Как организовать рабочий день чтобы все успеть: Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал

Перестаньте заниматься микроменеджментом

Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.

Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.


Делегируйте правильным людям

Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом. Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы. 

Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.

Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию. 


Ранжируйте задачи

Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.

Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел. И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела. 


Лучше вовремя, чем быстро

Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.

Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.


Don’t work hard, work smart

Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?

Если ты каждый день сидишь до восьми-десяти вечера, скорее всего, это говорит о неорганизованности.

Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки. 


Многозадачности не существует (ну, почти)

Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.

Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».

В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.


Используйте возможности технологий

Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач. 

Не ленитесь решать проблемы с функциональностью: это делается один раз, а жизнь облегчает навсегда.

Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами: 

  • сохранить все важное в избранные сообщения,
  • экспортировать чат для чтения с любой платформы. 

Обе техники экономят мне время каждый день.


Планируйте личное время 

Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время. Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.

Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание. Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?

Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.

Нельзя планировать только рабочие мероприятия, а фитнес или встречи с друзьями оставлять на «если будет время» – личные дела должны быть не менее обязательными пунктами, чем рабочие.

Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит. 


Отдайте домашнюю рутину на аутсорс

Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.

Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома. 


Во время аврала включайте дополнительные резервы

Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.  

Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию. Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие. 


Как достичь максимума: книги по теме

  • Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
  • Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
  • Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
  • Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
  • Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
  • Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Как бухгалтеру уместить все задачи в рабочий день?

Может ли бухгалтер представить свою жизнь без переработок? Количество дел только растет – сверки, отчеты, платежки, больничные, и это только небольшой список. Усталость накапливается, и кажется, что выбраться из завала уже невозможно. Может быть, хватит это терпеть?

Нет, не нужно менять профессию! Лучше пересмотрите привычные способы ведения дел и найдите возможность оптимизировать свою занятость.

Проведите инвентаризацию дел

Составьте список постоянных задач, которые вы выполняете изо дня в день и определите, сколько времени на их выполнение вам требуется. Оценить трудозатраты с первого раза не получается? Не беда, постарайтесь записывать время, которое вы затратили на выполнение каждой задачи в течение 2-3 дней, а затем используйте полученные данные.  

Это поможет вам увидеть реальную обстановку дел и узнать, на какие задачи вы тратите наибольшее количество времени. Некоторые задачи отнимают времени больше, чем мы планировали, из-за чего остальные остаются только в планировщике.

Выявите скрытых «поглотителей времени» и подумайте, как сократить время на их выполнение или грамотно перераспределить остальные дела.

«План – ничто, планирование – все»

Учет времени необходим, в первую очередь, чтобы правильно расставить приоритеты. Уверены, что не лишаете себя возможности насладиться жизнью вне офиса из-за неудачного планирования?

У вас 8-ми часовой рабочий день? Отлично, тогда запланируйте задачи на 5 часов, оставьте остальные 3 на «срочные» дела, о которых вы еще не подозреваете, а также на отдых между задачами.

С таким подходом вы успеете выполнить все, что запланировали, а также избежать стресса из-за того, что «опять все сразу навалилось». Наоборот, вы пойдете домой с чувством выполненного долга и ясной головой.

Акцентируйте внимание на важном

Воспользуйтесь одним из методов планирования, который предложил Стивен Кови – эксперт в области тайм-менеджмента. Разделите все свои дела на 4 части по степени важности.

  1. Важное срочное
  2. Важное несрочное
  3. Срочное неважное
  4. Несрочное неважное

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются двигателями вашего прогресса.

Как использовать освободившееся время?

В ваших еженедельных планах должно быть достаточно времени на саморазвитие: старайтесь регулярно посещать профессиональные вебинары или семинары, читать хотя бы одну полезную статью в день, а также хотя бы раз в год проходить курсы по повышению квалификации.

Ведь, чтобы быть профессионалом своей области, бухгалтеру важно не только успевать выполнять задачи, поставленные руководством, но также быть в курсе самых последних тенденций в мире налогового и бухгалтерского учета, постоянно развиваться и умело использовать все возможности учетной системы.

Узнаем как на работе все успевать: пошаговая инструкция. Тайм-менеджмент: управление временем

В течение рабочего дня нередко дел оказывается столько, что невозможно справиться. А другие сотрудники уже собираются домой, и остается лишь грустно посмотреть им вслед, опять окунувшись в работу. Как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин поможет в этом.

Утро начинается с создания рабочего графика

На самом деле мало кто знает, как организовать работу, чтобы все успевать. Чтобы весь процесс прошел наиболее продуктивно и закончился тогда, когда и у других сослуживцев, нужно начинать день немного раньше, чем обычно. Встав на полчаса ранее, можно не спеша собраться на работу, задав быстрый, но размеренный ритм. «Поспешай не торопясь» – в этом совете, доставшемся нам от предков, очень много полезного.

Опоздав на работу, можно выбиться из рабочей атмосферы на весь день, и к тому же не каждому работодателю это понравится, ведь ему требуется специалист не только профессиональный, но и пунктуальный. А поздний приход может повлиять на собственную работоспособность, особенно если труд коллективный. Способность управления временем здесь придется как нельзя кстати.

Если прийти на работу немного раньше, можно спокойно проверить почту, составить график необходимых дел, ознакомиться с нужной информацией, а заодно выпить чашку ароматного кофе, попутно придумав для компании какое-то выгодное предложение.

Удобный рабочий график

Многие люди взяли за правило планировать рабочее время с помощью графика. При его составлении нужно учесть, что как минимум полчаса уйдет на различные разговоры с сослуживцами, которые к работе, как правило, не относятся. А также могут возникнуть непредвиденные ситуации, когда необходимо посоветоваться с руководством или коллегами. Обычно такие переговоры могут продлиться до часа. Если не ладится работа, можно обратиться за помощью к сотрудникам, а в следующий раз прийти им на помощь.

В перечне работ обязательно должен быть учтен рутинный труд, в который включены ознакомление или сортировка документов, редактирование имеющейся базы данных. Эти процессы обычно вызывают полное отторжение. Уже через 20 минут хочется все бросить и отправиться за очередной чашечкой вкусного кофе. Однако в идеале это желание нужно перебороть. Лучше пройтись по кабинету, послушать любимую мелодию и сразу вернуться на место, вновь окунувшись в работу и закончив ее. Психологи выяснили, что в это время включается послепроизвольное внимание, и этот процесс является самым эффективным для рабочей продуктивности.

Найти место в рабочем графике необходимо и для тех производственных вопросов, что подразумевают выполнение задач, в которых задействованы и другие сотрудники. Например, это совместный труд, совещания, деловые встречи, необходимые обсуждения. Планируйте свой рабочий день. Это поможет максимально распределить время и провести его эффективно.

Как его планировать?

Дома и на работе как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин рекомендует следующее. Нужно привыкнуть выполнять все похожие дела изо дня в день в одно и то же время. Например, знакомиться с новостями или просматривать поступившую почту с 9 до 10.30, встречи с партнерами или клиентами происходят с 11.00 до 13.00. А в 16.00 часов пусть состоится взаимодействие с коллегами по поводу рабочей деятельности, и неплохо позволить себе при этом обсуждать проблемы с чашечкой кофе.

Тем, кто не знает, как все успеть на работе и дома, необходимо уметь расставлять правильно приоритеты, определив, что нужно выполнить в первую очередь, а что можно отложить на некоторый срок. Можно обратиться к начальнику, чтобы он подсказал, что требуется сделать в первую очередь. И не следует молчать, если впереди предстоит сложная работа, а шеф решил нагрузить дополнительной. В этом случае стоит предложить ему ради только что поставленной задачи отказаться от всех других. Тогда решение вопроса будет осуществляться намного быстрее.

Борьба за чистоту

Рабочий стол – собственная территория, и именно от распределения на ней функционально расположенных вещей зависит быстрота выполняемых заданий. Чтобы здесь было все упорядочено, лучше оставлять все на своих местах перед уходом домой. Опрятность в собственной рабочей зоне играет решающую роль, потому что:

  • Облегчает день, проведенный в офисе. Не приходится лихорадочно все перебирать, в десятый раз сортировать и перекладывать.
  • Повышается эффективность труда.
  • Порядок на столе каждого сотрудника способствует поднятию имиджа всей компании и уровню профессионализма каждого сотрудника.

Что делать дальше?

После обеда или легкого перекуса следует остатки пищи тоже убрать, чтобы они не мешали, не отвлекали запахами – все эти мелочи будут отвлекать от работы.

А если работа коллективная, то желательно, чтобы и коллеги знали, что в каком месте стола можно будет взять, не нарушая при этом заведенный порядок. И если документов много, можно составить их перечень и прикрепить на видное место. Тогда время на поиски у всех будет значительно сокращено.

Любую справку или записи личного характера лучше спрятать в стол, определив и для них конкретные места. Зная, где что находится, не придется растрачивать время на постоянные искания. Удобно приготовить папки разных цветов или наклеить на них цветные полоски, чтобы всегда можно было выделить нужную.

Любой рабочий стол со временем наполняется все новыми бумагами, поэтому периодически нужно делать ревизию, освобождаясь от ненужных вещей и бумаг. Если делать это постоянно, уборка не будет отнимать много времени.

Время зависит от коллег

У многих рабочее пространство – это одна большая зона, именуемая открытой планировкой. Считается, что так образуется функциональная гибкость и экономичность, но для коллектива это не всегда удобно, так как постоянно кто-то вторгается в личное пространство, мешает сосредоточиться. Нужно научиться управлению временем и работать в такой обстановке, а не тратить драгоценные минуты на разговоры. Для личных вопросов наступит возможность после окончания работы.

Помощь и все о ней

Еще один способ, как все успевать на работе, — это не позволять использовать себя. Помочь – это святое, но если подобное превращается в постоянное действие, то пора задуматься, а не ошибка ли это – регулярно выполнять работу за другого, а собственную делать, когда все ушли домой? В итоге сложится мнение, что работник не успевает справляться с заданием. И очередное повышение может достаться именно тому, кому приходилось помогать, растрачивая собственное время.

Если что-то на работе не получается, поддаваться паническим настроениям не стоит. Объективный взгляд и концентрация помогут успокоиться и понять, что не все так драматично. Лучше потратить дополнительно полчаса, чтобы обдумать сложившуюся ситуацию. Может, придется за помощью обратиться к коллегам или руководителю, чтобы не тратить время на нерешенную проблему.

Иногда можно и признаться, что в каких-либо вопросах в одиночку решение не приходит, так как возможности человека, к сожалению, не безграничны, как и рабочее время. Но постоянно отказываться от работы или приглашать на помощь других не стоит, чтобы руководство не решило, что этот сотрудник ничего не умеет.

Но может случиться, что новое задание забирает много времени, а старых накопилось тоже достаточно. Тогда есть несколько вариантов: взять дополнительное время или попросить перенести задание на потом. Можно и отказаться от поручения, если оно чем-то не понравилось, но так делать можно некоторое количество раз, иначе руководству надоест сотрудник, проявляющий подобную самостоятельность.

Если усталость не позволяет трудиться

Большое количество работы иногда не позволяет вовремя отдохнуть. Пытаясь побыстрее закончить рабочий процесс, человек не замечает, что устал и давно пришло время отдыха. А потом наступает расплата – головная боль, недомогание, плохое настроение, пассивность.

Но утомление – это лишь недолгое снижение работоспособности, когда внутренние ресурсы истощились, но во время передышки вновь восстановятся.

Потому тем, кто не знает, как на работе все успевать, следует помнить, что после интенсивного труда должен обязательно последовать отдых. Лучше всего, если погода благоприятная, выйти на свежий воздух, хотя бы на маленький промежуток времени. Если нет такой возможности, то желательно выпить витаминный чай или съесть фрукты.

Не истощать себя

Питание во время работы поддерживает организм. Хорошо, если в компании или на производстве фиксированный перерыв. Для нормальной трудоспособности нужно хорошо подкрепиться. И некоторые спешат сразу на перекур, когда уже пора приступать к работе. А если посчитать, что в среднем выкуривается одна сигарета в час, и это время занимает примерно до 10 минут, без учета, что во время этого завязалась интересная беседа с коллегой, то получается значительная цифра.

На чашечки кофе или чая в день тратится дополнительно до 1,5 часа, на телефонные разговоры с детьми или родителями тоже уходит много времени, вот и получается, что рабочие будни подходят к концу слишком рано, а все дела еще не сделаны.

Продуманное планирование времени или как за рабочий день все успеть

Знаете, что имеет наибольшую ценность в современном мире? Думаете, деньги? На самом деле, это информация и время.

Парадокс и в том, что современный человек имеет массу приспособлений, которые позволяют экономить время, и при этом времени ему постоянно не хватает. Как все успевать – такой вопрос задает себе каждый человек, который не знает методов планирования времени.

Смотрите сами. Сегодня нам не всегда нужно тратить время на встречи с партнерами по бизнесу. Достаточно позвонить или соединиться по скайпу. Все чаще мы делаем покупки через Интернет. На кухне самую сложную работу за нас делает умная техника – комбайн или блендер, микроволновка, мультиварка, посудомоечная машина. А бывает и так, что мы покупаем полуфабрикаты, а то и вовсе готовые блюда. И нам упорно не хватает времени. Некогда общаться с семьей, заниматься собой и личными хобби. Доступность информации также оборачивается против нас, поскольку мы просто тонем в ней.

Как правильно планировать время

Казалось бы, что может быть проще – распределить собственное время? Тем не менее, не все умеют это делать. Если вы тоже порой задаете себе вопрос, как все успевать и не уставать, вам тоже нужно учиться планированию времени. Первое, что нужно усвоить – это три основных принципа времени.

Время ограничено. В сутках 24 часа, а в неделе 7 дней, в месяце не больше 31 дня, а в году всего 12 месяцев. И мы не можем ничего изменить.

Время не стоит на месте. Мы не можем замедлить или ускорить его ход.

Время движется в одном направлении, невозможно повернуть его вспять. А значит, нельзя изменить или исправить то, что в прошлом.

5 правил для желающих, как все успеть

1. Составьте четкий план

Как это ни банально, чтобы все успевать и не слишком уставать, нужно планировать свое время хотя бы на неделю вперед. Приобретите себе красивый органайзер или ежедневник. Покупка сразу поднимет настроение, вам тут же захочется что-нибудь записать в него. Главное преимущество органайзера – вы сразу видите, какой день у вас загружен, а какой более-менее свободен. Кроме того, вы приучите себя к дисциплине, а это главное качество человека, который рационально расходует свое время.

Тут следует отметить, что дела бывают разными по степени важности. Есть срочные и важные дела, которыми нужно заняться в первую очередь. Есть просто важные, но не срочные дела. Их нужно сделать вслед за важными и срочными. Есть срочные, но не важные дела. Это те, которыми можно пожертвовать вовсе или сделать их после более важных дел. И наконец, есть дела не срочные и не важные. Их можно смело вычеркнуть из списка.

2. Не накапливайте мелкие дела

Одно известное правило тайм-менеджмента называется «правило двух минут» (пяти, десяти – как угодно). Есть небольшие дела, которые, не выполняясь вовремя, накапливаются и висят над вами уже значительным грузом, словно Дамоклов меч. Если не хотите быть погребенным под этой  кучей дел, усвойте такое правило: работу, которая занимает не более 10 минут, лучше делать сразу. Ответить на письмо, сделать телефонный звонок, который давно откладывали, убраться на письменном столе, наконец, помыть посуду или почистить раковину.

3. Не позволяйте воровать у вас время

Как все успеть, когда в течение дня вы переписываетесь с несколькими людьми в Одноклассниках или ICQ, смотрите веселые видео и фото, следите за сюжетом каких-нибудь сериалов и около часа висите на телефоне с подругой? Все эти дела крадут ваше время, и сколько у вас его украдут, зависит от вас самих. Если ничего не успеваете, придется сократить время, которое вы тратите ежедневно на такие занятия. Как это сделать? Установите себе правило: заходить в социальные сети не по нескольку раз в день, а раз в 3-4 дня. И не висите на телефоне с подругой, лучше встретьтесь с ней в выходной.

4. Старайтесь поддерживать порядок

Если вас регулярно мучает вопрос, как все успеть, старайтесь поддерживать во всем порядок. У каждой вещи в вашем доме, на вашем рабочем столе, в сумочке должно быть свое место. От всего, что отслужило и больше не понадобится необходимо избавляться. Если выделять на это хотя бы 10 минут в день уже через месяц везде будет порядок. Ну или через два, если вы слишком долго не поддерживали его. В первый день вы разберете содержимое сумочки, во второй наведете порядок в косметике, в третий приметесь за письменный стол или хотя бы один из его ящиков. Выбросите ведро всякого хлама и сами себе порадуетесь.

5. Введите новые привычки

Не знаете, как все успевать за день? Постарайтесь найти себе новое увлечение. Это может быть какое угодно хобби: фитнес или йога, плетение бисера, вышивка, шитье, изучение иностранного языка. Вспомните, как было после роддома: сначала не успевали ничего, а после научились делать одновременно даже больше дел, чем могли раньше. В чем секрет? В жестких рамках. Когда у нас нет другого выбора, мы не задумываемся, как все успевать, а просто делаем и успеваем. Решите, сколько времени в неделю вы можете подарить лично себе, и приступайте прямо с завтрашнего дня. Решили бегать по утрам? Прекрасно. Отговорки и переносы этого события отставить. Главное, не отказываться от принятого решения в течение шести недель. За это время, как утверждают психологи, у вас сформируется устойчивая привычка, и вы впоследствии не сможете отказаться от нового увлечения.

Главные принципы планирования времени

Планировать следует до того, как вы начнете что-либо делать. Новый день нужно планировать вечером предыдущего дня, новые неделю и месяц – в конце предыдущих. В этом случае новый день вы начнете сразу с дел, а не с их планирования.

Для распределения своего времени пользуйтесь органайзером и таймером. Не старайтесь все запомнить, потому что если вы что-то все-таки забудете, стресса не избежать.

Не пытайтесь делать одновременно несколько дел. Результаты будут средними или ниже средних, если вы будете распыляться.

Начатое дело обязательно доводите до конца. Все, что может отвлечь и помешать выполнению ваших планов, устраняйте. Статистика говорит, что когда люди прерывают выполнение задания на длительное время, то вернувшись к нему вновь, они тратят вдвое больше времени на доработку.

Отдых и работа должны чередоваться. Несмотря на важность дел, помните, что вы не на каторге, расслабляйтесь и делайте паузы.

Анализируйте планирование времени и пытайтесь постоянно улучшать свои результаты.

Как все успевать на работе и дома, делать все вовремя и не уставать

Привет, друзья!

С каждым годом ритм нашей жизни становится все стремительнее. Кажется, что мы постоянно отстаем, времени не хватает, приходится все делать в последний момент. Знакомо? Тогда приглашаю вас на перевоспитание.

Сегодня я расскажу, как все успевать, чтобы времени хватало не только на работу, но и на приятные вещи: отдых, общение с близкими, саморазвитие.

Почему времени не хватает

Перед тем как мы приступим к практической части, предлагаю взглянуть, что же нам мешает эффективно использовать свое время:

  1. Многозадачность. Вполне логично, что взрослому человеку нужно успевать слишком многое – заниматься детьми, ходить на работу, за покупками, в поликлинику, выполнять домашние дела и т. д. В постоянном цейтноте бывает очень сложно выделить время на хобби, спорт, чтение книг и прочую полезную деятельность.
  2. Лень. Психологи уверяют, что лень не является ни чувством, ни чертой характера. Корни состояния, которое мы называем ленью, на самом деле лежат глубже. Мы ленимся, потому что недостаточно мотивированы или просто устали.
  3. Бесполезные занятия. Сюда отнесем просмотр ленты в социальных сетях, многочасовое просиживание у телевизора, компьютерные игры и пр. Сложно представить, сколько свободного времени мы можем получить, избавившись от таких вредных привычек.
  4. Прокрастинация. Для тех, кто не знает, это склонность постоянно все откладывать на потом. Когда у вас есть важное и вполне срочное дело, но вы неизменно отвлекаетесь на бытовые мелочи или развлечения. Таким образом, работа, на выполнение которой потребовалось бы два часа, растягивается на полдня.
  5. Дефицит энергии. В каком-то смысле это продолжение пункта о лени. Когда мы устаем, нам не хватает сил даже на элементарные вещи. Это может говорить о переутомлении, недосыпании, частых стрессах, неправильном питании, сидячем образе жизни и т. д.

