Как планировать день: Эксперт по тайм-менеджменту рассказала, как планировать дела, чтобы всё успевать

Эксперт по тайм-менеджменту рассказала, как планировать дела, чтобы всё успевать

Бывший юрист и теперь эксперт по тайм-менеджменту Келли Нолан рассказала Bloomberg о простом способе планировать дела в цифровом календаре: их нужно конвертировать во время  самый ценный ресурс, который у нас есть. С таким подходом отпадает необходимость в отдельных списках, бумажном ежедневнике или специальном приложении, при этом решаются проблемы постоянных переработок и недостатка отдыха.

Сделайте подкалендари. В цифровом календаре нужно выделить несколько отдельных календарей. Для работы — мероприятия (встречи, конференции, собеседования), мелкие дела (звонки, электронные письма, административные вопросы) и большие дела, например написать статью.

Нерабочие задачи: Life Tasks (забрать что-то или встретиться с кем-то), социальная жизнь, Self-Care (сон, душ, еда, готовка), спорт, время со всей семьёй и отдельный календарь для каждого члена семьи. Нолан предлагает отмечать разными цветами разные календари, чтобы было легче в них ориентироваться.

Проверьте планы на реалистичность. «Сначала вы должны понять, сколько у вас на самом деле есть времени на запланированные дела, — говорит Нолан. — Каждый день мы тратим много часов, принимая душ, готовя еду и укладывая детей спать».

Составьте расписание. Заполняйте календарь на неделю за один раз. Разбивайте рабочие задачи на 30–120-минутные блоки, отталкиваясь от дедлайна. «Если вы уверены, что доведёте дело до конца, вы сможете наслаждаться бездельем и не будете чувствовать необходимость быть продуктивными каждую минуту», — отмечает Нолан.

Будьте готовы к провалу. Большинство людей серьёзно недооценивают, сколько времени занимает работа. «Это может быть очень неприятно, когда вы много всего добавляете в календарь и выполняете только половину задач», — говорит Нолан.

Но «это, наверное, первый раз в жизни, когда вы действительно связываете все задачи со временем». Вы быстро поймёте, что ваша утренняя рутина всегда занимает 30 минут, а не 15, и нет, сегодня вы не можете выполнить десять дел по часу.

Планируйте новые дела по мере их возникновения. Если пришли правки к проекту, добавьте «Обновить и отправить ещё раз» в календарь. Многие люди устанавливают гибкий график один или два раза в неделю, чтобы подстроиться под новые задачи, которые возникают посередине недели.

Планируйте следующую неделю в пятницу после обеда. Посмотрите на предстоящую неделю. Вы забронировали столик в двух ресторанах на одно и то же время? Ваша среда длится до 2 часов ночи? Меняйте.

Спустя месяц такого планирования вам будет легче находить время на любимые проекты, потому что вы увидите все 168 часов в неделю, когда вы работаете, спите и проводите время с семьёй. Вам станет легче отказываться от дополнительной работы или ненужных встреч.

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

{«id»:86300,»type»:»num»,»link»:»https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»gtm»:»»,»prevCount»:null,»count»:2}

{«id»:86300,»type»:1,»typeStr»:»content»,»showTitle»:false,»initialState»:{«isActive»:false},»gtm»:»»}

{«id»:86300,»gtm»:null}

15 985 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

  • Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
  • Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
  • Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
  • Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно»

— это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

  • найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
  • найти нужные инструменты;
  • потратить время собственно на починку;
  • снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
  • снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

Как планировать день, чтобы оставалось время для любимых занятий

Впервые я стал интересоваться тайм-менеджментом примерно 8 лет назад. Я был занят открытием своей первой компании — небольшого кондитерского производства. Вопрос организации рабочего и личного времени встал тогда очень остро. Дел и задач становилось все больше, и складывалось ощущение, что они нарастают как снежный ком.

За это время я накопил личный опыт и знания, которыми хотел бы поделиться. Техники тайм-менеджмента я применяю в ежедневной работе, и они существенно облегчают мою жизнь.

Среди всего множества техник и инструментов тайм-менеджмента и личной эффективности есть несколько, которые являются своего рода аксиомами. Они присутствуют во множестве книг и методик разных авторов, а правилам, приведенным ниже, следуют многие известные и успешные люди.


Календарь

Как бы банально это ни звучало, но самый главный инструмент тайм-менеджмента — это календарь. Точно так же, как для управления деньгами необходим бюджет, для управления временем нужен календарь. Ведение календаря позволяет осознанно распоряжаться своим временем. Он является одновременно самым очевидным, простым и эффективным инструментом.

Лично я веду свой календарь с детальным горизонтом планирования примерно на две недели. Это значит, что я подробно прорабатываю и планирую расписание на две недели вперед. Есть несколько особенностей эффективного ведения календаря.

Время для незапланированных дел

В календаре в течение дня и недели нужно выделять свободное время для решения непредвиденных и неотложных задач. Для наемных сотрудников это могут быть также неожиданные и срочные поручения. Уверен, почти у каждого они появляются, поэтому, чтобы избежать авралов, лучше заранее выделять для незапланированных дел хоть какое-то время в своем графике.

Я оставляю для решения сложных и непредвиденных вопросов половину одного из дней недели. Также каждый день в своем графике я выделяю еще 1,5-2 часа на решение текущих задач. Это помогает находиться в ритме своего расписания и не выключаться из него при возникновении форс-мажора и независящих от меня ситуаций.

Нерабочее время

При планировании не стоит пренебрегать временем, свободным от работы. Им тоже можно эффективно распоряжаться, и речь совсем не идет о превращении себя в робота. Просто мы часто говорим себе что-то вроде: «Надо больше читать. Но не хватает времени…». Если вы не выделяете время на что-либо, его и не будет на это хватать. Поэтому распоряжайтесь свободным временем, осознанно распределяя его на интересные занятия.

Например, в свое время я действительно хотел больше читать, но на это катастрофически не хватало времени, и всегда находились дела важнее этого. Уверен, у многих дела обстоят также с занятиями спортом или с другими вещами, которые с одной стороны интересны, а с другой — всегда находится что-то более важное. Для этого не работают фразы «когда будет время…» или «позже». Для интересных и любимых занятий и хобби нужно создавать окна в своем графике. Выделяя на что-то время, вы сознательно впускаете это в свою жизнь.


Оценка времени и метод Pomodoro

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Это значит, что выполнение задачи будет занимать ровно столько (по крайней мере, не меньше) времени, сколько вы на нее отвели. Поэтому важно правильно распределять и оценивать время на выполнение различных задач.

На первоначальном этапе можно воспользоваться трекером, например Harvest, в котором вы сможете фиксировать время, потраченное на выполнение каждой задачи.

Таким образом, вы научитесь более точно прогнозировать, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи.

Я сделал на своем сайте простой и бесплатный таймер по методу Pomodoro. Суть этого метода в том, чтобы разделить рабочее время на 25-минутные отрезки (на самом деле, можно больше или меньше, тут все индивидуально) с короткими и длинными перерывами. В таймере вы можете также фиксировать, какой задаче был посвящен каждый отрезок времени. Работа с таким таймером позволяет осознанно фокусироваться на работе и не отвлекаться от нее.

Списки дел

Я не использую списки дел как основной инструмент тайм-менеджмента, так как, по моему мнению, нет никакого смысла в списках дел, если они не делаются. Сам формат списка не особо стимулирует к выполнению задач. Списки дел нужны только в одном случае — зафиксировать все необходимые задачи, чтобы их не забыть.

Пока задача не перенесена в календарь, для нее не распределено время. Это значит, что она «мертвая» —  вы не выделили ресурс (время) для ее выполнения. Это как проект строительства дома, на который нет денег, — просто стопка бумаги.

Для фиксации списков задач я использую таск-менеджер Things для Apple (есть приложения для iOS и Mac OS и собственное облако для синхронизации). На мой взгляд, это лучшее платное приложение для ведения списка задач, которое стоит своих денег. Оно позволяет структурировать задачи по различным проектам, и уже из него я регулярно переношу задачи в календарь. Также для визуализации некоторых задач я использую приложение для построения ментальных карт MindNode.


Расстановка приоритетов

Есть несколько различных приемов, связанных с расстановкой приоритетов и фокусированием на важных задачах. Мне нравится самый простой из них. В зависимости от срока, на который вы хотите распределить задачи (день, неделя, месяц или даже год), вы составляете список дел. При составлении такого списка и формулировании задач есть одно важное правило — на выполнение каждой времени должно уходить в три раза меньше отрезка времени, на который вы составляете план.

