на сплоченность взаимодействия и согласованность всего трудового процесса, так как высокие результаты в реализации проекта увеличивают их материальную базу;
• выделяя важность роли и вклад каждого члена команды в реализацию проекта, а значит, и в бизнес-процесс компании в целом;
• внося в сознание и восприятие членов команд понимание модели командного взаимодействия, как мотивация побуждает их к достижению эффективной работы, нацеленной на результат, а значит, получение от этого материальной выгоды каждого, но в рамках результатов деятельности команды в целом;
• установив в команде здоровый командный дух.
Таким образом, будут достигнуты желаемые результаты:
• функциональное взаимодействие команд для достижения конкретных целей как внутри команд, так и в компании в целом;
• сбалансированность интересов на уровне команд, а также их членов и компании;
• повышение прозрачности бизнес-процессов по всем уровням управления;
• восприятие членами команд своей значимости в общих результатах проекта и уровня ответственности за свою деятельность;
• понимание связи между выполнением своих обязанностей, зон ответственности и установленных норм для их выполнения;
• достижение уверенности друг в друге и обоюдного уважения;
• повышение имиджа компании не только на уровне сознания персонала, но и на уровне рынка бизнеса, как в глазах конкурентов, так и в глазах партнеров.
Таким образом, мы рассмотрели схему построения командного взаимодействия — как основополагающего при разработке эффективной системы мотивации и стимулирования персонала компании, влияние на результаты деятельности каждой из команд и результаты достижения поставленных перед ней целей и задач. Тем самым достигается прозрачность взаимоотноше-
96
Вестник Международного института экономики и права. 2014. № 4 (17)
ний команд проекта и четкое понимание каждым из ее членов своих обязанностей и зон ответственности.
Модель взаимодействия по точкам соприкосновения интересов и зонам ответственности повышает результативность деятельности команд и, как следствие, эффективность реализации проекта, а определение KPI для каждой из команд, основанных на командном взаимодействии, позволяет формировать адекватную модель мотивации и стимулирования персонала (членов команд).
Важно учесть возможные изменения внешних и внутренних факторов (экономических, технических, организационных и др.), которые могут повлиять на разлом модели в точках соприкосновения интересов.
В качестве практических рекомендаций руководителям команд предложено:
• составление плана работы и взаимосвязь команды с другими в рамках каждого из проектов;
• определение точки соприкосновения интересов на 3 месяца вперед;
• корректировка плана с учетом поставленных задач и расстановки их приоритетности.
Реализация рекомендаций дает возможность оперативно решать поставленные задачи и позволит избежать критических ситуаций в работе, поможет каждому члену команды планировать свое рабочее время и рационально его использовать, выстраивая цепочку взаимодействия, корректировать временной предел. Это даст возможность избежать невыполнения ключевых показателей эффективности деятельности как своей команды, так и взаимодействующих команд в этой цепочке.
Учет влияния внутренних и внешних факторов, влияющих на успех реализации проекта, дает основание для корректировки составляющих системы управления командой проекта на основе предложенной модели командного взаимодействия.
Гибкость модели предусматривает возможность руководителю проекта требовать от руководителей команд корректировки плана взаимодействия. Это дает возможность оперативно произвести корректировку существующей модели командного взаимодействия либо ее расформирование и построение новой.
Литература
1. Панов М.М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI. — М.: Инфра-М, 2013. — 255 с.
2. Клочков А. К. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов. — Эксмо, 2010. — 160 с.
3. Грей К.Ф., Ларсое Э.У. Управление проектами: Практическое руководство: пер. с англ. — М.: Дело и Сервис, 2008. — 528 с.
Старцева Н.В., Артемов А.С. Эффективная модель командного взаимодействия…
97
4. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. 8-е изд. -СПб.: Питер, 2004. — 825 с. / 10-е изд. — СПб.: Питер, 2004. — 848 с.
5. Webster N. An American Dictionary of the English Language. — New York, 1961 г.
6. Баринов В.А. Организационное проектирование. — М.: Инфра-М, 2013. -384 с.
7. Третьякова Е.П. Теория организации. — М.: КНОРУС, 2014. — 224 с.
8. Википедия — свободная энциклопедия (www.ru.wikipedia.org/wiki).
Effective model of Team Interaction — the Foundation of the System of Motivation and Stimulation of Company Personnel
Startseva Natal’ya — graduate student of the International Institute of Economics and Law, Artemov Alexey — Candidate of Technical Sciences, Professor, Head of Department of Management and Marketing of the International Institute of Economics and Law
The article describes the method to determine the model of team interaction, which in turn is the foundation for building an effective system of motivation and stimulation of company personnel. A correct and reliable formation of inter-team relationship with the definition of areas of responsibility at the points of contact of the common interests of the commands contributes to the creation of effective system of motivation and stimulation of employees and is a key to successful delivering any project, as the lever of influence on the staff is most effective when you use key performance indicators (KPI). In the framework of the implementation of any project in the development of the motivation system there should be defined goals and objectives at this stage: planning, execution (implementation process — implementation activities), analysis and evaluation of the results achieved, the adjustment processes delivering (amendments and additions), the completion of the project (final evaluation of the project’s result — success or failure). Developing KPIs for the teams depends on the life cycle phase of the project.
Key words: organizational structure, teamwork, effective system of motivation and stimulation of personnel, key performance indicators, project, team
Address for correspondence: [email protected]
For citation: Herald of International Institute of Economics and Law. 2014. N 4 (17). P. 85-97.
Взаимодействие в команде – тренинг по командному взаимодействию
(в формате стратегической сессии)
Бизнес-тренинг
Данный тренинг проводится в ситуации затрудненного взаимодействия между отдельными подразделениями в одной организации. Когда на лицо: столкновение интересов, неконструктивное решение спорных вопросов и конфликты между сотрудниками. Тренинг для решения управленческих задач.
Презентация тренинга «Командное взаимодействие»
Цели тренинга- Выявить проблемные зоны взаимодействия между подразделениями компании.
- Разработать решения по улучшению взаимодействия между подразделениями компании.
- Разработать план внедрения принятых решений.
- Создать атмосферу взаимопонимания и взаимоуважения между участниками тренинга.
Почему мы предлагаем формат стратегической сессии?
Стратегическая сессия позволяет:
- Участникам почувствовать свою причастность к принятию важных для компании решений.
- Включить всех участников в процесс поиска и принятия таких решений.
- Научить людей с уважением относиться к позиции оппонентов.
- Наделить участников ответственностью за реализацию решений, принятых в ходе сессии.
Продолжительность: 16 часов (2 дня). Формат обучения — корпоративный.
Размер учебной группы зависит от количества сотрудников в отделах/подразделениях. В идеале желательно задействовать в тренинге 100% сотрудников, в крайнем случае, не менее 80% от общего числа.
Новые знания на тренинге «Командное взаимодействие»Участники узнают:
- Как правильно принимать решения в группе (методику и правила принятия совместных решений).
- Как взаимодействовать с теми, кто совсем не похож на нас (методика «Красный-синий-зеленый»).
- Основные направления развития компании, ее перспективы на рынке.
- Какие проблемы возникают у других подразделений компании в процессе каждодневной работы.
Игры и упражнения на тренинге «Командное взаимодействие»
Мы проводим:
- 2 коммуникационные игры, направленные на совместную выработку стратегии, работу в команде, и отладку процесса для повышения качества взаимодействия.
- Несколько упражнений направленных на углубление знакомства участников и понимание их личной специфики.
- Упражнения (кейсы) на отработку полученных знаний.
- Заключительная коммуникационная игра на создание атмосферы близости и единства.
- Появится понимание единства целей и задач.
- Ускорится принятие групповых решений.
- Повысится эффективность взаимодействия между подразделениями компании и ее сотрудниками.
- Улучшится атмосфера в коллективе.
Презентация тренинга «Командное взаимодействие»
Близкие по тематике программы:
Поделиться в соц. сетях
Советы компании FORMATTA: Как улучшить командное взаимодействие
Термин «команда» применительно к людям в бизнесе вошел в наш язык относительно недавно — в середине 1980-ых годов. Долгое время в том же значении использовалось слово «коллектив» (а точнее «трудовой коллектив»). Сегодня мы отчетливо слышим разницу между словами «командный» и «коллективный».
Команда — это больше, чем коллектив, это, так сказать, «коллектив +». На поиск (или создание) этого «плюса» и направлено большинство усилий по улучшению командного взаимодействия. В каких случаях задача улучшения работы в команде стоит наиболее остро?
- Формирование команды «с нуля» (подбирается новая команда).
- Смена части команды (при слияниях, объединениях, крупных кадровых перестановках).
- Серьезный неуспех (в т.ч. переживание последствий глобального экономического кризиса).
- Испытание успехом.
Именно в этих случаях, как показывает опыт, работа с командой должна войти в число Ваших главных приоритетов. Но даже если описанные ситуации «не про Вас», рекомендуем дочитать этот текст до конца. Просто потому, что нет таких команд, которые не могли бы работать более эффективно. Иначе зачем действующие чемпионы тратили бы столько времени и сил на тренировки, приобретение лучших игроков и выработку новых сценариев взаимодействия? Вот несколько шагов, которые помогут Вам решить задачу улучшения взаимодействия в команде.
Шаг 1. Согласуйте образ результата
Формулировка «улучшение командного взаимодействия» — это черный ящик, в котором что только не прячут. Поэтому, прежде чем браться за эту задачу, нужно как можно более четко сформулировать образ результата — как Вы поймете, что команда построена и взаимодействие улучшилось? Что будет для Вас тем самым «плюсом»? При оценке эффективности командного взаимодействия мы рекомендуем ориентироваться на следующие критерии:
В области целеполагания:
- Единое понимание целей: все члены команды знают цели, которые перед ними стоят, и одинаково их понимают; в работе ориентируются на общие, а не индивидуальные цели.
В области взаимодействия:
- Принятие решений: решения принимаются взвешенно и вовремя (без проволочек).
- Развита коммуникация: члены команды активно коммуницируют между собой, при этом взаимодействие не является формальным.
В области правил командной работы:
- Согласованы правила: команда договорилась о правилах командной работы, все члены команды их знают и принимают.
- Распределены роли: команда сформирована с учетом способностей людей выполнять ту или иную командную роль, нет дублирующихся и/или «провисающих» функций.
- Есть лидер: в команде есть признаваемый лидер, способный эффективно организовать взаимодействие и контролировать соблюдение правил работы.
В области навыков и установок:
- Кооперативная установка: члены команды успешно кооперируются для достижения общих целей, не перекладывают ответственность друг на друга, в сложных ситуациях не «ищут крайнего».
- Установка на ценность различий: члены команды ценят индивидуальные особенности друг друга и умеют их капитализировать, нет попыток «причесать всех под одну гребенку».
- Способность разрешать конфликты: команда успешно выходит из конфликтных ситуаций, в спорных вопросах члены команды проявляют готовность договариваться.
Шаг 2. Спланируйте усилия
Одна из главных ошибок, которую компании совершают при построении команды — непоследовательность усилий. Чаще всего ситуация выглядит так: загорелись, сделали первые шаги (например, провели какое-то командообразующее мероприятие) и бросили. Такой подход очень редко приводит к хорошему результату: строить команду, как и семейную жизнь, набегами очень сложно. Все действия по созданию команды должны быть последовательными и регулярными.
При построении команды мы рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий: в первую очередь договориться о целях, способах коммуникации и принятия решений, на следующем шаге согласовать и закрепить правила командной работы, и в качестве заключительного «аккорда» — помочь людям развить навыки, которые позволят эти цели и правила реализовать.
Шаг 3. Создайте программу действий
Работа по построению команды может осуществляться двумя способами:
- Через специальные мероприятия, которые могут быть как коллективными (командообразующие сессии, конференции и т.п.), так и индивидуальными (например, коучинг).
- В ходе повседневной рабочей деятельности (на совещаниях, в дискуссиях, обратных связях и т.п.).
Отметим, что только специальных мероприятий для формирования команды недостаточно! Очень важно, чтобы на фоне реальной рабочей деятельности реализовывалось и отрабатывалось все то, что было заложено на командообразующих сессиях или конференциях. Построить команду за 1,5 часа (и даже за 1,5 дня) невозможно — какой бы дорогой тимбилдинг Вы не заказали и какой бы распиаренный тренер его не проводил. Построение команды — это долгосрочный процесс, большая часть которого проходит в неявной форме — в ежедневном общении, в процессе выполнения конкретных рабочих задач.
Шаг 4. Транслируйте правила вниз
Если речь идет о работе команды топ-менеджеров, отдельно необходимо позаботиться о трансляции новых принципов командного взаимодействия вниз по вертикальной структуре. Иными словами, каждый руководитель должен стремиться к тому, чтобы его подчиненные в своей деятельности ориентировались на те же принципы командной работы, что и члены топ-команды. В противном случае усилия по формированию топ-менеджрской команды не принесут ожидаемого результата: взаимодействие в организации будет оставаться сложным и медленным до тех пор, пока вопрос не эскалируется на самый верх (где только и создана команда).
Шаг 5. Распределите роли
Когда речь заходит об улучшении командного взаимодействия, все обычно вспоминают о необходимости правильного распределения ролей в команде. Во многом это связано с тем, что теории ролей (например, классификация ролей по Белбину, DISC или «Шесть думающих шляп» Боно) знакомы многим и подкупают своей структурированностью, законченностью и грамотной «упаковкой». В действительности проблема распределения ролей в команде сложнее, чем кажется. Для начала следует различать постоянные и ситуационные роли. Классификация ролей по Белбину — пример постоянных ролей, т.к. в ее основе лежит понимание личностных особенностей человека, которые определяют его сильные и слабые стороны в коммуникации и командной работе (отсюда такие роли, как «организационный лидер», «коммуникатор» и т.д.).
Теория Боно, напротив, представляет собой хороший пример ситуационных ролей — предполагается, что при групповом обсуждении любой участник при необходимости может выступить в любой роли («генератор идей», «критик», «белая ворона»), чтобы сделать работу команды по обсуждению конкретного вопроса максимально продуктивной.
Если речь идет о постоянных ролях, то они, как правило, складываются в команде стихийно, независимо от того, предпринимаете Вы какие-то специальные усилия по их распределению или нет (просто в силу того, что разным людям органично вести себя тем или иным способом). Тем не менее, если Вы видите, что в Вашей команде явно «проседает» какая-то роль (например, не хватает сильного коммуникатора), разумным будет привлечь его в команду или целенаправленно развивать кого-то из действующих членов команды с учетом требований этой роли. Со временем это может дать хороший эффект. Ситуационные роли для большинства современных бизнес-команд — это скорее «изюм на булочке», приятное, но не обязательное дополнение, которым имеет смысл заниматься только в тех случаях, когда все основные проблемы в области командного взаимодействия уже решены. А вот саму «булочку» мы рекомендуем выпекать продуманно и тщательно: понять, как будет выглядеть улучшенная команда, спланировать специальные и рутинные мероприятия и последовательно добиваться цели, реализуя эти мероприятия на практике.