Правила эффективного тайм-менеджмента

О том, что такое тайм-менеджмент, вы можете прочитать на нашем блоге. Если в двух словах, это набор методик по управлению временем (от англ. time и manage – “время” и “управление”).

Ниже я пошагово опишу программу по оптимизации личного времени. Она состоит из трех этапов, каждый из которых имеет всего 5 пунктов. Берите на вооружение и меняйте свою жизнь к лучшему.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Этап 1. Создание полезных привычек

Здесь мы будем с вами корректировать свои вредные привычки и нарабатывать полезные.

  • Ранний подъем

О его пользе написано немало книг. Например, автор издания “Магия утра” Хэл Элрод убежден, что первый час после пробуждения самый важный. И именно от того, как мы проводим свое утро, зависит не только успех предстоящего дня, но и жизни в целом.

Проснуться пораньше недостаточно. Автор делает упор на эффективность проведенного времени. Полезной будет зарядка, медитация, чтение или планирование. Даже если вы закоренелая сова, попробуйте встать хотя бы на 10 минут раньше обычного. Через неделю можно увеличить разницу до 20 минут и т. д.

  • Составление списка на день

Какая от этого польза? Во-первых, у вас перед глазами будет четкий план действий, который поможет сосредоточиться и меньше отвлекаться. Во-вторых, список разгрузит мозг и вам не придется все держать в голове. И последнее: когда вы перед сном начнете зачеркивать выполненные задачи, сможете почувствовать, что день прошел не зря.

  • Порядок во всем

Трудно сосредоточиться на чем-то, когда вокруг бардак и хаос. Приучите себя вовремя удалять ненужные файлы в телефоне и компьютере, наводить порядок на рабочем месте, в доме, автомобиле. Это не только повысит вашу эффективность, но и поможет стать более дисциплинированным и организованным.

  • Решение проблем по мере их поступления

Бывает так, что внезапно возникает необходимость в решении непредвиденных дел: посетить врача, съездить в автосервис, вызвать сантехника, совершить срочную покупку. Не накапливайте важные задачи как снежный ком. Сразу заносите их в свой список на день или на неделю и делайте все вовремя.

  • Сокращение вредных привычек

Речь о тех вещах, что крадут наше время. Это социальные сети, просмотр ТВ, пятиминутки в курилках, игры в мобильных приложениях и т. п. В очередной раз убегая с рабочего места к кофейному аппарату, мы хотим не кофе, а отсрочить дела. Если задачи из вашего списка еще не вычеркнуты, не позволяйте себе отвлекаться на пустые занятия.

Этап 2. Планирование и расставление приоритетов

После того как мы наработали полезные привычки, пора приступать к управлению своим временем.

  • От сложного к простому

Специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси любит приводить в пример фразу Марка Твена: “Если бы вы каждое утро ели живую лягушку, то весь остаток дня вы бы провели с легким ощущением, что самое страшное позади”. Лягушка в нашем случае – это какое-то большое и сложное дело. Выполняйте его в первую очередь, когда ваша концентрация и эффективность еще на максимуме.

Этот принцип также называют законом Парето, по имени итальянского социолога, который его вывел. Вильфредо Парето утверждал, что 80 % успеха дают лишь 20 % усилий. Остальные усилия оказываются почти неэффективными. Применимо к нашей теме рекомендация может звучать следующим образом: когда перед вами стоит большая задача, оцените, какие действия могут привести к ее решению, и выберете только 20 % самых важных из них. Именно они максимально приблизят вас к результату.

  • Разделение на части

Когда мы видим одну большую задачу, она вызывает у нас страх и сомнения. Попробуйте разложить ее на мелкие шаги. Возьмем для примера изучение иностранного языка. Мысль, что нам сегодня нужно запомнить 3 английских слова, вызывает меньше сопротивления, нежели общая цель – выучить 1 000 слов за год.

  • Оптимизация повседневного труда

Все мы ходим за продуктами, убираемся в квартире и выполняем прочие рутинные обязанности, тратя на них драгоценные минуты и часы. Что если спланировать их таким образом, чтобы времени уходило меньше? К примеру, вместо того чтобы каждый день тратить 30 минут на походы в магазин, выделите один день в неделю для большой закупки. А чтобы освободить выходной от уборки, приводите в порядок квартиру каждый день по 5 минут. Ищите способы, которые подойдут именно вам.

  • Следование матрице Эйзенхауэра

Это самый популярный инструмент тайм-менеджмента. Его суть в распределении своих дел на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, срочные неважные и несрочные неважные. В первую очередь мы выполняем задачи с наибольшим приоритетом (категория “А” на картинке ниже), а дальше – по убывающей.

Этап 3. Работа над эффективностью

Итак, мы выработали полезные привычки и научились более рационально управлять своим временем. Завершающий шаг – повышение своей эффективности при выполнении задач.

  • Концентрация на одном деле

Научно доказано, что мозг мужчины не может продуктивно работать над двумя задачами. И хотя женщины в этом плане наделены более широкими возможностями, фокусировка на одном деле важна независимо от пола. Чтобы сделать что-то качественно и быстро, не стоит отвлекаться на параллельные задачи.

  • Долой отвлекающие факторы

Многие не видят ничего плохого в том, чтобы работать на фоне включенного телевизора. На деле это в разы снижает эффективность. Старайтесь не отвлекаться на смартфон или ТВ, тогда концентрацию можно будет держать на максимуме.

  • Ограничение по времени

Ученые доказали, что этот прием позволяет мозгу работать более эффективно. Если перед выполнением той или иной задачи вы засечете время, то сможете убедиться, что выполнили ее быстрее и качественнее.

  • Вознаграждение и похвала

Завершили важную работу в срок? Отлично! Похвалите себя и сделайте что-то приятное. В любом деле очень важна мотивация. Приучите свой мозг к тому, что за достижением всегда следует награда. Устройте себе вечер просмотра любимого сериала, купите желанную вещь, побалуйте вкусностями.

  • Хороший отдых = продуктивность

Если вы поставите перед собой задачу все и везде успеть, начнете работать без перерывов и выходных, будете максимально сконцентрированы и продуктивны, это приведет только к перегоранию. Отдых – важнейшая часть эффективной работы. Следите за качеством и временем сна, больше дышите свежим воздухом и двигайтесь.

Также рекомендую почитать другие техники тайм-менеджмента.

Как организовать рабочий день

Что делать, когда на работе постоянный аврал и вы ничего не успеваете? Есть несколько способов справиться со стрессом и более эффективно планировать трудовой процесс:

  1. Перестаньте паниковать и повторять фразы в стиле крылатой цитаты: “Шеф, все пропало!”. Начните просто делать.
  2. Уделите 10 минут на то, чтобы спланировать текущий день. Какие задачи требуют немедленного решения, а к каким можно вернуться позже?
  3. Устраните отвлекающие факторы. Отключите уведомления в мессенджерах, поставьте телефон на беззвучный режим, удалите с рабочего компьютера пасьянсы и панели с доступом в социальные сети.
  4. Учитесь говорить “нет” коллегам и тем, кто крадет ваше время. Не соглашайтесь на лишнюю работу, которую пытаются вам перепоручить не по уставу компании. Откажитесь от участия в сплетнях и пустой болтовне.
  5. Чтобы меньше уставать, используйте смену деятельности. Например, после 1 часа умственной работы выделите 5 минут на то, чтобы пройтись по офису, сделать разминку, подышать свежим воздухом, если это возможно.
  6. Группируйте похожие задачи. Выполнение разных действий требует отличных друг от друга типов мышления. Если вы не будете переключаться с одного дела на другое, сможете лучше сосредоточиться и сэкономить время.
  7. Если это не отразится на вашей репутации, старайтесь посещать меньше собраний. Как правило, большинство из них непродуктивны. Важные вопросы можно решать в мессенджерах или по почте.
  8. Откажитесь от многозадачности. Это неэффективный способ работы, который приводит к психологическому и интеллектуальному истощению.
На заметку! Заведите себе календарь задач. Это может быть бумажный ежедневник или электронное приложение, например, Trello или Wunderlist. Это отличный способ составить распорядок дня и сэкономить массу времени.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Советы психологов

Рассмотрим, что рекомендуют специалисты для повышения продуктивности на работе и дома:

  • Как вы помните, утро – важный элемент удачного дня. Откажитесь от чтения новостных лент. Лучше послушайте музыку, выполните легкую гимнастику и съешьте полезный завтрак.
  • Для улучшения работы мозга воспользуйтесь цветотерапией. Ученые доказали влияние цвета на психику. Так, красный стимулирует целенаправленность и лидерские качества, желтый способствует эмоциональному вовлечению, оранжевый – цвет оптимистов, зеленый способствует гармонии, голубой – творческому проявлению.
  • Помимо цвета, используйте ароматерапию. Есть несколько видов эфирных масел, способных стимулировать мозговую деятельность. Попробуйте использовать масла цитрусовых, эвкалипта, перечной мяты, розмарина.
  • Планируйте не только работу, но и отдых. Одна мысль о предстоящем отпуске на море уже способна повысить настроение.

Книги и курсы по управлению временем

Держите список полезных книг, которые точно могут пригодиться:

А вот некоторые интересные курсы, которые помогут вам все успевать:

Рекомендую также к прочтению статьи со множеством других платных и бесплатных курсов по тайм-менеджменту и обучающих программ по мотивации.

Заключение

Итак, мы с вами разобрали, как сделать так, чтобы все успевать.

Действуйте! Вот главное, что я хотела донести до вас. Прочесть полезную статью – дело нехитрое. Знания сами по себе никогда не дают результата, если мы не применяем их на практике.

Разумеется, в одночасье мало у кого получится воспользоваться всеми рекомендациями сразу. Подходите к делу постепенно. Пройдет совсем немного времени и вы начнете замечать, как меняется ваша жизнь.

Какие методы вы попробуете в первую очередь? Поделитесь в комментариях.

Рекомендую подписаться на обновления блога iklife.ru. Впереди еще много ценной информации.

Благодарю за внимание и желаю всем продуктивности!

Как эффективно организовать рабочее время. Методы планирования рабочего дня. Принципы организации рабочего времени

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

  • Почему вечно занятые люди на самом деле не так уж успешны
  • Как поступить, если Вам надо быть одновременно на двух встречах
  • Почему лучше оставлять четверть своего времени свободным
  • В чем суть правила «трех гвоздей», которое уместно при цейтноте

В этой статье двое ваших коллег расскажут, как организовать рабочее время, чтобы все успевать и бороться с цейтнотом.

Как управлять своим рабочим временем, чтобы не оказаться в цейтноте и что делать, если он все же вас настиг? Питер Брегман, консультант по вопросам управления компаниями и создания лидерских команд, дает, к примеру, следующие советы (см. книгу Питера Брегмана «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела». – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014).


От руководителей часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время и анализировать, на что оно потрачено. Образуется порочный круг: нет времени, чтобы управлять временем. Чтобы решить эту проблему предлагаем короткий недельный алгоритм освоения основных инструментов тайм-менеджмента, который по силам даже самому занятому Генеральному Директору.

В статье Вы найдете подробный пошаговый план, который можно внедрить уже сегодня.

  1. Периодически прерывайтесь, чтобы передохнуть. Это поможет восстановиться, сосредоточиться на приоритетах и эффективнее двигаться к цели.

  2. Определите критерии оценки завершенности задачи. Так легче будет понять, что Вы добились результата и можете приступать к следующему делу.
  3. Если над какой-то проблемой Вы не работаете в течение трех дней подряд, измените ее приоритетность или перенесите исполнение на более отдаленный срок. Это поможет сконцентрироваться на главном.
  4. Настройте свой телефон, компьютер или часы таким образом, чтобы каждый час они издавали звуковой сигнал. Это позволит Вам систематически контролировать и оценивать текущую деятельность и промежуточный результат.
  5. Не позволяйте себя отвлекать. Ученые выяснили, что 40% людей не возвращаются к задаче, которую раньше выполняли, после того как их отвлекли.

  6. Действуйте последовательно. Никогда не делайте несколько дел одновременно. Это заставит Вас постоянно переключаться между задачами, что снизит результативность.

Чтобы организовать рабочее время, анализируйте свой день

Алла Иванова, Генеральный Директор и владелец компаний «Алла Принт» и «Галерея косметики», Москва

Управлять своим временем научиться сложно, но этим навыком должен владеть каждый успешный руководитель. Я прошла много специальных тренингов, читала соответствующую литературу, перенимала опыт других руководителей – и поняла, что ни одна модель тайм-менеджмента мне до конца не подходит. Поэтому стала создавать свою. В результате выработала ряд правил, позволяющих так планировать время, чтобы добиваться поставленных целей и при этом оставаться полной сил.


Правило 1. Чем больше времени Вы уделите планированию, тем меньше будет цейтнотов. Я вывела закономерность: каждые десять минут планирования сегодня экономят час Вашего времени завтра. Поэтому свое время распределяю так. По четвергам (иногда по пятницам) составляю план на неделю вперед. Заполняю его не полностью; как правило, записываю только основные задачи и встречи. Это дает возможность каждый вечер более тщательно выстраивать график на следующий день. Так Вы более практично используете время, всегда успеваете реализовать основные планы и подстраивать под них более мелкие задачи. А вот планировать время с точностью до минуты не рекомендую: Вы начнете обвинять себя в том, что многое не успели.


Правило 2. При планировании времени оставляйте свободным примерно четверть. На какой бы срок я ни планировала дела (неделя, месяц, год), всегда оставляю в запасе примерно четвертую часть всего времени. Опыт показывает, что в течение дня всегда возникает срочный вопрос, который требует моего участия. Например, сегодня в офис зашел мой давний знакомый. Он не предупредил, что придет, но благодаря этому методу у меня было немного времени, чтобы мы смогли спокойно выпить кофе и поговорить. Имея подобный временной буфер, Вы сможете спокойнее готовиться ко всем предстоящим или внеплановым делам. К примеру, я знаю, что одни переговоры потребуют час на путь туда и обратно плюс примерно час на саму встречу. В таком случае я отвожу на эту задачу не два часа, а три, чтобы иметь возможность чувствовать себя более уверенно, даже если по каким-то причинам встреча затянется. Если же удается закончить дела вовремя или раньше срока, оставшееся время можно потратить по своему усмотрению. 


Правило 3. В период напряженной работы делайте принудительные перерывы. Когда работа идет очень интенсивно (например, запускается новый проект), я принудительно ставлю в расписание получасовые прогулки по скверу. Вначале мне приходилось себя достаточно жестко заставлять: допустим, ровно в час дня ежедневно в течение недели я выходила на улицу и выключала телефон. После такого перерыва работаешь намного продуктивнее.


Правило 4. Если возникают две равнозначные задачи, заранее определите их приоритетность. Недавно два важных для нас клиента изъявили желание встретиться со мной в один день. Оба партнера давали нашей компании одинаковую выручку, поэтому сделать однозначный выбор, с кем встречаться, не было возможности. В подобных ситуациях я руководствуюсь двумя факторами: территориальным (насколько далеко находится место, куда необходимо прибыть для решения задачи, сколько ресурсов нужно) и личным (каковы взаимоотношения с контрагентами). Есть руководители, которые не соглашаются общаться ни с кем, кроме директора. С такими людьми я стараюсь встречаться лично, а к остальным отправляю помощника или доверенное лицо. Главное – дать клиентам понять, что они все важны. Стоит позвонить и сказать об этом лично, а затем предложить варианты решения проблемы. Таким образом можно выиграть время, и у Вас появится возможность решить задачи по очереди. 


Правило 5. Разделяйте и властвуйте. Я давно поняла, что одна я ничего не успею сделать. Поэтому распределяю обязанности между компетентными сотрудниками, тем самым не только упрощая себе жизнь, но и повышая качество управления персоналом. Некоторые руководители опасаются такого положения дел, при котором их сотрудники в каких-то областях разбираются лучше. Я, наоборот, уважаю компетентных специалистов. Даже если они умнее меня, то лишь в какой-то одной области. К примеру, я, конечно, но только в определенных рамках – то, чего мне достаточно. Поэтому не следует стараться разбираться во всем. 


Правило 6. Работайте над собственными ошибками. Я анализирую каждый день (как правило, по дороге домой), какие события и обстоятельства отняли у меня время, какие я совершила ошибки, что успела сделать, а что нет. Постепенно, с опытом, Вы научитесь предвосхищать события, которые могут повлиять на Ваш распорядок. Так, я заметила, что одной из причин возникновения цейтнотов было мое нежелание заниматься неприятными делами, в частности звонить определенным людям. Я регулярно откладывала такие беседы до последнего, что и приводило потом к проблемам. Еще один действенный способ выявить неэффективное использование времени – записывать в течение дня все, чем Вы занимались, вплоть до мелочей. Такой список наглядно демонстрирует, где Вы теряете время. Проводить подобный тщательный анализ стоит, когда это необходимо, то есть когда Вы понимаете, что день растягивается и Вы перестаете все успевать.


Правило 7. Не рвитесь заработать все деньги. Я обратила внимание: вечно занятые люди – не такие уж успешные. Заметьте: когда мы торопимся, у нас не получается даже пуговицу застегнуть с первого раза, что уж говорить о принятии важных решений. За годы руководства я научилась периодически останавливаться, делать глубокий вдох и только потом продолжать путь – спокойно и размеренно (см. также: В работе делайте остановки, чтобы наточить топор). А для этого важно усвоить одно правило: нельзя пытаться заработать все деньги, разрываясь между множеством дел.

  • Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

В работе делайте остановки, чтобы наточить топор

В Канаде проводился ежегодный мировой чемпионат лесорубов. Финалистами оказались канадец и норвежец. Каждому из них отвели участок леса. Кто сможет повалить большее количество деревьев с восьми утра до четырех часов дня, тот и станет победителем. 
Финалисты приступили к соревнованиям, и вскоре канадец услышал, что норвежец остановился. Поняв, что это его шанс, он удвоил усилия. Через какое-то время норвежец принялся за дело. Они работали почти синхронно, затем норвежец вновь сделал остановку. Он каждый час делал перерывы на десять минут, а канадец продолжал работу. Когда раздался сигнал об окончании соревнования, канадец был уверен, что приз у него в кармане. Однако он потерпел поражение. 
– Как это получилось? – спросил он у норвежца. – Каждый час я слышал, что ты на десять минут прекращаешь работу. Как ты умудрился нарубить больше леса, чем я? Это невозможно!
– На самом деле все очень просто, – прямо ответил норвежец. Каждый час я останавливался на десять минут и, пока ты продолжал рубить лес, точил свой топор.



При цейтноте требуйте от сотрудников коротких писем и не забывайте о главной цели

Илья Рубцов, Директор компании «Корус Консалтинг СНГ», Санкт-Петербург


Бывают моменты, когда количество требующих одновременной работы задач у меня просто зашкаливает. Кажется, что не только проблематично держать их в голове, но и невозможно со всеми справиться в принципе. Когда наступает такой период, я использую несколько эффективных приемов.


Twitter-style. Есть сотрудники, которые любят писать длинные и довольно запутанные письма. Если я получаю такое, то прошу подчиненного коротко, в одном-двух предложениях переформулировать идею, вычленить суть и написать понятным языком. Часто бывает, что, стараясь переосмыслить проблему, сотрудник сам находит выход – или проблема становится настолько простой, что принять решение или дать совет Вы можете довольно быстро.