Например, вы составляете план на неделю и среди задач фиксируете «написать книгу». Вы можете подразумевать, что, конечно же, напишете только часть книги, возможно, одну главу. Но тогда и задачу нужно обозначать конкретно — «написать главу книги». После того как такой список составлен, вы без колебания выбираете только три (не больше) задачи. И все свое время посвящаете только им.

Есть много исследований, опровергающих мифы о многозадачности. Поначалу может казаться, что осталось множество дел, которые требуют вашего сиюминутного внимания, но часто это лишь игры ума, пытающегося увильнуть от текущей задачи. При том подходе, который я описал, качество работы и решения различных проблем заметно улучшается. По сути, вы просто мобилизуете весь свой потенциал на решение действительно важных задач.


Материалы по теме:

Как планировать день по правилу (10+2)*5 и успевать больше

Метод, который поможет правильно распланировать свой день (чтобы успеть сделать больше дел)

Как успеть сделать максимальное количество дел за день, за месяц, за год – актуальный вопрос современного мира. Книги по тайм-менеджменту, курсы по методам планирования, советы по техникам эффективности набирают популярность с каждым днем. Как нарастить свою работоспособность, включить силу воли на полную мощность? Об этом читайте в нашем материале прямо сейчас!

Пишете ли вы роман или отправляете электронное письмо – иногда трудно убедить себя придерживаться установленного графика работы. Можно, конечно, изо всех сил держать себя в руках, но это помогает ненадолго. Вот почему каждый ищет свои способы повышения производительности.

Разные приемы позволяют войти в сверхэффективное состояние рабочего процесса. Один из них – метод (10+2)*5. Его впервые презентовал Мерлин Манн, автор популярнейшего блога 43Folders.com. Это правило «победить прокрастинацию» предлагает график, благодаря которому вы сможете приступить к действиям и делать перерывы. Ниже описаны детали того, как метод помогает повысить продуктивность и как вы можете заставить его работать на вас.

Как это работает

fizkes (Shutterstock)

Название метода (10+2)*5 может показаться запутанным, но использовать его просто. Выражение означает, что нужно разделить каждый час вашего дня на части по 10 минут работы плюс двухминутный перерыв, помноженные на пять (12×5=60). Идея состоит в том, что, мотивируя себя частыми перерывами, вы преодолеваете первое препятствие – заставить себя работать прямо сейчас, не откладывая. После этого вы войдете в такой рабочий ритм, что в конце концов будете пропускать двухминутные перерывы.

Смотрите также

Тестирование

Попробуйте расписание (10+2)*5 утром. Вот наглядный пример, если вы пишете статью:

9:00 – 9:10 начать писать статью

9:10 – 9:12 перерыв

9:12 – 9:22 продолжать писать

9:22 – 9:24 победа

9:24 – 9:34 продолжать писать

9:34 – 9:36 мечта

9:36 – 9:46 писать

9:46 – 9:48 социальная сеть

9:48 – 9:58 написать

9:58 – 10:00 отразить победный танец в социальных сетях.

Можно использовать таймер телефона и вручную сбрасывать его перед каждым блоком работы/перерыва.

Смотрите также

Результаты

njlifehacks.com

Постепенно вы поймете, что придерживаетесь графика до секунды. Еще можно выявить, что две минуты перерыва – это ничто. Если использовать перерыв для проверки соцсетей, двух минут недостаточно, чтобы должным образом ознакомиться со всеми новостями за день.

С другой стороны, 10 минут прямой концентрации – это эффективный отрезок времени. Он достаточно короткий, чтобы не устать, но достаточно длинный, чтобы поработать. В зависимости от задачи вы можете пропустить один из двухминутных перерывов, если ощущаете прилив энергии и рабочего подъема.

Основные рекомендации, чтобы это правило действовало максимально эффективно, – не поддавайтесь искушению переставлять или продлевать перерывы. Если вы пропустите перерыв с 9:34 до 9:36, вы не должны использовать его случайным образом в 9:41. Это избавит вас от необходимости выполнять работу в течение этих 10 минут или дольше.

Смотрите также

Самое сложное – первый шаг

iStock

Самым большим препятствием на пути к продуктивности является откладывание первого шага. Я – обычный бегун, и независимо от расстояния мне почти всегда приходится договариваться с собой, чтобы выйти за дверь. Я говорю себе: «Просто побегай пять минут, а потом можешь развернуться, или пробеги пару километров, а потом ходи сколько хочешь».

Причина, по которой эта система переговоров с самим собой работает, заключается в том, что как только вы приступите к процессу, вам намного легче его продолжать. Однако, чтобы добраться до этой точки, вы должны знать, что грядет перерыв. Например, эти двухминутные перерывы после каждых 10 минут тяжелой работы.

Мотивируйте себя перспективой регулярных перерывов. После того как вы приступите, вы, возможно, обнаружите, что не так отчаянно нуждаетесь в них. Если вам сложно сделать первый шаг к выполнению работы, стоит попробовать метод (10+2)*5.

Смотрите также Смотрите также

Источник статьи: The (10+2)*5 Method Will Help You Get More Done in a Day

Обложка: Justin Tran

Как правильно планировать рабочий день

Саморазвитие

 

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  1. Правила начала дня
  2. Правила середины дня
  3. Правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

  • Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
  • Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
  • Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80%! решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Навигация по публикации
↑ Наверх

Особенности планирования времени на день c ежедневником- Doitright

Однажды, от одной девушки я услышал, что она хочет пойти на курсы тайм-менеджмента. Девушка эта в то время была домохозяйкой и не занималась ничем другим, кроме как работы по дому и ребенком. Первый вопрос, который я ей задал был «Зачем? Что ты хочешь получить в итоге после этого курса?». Ответ меня искренне изумил: «Я хочу планировать свой день по минутам и выполнять его, то есть если я запланировала с 13:30 до 16:00 встречу с подругами, то я закончила и начала минута в минуту». У многих из нас неправильное представление о том, что такое планирование времени и дня. Если мы считаем, что планирование дня — это когда у нас каждый час расписан и всё по минутам занято, то естественно мы будем считать, что Тайм-Менеджмент – это кандалы, и только одно упоминание об этом будет вызывать у нас стресс.

Я сначала думал, что такое мышление — это нонсенс и оно встречается редко. Однако, я понял, что это самое распространенное мнение, когда увидел большинство ежедневников на полках магазинов. Открывая страницу на день, мы видим там разлинованный лист с указанием времени 8:00, 9:00 и т.д. Сухие цифры часов и минут, которые намекают, что если ты начал задачу в 9 утра и не закончил к 10, то следующую задачу ты либо должен проигнорировать, либо не закончить предыдущую. Это конечно утрировано, но ведь так и есть. В конце такого дня, ты себя чувствуешь, как белка в колесе и в клетке. Конечно, все боятся тайм-менеджментов и ежедневников. И тем не менее, признается правильным каждый год дарить своим клиентам, подчиненным или партнерам эти сухие ежедневники с одинаковыми как на подбор содержаниями.

На самом деле управлять своим днём – это и есть истинная свобода.

Ведь мы точно знаем на что способны за день, что мы можем сделать и делаем то, что приближает нас к нашим желаниям. Удовлетворение наших желаний, потребностей и достижения целей делает нас счастливыми, а ведь именно это должно быть смыслом каждой жизни. Но чтобы спланировать свой день, необходимо чётко разделять какие задачи привязаны ко времени, дате, а какие нет; какие приоритетные, а какие не очень; что можно и нужно сделать, а что делать вовсе необязательно; что должен делать я, а что другие.

Следующая часть статьи будет содержать краткие рекомендации для планирования дня.

Для начала давайте разберемся для чего необходимо планировать день.