Восемь способов создания коллективных команд
Вкратце об идее
Для реализации основных инициатив в вашей организации — интеграции недавно приобретенной фирмы, капитального ремонта ИТ-системы — вам потребуется сложных команд. Определяющие характеристики таких команд — большие, виртуальные, разнообразные и специализированные — имеют решающее значение для выполнения сложных проектов. Тем не менее, эти самые характеристики могут также разрушить способность членов команды работать вместе, говорят Граттон и Эриксон. Например, по мере увеличения размера команды сотрудничество уменьшается.
Чтобы максимизировать эффективность ваших сложных команд, создайте основу для сотрудничества в вашей компании. Могут помочь восемь практик, основанных на построении отношений и культурных изменениях. Например, создайте сильное чувство общности, спонсируя мероприятия и мероприятия, которые объединяют людей и помогают им узнать друг друга. И используйте неформальное наставничество и коучинг, чтобы побудить сотрудников рассматривать взаимодействие с лидерами и коллегами как ценное.
Когда руководители, специалисты по персоналу и руководители команд все начинают применять эти методы, сложные команды сразу же приступают к работе — в тот же день, когда они были сформированы.
Идея на практике
Авторы рекомендуют эти методы для поощрения совместной работы в сложных командах:
Что могут сделать руководители
- Инвестируйте в построение и поддержание социальных отношений в своей организации.
Пример:
Генеральный директор Royal Bank of Scotland ввел в эксплуатацию новую штаб-квартиру, построенную вокруг крытого атриума с главной улицей с магазинами, местами для пикника и клубом отдыха.Дизайн поощряет сотрудников ежедневно общаться, что способствует сотрудничеству в сложных командах RBS.
- Моделируйте совместное поведение.
Пример:
В Standard Chartered Bank руководители часто заменяют друг друга, будь то ведущие региональные торжества, представление SCB на ключевых внешних мероприятиях или начало внутреннего диалога с сотрудниками. Они делают свое совместное поведение заметным благодаря длительным поездкам и фотографиям руководителей с разных сайтов, работающих вместе.
- Используйте коучинг, чтобы укрепить культуру сотрудничества.
Пример:
В Nokia менеджер каждого нового сотрудника составляет список всех сотрудников организации, с которыми должен встретиться новичок, предлагает темы, которые он или она следует обсудить с каждым человеком из списка, и объясняет, почему важно налаживание каждого из этих отношений.
На что способен HR
- Обучайте сотрудников особым навыкам, необходимым для совместной работы: ценить других, участвовать в целенаправленном разговоре, продуктивно и творчески разрешать конфликты и управлять программами.
- Поддерживайте чувство общности, спонсируя такие мероприятия и мероприятия, как создание сетевых групп, кулинарные уик-энды или тренировки по теннису. Спонтанные, необъявленные действия могут способствовать дальнейшему укреплению духа сообщества.
Пример:
Marriott отметила годовщину открытия первого отеля компании, вернув кафетерий в 1950-е годы и спонсировав командный конкурс танцев в стиле твист.
Что могут сделать руководители групп
- Убедитесь, что по крайней мере 20–40% новых членов команды уже знают друг друга.
Пример:
Когда Nokia необходимо передать навыки между бизнес-функциями или подразделениями, она перемещает целые небольшие группы без изменений, а не перетасовывает отдельных людей на новые должности.
- Меняйте стиль руководства по мере развития вашей команды. На ранних этапах проекта будьте ориентированы на задачу: сформулируйте цель и обязанности команды. Когда начнут возникать неизбежные конфликты, переключитесь на построение отношений.
- Назначьте отдельные роли, чтобы члены группы могли выполнять свою работу независимо.Они будут тратить меньше времени на обсуждение обязанностей или защиту территории. Но оставьте
путь
- для достижения цели команды несколько неоднозначно. Не имея четко определенных задач, участники с большей вероятностью будут вкладывать время и энергию в сотрудничество.
При решении такой важной инициативы, как приобретение или капитальный ремонт ИТ-систем, компании полагаются на большие, разнообразные группы высокообразованных специалистов для выполнения работы. Эти группы часто собираются быстро для удовлетворения насущных потребностей и работают вместе виртуально, взаимодействуя онлайн, а иногда и на больших расстояниях.
Назначение такой команды часто является единственным способом собрать знания и разносторонние знания, необходимые для выполнения многих сложных задач, с которыми сегодня сталкиваются предприятия. Например, когда BBC освещает чемпионат мира или Олимпийские игры, она собирает большую команду исследователей, писателей, продюсеров, операторов и технических специалистов, многие из которых не встречались до проекта. Эти специалисты работают вместе под высоким давлением среды «без повторных съемок», имея только один шанс записать действие.Точно так же, когда центральная ИТ-команда Marriott намеревается разработать сложные системы для повышения качества обслуживания гостей, она должна тесно сотрудничать с независимыми владельцами отелей, экспертами по обслуживанию клиентов, глобальными бренд-менеджерами и региональными руководителями, каждый из которых имеет свои собственные планы. и потребности.
Наше недавнее исследование поведения команд в 15 транснациональных компаниях, однако, обнаруживает интересный парадокс: хотя большие, виртуальные, разнообразные и состоящие из высокообразованных специалистов команды становятся все более важными в сложных проектах, те же четыре характеристики затрудняют выполнение этих задач. команды, чтобы сделать что угодно.Другими словами, качества, необходимые для успеха, — это те же качества, которые подрывают успех. Члены сложных команд с меньшей вероятностью — при отсутствии других влияний, — свободно обмениваются знаниями, учатся друг у друга, гибко перекладывают рабочие нагрузки, чтобы устранять неожиданные узкие места, помогать друг другу выполнять задания и соблюдать сроки, а также делиться ресурсами — другими словами, сотрудничать. Они с меньшей вероятностью скажут, что они «тонут или плывут» вместе, хотят друг друга добиться успеха или считают свои цели совместимыми.
Учитывайте размер. Команды значительно выросли за последние десять лет. Новые технологии помогают компаниям расширять участие в проекте еще большего числа людей, позволяя фирмам использовать широкий спектр знаний и опыта. Примерно десять лет назад считалось, что в настоящих командах редко бывает больше 20 человек. Сегодня, согласно нашим исследованиям, во многих сложных задачах участвуют команды из 100 и более человек. Однако мы обнаружили, что по мере того, как размер команды превышает 20 человек, тенденция к сотрудничеству естественным образом уменьшается.В подходящих условиях большие команды могут достичь высокого уровня сотрудничества, но создание таких условий требует продуманных, а иногда и значительных инвестиций в возможности сотрудничества в рамках всей организации.
Совместная работа практически одинаково влияет на команды. У большинства из тех, что мы изучали, были члены, разбросанные по разным местам — в некоторых случаях до 13 сайтов по всему миру. Но по мере того, как команды становились более виртуальными, мы видели, что сотрудничество также снижалось, если компания не приняла меры для создания культуры сотрудничества.
Что касается разнообразия, то для решения сложных задач, стоящих сегодня перед бизнесом, почти всегда требуется вклад и опыт людей с разными взглядами и опытом, чтобы создать взаимообогащение, которое порождает понимание и инновации. Но разнообразие также создает проблемы. Наше исследование показывает, что членам команды легче и естественнее сотрудничать, если они воспринимают себя одинаковыми. Различия, препятствующие сотрудничеству, включают не только национальность, но и возраст, уровень образования и даже срок пребывания в должности.Большое разнообразие также часто означает, что члены команды работают с людьми, которых они знают только поверхностно или никогда раньше не встречались, — возможно, с коллегами из других подразделений компании или даже из-за пределов ее. Мы обнаружили, что чем выше доля незнакомцев в команде и чем больше разнообразия фона и опыта, тем меньше вероятность того, что члены команды поделятся знаниями или продемонстрируют другое совместное поведение.
Точно так же, чем выше образовательный уровень членов команды, тем сложнее им становится совместная работа.Мы обнаружили, что чем больше доля экспертов в команде, тем больше вероятность ее распада в результате непродуктивного конфликта или тупика.
Мы обнаружили, что чем больше доля экспертов в команде, тем больше вероятность ее распада в результате непродуктивного конфликта или тупика.
Итак, как руководители могут усилить способность организации выполнять сложные совместные задачи — чтобы максимизировать эффективность больших, разнородных команд, сводя к минимуму недостатки, связанные с их структурой и составом?
Чтобы ответить на этот вопрос, мы внимательно изучили 55 больших команд и определили те, которые продемонстрировали высокий уровень сотрудничества, несмотря на их сложность.Иными словами, они добились успеха как благодаря своему составу, так и вопреки ему. Используя ряд статистических анализов, мы рассмотрели, как более 100 факторов, таких как структура задачи и культура компании, могут способствовать сотрудничеству, проявляясь, например, в готовности делиться знаниями и рабочими нагрузками. Из более чем 100 факторов мы смогли выделить восемь практик, которые коррелировали с успехом, то есть помогали командам существенно преодолевать трудности, связанные с размером, дистанционным общением, разнообразием и специализацией.Затем мы опросили команды, которые были очень сильны в этой практике, чтобы узнать, как им это удалось. В этой статье мы рассмотрим практику. Они делятся на четыре основные категории: поддержка со стороны руководства, практика управления персоналом, сила лидера группы и структура самой команды.
Поддержка руководителей
На самом базовом уровне успех или неудача команды в совместной работе отражает философию высшего руководства организации. Команды преуспевают, когда руководители вкладывают средства в поддержку социальных отношений, сами демонстрируют совместное поведение и создают то, что мы называем «культурой подарков», когда сотрудники воспринимают взаимодействие с лидерами и коллегами как нечто ценное и щедро предложенное, подарок.
Инвестирование в практику взаимоотношений с подписью.
Когда мы посмотрели на сложные коллективные команды, которые работали продуктивно и новаторски, мы обнаружили, что в каждом случае высшее руководство компании вкладывало значительные средства в построение и поддержание социальных отношений в рамках всей организации. Однако способы, которыми они это делали, сильно различались. Компании с наибольшим количеством сотрудников использовали то, что мы называем «фирменными» практиками — практиками, которые запоминались, трудно воспроизводить другим и особенно хорошо подходили для их собственной деловой среды.
Например, когда генеральный директор Royal Bank of Scotland Фред Гудвин вложил 350 миллионов фунтов стерлингов в открытие нового здания штаб-квартиры за пределами Эдинбурга в 2005 году, одной из его целей было налаживание продуктивного сотрудничества между сотрудниками. Построенная вокруг внутреннего атриума, новая структура позволяет более 3000 сотрудников компании ежедневно общаться.
Штаб-квартира предназначена для улучшения коммуникации, расширения обмена идеями и создания чувства общности среди сотрудников.Многие офисы имеют открытую планировку и выходят окнами на атриум — огромное прозрачное пространство. Кампус устроен как небольшой городок с магазинами, ресторанами, беговыми и велосипедными дорожками, площадками для пикников и барбекю — даже клубом отдыха с бассейном, тренажерным залом, танцевальными студиями, теннисными кортами и футбольными полями. Идея состоит в том, что с частной «главной улицей», проходящей через штаб-квартиру, сотрудники будут оставаться в кампусе в течение дня — и не выходить из своих офисов, общаясь с коллегами, по крайней мере, часть его.
Чтобы сотрудники, не относящиеся к головному офису, чувствовали себя частью деятельности, Гудвин также заказал прилегающую бизнес-школу, где сотрудники из других мест встречаются и учатся. Посетителям предлагается проводить время в кампусе штаб-квартиры и на форумах, призванных дать сотрудникам возможность наладить отношения.
Действительно, у исследованных нами команд RBS были очень прочные социальные отношения, прочная основа для совместной деятельности, которая позволяла им быстро выполнять задачи.Возьмем, к примеру, группы Group Business Improvement (GBI), которые работают над 30-, 60- или 90-дневными проектами, начиная от исправлений бэк-офиса и заканчивая обновлениями ИТ, и состоят из людей, работающих в различных сферах деятельности RBS, включая страхование и розничные банковские услуги. , а также частный банкинг в Европе и США. Когда RBS купила NatWest и перенесла технологическую платформу нового приобретения на RBS, скорость и успех команд GBI сбили с толку многих рыночных аналитиков.
BP сделала еще один вид фирменных инвестиций.Поскольку ее сотрудники расположены по всему миру, а в головных офисах относительно немного, компания стремится создавать социальные сети, перемещая сотрудников по функциям, бизнесу и странам в рамках их карьерного роста. Когда BP объединяет приобретение (она выросла за счет покупки множества небольших нефтяных компаний), комитет по развитию лидерства намеренно меняет сотрудников из приобретенной фирмы на должности в корпорации. Хотя проще и дешевле было бы оставить руководителей в их собственных подразделениях — где, в конце концов, они знают свое дело, — вместо этого BP обучает их брать на себя новые роли.Как следствие, любая команда руководителей сегодня, скорее всего, будет состоять из людей, принадлежащих к разным наследствам. Частая смена ролей — нередко высокопоставленный руководитель в BP работал в четырех компаниях и трех географических точках за последнее десятилетие — заставляет руководителей очень хорошо знакомиться с новыми людьми и строить с ними отношения.
Моделирование совместного поведения.
В компаниях с многотысячным штатом сотрудников относительно немногие имеют возможность наблюдать за поведением старшей команды изо дня в день.Тем не менее, мы обнаружили, что предполагаемое поведение руководителей высшего звена играет важную роль в определении того, к чему готовы кооперативные команды.
Руководители Standard Chartered Bank являются исключительно хорошими образцами для подражания, когда дело доходит до сотрудничества, сила, которую многие приписывают мировому торговому наследию компании. Chartered Bank получил полномочия от королевы Виктории в 1853 году. Традиционно банк занимался производством хлопка из Бомбея (ныне Мумбаи), индиго и чая из Калькутты, риса из Бирмы, сахара с Явы, табака из Суматры, конопли из Манилы и шелка. из Иокогамы.Standard Bank был основан в Капской провинции Южной Африки в 1863 году и сыграл важную роль в финансировании разработки алмазных месторождений, а затем и золотых приисков. Standard Chartered была образована в 1969 году в результате слияния двух банков, и сегодня у компании 57 операционных групп в 57 странах, не имеющих внутреннего рынка.
В Standard Chartered широко принято, что члены общего комитета управления часто заменяют друг друга. Все руководители знают и понимают бизнес в целом и могут легко заменить друг друга практически в любой задаче, будь то проведение регионального праздника, представление компании на ключевом внешнем мероприятии или начало внутреннего диалога с сотрудниками.
В то время как поведение исполнительной команды имеет решающее значение для поддержания культуры сотрудничества, задача состоит в том, чтобы сделать поведение руководителей видимым. В Standard Chartered старшие сотрудники много путешествуют; нормой является поездка даже на относительно короткие встречи. Эти вложения в личное общение создают множество возможностей для сотрудников компании увидеть высшее руководство в действии. Внутреннее общение происходит часто и открыто, и, что, возможно, наиболее показательно, каждый сайт по всему миру заполнен фотографиями групп руководителей — руководителей стран и функциональных подразделений — работающих вместе.