Правило «трех гвоздей». Этим правилом лучше не злоупотреблять, однако порой оно позволяет сосредоточиться на действительно важных вещах. Метод пошел от старой байки: на стене прибиты три гвоздя, и если появляется задача, то Вы ее вешаете на первый гвоздь и о ней забываете. Если эта же задача возникает вновь, она перевешивается с первого на второй гвоздь, и Вы также о ней забываете. То же самое происходит в третий раз. Если же задача напоминает о себе в четвертый раз, то ее выполняют, так как перевесить ее некуда. Но до этого доходит в редких случаях, чаще всего задача или решается без Вашего участия, или становится неактуальной.


Таймер. Очень многие дела завершаются позднее запланированных сроков. При этом каждая задержка влияет на выполнение последующих задач. Такая ситуация усугубляет цейтнот. У большинства людей телефон имеет функцию таймера, позволяющую подать сигнал через определенное время. Это помогает четко ограничивать время на выполнение задач и не нарушать планы. К примеру, у меня все дела, встречи и мероприятия обозначены в электронном календаре, который автоматически синхронизируется на компьютере, телефоне и планшете. Для всех записей в календаре включено напоминание о следующей задаче: когда приходит ее время, на компьютере и на телефоне выводится со звуковым сигналом сообщение о том, что пора закругляться и переходить к следующему делу.


Фильтр. Очень полезны заместители и помощники, которые готовят для Вас необходимую информацию, помогают выполнять задачи, избавляют Вас от лишних проблем, позволяя высвободить время для основных, наиболее важных дел. Например, когда возникает очередная проблема, которую нужно срочно решить, поручите помощнику проработать и подготовить информацию, на основе которой Вы смогли бы быстро принять решение.


Глобальная цель. Директору важно помнить о глобальных целях, о стратегии компании. Все вопросы и ответы на них должны быть связаны с решением стратегических задач. Чтобы постоянно держать в голове такие ориентиры, я каждый понедельник нахожу время для определения ключевых приоритетов и планирую важнейшие задачи предстоящей недели в рамках реализации стратегии компании.

И еще одна рекомендация, как организовать свое рабочее время. При напряженной работе и огромной ответственности очень важна психическая устойчивость руководителя. А чтобы ее сохранять, нужно уметь отключаться от работы. Желательно ежедневно выделять время для спорта, хобби и любых других отвлекающих занятий. Это позволяет поддерживать баланс энергии и восстанавливать силы для эффективной работы.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу


1. Планируйте рабочий день

Расписание на день — никакая не формальность, а то, с чего стоит начинать вашу новую организованную жизнь. Правда, оно должно быть реалистичным и подробным. Заносите в него не только встречи с коллегами, но и все остальные дела. В идеале вам нужно распланировать весь свой день и прикинуть, сколько времени уйдет на каждую задачу. Когда вы знаете, что вам нужно успеть еще вот это и это, желание посидеть в Фейсбуке куда-то улетучивается. Обязательно выделяйте время на то, чтобы разгрести почту или разобраться с бумагами. Один-два «подхода» в течение недели — и вы забудете о том, что такое переполненный почтовый ящик.

2. Ставьте жесткие рамки

Офисные работники знают, сколько времени уходит на встречи. Чтобы не застрять в переговорке на весь день, научитесь ставить временные рамки и не тратьте на обсуждение больше 45 минут. Этот принцип хорошо подходит и для самостоятельной работы. Зная, что вам нужно уложиться в два часа (например), вы не будете отвлекаться от задачи на звонки, разговоры и кофе. И в итоге удивитесь, как много всего можно сделать за день.

3. Используйте дополнительные сервисы и приложения

До важной встречи осталась пара часов, а вы еще не доделали презентацию? Не паникуйте, сосредоточьтесь на самом важном и воспользуйтесь . Обработать фотографии можно в редакторе PicMonkey , разобраться с аудиофайлами — в Audacity , а собрать онлайн-портфолио — в редакторе .

4. Не сидите в почте

Вы знаете, что примерно треть вашего рабочего дня уходит на чтение писем? Это самая настоящая зависимость, которая не дает вам нормально работать. Что делать? Попробуйте проверять почту два или три раза в день, не чаще. Например, утром, когда пришли на работу, потом после обеда, потом в конце рабочего дня. Все оставшееся время вкладка с почтой должна быть закрыта. Приложение на телефоне — тоже. К этому тяжело привыкнуть, но это правда работает.

5. Включите режим «Полет»

Это поможет разобраться с остальными помехами. Мы имеем в виду Фейсбук, Инстаграм, Пинтерест и т.д. Вроде бы ничего такого — минутка здесь, минутка там, но на самом деле ужасно отвлекает, а собраться потом очень тяжело. Решение: закройте все вкладки, приложения и мессенджеры и не отвлекайтесь на них до конца рабочего дня. Лучше качественно потрудиться, а потом поболтать с друзьями — хоть час, хоть весь вечер. Можно даже выбраться в ресторан или бар. Почему нет, ведь вы молодец и все сделали.

6. Составьте список дел

Самый простой и действенный способ прожить день с пользой. Прямо с утра сядьте и напишите все, что вам нужно сделать. Помните: когда цель поставлена, свернуть в сторону гораздо сложнее. Начинать лучше со срочных и важных задач, даже если вам совсем не хочется их делать. После этого переходите к несрочным, но не самым интересным делам, а легкие и приятные задачки оставьте напоследок — в качестве вознаграждения за проделанную работу.

7. Перфекционизм — это лишнее

Стремление к совершенству и желание сделать еще лучше — это хорошо и правильно, но важно вовремя остановиться. Вы можете бесконечно улучшать и дорабатывать свой проект, только в итоге его никто так и не увидит. Учитесь не распыляться на мелочи, концентрироваться на главном и заканчивать начатое.

8. Делегируйте задачи

У каждого сотрудника вашей компании есть сильная сторона: один прекрасно считает, второй планирует, а третий может найти выход из самой непростой ситуации. Если вы не знаете, как справиться с той или иной задачей, почему бы не доверить ее тому, кто сделает это лучше?

9. Выработайте новые привычки

Любимая поговорка вашей бабушки про тех, кто рано встает, по-прежнему актуальна, особенно на работе. Если вы приезжаете в офис утром, никто не отвлекает вас болтовней и приглашениями на кофе — можно засесть за работу, сделать все дела и уйти пораньше. Не стоять в пробках, не толкаться в переполненной маршрутке, а спокойно ехать домой с приятным чувством того, что все дела сделаны, впереди — свободный вечер, а у вас даже остались силы заняться тем, чем давно хотелось.

Хотите эффективно решить свои задачи? на Wix — это быстро и бесплатно!

Если выражение «гореть на работе» – это про вас, стоит задуматься, как правильно организовать рабочее время. Стрессы на работе часто вызывает именно нехватка времени. В попытках все успеть человек напрягает нервную систему и портит жизнь окружающим. Но на самом деле времени всегда достаточно, нужно лишь создать идеальный трудовой режим.

Как организовать рабочее время? Поможет план дел.

Порядок в делах начинается с порядка на рабочем месте. В первую очередь избавьтесь от всего лишнего, систематизируйте документы – как на рабочем столе, так и на виртуальном.

Как организовать рабочее время с помощью планирования

Для создания идеального расписания понадобится ежедневник либо планнинг, где на одном листе расписываются дела на всю неделю. Он удобнее, но заметок помещается меньше.

Теперь займемся планированием. Что для этого нужно?

Набросать на листе бумаги все задачи, которые требуется выполнить за рабочую неделю. Указать там же встречи, которые уже назначены.

Отдельно записать все регулярно повторяющиеся действия: планерки, проверку почты и даже обеды.

Вписать в нужные графы ежедневника эти регулярные действия и назначенные встречи.

Оставшееся место заполняется важными задачами. Вначале внесите все самые главные дела, потом менее значимые. От совсем не значимых можно отказаться совсем.

Самые сложные проекты лучше планировать на утро, чтобы выполнить их со свежими силами и не отложить под давлением мелких повседневных дел.

Для составления рабочего плана не обязательно покупать бумажный ежедневник, проще пользоваться электронными версиями, скачав их в телефон.

Как выявить «пожирателей времени»?

Нехватка времени – это иллюзия. Ваши недостающие часы и минуты находятся в плену мелких и ненужных дел. Попробуем их освободить. Как организовать свое рабочее время?

Один из обычных рабочих дней посвятите тому, чтобы записывать каждое свое действие. Вы удивитесь, сколько времени уходит на ненужную ерунду.

Учитесь говорить «нет». Если коллеги одолевают просьбами, прикиньте, можно ли обойтись без вашего участия. Если это так, смело отказывайтесь от ненужной нагрузки.

Перед каждым проектом задавайте вопрос: а действительно ли все это необходимо в данный момент? Это позволит сконцентрироваться на первостепенных задачах.

Изо дня в день вы хронически ничего не успеваете. Вы стремитесь сделать все намеченные дела, но у вас каждый раз ничего не получается. То одно случится, то другое, вам постоянно что — то мешает решать все проблемы своевременно. В итоге ваши дела копятся, как снежный ком, а вы в полном бессилии признаёте свое поражение.

Вы как будто слышите внутри себя голос: «сделаю завтра», «потом», «только не сейчас», «мне не хочется этого делать», «только не сегодня, я так устал» и так далее. Таким образом ваше подсознание не хочет, чтобы вы выходили из зоны комфорта и начинали совершенствоваться и лишний раз напрягаться. Поэтому оно изо всех сил противится попыткам развить самодисциплину и силу воли.

Успех во многом зависит от волевых качеств и сильного характера. Однако немаловажную роль в достижении результатов играет знание основ самоменеджмента.

Самоменеджмент или таймменеджмент- техника правильного использования времени

Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.

Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Интересно, что на 95 процентов эффективная организация распорядка дня зависит именно от вас и лишь 5 процентов от объективных обстоятельств.

В спокойной обстановке проанализируйте свои ежедневные действия, после составьте список необходимых дел на завтра.

Список дел должен отражать ваши реальные задачи на завтра. Теперь расставьте дела в списке в соответствии со временем их выполнения.

Чтобы грамотно организовать свой распорядок дня по возможности перестройте график так, чтобы он более гармонично соответствовал времени и одно дело не накладывалось на другое.

Расставьте приоритеты, которые устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела разделите на 4 группы:

1) срочные (важные дела) — их необходимо выполнить именно завтра;

2) срочные, но менее важные дела;

3) менее срочные, но не менее важные задачи;

44) те дела, которые можно выполнить в последнюю очередь.

После того, как вы определили задачи и расставили приоритеты, необходимо продумать грамотный маршрут.

Детально представьте свой завтрашний день

Для правильной организации рабочего дня каждый процесс соотносите со временем, потраченным на его выполнение. Прокрутите в голове весь распорядок дня несколько раз.

Постепенно продвигайтесь в соответствии со своим планом. Постарайтесь в течение дня не менять намеченных заданий. Не стоит исключать пункты или добавлять новые. Вам необходимо придерживаться оптимального алгоритма вашего распорядка дня, а лишние изменения, к которым вы не готовились вам ни к чему.

Основные правила планирования времени

Соотношение (60:40)
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (примерно на 60 %)

Оставьте определенный процент времени как резерв для неожиданных случаев или в результате недооценки длительности других дел.

Планируйте только такой объем задач, с которыми вы реально сможете справиться.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого рабочего дня наверстывать потерянное накануне.

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.

Как правильно организовать рабочий день?

Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Старайтесь начинать свой рабочий день с позитивным настроем — это будет способствовать успешному разрешению всех запланированных дел.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Действуйте без промедления, и раскачек. Просто дайте себе время на подготовку к определенным действиям. При чем лучше, если вы сначала уделите время сложным и важным делам. В течение всего рабочего дня старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий.

И соблюдайте размеренный темп

Небольшие однородные задания выполняйте серией. Благодаря такой непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени.

Такая организация рабочего дня позволит вам использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной работы, а также выкраивать спокойное время для восстановления сил.


Доводите дело до конца, чтобы не тратить время на его выполнение завтра. В конце рабочего дня эффективным будет завершить начатые небольшие дела.

Проконтролировать результаты и составить план на следующий день. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Благодаря такой самоорганизации, вы не только сможете с легкостью решать свои ежедневные задачи, но и найдете недостающее вам раньше время на отдых и развлечения. По возможности хорошо отдыхайте и заряжайтесь позитивными эмоциями.

Будет гораздо проще продвигаться по плану, если за каждый выполненный пункт вы будете себя хвалить. Это будет неплохой мотивацией на пути к самодисциплине, а также кульминацией правильно организованного рабочего дня.

Возьмите за правило регулярно составлять план на следующий день, неделю, месяц и так далее. Чем больше вы будете планировать, тем лучше будете готовы к дальнейшим жизненным событиям.

Правильно организовать рабочий день значит, что вы не только будете выполнять намеченные задачи, но и попробуете их систематизировать, организовать грамотный маршрут между ними, исключая ненужные действия. Возможно, в результате правильной организации у вас даже получится совместить какие — то действия или найти более рациональный вариант их выполнения, все будет четко спланировано и исполнено.

Эффективная организация рабочего дня – это 60% успеха, с помощью которого вы сможете развить самодисциплину и характер.

Тайм-менеджмент для фрилансера

Как фрилансеру организовать распорядок дня, чтобы все успеть, не находясь за компьютером круглосуточно? Как включить в свой график то важное и интересное, что помогает чувствовать радость и удовольствие от жизни? Мы собрали в этой статье несколько полезных советов и методик, которые помогут оптимизировать ваше время. Применяйте!

Поделиться в соц. сетях:

Планировать время нужно системно. Из этой статьи вы узнаете, как:

● включать приоритеты в свой распорядок дня,

● найти время для нужных дел,

● заставить или уговорить себя сделать необходимое,

● избежать традиционных ошибок фрилансера в планировании распорядка дня.


Управление временем – непростая задача. Фрилансеру еще сложнее: ведь нередко приходится работать над несколькими проектами с разными заказчиками одновременно, параллельно ведя переговоры с новыми потенциальными клиентами. При этом заказчик оплачивает не время, а результат. Потратите вы на расшифровку, сбор контента или переписку два часа или сутки — решать вам. Поэтому самоорганизация для фрилансера — ключевой залог эффективности.


Правильная организация времени и рабочего процесса — основная трудность для новичков в мире фриланса. Мы часто обсуждаем этот вопрос со студентами курсов ТЦ 1day1step.ru, которые в ходе обучения только-только нашли своего первого заказчика. Ищут пути оптимизации рабочего времени и состоявшиеся специалисты. Выигрывает тот, кто успешно применяет положительный опыт коллег.

Некоторые знания приходят только со временем. Например, нужно помнить, что:

● Важна специализация. Если вы работаете в определенной нише (товары для детей, садоводство, ремонт), то с одной стороны, вам легче быть всегда «в теме», а с другой – меньше конкуренция. Не беритесь за все подряд.

● Согласившись на работу, не обманывайтесь небольшим масштабом. Маленькие проекты требуют практически столько же административной и исследовательской работы, и большие.

Итак, мы определились с проектом и получили задание от заказчика. При этом не хотелось бы ограничивать свою жизнь работой: ведь есть семья, друзья, путешествия, увлечения. Отсутствие жесткой структуры дня и мысль, что все двадцать четыре часа в сутки принадлежат только вам, а не работодателю, лишь усложняет ситуацию.

Что сделать в первую очередь?

Осознайте свои ограничения. Невозможно успеть все на свете. И даже пытаться опасно, считает Питер Брегман, автор книги «18 минут», ведь тогда вы так и не сможете сосредоточиться на главном.

Определите приоритеты и долгосрочные цели, то есть те области, в которых вы будете добиваться результата в течение ближайшего года. Таких областей должно получиться около пяти. Если меньше – скорее всего, окажется, что львиную долю времени и внимания вы уделяете работе, забросив все остальное. Если больше – получится своего рода «шведский стол», и ваше стремление охватить все может закончиться не достижением множества целей, а перегрузкой, неврозом и разочарованием.

Выглядеть список приоритетов на год может примерно так:

1. Отличная работа над текущими проектами

2. Поиск нового заказчика / Организация нового проекта

3. Время с семьей и друзьями

4. Забота о здоровье и красоте

5. Организация 1-2 путешествий

Планируя каждый день, используйте свой список приоритетов на год как основу. Каждое новое дело добавляйте в соответствующий раздел так, чтобы они занимали 85-90% вашего времени. Неопределенные дела включите в пункт «Разное».

План на день может иметь следующий вид:

1. Отличная работа над текущим проектом

● написать первый текст для будущей рассылки

● сделать проект мини-сайта

2. Поиск нового заказчика / Организация нового проекта

● оставить 3 комментария в профильном сообществе

● отправить портфолио по адресам с визиток, взятых на конференции

3. Время с семьей и друзьями

● позвонить друзьям, пригласить в выходные на ужин

4. Забота о своем здоровье и красоте

● сходить в спортзал

5. Организация 1-2 путешествий

● посмотреть авиабилеты на сентябрь в интернете

6. Разное

● отнести обувь в ремонт

● заказать подарки

● оплатить коммунальные расходы

● купить продукты на ужин

● пройти техосмотр

● оформить страховку

Составив такой структурированный список дел на день, вы легко увидите, сколько времени тратите на каждую из областей, которую считаете для себя приоритетной. И можете обнаружить, например, что львиная доля времени уходит на пункт «Разное», а вовсе даже не на работу. Что с этим делать? Возможны варианты: отложить эти дела на потом, делегировать кому-то из домашних, нанять помощника.

Теперь, пожалуй, самое сложное. Как организовать свое рабочее время таким образом, чтобы оно не растянулось на целый день?

1. Определите, в какое время вам лучше всего работается. Составьте режим дня таким образом, чтобы часы работы над проектом приходились на этот период.

2. Настраивайте себя на рабочий лад. Работа в состоянии высокой эффективности займет у вас намного меньше времени, поэтому определите для себя, что именно помогает вам создать такой рабочий настрой – заранее составленный план, чашка кофе, тишина (или наоборот, особенная музыка). А может быть, на работу настроит более формальная одежда, чем традиционный спортивный костюм.

3. Оцените время, которое понадобится на проект. Разбейте задание на этапы и отслеживайте их выполнение.

4. Используйте программы для учета времени, которое проводите за компьютером, например:

○ http://motivateclock.org/

Программа, которая ведет посекундный учет времени проведенного в различных приложениях и браузерах. В ней можно создавать персональные проекты под каждую задачу, отслеживать потраченное время, анализировать статистику эффективности, установить напоминания о необходимости отдыха.

○ http://www.computer-timer.ru/

Таймер ведёт учёт активности во всех программах и строит графики их использования. Фрилансерам, которые выполняют несколько работ одновременно, программа поможет узнать, сколько времени тратится на каждый из проектов, на работу в целом и на серфинг в сети в частности. После активации модуля блокировки можно устанавливать запреты на любые программы, чтобы лишний раз не отвлекаться.

○ www.rescuetime.com

Работает как на компьютере, так и на мобильных устройствах, помогает отследить время, проведенное на различных сайтах и в приложениях. Отправляет еженедельный отчет на электронную почту. В платной версии включены такие функции, как блокировка отвлекающих сайтов, контроль времени вне компьютера (совещания, телефонные звонки, и т.д.), сигнал о завершении дела, и другие.

5. Нет времени на установку и изучение новых приложений? Используйте таймер.

Можно разбивать время работы на интервалы по «методу помидора» – 25 минут работы, 5 минут отдыха, или использовать «классику» — 45 минут работы, 15 минут отдыха.

На время отдыха запланируйте дела, которые переключат ваше внимание от основной работы: можно сделать что-то по дому, перезвонить кому-то, погулять с собакой и т.д. Если вы работали за компьютером, не стоит переключаться на соцсети или серфинг в сети, это не даст нужного отдыха. Через каждые два часа делайте перерыв подольше.

