Функции делового общения: 3.Функции делового общения

3.Функции делового общения

В деловом общении люди решают важные для них задачи, удовлетворяют свои социальные потребности, прежде всего связанные с их профессиональной деятельностью, которые и определяют функции делового общения, а именно:

1. Информационную: в процессе общения люди обмениваются информацией, необходимой для осуществления того или иного вида деятельности.

2. Интегрирующую: общение способствует формированию и повышению сплоченности группы, организации.

3. Интерактивную: в ходе общения осуществляется обмен деятельностью (ее конкретными способами и результатами), сотрудничество людей.

4. Инструментальную: общение выступает механизмом управления совместной деятельностью, благодаря общению повышается ее эффективность, укрепляются деловые позиции участников общения, отношения с коллегами, клиентами, деловыми партнерами, поддерживается статусно-ролевая дифференциация организации.

5. Социализирующе-воспитательную: формирует профессиональные и коммуникативные умения, навыки и качества людей, а также культуру отношений к другим людям, к обществу.

6. Регулирующую: в процессе общения формируются, закрепляются и транслируются социальные и профессиональные ценности и нормы.

7.Функцию самоутверждения: в процессе общения люди приводят в соответствие самооценки с оценками и отношением к ним других людей, подтверждают соответствие занимаемому статусу.

8. Инновационно-динамическую: посредством общения осуществляется обмен инновационными приемами, средствами, технологиями, изменение мотиваций и самого поведения людей, что может способствовать изменению структуры организации и ее функций.

9. Эмоционально-экспрессивную: общение способствует обмену отно-шениями (симпатиями и антипатиями), эмоциями, влияет на формирование духовно-психологического климата в организации.

Кроме того, общение может выполнять и специфические функции. Это:

1. Контактоустанавливающая функция.

2. Функция самопрезентации – намеренное или ненамеренное создание и трансляция образа «Я».

3. Апелляционная функция, функция обращения.

4. Побудительная функция.

5. Волеизъявительная функция носит эксплицитный характер: направлена от индивида более высокого ранга. Руководитель обращается к подчиненному: «Вы не могли бы подготовить документы по Вашему проекту к завтрашнему дню?». Это скрытый приказ.

6. Ритуальная (магическая) – речевые действия, ритуал.

7. Перформансная

Но общение может быть и дисфункциональным.

4.Структура коммуникативного действия

Элементарная единица общения – коммуникативное действие.

Код

А  в Контекст

Структурные компоненты коммуникативного действия:

Субъекты общения: отдельные индивиды или группы.

Сообщение— информация, передаваемая от одного субъекта другому.

Код – система значений тех знаков, которые передаются в ходе общения от одного субъекта к другому. Это правила языка, используемые для передачи сообщения.

Контекст– «смысловое поле», в котором сообщение становится информативным.

Можно выделить культурно-исторический контекст, контекст групповых отношений и контекст межличностного общения.

Культурно-исторический контекст– это культурные традиции,нормы, ценности, символы, ритуалы, правила поведения, знание и учет кото-рых необходимы в случае общения с людьми соответствующейкультуры.

Контекст групповых отношений– это конкретные особенности групповых отношений, обусловленные принадлежностью людей к конкретной группе и проявляющиеся в их поведении.

Контекст межличностного общения– это реальный смысл, которым наделяют свои отношения их участники.

Общение, соответствующее контексту и прямо выраженное, считается явным. Другое сообщение при этом оказывается скрытым.

Средства общения. Различаютвербальные,невербальные и техническиесредства общения.

Вербальные (речевые) средства – это устная и письменная речь, звучащее или написанное слово. Речь является основным средством формирования, выражения и передачи деловой информации. Кроме того, речевое поведение служит индикатором общей эрудиции, особенностей интеллекта, мотивации поведения. По особенностям речевого поведения человека можно судить о его профессии, увлечении, жизненном опыте.

К невербальным средствам относятся:

— Кинесические средства: мимика, жесты, пантомимика (телодвижения, позы).

— Паралингвистические средства: качество голоса, его диапазон, тональность, тембр.

— Экстралингвистические средства: паузы, смех, плач, кашель.