Коллективный характер старшей команды пронизывает всю организацию. Сотрудники быстро понимают, что лучший способ добиться своей цели — использовать неформальные сети. Например, когда недавно была запущена крупная программа по внедрению новой технологии, ориентированной на клиентов, у ответственной группы была почти сверхъестественная способность понимать, кто является ключевыми заинтересованными сторонами в каждом филиале банка и как лучше всего к ним подойти. Знакомство членов команды с сотрудниками компании по имени внесло динамизм в их взаимодействие.
Создание «культуры подарков».
Третья важная роль руководителей — обеспечить, чтобы наставничество и коучинг стали неотъемлемой частью их собственного повседневного поведения — и всей компании. Мы рассмотрели как формальные процессы наставничества с четкими ролями и обязанностями, так и менее формальные процессы, в которых наставничество было интегрировано в повседневную деятельность. Оказалось, что, хотя оба типа были важны, последний с большей вероятностью увеличивал совместное поведение. Ежедневный коучинг помогает создать кооперативную «культуру подарков» вместо более деловой культуры «око за око».”
В Nokia неформальное наставничество начинается, как только кто-то переходит на новую работу. Обычно в течение нескольких дней менеджер сотрудника садится и перечисляет всех людей в организации, независимо от того, в каком месте ему было бы полезно встретиться. Это глубоко укоренившаяся культурная норма, которая, вероятно, возникла, когда Nokia была небольшой и более простой организацией. Менеджер сидит с новичком, точно так же, как его менеджер сидел с ней, когда она присоединилась, и рассматривает, какие темы новичок должен обсудить с каждым человеком в списке и почему важно установить с ним отношения.В таком случае новичок обычно активно устраивает встречи с людьми из списка, даже если это означает поездку в другие места. Подарок времени — в виде часов, потраченных на обучение и построение сетей — считается решающим для культуры сотрудничества в Nokia.
Специализированные кадровые практики
Так что насчет человеческих ресурсов? Является ли сотрудничество исключительно в руках исполнительной команды? В нашем исследовании мы рассмотрели влияние широкого спектра методов управления персоналом, включая отбор, управление эффективностью, продвижение по службе, вознаграждения и обучение, а также официально спонсируемые программы коучинга и наставничества.
Мы обнаружили несколько сюрпризов: например, тип системы вознаграждения — будь то основанная на командных или индивидуальных достижениях или явно привязанная к совместному поведению или нет — не оказал заметного влияния на продуктивность и инновации сложных команд. Хотя большинство формальных программ управления персоналом, казалось, имели ограниченное влияние, мы обнаружили, что две практики действительно улучшили работу команды: обучение навыкам, связанным с совместным поведением, и поддержка неформального построения сообщества. В тех случаях, когда сотрудничество было сильным, команда HR обычно вкладывала значительные средства в одну или обе эти практики — часто таким образом, который уникально отражал культуру и бизнес-стратегию компании.
Обеспечение необходимых навыков.
Многие из факторов, поддерживающих сотрудничество, связаны с тем, что мы называем «контейнером» сотрудничества — лежащей в основе культурой и привычками компании или команды. Однако мы обнаружили, что у некоторых команд была культура сотрудничества, но они не обладали навыками самой совместной работы. Их поощряли к сотрудничеству, они хотели сотрудничать, но они не знали, как хорошо работать вместе в командах.
Наше исследование показало, что ряд навыков имеет решающее значение: ценить других, уметь вести целенаправленный разговор, продуктивно и творчески разрешать конфликты, а также управлять программами.Обучая сотрудников в этих областях, отдел кадров компании или корпоративного обучения может существенно повлиять на производительность команды.
В ходе исследования выяснилось, что компания PricewaterhouseCoopers обладает одним из самых сильных потенциалов в продуктивном сотрудничестве. PwC отвечает за развитие 140 000 сотрудников почти в 150 странах и включает модули, которые касаются командной работы, эмоционального интеллекта, нетворкинга, ведения сложных разговоров, коучинга, корпоративной социальной ответственности и разъяснения стратегии и общих ценностей компании.PwC также учит сотрудников, как эффективно влиять на других и строить здоровые партнерские отношения.
Ряд других успешных команд в нашей выборке происходил из организаций, которые стремились обучать сотрудников навыкам взаимоотношений. Например, флагманская программа Lehman Brothers для персонала, работающего с клиентами, — это обучение продажам и управлению взаимоотношениями. Программа не касается методов продаж, а, скорее, фокусируется на том, как Lehman ценит своих клиентов и обеспечивает каждому клиенту доступ ко всем ресурсам, которые может предложить фирма.По сути, это курс по стратегиям построения партнерских отношений с клиентами, в котором подчеркивается важность личных отношений, основанных на доверии.
Поддержка чувства общности.
Несмотря на то, что дух общности может развиваться спонтанно, мы обнаружили, что HR также может играть решающую роль в его развитии, спонсируя групповые мероприятия и мероприятия, такие как женские сети, кулинарные уик-энды и тренировки по теннису, или создавая политику и методы, которые их поощряют.
В ABN Amro мы изучали эффективные команды управления изменениями в рамках подразделения корпоративных услуг компании. Эти неформальные группы отвечали за проекты, связанные с внедрением новых технологий во всем банке; одной команде, например, было поручено расширить услуги онлайн-банкинга. Чтобы добиться успеха, командам требовалось участие и опыт различных частей организации.
Команда ABN Amro очень положительно оценила поддержку компанией неформальных сообществ.Фирма делает технологии, необходимые для удаленного сотрудничества, легко доступными для групп людей с общими интересами, например, в отношении определенных технологий или рынков, которые часто проводят веб-конференции и активно общаются в сети. Компания также поощряет сотрудников, которые переезжают в новое место, устраивать встречи с максимально возможным количеством людей. По мере завершения проектов рабочие группы распускаются, но сотрудники поддерживают сети связей. Эти методы служат для создания сильного сообщества с течением времени, которое закладывает основу для успеха будущих проектов.
Инвестиции в неформальные сети также являются центральным элементом кадровой стратегии Marriott. Несмотря на свой размер и глобальный охват, Marriott остается семейным бизнесом, и его председатель Билл Марриотт старается регулярно доводить эту идею до сотрудников. Он до сих пор рассказывает истории о том, как в детстве считал липкие пятаки по ночам — деньги, полученные от ларька с пивом, основанного в центре Вашингтона его матерью и отцом.
Многие из инвестиций компании в HR укрепляют дружелюбную, семейную культуру.Почти каждое общение отражает элемент признательности персонала. Ряд «всплывающих» событий — спонтанных действий — создают ощущение веселья и общности. Например, кафетерий может вернуться в 1950-е годы, провести конкурс танцев в стиле твист и тем самым отметить годовщину открытия первой гостиницы компании. День рождения Билла Марриотта можно отметить вечеринками по всей компании, что послужит поводом для того, чтобы подчеркнуть культуру и ценности компании. Председатель недавно начал свой собственный блог, пользующийся популярностью среди сотрудников, в котором он обсуждает все, от усилий Marriott по повышению экологичности до своих любимых мест для семейного отдыха — темы, призванные укрепить идею о том, что компания — это сообщество.
Правильные лидеры команды
В группах с высоким уровнем коллективного поведения лидеры команд явно сыграли значительную роль. В нашем сознании стоял вопрос, как им это удалось на самом деле. Как мы видели, ответ заключается в их гибкости как менеджеров.
Назначение руководителей, ориентированных как на задачи, так и на взаимоотношения.
Как среди ученых, так и среди старших менеджеров было много споров о наиболее подходящем стиле для ведущих команд.Некоторые люди предположили, что ориентированное на отношения лидерство наиболее уместно в сложных командах, поскольку люди с большей вероятностью будут делиться знаниями в атмосфере доверия и доброй воли. Другие утверждали, что ориентация на задачу — способность четко формулировать цели, создавать общую осведомленность о размерах задачи, а также обеспечивать мониторинг и обратную связь — является наиболее важной.
В 55 командах, которые мы изучили, мы обнаружили, что истина находится где-то посередине. Наиболее продуктивные, инновационные команды, как правило, возглавлялись людьми, которые были и ориентированы на задачи и взаимоотношения.Более того, в ходе проекта эти лидеры изменили свой стиль. В частности, на ранних этапах они демонстрировали целенаправленное лидерство: они проясняли цель, участвовали в дебатах об обязательствах и разъясняли обязанности отдельных членов команды. Однако в определенный момент в развитии проекта они перешли на ориентацию на взаимоотношения. Этот сдвиг часто происходил после того, как члены команды определили цели и свою ответственность и когда начали проявляться первоначальные противоречия вокруг обмена знаниями.Мы обнаружили, что акцент на протяжении всего проекта на одном стиле в ущерб другому неизбежно препятствовал долгосрочным результатам работы команды.
Самые продуктивные, новаторские команды возглавляли человек, ориентированных как на задачи, так и на взаимоотношения. Более того, в ходе проекта эти лидеры изменили свой стиль.
Воспитание лидеров команд с обеих сторон, обладающих как навыками взаимоотношений, так и навыками выполнения задач, является основной целью развития командного лидерства в Marriott.Процесс оценки эффективности компании делает упор на росте обоих видов навыков. В качестве доказательства своих навыков взаимоотношений менеджеров просят описать свою сеть сверстников и привести примеры конкретных способов, которыми эта сеть помогла им добиться успеха. Они также должны привести примеры того, как они использовали построение отношений для достижения цели. В планах развития, которые следуют за этими беседами, четко указывается, как менеджеры могут улучшить определенные элементы своих социальных отношений и сетей.Такой план может включать, например, регулярный обед с людьми из определенного сообщества по интересам.
Чтобы улучшить свое лидерство в выполнении задач, многие люди в командах Marriott участвовали в программах сертификации управления проектами, проходя курсы повышения квалификации, чтобы со временем поддерживать свои навыки. Свидетельство наличия обоих видов способностей становится важным критерием отбора людей на ключевые руководящие должности в компании.
Формирование и структура команды
Последний набор уроков по развитию сложных команд и управлению ими связан с составом и структурой самих команд.
Опираясь на отношения наследия.
Учитывая, насколько важно доверие для успешного сотрудничества, формирование команд, использующих уже существующие или «наследственные» отношения, увеличивает шансы на успех проекта. Наше исследование показывает, что новым командам, особенно с высокой долей членов, которые были незнакомцами на момент формирования, сложнее сотрудничать, чем тем, у кого уже сложились отношения.
Новообразованные команды вынуждены вкладывать много времени и усилий в построение доверительных отношений.Однако, когда некоторые члены команды уже знают друг друга и доверяют друг другу, они могут стать узлами, которые со временем превращаются в сети. Внимательно изучив наши данные, мы обнаружили, что, когда от 20% до 40% членов команды уже были хорошо связаны друг с другом, команда с самого начала наладила тесное сотрудничество.
Конечно, помогает, если руководство компании приняло другие меры для развития сетей, пересекающих границы. Процесс ориентации в Nokia гарантирует, что большое количество людей в любой команде знает друг друга, увеличивая вероятность того, что даже в компании, насчитывающей более 100 000 человек, кто-то из общекорпоративной команды знает кого-то еще и может представить.
Nokia также разработала организационную архитектуру, предназначенную для эффективного использования наследственных отношений. Когда требуется передать навыки между бизнес-функциями или подразделениями, Nokia перемещает целые небольшие группы без изменений, вместо того, чтобы перетасовать отдельных людей на новые должности. Если, например, компании необходимо собрать группу экспертов по рынку и технологиям для удовлетворения новых потребностей клиентов, сформированная группа будет состоять из небольших групп коллег из каждой области. Это гарантирует, что ключевые отношения наследия продолжают укрепляться с течением времени, даже если организация перенаправляет свои ресурсы для удовлетворения потребностей рынка.Поскольку у всей компании есть одна общая платформа для логистики, управления персоналом, финансов и других операций, группы могут переключаться между предприятиями и географическими регионами, не изучая новые системы.
Одно важное предостережение относительно наследственных отношений: если ими не управлять умело, их слишком много может фактически нарушить сотрудничество. Когда значительное количество людей в команде знают друг друга, они, как правило, образуют сильные подгруппы — по функциям, географии или чему-то еще, что у них общего.Когда это происходит, вероятность конфликта между подгруппами, которые мы называем линиями разлома, возрастает.
Понимание ясности ролей и неоднозначности задач.
Что важнее для развития сотрудничества: четко определенный подход к достижению цели или четко определенные роли для отдельных членов команды? Распространенное предположение состоит в том, что важно тщательно проработать подход, но если оставить роли отдельных лиц в команде нечеткими, это побудит людей делиться идеями и вносить свой вклад во многих аспектах.
Наше исследование показывает, что верно обратное: сотрудничество улучшается, когда роли отдельных членов команды четко определены и хорошо поняты — когда люди чувствуют, что они могут выполнять значительную часть своей работы независимо. Без такой ясности члены команды, скорее всего, потратят слишком много энергии на переговоры или защиту территории, вместо того, чтобы сосредоточиться на задаче. Кроме того, члены команды с большей вероятностью захотят сотрудничать, если путь к достижению цели команды остается несколько неоднозначным.Если команда воспринимает задачу как требующую творчества, а подход к которой еще не известен или заранее не определен, ее члены с большей вероятностью будут вкладывать время и энергию в сотрудничество.
На BBC мы изучили команды, ответственные за радио- и телевещание Променада 2006 года (двухмесячного музыкального праздника), команду, которая транслировала чемпионат мира 2006 года по телевидению, и команду, отвечающую за дневные телевизионные новости. Эти команды были большими — 133 человека работали на Променадах, 66 — на чемпионате мира и 72 — на новостях, и в их состав входили участники с широким спектром навыков и из многих дисциплин.Таким образом, можно было бы предположить, что существует большая вероятность путаницы среди членов команды.
Напротив, мы обнаружили, что команды BBC получили одни из самых высоких баллов в нашей выборке в том, что касается ясности, с которой участники рассматривали свои собственные роли и роли других. Каждая команда состояла из специалистов, обладающих глубокими знаниями в своей работе, и у каждого человека была четко определенная роль. Обязанности звукооператора и оператора камеры практически не пересекались.Однако задачи, которые берут на себя команды BBC, по самой своей природе неопределенны, особенно когда они связаны с последними новостями. Уловка, которую реализовала BBC, заключалась в том, чтобы прояснить индивидуальные роли членов команды с такой точностью, чтобы свести трение к минимуму.
Эта статья также встречается в:
Успешные команды, которые мы изучили в Reuters, работали в удаленных друг от друга местах, и часто члены команды не говорили на одном языке. (Основными языками были русский, китайский, тайский и английский.Эти группы, в основном состоящие из программистов, отвечали за быструю разработку очень сложного технического программного обеспечения и сетевых продуктов. Многие программисты по 12 часов сидели за своими столами, разрабатывая код, ни с кем не разговаривая. По иронии судьбы, эти команды высоко оценили совместное поведение своих членов. Это может быть связано с тем, что каждому человеку была предоставлена автономия в отношении одной отдельной части проекта. Быстрый темп и требовательные сроки проекта побуждали отдельных участников работать независимо, чтобы выполнить свою работу, но работа каждого человека должна была формироваться с учетом общей цели команды.• • •
Укрепление способности вашей организации к сотрудничеству требует сочетания долгосрочных инвестиций — в построение отношений и доверия, в развитие культуры, в которой старшие руководители являются образцом для подражания в сотрудничестве, — и разумных краткосрочных решений о способах формирования команд и ролях. определены, а задачи и задачи сформулированы. Практики и структуры, которые могли хорошо работать с простыми командами людей, которые работали в одном месте и знали друг друга, вероятно, приведут к неудаче, когда команды станут более сложными.