6. Ставьте в курс дела домашних. Напомните о своей занятости, попросите не беспокоить вас во время работы. Почти любой вопрос может подождать сорок минут, до вашего перерыва.

7. Поощряйте себя за выполненную работу. Вообще, полезная практика – договариваться с собой, а не заставлять и упрекать. Боевой настрой приходит не всегда. Вместо самопринуждения пообещайте себе приятную награду за выполнение проекта или его части. Но это должен быть честный уговор: пообещали – выполнили. Иначе в следующий раз ваше второе «Я» не пойдет вам навстречу.

8. Ограничьте часы работы за компьютером. И если решили, что работаете не больше 8-ми часов, то сразу, как это время истекло, выключайте компьютер и вставайте из-за стола. Это, пожалуй, самый сложный момент самодисциплины для фрилансера. Но понимание того, что, например, в 19-00 придется остановиться – стимул не отвлекаться.

9. Обязательно выделяйте время для отдыха. Отдых должен отличаться от основной деятельности, чтобы мозг переключился на другие задачи. Не нужно в этот момент снова и снова прокручивать в голове рабочие вопросы. Нередко, если отпустить проблему, и вернуться к ней после перерыва, решение находится само собой. Очень хорошо, если вы сможете заняться какой-то творческой деятельностью, необязательно крупномасштабной. Приготовить на ужин что-то новое и необычное, это – самое настоящее творчество.

10. Высыпайтесь. Это очень важно. Недостаток сна может свести на нет самую тщательную подготовку.

И, в заключение, частые ошибки фрилансера при планировании дня:

1. Отсутствие резерва времени на непредвиденные дела.

Стоит только одному делу из списка выйти за пределы отведенного времени, как дальше отставание нарастает снежным комом. Всегда что-то мешает плану. Это неудивительно — отсутствие в распорядке дня резервного времени на непредвиденные дела, скорее всего, приведет к срыву графика.

Решение: Нужно трезво оценивать время, необходимое на разные задачи. Лучше иметь в резерве небольшой запас по времени, и список дел на случай «лишней» минуты или часа (почитать книжку, почистить список контактов в телефоне, составить план разговора с клиентом и так далее).

2. Мелкие дела занимают больше времени, чем запланировано, и отвлекают от важных.

Кажется, что мелкое дело займет буквально минуту, поэтому грех не сделать его прямо сейчас по ходу. Например, загрузить стиральную машину, пока утром собираешься на рабочую встречу. Параллельно еще пара аналогичных по важности и срочности дел – и вот опять вы опоздали.

Решение: Следуйте своим приоритетам. Группируйте мелкие дела и выполняйте их во время запланированных перерывов.

3. Многозадачность

Может создаться впечатление, что одновременное выполнение нескольких задач повышает эффективность за счет экономии времени. Однако многочисленные исследования показывают, что мозгу сложно переключать внимание с одной задачи на другую, и в результате страдает качество. И экономия времени в этом случае также спорна, так как переключение между задачами требует время.

Решение: Для быстроты и эффективности фокусируйте внимание на чем-то одном.

Если вы хотите узнать, какие еще есть способы управлять временем и более эффективно подходить к работе онлайн, посмотрите полную версию вебинара Натальи Одеговой, основателя тренинг-центра “1day1step.ru”, эксперта Новосибирского технопарка и ФРИИ “Тайм-менеджмент онлайн-карьеры: управляемые перемены”.

Поделиться в соц. сетях:

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ НА ДАННУЮ ТЕМУ:

  1. 5 шагов маркетинга для фрилансеров. Продвигайтесь как проект!

  2. Как организовать свою работу в путешествии, если ты фрилансер

  3. Как эффективно работать из дома и избежать профессионального выгорания?

  4. Какие интернет-профессии больше всего востребованы на данный момент?

Как организовать свой день, чтобы добиться успеха

Известно, что успешные люди отлично владеют советами по тайм-менеджменту. Скорее всего, если вы хотите стать чрезвычайно успешным профессионалом в выбранной вами области, вам также следует научиться эффективно организовывать свой день.

Итак, вы взволнованы.

Вы накачаны.

Вам не терпится начать и организовать свой день прямо сейчас. Однако есть небольшая проблема: С чего начать? Со всеми советами, методами и приемами, разбросанными по всему Интернету, какие советы действительно будут эффективными и удобными для вас? Со всем стрессом и ожиданиями в течение дня, как вы вообще можете начать?

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Первое, на что следует обратить внимание, это определение времени. Проще говоря, время — понятие относительное, в зависимости от того, как вы его определяете. Вы можете подумать, что один час, потраченный на написание статьи, — это роскошь, в то время как другие писатели считают, что вам нужно потратить на это не менее двух часов. Вам может показаться, что пятнадцати минут, потраченных на мозговой штурм ваших идей, уже достаточно, в то время как некоторые предприниматели даже тратят на мозговой штурм три дня. Кроме того, вы можете считать, что проводить время со своими близкими нужно каждый день, в то время как некоторые люди просто думают, что это пустая трата времени!

Видите ли, время субъективно.Ваше представление о времени отличается от представления о нем других людей. Поэтому все, что вы читаете и узнаете об управлении временем, не имеет значения, если вы не верите, что временем нужно управлять. Если вы считаете, что ваше время бесполезно, если вы предпочитаете весь день смотреть телевизор, а не работать над своим личным ростом, или если вы предпочитаете спать весь день в постели, а не пытаться изменить свою жизнь, организуйте ваш день для успеха не ответ. Сосредоточьтесь на вдохновении и в первую очередь следуйте своей страсти.

С другой стороны, если вы считаете, что ваше время ценно, вот пять советов, которые помогут вам успешно организовать его:

1. Планируйте свой день накануне вечером.

Перед сном убедитесь, что вы собираетесь начать свой день с определенной целью. Заведите дневник или ежедневник и запишите туда планы действий на следующий день.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Чтобы дать вам ориентир, у вас должно быть по крайней мере четыре плана на каждый день: один должен быть связан с работой, один должен быть для личной деятельности, такой как поручение, и два должны быть для осуществления ваших жизненных мечтаний.

2. График перерывов.

Избавьтесь от разочарования, установив в своем плане нормы времени. Если вы говорите, что собираетесь писать статью с 08:00 до 08:45, а затем собираетесь писать пост в блоге с 08:46 до 09:30, вы просто создаете себе проблемы!

Ожидайте, что не все пойдет по плану. Вы сможете успешно организовать свой день только в том случае, если будете планировать перерывы.

3. Начните свой день с чего-то большого.

Когда вы едите, вы сначала начинаете есть то, что вам не нравится, чтобы сосредоточиться на том, чтобы насладиться остальной едой, верно? То же самое касается вашего дня. Если у вас есть большое дело, которое вам нужно выполнить, сделайте это в первую очередь.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Таким образом, даже если вы больше ничего не сделаете, вы все равно сможете сказать, что сделали хотя бы что-то продуктивное.

4. Используйте приложение для учета времени, которое поможет вам не сбиться с пути.

Конечно, вы все еще можете проверить Facebook и Twitter — вам просто нужно спланировать это и отслеживать время, потраченное на эти действия, чтобы не отвлекаться.

Toggl, SlimTimer и RescueTime — удобные инструменты, которые помогут вам начать работу.

5. Примите тот факт, что вы не сможете сделать все за один день.

Ты не Супермен (или ты…?), поэтому ты не можешь сделать все за один день. Вместо того, чтобы работать над большим проектом за один день и зубрить его, вместо этого организуйте вехи.Не расстраивайтесь, если вы не смогли закончить все, что запланировали.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Помните, у вас еще есть время в следующий раз.

Мы надеемся, что к тому времени вы будете достаточно мудры, чтобы практиковать то, что вы прочитали в этой статье, и правильно организовать свой день.

Как структурировать свой день, чтобы чувствовать себя менее напряженным

Несмотря на то, что в конце туннеля пандемии есть свет, хронический стресс по-прежнему правит днем.Те из нас, кому посчастливилось найти работу, работают усерднее, чем когда-либо; анализ электронных писем 3,1 миллиона человек показал, что из-за карантина средняя продолжительность рабочего дня увеличилась почти на час.

Широко распространенная неопределенность мешает нам сосредоточиться. Недостаток внимания заставляет все занимать больше времени, поэтому мы работаем больше, но добиваемся меньшего. К счастью, есть более эффективные стратегии борьбы с тревогой и усталостью, чем попытки убедить себя, что мы знаем, что нас ждет.

По иронии судьбы, одной из таких стратегий является планирование. Не поймите меня неправильно; Я действительно думаю, что планы, которые мы строим сегодня, часто бесполезны завтра. Но даже если наши планы могут оказаться неосуществимыми, планирование процесса необходимо. Планирование создает контекст и обеспечивает структуру нашей повседневной деятельности. Это дает нам прочную основу для адаптации к новому и незапланированному будущему.

Реклама Икс

Познакомьтесь с набором инструментов «Большое добро»

Из GGSC на вашу книжную полку: 30 научно обоснованных инструментов для хорошего самочувствия.

Вот как составить план, который поможет вам обрести больше концентрации, потока и продуктивности в наступающем году.

Шаг 1. Позвольте своим приоритетам вести за собой

Когда будущее неопределенно, нам нужно, чтобы наши приоритеты всегда были для нас очевидны. В противном случае мы крутим колеса на задачах, которые могут быть приоритетными для других, но не для нас, или которые могут быть легкими, но не такими важными. Без четких приоритетов мы часто перегружены всем, что нужно сделать.Чтобы избежать этого, нам нужно определиться с нашими главными приоритетами, а затем тратить 95% нашего времени на выполнение только этих действий, говоря «нет» всему остальному как можно чаще.

Чтобы дать вам представление о том, как это сработало для меня, вот пять моих главных приоритетов, в порядке важности:

  1. Поддержание собственного здоровья и счастья, чтобы я не был настолько истощен или подавлен, что ставил под угрозу свою жизнь. другие приоритеты.
  2. Заботиться о своей семье, доме и самых близких друзьях.
  3. Письмо (и исследование) о редизайне работы.
  4. Коучинг и обучение (включая выступления).
  5. Отдача моим многочисленным сообществам.

Когда я трачу 95 % своего времени на эти главные приоритеты, остается всего около пяти часов в неделю на другие дела — остальные 5 % — на то, что не является настоящим приоритетом, но часто необходимо делать. Большинство дней мои 5% времени в основном тратятся на ответы на электронные письма и выполнение административной работы, не связанной с вышеуказанными приоритетами.

Шаг 2: Создайте свою структуру

Одним из важных ключей к продуктивности и стабильности в этот сумасшедший век является создание структуры для себя. Если вы работаете из дома, но скучаете по офису (или даже по дороге на работу), возможно, вам не хватает структуры, которую раньше обеспечивало рабочее место: четкое начало и конец рабочего дня, встроенные перерывы, время для общения. Если ежедневная рутина, в которую вы попали во время пандемии, не работает для вас, создайте другую, которая работает.

Создайте свой «идеальный день». Начните с планирования своего идеального дня (вы можете использовать этот бесплатный шаблон). Все привычки, которые я пытаюсь завести или сохранить, ежедневно повторяются в моем расписании: чтение, упражнения, медитация, уборка — даже измерение своих привычек. Некоторые из моих рутинных задач выполняются только раз в неделю, но они также автоматически повторяются в моем расписании. (Например, каждую пятницу после обеда я веду бухгалтерию, и это уже есть в моем шаблоне планировщика.)

Прежде чем я настроил свой идеальный день, я постоянно договаривался с собой о том, когда я буду делать то, что мне нужно сделать.Должен ли я планировать свой день до или после завтрака? Должен ли я принимать душ в обед, чтобы разбить день? До пандемии я, наверное, никогда бы не подумал об этих вещах — у меня были действующие рутины, которые работали. Однако сейчас возможности безграничны.

Принятие решений, даже самых незначительных, подобных этим, нагружает ту часть нашего мозга, на которой нам нужно сосредоточиться, и тратит энергию, которая нам нужна, на более важные дела. А в наши дни сосредоточенности и энергии часто не хватает. Лучше решить раз .

Даже если ваша работа менее гибкая и большая часть вашего дня уже оговорена, это все равно может помочь создать четкий распорядок дня и сна. Попробуйте включить в свой график действия, которые, как правило, не выполняются, если вы явно не выделяете для них время, например, упражнения и паузы, чтобы расслабиться.

Предварительное решение о том, когда мы будем выполнять рутинные задачи, также помогает нам выработать новые привычки и сократить наш список дел. В течение многих лет у меня были повторяющиеся задачи, такие как «проверка депозита», «очистка электронной почты» и «планирование питания на неделю» как повторяющиеся задачи.Это напрасно удлинило мой список задач, усилив чувство перегруженности. Теперь, поскольку я знаю, когда буду выполнять эти повторяющиеся задачи, мне не нужно записывать их или принуждать себя к их выполнению.

Шаг 3. Используйте блокировку по времени и пакетную обработку задач

Я веду онлайн-календари и списки задач, но предпочитаю планировать каждый день на бумаге каждое утро. Это может показаться излишним, но это помогает мне ясно видеть, каковы мои приоритеты на день, и дает мне структуру, которая мне нужна, чтобы сосредоточиться на них.

Когда вы планируете определенный день, начните с добавления встреч и встреч в свое расписание. Это поможет вам увидеть, сколько времени у вас есть на проекты и задачи. Затем выделите время для наиболее приоритетных задач. Это техника тайм-менеджмента, называемая блокировкой времени.


Затем выделите в своем календаре время для небольших задач. То, что я называю «элементами действия», — это задачи, каждая из которых занимает около 20 минут; если у меня есть свободный час, я знаю, что могу вычеркнуть три из них из своего списка.«Быстрые задачи» занимают пять минут или около того; если у меня есть полчаса, я могу сделать около пяти. Такое группирование похожих задач называется «пакетированием задач» и создает дополнительную эффективность.

А теперь расслабься

Вы когда-нибудь просыпались, беспокоясь о незавершенном проекте, электронном письме, которое вы забыли отправить, или встрече, которую вы не успели запланировать? Затянувшиеся дела истощают нашу энергию и мешают нашему сосредоточению (а иногда и нашему сну). Получается, надо просто сказать своим мозгам , когда мы будем делать то, что нужно, чтобы они нас не пилили.

Раньше исследователи думали, что это низкоуровневое беспокойство по поводу незавершенных задач было результатом нашего бессознательного, пытающегося добиться цели, напоминая нам о том, что нам еще нужно сделать. Считалось, что напоминания — или отвлекающие мысли и беспокойства — будут сохраняться до тех пор, пока задание не будет выполнено.

Но исследования показывают, что простое составление плана выполнения незавершенной задачи значительно меняет нашу способность сосредоточиться. Дело не столько в том, чтобы знать , что нужно сделать , сколько в том, чтобы решить , когда это сделать.Когда мы не знаем , когда , или как мы закончим дела в наших списках задач, наши мысли, как правило, блуждают от нашей текущей задачи к нашим незавершенным задачам; это называется «эффектом Зейгарник». Как оказалось, наше бессознательное не обязательно требует от нас выполнения незавершенной задачи прямо сейчас, а скорее для того, чтобы составить план на , когда мы ее выполним.

Чтобы справиться с этим, вы можете либо запланировать задачу в своем календаре, либо обозначить ее как элемент действия или быструю задачу.Это все, кажется, что наш мозг должен что-то отпустить.

Когда у нас нет структуры, ярко выраженных приоритетов и плана, неизбежно берут верх отвлекающие факторы. Другие люди (и электронная почта) диктуют наши списки дел. Таким образом, вместо того, чтобы вести бесконечный список дел, которые вы действительно (действительно!) надеетесь выполнить в определенный день или неделю, эта простая система может помочь вам начинать каждый день с конкретного плана того, над чем вы будете работать и когда. .

Вам не нужно постоянно выбирать, на чем сосредоточиться: просто следуйте своему расписанию.

14 лучших приложений и инструментов для тайм-менеджмента на 2022 год

Кем бы вы ни были, вы, наверное, хотели бы, чтобы в сутках было больше часов.

Время — драгоценный ресурс, его нельзя перестать использовать и больше не найти, но оно нужно для абсолютно всего. От планирования встреч до выполнения заказов время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе плохо им управлять.

Неэффективное управление временем может принимать разные формы.Будь то прокрастинация, личные отвлекающие факторы или проекты, которые занимают больше времени, чем должны, есть множество вещей, на которые мы тратим время каждый день. Потерянное время означает сжатые сроки, дисбаланс между работой и личной жизнью, а также еще больший стресс и беспокойство.

Когда дело доходит до дела, тебе просто нужно более эффективно использовать имеющееся у тебя время.

К счастью, возможности лучше управлять своим временем есть везде. Вот 12 приложений для тайм-менеджмента, которые помогут вам освободить свой график, найти время для личной жизни и сосредоточиться на работе.

Список для бесплатного чтения: Мотивация электронной коммерции

Не можете сосредоточиться на развитии своего малого бизнеса? Получите доступ к нашему бесплатному кураторскому списку высокоэффективных статей о продуктивности.

Получите бесплатный список для чтения

Получите наш список литературы по мотивации электронной коммерции, доставленный прямо в ваш почтовый ящик.

Почти готово: пожалуйста, введите свой адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Мы также будем присылать вам новости о новых образовательных руководствах и историях успеха из новостной рассылки Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем обеспечить безопасность вашего адреса электронной почты.

Спасибо за подписку. Вскоре вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы. А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 14-дневной пробной версией Shopify.

Начало работы

Преимущества хорошего приложения для тайм-менеджмента

Вы, безусловно, можете работать продуктивно, не используя специальное приложение для тайм-менеджмента, и многие владельцы бизнеса начинают с не более чем догадок.Но по мере роста и найма сотрудников вы столкнетесь с несколькими трудностями без приложения для учета рабочего времени.

Специализированное программное обеспечение для управления временем помогает вам отслеживать работу на расстоянии и улучшает общее общение между вами и сотрудниками. Вот несколько ключевых способов, которые помогут вам вести прибыльный онлайн-бизнес:

  • Измеряйте время и производительность. Благодаря таким функциям, как отслеживание времени, встроенная автоматизация, подробные отчеты и многое другое, вы можете получить представление о том, как работает ваша команда, и устранить потери времени.Это также поможет вам устранить узкие места, чтобы команды могли работать более продуктивно.
  • Вместе лучше сотрудничать. Инструменты управления временем помогают расставлять приоритеты для задач и работать эффективнее. Такие функции, как рабочие процессы в стиле канбан, упрощают координацию задач и команд. Все знают, какие задачи находятся в работе, что закончено и что нужно сделать дальше.
  • Улучшенная оценка стоимости проекта. Учет времени помогает понять, сколько фактически стоит проект.Вы можете увидеть все оплачиваемые часы, потраченные на проект, и найти области для улучшения. Это также помогает вам лучше оценивать будущие проекты и экономить деньги.
  • Понимание емкости. Скорее всего, ваши команды одновременно работают над несколькими разными проектами. По мере роста вам нужно будет лучше понимать возможности и время, необходимое для выполнения определенных задач. Он показывает вам, кто перерабатывает и где менеджеры могут сбалансировать командные усилия для будущей работы.

Если у вас есть много людей, работающих над разными проектами, или вы просто хотите лучше управлять своим временем, инструмент тайм-менеджмента — правильный выбор.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Чтобы помочь вам найти правильный инструмент, мы составили список из 14 лучших инструментов и программного обеспечения для тайм-менеджмента. Поскольку существует множество различных способов и подходов к управлению временем, мы включаем различные инструменты. Они варьируются от автономных трекеров времени до комплексных решений для повышения производительности.

Часы

Лучшее программное обеспечение для тайм-менеджмента для предприятий с гибридными командами

Clockify — программа для отслеживания времени, которую используют более двух миллионов человек. Это популярное приложение для отслеживания времени и расписания, которое позволяет отслеживать рабочее время в разных проектах. Clockify доступен для неограниченного количества пользователей совершенно бесплатно. Он работает в вашем браузере, но вы также можете установить его на свой телефон или компьютер для удобства.