— «Контакт глаз»: направленность взгляда говорит о характере контакта,

— Формы телесного контакта: рукопожатия, похлопывания, объятия и др.

— Проксемические средства: пространственное расположение партнеров.

— Внешний вид участников деловой коммуникации (одежда, прическа, аксессуары и др.) и оформление офисов.

— Знаково-символические средства: логотипы, торговые марки, государственная, групповая символика, подарки т.п..

— Ритуальные (перформансные) объекты и действия.

— Технические средства: аудио- и видеотехника, компьютеры, факсы и др.

Контрольные вопросы и задания

1. Покажите роль деловой коммуникации в профессиональной деятель-ности и в частности в рекламном бизнесе и в связях с общественностью?

2. Раскройте сущность общения, назовите его характерные признаки.

3. Проанализируйте каждую из сторон общения.

4. Охарактеризуйте основные виды общения.

5. Дайте определение деловому общению. Перечислите особенности деловых отношений.

6. Постарайтесь объяснить, в чем заключается формально-ролевой характер делового общения.

8. Рассмотрите функции делового общения.

9. Выделите основные структурные компоненты коммуникативного действия и охарактеризуйте их.

10. Выделите невербальные средства, особенно значимые для PR-деятельности и рекламы.

Основные понятия: общение, коммуникация, перцепция, интеракция, деловое общение, функции делового общения, структура делового общения, субъекты общения, сообщение, код, контекст, средства общения, точность,

Виды, формы и функции делового общения

В зависимости от содержания и средств деловое общение можно подразделить на виды, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Виды делового общения

Классификация делового общения

Виды общения

1. По содержанию

— материальное

— когнитивное

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

— кондиционное

— мотивационное

— деятельностное

2. По средствам

— непосредственное (прямое)

— опосредованное (косвенное)

По содержанию деловое общение бывает следующих видов:

Материальное общение предполагает обмен предметами и продуктами деятельности.

Когнитивное общение – это обмен знаниями.

Кондиционное общение выражается через психическое и физиологическое состояние.

Мотивационное общение происходит при обмене побуждениями, целями, интересами, мотивами и потребностями.

Деятельностное общение – это обмен действиями, операциями, умениями и навыками.

В зависимости от используемых средств общение деловое общение может быть непосредственным и опосредованным.

Непосредственное (прямое) общение предполагает личные контакты и непосредственное восприятие общающихся людей друг с другом, при этом осуществляется оно с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.

Опосредованное (косвенное) общение осуществляется через посредников, то есть через людей и связано с использованием специальных средств и орудий .

Функции общения выделяются в соответствии с содержанием общения.

Различают следующие основные функции общения:

1. Инструментальная функция характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия.

2. Интегративная функция раскрывает общение как средство объединения людей.

3. Функция самовыражения определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста.

4. Трансляционная функция — функция передачи конкретных способов деятельности, оценок и т. д.

5. Экспрессивная — функция взаимопонимания переживаний и эмоциональных состояний.

6. Функция социального контроля — регламентация поведения и деятельности.

7. Функция социализации — формирование навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилами и т. д. (организация совместной деятельности, познание людьми друг друга, формирование и развитие межличностных отношений) .

Деловое общение не ограничивается вышеперечисленными функциями, и в жизни человека можно выделить также другие функции, которые характеризуют общение как механизм управления.

Общепринятыми формами деловой коммуникации являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, – все это порождает необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит, организации и проведения инновационных форм делового общения, таких как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки, ярмарки новых товаров. Владение всеми перечисленными жанрами делового общения входит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя.

Каждая из этих форм общения предъявляет специфические требования к участвующим в них. Вместе с тем есть нечто общее, что объединяет все эти формы делового общения — стремление тем или иным способом разрешить конкретные деловые проблемы. В своей совокупности перечисленные формы составляют основу управленческого труда руководителя.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

основные типы и понятия, языковые и письменные особенности, функции и принципы, роль вопросов

Деловое общение помогает построить взаимоотношения с коллегами, подчиненными, партнерами и клиентами. В процессе общения происходит обмен не только информацией, но и опытом, знаниями в определенной области. Деловой этикет проникает абсолютно во все сферы жизни, существуют различные виды делового общения.