Большинство факторов, препятствующих сотрудничеству сегодня, препятствовали бы сотрудничеству в любое время в истории. Однако вчерашним командам не требовалось такое количество участников, разнообразие, удаленное сотрудничество или опыт, которые нужны теперь командам для решения глобальных бизнес-задач. Таким образом, модели для команд необходимо привести в соответствие с требованиями текущей бизнес-среды. Внимательное отношение к факторам, описанным в этой статье, позволяет компаниям накопить обширный опыт, необходимый для решения сложных бизнес-проблем, не вызывая деструктивного поведения, которое может сопровождать это.
Версия этой статьи появилась в ноябрьском номере журнала Harvard Business Review за 2007 год.Важность взаимодействия в рабочих вопросах | Малый бизнес
Великие бизнес-лидеры и профессионалы в области управления персоналом знают о преимуществах эффективных рабочих отношений. Это отношения между коллегами, менеджерами и персоналом, а также между сотрудниками и общественностью. Позитивное взаимодействие усиливает хорошие чувства, поднимает моральный дух и повышает удовлетворенность работой.Негативные взаимодействия создают замешательство, беспокойство, напряжение и неуверенность, что отрицательно сказывается на эффективности работы и производительности компании. Как бизнес-лидер, не оставляйте взаимодействие на рабочем месте на волю случая. Найдите время и энергию, чтобы помочь каждому в организации развить навыки позитивного взаимодействия, когда это возможно. У эффективных рабочих отношений есть много преимуществ.
Производительность в результате взаимодействия
Когда люди счастливы на работе, они, как правило, работают лучше.Снижается количество ошибок, повышается производительность и улучшается обслуживание клиентов. Отличное взаимодействие в офисе также улучшает командную работу, что делает всю команду более эффективной в периоды сильного стресса, например, праздничных продаж или подготовки отчетов на конец года.
Неважно, чем занимается ваша компания, какой продукт или услугу она предоставляет, хорошее взаимодействие означает, что люди получают положительный опыт. Какие примеры положительного взаимодействия?
Позитивное взаимодействие начинается с простых шуток.Они включают в себя профессиональный и приятный ответ на телефонные звонки, помня о старой школьной идее о том, что люди могут «видеть вашу улыбку» по телефону. Позитивное взаимодействие также начинается с приветствия людей, которые входят в заведение, возможно, даже открывая им дверь, когда они входят.
Но взаимодействие выходит далеко за рамки вежливости и общения между людьми. Взаимодействие — это опыт, который получают другие работники и потребители при работе с кем-либо в течение короткого или длительного периода времени.Например, посмотрите на типичную офисную динамику. Если работа Джейн зависит от выполнения Джо своих задач и передачи ей файла, у нее будет положительный опыт взаимодействия с ним, если он будет постоянно вовремя, эффективен и имеет мало ошибок. И наоборот, у нее будет негативный опыт, если он всегда опаздывает, передает ей свои файлы с пробелами и ошибками и груб в процессе.
Последний сценарий может привести к долгосрочному негативному опыту, который увеличивает беспокойство Джейн по поводу выполнения работы, а также к враждебности в отношениях с Джо и даже к плохой работе, поскольку она пытается уложиться в сроки, даже если ей не дали полный рабочий день, чтобы завершить свою работу.Вот почему так важно взаимодействие на рабочем месте. Преимущества эффективных рабочих отношений всегда перевешивают затраты на их развитие.
Развитие морального духа компании
Моральный дух ваших сотрудников напрямую зависит от того, какое взаимодействие они получают на регулярной основе. Как вы можете видеть на примере Джейн и Джо, работа с людьми, которые постоянно создают негативные взаимодействия, приводит к долгосрочным проблемам с моральным духом, из-за чего у сотрудников возникает ощущение, что никого не волнует, выполняет ли кто-либо свою работу или нет.Такое отношение «зачем беспокоиться» заразительно в офисах и операционных центрах. Лучший способ решить эту проблему — максимально предотвратить ее.
Развитие позитивного морального духа компании среди всех сотрудников — непростая задача. Это требует от руководителей бизнеса, которые принимают во внимание таланты сотрудников, объем работы и их общие черты личности. Это также требует, чтобы бизнес-лидеры изучили процессы и процедуры, чтобы попытаться найти области, в которых часто возникают пробелы или отставания.
Когда бизнес-лидер может определить, что работает, а что нет, он может установить системы для ежедневного позитивного взаимодействия в офисе. Система может быть такой же простой, как предоставление положительной обратной связи команде телемаркетинга. Как правило, эти отделы весь день отрицательно взаимодействуют с получателями звонков; изменение энергии в колл-центре с помощью оптимистичной музыки, энтузиазма руководства и положительного подкрепления предотвращает попадание телемаркетеров в негативные модели.Это помогает поддерживать продуктивность офиса.
Результаты удовлетворенности потребителей
Бизнес-лидер должен мыслить как потребитель и придерживаться этого мышления при разработке политики, влияющей на людей. Компании делают это при разработке продукта или услуги, и им следует придавать одинаковое значение коммуникативным навыкам и навыкам взаимодействия.
Вспомните, когда вы в последний раз заходили в большой магазин. Вы чувствовали себя простым числом в море других, которые также искали и искали решения? Если вы это сделали, скорее всего, ваш интерактивный опыт с этим магазином начался негативно.Если кто-то не встретит вас улыбкой или не спросит, нужна ли вам помощь, вы останетесь один, возможно, задаетесь вопросом, какова на самом деле роль сотрудников. Преимущества эффективных рабочих отношений, когда клиенты обеспокоены, означают, что клиенты чувствуют, что их обслуживают.
Когда сотрудники хорошо осведомлены и готовы помочь, потребители это чувствуют. Сотрудники также могут определить, когда кто-то находится в стрессе или перегружен. Нахождение в таком состоянии не создает положительного впечатления у клиентов.Иногда это не вина рабочего. Если в компании не хватает персонала, один человек может манипулировать слишком многими вещами. Как бы он ни хотел помочь и как бы ни старался, он просто не может сделать все это. Клиенты это чувствуют, и это ведет к негативному взаимодействию с компанией, а не с работником как таковым.
Вот почему менеджеры должны обращать внимание на рабочую нагрузку сотрудников, возможности сотрудников и рабочий процесс, чтобы убедиться, что сотрудники могут способствовать позитивному взаимодействию с компанией.
Содействие позитивному взаимодействию
Как уже упоминалось, среда и корпоративная культура позитивного взаимодействия не создаются случайно. Google очень много работает над созданием корпоративной культуры, в которой сотрудники чувствуют, что они могут вести личную жизнь, могут корректировать свое расписание и могут работать над проектами, которые им нравятся. Это создало корпоративную культуру, в которой инновации, творчество и энтузиазм являются основными составляющими успеха компании.Google гордится своими преданными сотрудниками, которые любят работать.
Вы можете еще больше способствовать позитивному взаимодействию внутри своей организации, моделируя поведение, которое приводит к отличному опыту. Как босс, находите ли вы минутку, чтобы спросить, как прошли выходные для вашей команды? Регулярно ли вы проводите групповые встречи или индивидуальные консультации, чтобы вы могли обнаружить и решить любые проблемы, с которыми сталкивается ваша команда? Люди могут сказать, когда кому-то небезразлично, и кто тратит время на понимание целей, проблем и интересов членов команды, что может помочь вам облегчить позитивное взаимодействие в вашей команде.
Обучение и политика
Сотрудники могут смотреть на негативную ситуацию и думать, что вы ничего не можете сделать, чтобы изменить поведение других или то, как они выполняют свою работу. По сути, сотрудники могут ошибаться, полагая, что вы не можете взять негативный сценарий и превратить его в позитивное взаимодействие для всех.
Начните с разработки позитивной политики, которая включает правила о рабочих привычках, пунктуальности, дресс-коде и общении. Установите политику, в которой должны выполняться процессы, потому что это помогает поддерживать порядок и бесперебойную работу, что дает положительный импульс.Затем проведите тренинг по общению, инклюзивности и построению команды. Тренинг должен дать людям информацию, которую нужно усвоить, поскольку она учит их важности хорошего общения. Но затем этот процесс необходимо активизировать, поскольку он превращается в повседневную практику с ролевыми играми и процедурами для реализации этих практик. Сотрудники могут чувствовать себя глупо, участвуя в ролевых играх, но это критически важное упражнение для того, чтобы научиться новым коммуникативным навыкам.
По мере того, как вы даете своим сотрудникам все больше навыков, которые позволяют им решать проблемы в течение рабочего дня или пробелы в их собственном наборе навыков, вы увеличиваете шансы для команды иметь большее количество положительных взаимодействий.Упражнения по построению команды могут преобразовать негативную динамику между двумя сотрудниками, которые не понимали друг друга до упражнений, в динамику, в которой эти два сотрудника уходят с упражнения, по-новому оценив точку зрения другого. Эти типы программ обучения должны укреплять политики и процедуры, улучшающие позитивное взаимодействие. Это постоянный процесс для каждого сотрудника и руководителя бизнеса.
Потенциальные риски братства
Когда сотрудникам нравится работать вместе, весьма вероятно, что у них развиваются дружеские и даже романтические отношения.В то время как работодатель хочет, чтобы сотрудники были дружелюбны, привлечение слишком большого количества личных вещей вне офиса в офис может привести к негативным взаимодействиям в офисе. Это, конечно, отрицательно сказывается на моральном духе и производительности команды.
Первый риск, который следует учитывать при братании, — это отвлечение, которое оно создает. Сотрудники, скорее всего, будут встречаться и разговаривать в рабочее время и могут не решать рабочие задачи. Это действие может вызвать неприязнь среди коллег, которые должны удерживать форт, в то время как их коллеги нигде не найдены.Это также означает, что эти сотрудники не делают того, за что вы им платите. Команды могут испытывать фаворитизм или плохие чувства в результате дисбаланса.
Что касается более серьезной стороны, когда отношения заканчиваются язвительно, очень вероятно, что тревога и напряжение, вызванные этим язвительным концом, распространятся по всему отделу. Сплетни и даже саботаж могут происходить, если одна сторона стремится отомстить другой. Это может нанести прямой вред отношениям с коллегами и клиентами.Это также может привести к очень серьезным обвинениям, особенно если отношения были между начальником и подчиненным.
Некоторые обвинения в сексуальных домогательствах и судебные иски проистекают из договорных отношений, закончившихся плохо. Менеджера часто обвиняют в злоупотреблении властью, и он может столкнуться с серьезными судебными исками, а также с увольнением. Другие обвинения в сексуальных домогательствах и судебные иски вытекают непосредственно из незваных, необоснованных домогательств со стороны обидчика.
Объясните важность предупреждения коллег о проблемах и изменениях, которые могут на них повлиять.Когда компания и ее команда поддерживают друг друга, доверие растет и создает более сильные команды.
Исследование и оценка взаимодействия
Создание атмосферы позитивного взаимодействия требует времени и энергии. Успокоение оставляет место для возникновения негативных привычек и проблем, которые становятся подобны раку внутри организации. Негатив распространяется и поглощается быстрее, чем позитив; таким образом, руководители бизнеса должны проявлять бдительность, чтобы сохранять положительную энергию.
Есть несколько способов оценить моральный дух компании.Встречи команд должны быть чем-то большим, чем просто анализ данных. Найдите время, чтобы узнать мнение вашей команды, хорошее или плохое. Задавайте вопросы и ищите у них решения. Вы также можете получить много информации, осмотрев комнату на собрании команды.
Понаблюдайте, кто всегда говорит, чтобы определить, хочет ли кто-нибудь выступить, но колеблется. Вот почему личные встречи помогают процессу опроса. Получение обратной связи в динамике, когда люди не запуганы другими, освобождает беседу и фактически делает это позитивным взаимодействием для сотрудников, стремящихся обрести голос.Даже анонимный «ящик для предложений» помогает дать каждому голос и является положительным взаимодействием.
После того, как вы получите обратную связь, вам нужно оценить, что на самом деле происходит. В некоторых случаях это требует чтения между строками. Если кто-то расстроен тем, что другой работник не выполняет свою работу должным образом, вы можете предположить, что этот человек неспособен, или вы можете оценить его работу. Оценка производительности может показать, что простые проблемы с обучением могут решить проблему, сделав всех счастливее.Это также могло показать, что человек, который жалуется, на самом деле был центром проблемы и отвлекал внимание от себя.
Поиск способа по возможности усилить вашу команду, оптимизировать ее рабочий процесс или сделать что-то просто более простым всегда будет приводить к положительному взаимодействию. Хотя вы не можете контролировать каждую личность и каждое взаимодействие, вы можете создать среду, которая приведет к успеху для всех. Когда команда становится более позитивной, прибыль компании также обычно увеличивается.
Что командное общение может рассказать нам об эффективности команды
Встреч. Любите их или ненавидите, они — обычная черта трудовой жизни, и существует бесчисленное множество исследований о том, как их планировать, управлять и максимально использовать их. Однако мало исследований подробно рассматривают характер общения, взаимодействия и сотрудничества, которые происходят во время встреч, особенно командных встреч. Поэтому исследование Марселлы Хугебум и Селесты Вильдером из Университета Твенте в Нидерландах является своевременным.Основываясь на теории сложных адаптивных систем, они проанализировали, как динамика команды и обмен информацией на собраниях могут быть мерой эффективности команды.Марселла Хугебум, доцент Университета Твенте, исследует, как динамика команды влияет на ее производительность, и пытается ответить на вопрос: почему одни команды демонстрируют высокий уровень обучения и очень эффективны, в то время как другие, казалось бы, похожие команды менее эффективны? Ее работа была вдохновлена теорией сложных адаптивных систем (CAS), которая исследует, как команды взаимодействуют друг с другом в контексте различных типов задач.Он обнаружил, что характер командного взаимодействия меняется по мере того, как меняются типы задач.
Исследование доктора Хугебумса основано на убеждении, что способ работы групп более сложен, чем простое объединение их частей. Команды — это адаптивные системы и сущности, которые меняют способ своей работы в зависимости от контекста, в котором они работают. Используя видеозаписи, она исследует динамику команды и поведение в режиме реального времени на встречах команды. Паттерны командного взаимодействия, состоящие из мельчайших примеров поведения, наблюдаемых на пленке, впоследствии кодируются и анализируются, чтобы глубже изучить командное поведение и получить представление об эффективности и производительности команды.