Все используют Clockify: малый бизнес, фрилансеры, создатели, неправительственные организации и компании из списка Fortune 500.Если вам нужны дополнительные функции, такие как расходы, уведомления или отчеты по расписанию, вы можете перейти на Pro всего за 7,99 долларов США на пользователя в месяц при ежегодной оплате.

Основные характеристики:

  • Неограниченное количество членов команды и бесплатные функции
  • Высокоточные расписания с расширенными функциями
  • Отчеты и визуализации для понимания данных и идей 
  • Мобильное приложение доступно для iOS и Android
  • Расширение браузера с автоматическим запуском/остановкой, напоминаниями, таймером Pomodoro и многим другим для Google Chrome, Firefox или Microsoft Edge

⭐️ Рейтинг G2: 4.4/5 звезд

Эверноут

Лучший инструмент управления временем для создания заметок

Evernote — первое (и, пожалуй, лучшее) приложение для создания заметок на сегодняшний день. Это поможет вам захватить и

управляйте идеями, примерами и списками дел, чтобы никогда не пропустить ни одной детали. С Evernote вы можете:

  • Создание заметок
  • Сканировать изображения
  • Делать голосовые заметки
  • Прикрепить документы
  • Захват клипов из Интернета

Evernote поможет вам организовать все, от личных моментов до проектов, в одном месте.Его функция поиска позволяет отображать всю эту информацию посредством распознавания слов в рукописном тексте, изображениях или вложениях. Вы можете получить к нему доступ на своем компьютере, планшете или телефоне, даже если вы не в сети.

Основные характеристики:

  • Домашняя панель инструментов позволяет просматривать релевантное содержимое в простой и организованной форме
  • Создавайте и организуйте задачи в заметках, чтобы легко отслеживать списки дел и элементы
  • Интеграция с Календарем Google для просмотра предстоящих событий и связанных с ними заметок 
  • Максимальный размер заметки 200 мегабайт для хранения фотографий и презентаций с высоким разрешением
  • Поддержка консьержа для устранения неполадок

⭐️ Рейтинг G2: 4.4/5 звезд

Асана

Лучшее программное обеспечение для тайм-менеджмента для управления задачами

Фанатики продуктивности любят Asana. Это один из лучших инструментов для совместной работы, помогающий предприятиям решать различные задачи. Есть небольшая кривая обучения, но это стоит вложений, как только вы освоитесь. Он не предлагает инструментов для составления бюджета или отслеживания расходов, но отлично подходит для управления задачами, рабочими процессами и различными проектами.

Очень просто создавать задачи и подзадачи для проектов, а также назначать им сроки выполнения и наглядно видеть весь рабочий процесс.У Asana также есть сильное активное сообщество, которое может решать проблемы или объяснять способы использования программного обеспечения.

Основные характеристики:

  • Быстрый, гибкий и современный дизайн
  • Организуйте работу в общие проекты в виде списков или досок канбан
  • Ставьте, отслеживайте и управляйте целями
  • Создавайте команды для организации проектов и объединяйте товарищей по команде с помощью общего календаря и бесед
  • Интеграция Slack для создания, выполнения и редактирования задач прямо из приложения для обмена сообщениями 

⭐️ Рейтинг G2: 4.3/5 звезд

Усилитель концентрации

Лучшее приложение для таймера техники Pomodoro

Focus Booster — это бесплатное легкое приложение Pomodoro, которое поможет вам справиться с отвлекающими факторами. Вы можете отслеживать 20 сеансов Pomodoro в месяц с бесплатным планом, что составляет около 83 часов отслеживания времени в месяц.

Подписавшись на платный тарифный план, вы получаете доступ к панели инструментов, которая поможет вам понять, как вы проводите время. Все сеансы автоматически записываются, чтобы вы могли просматривать свои результаты и анализировать свою продуктивность.

Focus Booster предлагает два разных плана: бесплатный и профессиональный за 4,99 доллара в месяц.

Основные характеристики:

  • Отслеживайте все выполненные задачи в простом списке дел
  • Упрощенный таймер Pomodoro 
  • Отслеживание сеансов Pomodoro на разных устройствах, даже если вы не в сети

Дропбокс

Лучшие инструменты управления временем для облачного хранилища и обмена файлами

Dropbox — это простая и надежная служба хранения файлов с расширенными функциями совместной работы.Это дороже, чем аналогичные предложения, такие как Google Диск, но у него много интеграций для работы с вашим существующим набором инструментов. Все файлы хранятся в облаке.

Dropbox также предлагает синхронизированные папки на рабочем столе, чтобы вы могли получать доступ к файлам где угодно. Компания постоянно добавляет новые услуги, такие как цифровые подписи и интеграции, чтобы помочь вам работать лучше. Бесплатная версия предоставляет два гигабайта дискового пространства. Если вам нужно больше, вы можете приобрести платный план и получить до двух терабайт пространства.

Основные характеристики:

  • Управляйте документами и получайте к ним доступ в одном месте, чтобы оставаться организованным
  • Делитесь обновлениями документов в режиме реального времени и подключайтесь к своим командам и инструментам
  • Защита файлов паролем, установка разрешений и восстановление/восстановление важных изменений

⭐️ Рейтинг G2: 4,3/5 звезд

ЛастПасс

Лучший менеджер защиты паролем

Если вы занимаетесь онлайн-бизнесом, скорее всего, вы используете десятки различных инструментов и сервисов.Все они имеют разные учетные данные для входа. Невозможно запомнить все пароли, и считается рискованным иметь один и тот же пароль для каждой службы.

LastPass решает эту проблему. Прошли времена ручного управления паролями. LastPass дает вам безопасный способ создавать, управлять и хранить ваши пароли, поэтому вам никогда не придется нажимать «Забыли пароль?» очередной раз. С расширением браузера LastPass вы будете автоматически вводить пароли, когда они сохраняются в вашем хранилище.

Основные характеристики:

  • Простота в использовании, от безопасного шифрования до обмена паролями и функций автозаполнения 
  • Защищает данные вашего бизнеса и сотрудников от взлома
  • Экономит время, запоминая данные для входа в каждую учетную запись компании

⭐️ Рейтинг G2: 4.4/5 звезд

Переключить

Лучшее приложение для тайм-менеджмента для автоматического отслеживания времени и просмотра оплачиваемых часов

Toggl — это приложение, которое вы можете использовать для отслеживания времени, потраченного на задачи, а также для добавления записей вручную. Организуйте свои записи по командам, клиентам, проектам или тегам. Добавьте примечания к описанию, чтобы вы могли вспомнить, что вы делали позже.

Если вы управляете командой, вы можете пригласить их в свой проект и хранить время каждого в одном месте.Подробные отчеты покажут, где вы проводите больше всего времени. Платные пользователи также получают подробные сведения от Toggl о том, как лучше оптимизировать свое время на основе своего журнала.

Toggl доступен на iOS и Android, а также на MacOS. Существует бесплатная версия, или вы можете перейти на учетную запись Starter (9 долларов США за пользователя в месяц), Premium (18 долларов США за пользователя в месяц) или Enterprise (индивидуальные цены).

Основные характеристики:

  • Посмотрите, кто и на что тратит время, и найдите способы оптимизировать время, затрачиваемое на эти задачи
  • Проанализируйте свою неделю, месяц или даже год, чтобы узнать, что тяготит вас в течение длительного периода времени
  • Отслеживайте все и везде с помощью мобильных приложений, настольных приложений и надстроек браузера, которые позволяют синхронизировать Toggl между устройствами

⭐️ Рейтинг G2: 4.6/5 звезд

RescueTime

Лучшее программное обеспечение для тайм-менеджмента для измерения и отслеживания производительности

RescueTime — это приложение для отслеживания времени, которое фиксирует, как и где вы проводите время в Интернете. Приложение для повышения производительности анализирует все, что вы делаете в течение дня — от того, какие другие приложения вы используете, до того, сколько времени вы тратите на свои любимые веб-сайты.

Если вы хотите избавиться от отвлекающих факторов в своей жизни и быстрее выполнить свою работу, RescueTime — это отличный способ узнать, какие именно действия вас сдерживают.Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении целей, RescueTime Premium может даже временно заблокировать ваши любимые веб-сайты, посвященные прокрастинации.

RescueTime доступен для iOS, Android, OS X, Windows и Linux. RescueTime Lite бесплатен, или вы можете заплатить 9 долларов в месяц (или 72 доллара за год вперед) для доступа к функциям Premium.

Основные характеристики:

  • Предотвращает трату времени с помощью напоминаний, предупреждающих вас, когда вы тратите слишком много времени на определенную задачу
  • Помогает вам понять, как вы провели день, предоставляя вам подробные отчеты и ежедневные основные моменты
  • Помогает вам быстрее справляться с делами, находя новые способы организовать свой день и правильно провести время

⭐️ Рейтинг G2: 4.2/5 звезд

Трелло

Лучшее программное обеспечение для доски канбан для управления задачами

Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, которое позволяет легко сортировать задачи и сотрудничать с товарищами по команде. Вместо того, чтобы запутаться в беспорядке электронных писем или запутанных электронных таблиц, Trello визуализирует ваши проекты в виде списков, прикрепленных к цифровым доскам объявлений.

Каждый список состоит из отдельных сообщений, называемых карточками, которые могут представлять что угодно: от задач до идей и целей.Члены команды могут добавлять к карточкам комментарии, вложения, контрольные списки и настраиваемые метки, чтобы все были на одной странице.

Независимо от того, ищете ли вы способ отслеживать ход выполнения крупных проектов или организовывать свой последний сеанс мозгового штурма, Trello можно настроить в соответствии с потребностями вашей команды.

Trello доступен на iOS и Android, а также на Mac и Windows. Существует бесплатная версия, или вы можете перейти на дополнительные функции с помощью учетной записи Business Class или Enterprise.

Основные характеристики:

  • Trello полностью настраиваемый: каждый бизнес уникален, и Trello адаптируется к вашим потребностям, какими бы они ни были
  • Он поддерживает вашу организованность, объединяя все ваши проекты и командное общение в единую среду
  • Trello упрощает отслеживание проектов и позволяет быстро просматривать все рабочие процессы

⭐️ Рейтинг G2: 4.4/5 звезд

MyLifeOrganized

Лучший органайзер и менеджер задач для личной жизни

MyLifeOrganized — это больше, чем просто список дел. Используйте приложение ежедневного планировщика, чтобы легко перетаскивать, помечать звездочками, отмечать и упорядочивать задачи в простом элегантном интерфейсе. Если одна из ваших задач настолько велика, что пугает, используйте приложение, чтобы создавать подзадачи, которые помогут вам мотивировать вас на прогресс.

Некоторые из платных функций MyLifeOrganized включают автоматические умные списки — по сути, приложение использует установленные вами сроки, задачи и приоритеты, чтобы определить, какие элементы требуют вашего немедленного внимания.Вы также можете использовать его для установки напоминаний о местоположении, поэтому приложение будет пинговать вас всякий раз, когда вы находитесь рядом с одним из указанных вами мест.

MyLifeOrganized доступен для iOS, Android и Windows. Доступно несколько вариантов ценообразования: от бесплатного до $59,95.

Основные характеристики:

  • Позвольте MyLifeOrganized удержать вас на работе. Вместо того, чтобы отслеживать ваш собственный прогресс, приложение будет разбивать большие проекты на более понятные этапы и сообщать вам, когда вам нужно что-то сделать прямо сейчас.
  • Быстро добавлять новые задачи, не заходя в приложение. Отправьте MyLifeOrganized электронное письмо, и приложение позаботится обо всем остальном.
  • Оставайтесь на задаче на разных устройствах. Платные подписчики также получают облачный доступ.

⭐️ Рейтинг G2:  Н/Д

Фокус@вилл

Лучшее приложение для повышения производительности, сочетающее нейробиологию и музыку для улучшения концентрации внимания

[email protected] — это уникальное приложение для тайм-менеджмента, которое поможет вам лучше использовать свое время.Приложение воспроизводит музыку и успокаивающие звуки, которые, как научно доказано, повышают производительность и концентрацию.

Выбирайте плейлисты в зависимости от того, чем вы занимаетесь (предприниматель или студент) или типа вашего ученика и работника (творческий или логический). По словам компании, для каждого человека есть определенный тип музыки, который переводит его в «состояние потока». Введя немного информации о себе, [email protected] подберет музыку, оптимизированную для вас. Тогда нажмите Play и приступайте к работе!

[email protected] в настоящее время доступен для Android, MacOS и iOS.Вы можете зарегистрировать индивидуальную учетную запись за 7,49 долларов США в месяц, если вы платите за весь год, или 9,99 долларов США в месяц, если вы оплачиваете ежемесячно. Также доступны групповые аккаунты.

Основные характеристики:

  • Он полностью адаптирован к вашему уникальному стилю продуктивной работы. Найдите музыку и звуки, которые заставят вас сделать все возможное.
  • [email protected] ознакомился с исследованиями и провел несколько собственных, таких как это. Общее мнение состоит в том, что вы можете повысить свою производительность в четыре раза.
  • Используйте [email protected] на всех устройствах без перерыва. Работаете ли вы дома или слушаете музыку в наушниках в офисе, вы можете продолжить с того места, на котором остановились.

⭐️ Рейтинг G2:  Н/Д

Тодоист

Лучшее приложение для управления задачами, позволяющее организовывать задачи и достигать поставленных целей

Todoist — еще одно приложение для управления задачами и органайзера, которое поможет вам быть в курсе всего, что нужно сделать.Вы также можете использовать представление календаря, чтобы получить представление о предстоящей неделе или месяце.

Добавьте ежедневные привычки, повторяющиеся задачи и сроки, чтобы вам не приходилось каждый раз вручную вводить повторяющиеся задачи. Используйте цветовую расстановку приоритетов и получайте удовольствие, наблюдая за своим прогрессом в выполнении задачи.

Todoist доступен на Android, iOS, Mac, Windows, Apple Watch и в надстройках браузера. Как и многие из этих приложений для управления временем, Todoist имеет как бесплатные, так и платные варианты. Стоимость Todoist Premium начинается с 3 долларов США в месяц для индивидуальных учетных записей, а для бизнес-аккаунтов — от 5 долларов США за пользователя в месяц.

Основные характеристики:

  • Todoist интегрируется с сотнями приложений, чтобы вы могли быть в курсе всего, что делаете
  • Разгрузите часть своих задач с помощью функции командного делегирования Todoist
  • В Todoist есть несколько шаблонов на выбор, поэтому вам не нужно начинать с нуля, чтобы создать панель управления списком дел

⭐️ Рейтинг G2: 4,4/5 звезд

Вспомни молоко

Лучшее приложение для тайм-менеджмента для студентов и личной жизни

Вы когда-нибудь бегали в продуктовый магазин за молоком и покупали все, кроме молока? На этой предпосылке была построена книга «Помни о молоке», и она выходит за рамки только списков покупок.Приложение для тайм-менеджмента поможет вам не упустить молоко и многое другое.

Remember the Milk — это приложение для составления списка дел, которое позволяет упорядочивать задачи по тегам с цветовой кодировкой, а также разбивать более крупные проекты на подзадачи. Прикрепляйте файлы с Google Диска или Dropbox и делитесь своими списками с другими, чтобы они оставались на той же странице. Приложение может отправлять напоминания по электронной почте, текстовым сообщениям, мгновенным сообщениям и даже в Twitter.

Remember the Milk доступен для Android, iOS, Mac, Windows и расширений для браузеров.Доступна бесплатная версия, а платный доступ начинается с 40 долларов в год.

Основные характеристики:

  • Организуйте несколько списков задач и используйте функцию смарт-списков приложения для создания новых списков на основе поисковых запросов
  • Оставайтесь на связи, даже когда вы не в сети: помните, что Milk синхронизирует все устройства, даже когда они не в сети
  • Никогда не прекращайте создавать списки: «Помните, что молоко» позволит вам создавать неограниченное количество списков, так что сходите с ума

⭐️ Рейтинг G2: 4.5/5 звезд

Урожай

Лучшее приложение для отслеживания времени для масштабирования бизнеса

Harvest — это приложение для отслеживания времени и расходов, которое может помочь вам изменить свое мышление и начать думать о времени как о конечном ресурсе. Приложение имеет надежные функции отслеживания времени и будет делиться простыми для понимания визуальными отчетами о том, как вы и ваша команда тратите свое время.

Приложение интегрируется с множеством других инструментов, таких как Asana, Trello и GitHub, среди прочих.Кроме того, это может помочь вам отслеживать оплачиваемое время, чтобы вы могли быть уверены, что учитываете каждую минуту.

Вы можете загрузить Harvest на устройства iOS, Android, Mac и Windows. Есть также несколько надстроек для браузера. Сбор урожая стоит 12 долларов США на пользователя в месяц.

Основные характеристики:

  • Harvest помогает вам получать оплату, отслеживая оплачиваемое время и позволяя мгновенно создавать счета для отправки клиентам за это время
  • Планируйте будущее с помощью функции прогнозирования и убедитесь, что у вас и вашей команды достаточно времени для завершения всех запланированных проектов
  • С первого взгляда узнайте, укладываются ли проекты в бюджет 

⭐️ Рейтинг G2: 4.3/5 звезд

Тайм-менеджмент решает все

Эффективное использование времени — это не только ключ к более продуктивной жизни, но и секрет более счастливой жизни.

Легко увлечься работой, особенно если вы неэффективно управляете своим временем. Это одна из проблем предпринимательства. Вы можете упустить возможность провести время с друзьями и семьей. Поддержание надлежащего баланса между работой и личной жизнью лежит в основе вашего личного и профессионального успеха, поэтому вам нужно по возможности лучше использовать свое время.

Благодаря этим приложениям для управления временем в вашем наборе инструментов вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы оптимизировать свою жизнь для повышения производительности и снижения стресса.


Готовы создать свой бизнес? Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Часто задаваемые вопросы о приложении для управления временем

Какое лучшее приложение для тайм-менеджмента для студентов?

  • Трелло
  • Эверноут
  • Тодоист
  • Усилитель концентрации

Какое приложение лучше всего подходит для ежедневного расписания?

  • Трелло
  • MyLifeOrganized
  • Вспомни молоко

Какое лучшее программное обеспечение для тайм-менеджмента?

  • Часы
  • RescueTime
  • Переключить

Вот маленькие способы, которыми высокоэффективные люди организуют свой день не так, как другие

Представьте, что вы подходите к концу своих дней, и у вас есть место для размышлений.Конечно, в этот момент вы бы полностью осознали драгоценную ценность ваших минут, часов и дней. Итак, что вы можете сделать сегодня, чтобы не тратить свое время впустую? И что вы можете делать каждый день, чтобы максимизировать успех своих начинаний и влиять на людей в вашем кругу? Послушайте несколько советов от двух десятков успешных людей, которые сознательно относятся к тому, как они проводят свое время.

1. Найдите время, чтобы узнать что-то новое.

«Как любознательный человек, я люблю постоянно узнавать что-то новое.Я обнаружил, что есть много уроков, которые я могу извлечь из других дисциплин и применить в своей работе, что по своей сути помогает мне оставаться в тонусе. Слишком легко увлечься повседневными делами и оставаться сосредоточенным на том, что прямо перед вами, но разгрузиться, занимаясь новой темой, не только умственно стимулируют, но и позволяют повысить продуктивность и эффективность. Учитывая, что время в большом почете, я считаю, что отличный способ добиться этого — слушать Audible, пока я тренируюсь или нахожусь в машине.Как только вы узнаете что-то новое, интересное и полезное, не забудьте заплатить за это и поделиться этим с окружающими».

2. Сохраняйте спокойствие: Вряд ли есть что-то неразрешимое.