Без знания определенных правил невозможно вести дискуссию в области науки, искусства, производства или даже торговли.

Что это такое?

Деловое общение является важной составляющей жизни человека. Этикет в деловой среде служит своеобразной опорой. В бизнесе существует несколько форм общения. Выбирать подходящие варианты следует, учитывая личностные и психологические особенности участников дискуссии. Можно выделить следующие формы общения:

Беседа – устный контакт между собеседниками, сводится к обсуждению важных проблем и задач, уточнению некоторых нюансов, касающихся работы. Участники разговора в таком случае должны иметь право разбираться с различными задачами и принимать решения. Статусы собеседников должны быть равными.
Переговоры имеют более жесткую структуру. В них, как правило, участвуют представители разных компаний или подразделений. Переговоры используются для объединения усилий с партнерами, которые заинтересованы в решении конкретной задачи.
В совещании принимает участие группа или большой круг заинтересованных и вовлеченных лиц. Совещание предполагает сбор, анализ информации, обмен данными, а также принятие решения в спорных моментах.
Выступление – в данном случае один человек или небольшая группа делится необходимой информацией с аудиторией. В таком случае сообщение не сводится к обсуждению темы, а преподносится как информация. Данная форма общения требует от выступающего лидерских качеств, умения держаться в обществе, а также ораторских навыков.
Переписка – непрямой способ коммуникации, играет своеобразную роль заочного общения. К данному виду общения относятся приказы, протоколы, постановления, запросы, отчеты, официальные письма, инструкции и так далее. Переписка используется для общения между подразделениями или организациями. Необходимо соблюдать конкретные правила при ведении переписки.

Все официальные обращения должны соответствовать принятым шаблонам, необходимо также составлять текст грамотно и без ошибок.

Деловому общению нужно учиться. Личностные качества и демонстрация своего «Я» при этом уходят на второй план. Главным остается умение учитывать интересы и пожелания оппонента и совмещать их со своими требованиями таким образом, чтобы обе стороны достигали желаемого результата.

Деловое общение состоит из нескольких этапов:

Формирование мотива. Без него не получится добиться эффективного взаимодействия.
Подготовка к общению – это составление плана беседы, подготовка доводов и информации. Необходимо также подготовить список задач, которые необходимо решить во время дискуссии.
Начало беседы. Нужно установить контакт, после этого необходимо создать благоприятный для беседы «климат отношений».
Постановка проблемы – выделение круга проблем, изложение своей позиции и видения данной задачи. Однако учтите, что вы должны заранее подготовить тезисы по теме беседы и быть готовыми отвечать на поставленные вопросы.
Обмен информацией – выяснение позиции собеседника. Важно поддерживать общение и отвечать на вопросы на доступном официальном языке, упуская при необходимости профессиональную терминологию.

Убеждение и аргументация – необходимы при разногласиях и вытекают из предыдущего этапа общения. Необходимо отметить позитивные стороны вашего видения ситуации и разрешения спорного момента.
Поиск решения проблемы или задачи – конец дискуссии, ее итог должен устроить всех участников.
Составление контракта – это означает, что по итогу встречи участники дискуссии пришли к общему знаменателю или заручились поддержкой партнеров при решении различных задач. Позитивный исход дискуссии завершается письменным подтверждением.
Анализ результатов – демонстрирует, были ли принятые решения правильными.
Принятие решения – предполагает согласие всех сторон после проведения анализа. В данном случае участники дискуссии принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Принципы корпоративного диалога

В современном обществе люди осознанно соблюдают правила делового общения для достижения конкретных целей в корпоративной среде. В бизнесе мало занимать определенную должность, необходимо также укреплять взаимоотношения с разными людьми. Большое значение имеет следующее:

Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.
Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне. При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.

Если вы овладеете навыками корпоративного диалога, вам будет проще и легче строить отношения с партнерами и коллегами, общаться с конкурентами и достигать поставленных целей. Кроме того, перед вами, несомненно, откроются перспективы карьерного роста.