  • Во-первых, если вы не планируете свой день и своё время, то кто-то его будет планировать за вас. Шеф, клиенты, болтливые сотрудники, телевизор и маркетологи. Во-вторых, отсутствие плана действий – это все равно, что отсутствие карты или навигатора во время дальней поездки, или ещё хуже поездки по Москве. Вам придётся постоянно останавливаться и спрашивать у прохожих – куда же вам ехать. И повезет, если они вас в нужную сторону направят. В-третьих, не зная свой список дел на сегодня, вы будете себя ощущать в стрессе каждый раз, когда вспомните, что вы сделать забыли, или, когда будете понимать, что список дел у вас больше чем вы можете сделать.
  • Далее. Из чего же состоит наш день. Встречи, звонки, совещания, события, даже телесериал по телевизору – всё это задачи, привязанные ко времени и/или к дате, так называемые «жёсткие» задачи. В календаре, на временной шкале или в расписании должны быть только эти задачи. Исключения составляют информация, которая приурочена к конкретным датам, такая как напоминания о действиях и важных задачах, которые вы бы хотели сегодня сделать, и информация, которая может быть необходима в этот день, например, вопросы по совещанию, или ссылка на литературу, которую надо с собой взять на встречу.
  • Всегда имейте запас по времени в таких задачах, особенно если они касаются других людей. К примеру, если вы рассчитываете, что встреча пройдёт 15 минут, то будьте готовы к тому, что она может продлиться 30, 45 или даже 60 минут. По разным причинам, но это то, что зависит не только от вас. Оборвав встречу через 15 минут (ещё хуже по таймеру с телефона), вы можете потерять клиента, партнёра или получить негативное отношение к себе, а может быть упустите возможность обсудить какой-то новый проект, который перевернет всю вашу жизнь.
  • Другие задачи, которые вы хотите сделать — являются гибкими, то есть вы можете их делать в любое время этого дня. Их следует вести отдельно от временных привязок. Выпишите их списком и расставьте приоритеты. Существует множество способов расстановки приоритетов, о них мы расскажем в других статьях. Самое простое и эффективное это отделить срочные задачи (горячие) от важных (которые принесут наибольшую прибыль).

    Срочность задачи проверяется вопросом: «Что будет если я этого не сделаю… сегодня/завтра?» «…на этой неделе?» «… в этом месяце?», «не сделаю вообще?». Если ответ на вопрос «Не сделаю сегодня/завтра?», у вас возникает ощущение, что придёт беда, то это и есть срочная задача.

  • Разделив срочные от не очень срочных задач, нужно посмотреть на важность этой задачи: «Насколько эта, задача соответствует моей цели?» «Какой ключевой и самый важный шаг я могу сделать по направлению к этой цели?», «Это моя задача? Она важна мне или моему коллеге?»
  • Далее следует понять какие задачи зависят не от вас. Это так называемые задачи ожидания, которые вы держите на контроле, например, сообщение из налоговой, или первая часть проекта от коллеги. В этот день может быть срок сдачи по этим задачам, и вам необходимо их проконтролировать. Их следует выделить и отследить.
  • В течение дня к вам в план будут вмешиваться различные задачи, так называемые «входящие» задачи. Их стоит записать в отдельное место и, ни в коем случае, сразу за них не хвататься, только если они не пахнут скверным запахом, и боязнь этого не сделать вводит вас в панику. Если задач у вас приходит не много, и они не выглядят горячими, то в конце дня или 2-3 раза в день эти задачи нужно обработать и понять, какие действия по ним вы будете делать, кому какие задачи поручите, а какие вы будете делать далеко в будущем
  • В конце дня нужно подвести итог, свериться с планом, сколько было сделано, записать инсайты и результаты. Настоящие лидеры смотрят не как далеко им ещё идти, а смотрят на то сколько уже пройдено. Для этого каждый день надо подводить резюме дня. Каждую неделю резюме недели и т.д. А уже потом надо строить план на завтра.

Если вы не запланируете свой день, то кто-то сделает это за вас

Очевидно, что время ускоряет свой бег, а мы в попытке угнаться за ним получаем постоянные стрессы и, что самое ужасное – не на дюйм не приближаемся к своим целям. Ключевое слово «своим». А ведь мы стремимся к счастью, получать от жизни удовольствие. И только, взяв жизнь в свои руки, взяв ответственность за все происходящее на себя, мы можем получать от неё удовольствие. Взять в руки свой день, планировать его и выполнять – это только один шаг, возможно не первый, но крайне важный.

«Успех – это возможность просыпаться утром и засыпать вечером, успевая делать между этими двумя событиями то, что тебе по-настоящему нравится» (Боб Дилан)

Спасибо за то, что прочитали статью до этого момента, будет приятно почитать ваши комментарии, задавайте свои вопросы, мы вам обязательно ответим.

Подписывайтесь на нашу страницу, вас ждёт много полезного

Посетите наш магазин

Подписывайтесь на полезные материалы

Как правильно планировать свой день [Пример от бизнесмена]

Как я пришел к планированию

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным. 

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать. 

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать. 

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи. 


Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

  • Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
  • Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
  • Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
  • Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента.


Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя. 


Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности. 

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи. 

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня. 

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения: 

  • генеральный план по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
  • планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.


Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией.

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

  • Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
  • Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
  • С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
  • Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи. 

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную. 


Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

  • Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. 
  • Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.


Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела. 


Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

  • «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
  • «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
  • «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона». 

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем. 


Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха. 

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал. 

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас. 

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.


Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

  • Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
  • Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
  • Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
  • Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.


В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Бесплатная мультиссылка в
Инстаграм
Создавайте легко.
Вдохновляйте клиентов на
покупки.

Создать
бесплатно


Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго 🙂

  • «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
  • «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
  • «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
  • «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.


История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом.

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно 🙂

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

Вот как нужно планировать день.. Избавьтесь от беспокойства и погрузитесь в занятость… | Деб Нобельман, доктор философии | Стартап

Избавьтесь от беспокойства и подавленности в напряженные дни

Photo by Oli Dale on Unsplash

Завтра я уезжаю с семьей за город.

Мне нужно многое сделать, прежде чем мы сядем в самолет.

Я проснулся, и в голове постоянно крутилось: работа, письмо, поручения, дети, еда, уборка, собака. Все, что я хочу или должен сделать сегодня. Снова и снова. Я знал, что был потрясен этим днем.

Так что я это спланировал.

И теперь я знаю, что у меня есть 1 1/2 часа, чтобы написать сегодня утром. Плюс подушка позже сегодня вечером, чтобы перечитать и отредактировать. И я точно знаю, когда я делаю все свои другие задачи. И какие назойливые мелочи не нужно делать сегодня.

Лучшее в планировании дня то, что я не трачу время впустую, беспокоясь о том, когда я все сделаю . Потому что я уже знаю.

Вот как я это делаю:

Составьте список

Я записал все сумасшедшие вещи, которые были в моей голове.На самом деле было не так много, как я думал. Когда вы снова и снова думаете об одном и том же, это похоже на торнадо из Волшебника страны Оз. Когда вы записываете их на листе бумаги, вы понимаете, что объем ваших дел равен сильному ветру.

Вот кикер: список занял у меня всего минуту или две.

Я вернулся к нему через несколько минут, чтобы убедиться, что ничего не пропустил. Но составление списка занимает совсем немного времени. Потому что это уже было прямо на кончике моего мозга.

Решите, сколько времени займет каждое дело

Некоторые дела в вашем списке займут 15 минут или меньше. Я группирую эти вещи вместе. В моем случае это такие вещи, как задержка почты, пока нас нет в городе. Маленькие разногласия. Я сгруппирую эти вещи вместе.

Есть и более длинные вещи. Пишу. Завершение последних частей консультационного проекта. Каждому из них требуется как минимум час, если не несколько часов. Поскольку у меня остался только один рабочий проект, я знаю, что могу потратить все «рабочее» время на одно дело, которое поможет.

Итак, я записал в свой список, сколько времени займет каждая вещь . И сгруппировал более короткие предметы, которые я могу делать в одном и том же месте.

Опять же, этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Определить открытые временные интервалы дня

Прямо сейчас у меня есть несколько свободных часов. В 4 часа я должен забрать своих детей из лагеря. Обычно мы тусуемся после лагеря или школы, а затем ужинаем между 17:30 и 18:00. Мои дети ложатся спать довольно поздно, около 9 вечера.Но после ужина мой муж обычно что-то с ними делает, например, играет в бейсбол. Итак, я знаю, что с 16 до 19 часов не будет подходящего времени для задач, потому что я буду с семьей. Но после 7 часов у меня есть «место для маневра» для вещей, которые еще не совсем сделаны.

Это означает, что мне нужно выполнить большую часть своих дел до 15:45 (когда мне нужно выйти из дома, чтобы забрать лагерь).

У меня все еще есть 6 часов, чтобы закончить все.

Шесть часов — это много.