Комплексный адаптивный системный подход
В то время как значительный объем исследований в области управления бизнесом был сосредоточен на лидерских качествах, д-р Хугебум считает, что отсутствует анализ поведенческих взаимодействий лидеров и их команд на встречах, которые являются такой регулярной функцией. трудовой жизни. Она утверждает, что контекст задачи является важным и игнорируемым параметром анализа команд, и что модели взаимодействия команды (поведение, которое развивается и происходит периодически, поэтому их можно рассматривать как повторяющийся образец поведения) и обмен информацией в команде различаются в зависимости от типа задача, над которой работает команда.Различные модели наблюдаются, когда команды имеют дело с рутинными задачами (например, обычная административная деятельность), по сравнению с нестандартными задачами (например, новая стратегическая проблема, которую команда должна решить).
Доктор Хугебум хотел расширить литературу по теории CAS, углубившись в влияние моделей взаимодействия в команде, как они влияют на эффективность команды и какое влияние на нее оказывает рутинный или нестандартный характер поставленной задачи. Использование подхода CAS обеспечивает эффективную систему для анализа повторяющихся моделей поведения.
Динамика командного взаимодействия
сильно влияет на производительность команды.
Изучение встреч команд и микроповедения
В последнем исследовании доктора Хугебума было проанализировано 96 отдельных команд в крупной организации государственного сектора в Нидерландах. Команды состояли из 1395 человек, которые занимались обработкой данных финансового администрирования. Выборка включала встречи команд, работающих как в контексте обычных задач, так и в контексте нестандартных задач.
Исследователи искали 18 предопределенных микроповведений. К ним относятся отстаивание своей позиции, например, высказывание «Я ничего не могу поделать, мой босс так хочет» и предоставление отрицательной обратной связи, например: «Мне не нравится, как вы это сделали». Другие виды микроповедения включают мониторинг задач, например, «Собираемся ли мы уложиться в срок?», И проявление личной заинтересованности, например, «Вы, должно быть, этому рады». Микроповедение также включало язык тела, например, выглядели ли члены команды скучающими, кивали или разговаривали с другими во время встречи.
Микроповедение было сгруппировано в четыре мета-категории или более крупные конгломераты поведений, которые включают аналогичные типы конкретного поведения, на основе современной литературы по теории лидерства; было ли общение транзакционным, предполагающим общение, которое сфокусировано на установлении ожиданий и целей производительности и исправлении отклонений, когда уровни производительности не достигаются, было ли оно трансформационным, что означает общение, которое включает в себя поощрение, вдохновение и мотивацию для инноваций или создания изменений, или инициирование поведения структурного типа, что означает общение на основе задач, или представляет ли оно контрпродуктивное поведение.
В общей сложности 18 типов микроповедения были сгруппированы в четыре поведенческие мета-категории на основе современной теории лидерства.Используя программное обеспечение для распознавания шаблонов тем для анализа результатов, были выявлены шаблоны взаимодействия в команде. Всего было закодировано 110 635 поведенческих событий и отмечено 7 879 поведенческих паттернов. Как предполагает д-р Хугебум, «это указывает на то, что команды склонны проявлять много шаблонного поведения, то есть шаблонов командного поведения, которые постоянно повторяются при взаимодействии с другими, хотя они часто не осознают этого.Повышение осведомленности о моделях поведения может улучшить понимание командами того, как стать более эффективными «.
Как взаимодействуют команды?
Доктор Хугебум решил проверить шесть гипотез о том, как команды взаимодействуют на собраниях. Подтвердились четыре гипотезы. Результаты подтвердили, что обмен информацией объясняет взаимосвязь между повторяющимися моделями командного взаимодействия и командной эффективностью. Это также объясняет взаимосвязь между паттернами коллективного взаимодействия и эффективностью команды.Таким образом, когда команда взаимодействует определенным образом, это влияет на степень обмена информацией в команде, влияя на их производительность. Повторяющиеся модели взаимодействия в команде были отрицательно связаны с обменом информацией в команде и ее производительностью, в то время как участие в шаблонах взаимодействия с участием было положительным для более высоких уровней обмена информацией и производительности. Контекст задачи диктовал силу взаимосвязи между повторяющимися и партисипативными моделями командного взаимодействия и коллективным обменом информацией.
Примечательно, что в исследовании подчеркивается, насколько критически важно, чтобы группы, работающие над весьма нестандартными или наукоемкими задачами, избегали повторения повторяющихся моделей поведения; это со временем снизит эффективность обмена информацией и, следовательно, производительность. Результаты показали, что в этих командах интеллектуальных работников высокий уровень участия всех членов, когда они взаимодействуют (например, более частая смена говорящих) способствует большему обмену информацией и более высокой производительности.
Результаты не подтвердили гипотезу о том, что гетерогенные модели взаимодействия в команде (то есть модели взаимодействия с высоким уровнем поведенческой вариативности) положительно связаны с эффективностью команды через обмен информацией. Идея о том, что контекст задачи влияет на взаимосвязь между различными моделями взаимодействия в команде и обменом информацией в команде, также не подтвердилась.
Другие результаты, в ходе которых изучалось поведенческое содержание паттернов командного взаимодействия, включали то, что ориентированное на задачу «транзакционное» поведение и поведение «инициирующей структуры» были наиболее доминирующими типами поведения в паттернах командного взаимодействия, тогда как «трансформационное» поведение редко входило в состав паттернов взаимодействия.Кроме того, наименее эффективные команды продемонстрировали гораздо более контрпродуктивное поведение в рамках своих моделей взаимодействия (38%) по сравнению с высокоэффективными командами (7%). Это означает, что некоторые из шаблонных взаимодействий действительно функциональны. Используя контент-анализ, исследователи пролили больше света на то, какие модели взаимодействия являются функциональными и дисфункциональными.
Исследование д-ра Хугебума подчеркивает важность обмена информацией в команде и командного взаимодействия как ключевых показателей общей производительности и эффективности команды. Важность обмена информацией в команде и взаимодействия
Примечательно, что это исследование подчеркивает важность обмена информацией в команде и взаимодействия в команде как ключевых показателей общей производительности и эффективности команды, указывая на то, почему одни команды работают лучше, чем другие. Доктор Хугебум предполагает, что поведенческое кодирование с помощью «осмысленной таксономии» способствует нашему пониманию того, какое поведение происходит, когда члены команды взаимодействуют друг с другом. Она говорит: «Члены команды склонны адаптировать свое взаимодействие к характеру выполняемой работы.В контексте нестандартных или наукоемких задач эффекты рутинных или более жестких и повторяющихся форм взаимодействия еще более пагубно сказываются на объеме обмена информацией и производительности. Высокий уровень участия или смена членов команды во время командных встреч еще более важны в контексте нестандартных командных задач ».
Наиболее эффективные команды в основном имеют шаблоны взаимодействия, которые характеризуются поведением, направленным на выполнение конкретных задач, например обмен информацией и мониторинг.
Это исследование также обнаруживает различные модели взаимодействия в наиболее и наименее эффективных командах. Доктор Хугебум утверждает: «Наиболее эффективные команды в первую очередь имеют модели взаимодействия, которые характеризуются поведением, ориентированным на выполнение конкретных задач, например обмен информацией и мониторинг». Что касается контрпродуктивного поведения, она пишет: «Даже несмотря на то, что наиболее эффективные команды демонстрируют меньше рутинных или повторяющихся форм командного взаимодействия, когда они участвуют в нем, их взаимодействия очень функциональны, и они гораздо меньше вовлекаются в циклы взаимодействий контрпродуктивного типа.”
Проведенное доктором Хугебумом видеоаналитическое исследование поведенческих данных в реальном времени о командном взаимодействии в свете теории сложных адаптивных систем дает существенное понимание того, что делает команду больше, чем просто группу сотрудников. Это показывает важность командного взаимодействия для общей эффективности команды. Она комментирует: «В этом исследовании мы демонстрируем доказательства того, что модели коллективного взаимодействия в команде связаны с обширным обменом информацией в команде и, в свою очередь, с эффективностью команды как в повседневных, так и в нестандартных задачах.”
Практическое применение выводов
Выводы д-ра Хугебума дают важную информацию для улучшения программ обучения и развития команд; они обеспечивают систему для создания и поддержания высокопроизводительной команды в зависимости от конкретного контекста задачи. Программы развития могут быть нацелены на сотрудников в зависимости от ролей, которые они выполняют, и того, какие модели взаимодействия будут лучше всего поддерживать высокую производительность в этой среде. Например, может быть предложено специальное обучение по ориентированным на задачи шаблонам взаимодействия, которые, как мы знаем, ведут к более высокому уровню производительности.
Ее выводы предоставляют критически важную информацию для руководителей команд, которым необходимо понимать важность обмена информацией в команде и повторяющиеся модели взаимодействия, если они хотят достичь высоких стандартов производительности. Руководители команд, выполняющих нестандартную работу, должны проявлять творческий подход к тому, чтобы их механизмы обмена информацией оставались свежими, новыми и, следовательно, более эффективными. Руководителей также можно проинструктировать о том, как лучше всего стимулировать высокий уровень участия членов своей команды на основе результатов исследования, чтобы ни один член команды не чувствовал себя «не в курсе».Мероприятия по обучению лидерству могут помочь лидерам стать более гибкими и адаптивными, чтобы они могли служить образцом для подражания и способствовать эффективным способам взаимодействия для своих команд.
Руководители и члены команд, а также тренеры могут использовать систему кодирования поведения доктора Хугебума для оценки своего индивидуального взаимодействия и того, как оно поддерживает или снижает эффективность работы команды. Это потому, что кодовая книга специально включает поведение, которое действительно можно наблюдать на рабочем месте.
Она заключает: «Исследование показывает, что команды, которые могут быстро адаптироваться и которые более гибки или открыты к вкладу каждого члена, особенно при работе в контексте нестандартных или наукоемких задач, демонстрируют более высокий уровень производительности».
Личный ответ
Ваше исследование дает существенное представление о микроповедении членов команды на собраниях и о том, как это связано с эффективностью команды. Как вы определяете «эффективность команды» и может ли она варьироваться в зависимости от рутинных или нестандартных задач?
В ходе исследования мы спросили, считают ли члены группы, что команда выполнила поставленные задачи очень удовлетворительно (Гибсон и др. ., 2009). Для оценки эффективности команд использовались четыре показателя: была ли команда стабильно высокопроизводительной командой; мало ли делает команда ошибок; качественно ли работает команда; и насколько эффективна команда в целом.
Таким образом, мы уловили общую идею или восприятие членов команды о том, как команда работает (вместо использования объективных индикаторов того, достигла ли группа конкретных целей). Мера восприятия может использоваться как в контексте рутинных, так и в нестандартных задачах, поскольку конкретные цели команд и ключевые показатели эффективности не были сопоставимы в разных контекстах задач в этой организации.
(PDF) Обзор процесса взаимодействия в команде
Й. Ван
10.4236 / jss.2018.612001 10 Открытый журнал социальных наук
Динамика в действии.
Журнал организационного поведения
, 39, 1142-1162.
https://doi.org/10.1002/job.2256
[8] Jehn, K.A. (1995) Многометодное исследование преимуществ и недостатков внутригруппового конфликта
.
Administrative Science Quarterly
, 40, 256-282.
https://doi.org/10.2307/2393638
[9] Лю Н. и Чжао М. (2012) Взаимосвязь и координация между конфликтами задач
и конфликтами отношений внутри команд.
Управление наукой и технологиями
Исследования
, 32, 179-182.
[10] Ву, Г., Лю, К., Чжао, X. и Цзо, Дж. (2017) Исследование взаимосвязи между
взаимодействием конфликтных ситуаций и успехом проекта среди проектных групп
.
Международный журнал управления проектами
, 35, 1466-1482.
https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2017.08.006
[11] Ван Дж. Р. и Ян В. (2012) Исследование взаимосвязи между доверием, команда
Взаимодействие и поведение при обмене знаниями .
Управление наукой и технологиями —
мент
, 33, 31-39.
[12] Xing, Y.Q. и Яо, Дж. (2004) Практика и обсуждение модели обучения аспирантуры —
.
Дипломное и послевузовское образование
, 2, 23-26.
[13] Коста П.Л., Пассос А.М., Баккер А.Б., Романа Р. и Феррао К. (2017) Взаимодействие с вовлеченными рабочими командами: качественное исследование.
Управление эффективностью команды —
мен
, 23, 206-226. https://doi.org/10.1108/TPM-12-2016-0054
[14] Lehmann-Willenbrock, N., Chiu, MM, Lei, Z. and Kauffeld, S. (2017) Under-
Standing Позитивность в динамических командных взаимодействиях.
Группа и организация
Менеджмент
, 42, 39-78. https://doi.org/10.1177/1059601116628720
[15] Zhao, H.Q. и Chen, G.Q. (2010) Исследование взаимосвязи между двумя видами
разнообразия, интерактивного поведения и обучаемости команды.
Менеджмент
Наука Китая
, 18, 181-192.
[16] Zhang, W.M. и Чжан, M.J. (2012) Исследование влияния взаимодействия в команде
Процесс на эффективность инноваций — на примере сианьского ИТ-предприятия.
Исследования в области управления наукой и технологиями
, 32, 161–164.
[17] Wang, S.L. и Чжоу, Х.Х. (2012) Исследование механизма влияния команды
Процесс взаимодействия на индивидуальное инновационное поведение.
Soft Science
, 26, 99-102.
[18] Хэмбрик, Д.С. и Мейсон, П.А. (1984) Верхние эшелоны: Организация как отражение
ее руководителей высшего звена.
Электронное издательство социальных наук
, 9, 193-206.
[19] Xiong, B., Chen, S.T. и Ши, Дж. (2016) Исследование влияния процесса взаимодействия
между высшим руководством и менеджментом среднего звена на качество принятия стратегических решений и качество выполнения стратегии.
Промышленные
Технологии Экономика
, 35, 102-108.
[20] Леманн-Вилленброк, Н., Мейнеке, А.Л., Роулд, Дж. И Кауффельд, С. (2015) Как
трансформационное лидерство работает во время командных взаимодействий: Поведенческий анализ процесса
.
The Leadership Quarterly
, 26, 1017-1033.
https://doi.org/10.1016/j.leaqua.2015.07.003
[21] Сонг, Ю. (2014) Командное доверие, командное взаимодействие и командные инновации — на основе
Virtual Team Research.
Хэнань Социальные науки
, 22, 85-93.
[22] Хан, Ф.Дж. и Фу, В. (2008) Обсуждение вопросов доверия в командном взаимодействии.
Aca-
demic Exchange
,
10, 109-111.
[23] Стейплс, Д.С. и Вебстер, Дж. (2010) Изучение эффектов доверия, взаимодействия
и виртуальности при обмене знаниями в командах.
Информационные системы
Журнал
, 18, 617-640. https://doi.org/10.1111/j.1365-2575.2007.00244.x
Глава 14: Народы, команды и взаимодействия
Предыдущая глава: 13 Timeboxing
14.1 Введение
Сотрудничество и хорошее общение — главные факторы в обеспечении успеха проектов.DSDM придает им такое значение, что два из восьми принципов подчеркивают эти темы.