Разновидности

Основные понятия и нормы деловой этики должны быть известны каждому уважающему себя человеку. Необходимо понимать, что в бизнесе общение между людьми выстраивается не по взаимному улавливанию настроения партнеров, а по определенным стандартам. Выделяют следующие разновидности делового общения (по функциональному назначению):

Вербальное и невербальное – заключаются в необходимости следить за речью, мимикой, жестами и позами. При невербальной коммуникации положение рук, ног, взгляды, наклон головы и непроизвольные движения могут рассказать о чувствах и настроении человека гораздо больше, чем устная речь. Стоит научиться контролировать мимику и жесты.
Письменные и устные. Для каждой формы общения выделяют отдельные понятия и нормы. К письменному виду общения относится любой документ, заверенный подписями и печатями. К устному – планерки, совещания, переговоры, доклады и другие формы делового общения.

Монологические и диалогические – имеют значительные языковые различия. Диалог является межличностным общением. Монолог отражает единственную точку зрения; к данному типу общения относится презентационная или торжественная речь, а также доклад или вступительное слово.

Дистанционное и личное. К дистанционному общению относятся телефонные разговор, переписка по почте. Особое внимание уделяется интонационному рисунку речи, краткости сообщения. Использовать жестикуляцию невозможно.

При личном общении оцениваются внешний вид собеседника, интонация, а также невербальные коммуникации.

Стили

Каждый стиль отличается определенными особенностями. Нужно уметь в них разбираться.

Классификация стилей:

Авторитарный. В его основе – неоспоримая власть начальника и абсолютное подчинение сотрудников. Любые решения принимаются единолично и не обсуждаются с заинтересованными или вовлеченными лицами.
Демократический – главной особенностью являются совместное обсуждение вопросов и стремление к взаимопониманию. При общении с собеседником используются просьба, рекомендации и мотивация.
Попустительский или формальный – определяется минимальным участием руководителя в управлении персоналом, ведении переговоров и принятии решений. Сложные дела и принятие рискованных решений переносятся на других. Эффективность такого управления зависит больше не от руководителя, а от уровня развития группы.
Либеральный – нечто среднее между авторитарным и демократическим стилями. Обсуждение различных вопросов с партнерами или коллегами сводится к минимуму, но используется в редких случаях и только с целью переложить ответственность на оппонента.
Официально-деловой – предполагает строгое соблюдение коммуникативных норм, речевых клише и регламента делового общения, где нет места проявлению индивидуальности.
Научный – строгая, краткая и выдержанная речь, уместная лишь в сферах науки и образования. Применяется в исследовательской или преподавательской деятельности.

Цели

Деловое общение касается всех внешних сторон поведения и разделяется на несколько направлений:

участники разговора имеют общие цели и мотивы;
разговор проходит в одном пространственно-временном промежутке;
между всеми участниками дискуссии выстроена четкая иерархия общения, распределены социальные статусы;
участники коммуникации придерживаются общепринятых правил и норм при общении.

Деловое общение помогает быстрее установить нужные контакты, заручиться поддержкой надежных покровителей. Оно помогает добиться взаимопонимания.

Можно выделить 4 функции делового общения, являющихся основными:

Информационно-коммуникативная – предполагает сбор и предоставление конкретной информации, а также обмен знаниями и опытом.
Интерактивная – обусловленная процессом взаимодействия между людьми. Применяется в процессе взаимодействия (поведение, деятельность и решения партнеров).
Перцептивная – заключается в понимании другого человека. Установление или ослабление контакта происходит на основе взаимопонимания.
Регулятивно-коммуникативная – позволяет скорректировать поведение участников дискуссии. Для этого необходимо в совершенстве владеть специальными методиками: уметь убеждать, находить компромиссы и идти на уступки.

Кроме того, необходимо учитывать особые правила при общении с деловыми людьми. Любые обращения, сообщения и информация должны соответствовать трем основам:

по содержательной направленности – сообщения и предоставляемая информация должны быть четкими и лаконичными;
выразительная часть – относится к эмоциональной составляющей;
побудительная сторона – направлена на мысли и чувства собеседника.

Речевой этикет

При общении человек обращает внимание на речь и голос собеседника. Он оценивается по определенным показателям:

Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.
Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.
Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.
Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.
Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.