И снова этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Расписание каждой деятельности

Наконец, я вычисляю лучший временной интервал для каждой деятельности.

Для меня все, что кажется мне наиболее срочным или необходимым, я планирую в первую очередь. Сегодня это все мелочи, которые мне нужно сделать. Большинство из них связаны с компьютерными задачами и телефонными звонками. Итак, я сделаю это в первую очередь. Все вместе они должны занять около часа. Так что на всякий случай запланирую 1 час 15 минут. Вы никогда не знаете, как долго я могу быть в ожидании.

Далее я хочу закончить этот рабочий проект. На самом деле это не должно быть до следующей недели, но я знаю, что не хочу работать над этим в отпуске. Итак, я закончу его сегодня и не буду беспокоиться об этом. Это должно занять около 2 часов. Я сделаю это дальше.

Я планирую 20 минут на обед.

После этого я напишу. Я хочу быть «в моменте», когда в отпуске с семьей, поэтому я не уверен, как часто буду писать на следующей неделе. Я хочу закончить кусок сегодня. Я потрачу 1.5 часов работы над текстом. А затем, если необходимо, перечитайте, отредактируйте и отредактируйте после 19:00 этим вечером. С целью опубликовать сегодня вечером или завтра.

Для записи Мне также нужно установить таймер . Писательство погружает меня в глубокое состояние «потока», когда я занят и теряю счет времени. Итак, я ставлю таймер на своем телефоне и иду вперед и пишу. Мне не нужно постоянно смотреть на часы. Я знаю, что мой телефон сообщит мне, когда мне нужно перейти к следующей задаче.

Наконец, это все поручения, которые выводят меня из дома.На них у меня осталось около часа, и я могу забрать своих детей по дороге домой.

Составляя расписание, я понимаю, что часа может не хватить для выполнения всех поручений. Поэтому я планирую сначала выполнить поручения, которые я должен делать без своих детей. Для поручений, таких как поездка в Target, я могу взять с собой детей после того, как заберу их. Мы все еще должны быть дома к 5 часам, достаточно времени для ужина.

Это напомнило мне, что сегодня у меня нет времени готовить ужин. Так что мне нужно планировать либо что-то забрать, либо найти достойный вариант заказа.Но я знаю, что это так, и ужин меня не удивит в конце дня.

Эта часть заняла у меня немного больше времени. Это немного похоже на сбор пазла.

Но было еще меньше 15 минут .

Сделай глубокий вдох. Затем выполнить.

И вот мой день. От начала до конца весь день ушло около 20 минут на расписание . И теперь мне не нужно тратить время на то, чтобы беспокоиться об этом.

Я точно знаю, что я могу и не могу делать и когда.Я знаю, что есть время все успеть. А все, что не попало в этот список, может подождать до окончания отпуска.

Самое главное, этот день больше не подавляет меня. Мой разум не скачет. Я могу сосредоточиться на исполнении.

Для меня составление расписания на день существенно облегчает тревогу . Как только я начал это делать, я понял, что трачу часы каждый день на беспокойство. Думать о том, чтобы что-то сделать, но на самом деле ничего не добиться. Беспокойство может отнимать много времени.

Я люблю планировать утром, день за днем, на обычном листе бумаги, наклейке или в своем блокноте.

Я попробовал причудливые ежедневники и планировал на целую неделю вперед. Это спровоцировало мой перфекционизм . Я чувствовал, что соблюдаю план на неделю, если делал все заранее, и это меня ограничивало, а не расслабляло. И если я что-то одно пропускал в расписании, вся неделя уходила в мусор.

Но все люди разные. У меня тревожность и перфекционизм, поэтому слишком много структуры может быть наказанием.

Смысл в том, чтобы использовать это в качестве ориентира и найти свой собственный способ справиться с перегрузкой. У всех нас много дел. Продолжайте пробовать разные вещи. Что-то будет работать для вас.

Как спланировать рабочий день эффективно

Краткое резюме
    1. Запишите каждый день Задачи до времени
    2. Организация задач в своем порядке приоритета
    3. Выделите время для ваших задач
    4. Включите в свое расписание время на непредвиденные обстоятельства
    5. Пересмотрите пункты своего планировщика
    6. Ведите дневник

    То, как вы планируете свои повседневные действия на работе, может повысить или снизить вашу производительность.Это может начаться утром, накануне или даже за неделю или две до этого.

    Организованность значительно повлияет на вашу продуктивность. Это означает наличие времени, выделенного для каждой задачи, и стратегии для выполнения различных задач в кратчайшие сроки.

    Оптимальное планирование рабочего дня легче сказать, чем сделать. Если вы часто или время от времени обнаруживаете, что у вас напряженный рабочий день, а в конце вы ничего не делаете, то вы не одиноки. Как и многим людям, все, что вам нужно, это немного встряхнуться.

    В этом руководстве представлены проверенные стратегии, которые необходимо реализовать, чтобы лучше организовать свой рабочий день. Если все сделано правильно, вы увидите, как ваша эффективность и продуктивность резко возрастут. Давайте начнем.

    Заранее записывайте задачи на каждый день

    Какие задачи вы хотите выполнить в течение дня? В какое время вы должны выполнить каждую? Хватает ли у вас на них времени?

    Вы должны начинать каждый день с четких ответов на эти вопросы. Вот тут-то и пригодится календарь или планировщик.Это может быть еженедельник или ежедневник. Планировщик может быть в цифровой форме, или вы можете использовать старую школу и использовать простую записную книжку.

    Важно, чтобы вы выбирали ежедневник исходя из своего вкуса и бюджета. Выбранный инструмент также должен быть функциональным, чтобы выполнять работу.

    Должно быть легко вводить данные, а также просматривать элементы наряду с выделенным временем с тем уровнем детализации, который вам нужен.

    Цифровой календарь должен быть более удобным, если вы ищете удобство.Вы можете иметь календарь на своем телефоне или планшете и иметь возможность носить его с собой куда угодно. Или вы можете иметь его в облаке, где вы можете получить к нему доступ с помощью ноутбука, телефона, планшета или любого другого устройства с выходом в Интернет и экраном дисплея.

    Большинство цифровых календарей, таких как Google Calendar или MS Outlook, позволяют синхронизировать данные и сделать их доступными на всех ваших электронных устройствах. Это гарантирует, что ваш календарь всегда будет готов в любом месте и в любое время. Некоторые решения также включают напоминания, чтобы вы не пропустили расписание.

    Цифровой планировщик также позволяет добавлять заметки, где это необходимо, или с легкостью вносить необходимые изменения.

    Независимо от того, выберете ли вы бумажный или цифровой планировщик, убедитесь, что он документирует план действий на неделю прямо перед ее началом. Для ежедневного календаря обновите расписание на день накануне.

    Идея состоит в том, чтобы подходить к каждому дню с четким и подробным списком дел. Это самый надежный способ более эффективно управлять своим временем. Это увеличивает ваши шансы вовремя выполнить более важные задачи и снижает вероятность того, что вы что-то забудете.

    Как подходить к календарю

    В идеале вам нужно планировать свой день таким образом, чтобы у вас было достаточно (или больше) времени для важных дел.

    Если вы обычно не более продуктивны в другое время, кроме утра, ваш день должен начинаться с более важных задач. Таким образом, у вас больше шансов завершить их в течение дня. Менее важные задачи всегда можно отложить на потом, если не хватает времени.

    1. Расположите задачи в порядке их приоритета

    Начните с перечисления всех задач, которые вам нужно выполнить.Затем из списка отсортируйте элементы в порядке их приоритета. Что важнее и что важнее? Что сложнее? Какие задачи, вероятно, потребуют больше времени для выполнения?

    Наиболее важные задачи должны стоять в вашем расписании на первом месте. Им нужно дать приоритет, чтобы быть завершенным в первую очередь. Те, которые менее важны, должны быть запланированы на ожидание или помещены ближе к концу дня или недели — в зависимости от вашего типа календаря.

    После того, как вы определили и рассортировали свои задачи в порядке приоритета, пришло время пометить их.Электронные календари позволяют легко это сделать. Они загружены такими функциями, как цветовые коды, которые вы можете использовать, чтобы отделить задачи с высоким приоритетом от остальных.

    Также самое время делать записи в ежедневнике. Если вам нужно что-то вспомнить о задаче, обязательно запишите это. Каждая заметка, помещенная рядом с соответствующей задачей, поможет вам вспомнить те более мелкие детали, которые часто легко забываются.