«Слишком часто люди поглощены обстоятельствами вместо того, чтобы отступить и понять, что в конце концов деловые вопросы не так уж сложны.Найдите минутку и поразмышляйте, чтобы избавиться от паники и распознать ситуационную предвзятость. Это позволяет мне диагностировать проблему и предлагать решение». в день для малого бизнеса через автоматизированную кредитную платформу

3. Определите одну вещь, которая важна сегодня.

неделю и на следующий месяц очень-очень долго.Вместо того чтобы сосредотачиваться на всем списке дел, я начинаю каждый день с определения одной или двух обязательных задач, которые нужно сделать, чтобы вывести бизнес на новый уровень сегодня. Легко переутомиться и утомиться, если вы запланируете все, что вам нужно сделать в течение следующего месяца. Вот почему сосредоточение внимания на одном наиболее важном следующем шаге помогает мне сконцентрироваться и направить свою энергию на деятельность с наибольшим воздействием». безопасность и безопасность, которая недавно объявила о раунде начального финансирования в размере 4 миллионов долларов под руководством Фонда предпринимателей

4.Влияйте на успех окружающих вас людей.

«Легко забыть о том, почему стоит день. Единственное, о чем я всегда думаю, это то, что мой успех зависит от того, как я помогаю другим добиться успеха. Это довольно простая концепция, но в пылу момент, когда об этом можно быстро забыть. Сделав шаг назад и сосредоточившись на успехе других, я верю, что вы добьетесь своего величайшего успеха».

— Остин Мак Наб, управляющий партнер VizyPay, компании по обработке кредитных карт, которая обеспечила прозрачность платежей тысячам малых предприятий в США

5.Руководствуйтесь эмпатией.

«Я считаю, что эмпатия — это самый важный способ узнать, что движет людьми и что происходит в их жизни. Каждую неделю я планирую несколько встреч один на один с людьми, с которыми обычно не работаю. на всех уровнях организации, поэтому у меня есть реальное представление о том, что их мотивирует. Это дает мне более ориентированный на людей подход к принятию управленческих решений».

— Брэд Шнайдер, соучредитель Rightpoint, агентства по работе с клиентами, основанного на технологиях, которое работает с более чем 250 компаниями из списка Fortune 1000 и входит в число 50 самых быстрорастущих компаний Crain в Чикаго четыре года подряд.

6.Найдите время, чтобы помедитировать и соединиться со своим дыханием первым делом с утра.

«То, что я знаю из личного опыта в бизнесе и осознанности, является простой истиной: я должен создать пространство в своем уме, чтобы быть эффективным лидером. Гиперцифровая среда, в которой мы живем, создает дикую, рассеянную и, в конечном счете, менее эффективную версию меня.Однако, когда я нахожу время для медитации, я обретаю ощущение простора и провожу день с бдительным осознанием и усиленное присутствие, которое позволяет мне более ясно видеть сквозь непрекращающийся поток ситуаций, мыслей, стимулов и эмоций, встречающихся на моем пути.Мое эффективное принятие решений, положительное влияние и производительность резко возрастают». -Powr выработала 1 962 093 ватт энергии по всему миру

7. Начните день с гибкого и ориентированного на рост мышления.Гибкий план дает мне возможность направить свои усилия на наиболее значимую работу дня без необходимости придерживаться заранее составленного календаря. Мышление роста помогает мне обрабатывать информацию, поступающую от рынка, моей команды и самого себя, чтобы повысить вероятность принятия наилучших решений, связанных с достижением наших целей». товаров компания, создающая и продающая оборудование и одежду, сделанную специально для женщин-игроков в софтбол, и работающая с более чем 250 командами по софтболу со всех концов США.S.

8. Делайте одно и то же каждый день.

«Я отвожу детей ровно в 8:15. Я прихожу на работу ровно в 8:30. Затем я не сажусь, не перестаю работать на обед и не общаюсь как минимум до 2:00: 30 часов вечера. За эти шесть часов я на 100% набираю номер со своего рабочего стола и успеваю сделать больше, чем большинство людей за 16-часовой рабочий день. Я узнал, что президенты и руководители, такие как Марк Цукерберг, тоже).В 98% случаев я ношу черную футболку, серые шорты и красные кроссовки». и компания по обучению продажам, которую используют более 800 предприятий, с годовым доходом более 12 миллионов долларов США и занимает 303-е место в 2017 Inc. 5000 и 9-е место среди компаний в Бостоне и Орландо, где она базируется

9. Планируйте каждый день по минутам.

«Каждый день я гарантирую, что каждая минута на счету. Я планирую свой календарь на неделю вперед, и каждый вечер я записываю полное расписание на следующий день с 6 утра до 9 вечера, включая пункты, которые вы не думаете вы тратите много времени на то, чтобы одеться, утренние поездки на работу, рабочий график и встречи, которые у вас есть. действительно трудно найти время для всего, но у всех нас одинаковые часы в сутках.Если мы будем учитывать — или пытаться учитывать — это с шагом в 15 минут, вы будете удивлены тем, сколько всего вы сможете сделать». платежное решение с многоканальной технологией и моделью ценообразования на основе подписки, которое на сегодняшний день получило финансирование на сумму более 18 миллионов долларов и обработало более 2 миллиардов долларов

10. Сохраняйте свою повседневную жизнь простой.

было написано о важности повседневных дел, таких как тренировки, медитация, ограничения электронной почты и многое другое, и я твердо верю, что самая значимая ежедневная привычка, которую вы можете иметь, — это сосредоточиться на простоте.Попробуйте разбить свой день на управляемые части. Избегайте отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на том, чтобы не загромождать процесс принятия решений. Делая это, вы создаете ясность, которая прокладывает путь к вашему успеху». волонтеров и 125 000 спортсменов-любителей с ограниченными интеллектуальными возможностями

11. Сначала сосредоточьтесь на самом важном.

«Первое, что я делаю, когда прихожу в офис рано утром, — это посвящаю не менее 60 минут самой важной задаче дня. Помимо завершения основной задачи до того, как день действительно начнется, это Практика также является отличным способом начать день с проактивным мышлением, а не просто реагировать на все, что происходит вокруг меня. список, я могу с уверенностью полностью сосредоточиться на неожиданных проблемах, возникающих в течение дня.»

—Брайан Мич, президент и главный исполнительный директор компании eSight, создателя электронных очков, которые восстановили или улучшили зрение для тысяч людей во всем мире, страдающих потерей зрения или слепотой по закону.

и цель.

«Я твердо верю в то, что во всем, что я делаю, как лично, так и в бизнесе, я должен руководствоваться подлинной направленностью и целью. Со многими отвлекающими факторами и искушениями, которые проверяют нашу силу и характер как лидера, легко отвлечься от того, что горячо и модно, в надежде сокрушить это для большой победы.Пережив свои собственные ошибки, я полюбил чувствовать себя комфортно в своей собственной обуви и пришел к пониманию того, в чем я действительно хорош и в чем одинаково увлечен. Лично я слежу за тем, чтобы 80 % того, что мы делаем, соответствовало нашей цели, а 20 % – благодаря инновациям. Я также каждый день делюсь нашей направленностью и целью со своей командой, чтобы убедиться, что все согласованы и поезд продолжает двигаться по намеченному пути. Это единственный способ внедрить инновации и добраться до финиша».

— Роджер Шоланки, основатель и генеральный директор Book4Time, облачной платформы для управления бизнесом по бронированию, используемой спа- и велнес-компаниями в более чем 70 странах

13.Начните с необходимых зол.

«Я всегда начинаю свое утро с самой сложной задачи, которая у меня есть — решение проблем клиентов, рассмотрение сложных соглашений, переговоры с поставщиками. Эти необходимые зло должны произойти, чтобы позволить новым идеям нашей команды расти и дышать в течение долгого времени. Бег. Выполнение этих сложных дел в первую очередь также позволяет мне лучше сосредоточиться и освобождает меня, чтобы провести более позитивный и продуктивный день. Утром я берусь за самую большую задачу с новой точки зрения и внимательным (и свежим кофеином) разумом.

— Даша Мур, основатель и главный операционный директор Solodev, компании, занимающейся веб-решениями и системами управления контентом, которая работает с тысячами клиентов по всему миру и удвоила годовой доход за два года благодаря партнерству с провайдером облачного хостинга Amazon Web Service (AWS). )

14. Служи своему персоналу перед собой.

«Я бросаю свое эго у двери. Я обнаружил, что расширение прав и возможностей команды талантов означает, что вы должны сначала вдохновить их подходом лидерства-слуги.Удовлетворение потребностей вашей команды в первую очередь повышает их уверенность в себе и в вас как в лидере, что в конечном итоге повысит производительность и продуктивность. Это также будет просачиваться к вашим клиентам или клиентам. Независимо от чьего-либо уровня на тотемном столбе, я всегда стараюсь узнать мнение каждого члена команды. Много раз лучшие отзывы или указания, которые мы получали для проекта, исходили от административного уровня. Кроме того, каждое утро я проверяю всю свою команду, чтобы убедиться, что у них есть все необходимое для эффективной работы в течение дня.»

— Жаклин Болл, ведущий креативный директор и специалист по цифровым стратегиям в Sozoe Creative, агентстве цифрового маркетинга с полным спектром услуг, специализирующемся на оптимизации дизайна , которое поддерживает 100-процентный уровень удержания клиентов и, по прогнозам, вырастет на 400 процентов в следующем году.

15. Расписание времени для концентрации

«Каждый день я выделяю блоки времени специально для индивидуальной концентрации и размышлений — как по личным, так и по профессиональным причинам. Никаких встреч.Никаких электронных писем. Только время для разработки стратегии, планирования, чтения и размышлений. Хотя это может показаться простым и легким занятием, я понял, что если не выделять время специально для этой цели, оно часто откладывается и никогда не выполняется. Жонглирование несколькими проектами и задачами становится намного проще, когда вы начинаете каждый день с четким направлением». продемонстрировала 250-процентный рост выручки по сравнению с прошлым годом и способствовала общей инвестиционной деятельности по слияниям и поглощениям на сумму более 1 миллиарда долларов

16.Практика «рано ложиться, рано вставать».

«Старая пословица звучит правдоподобно. Обычно я ложусь спать в 9 вечера и встаю в 5 утра следующего дня. Два часа, которые я должен подготовить к дню до восхода солнца, позволяют мне работать, пока остальной мир спит и занимается своими делами без каких-либо перерывов или внешних событий. Я использую эти два часа, чтобы насладиться своей первой чашкой кофе, посмотреть получасовые новости, прочитать Новости Google, ответить на оставшиеся без ответа электронные письма и сообщения Slack и пролистайте Twitter и LinkedIn, чтобы быть в курсе последних новостей из мира технологий.»

— Джон Робинсон, президент компании Lunar, поставщика технологического программного обеспечения как услуги (SaaS), партнера-консультанта Salesforce и партнера Ticketmaster Nexus , у которого 100-процентный уровень удержания клиентов и средний показатель 10 из 10 Salesforce. Рейтинг удовлетворенности клиентов (CSAT)  

17. Постоянно и неустанно смейтесь каждый день. время посмеяться над собой, над другими и над всем миром.Мы люди, мы постоянно ошибаемся, и это весело. Я говорю о постоянном, безжалостном, реальном юморе — это моя любимая форма снятия стресса. Я могу сказать вам по опыту, что одна эта ежедневная привычка может сделать день ярче и улучшить вашу работу и взгляды на жизнь». , продукты для мониторинга и диагностики; со штаб-квартирой в Торонто она вышла на рынок США в 2018 году с умным корпусом Epipen

18.Каждый вечер выделяйте время, чтобы подумать о том, чего вы достигли.

«Выделяйте время для размышлений о фактическом прогрессе в конце каждого дня и определения того, каким должен быть прогресс на следующий день. Очень легко увязнуть в бесконечном списке дел, но это — это самый быстрый способ ни к чему не привести. Предприниматель должен помнить о деталях, но при этом не забывать видеть общую картину и долгосрочные стратегические цели.м. каждую ночь понимание того, чего бизнес достиг (или не смог) каждый день, позволяет мне сохранять концентрацию и каждый день оказывать значимое влияние на бизнес, направляя коллектив к большим стратегическим конечным целям».

—Алон Тамир , основатель и генеральный директор Studio Proper, студии дизайна продуктов в Мельбурне, которая удвоила доход за последние два года и выходит на рынок США

19. Демонстрируйте физическую дисциплину. в руках.При этом дисциплина в повседневности, верно? Это процесс, работа, и она никогда не бывает легкой. Я освобождаю место в своем расписании, чтобы отправиться в спортзал, чтобы заняться пауэрлифтингом. Я верю, что поговорка гласит: «Двести фунтов — это двести фунтов». В некоторые дни вес действительно движется; в другие дни это просто тяжело. Но, если ты появишься, ты станешь сильнее. Существует огромный перенос внешней/физической дисциплины на достижение сильного внутреннего/умственного преимущества. Движение вперед во всех сферах жизни иногда маскируется под штангу.Это изменение темпа несет в себе ясность: время обдумывать решения, разрабатывать новые идеи и восстанавливать силы в течение напряженного дня». лет, доставка клиентам в 23 странах

20. Избавьтесь от электронной почты с утра.

«Ключ к успешному дню для меня начинается с того, что я не начинаю с электронной почты. Вы правильно поняли — не проверять, не читать и не отвечать на электронные письма до 9 часов утра.м. Удивительно, как по-другому начинается ваш день, когда он не продиктован немедленно требованиями в вашем почтовом ящике. Это делает мое утро свежим и бодрым, а также позволяет мне наслаждаться такими вещами, как пить кофе и читать, заниматься йогой или просто отдыхать в течение часа. Попробуйте в течение недели и посмотрите, как по-другому начинаются ваши дни. Не можете взять на себя обязательство? Попробуйте уделить себе один полный час утром, чтобы побыть в тишине. Это поможет вашему мозгу и вашим командам!»

— Зак Холмквист, соучредитель и руководитель отдела производственного опыта Teem, компании по повышению производительности, недавно приобретенной WeWork, которая вернула своим клиентам 12 000 рабочих дней.

21.Добавьте в свою рутину время для перезарядки.

«Начать и развивать бизнес очень похоже на марафон. Это почти клише. Но бег для меня не просто метафора. Я не марафонец, но бег — часть моей повседневной жизни, и как я справляться со стрессом предпринимательства. Когда я в дороге, я не думаю о работе или о том, как работает мой бизнес. Именно тогда я могу проветрить голову и перезарядиться».

— Эяль Лифшиц, основатель и генеральный директор BlueVine, которая профинансировала оборотный капитал на сумму более 1 миллиарда долларов для 10 000 малых предприятий 

22.Составляйте письма и отвечайте на них на месте.

«Большая часть моего повседневного общения происходит по электронной почте. Как человеку, который любит писать, ориентирован на детали и ценит ясность, особенно в вопросах, связанных с работой, я естественно склонен тратить время на обдумывание электронных писем, которые я набрасываю или ответить на. Но если оставить флажок не отмеченным, это может привести к потраченным впустую часам на просеивание входящих сообщений или, что еще хуже, к оставлению электронного письма без ответа с намерением вернуться к нему только для того, чтобы забыть о нем на неоправданно долгое время.Но когда вы развиваете технологическую компанию, темп не позволяет позволить себе роскошь длительного размышления перед общением. Теперь я по умолчанию отвечаю на электронные письма более или менее, как только я их вижу; Я запускаю их без особых излишеств, и таким образом я держу все свои яйца в движении, а не теряю импульс». платформы, такие как Facebook Messenger, в качестве ключевого канала дохода для розничных компаний, таких как Saks Fifth Avenue, Cole Haan, Sally Beauty и Kenneth Cole, а также для многих цифровых брендов, включая Carbon 38 и Ouai Haircare

23.Прикоснитесь к своей творческой стороне.

«В течение последнего года я каждый день размышлял над глобальными вопросами, например: «Что меня сейчас больше всего волнует?» «Чувствую ли я себя удовлетворенным своей группой друзей?» и «Где взять диск?» Вопросы и ответы, которые я храню в своей копилке, когда они мне понадобятся. Это стало мышцей, которую я наращивал. Это стало одним из самых больших открытий для меня за последний год».

— Бен Хиндман, соучредитель и генеральный директор Splash, поставщика программного обеспечения для маркетинга событий, которое максимизирует воздействие событий и используется Uber, Sundance Institute, глобальными корпорациями Fortune 500 и более чем 250 000 организаторов мероприятий в своем сообществе

24.Начните день с медитации.

«Соблюдение утреннего распорядка может настроить вас на продуктивный день. Вся наша команда работает удаленно, поэтому очень важно придерживаться утреннего распорядка и выполнять все движения, чтобы дать толчок вашему дню. . Это поможет вам разделить день на две части, выделяя время для работы и для личного времени. Когда удаленные работники подходят к своим столам прямо с кровати или, что еще хуже, не встают с постели, чтобы начать рабочий день, это может вызвать у них чувство немотивированный.Для меня я начинаю день в 5 утра, и прежде чем сесть за работу, самая важная часть моего распорядка — посидеть спокойно 10 минут в спокойной настороженности. Это успокаивает мой разум, помогает мне расслабиться и гарантирует, что я начну день максимально сосредоточенно». добавка, используемая и рекомендуемая экспертами в области здоровья и хорошего самочувствия и предпринимателями, такими как Майкл Жерве, Питер Диамандис, Тим Феррис и Джо Де Сена, и ежедневно используемая десятками тысяч других людей

Мнения, выраженные здесь Inc.com — собственные обозреватели, а не Inc.com.

Ответы на вопрос «Как вам удается оставаться организованным?» (4 примера)

Если вы ищете ответы на собеседование на вопрос «Как вы поддерживаете порядок на работе?» то эта статья для вас.

Это один из самых распространенных вопросов на собеседовании, и менеджеры по найму спрашивают о ваших организаторских способностях и о том, как вы сохраняете организованность на работе по нескольким причинам.

Как бывший рекрутер, я хочу поделиться с вами:

  • Почему работодатели спрашивают: «Как вы поддерживаете порядок?»
  • Как ответить, чтобы удовлетворить их
  • Дословные примеры ответов, которые вы можете использовать
  • 3 распространенные ошибки, которых следует избегать, когда вы описываете свои организаторские способности

Давайте начнем… Организовано?»

Большинство рабочих мест в наши дни связаны с довольно небольшим количеством задач, поэтому работодатели хотят проверить ваши организаторские способности и посмотреть, сможете ли вы расставлять приоритеты и оставаться в курсе всего.

Если вы не можете оставаться организованным, они будут беспокоиться о том, что вы будете:

  • Почувствуете стресс/перегрузку
  • Отстанете от работы и будете изо всех сил стараться сохранить свою продуктивность
  • Опоздать с выполнением срочной задачи

Менеджер по найму может чувствовать себя неловко, предлагая вам эту должность, если он не уверен, что вы сможете организовать свою работу и свое время.

Таким образом, ваша цель каждый раз, когда вы слышите этот вопрос при поиске работы, — продемонстрировать прошлый послужной список сильных организационных навыков.

Кроме того, старайтесь говорить так, будто вы положительно относитесь к теме и не испытываете проблем с организацией в целом.

В следующем разделе я расскажу подробнее о том, как составить идеальный ответ…

Шаги к ответу «Как вам удается сохранять организованность на работе?»

Когда вы отвечаете на вопросы об организации, вы должны показать интервьюеру, что у вас есть определенная, проверенная система, а затем при необходимости привести конкретные примеры.

Вы хотите отвечать уверенно и говорить так, будто тайм-менеджмент, управление задачами и умение оставаться организованным легко для вас.

Уверенность является одним из ключевых аспектов, на которые работодатели обращают внимание при собеседовании при приеме на работу.

Описывая, как вы поддерживаете свою организацию, вы можете упомянуть конкретные инструменты и технологии, общие стратегии, программное обеспечение для управления задачами, командную работу/общение и многое другое.