Речевой этикет так или иначе связан с конкретной ситуацией общения. Поскольку каждый человек относится к социуму, без соблюдения определенных правил невозможно построить взаимовыгодные отношения в любой сфере жизни.

Памятка на каждый день: тезисы

Чтобы добиться уважения среди коллег и партеров, необходимо учитывать некоторые нюансы:

Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
В деловой среде не следует демонстрировать свои личные предпочтения и эмоции при решении различных задач. Главную роль играют интересы компании, которую вы представляете, и интересы собеседника. Не стоит переходить на повышенные тона или вступать в словесную перепалку: любые проявления эмоций негативно скажутся на вашей репутации и имидже.
Не смешивать работу и личную жизнь. Взаимоотношения с коллегами не должны влиять на решение проблем компании. Если не удается построить теплые отношения с человеком, это не значит, что следует игнорировать его мнение и советы при решении общих задач. Умение отделять личные отношения от бизнеса помогает сконцентрироваться на желаемых задачах и разрешить споры.

Подготовьтесь к дискуссии: наведите справки о собеседнике и выберите подходящую тактику общения.
Будьте пунктуальны – не отнимайте время у деловых партнеров.
Умение слушать собеседника – ваше неоспоримое преимущество. Без умения общаться с клиентами, понимать их потребности и желания невозможно добиться успеха.
Доброжелательное отношение ко всем собеседникам. Даже к нечестному партнеру нельзя относиться пренебрежительно. Забудьте про неприязнь и постарайтесь относиться к собеседнику благосклонно и доброжелательно. Помните о том, что обсуждать ваши отношения с другими людьми в деловой среде не стоит. Взаимоотношения, личная жизнь не должны обсуждаться ни с кем.
Умение сосредотачиваться на главном. Постарайтесь выяснить, чего хочет ваш собеседник. Учитывая его интересы, постарайтесь разрешить проблему и прийти к общему знаменателю, не упуская свои пожелания.
Умение быть честным. Если информация будет недостоверной, искаженной, это может выясниться в любой неподходящий момент и отразиться на вашей репутации.
Не забывайте о правилах хорошего тона. Всегда обращайтесь к человеку по имени, улыбайтесь и старайтесь делать комплименты, но избегайте лести.

В следующем видео вас ждут самые важные навыки делового общения.

Функции делового и коммуникативного общения

Функции общения очень важны для характеристики общения. Ведь общение является сложнейшим многосторонним процессом коммуникативного взаимодействия между человеческими индивидами, заключающимся во взаимном обмене данными, постижении и восприятии партнерами по коммуникационному взаимодействию друг друга. Коммуникативное взаимодействие считается одним из стержневых понятий в психологической науке сегодня. Вне коммуникаций невозможно постигнуть процесс формирования личности отдельного индивида, проследить закономерности общественного развития.

Общение характеризуется многофункциональностью. Выделяют пять основных функций коммуникативного взаимодействия. Главным образом коммуникации выполняют в общественной людской деятельности связующую роль. Данная функция условно называется прагматической и выступает в качестве важнейшего фактора объединения индивидов в ходе любой общей деятельности.

Виды и функции общения

Коммуникативное взаимодействие наряду с внешней простотой представляет собой сложнейший многогранный процесс, содержащий в себе установление, формирование и развитие межличностных контактов. Общение – это физическое проявление потребности индивидов в коллективном взаимодействии. В процессе коммуникаций происходит взаимообмен сообщениями, восприятие и постижение партнера. Коммуникативное взаимодействие обладает собственной индивидуальной структурой, имеет собственные цели, виды и функции.

Уровни, виды, средства и функции общения психология характеризует с разных аспектов, которые помогают лучше понимать механизм коммуникативного взаимодействия. Без учета характеристик общения очень сложно результативно взаимодействовать с людьми. Виды общения и его функции считаются одними из стержневых характеристик, позволяющих понять саму сущность взаимодействия с другим субъектом или социумом.

Виды коммуникаций разделяют на формальный, примитивный, формально-ролевой, деловой, межличностный, манипулятивный и светский.