    2. Выделите время для своих задач

    Для выполнения каждого действия потребуется определенное количество времени.Выделяйте разное количество времени на разные задачи в зависимости от уровня их сложности и ваших способностей.

    Пусть более сложные или ответственные задачи отнимут у вас львиную долю вашего времени. Между тем, поместите более срочные задачи в свое расписание на первое место, чтобы вы могли выполнить их раньше, чем менее срочные.

    В своих заметках вы можете указать, почему вам потребуется столько времени для каждой соответствующей задачи.

    Будьте реалистами. Не выделяйте слишком мало времени на какой-либо предмет.Это может только суда разочарования. Более сложные задачи потребуют больше времени, поэтому рекомендуется помнить об этом при составлении расписания.

    Учтите, что отвлекающие факторы обычно возникают, поэтому в вашем календаре должны быть учтены такие шансы. Не забывайте учитывать и перерывы между задачами. Вы можете взять с собой прохладительные напитки и еду между задачами. Не забудьте включить время для каждого из них, чтобы не было непреднамеренных накладок.

    Даже при отсутствии непреднамеренных отвлекающих факторов будьте осторожны и не недооценивайте количество времени, которое потребуется для выполнения каждой задачи.Это помогает тщательно обдумать решение о том, сколько времени выделить на задачу.

    3. Включите в свое расписание время на непредвиденные обстоятельства

    Время на непредвиденные обстоятельства позаботится о непредвиденных событиях в течение дня. Это может быть инструктаж по чрезвычайным ситуациям, долгий телефонный разговор с клиентом или какая-то другая экстренная ситуация.

    Вам будет спокойнее, если в вашем расписании будет на 20 процентов больше времени. Вы будете рады включить эти дополнительные минуты, когда теперь вы не отстаете, несмотря на это неожиданное прерывание.

    В зависимости от сложности задачи на подготовку к работе может уйти довольно много времени. Таким образом, это помогает добавить некоторое резервное время, чтобы убедиться, что обо всем позаботятся с большей точностью.

    Обратите внимание, что вам может понадобиться больше времени на непредвиденные обстоятельства, если ваша работа довольно непредсказуема. Вы никогда не можете точно сказать, когда что-то произойдет, поэтому лучше к этому подготовиться. Таким образом, вам не придется корить себя, если это произойдет.

    Некоторые прерывания трудно предсказать, но с некоторыми можно справиться.Итак, для довольно непредсказуемой работы постарайтесь найти способы управлять перерывами, чтобы вам не приходилось выделять слишком много времени на непредвиденные обстоятельства.

    Если необходимо, рассмотрите возможность работы в нерабочее время. Вы можете быть удивлены, обнаружив, что в эти несколько дополнительных часов вы достаточно продуктивны. Все дело в том, чтобы выяснить, сколько часов работы вы можете позволить себе в день, и сопоставить задачи, которые необходимо выполнить.

    Если в вашем ежедневном расписании наиболее важные задачи будут стоять на первом месте, это гарантирует, что они будут выполнены, несмотря на любые непредвиденные трудности.

    В любом случае список дел должен помочь вам сосредоточиться на выполнении задачи. С ним должно быть легче избегать ненужных отвлекающих факторов, которые в противном случае могли бы снизить вашу производительность.

    4. Пересмотрите пункты своего ежедневника

    Хотя общее правило состоит в том, чтобы придерживаться своего ежедневника как есть, иногда вам придется вносить коррективы.

    Корректировки могут быть вызваны изменением вашей запланированной деятельности или просто некоторыми деталями, которые вы забыли включить с самого начала.

    Освежив свой календарь, вы сможете отметить те области, которые нуждаются в корректировке.

    Если вам нужно перенести что-то на следующий день, подумайте о том, чтобы поставить их первыми, чтобы изменение не повлияло на них неблагоприятно. Кроме того, при внесении изменений убедитесь, что вы перемещаете только те элементы, которые являются гибкими, а не элементы с высоким приоритетом.

    Вести дневник

    В конце рабочего дня подумайте о том, чтобы записать свою оценку дня в дневник. Это звездный способ оценить вашу производительность.Вы достигли каждой поставленной цели? Вы выполнили все задачи в отведенное время? Есть ли тенденция в вашей работе, на которую вам нужно действовать?

    В журнале вы можете увидеть, нужно ли вам добавить больше времени к своим ежедневным задачам или сократить. Или вы также можете сказать, является ли время, которое вы распределяете задачами, идеальным.

    Какие бы трудности или разочарования вы ни встретили на работе, вы сможете избавиться от них, если запишете их в виде дневника. И вы поймете, что чувствуете себя намного лучше уже после 5-10-минутной тренировки.

    Заключительные мысли

    Вероятно, некоторые из этих советов покажутся вам довольно простыми; очевидно даже. Однако не все применяют их на практике. Если вы боретесь с производительностью и эффективностью на работе, то, возможно, пришло время начать использовать эти проверенные и верные рекомендации. Вы будете рады, что сделали это, когда ваше управление временем и эффективность начнут расти.

    Как спланировать свое ежедневное расписание для достижения успеха

    Сообщение Обновлено 11 июня 2020 г.Нам всем это как-то не по себе. Так много нужно сделать и так мало времени, не так ли? Один из часто задаваемых вопросов, которые я получаю от читателей и клиентов, заключается в том, как улучшить тайм-менеджмент. Общее мнение состоит в том, что мы все чувствуем, что теряем время и никогда ничего не достигаем.

    Должен признаться, я не всегда разумно использую свое время. Я склонен отвлекаться на YouTube, Netflix и вообще на все, кроме того, чем я должен заниматься. Тем не менее, я считаю, что нашел *секрет*, чтобы оставаться в курсе всего, что мне нужно сделать, когда я на это решился.

    Планирование.

    Да, это так просто. Планирование — ключ к эффективному тайм-менеджменту. Трудно чувствовать себя организованным и сведущим в делах, если вы не готовы. Наличие четкого плана на день поможет вам максимально использовать свое время и действительно выполнять важные дела в жизни.

    Если вы чувствуете, что в сутках недостаточно часов, продолжайте читать, чтобы узнать, как я составляю свое расписание, чтобы помочь в ежедневном управлении временем!

    Как спланировать свой день для достижения успеха

    Посмотрите видео с подробным объяснением того, как я планирую свой день или прочитайте полный пост ниже!


    1.Выберите свои инструменты

    Прежде чем мы перейдем к советам по тайм-менеджменту, стоит упомянуть, что вам нужны правильные инструменты, которые облегчат вам планирование. Есть два инструмента, которые, по моему мнению, необходимы для эффективного управления временем: календарь/планировщик и список дел . В вашем планировщике или календаре вы отслеживаете свои встречи и важные даты. Ваш список дел — это место, где вы отслеживаете задачи и проекты, над которыми работаете.

    Эти инструменты могут быть физическими или цифровыми.Если вы ищете физический планировщик, я бы порекомендовал что-то вроде Day Designer или Law of Attraction Planner. Недавно я перешел на цифровую сторону и предпочитаю планировать свое расписание с помощью Google Cal.

    Что касается вашего списка дел, вы можете использовать обычный блокнот (например, этот) или приложение, такое как Todoist. Что бы вы ни решили использовать, эти инструменты сделают вашу жизнь намного проще.

    Связанная запись: 3 способа управления списком дел


    2.Создать план на день

    Обычно я составляю план на день накануне вечером. Таким образом, я точно знаю, что мне нужно делать, когда я просыпаюсь утром. Планируя свой день, я включаю следующее:

    Встречи:  Это встречи, звонки клиентов или другие встречи, вокруг которых я должен планировать свой день.

    Время ухода за собой:  Я всегда планирую заниматься самообслуживанием (йогой, медитацией, прогулкой) в свой день, иначе я знаю, что этого не произойдет.

    Три главных приоритета: Это три проекта или задачи, которые я хочу выполнить или добиться прогресса.

    Я стараюсь реалистично оценивать количество задач, которые планирую на день. Я обнаружил, что если я попытаюсь выполнить слишком много дел, я либо перегорю, либо почувствую разочарование из-за того, что не вычеркнул все из своего списка дел.

    Связанная запись: Как начать свой день с ясности и концентрации


    3. Запланируйте это в

    Как только я определил, что у меня происходит в течение дня, я начну добавлять вещи в свой ежедневник. Я добавляю любые встречи в течение отведенного им временного интервала, а затем оцениваю, сколько времени займет каждый приоритет, и назначаю время, когда я собираюсь начать над ними работать.