Принцип 3 — Сотрудничать
Принцип 7 — Общайтесь постоянно и четко
Плохая коммуникация признана основной причиной провала проекта. Есть много примеров плохой коммуникации по проектам; это лишь некоторые из наиболее распространенных:
- Без определения и использования общего языка
- Нет доступа к нужным людям в нужное время, особенно отсутствие устного контакта
- Игнорирование информации, с которой трудно справиться или которая противоречит вашей собственной точке зрения
- Ключевые заинтересованные стороны не определяются или не получают полной информации
- Соответствующие каналы связи не рассматриваются
- Общение только письменным словом
Плохая коммуникация по проекту часто приводит к неправильному решению.
DSDM напрямую решает ряд таких проблем, которые улучшают коммуникацию и совместную работу.
14.2 Эффективное общение
14.2.1 Коммуникативные навыки и использование терминологии
Эффективные коммуникативные навыки необходимы всем, кто участвует в проекте DSDM. Они лежат в основе многих принципов DSDM и имеют жизненно важное значение для эффективной командной работы и обеспечения прозрачности, на которую опираются все подходы Agile. Также важно помнить, что личное общение — это как слушание (вербальные сообщения) и наблюдение (сообщения на языке тела), так и речь.В некоторых случаях много информации можно получить, не сказав ни слова; и, как и многие другие мягкие навыки, коммуникативным навыкам нелегко научить или выучить. Над ними можно работать и улучшать, но в первую очередь они полагаются на базовую готовность и желание улучшить общение. Если это желание отсутствует, то общение не будет двусторонним, а закончится скорее сеансом вопросов и ответов, управляемым одной стороной, или, что еще хуже, задокументированным заявлением, «разосланным» для обратной связи и одобрения.Это не метод DSDM, поскольку DSDM полностью поддерживает заявления Agile-манифеста:
«Мы ценим: людей и взаимодействие выше процессов и инструментов» и «Сотрудничество с клиентами важнее переговоров по контракту»
Мягкие навыки, которыми обладает команда, и важность этих навыков не следует недооценивать. При наборе членов команды критерии отбора должны по возможности уравновешивать технические возможности и навыки межличностного общения. Хорошо работающая коммуникативная команда может достичь гораздо большего, чем команда с такими же техническими возможностями, но без этих навыков межличностного общения.
Команды могут извлечь выгоду из нескольких коротких сессий, чтобы изучить способ общения, или, возможно, от некоторого поведенческого коучинга. В любом случае, способ, которым общается команда, и эффективность их общения, как внутри, так и с теми, кто находится за пределами команды, должны быть ключевой частью ретроспектив, проводимых на протяжении всего проекта, для оценки мягких навыков, таких как:
- Прослушивание
- Сотрудничество, компромисс, переговоры
- Открытое, честное, прозрачное взаимодействие
- Невербальное общение, e.грамм. язык тела, тон голоса и т. д.
- Самосознание
- Признание других, сочувствие
Также важно понимать, что создание команды DSDM объединяет людей, которые часто используют другую лексику или специальный язык в зависимости от области их знаний. Члены группы всегда должны стараться использовать простой общий язык, где это возможно. Если это невозможно, рекомендуется вести глоссарий для определения каждого термина и его согласованного определения.Этот простой шаг поможет избежать путаницы.
14.2.2 Планирование эффективных коммуникаций
Эффективное общение не происходит автоматически, особенно сейчас есть много каналов связи, из которых можно выбирать. Один из основных рисков заключается в том, что из-за того, что люди слишком сильно полагаются на технологии для общения, люди не смогут эффективно общаться. Большинство людей сталкивались с ситуациями, когда интенсивное использование электронной почты начинало заменять личный разговор, что приводило к потере большей части реального смысла:
- Отправка письма человеку за соседней стойкой! Это может создать впечатление, что они не беспокоят их, но недопонимание и отсутствие разъяснений часто вызывают проблемы позже.
- Некоторые организации обращаются к этому с помощью правил этикета электронной почты
- Завален большим количеством писем, многие из которых копируются большому количеству людей (на всякий случай).Это может привести к тому, что важные проблемы будут упущены.
Эффективное общение на самом деле требует тщательного обдумывания того, как в полной мере использовать имеющиеся возможности связи. Важно определить, какой стиль общения даст наилучшие результаты в конкретных обстоятельствах, и выбрать наиболее подходящий для ситуации. Стоит легко рассмотреть такие аспекты, как различные сообщества, тип и частота общения, лучший способ общения и то, какие роли лучше всего подходят для общения с ними.Например, решение может вносить значительные изменения в сообщество пользователей, и такое сообщение обычно лучше всего доставлять лично (если возможно) бизнес-визионером или, возможно, бизнес-амбассадором.
Хорошо известные методы, такие как анализ заинтересованных сторон и управление заинтересованными сторонами, также очень полезны для поддержки решений о коммуникации. Например, определение ключевых заинтересованных сторон (с точки зрения власти / влияния и интересов), которые гарантируют личное общение, часто на индивидуальной основе.Также будет ряд людей с небольшой властью или влиянием, которых просто нужно «держать в курсе». Для этих людей простое общение по электронной почте действительно может быть наиболее эффективным выбором. Важно, чтобы такие решения были осознанным выбором, а эффективное общение — двусторонним процессом.
Даже очень легкая и неформальная оценка наиболее подходящего метода, частоты и процесса для различных коммуникаций помогает сфокусировать коммуникацию. Также важно четко понимать, какие решения необходимо регистрировать, чтобы всем было понятно, какие решения были приняты, а также чтобы ключевые решения были доведены до сведения.
14.2.3 Варианты связи
1) Лицом к лицу: Личное общение обычно является наиболее эффективным способом общения, будь то с отдельными людьми или с небольшой или средней группой (как семинар или встреча). Общение лицом к лицу позволяет не только полностью понять обоснование решений, но и сразу же прояснить недоразумения.
- Позволяет общаться с использованием всех органов чувств, но особенно слов, тона голоса и языка тела.
2) Конференц-связь — видеоконференция (VC) и ее разновидности: если участники не могут физически собраться вместе, то видеоконференция часто является следующим наиболее эффективным каналом. Предпочтительно, каждая местная группа должна собираться в одной комнате, делясь одной ссылкой для группового разговора.
- VC — Позволяет общаться с помощью слов, тона голоса и языка тела (хотя общение на языке тела может быть ограничено полем зрения видеосвязи e.g. может быть только выражение лица, а также качество связи, которое, если оно плохое, может привести к «блочным» изображениям или задержке между звуком и зрением)
- Телеконференция — позволяет общаться с помощью слов и тона голоса, но исключает язык тела
Рисунок 14a: Распределенная командная коммуникация с максимальной эффективностью
Рисунок 14b: Распределенная командная коммуникация, наименее эффективная
Предпочтительно, распределенные команды должны проводить свои ежедневные стендапы вокруг своей доски объявлений с какой-либо видеосвязью с удаленными членами команды.Некоторые команды DSDM даже будут иметь прямую связь между наземными и оффшорными членами команды, чтобы имитировать совместное рабочее место. Однако, если эти варианты невозможны, люди могут использовать гарнитуры и видеокамеры на своих компьютерах, хотя это менее эффективно, чем общение в качестве локальных групп.
Однако, если большая группа находится в одном месте, а несколько меньших групп или отдельных лиц находятся в разных местах, для всех может быть более эффективным (и более справедливым) дозвон или ВК, чтобы все работали с одинаковыми ограничениями в отношении чтобы заставить себя услышать.В качестве альтернативы, рассмотрите более упрощенный сеанс, когда кто-то в центральном офисе отвечает за обеспечение эффективного участия удаленных участников.
Какой бы вариант конференции ни был выбран (видео или телефон), каждый должен стремиться сделать каждую сессию максимально динамичной, яркой и увлекательной, как если бы все члены команды были вместе. Это можно сделать, немного подумав, и это значительно улучшит реальную атмосферу стиля работы DSDM.
3) Возможности чата: это может быть очень эффективным для быстрого обмена короткой информацией.Отправитель обычно может видеть, действительно ли получатель находится в сети, и поэтому может ожидать быстрого ответа. Большинство средств чата имеют функцию автоматической записи, позволяющую сохранять беседу.
- Позволяет общаться с помощью слов
- Без учета тона голоса и языка тела
4) Электронная почта: Часто (ошибочно!) Рассматривается как канал связи по умолчанию. Электронная почта может быть очень эффективной для подтверждения того, что было ранее согласовано (когда в предыдущем обсуждении использовался канал связи, расположенный выше в этом списке).Электронная почта также является эффективным каналом для передачи информации большой группе, где объединение людей неоправданно, при условии соблюдения передовой практики электронной почты.
- Позволяет общаться с помощью слов
- Без учета тона голоса и языка тела
Для большей эффективности электронные письма должны удалять как можно больше ненужных «отступов», при этом обеспечивая четкость и четкость сообщения. Следует внимательно относиться к таким элементам, как заголовок электронного письма (чтобы получатель мог быстро оценить, насколько актуально для него содержимое) и список получателей «Кому:» и «Копия:».
5) Совместные рабочие места: они могут быть очень эффективными для неформального общения внутри команды.
- Позволяет общаться с помощью слов, моделей, изображений
Некоторыми примерами рабочей области являются веб-сайты проектов, интрасети / экстранеты, Googledocs, Dropbox, Huddle; есть много других.
6) Документы: они по-прежнему важны в DSDM для сбора и управления более формальной информацией и артефактами, которые необходимо совместно использовать и управлять, например, журналом рисков.Однако, если информация непостоянна или требует уточнения, документ обычно является последним выбором для эффективного взаимодействия.
Полезный совет по созданию документов: «Если вы не знаете, кто будет читать документ, не пишите его. А если знаете, спросите их, что им нужно в нем содержать ».
Там, где это возможно, документы могут обмениваться данными более эффективно, если в них включены изображения, модели и диаграммы, вместо того, чтобы полагаться исключительно на большие блоки сплошного текста.
- Позволяет общаться словами, моделями, картинками.
14.2.4 Слова или картинки?
Рисунок 14c: «Картинка стоит тысячи слов»
Иногда наиболее эффективным способом общения может быть рисование простой картинки, а не устное или письменное описание. DSDM активно поощряет использование визуализации с помощью таких практик, как
Моделирование и итеративная разработка: оба метода повышают эффективность устной или письменной речи.
14.2.5 Текущее повседневное общение
Как и все другие подходы Agile, DSDM выбирает из всех доступных вариантов наиболее эффективный способ обмена информацией.
14.2.5.1 Командные доски
Их также иногда называют информационными излучателями (IR), досками Канбан или большими видимыми диаграммами (BVC).
Это простые, понятные, часто графические представления ключевой информации о проекте. Хотя они обычно используются для текущего Timebox, они также могут быть полезны на уровне проекта или даже на уровне программы.
Командные доски являются неотъемлемой частью обмена информацией. Для совместной команды они обычно размещаются на физической стене или белой доске. Однако для распределенной команды они должны быть электронными (или как физическими, так и электронными, если это возможно).
Эффективная доска объявлений показывает результаты работы команды и текущее состояние ее работы. В идеале он никогда не должен быть устаревшим более чем на один рабочий день. Он составляет основу ежедневного стендапа.
Командные доски позволяют как самим членам команды, так и всем заинтересованным сторонам с минимальными усилиями наблюдать за прогрессом и другой информацией.Это избавляет от необходимости прерывать членов команды, просто чтобы узнать, «Что происходит».
В простейшем случае, например, для Timebox, на доске Team Board должно отображаться
- Цель для этого Ящика времени
- Требования или истории, которые команда обязалась предоставить, и какие из этих историй еще не запущены, какие в процессе, а какие «выполнены». Эта информация обычно отображается позицией истории (и, возможно, связанных с ней задач) на доске команды.Такое отображение информации основано на концепции Канбан .
- Любая работа, которая в настоящее время заблокирована (использование ярких предупреждающих цветов — эффективный способ подчеркнуть важность и риск этих заблокированных элементов)
- Обратный отсчет времени, оставшегося до конца этого окна времени (чтобы подчеркнуть принцип своевременной доставки и сохранить концентрацию команды)
- Любые существенные риски или проблемы для этого Timebox и владельцев рисков
Этот простой уровень информации может быть расширен для предоставления дополнительной информации.Однако важно, чтобы доска команды не была настолько загромождена, что теряла ясность.
Командные доски могут также очень эффективно использоваться в более широкой организации, будь то для отслеживания хода выполнения конкретных действий или для отображения текущего состояния и хода выполнения программ работы.
14.2.5.2 Ежедневные стендапы
Ежедневные стендапы — это возможность для команды быстро догнать всех; внести какие-либо тонкие корректировки в план на следующие 24 часа, и очень рано отмечать, если начинают появляться какие-либо серьезные проблемы, и еще раз подтвердить, что как команда они все еще находятся на пути к выполнению того, на что они согласились доставить в конце текущего окна времени.Эту сессию может либо проводить руководитель группы, либо, желательно, сами члены команды в качестве самоорганизующейся группы разработки решений.
Полную информацию о ежедневной стойке можно найти в главе 13 — Timeboxing.
Как часть (или после) Daily Stand-up, уполномоченная команда может решить поменять задачи, чтобы воспользоваться задачей, которая завершилась раньше, или снизить риск задачи, которая занимает значительно больше времени. чем ожидалось. Это демонстрирует не только эффективное общение, но и сотрудничество в действии.
14.2.6 Совместно расположенные группы
Идеальная ситуация для эффективного общения (и сотрудничества) — это совместное расположение команды. Всегда проще всего поделиться информацией, когда рядом сидят другие члены команды. По возможности, как минимум, рабочие места группы разработки решений должны быть сгруппированы вместе, а в идеале — один или два запасных стола для бизнес-ролей, когда они проводят время с командой. Также полезно находиться рядом или иметь доступ к неформальной зоне для стендапов или более широких командных бесед, чтобы не беспокоить других, которые могут быть заняты своей работой в это время.Однако такие идеальные условия не всегда возможны или практичны, поскольку команды могут работать разделенными на разные этажи, участки, города, страны, континенты или часовые пояса.
14.2.7 Распределенные команды
В некоторых случаях совместное размещение просто невозможно или нецелесообразно. Если люди находятся в разных местах на одном или нескольких сайтах, необходимо тщательно продумать методы эффективного общения и то, как оно будет работать. Эффективное общение требует усилий и планирования, оно не происходит автоматически без усилий.
Уже опубликовано много ценных руководств по распределенной командной работе, особенно в отношении офшоринга. Однако на самом деле проблемы одинаковы, независимо от того, разделен ли объект на разные континенты, или просто на противоположных концах города, или даже на разных этажах одного и того же здания. Просто межконтинентальная работа добавляет сложности в отношении часовых поясов, языковых и культурных различий!
Несмотря на доступность технологий для поддержки дистанционного общения, если возможно, группе следует запланировать несколько первых личных встреч, чтобы помочь установить хорошие рабочие отношения.Это, в свою очередь, обеспечивает более эффективную видеоконференцию или телеконференцию.
14.3 Сотрудничество
14.3.1 Что такое сотрудничество?
Сотрудничество определяется как «работа с кем-то для создания чего-либо».