Формальная коммуникация предполагает применение во время общения привычных моделей поведения (маски) для того чтобы спрятать свои настоящие эмоции. При таком общении стремление понять партнера отсутствует.

Примитивная коммуникация подразумевает под собой взаимное оценивание индивидами друг друга в качестве объекта способного помочь или, наоборот, мешающего. При таком общении субъект, получив желаемое, прекращает взаимодействие.

Формально-ролевая коммуникация выстраивается на соотношении различных социальных ролей.

Деловая коммуникация заключается в учете при общении особенностей личности индивида, его настроения. В основе данной коммуникации всегда лежат общие деловые интересы.

Межличностная коммуникация базируется на глубоком понимании, восприятии и поддержке индивидами друг друга.

Манипулятивная коммуникация заключается в приобретении выгоды от общения. Светская коммуникация представляет собой беспредметное взаимодействие субъектов, при котором они беседуют о том, что необходимо и принято в социуме, а не свои истинные мысли.

Функции общения делятся на внутриличностную, прагматическую, функцию формирования, развития, подтверждения, организации и поддержания, объединения, разъединения и социальные. Внутриличностная коммуникативная функция подразумевает общение индивида с самим собой. Прагматическая коммуникативная функция содержит в себе мотивационные причины. Способность воздействовать на партнеров содержит в себе формирующая и развивающая функция. Функция подтверждения заключается в возможности индивидуального познания и подтверждения себя. Целью функций организации и поддержания межличностного взаимодействия является налаживание и сохранения плодотворных связей. Функция объединения и разъединения содействует трансляции необходимых данных или дифференциации.

Только при понимании механизмов общения, индивид сможет по-другому оценить этот главнейший социальный инструмент, позволяющий самосовершенствоваться и достигать целей. Социальные функции общения представляют собой организацию совместной деятельности, которая охватывает управление и контроль над поведением, деятельностью.

Функции общения психология считает стержневыми свойствами, разделяющими проявления общения.

Коммуникативная функция общения

Коммуникативная функция общения осуществляется посредством взаимообмена сообщениями. В процессе коммуникаций субъекты обмениваются между собой информацией, представлениями, мыслями, идеями, интересами, чувствами, настроениями, установками и др. Однако в ходе общения происходит не только простой обмен данными, но и выработка общей сути, что будет возможным только при условии понятия и осмысления информации. Именно поэтому каждый процесс общения объединяет в себе деятельность, непосредственно общение и, конечно же, познание.

Осуществление коммуникативной функции содержит несколько уровней. Выравнивание отличий в отправной информированности, которая изначально имеется у субъектов, вступающих в контакт, осуществляется на первом уровне. Второй уровень тесно связан с трансляцией и принятием смыслов. В данном случае коммуникативное взаимодействие выступает в качестве информирования, обучения, своеобразного инструктажа и т. д. Третий уровень имеет связь со стремлением субъектов понимать воззрения и установки собеседников. На этом уровне общение направлено на вырабатывание оценок получаемых результатов (например, согласие-несогласие).

В структуре коммуникативного взаимодействия выделяют такие элементы, как адресант, адресат, сообщение, код, цель, канал связи и результат. Адресант – это лицо, которое отправляет сообщение, т.е. субъект общения. Адресатом называют лицо, которому направляют сообщение. Сообщение – это информация, которая передает содержание. Кодом называют форму, с помощью которой идеи и цели выражаются в виде сообщения. Такой код может содержать вербальные средства, математические символы, невербальные инструменты. Вербальные средства – это речь, которая основывается на языковых системах.

Функции языка в общении лежат в человеческой возможности полноценного коммуникативного взаимодействия с себе подобными. Цель коммуникативного взаимодействия заключается в мотиве направления сообщения (зачем оно направлено). Канал связи означает среду, обеспечивающую взаимосвязь адресанта с адресатом. Таким каналом связи может выступать голос, информационные табло, связь через эфир и т.п. Результатом является конечный итог коммуникации, т.е. то, что достигнуто по завершению общения.