Если у вас есть предыдущий опыт работы, опишите тактику, инструменты и методы, которые вы использовали, чтобы оставаться последовательным и организованным на этих предыдущих работах. Подумайте о том, чтобы поделиться своим прошлым примером того, как вы использовали один из ваших методов/тактик, чтобы успешно оставаться организованным в трудные или хаотичные времена.

Если вы только что закончили школу, вы можете обсудить стратегии организации и управления временем, используемые во время вашего обучения. Если у вас нет опыта работы, ваш академический опыт равен вашему опыту работы. Так что оглянитесь на свое образование, чтобы найти прошлые примеры организованности.

Структура ответа: Начните с «как», а затем, если возможно, поделитесь примером

Я рекомендую вам начать свой ответ с описания «как». Как вы использовали свои организаторские способности, инструменты и привычки, чтобы не отставать от задачи?

Например, вы могли бы ответить, сказав:

В моей нынешней должности я использую внутреннее программное обеспечение нашей компании для управления проектами, чтобы отслеживать еженедельные приоритеты и сроки.Я также создаю список дел каждое утро, чтобы организовать отдельный день…

Затем, если возможно, рассмотрите возможность поделиться конкретным примером. Поделитесь примером в конце своего ответа — это хороший способ произвести впечатление на менеджера по найму и выделиться.

Например, вы можете закончить свой ответ на собеседовании, сказав:

…Например, в прошлом месяце у меня было три срочных проекта, которые нужно было выполнить на одной неделе. Разбив неделю на более мелкие части и установив приоритеты для каждого дня, я смог оставаться организованным и выполнять все проекты вовремя.

Далее мы рассмотрим более дословные образцы ответов на собеседование на вопрос «Как вы поддерживаете порядок на работе?» или «Как вы держите себя в порядке?»

Как вы остаетесь организованным? Примеры ответов на собеседовании

Пример ответа для опытных соискателей:

Когда меня наняли на мою последнюю должность, я быстро понял, что мне предстоит выполнять большое количество задач и что мне нужно будет использовать свои ресурсы. эффективно, если я хотел добиться успеха. Я использовал онлайн-календарь и список дел, чтобы отслеживать приоритеты и планировать свой день и неделю.Я разбил каждый крупный проект на более мелкие части, которые я нашел полезными для управления временем и определения того, какие задачи являются наиболее важными каждый день.

Пример ответа № 2 для опытных соискателей:

Я использую онлайн-календарь и список дел, чтобы держать себя в порядке. Я также люблю выполнять свою самую важную задачу сразу же каждое утро. Таким образом, если я столкнусь с непредвиденными проблемами позже в тот же день, я все равно выполню свою основную задачу. Я также обнаружил, что коммуникативные навыки идут рука об руку с организационными навыками, по крайней мере, в моих последних нескольких должностях.Поэтому я научился четко и быстро сообщать своей команде и руководителю проекта о прогрессе, неудачах, сроках, любых непредвиденных задачах, которые мне нужно решить, и многом другом. Следуя этому подходу, я смог оставаться организованным и справляться с большой рабочей нагрузкой, включая сжатые сроки.

Пример ответа №3 для опытных соискателей:

Мои менеджеры на двух моих предыдущих должностях придерживались очень невмешательного подхода, и мне пришлось развивать свои собственные организационные навыки и системы.Мне понравилась эта задача, и я создал несколько отличных систем, чтобы сэкономить время, расставить приоритеты для самых важных задач, а также убедиться, что другие задачи, которые не являются приоритетными, не проваливаются и не забываются. Что касается конкретных инструментов, я использовал комбинацию электронной почты и Календаря Google, а также автоматические напоминания, теги электронной почты и папки электронной почты для организации всех своих проектов. Я могу поделиться некоторыми прошлыми примерами того, как это выглядело для конкретных проектов, если хотите.

Обратите внимание, что в примере ответа № 3 выше, вместо того, чтобы заканчивать примером, вы заканчиваете, спрашивая интервьюера, не хотят ли они, чтобы вы поделились более подробными примерами того, как вы использовали эти организационные навыки и способности управления временем.Но вы оставляете это на усмотрение интервьюера.

Это хороший вариант, если вы чувствуете, что ваш ответ уже стал немного длинным, а вы еще не поделились конкретными примерами.

В ближайшее время я сообщу, какой длины должен быть ваш ответ.

Во-первых, давайте рассмотрим один пример ответа для кандидатов на работу начального уровня…

Пример ответа для кандидатов начального уровня:

На последнем курсе колледжа у меня было несколько сложных проектов, все из которых были назначены в течение нескольких недель. друг от друга, и все из-за той же недели.Я разбил каждый проект на недельные сегменты, чтобы определить, что мне нужно делать каждую неделю, чтобы закончить вовремя. Я также использовал онлайн-календарь для координации задач с членами команды для всех моих командных проектов. В конце концов, я закончил семестр со средним баллом 4.0, и моей тайм-менеджмент и организованность были главными причинами этого. Я хотел бы попробовать использовать тот же подход, когда меня наняли на мою первую постоянную работу, так как он хорошо сработал для меня в колледже. Я открыт для изучения новых методов и использования дополнительных инструментов.

Сохраняйте свой ответ до минуты или меньше

Отвечая на простые вопросы интервью, такие как «Как вы остаетесь организованным?» вам следует избегать слишком многословных ответов.

Я рекомендую потратить около 30 секунд на описание вашего подхода к организации работы, а затем еще около 20-30 секунд на краткий пример.

Если вы не поделитесь примером, просто потратьте 30-45 секунд на описание вашего общего подхода и инструментов, которые вы используете для организации работы.

Если интервьюер или менеджер по найму хочет получить более подробную информацию, они могут запросить дополнительную информацию. Но не говорите две-три минуты в ответ на такой простой вопрос, как этот. Иногда лучше меньше, и вы разочаруете интервьюера, если будете давать длинные ответы на каждый вопрос.

Отвечая на вопрос «Какие инструменты и методы вы используете, чтобы оставаться организованным?»

Ваш интервьюер может также спросить: «Какие инструменты и методы вы используете, чтобы поддерживать себя в порядке?»

Это похоже на вопрос «Как вы остаетесь организованным?» но в вашем ответе сначала нужно упомянуть одну конкретную деталь.

Как и в предыдущем вопросе, вы должны обязательно назвать хотя бы один инструмент или технологию, отвечая на этот вопрос, прежде чем какие-либо общие стратегии.

Поскольку интервьюер начинает свой вопрос со слова «инструменты», скорее всего, это то, что его больше всего интересует. и т. д., но начните с инструментов и технологий, которые вы используете.

Например, можно сказать:

Я использую Календарь Google и Asana для координации и отслеживания проектов с моей командой. Это то, что мы используем во всем отделе. Я также использую Asana для отслеживания своих индивидуальных задач и списков дел. Что касается общих методов, которые я использую, чтобы оставаться организованным, я хорошо разбираюсь в общении, чтобы убедиться, что я нахожусь на той же странице, что и другие члены команды. Я также люблю планировать далеко вперед и разбивать большие проекты на более мелкие части, чтобы расставлять приоритеты для задач каждую неделю.

Вам не нужно делиться миллионом крошечных подробностей об инструментах (если менеджер по найму не задаст дополнительные вопросы), но показать, что вы владеете некоторыми инструментами, которые вы используете для определенных целей.

Ошибки, которых следует избегать при ответе на вопрос

Если вы прочитали приведенные выше советы и примеры ответов, значит, у вас есть хорошее представление о том, как описать свою организационную систему и ответить на этот вопрос на собеседовании.

Далее, вот несколько ошибок, которых вы должны всегда избегать.

Во-первых, никогда не говорите, что вы не решаетесь обсуждать тему или что вам трудно оставаться организованным.

Если менеджер по найму спрашивает о ваших организаторских способностях, скорее всего, они очень заботятся о вас и/или думают, что это имеет решающее значение для работы.

Таким образом, они хотят видеть энтузиазм по поводу темы, а не колебания или страх.

Во-вторых, не приступайте к собеседованию, не попрактиковавшись в ответе и не освежив в памяти свои процессы, инструменты и программное обеспечение, которые вы недавно использовали, а также свой общий подход к организации.

Иногда вы каждый день следуете распорядку на работе и делаете это хорошо, но вы давно не описывали его, поэтому вам трудно подобрать нужные слова.

Это может сделать вас неуверенным в себе на собеседовании, если вы не практиковались.

К счастью, вы можете решить эту проблему, просто попрактиковавшись в своем ответе и убедившись, что у вас есть общее представление о том, что нужно сказать.

Соискатели, которые могут говорить уверенно и уверенно в своих ответах, с большей вероятностью произведут впечатление на менеджера по найму, поэтому потренируйтесь отвечать на такие вопросы перед собеседованием.

В-третьих, не давайте ответа, который не имеет отношения к вакансии, на которую вы сейчас проходите собеседование.

Работодатели думают о своих конкретных должностных обязанностях, когда задают вам вопросы на собеседовании. Когда работодатель задает вопросы, связанные с вашей прошлой работой, постарайтесь «приспособить» свой ответ к потребностям этого работодателя.

Вот несколько примеров адаптации вашего ответа:

Если работа заставит вас думать на ходу и выполнять случайные непредвиденные задачи, проявите гибкость и способность оставаться спокойным и организованным под давлением.

Если вы планируете работать в сжатые сроки или два, расскажите о том, как вы отслеживали сроки в прошлом. Опишите быструю систему, любые привычки или, конечно, инструменты и технологии.

Если вы собираетесь играть роль, в которой вы будете сидеть сложа руки и часто будете часами выполнять одну задачу, покажите, как вы используете свои организационные методы, чтобы меньше отвлекаться и дольше оставаться сосредоточенным.

Заключение

Менеджеры по найму и интервьюеры часто спрашивают: «Как вам удается оставаться организованным?» чтобы убедиться, что вы не будете испытывать затруднений в своей работе, пропускать сроки или нуждаться в большом количестве «руки» с каждым проектом.

Ваша цель — говорить уверенно и «проверено в бою», когда описываете свои организаторские способности.

Будьте готовы рассказать об инструментах и ​​системах, которые вы используете.

И, если возможно, поделитесь примерами, подробно описав, как вы сохраняли организованность, преодолевая прошлые проблемы и задания.

Ничего страшного, если вы не используете какие-либо высокотехнологичные ресурсы в своем организационном процессе. Календарь Google и рукописные заметки подходят для некоторых работ.

Просто опишите навыки и методы, которые вы использовали.

Продемонстрируйте уровень комфорта и уверенности в своих организаторских способностях в целом, и вы хорошо справитесь с этим вопросом на собеседовании.

Подготовившись уверенно и ясно рассказать о своем опыте в организации работы и успешном управлении задачами, вы покажете менеджеру по найму, что добьетесь успеха и в их компании.

Связанные вопросы для интервью

 

20 советов по работе из дома

Примерно с марта 2020 года больше людей, чем когда-либо прежде, начали работать из дома, и совершенно неожиданно.У организаций и отдельных лиц не было времени подготовиться к удаленной работе или подумать о лучших способах перевода команд, процессов и культуры в онлайн-среду. Никто не знал (или пока не знает), как долго продлится пандемия COVID-19 и, следовательно, увеличение числа удаленных работников.

Если вы новичок в образе жизни, работающем на дому, то ли из-за коронавируса, то ли из-за того, что вам удалось найти удаленную работу, вы, возможно, обнаружили, что вам нужно изменить свои привычки и рутину, чтобы работа на дому успеха.

Я работаю на 100 процентов удаленно уже более семи лет, в основном задолго до начала пандемии COVID-19, и я даже написал книгу об удаленной работе. Некоторые из моих друзей и коллег всю карьеру занимались домашними офисами. Каждый из нас сталкивается с уникальными проблемами, работая удаленно, не только из-за наших разных личностей, но также из-за нашего различного образа жизни и типа работы, которую мы выполняем. Тем не менее, многие из основных проблем, с которыми мы сталкиваемся как удаленные работники, одинаковы.

Каждый, кто работает удаленно, должен выяснить, когда работать, где работать и как установить границы между работой и личной жизнью. Другими словами, какой для вас лучший баланс между работой и личной жизнью и как вы его достигаете? Как насчет оргтехники, карьерного роста, возможностей обучения и удаленного налаживания отношений с коллегами?

Удаленная работа, особенно при работе из дома большую часть времени, означает решение этих и других проблем. Вот 20 советов, как вести лучшую и более продуктивную удаленную работу, основанные на моем опыте и на том, чему я научился у других.


1. Соблюдайте график работы

Составьте график и придерживайтесь его… большую часть времени. Наличие четких указаний о том, когда работать и когда заканчивать работу, помогает многим удаленным работникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Тем не менее, одним из лучших преимуществ удаленной работы является гибкость, когда это позволяет работа. Иногда вам нужно продлить свой день или начать раньше, чтобы приспособиться к чужому часовому поясу. Когда вы это сделаете, обязательно завершите работу раньше, чем обычно, или немного поспите на следующее утро, чтобы наверстать упущенное.

Приложения для автоматического учета рабочего времени, такие как RescueTime, позволяют проверить, соблюдаете ли вы свое расписание. Они также могут помочь вам выяснить, в какое время дня вы наиболее продуктивны, а когда отдыхаете. Вы можете использовать эту информацию в своих интересах, выделяя часы, когда вы, скорее всего, будете выполнять трудную работу. Например, если у вас высокая продуктивность с 9:30 до 11:30, не планируйте встречи на это время.


2. Создайте утренний распорядок

Решив, что вы сядете за стол и начнете работать в определенное время, это одно.Создание рутины, которая направляет вас в кресло, — это другое.

Распорядок может быть более эффективным, чем часы, помогая вам начинать каждый день. Что в вашем утреннем распорядке указывает на то, что вы собираетесь приступить к работе? Это может быть приготовление чашки кофе перед выполнением списка дел. Это может быть возвращение домой после пробежки или одевание. (Ношение пижамы для некоторых является привилегией работы на дому, но плохой стратегией для других.) Поищите существующую у вас привычку, например, чистить зубы или возвращаться с прогулки с собакой, которая послужит вам сигналом.Таким образом, вы сможете закрепить новую привычку начинать свой рабочий день.

Я говорю «утренняя рутина», но не все, кто работает дома, следуют графику с девяти до пяти. У вас может быть рутина «начало работы» в другое время дня. Тем не менее, поищите существующую у вас привычку и попробуйте начать работу на следующий день после нее.


3. Установите основные правила с людьми в вашем пространстве

Установите основные правила с другими людьми в вашем доме или с теми, кто делит ваше пространство, когда вы работаете.

Например, если у вас есть дети, которые учатся дома или приходят домой из школы, пока вы еще работаете, им нужны четкие правила о том, что они могут и чего не могут делать в это время. Если вы делите пространство с другим взрослым, который работает дома, вам, возможно, придется договариваться о тихом времени, времени встреч и любом общем оборудовании, таком как столы и стулья.

Кроме того, только потому, что вы дома и можете пускать в дом обслуживающий персонал или заботиться о домашних животных, не означает, что другие члены семьи должны считать, что вы всегда будете это делать.Если вы решите разделить домашний труд именно таким образом, это нормально, но если вы просто берете на себя все это по умолчанию, потому что вы дома, вы можете почувствовать, что этим пользуются, и ваша производительность может пострадать.


4. Перерывы в расписании

Если вы работаете в организации, узнайте правила в отношении перерывов и соблюдайте их. Если вы работаете не по найму, выделите себе достаточно времени в течение дня, чтобы отойти от экрана компьютера и телефона. Обеденный час и два 15-минутных перерыва кажутся стандартными для штатных сотрудников в США.Для работы за компьютером и другой сидячей работы важно вставать и двигаться, чтобы ваша кровь циркулировала время от времени, по крайней мере, один раз в час. Это также помогает регулярно отводить взгляд от экрана, даже если это небольшой перерыв в 10-20 секунд.


5. Делайте перерывы полностью

Не обсчитывайте себя во время перерывов, особенно во время обеденного или обеденного перерыва.

Существуют приложения, такие как TimeOut для Mac и Smart Break для Windows, которые позволяют вам установить расписание, когда вы будете блокировать свой компьютер.RescueTime также имеет функцию паузы, которая позволяет вам замерять 15-минутные и часовые перерывы. Вам больше не нужны приложения? Установите будильник или таймер на телефоне или следите за временем с помощью стандартных часов. Независимо от того, как вы отслеживаете свои перерывы, обязательно делайте их полностью. Например, если вы запланировали часовой перерыв и вернетесь к своему рабочему столу только через 40 минут, отойдите еще на 20 минут.


6.Выйдите из дома

Насколько это разрешено и безопасно во время пандемии, выходите из дома и двигайтесь. Ваше тело нуждается в движении и кровообращении. Кроме того, свежий воздух и естественное освещение пойдут вам на пользу. В идеале выходите на улицу хотя бы ненадолго до, во время и после рабочего дня.

Этот же совет относится и к людям, которые работают в традиционных офисных условиях. Выходить из здания не реже одного раза в день в рабочее время.

Если вам позволяют личные обстоятельства и местные условия, вы также можете посетить кафе, библиотеки и коворкинги, чтобы разбавить монотонность пребывания дома.Это тоже здорово, но действительно важно выйти из дома, подышать свежим воздухом и естественным светом и двигаться.

Вам не нужно ходить в многолюдные общественные места, чтобы уйти от одиночной работы. Прогуляться. Прополоть огород. Сядьте на подоконник. Вы получаете картину.


7. Не стесняйтесь спрашивать о том, что вам нужно

Если вы работаете в компании или организации, которая поддерживает вашу работу на дому, запросите необходимое вам оборудование, как только вы начнете работать из дома , или в течение нескольких дней после того, как вы поняли, что вам нужно что-то новое.

Чрезвычайно важно заранее создать прецедент, согласно которому вы будете просить то, что вам нужно для комфортного выполнения работы. Эти элементы могут включать правильный монитор, клавиатуру, мышь, стул, письменный стол, принтер, программное обеспечение и т. д. Организации, которые привыкли к удаленным сотрудникам, часто имеют бюджет на оборудование для домашнего офиса. Спросите, что это такое и как часто оно обновляется. Также не помешает спросить, есть ли кредитный договор или кто будет платить за обратную доставку или утилизацию устаревшего оборудования.Некоторые удаленные организации позволяют сотрудникам привлекать консультанта, чтобы убедиться, что их рабочие места обустроены с учетом эргономики.

Если вы временно работаете из дома и должны вернуться в офис, когда это будет безопасно, попросите то, что вам нужно, но будьте готовы пойти на приемлемые компромиссы. Заказ нового офисного стула и письменного стола может быть исключен. Вместо этого мышь, клавиатура, подставка для ноутбука и подушка для спины имеют большое значение, и все вместе может стоить менее 200 долларов. Есть и другие дешевые и простые способы улучшить домашний офис.

Изображение из Соник Электроникс (Соник Электроникс)


8. Наличие выделенного офисного помещения

В идеальном мире удаленные сотрудники должны иметь не только выделенный офис, но и два компьютера, один для работы и один для личного пользования. Это более безопасно для работодателя и позволяет вам выполнять все ваши действия NSFW в частном порядке.

Но не у всех есть свободная комната в доме, которую можно использовать в качестве офиса, и держать две машины не всегда реально.Вместо этого выделите стол или стол и некоторые периферийные устройства, которые будут использоваться только для работы. Например, когда ваш ноутбук подключен к монитору и внешней клавиатуре, это рабочее время. Когда он у тебя на коленях, это личное время. Возможно, вы захотите создать отдельную учетную запись пользователя для работы (или учебы). Даже небольшие различия между рабочим временем и личным временем помогают вашему мозгу знать, когда вы не работаете, и это способствует лучшему балансу между работой и личной жизнью.

Дополнительные советы по созданию отличного рабочего места см. в статье о некоторых недорогих и простых способах повысить уровень вашего домашнего офиса.