Сотрудничество — это прежде всего люди. Хорошей отправной точкой для сотрудничества являются рабочие отношения. Там, где есть здоровые рабочие отношения, это место наилучшего сотрудничества.Настоящее сотрудничество, особенно в командном контексте, заключается в обеспечении взаимных уступок со всех сторон и в том, чтобы чувствовать себя комфортно с этим.
Существует также ряд важных культурных факторов, которые следует учитывать для эффективного сотрудничества (например, ценности, убеждения и предположения) и личного стиля (личности и поведенческие предпочтения).
В частности, индивидуальные характеристики имеют прямое влияние на способность к сотрудничеству. Те, кто доступен, представителен, умеет строить отношения, открытые и добродушные, как правило, от природы склонны к сотрудничеству.
Для других улучшение коллективного поведения может потребовать определенных усилий или наставничества. Некоторые люди предпочитают совместную работу, для других совместный стиль работы не будет их первым выбором. Чтобы способствовать развитию совместной культуры DSDM, важно осознавать и принимать тот факт, что одним людям этот стиль работы дается легче, чем другим, и обеспечивать поддержку и поощрение для людей и команд, когда они начинают применять другой стиль работы (DSDM). .
Сотрудничество — это понимание и работа с разногласиями и разными взглядами. Существует очевидная ценность в формировании культуры совместной работы в команде, как с точки зрения создания лучших решений, так и с точки зрения мотивации и удовлетворенности работой отдельных людей.
14.3.2 Построение эффективного сотрудничества
Определенные ингредиенты необходимы для создания эффективных коллективных команд. Вот некоторые примеры этих ингредиентов:
- Наличие взаимного доверия между членами команды
- Взаимное уважение между членами команды
- Открытость как личность
- Доступность как личность
- Доступен при необходимости
- Возможность внесения изменений
- Имея четкое направление
- Постоянное и стабильное членство в команде
- Вера в себя как личность и вера в других
- Правильное и эффективное общение (e.грамм. используя активное слушание, сочувствие и т. д.)
- Подверженность эффективному (в стиле DSDM) лидерству
Идеальная команда и идеальная среда — это редкость. Так что на самом деле некоторые из этих ингредиентов могут уже присутствовать, другие могут нуждаться в доработке, чтобы их улучшить или установить.
Чтобы извлечь выгоду из ценности совместной работы, иногда необходимо решать проблемы внутри организации или внутри отдельных лиц, которые действуют как препятствия для сотрудничества.
Вот некоторые примеры таких препятствий для сотрудничества:
- Организационные структуры, которые группируют схожие типы навыков разрозненно, поощряя и поддерживая культуру «они и мы»
- Менеджеры, которым приходится обеспечивать свои проекты на основе ограниченных ресурсов
- Организационная направленность и вознаграждение, основанное только на личных, индивидуальных целях
- Нежелание уступить что-то для «общего блага», что повлияет на личную цель
- Культура личного соперничества
Иногда сотрудничество может вступать в прямой конфликт с конкуренцией.В некоторых организациях и культурах признание и вознаграждение, например оценки и зарплаты основаны на конкуренции и лучше, чем у других, а не на командных достижениях. В результате это способствует индивидуальному успеху (соревнование), а не командному успеху (сотрудничество). Эти препятствия необходимо устранить, чтобы создать среду, в которой может развиваться сотрудничество.
14.3.3 Совместные люди
Сотрудничество — это решение проблем, объединение людей, обладающих опытом в самых разных областях, для поиска решения проблемы.Эффективное сотрудничество лучше всего работает там, где люди обладают Т-образными навыками: с одной стороны, обладая глубокими знаниями своей дисциплины (вертикальная часть Т), с другой стороны, понимая, как их дисциплина взаимодействует с другими (горизонтальная часть). Т).
Рис. 14d: Т-образные навыки
Такой обширный опыт полезен при работе как с возможностями, так и с проблемами. Люди с таким более широким набором навыков могут применять различные точки зрения к своему мышлению, чтобы помочь команде сформировать сплоченный подход.Понимание того, как индивидуальная дисциплина взаимодействует с другими, жизненно важно, чтобы помочь отдельным членам команды построить сплоченную команду.
14.3.4 Команды DSDM
Во всех Agile подходах большое внимание уделяется концепции «команды». Команды DSDM объединяют представителей бизнеса и сообщества решений для совместной работы над достижением единой общей цели. Этот сценарий сильно отличается от многих проектов в традиционном стиле, где разделение, культура «мы и они» усиливается с первого дня.
Однако, в отличие от большинства других гибких подходов, DSDM использует более широкий взгляд на концепцию «команды», признавая важность вовлечения более широких заинтересованных сторон. Таким образом, как и роли группы разработки решений, DSDM определяет роли, которые сосредоточены на общем проекте, и роли, которые поддерживают группу разработки решения
. DSDM также настоятельно рекомендует обеспечить, чтобы стандартная передовая практика по идентификации заинтересованных сторон и управлению заинтересованными сторонами была частью жизненного цикла, в частности, деятельности по ТЭО и фондам.Обеспечивая полное представление всех участников проекта, тех, на кого он влияет, и тех, кто окажет влияние на проект, DSDM минимизирует риски неприятных сюрпризов на более поздних этапах проекта.
В этой главе основное внимание уделяется совместной работе над проектом (на основе ролей, определенных в главе 7). Однако руководство также может быть применено к любым внешним заинтересованным сторонам проекта.
14.3.5 Общие цели команды и способы работы
Краеугольным камнем совместной работы команды является достижение единой общей цели и обеспечение ее видимости для всей команды.Без единой цели, которую поддерживает вся команда, сотрудничество подвергается риску, поскольку возникают конкурирующие цели или личные планы.
Также очень полезно согласовать «нормы» команды — поведение, которое формирует основу взаимодействия команды, и то, как они рассчитывают работать вместе.
Как часть жизненного цикла, ранние фазы проекта DSDM и первые продукты DSDM важны для объединения людей и обеспечения того, чтобы общие цели были установлены и видны всем.Такие продукты, как бизнес-обоснование, которые определяют и публикуют бизнес-видение («четкое и краткое изложение того, где бизнес или продукт ожидают быть после завершения проекта»), являются ключевыми для обеспечения того, чтобы все в команде имели одинаковое понимание причина работы и ценность, которую она принесет бизнесу. Сам по себе этот простой шаг устраняет большую часть потенциальной путаницы. Для многих команд, не привыкших к стилю работы DSDM, представление этой информации понятным языком подчеркивает сильную направленность DSDM на эффективное общение, а также является мотиватором для хорошей работы.
14.3.6 Культура поддержки сотрудничества
Сотрудничество обычно наиболее эффективно при наличии культуры поддержки. Это дает членам команды уверенность и уверенность в том, что они открыты и честны, и, таким образом, прокладывает путь к тому, чтобы вопросы поднимались на раннем этапе. Когда проблемы возникают на ранней стадии, решения могут быть найдены, пока есть доступные варианты. Чем позже поднимается вопрос, тем меньше у команды остается выбора.
Культура обвинения является противоположностью поддерживающей культуры.Там, где существует культура обвинения, она препятствует необходимой честности и часто приводит к таким действиям, как:
- Тратить время и усилия на перекладывание ответственности или подготовку защиты на случай возникновения проблем в будущем, а не просто решать проблему сейчас
- Скрытие проблемы в надежде, что она каким-то образом разрешится до того, как кто-нибудь узнает
- Завышение времени, необходимого для выполнения задач, чтобы избежать ощущения «неудачи»
Культура поддержки означает признание того, что ошибки действительно случаются, но уроки усвоены, а команда гарантирует, что они не повторятся.
Практики DSDM семинаров (глава 9) и итеративной разработки (глава 11) также помогают создавать и поддерживать культуру сотрудничества.
14.3.7 Лидерство в культуре сотрудничества
Культура сотрудничества требует особого стиля лидерства — содействия и сотрудничества (в отличие от авторитарного стиля «командования и контроля», который часто встречается в проектах традиционного стиля). Этот стимулирующий и совместный стиль лидерства поддерживается всеми гибкими подходами, и его иногда называют «служащим лидером».Однако как «слуга-лидер» все еще ожидается, что лидер будет активным участником, а не пассивным наблюдателем, при этом всегда поощряя команду к самоорганизации.
В частности, роли менеджера проекта и руководителя группы в DSDM должны активно поощрять, продвигать и поддерживать культуру отсутствия вины и, при необходимости, защищать команду от внешнего давления, хотя все роли несут ответственность за то, чтобы это произошло. См. Главу 7 «Роли и обязанности» для получения более подробной информации о стиле, ожидаемом от менеджера проекта и руководителя группы.
14.4 Резюме
Таким образом, нельзя недооценивать важность эффективного общения и сотрудничества. Это напрямую связано со всем духом работы DSDM. DSDM возник непосредственно потому, что технология позволила создателям решения сидеть рядом с лицами, запрашивающими решение, и общаться друг с другом, обеспечивая короткие петли связи для развития решения. Первоначально это часто происходило на индивидуальной основе и происходило там, где создатели сами выбирали и активно выбирали такой способ работы.Но по мере того, как DSDM рос с годами, по мере увеличения масштабов команд, поскольку команды включают людей, которые не выбрали себя для этого стиля работы, каждый должен напоминать себе об основах эффективного общения и сотрудничества, поскольку это только тогда, когда общение и сотрудничество действительно работают хорошо, поэтому проект DSDM может быть успешным.
Следующая глава: 15 Требования и истории пользователей
Важность командной работы на рабочем месте
Основная мантра современного бизнеса — «мы должны сотрудничать».Сотрудничество на рабочем месте — признак эффективной команды, поскольку оно объединяет все лучшее, что есть у двух или более людей. Эффективность — неотъемлемая часть команды и важный аспект рабочего места. Совместная работа на рабочем месте защитит всех от дополнительной нагрузки, поскольку работа распределяется равномерно.
Не позволяйте плохой командной работе стать препятствием на пути к успеху. Начните использовать ProofHub
Когда у вас будет командных взаимодействий , вы всегда будете видеть положительные результаты, так как самые большие опасения, связанные с проверкой способности команд работать вместе, будут устранены.Работа в команде делает сотрудников более ответственными, а также повышает их мотивацию.
Почему командам следует сотрудничать?
Сотрудничество создает круг знаний и позволяет каждому члену команды понять свою роль. Есть умные владельцы, которые стремятся поощрять своих сотрудников всегда работать друг с другом. Есть еще несколько причин. Давайте посмотрим:
1. Учитесь друг у друга
Члены команды, работающие в сотрудничестве друг с другом, всегда будут иметь возможность учиться на успехах и неудачах друг друга.У них будет организационный подход к обучению. Компания не будет отклоняться от своих целей, будь то долгосрочные или краткосрочные, поскольку задачи будут возложены на тех, кто сможет достичь поставленных целей.
2. Лучшее решение проблем
Сотрудничество на рабочем месте означает объединение различных талантов, объединение различных навыков и знаний. Когда соберутся более компетентные и опытные люди, команды будут лучше подходить к решению проблем.
3. Вы узнаете общую картину
Различные люди, работающие в команде с разным опытом, дадут вам больше шансов понять различия, которые у них есть. Они обязательно будут дополнять друг друга в разных сферах, и вы сможете использовать это в своем бизнесе. Если результат не соответствует вашим ожиданиям, вы все равно получите плоды партнерства, которые позволят вам добиться многого.
4.Разрушайте барьеры
Успешные компании всегда объединяют членов своей команды. Члены команды одного отдела не только сотрудничают, но и действуют во всех отделах организации. Поскольку каждый будет способствовать достижению определенных целей в компании, это обеспечит отличную обратную связь, которую можно использовать для проектов. Каждый в команде сможет высказать свое мнение, чтобы лучше достичь целей компании.
5.Инструменты для совместной работы в Интернете
Сила социальных сетей не может конкурировать с другими способами объединения команд. Существует множество облачных инструментов для совместной работы , таких как ProofHub , которые могут объединять команды. Онлайн-инструменты упрощают взаимодействие и совместную работу коллег, а также синхронизацию друг с другом.
Несколько других важных аспектов, которые приносит совместная работа, включают:
- Мозговой штурм — совместная работа позволяет членам команды объединяться на общей платформе и общей цели путем мозгового штурма для предоставления различных решений.
- Равное участие — Сотрудничество дает членам команды равные возможности для участия и обмена своими идеями.
6. Лучшее участие
При совместной работе над проектами каждый член команды должен проявлять равное участие. Каждый член команды должен вносить более качественный вклад, обсуждать уникальные идеи и время от времени находить решения различных проблем проекта. Эффективное командное сотрудничество делает все это чрезвычайно простым. Кроме того, он устраняет все препятствия, которые могут встать на пути к достижению конечной цели проекта.
7. Более быстрое производство
«Индивидуальная приверженность коллективным усилиям — вот что заставляет работать команду, компанию, общество, цивилизацию». — Винс Ломбарди
Дело в том, что когда группа непосвященных людей объединяется для работы над общей целью, для начала и завершения требуется больше времени. Однако весь сценарий меняется, когда хорошо скоординированная и совместная группа людей работает вместе. Весь процесс ускоряется, а конечный результат намного лучше, чем все ожидали от команды.
Не позволяйте плохой командной работе стать препятствием на пути к успеху. Начать использовать ProofHub
Итак, как вы общаетесь со своей командой? Сложно связаться со своей командой? Наладить совместную работу на рабочем месте и убедиться, что все получают последние обновления, не так уж и сложно. Вот несколько советов для более тесного взаимодействия команды :
Советы по улучшению совместной работы команды
1. Оцените, почему это не работает
Сначала выясните проблему.Узнайте, почему ваша текущая стратегия сотрудничества терпит неудачу. Дело в доверии, химии, конкурентоспособности или в чем-то еще — просто оцените текущую ситуацию и соответствующим образом выстроите стратегию на будущее. Если вы не знаете, с чего начать, вот что вы можете сделать: опросить членов команды и спросить их мнения и мнения. После этого сделайте шаг назад и понаблюдайте за командой в действии в качестве лидера, сделайте свой собственный вывод и разработайте свою стратегию.
2. Объединение и адаптация
Менеджер совместного проекта вносит идеи на стол, собирая идеи, предложения и цели своих команд.Это помогает менеджерам проектов объединить набор навыков всей команды. Сотрудничество принесет успешные результаты, оставаясь адаптивным и гибким.
3. Сначала слушайте
При работе в команде разные идеи должны объединяться в рабочие решения, а это зависит от эффективного сотрудничества. Поиск корня любого нового предложения потребует внимательного выслушивания каждого, прежде чем прийти к результату. Активное сотрудничество включает в себя предоставление обратной связи для обсуждения в режиме реального времени.Это также включает в себя быстрое реагирование на членов команды, которые хотят, чтобы их услышали и оценили.
4. Используйте приложения To-Do, такие как ProofHub
Работу и решение упражнения в сотрудничестве с другими можно сделать лучше с помощью инструментов управления проектами , таких как ProofHub . Инструмент для совместной работы в команде предоставит вам столько возможностей, чтобы каждый мог управлять задачами по-своему.