С позиции трансляции и понимания смысла информации такая схема, как адресант-сообщение-адресат является асимметричной. Так как для самого адресанта смысл сообщение предшествует процессу шифрования (высказыванию). Ведь он вначале имеет конкретную задумку, которую впоследствии воплощает в систему знаков. Смысл воспринимаемого сообщения для адресата раскрывается одновременно с расшифровкой. Адресант сможет оценить точность понимания адресатом сути информации только при условии смены коммуникативных ролей. Другими словами тогда, когда адресат трансформируется в адресанта и собственной репликой ознакомит с тем, как он понял смысл воспринятой информации.

Функции делового общения

Добиться эффективной реализации в бизнесе, подняться по карьерной лестнице, стать успешным поможет знание стержневых функций деловых коммуникаций.

Выверенные деловые коммуникации между субъектами (начальством, партнёрами, сотрудниками) продемонстрируют, насколько качественно и уместно будет развиваться компания, своевременно осуществляться проекты.

Выделяют три первостепенные функции деловых коммуникаций: информационная, регуляционная, аффективно-коммуникативная. Информационная коммуникативная функция предполагает накопление, вырабатывание, трансляцию и прием сообщений. В процессе коммуникативного взаимодействия происходит не только перемещение информации, но и взаимная трансляция зашифрованных данных между двумя субъектами общения. Отсюда следует, что происходит обмен информацией. Однако при этом субъекты не просто обмениваются определениями, они стремятся к тому, что бы выработать общий смысл. Выработка общего смысла возможна только при условии принятия информации с последующим осмыслением. Во время обмена сообщениями могут появляться коммуникативные преграды, которые могут нести психологические или социальные предпосылки.

Сами по себе сведения, исходящие от коммуникатора, могут быть побудительными, т.е. служащими стимулами к какому-либо действию, и констатирующими, имеющими место в разных образовательных системах.

Для трансляции любое сообщение должно быть закодировано. Т.е. передача данных возможна только при помощи языковых знаковых систем. В этом и заключаются основные функции языка в общении.

Регуляционная коммуникативная функция лежит в корректировке поведения, а также содержит способы воздействия на партнера, например, внушение или убеждение. То есть характеризует такие компоненты коммуникаций, которые непосредственно тесно связаны с взаимодействием индивидов, с организацией их коллективной деятельности. Аффективно-коммуникативная функция заключается в становлении эмоциональной оболочки личности. Другими словами это процесс принятия и постижения субъектами друг друга.

Все перечисленные функции общения тесно взаимосвязаны, друг друга гармонично дополняют и являют собой коммуникативный процесс в целом.

Функции и структура общения

Человеческий индивид представляет собой социальную особь, обитающую в условиях взаимодействия с людьми. Общественная жизнь зарождается, а затем развивается в дальнейшем в силу наличия зависимостей между индивидами, что образует условия взаимодействия субъектов друг с другом. Человеческие индивиды вступают в контакт, вследствие непосредственной зависимости друг от друга. Коммуникативное взаимодействие заключает в себе действия субъектов, характеризующиеся обоюдной направленностью. Общественная связь содержит зависимость индивидов, реализованную посредством социальных поступков, воплощаемую с ориентацией на остальных людей и ожиданием должной ответной реакции партнера. В общественной связи выделяют: субъекты и предмет связи, «я»-механизм регулировки взаимоотношений.

Общением называется специфическая форма взаимоотношений индивида с остальными субъектами как членами социума. В общении осуществятся социальные контакты людей.

Социальная суть общения заключается в трансляции форм культуры, нравственных ориентиров и общественного опыта всего человечества. Ведь только в ходе коммуникативного взаимодействия детей с родителями или другими опытными индивидами, у него зарождается и развивается сознание, а затем и речь. Без коммуникаций с другими людьми у детей не будет формироваться психика, сознание. Общение является одним из главнейших условий для формирования и становления личности. Поведение, отношение индивида к среде и собственной персоне во многом обусловлено его коммуникативным взаимодействием с другими индивидами.