9. Сохранение отдельного номера телефона

Настройте номер телефона, который вы будете использовать только для звонков с коллегами и клиентами. Это не обязательно должен быть стационарный или второй мобильный телефон или даже SIM-карта. Это может быть услуга VoIP, такая как Google Voice или Skype.

Как и в случае с некоторыми другими советами, наличие отдельного номера телефона поможет вам сбалансировать работу и личную жизнь.


10. Используйте VPN

Используйте VPN всякий раз, когда вы подключены к сети, которую вы не контролируете.Это включает в себя Wi-Fi в коворкингах, кафе, библиотеках, аэропортах, отелях и так далее. У организаций часто есть свои собственные виртуальные частные сети, которые необходимы удаленным сотрудникам для доступа к определенным серверам или веб-сайтам, на которых хранится информация, предназначенная только для внутреннего использования. В этих случаях вам также потребуется использовать VPN дома. Это хорошая идея, чтобы выработать привычку оставлять ваш VPN подключенным как можно чаще, потому что всегда безопаснее иметь его включенным, чем нет.

Виртуальные частные сети — это одна из мер безопасности, но есть и другие шаги, которые можно предпринять для повышения безопасности при работе из дома.Еще один момент о VPN: когда вы подключены к сети организации, ваш работодатель может видеть, что вы делаете, поэтому не смотрите порно через корпоративный VPN.


11. Общайтесь с коллегами

Одиночество, разобщенность и изоляция — распространенные проблемы в удаленной работе, особенно для экстравертов. Компании с культурой удаленной работы обычно предлагают способы общения. Например, у них могут быть каналы в приложении для обмена сообщениями, например Slack, для обсуждения общих интересов или организации встреч для людей из одного региона.

Выясните, сколько взаимодействий вам нужно, чтобы чувствовать себя вовлеченным и вовлеченным. Даже если вы очень интроверт и не любите общение, попробуйте несколько интерактивных игр, чтобы вы были знакомы с ними, если когда-нибудь решите, что они вам нужны. Если вы не работаете в компании с сильной культурой удаленного доступа, вам, возможно, придется более активно развивать отношения.

Несмотря на то, что приложения для обмена командными сообщениями являются отличным местом для общения, они также имеют тенденцию отвлекать; ознакомьтесь с этими советами о том, как не перегружаться Slack.


12. Появляйтесь на собраниях и будьте услышаны

Конечно, вы будете принимать участие в видеоконференциях и телефонных конференциях, работая удаленно, но также полезно иногда посещать необязательные собрания. Обязательно говорите во время совещаний, чтобы все знали, что вы разговариваете по телефону. Простое «Спасибо всем. Пока!» в конце имеет большое значение для того, чтобы сделать ваше присутствие известным.

Если ваша компания использует Zoom Meetings для проведения видеоконференций, вы можете быстро разобраться в его тонкостях с нашей статьей: Лучшие советы по Zoom для закрытого мира.

Рекомендовано нашими редакторами


13. Приглашайте на личную встречу

Если ваш работодатель не разрешает вам размещаться в одной комнате с другими сотрудниками, попросите включить в ваш контракт ежегодную или полугодовую поездку. Это может быть для планирования, обучения или создания команды. Или прикрепите его к какому-нибудь другому деловому событию, например, ежегодному финансовому собранию, ближайшей конференции или корпоративной праздничной вечеринке. Не ждите, пока кто-нибудь пригласит вас в офис или на мероприятие. Быть инициативным.

Для тех, кто неожиданно работает из дома, но также пытается сократить личные контакты, назначьте видеозвонок с коллегами или руководителем раз в неделю, чтобы проверить.Не бойтесь, чтобы контрольные встречи были настолько короткими, насколько это необходимо. Иногда пятиминутного разговора достаточно, чтобы оставаться на связи.


14. Возьмите больничные

Если вы плохо себя чувствуете, возьмите отпуск. Если больничные являются частью вашего компенсационного пакета, возьмите отпуск, который вам нужен. Не брать — все равно, что выбрасывать деньги!

Если вы работаете не по найму и вам не платят за больничный, у вас может возникнуть соблазн перебороть болезнь и продолжать работать. Помните, что для вашего хорошего самочувствия и продуктивности в долгосрочной перспективе лучше всего отдохнуть и поправиться, чтобы вы могли вернуться к работе с полной отдачей.


15. Ищите возможности обучения и обучения

Когда вы не находитесь в офисе со своими коллегами, вы можете пропустить курсы обучения и повышения квалификации, которые проводятся лично. Ваша компания может даже забыть добавить вас на свои онлайн-курсы обучения. Может показаться заманчивым рассматривать это как уклонение от пули, но вы можете упустить возможность узнать что-то полезное. Говорите и убедитесь, что вы включены.

В дополнение к нисходящему обучению вы можете запросить онлайн или очные курсы, обучение и коучинг, если вам это нужно.Существует также множество сайтов онлайн-обучения, на которых обучают навыкам ведения бизнеса, программированию, навыкам работы с программным обеспечением и другим курсам. У удаленных компаний часто есть бюджет на обучение и повышение квалификации. Если в вашей организации нет, спросите, могут ли они добавить его.

В непандемическое время люди, работающие на 100 процентов удаленно, могут искать возможности обучения, которые преподаются в штаб-квартире организации или поблизости. Таким образом, вы проходите обучение и проводите время с коллегами за один раз.


16.Over Communicate

Для удаленной работы требуется, чтобы все общались друг с другом.

Почаще сообщайте всем, кому необходимо знать о вашем расписании и доступности. Не думай, что они вспомнят. Когда вы закончите проект или важную задачу, скажите об этом. Чрезмерное общение не обязательно означает, что вам нужно написать эссе из пяти абзацев, чтобы объяснить каждое ваше движение, но это означает, что вы будете повторяться. Пошутите о том, что вы, должно быть, уже шесть раз упомянули о предстоящем отпуске, а затем упомянули об этом снова.


17. Будьте позитивны

Читать тон в письменных сообщениях действительно сложно в удаленных условиях. Чем меньше времени вы проводите с людьми, тем более намеренно краткое сообщение может показаться кратким и вспыльчивым.

В условиях удаленной работы все должны быть позитивными, до такой степени, что может показаться, что вы слишком позитивны, даже вульгарны. В противном случае вы рискуете показаться придурком. Это прискорбно, но факт. Так что ловите восклицательный знак! Найдите свой любимый смайлик.Они вам понадобятся 😀


18. Воспользуйтесь своими привилегиями

В течение многих лет я пекла буханку хлеба почти каждую неделю, и обычно в течение рабочей недели. Почему? Потому что я был дома и мог. Я люблю печь хлеб, но вам нужно быть дома, чтобы заниматься им раз в час или около того, чтобы замесить тесто, сформировать буханку и дать ей испечься. Это не займет много времени, но вам нужно быть . Когда я работал в офисе полный рабочий день, я изо всех сил пытался найти полдня, когда я был дома, чтобы испечь.

Удаленная работа дает уникальные преимущества. Воспользуйтесь ими. Ты заслуживаешь это.

Изображение Вики Нг на Unsplash (Вики Нг, Unsplash)


19. Не будьте слишком строги к себе и другим

Успешные удаленные сотрудники имеют репутацию чрезвычайно дисциплинированных сотрудников. В конце концов, чтобы выполнять любую работу на полный рабочий день в нетрадиционном пространстве, требуется серьезное внимание.

Тем не менее, все иногда отвлекаются. Если вы обнаружите, что в одну минуту работаете, а в следующую ищете варианты аренды загородного дома, не корите себя слишком строго.Вместо этого спросите себя, делают ли люди в офисе то же самое. Если ответ «да», немного расслабьтесь, а затем возвращайтесь к работе. Прежде всего, помните, вам нужно сбалансировать продуктивность с заботой о себе. В противном случае вы рискуете прогореть.

Во время пандемии COVID-19 — а на самом деле все время — нам нужно проявлять такую ​​же доброту и снисходительное отношение к нашим коллегам, клиентам и начальникам. Во время глобальной пандемии наблюдается необычайное количество стресса и беспокойства. Имейте в виду, что вы можете не знать, через что проходит другой человек не только в жизни, но и в домашней рабочей обстановке.Ослабь их.


20. Закончите свой день рутиной

Точно так же, как вы должны начинать свой день с рутины, выработайте привычку, сигнализирующую о завершении рабочего дня. Это может быть подписка в приложении для обмена деловыми сообщениями, вечерняя прогулка с собакой или занятия йогой дома. Подойдет такая простая вещь, как выключение компьютера и включение любимого подкаста. Что бы вы ни выбрали, делайте это последовательно, чтобы отметить окончание рабочего дня.


Сделайте это персональным

Прежде всего, выясните, что лучше всего подходит для вас.Иногда ответ очевиден, но иногда вам может понадобиться вдохновение от других удаленных сотрудников, которые находятся в той же лодке. Поддерживающее сообщество существует, независимо от того, найдете ли вы его на канале Slack вашей организации или в Интернете через блоги или Twitter. Учтите также, что вам, возможно, придется время от времени встряхивать свой распорядок дня, чтобы он не стал слишком… рутиной.

Нравится то, что вы читаете?

Подпишитесь на информационный бюллетень Tips & Tricks , чтобы получить советы экспертов, чтобы получить максимальную отдачу от вашей технологии.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Сообщение о творчестве | Работайте умнее, а не усерднее: 21 Тайм-менеджмент…

Многие люди в нашем обществе пытаются быть гиперпродуктивными.

Вы знаете — люди, которые носятся от задачи к задаче, вечно проверяют электронную почту, что-то организуют, звонят, выполняют поручения и т. д.

Люди, которые так поступают, часто придерживаются мнения, что «быть занятым» означает, что вы усердно работаете и добьетесь большего успеха.

Хотя это убеждение может быть до некоторой степени верным, оно часто приводит к бездумной «продуктивности» — постоянной необходимости что-то делать и склонности тратить время на второстепенные задачи.

Вместо того, чтобы вести себя таким образом, я предпочитаю делать что-то по-другому.

Работать умнее, а не усерднее

Старая пословица «Работай умнее, а не усерднее» стала основой моего подхода к работе любого рода.

Вместо того, чтобы подходить к задачам как робот, я стараюсь быть вдумчивым и всегда спрашиваю себя, можно ли что-то сделать более эффективно или вообще исключить.

Управление своим временем заключается не в том, чтобы втиснуть в свой день как можно больше задач. Речь идет об упрощении моей работы, выполнении задач быстрее и снятии стресса.

Речь идет о том, чтобы освободить место в моей жизни, чтобы найти время для людей, игр и отдыха.

Я обещаю вам — в сутках действительно и часов достаточно для всего, что вы хотели бы сделать, но чтобы найти их, может потребоваться немного перераспределения и переосмысления.

21 совет по тайм-менеджменту

Я составил этот список из 21 совета, чтобы, надеюсь, подтолкнуть вас в правильном направлении.

Помните: существует бесчисленное множество лайфхаков и уловок, позволяющих эффективно управлять своим временем. Вот несколько советов, которые я считаю полезными, но все люди разные.

Пусть этот список станет катализатором, который заставит вас регулярно думать о том, как усовершенствовать свои собственные методы.

1. Выполняйте самые важные задачи в первую очередь.

Это золотое правило тайм-менеджмента. Каждый день определяйте две или три задачи, которые наиболее важны для выполнения, и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы закончите, день уже удался. Вы можете заняться другими делами, а можете позволить им подождать до завтра. Вы закончили основное.

2. Научитесь говорить «нет».

Принятие большого количества обязательств может научить нас совмещать различные дела и управлять своим временем.Это может быть здорово.

Однако вы легко можете зайти слишком далеко. В какой-то момент вам нужно научиться отказываться от возможностей. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы брать на себя только те обязательства, на которые, как вы знаете, у вас есть время и которые вам действительно небезразличны.

3. Спите не менее 7-8 часов.

Некоторые считают, что пожертвовать сном — это хороший способ повысить продуктивность и выкроить пару лишних часов в день.Это не вариант.

Большинству людей требуется 7-8 часов сна, чтобы их тело и разум функционировали оптимально. Вы знаете, если вы получаете достаточно. Слушайте свое тело и не недооценивайте ценность сна.

4. Полностью сосредоточьтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Уберите свой телефон подальше , подальше от глаз и на беззвучный режим. Найдите тихое место для работы или послушайте музыку, если это вам поможет (иногда я люблю слушать классическую или эмбиентную музыку во время написания).

Сконцентрируйтесь на одной этой задаче. Ничего другого не должно существовать. Погрузитесь в него.

5. Начните раньше.

Почти всех нас мучает импульс прокрастинировать. Это кажется таким простым, и вам всегда удается это сделать, так почему бы и нет?

Возьмите это от выздоравливающего хронического прокрастинатора — гораздо приятнее и менее напряженно начинать что-то раньше. Это не так уж и сложно, если только твердо решить сделать это.

6. Не позволяйте неважным деталям тянуть вас вниз.

Мы часто позволяем проектам занимать намного больше времени, чем они могли бы, потому что слишком зацикливаемся на мелких деталях. Я виноват в этом. Я всегда был перфекционистом.

Однако я обнаружил, что можно избавиться от желания постоянно проверять то, что я сделал до сих пор. Мне намного лучше продвигаться вперед, завершать большую часть и пересматривать вещи после этого.

7. Превратите ключевые задачи в привычки.

Писать для меня — обычное дело. Мне приходится писать все время — для учебы, работы, моей студенческой организации, моего блога и т. д. Вероятно, я пишу 5000–7000 слов в неделю.

Большинству людей может показаться, что я пишу много, но для меня это очень легко, потому что это привычно.  Я взял за правило писать что-то каждый день в течение долгого времени.

Я редко нарушаю этот распорядок.Из-за этого мой разум имеет привычку выполнять работу по письму. Это стало вполне естественно и приятно. Не могли бы вы сделать что-то подобное? (Читайте «Простое и эффективное руководство по формированию любой новой привычки»)

8. Будьте внимательны к количеству времени, проведенного за телевизором/интернетом/играми.

Время, потраченное на просмотр Твиттера, игры или просмотр телепередач и фильмов, может быть одним из самых больших факторов, снижающих производительность.

Я предлагаю лучше осознавать, сколько времени вы тратите на эти занятия.Просто заметив, как они отнимают у вас время, вы начнете делать их меньше.

9. Обозначьте срок выполнения задачи.

Вместо того, чтобы просто сесть за работу над проектом и думать: «Я буду здесь, пока это не будет сделано», попробуйте подумать: «Я буду работать над этим три часа».

Ограничение по времени заставит вас сосредоточиться и быть более эффективным, даже если вам в конечном итоге придется вернуться и добавить немного позже.

10. Оставляйте буферное время между задачами.

Когда мы спешим от задачи к задаче, нам трудно оценить то, что мы делаем, и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерывы между задачами могут стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Во время перерыва совершите короткую прогулку, помедитируйте или выполните другое упражнение для прояснения ума.

11. Не думайте обо всем своем списке дел.

Один из самых быстрых способов перегрузить себя — подумать о своем огромном списке дел.Поймите, что никакие мысли не сделают его короче.

В этот момент все, что вы можете сделать, это сосредоточиться на одной задаче, стоящей перед вами. Это одна, единственная, одиночная задача. Шаг за шагом. Дышать.

12. Занимайтесь спортом и питайтесь здоровой пищей.

Многочисленные исследования связывают здоровый образ жизни с производительностью труда. Подобно достаточному сну, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергии, очищают разум и позволяют легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

Это тактика, рекомендованная одним из моих любимых блоггеров Лео Бабаутой. По сути, «делать меньше» — это еще один способ сказать «делай то, что действительно важно».

Притормозите, обратите внимание на то, что нужно сделать, и сконцентрируйтесь на этих вещах. Делайте  меньше  вещей, которые создают  больше  ценностей, а не больше  вещей, которые в основном пусты.

14. Используйте выходные, хоть немного.

Один из моих любимых мемов изображает джентльмена, который отбрасывает свою работу и заявляет: «Сегодня пятница! F#%$88u это дерьмо». На следующем изображении написано «Понедельник», и мужчина наклоняется, чтобы поднять бумаги, которые он бросил на землю.

Это смешно, но я обнаружил, что удивительно, как выполнение всего лишь немного по выходным может действительно уменьшить рабочую нагрузку в течение недели. Стремитесь к 2-4 часам в день. Вы по-прежнему оставите себе много свободного времени для занятий.

15. Создавайте организационные системы.

Организованность экономит массу времени, и вам не обязательно быть самым сверхорганизованным человеком в мире. Системы не сложны в реализации.

Создайте систему хранения документов. Убедитесь, что у всех предметов есть место для хранения в вашем жилище. Отпишитесь от списков рассылки, если не хотите получать их содержимое. Упорядочить, упорядочить, упорядочить.

16.Сделайте что-нибудь во время ожидания.

У нас, как правило, много времени простоя, когда мы не пытаемся много сделать. Залы ожидания, очереди в магазине, время в метро, ​​на эллиптическом тренажере в спортзале и т.д.

Найдите, чем заняться в это время. Обычно я много читаю на занятиях, поэтому я беру с собой что-то почти везде, куда иду, и читаю во время ожидания.

17. Запритесь в себе.

Никаких отвлекающих факторов, никаких оправданий.Иногда единственный способ что-то сделать — это сидеть под замком и в одиночестве в комнате. Если вы похожи на меня, осознайте это и действуйте соответственно.

18. Придерживайтесь своего плана что-то сделать.

Я как бы уже упоминал об этом, но стоит повторить. Не отказывайтесь от собственного плана что-то сделать!

Будьте решительны. Будьте привержены. Будьте профессиональны  в этом отношении и доведите дело до конца. Твердое желание осуществить то, что вы решили осуществить, приведет вас куда угодно.

19. Объединяйте связанные задачи вместе.

Допустим, за выходные вам нужно выполнить два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы подходить к этой работе в любом порядке, который вы чувствуете, сгруппируйте похожие задачи и выполняйте их последовательно.

Разные задачи требуют разных типов мышления, поэтому имеет смысл позволить вашему разуму продолжать течь в своей текущей зоне, а не переключаться без необходимости на то, что потребует от вас переориентации.

20. Найдите время для тишины.

В нашем мире «го-го-го» слишком много людей не находят времени просто побыть на месте. Тем не менее, удивительно, на что способна практика тишины. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Обнаружение времени в вашей жизни для тишины и неподвижности уменьшает тревогу и показывает вам, что нет необходимости постоянно спешить. Это также облегчает получение удовольствия от работы.

21.Исключите ненужное.

Я знаю, что об этом уже упоминалось в том или ином качестве, но это один из самых полезных советов, которые вы можете почерпнуть из этого поста.

Наша жизнь полна излишеств. Когда мы сможем определить это излишество и удалить его, мы все больше и больше осознаем, что является значимым и что заслуживает нашего времени.

Последний совет (самый лучший)

Есть один последний совет, который я хочу упомянуть.Если вы помните одну вещь из этого поста, запомните это:

Наслаждение всегда должно быть целью. Работа может быть игрой.

Мы так поглощены делами, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы сосредотачиваемся на том, чтобы работать эффективнее, мы все равно слишком сосредоточены на том, чтобы добиться цели.

Это должно быть , а не . Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы проводить больше времени, наслаждаясь тем, что я делаю?

Цель должна состоять в том, чтобы организовать свои обязательства таким образом, чтобы вы были счастливы, проживая детали своей повседневной жизни, даже  во время работы.

Это может звучать как несбыточная мечта, но в современном мире это более возможно, чем когда-либо. Полюбопытствовать. Будьте открыты для возможностей. Знать себя. Примите свои страсти.

Чудесные вещи произойдут  . Удачи в реализации этих советов, и дайте мне знать, если я могу сделать что-нибудь еще, чтобы помочь вам.

Ваш друг,
Джордан Бейтс

P.S. «Нравится» Refine The Mind на Facebook здесь, чтобы быть в курсе.

«Не говорите, что у вас недостаточно времени.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.