    Затем я разобью свои приоритеты на более мелкие части и отмечу все задачи, которые помогут мне добиться прогресса по каждому приоритету. Например:

    Приоритет: Готово блог Post

        3
      • Действие Шаг: Загрузить видео
      • Действие Шаг: Добавить ссылки
      • Этап действия: VecurityRead

      Одна вещь, которую я также люблю включать для каждый приоритет спрашивает себя: «Как я узнаю, когда закончу?» Это позволяет мне двигаться к конкретной конечной точке и делает задачу менее расплывчатой.


      Что вы используете для планирования своего дня?

      Ключ к успешному дню — быть готовым. Четкое определение своих приоритетов каждый день — лучший способ обеспечить максимально продуктивный день. Вскоре вы начнете понимать, что теперь, когда вы стали профессионалом в области управления временем, у вас ДЕЙСТВИТЕЛЬНО есть достаточно времени, чтобы что-то делать.

      Как спланировать сверхпродуктивный день

       

      Сейчас я много говорю о продуктивности в своем блоге, но я не всегда был продуктивным человеком.На самом деле какое-то время я был сверхнепродуктивным человеком.

      Вот почему я начал узнавать все, что мог, о том, как стать более продуктивным!

      Существует множество лайфхаков для увеличения производительности, которые могут вам помочь. Но на самом деле все сводится к тому, чтобы составить план на каждый день и придерживаться его.

      В этом посте я научу вас, как планировать продуктивный день и как на самом деле придерживаться своего плана!

       

      Как спланировать продуктивный день

       

      Планируйте свой день заранее будет как продуктивный день.Для этого есть несколько причин.

      Во-первых, мне нравится с утра садиться за рабочий стол и сразу же погружаться в работу. Но когда я не планирую свой день заранее, мне вместо этого приходится начинать с выяснения того, над чем, черт возьми, я собираюсь работать в первую очередь.

      Другая причина заключается в том, что, когда я решу в данный момент над чем я хочу работать, я буду работать над тем, что проще и веселее.

      Подумайте об этом так: допустим, вы собираетесь поужинать с друзьями.

      Если вы посмотрите меню заранее, вы можете решить, что собираетесь заказать салат. И поскольку вы составили план заранее, вы, скорее всего, будете его придерживаться.

      Но если вы не заглянете в меню заранее, вы, скорее всего, просто выберете то блюдо, которое в данный момент кажется действительно хорошим. Для меня это всегда макароны!

      Производительность прежняя! Когда вы планируете заранее, вы планируете быть продуктивным. Когда вы решите в данный момент, вы выберете легкое или веселое задание.

       

      Начните с продуктивного утреннего распорядка

       

      Я годами настаивал на том, что не могу создать утренний распорядок, потому что я просто не жаворонок.

      Во-первых, постоянно говоря себе, что я не жаворонок, я не давал себе большого выбора, чтобы быть кем-то другим.

      Но я также не понимал, что люди, которые не жаворонки, больше всего нуждаются в утренней рутине!

      Годами я откладывал будильник и просыпался в самый последний момент.Это означало, что по утрам я был изможденным и неорганизованным и часто опаздывал на работу.

      Я тратил больше денег на еду и кофе, так как не просыпался вовремя, чтобы приготовить их утром.

      У меня не было продуктивной работы утром, потому что я все еще был очень уставшим, когда пришел на работу.

      И поскольку ваше утро обычно задает тон всему дню, я чувствовал себя отсталым и непродуктивным весь день.

      После того, как я разработала для себя утреннюю рутину, я поняла, что не только у меня будет больше мотивации вставать с постели по утрам, но я также смогу продуктивно и спокойно провести утро, не вставая намного раньше.

      Как только вы создадите для себя четкий распорядок дня, вам будет намного легче выполнять все дела, не чувствуя себя неорганизованным и точно что-то забывая.

       

      Расставьте приоритеты в списке дел

       

      Когда вы садитесь утром и просматриваете свой список дел, какую задачу вы, скорее всего, выберете? Я предполагаю, что это будет тот, который вы сможете вычеркнуть быстрее всего. Таковы большинство из нас.

      Вот почему так важно расставлять приоритеты в списке дел.В противном случае действительно важные, но сложные задачи никогда не будут выполнены!

      Мой любимый способ расставить приоритеты задач — использовать матрицу Эйзенхауэра. Эта матрица помогает мне решить, какие задачи выполнить немедленно, какие отложить на потом, какие делегировать или автоматизировать, а от каких вообще избавиться.

      Заблаговременная расстановка приоритетов в списке дел меняет правила игры и помогает убедиться, что вы не заполняете свой день маловажными задачами.

       

      Внесите все в календарь

       

      Одна из моих любимых писательниц и подкастеров Гретхен Рубин часто говорит, что «вещи, которые можно сделать в любое время, часто делаются в любое время», и я очень близко к этому утверждению.

      В течение многих лет у меня был огромный список дел, которые я хотел сделать для своего бизнеса. И я не шучу, когда говорю, что некоторые из этих задач стояли в списке годами. Да, лет.

      Я решил, что могу сделать это в любое время, поэтому вместо этого я сделал это в кратчайшие сроки. И что действительно изменило это?

      Внесение всего в календарь.

      Теперь вместо того, чтобы вести список текущих дел в записной книжке или в Asana и работать с ним каждый день, я помещаю задачи прямо в свой Календарь Google.

      Внесение дела в календарь не только гарантирует, что оно действительно будет выполнено, но и гарантирует, что я не отниму у меня больше времени, чем мне нужно.

      Например, если я дал себе пять часов, чтобы написать сообщение в блоге, то мне потребуется пять часов, чтобы написать сообщение в блоге. Но если я поставлю его в свой календарь всего на два часа, а сразу после него запланирую другое задание, то я закончу его за два часа.

      Примерно как в колледже, сколько бы профессор ни дал тебе на написание работы, ты всегда заканчивал ее раньше срока!

       

      Планируйте свои результаты

       

      Бывают ли у вас дни, когда вы чувствуете, что действительно продуктивны и много успеваете? Но потом, в конце концов, вы действительно не уверены, чего на самом деле достигли? Да, я тоже.

      Вот что происходит, когда мы планируем действия в нашем списке дел вместо того, чтобы планировать наши результаты.

      Предположим, у вас есть двухчасовой блок времени по воскресеньям утром для вашего блога. Если вы напишете «работа над блогом» в своем списке дел, то есть большая вероятность, что вы потратите эти два часа на занятую работу и пытаясь понять, над чем работать.

      Вместо этого попробуйте добавить в свой календарь «написать одну запись в блоге». Таким образом, вы точно знаете, что вам следует делать, когда садитесь за работу, и вы не будете отвлекать себя хлопотами и убеждать себя, что работаете над своим блогом.

      Я заметил огромную разницу с тех пор, как начал делать это в своем бизнесе. Раньше я мог провести весь вечер, думая, что работаю над своим блогом, но ничего не сделал.

      Теперь у меня всегда запланированы конкретные задачи, и когда я заканчиваю работу, мне есть что показать.

       

      Сосредоточьтесь на чем-то одном

       

      Помните, когда все думали, что многозадачность — это вещь? И что многозадачность сделает вас более продуктивным?

      Да, оказывается, это совсем не так.

      Вы можете уделять все свое внимание только одной вещи за раз. Это означает, что когда вы «многозадачны», вы просто прыгаете от задачи к задаче, не уделяя чему-либо всего своего внимания.

      Вот вам хороший пример. Я люблю слушать подкасты, когда бегаю, убираюсь или готовлюсь к работе — в основном это то, для чего мне не нужно все мое внимание. Для меня это лучшее время для прослушивания подкастов.

      Время от времени я стараюсь слушать подкасты во время работы.И знаете, что обычно происходит? Я дохожу до конца подкаста и понимаю, что на самом деле не слышал большую часть того, что они сказали. Мое внимание было сосредоточено на моей работе, а вы не можете полностью сосредоточиться на двух вещах одновременно!

      Правда в том, что вы не экономите время, работая в режиме многозадачности. Вам потребуется больше времени, чтобы сделать все, и это не будет сделано также. Гораздо быстрее просто полностью сосредоточиться на одной задаче, а затем перейти к следующей, когда вы закончите.