5. Будьте прозрачны
Самые эффективные сотрудники не очень беспокоятся о титулах и ролях.Они больше сосредоточены на поиске решений, независимо от того, кто их находит. Кроме того, эффективные сотрудники обмениваются информацией по всем направлениям, что усиливает чувство общности на рабочем месте.
6. Активизируйте
Энергичная, мотивированная команда — самый сильный актив проекта. Эффективные команды сотрудников позаботятся о том, чтобы все работали умно и усердно. Это внесет энергию в разговор, помогая членам команды почувствовать себя ценными. Команды всегда нужно ценить за хорошо выполненную работу. Сотрудничество в команде также расскажет о проблемах, которые мотивируют команду к тому, что необходимо сделать.
7. Действия по созданию команды
Команды могут лучше сотрудничать, если они участвуют в мероприятиях по созданию команды. Тимбилдинг окажет положительное влияние на культуру офиса, поскольку улучшит коммуникацию, мотивирует сотрудников, повысит продуктивность и поможет сотрудникам лучше узнать друг друга.
8.Отдайте должное там, где это необходимо
Еще одна важная черта эффективного сотрудничества на рабочем месте — постоянное признание и признательность. И мы говорим не только о ежегодных оценках или еженедельных электронных письмах о результатах деятельности. Как руководитель или человек, обладающий авторитетом, вы можете сделать признательность неотъемлемой частью повседневного взаимодействия вашей команды. Если кто-то хорошо выполняет свою работу или кто-то выполнил поставленную задачу до желаемого срока, просто узнайте и оцените их и их работу на групповых встречах и групповых обсуждениях.
9. Сохраняйте непредвзятость
Сохраняйте непредвзятость — это не только воодушевление каждого члена команды на выдвижение новаторских идей. Есть кое-что более важное — прислушиваться к чужим идеям. Создайте рабочую среду для совместной работы, в которой сотрудники готовы поделиться идеями, предложениями, критикой и проблемами друг друга и выслушать их. Это, в свою очередь, обеспечит более быстрое решение проблем, лучшую командную работу, повышение доверия и, что наиболее важно, повышение производительности команды.
10. Время от времени оживлять и вселять вдохновение
Большинство менеджеров ошибочно полагают, что их персонал работает оптимально. Чтобы быть эффективным и способным к сотрудничеству менеджером, важно время от времени вносить вдохновение и энергию в рабочее пространство и свою команду. Кроме того, когда дело доходит до критики, делайте это по-доброму — старайтесь критиковать ошибки, а не сотрудника. Конечно, будут проблемы (большие и маленькие), которые необходимо будет решить, но все это можно сделать так, чтобы поощрять и мотивировать команду, а не наоборот.
Заключение
Растущим компаниям необходимо понимать ценность сотрудничества, чтобы искать способы поощрения его внутри своих команд. Развивайте дух сотрудничества между своими командами и повышайте продуктивность своих сотрудников.
Сосредоточьтесь больше на работе и меньше на управлении. Начните использовать ProofHub Сандип КашьяпСандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо «Вперед!» много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.
Подпишитесь на ProofHub
Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.
8 простых способов улучшить командное взаимодействие
Итак, вы хотите, чтобы ваша команда лучше общалась? Вы хотите помочь им сблизиться и поделиться идеями друг с другом?
Но в то же время вы хотите сэкономить время и создать более эффективное рабочее место? Похоже на неуловимую бизнес-мечту, не так ли?
Хорошая новость в том, что это возможно!
Связь — соединение отдельных частей
Команды в рамках бизнеса совместно работают над проектами и задачами с целью использования различных сильных сторон в отдельных компонентах.
Это все хорошо, но команда, которая плохо общается, похожа на двигатель, разбитый на отдельные части . Все они в отличном рабочем состоянии, хорошо смазаны и ухожены, но без остальных компонентов двигателя отдельные части просто не будут работать так, как должны.
Ваша команда ничем не отличается . Каждый участник будет работать над своими индивидуальными проектами, которые в совокупности создают законченную картину. Путем реализации постоянной коммуникационной стратегии на всем протяжении проекта весь проект будет органично объединен в конце .
Хорошо смазанный двигатель
Когда общение усиливается и развивается, это похоже на заливку масла в этот пресловутый двигатель — он просто скользит, а все различные элементы естественным образом встают на свои места.
Понимание всего проекта развивается, производительность увеличивается, проекты завершаются вовремя, непрерывность улучшается, и результаты начинают стремительно расти.
Таким образом, товарооборот вашего бизнеса, скорее всего, вырастет, но есть и другие преимущества. Члены команды строят доверие друг к другу, крепкие узы и чувство лояльности друг к другу . Все это обеспечивает безопасную, надежную и приятную рабочую среду для вашей команды , помогая повысить эффективность работы.
Отчет AON демонстрирует, что , когда улучшается коммуникация, увеличивается и вовлеченность сотрудников . Когда сотрудники вовлечены в работу, они более позитивно отзываются об организации, они остаются дольше, тем самым повышая уровень удержания, и более мотивированы в своей должности.
Способы связи
Общение — это больше, чем просто личное общение, хотя этой формой общения никогда не следует пренебрегать. Однако отдельные люди и проекты могут диктовать разные типы общения. Технологии играют важную роль в нашем наборе средств коммуникации и при эффективном использовании могут сэкономить время и помочь членам команды работать более эффективно. .
Обычно комбинация методов хорошо работает в большинстве проектов, но ключевым здесь является то, как улучшить общую коммуникацию в рамках всей команды. Реализуя несколько простых стратегий, вы должны начать замечать рост командного взаимодействия. .
Чтобы дать вам фору, мы дали несколько советов, но не останавливайтесь на достигнутом; проявите изобретательность и подумайте нестандартно!
1. Политика открытых дверей
Когда все заперты за закрытыми дверями, создается атмосфера секретности. Это применимо как физически, так и психологически. Как указано в статье на Forbes, , открывая дверь физически или создавая среду открытого плана, вы четко даете понять, что все являются частью одной команды .Вы эффективно устраняете барьеры.
Это также предлагает команде послание прозрачности, важную концепцию для построения доверия и ясности . Ваша команда также должна знать, что они могут обратиться к вам в любое время за помощью и советом, и что вы поощряете взаимодействие между коллегами.
Другим положительным моментом политики открытых дверей является то, что поощряет общение на регулярной основе, , а не как бурное общение (как это часто наблюдается на собраниях).Политика открытых дверей позволяет постоянно обсуждать статус проекта, что приводит к немедленному решению проблем.
Дождаться еженедельной встречи для решения проблем за один раз — это все равно, что нажимать кнопку слишком много раз подряд на вашем компьютере — в конечном итоге происходит перегрузка и сбой!
2. Поощрение двусторонней обратной связи
Итак, вам передали первый черновик завершенного проекта, и он не на высоте. Возвращение с запиской для улучшения — пример плохого общения на работе.
На этом этапе член вашей команды будет чесать затылок, думая: «Как?» они уже представили ту работу, которая, по их мнению, была необходима — что именно им нужно сделать, чтобы ее улучшить?
Знание того, как давать подробную и конструктивную обратную связь, само по себе становится методом улучшения взаимодействия в команде . Узнайте, как предлагать обратную связь, которая обучает членов вашей команды, а не создает дополнительные границы.
Хотя устная обратная связь может быть положительным опытом для всех, поощряя двусторонний разговор, который позволяет вашей команде самооценку, трудно сохранить всю информацию таким образом.
Убедитесь, что вы сделали резервную копию записи , будь то через вашу систему управления задачами или индивидуально. Если вы используете программное обеспечение для управления задачами, обратная связь видна всем, что может помочь улучшить общение и продуктивность.
Кроме того, , использующий онлайн-обратную связь в качестве формы коммуникации с виртуальными командами, показал в исследовании Small Group Research, что повышает производительность, а также повышает мотивацию и удовлетворенность .
3. Ясность ролей и обязанностей
Нечеткие инструкции и недопонимание являются причиной многих проблем на обычном рабочем месте. Если член команды не уверен, что именно от него требуется, он, скорее всего, запутается и не выполнит задачу в соответствии с правильными стандартами.
Разъясняя роли и обязанности, вы преодолеете первое препятствие на пути к расширению коммуникаций . Используя такие методы, как определение ответственности (RACI), ответственность за каждую задачу возлагается на наиболее подходящего человека, что помогает прояснить концепцию, ожидания и поведение каждой отдельной роли .
4. Формируйте командный дух
Если команда ладит, они автоматически улучшат общение.
Вы помните, как вы впервые присоединились к фирме в качестве младшего, неловко стояли у кофеварки, не зная, что сказать всем своим новым коллегам? Даже сейчас, вероятно, в офисе все еще есть несколько человек, которым вы просто улыбаетесь и мимоходом здороваетесь, даже не разговаривая по-настоящему.
Создание командного духа не только дает каждому возможность лучше узнать друг друга , но и помогает создать среду, в которой каждый чувствует, что вклад в результат.По словам специалистов по объединению групп, Teambonding, этот , в свою очередь, улучшает каналы связи .
Теперь мы все слышали о уик-эндах по тимбилдингу, когда все бегают по полосе препятствий или строят стул из пачки воздушных шаров, но создать командный дух может быть намного проще. Просто создавайте ситуации, когда вы можете собрать войска в неформальной социальной атмосфере.
Встречи вместе социально дают команде возможность расслабиться вместе без границ рабочей среды .Возможно, вам будет полезно время от времени обедать в ресторане или устраивать «одеваться в пятницу», или даже еженедельного занятия фитнесом одного обеда в неделю может быть достаточно, чтобы сломать лед.
Или даже лучше, межведомственная спортивная задача действительно может сплотить вашу команду, поскольку дух соревнования заставляет их работать вместе.
5. Используйте время с умом — время для кофе в понедельник утром
Перерывы на кофе в некоторых компаниях, кажется, распределены случайным образом, при этом разные члены команды прерывают их в разное время.
Почему бы не подумать о том, чтобы вернуться к «старым добрым дням», когда время для кофе было в установленное время каждый день. Весь офис использует инструменты и собирается в столовой за чашкой чая и чинвагом, предоставляя идеальную возможность для неформальных встреч и дискуссий .
Встречи лицом к лицу в неформальной обстановке обеспечивает идеальную среду для членов команды, чтобы расслабиться и обсудить то, над чем они работали, и любые проблемы, с которыми они сталкиваются .
Конечно, им тоже нужно время простоя, когда они могут забыть о работе на 10 минут, но просто быть вместе и практиковать искусство общения в группе часто будет достаточно, чтобы побудить команду также обсудить работу .
Другой вариант — предлагать расширенный перерыв один раз в неделю (хорошо работает понедельник), когда вторая половина перерыва предназначена исключительно для рабочих обсуждений. В отчете Harvard Business Review подробно рассказывается об исследовании, проведенном с целью улучшения коммуникации посредством кофе-брейков, и результаты показали, что социальное время может составлять более «50% положительных изменений в моделях общения».
6. Обучение
Когда дело доходит до общения, никогда не упускает из виду достоинства обучения .Да, обучение требует времени, усилий и денег, но, по словам Варкентина и Беранека, улучшенное взаимодействие было достигнуто командами, прошедшими относительную подготовку.
Это конкретное исследование было сосредоточено на преимуществах виртуальных команд, полагающихся на коммуникационное программное обеспечение, где большая часть традиционного обучения была сосредоточена на использовании программного обеспечения, а не на «динамике межличностного общения».
Обучение коммуникациям в этой области часто упускается из виду, но внедрение этого типа обучения помогает улучшить качество работы в целом .
Доступны различные курсы для улучшения коммуникативных навыков, направленных на улучшение способности доносить ваше сообщение, информировать и убеждать. Охватываются все основы, включая устные, письменные, личные встречи, построение отношений, проведение презентаций, представление отзывов и многое другое.
Исследование, опубликованное в PubMed, демонстрирует, как курсов по коммуникативным навыкам улучшили межколлегиальное общение, которое, хотя и не было очевидным сразу после курса, стало более выраженным через 6 месяцев после завершения курса .
7. Используйте соответствующие формы связи
Каждый проект, который приходит к вам в офис, требует индивидуального подхода, и наиболее эффективный коммуникационный поток должен это отражать. Если конкретная задача требует практического подхода, вам может потребоваться больше личных встреч для эффективного общения.
В качестве альтернативы, в вашем проекте могут участвовать члены команды из разных мест, и внутренние встречи будут нежизнеспособными. В этом случае технология вступает в свои права; видеоконференцсвязь может быть эффективным способом «встретиться» для всей команды.
Электронная почтауже давно является одним из предпочтительных способов общения, но проблема с электронной почтой заключается в том, что ваш почтовый ящик может скоро заполниться. Затем это создает невыполненную работу, чтение и сортировку по соответствующим файлам. Это не только неэффективное использование времени, но и если задача слишком сложная, ее легко отложить.
Это также не самый эффективный метод сохранения информации, поскольку требует поиска по отдельным электронным письмам, даже если они ранее были отнесены к определенным папкам с файлами.
Приложения для совместной работы, с другой стороны, упрощают общение в сети . У каждой задачи есть свой дом, к которому может получить доступ любой член команды. Сообщения, касающиеся отдельных задач, могут быть отправлены и получены, а вся необходимая информация хранится в том же месте, где это важно.
Коммуникация становится упорядоченной, так как вся команда точно знает ситуацию по любой задаче в любой момент. .
Знаете ли вы, что средний член команды проводит более четверти своего дня в своем почтовом ящике ? Согласно отчету Mckinsey & Company.Вдобавок к этому почти 20% дня тратится на поиск информации или поиск кого-нибудь, кто поможет с конкретными задачами . Это большая потеря продуктивного времени, поэтому все больше компаний обращаются к облачному программному обеспечению для совместной работы.
Этот тип программного обеспечения позволяет централизовать целые проекты в одном месте, позволяя каждому члену команды быстро и легко получить доступ к информации . Это устраняет необходимость в пересылке и пересылке писем, а также уменьшает количество встреч.
Как менеджер, вы можете быстро видеть статус проекта с помощью отчетов о ходе выполнения, следить за любыми возникающими проблемами и контролировать взаимодействие и обмен информацией в команде. .
Ваша команда может щелкнуть по отчету о состоянии, загрузить соответствующую информацию, напрямую общаться с коллегами и многое другое. Конечный результат — лучшее общение, экономия времени и повышение производительности. — беспроигрышный вариант!
Итого
Работаете ли вы с удаленной командой или в офисе, хорошее общение является важным фактором успеха любого проекта.Поэтому повышение эффективности коммуникации должно быть приоритетной задачей любого бизнес-менеджера .
Следует поощрять все формы общения, но некоторые методы будут более эффективными для определенных проектов. Однако вы можете легко улучшить общение на рабочем месте, реализовав несколько простых стратегий, в том числе:
- Политика открытых дверей
- учимся давать эффективную обратную связь
- разъяснение ролей и обязанностей
- предлагает эффективное обучение
- Создание командного духа с помощью социальных и спортивных мероприятий
- набор раз чай / кофе
- и эффективно использовать облачное программное обеспечение для совместной работы.
Как сказал Платон:
«Мудрецы говорят, потому что им есть что сказать; дураки, потому что они должны что-то сказать ».