       

      Организуйте свое рабочее место

       

      Хотите верьте, хотите нет, но окружающая среда оказывает огромное влияние на вашу производительность.А наличие беспорядка или беспорядка на рабочем месте может на самом деле сделать вас намного менее продуктивным.

      Я всегда чувствую себя менее продуктивным, когда мое рабочее место не опрятно, потому что беспорядок вызывает у меня стресс. Поэтому вместо того, чтобы сосредоточиться на своей работе, я беспокоюсь о беспорядке.

      Беспорядок также замедляет вас. Например, предположим, что вы ищете один конкретный лист бумаги, но у вас на столе куча и куча бумаги.

      Вероятно, вам понадобится некоторое время, чтобы найти то, что вы ищете!

      Я всегда выделяю время в своем календаре, обычно в самом конце дня или недели, чтобы привести в порядок свое рабочее место.Таким образом, когда я приступаю к работе на следующий день, я могу сразу же погрузиться в работу и иметь свободное от беспорядка окружение для работы. работаю на себя буквально с того момента, как я сажусь за свой рабочий стол утром, до того времени, когда я собираюсь лечь спать вечером.

      И конечно, иногда это срабатывает, и я все успеваю. Но это действительно не устойчиво.

      Во-первых, если ты собираешься так работать каждый день, ты выгоришь.И как только вы наткнетесь на выгорание, вам будет очень трудно вообще что-либо сделать.

      Еще одна причина, по которой это не работает, заключается в том, что не всегда все идет по плану. И когда у вас есть задача, которая занимает больше времени, чем ожидалось, это отнимет у вас остаток дня или недели.

       

      Завершите продуктивную вечернюю рутину

       

      Как продуктивный день начинается с продуктивной утренней рутины, так и заканчивается он продуктивной вечерней рутиной.И точно так же, как продуктивная утренняя рутина, продуктивная вечерняя рутина выглядит по-разному для каждого!

      Мне очень нравится использовать вечернюю рутину, чтобы подготовиться к следующему дню. Это значит приготовить обед, приготовить кофеварку и выбрать, что я надену на следующий день.

      Продуктивная вечерняя рутина также поможет вам подготовиться к хорошему сну. Это может означать принятие душа, ежевечерний уход за кожей и выключение электроники за час или два до сна, чтобы вы действительно были готовы ко сну, когда ложитесь.

      Продуктивная вечерняя рутина — это большая часть того, что позволяет мне продуктивно проводить утреннюю рутину! Это не дает мне чувствовать себя спешащим и дезорганизованным, и это позволяет мне чувствовать себя хорошо отдохнувшим, потому что я выспался.

       

      Заключительные мысли

       

      Когда дело доходит до повышения производительности, важен каждый день!

      В последние годы я изучал все, что мог, о повышении производительности. И, в конце концов, я узнал, что в основном все зависит от того, как вы относитесь к каждому дню.

      По большому счету, один день не кажется чем-то большим. Когда у вас есть один непродуктивный день, вы не чувствуете, что это что-то изменит.

      Но цепочка одиночных непродуктивных дней складывается в непродуктивную жизнь. А цепочка сверхпродуктивных дней поможет вам последовательно выполнять дела и достигать всех ваших самых больших целей!

       

       

      Как спланировать свой день… неделю… ЖИЗНЬ! ~ Алан Браун

      «Если вы не разработаете свой собственный жизненный план, есть вероятность, что вы попадете в чей-то план.И угадайте, что они запланировали для вас? Немного.» -Джим Рон

      Теперь   есть   цитата, которая заставит вас задуматься. И это так же верно для вашего ежедневного плана   , как и для вашего   жизненного плана.   Когда у вас нет плана на день или неделю, это все равно, что сказать: «Всем привет, чем бы кто-нибудь ни хотел заняться сегодня, я согласен!»

      Планирование дня — это один из самых эффективных способов продуктивности — как для вас, так и для ваших детей.Чем лучше вы спланируете   свой   день, тем лучше вы сможете (помочь им) спланировать их день!

      Ошибка планирования #1

      Немногие из нас имеют хорошо отлаженную привычку планировать. Даже если в прошлом вы пытались внедрить какие-то механизмы планирования… приложение, планировщик… скорее всего, они просто лежат на вашем телефоне или книжной полке и собирают пыль.

      Но есть несколько хитростей, позволяющих планировать план . Первый называется «Как спланировать свой день за 13 простых шагов!»

      Эм.Шучу… Вот как НЕЛЬЗЯ планировать свой день.

      На самом деле, это  Ошибка планирования №1  – главная причина, по которой люди не придерживаются процесса или системы планирования! Слишком сложные схемы планирования обречены на быстрый провал.

      Сверхпростое планирование

      Так что же РАБОТАЕТ? Вот очень простой процесс планирования, который требует всего 5 шагов за 5 минут в день…

      ШАГ 1:   Прямо сейчас (да, я имею в виду прямо сейчас) установите повторяющийся элемент календаря в календаре вашего смартфона или ноутбука.Установите его на 5 минут до приблизительного времени каждое утро  непосредственно перед тем, как вы откроете компьютер, проверите электронную почту или начнете спорить с детьми. Назначьте 5-минутную встречу под названием «ПЛАН».

      ШАГ 2:   Утром в это время установите 5-минутный таймер, а затем… два слова… Нет Туши! Это значит, ничего не открывать! Никаких ноутбуков! Никаких браузеров! Никаких писем! Нет Туши!!

      ШАГ 3:   Планируйте свой день. Напишите это ручкой и бумагой (да, ручкой и бумагой).Что такое план? Только ваши ключевые встречи и не более три ключевые задачи (обязательные дела) на день.

      ШАГ 4:   Это самое важное. Создайте записи в календаре для каждого из ваших ключевых обязательных дел. Ведение календаря — указание КОГДА и ГДЕ вы будете это делать — значительно увеличивает шансы на завершение.

      ШАГ 5:  Установите повторяющееся напоминание несколько раз в течение дня, в идеале раз в час, чтобы спросить себя, по-прежнему ли вы сосредоточены на своем плане.Если нет, немного рассердитесь (любя себя) и отомстите. Во время последнего напоминания дня потратьте несколько минут на анализ того, как вы справились в целом.

      Как ваши успехи?

      Теперь, когда вы перефокусируетесь или пересмотрите, вы можете обнаружить, что сбились с пути, делая совершенно не то. Или вы можете обнаружить, что, несмотря на ваше планирование, вы все же не сделали так много, как надеялись. Это может случиться поначалу. Даже если вас выставили галочкой, постарайтесь не падать духом… потому что, как только вы станете отрицательным, вы начнете строить обоснование для отказа от своего плана планирования.«Ах, это не работает… это не для меня…»

      Другие ошибки планирования, которых следует избегать

      Вот почему  Ошибка планирования #2  – это мышление по принципу «все или ничего». Так что же ? Итак, вы начали сегодня не с планирования. Итак, вы не остановились на задаче. Итак, вы отвлеклись на полдня на какое-то законно срочное дело. Всякое бывает!

      Успешные люди будут придерживаться его в хорошие и плохие дни… пока это не станет рутиной… ежедневным ритуалом .

      И вот,  Ошибка планирования №3 : Не ритуализировать свой план планирования. Если это не ритуал, то через год его не будет. Вот почему так важно не уйти в минус, если вы не делаете это идеально или последовательно. Просто… продолжай… делать это… несовершенно. Вы увидите преимущества… и это станет ритуальным.

      Я оставлю вам еще одну замечательную цитату Джима Рона… «Либо ты управляешь днем, либо день управляет тобой».  Итак… Составляйте план! (и будьте проще!)

      Еще из блога Complex Kids

      Как спланировать (спокойно) продуктивный день — Hustle Sanely® от Джесс Мэсси

      Если вы пропустили пост прошлой недели, мы говорили о том, как я планирую свои недели.Сегодня мы делаем следующий шаг, и я расскажу вам, как я планирую свой день!

      Я планирую свои дни, сочетая вечер накануне и утро , которые я объясню подробнее по ходу дела.

      Я нашел систему планирования, которая хорошо работает для меня, и я с радостью поделюсь ею с вами, но просто знайте, что инструменты, которые я использую, могут вам не подойти, и это нормально! Я уверен, что 5-шаговая схема планирования спокойного и продуктивного дня будет применима практически к каждому, поэтому обратите на них пристальное внимание и выясните, какие инструменты планирования лучше всего подходят для вас.


      Я люблю использовать еженедельный планировщик Peacefully Productive Planner, а затем блокнот Hustle Sanely для ежедневного планирования. Я предпочитаю просматривать свою неделю с первого взгляда, а затем использую ежедневный блокнот для планирования, обычно с понедельника по четверг, потому что эти дни у меня довольно загружены. Сейчас, если честно, выходные я планирую довольно свободно. У нас с Адамом пока нет детей, так что наше время принадлежит только нам, и мы как бы проводим выходные.

      Как я уже говорил вам на прошлой неделе, я сажусь по пятницам после обеда, как последнее рабочее задание, и планирую следующую неделю.Затем в качестве моей последней рабочей задачи каждый день я трачу 5 минут на детальное планирование следующего дня.

      Вот 5 шагов, которые необходимо выполнить, чтобы спланировать спокойный и продуктивный день:


      01. Записывайте задачи, ограниченные по времени.

      Я делаю этот шаг накануне вечером — в конце рабочего дня передо мной лежит блокнот для ежедневного планирования и еженедельник (я использую бумажную версию, но у нас есть и цифровая версия), и я смотрю на мой еженедельный планировщик на следующий день, чтобы увидеть, какие встречи, звонки и / или встречи у меня есть.Я использую ручку Flair золотого цвета и пишу их в своем ежедневном расписании. Если вы никогда не видели блокнот, справа есть раздел с почасовым расписанием с 5 утра до 10 вечера.

      Мне нравится использовать другой цвет для моих ограниченных по времени задач, чтобы они выделялись на фоне всего остального в моем блокноте ежедневного планирования. Я делаю все остальное в том же цвете (розовый, если вам интересно, лол).

      02. Пройти самостоятельную регистрацию


      Этот шаг я выполняю вечером перед планированием и еще раз утром, когда я фактически начинаю свой день.Это занимает около 15 секунд — я спрашиваю себя: «Хорошо, глядя на то, что нужно сделать завтра (на основе моего недельного плана, который я составил за неделю до этого), как я отношусь к задачам?» Так что это просто способ проверить свою энергию и дать себе возможность перемещать что угодно, если вам нужно/возможно.

      Например, обычно в начале недели у меня больше умственных способностей и возможностей для выполнения более энергичных задач, поэтому в моих списках дел с понедельника по среду обычно больше энергичных/творческих задач.

      К четвергу я стараюсь выполнять меньше задач каждый день, потому что знаю, что мои возможности уже не такие, как в начале недели. Осознание своей энергии и того, как вы работаете лучше всего, позволяет вам быть мирно продуктивным, вместо того, чтобы чувствовать, что вы постоянно отстаете.

      Теперь я снова задаю себе этот вопрос по утрам, когда сажусь за работу, и время от времени я переключаю некоторые из своих рабочих задач в зависимости от того, как я себя чувствую в данный момент. Так что, когда у меня месячные, я действительно хорошо умею делать административные вещи.Так что, если я планировал сделать что-то более творческое, а у меня умственно туманный день, я поменяюсь местами. Все по-прежнему выполняется, но от меня требуется меньше усилий, потому что я уважаю свою энергию, а не работаю против нее.

      Вы все знаете, что я учу тому, что наши расписания и процедуры — это инструменты, а не цепочки, так что это в действии. Почитая свою энергию и составляя свое расписание вокруг нее, когда это возможно.

      03. Определите и запланируйте задачи HS5.


      Если вы новичок в Hustle Sanely — ПРИВЕТ, ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ! Очень быстро, HS5 или Hustle Sanely 5 — это список из 5 преднамеренных действий, которые сообщество Hustle Sanely делает каждый день, чтобы помочь нам работать над достижением наших целей, не жертвуя нашим психическим здоровьем и отношениями.Думайте о HS5 как о своих ежедневных действиях, которые помогут вам работать разумно. В блокноте ежедневного планирования есть место для отслеживания ваших задач HS5, так что я записываю туда свои задачи каждый день. Вот 5 задач HS5:

      • Завершите свой Фокус 3 (3 самых важных задачи на день)

      • Двигайтесь своим телом в течение 30 минут.

      • Приборка за 15 минут.

      • Скажи или сделай что-нибудь хорошее для себя.

      • Скажи или сделай добро кому-то другому.

      Итак, как только я проверяю свою энергию и самочувствие накануне вечером, я начинаю планировать и планировать некоторые из своих задач HS5. Я обдумываю, что я собираюсь сделать, а затем, когда это применимо, я записываю, в какое время я это делаю в своем расписании. Некоторые из них запланированы заранее — например, мои тренировки и уборка, а другие я как бы играю на слух изо дня в день, например, то доброе дело, которое я собираюсь сделать для себя и кого-то еще.

      Мне нравится планировать и планировать большинство моих задач HS5, чтобы я мог намеренно переплести их между собой, а не пытаться втиснуть их все в конце, потому что это противоречит цели.Эти 5 задач были специально выбраны для составления HS5, потому что они помогают нам всесторонне позаботиться о себе. Цель их — помочь каждому из ваших дней быть мирно продуктивными!

      Преимущество HS5 в том, что вы можете настроить его так, чтобы он работал на всю жизнь.

      04. Запишите любые другие задачи, которые необходимо выполнить после выполнения задач Фокус 3.


      Следующий шаг, который я планирую накануне вечером, — это заглянуть в мой еженедельник и просмотреть список еженедельных задач (опять же, я говорил о том, как я это делаю в посте блога на прошлой неделе), чтобы увидеть, какие задачи делают смысл сделать это на следующий день.Я использую пакетную обработку для группировки задач, что позволяет мне эффективно использовать свою энергию.

      05. Создайте ежедневное расписание, используя временную блокировку.


      Блокировка времени — мой лучший друг. Серьезно. Именно так я на самом деле делаю так много каждый день, не чувствуя себя выгоревшим или опустошенным. Итак, что такое блокировка времени? Проще говоря, это планирование вашего дня. Назначение определенных задач на определенное время в течение дня.

      Лучшие советы по планированию дня | Ведение журнала

      Как часто вы обнаруживаете, что достигли конца дня и не можете выполнить эти задачи? Ты не один.Мы все сталкивались с недостатком внимания в течение дня или недели, переходя от задачи к задаче без четкого фокуса или направления.

      Эффективное планирование вашего дня может изменить вашу продуктивность и помочь вам сосредоточиться на важных задачах, давая вам возможность достичь своих целей и сделать шаг вперед в личных и профессиональных начинаниях.

      Попытки спланировать свой день могут быть сложными, поэтому мы собрали несколько основных советов, которые помогут вам составить расписание.

      Запишите это
      Один из самых эффективных способов начать планировать свой день — точно записать, что вам нужно сделать и к какому сроку. Это поможет вам развить свои навыки тайм-менеджмента и гарантирует, что вы не пропустите ни одной задачи, которую вам нужно выполнить.

      Расставьте приоритеты для важных задач
      Когда вы сможете визуализировать те задачи, которые вам нужно выполнить, это поможет вам расставить приоритеты для самых важных задач. Когда у вас есть четкое представление о том, что нужно сделать в течение дня, вы можете быть уверены, что сможете выделить соответствующее количество времени для каждой задачи.

      Дайте себе передышку
      Очень легко заставить работу отнять у вас весь день, не давая вам выполнять важные жизненные задачи или не давая отдыхать. Нам всем нужно успеть отключиться от работы и расслабиться. Делая это, он позволяет вашему мозгу сосредоточиться на других вещах, гарантируя, что, когда вы вернетесь к задаче, вы будете делать это со свежим взглядом.

      Поэтому, когда вы планируете свой ежедневный план и расставляете приоритеты, обязательно предусмотрите время для отдыха и расслабления.

      Включите небольшие задачи
      При создании плана убедитесь, что вы включили в него все задачи, которые необходимо выполнить, даже самые мелкие. Это не только поможет вам убедиться, что вы ничего не пропустите, но и вычеркнет эти «быстрые победы» — это отличный мотивационный импульс, который поможет вам провести остаток дня.

      Думать каждый день
      Важной частью ежедневного планирования является обеспечение возможности обдумать то, что вы сделали в конце дня. Многие из нас не осознают, как многого мы достигли, поэтому провести некоторое время, оглядываясь назад, — это отличный способ продемонстрировать свои достижения и составить план на следующий день.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.