Структура коммуникативного взаимодействия имеет семь этапов. На первом этапе потребность в коммуникациях побуждает индивида к вступлению в отношение с другими субъектами. Затем происходит ориентировка в задачах и мотивах общения. Третий этап характеризуется ориентировкой в личности партнера по коммуникации, на смену которой приходит планирование содержания и сути своего сообщения (субъект, обычно бессознательно, представляет себе, какую именно информацию он скажет). На пятом этапе индивид бессознательно (реже сознательно) выбирает определенные инструменты общения, речевые высказывания, которые будет использовать, решает, каким образом себя вести и как говорить. Шестой этап предполагает восприятие и оценивание ответного поведения собеседника, контроль над эффективностью коммуникации на основе обратной связи. Заключительный этап подразумевает корректировку направления, модели и стиля, манеры и методов общения.

Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.

Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»

Мы в телеграм! Подписывайтесь и узнавайте о новых публикациях первыми!
Каковы функции делового общения?

Деловое общение — это термин, используемый для описания различных концепций, которые касаются обмена информацией между бизнесом и его клиентами или между различными сотрудниками компании. Например, это может включать рекламу, связи с общественностью, брендинг и внутреннюю связь между различными бизнес-отделами. Наличие эффективного общения часто жизненно важно для успеха бизнеса и может повлиять на его восприятие клиентами. Следовательно, существует четыре основные функции делового общения. Это включает в себя сохранение конкурентоспособности, повышение узнаваемости бренда, развитие взаимопонимания с клиентами и обеспечение производительности сотрудников.
Возможно, одна из важнейших функций делового общения — оставаться конкурентоспособным с другими компаниями. Без эффективной работы с клиентами и внутренней коммуникации маловероятно, что бизнес будет процветать и станет серьезным конкурентом в отрасли. Вот почему такие вещи, как реклама и связи с общественностью имеют важное значение. Если бизнес не может передать свое сообщение и эффективно продвигать свои продукты или услуги для своей целевой аудитории, он, скорее всего, потерпит неудачу. Кроме того, для компании жизненно важно иметь четкий канал связи внутри страны, чтобы все отделы были на одной странице.
Повышение узнаваемости бренда также важно для бизнеса, чтобы создать импульс и увековечить рост. Этот аспект делового общения помогает превратить простой продукт или услугу в национальный или международный товар. Чтобы создать бренд, бизнес обычно внедряет несколько методов, которые могут включать в себя социальные сети, онлайн-рекламу, телевизионную рекламу и печатные СМИ. Разработка бренда помогает целевой аудитории или широкой общественности определить компанию как уникальную сущность в своей отрасли. Следовательно, это одна из функций делового общения, которая часто способствует долгосрочному росту бизнеса.
Другая причина, по которой деловое общение так важно, заключается в том, что оно помогает наладить отношения между компанией и ее клиентами. Чтобы покупатели чувствовали себя комфортно при покупке продуктов компании и распространяли информацию среди других, жизненно важно сначала установить доверие. Обычно это достигается путем взаимодействия с общественностью и может быть осуществлено различными способами. Например, компания может создать интерактивный веб-сайт, где клиенты могут читать его блог и быть в курсе новых продуктов или предложений.
Кроме того, обеспечение производительности труда сотрудников является еще одной из функций делового общения. Чтобы работники были в курсе и обеспечивали качество продукции или услуг, компании обычно необходимо иметь надежную связь между менеджерами и персоналом. Достижение такого уровня общения часто достигается путем проведения собраний компаний, поощрения прямых контактов между менеджерами и персоналом или организации мероприятий, таких как пикники компании.

ДРУГИЕ ЯЗЫКИ

Глава 1. Понятие, структура и функции делового общения. Этика делового общения. Этикет в управлении

Похожие главы из других работ:

Культура делового общения

Понятие культуры делового общения

Что бы определить культуру делового общения для начла нужно дать определению культура…

Культура общения и поведения

1.2 Функции общения

Огромное значение межличностного общения объясняется важнейшими функциями, которое оно выполняет. Во-первых, в общении осуществляется обмен информацией между людьми…

Нравственное сознание, отношение и поведение

2. Сущность морали и нравственности. Функции и структура морали

Основные различия в философско-этических и моралистических трактовках морали сводятся к разному пониманию источника морали и содержания морального идеала…

Особенности делового общения

1. Понятие и сущность делового общения

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач…

Принципы ведения деловых переговоров

1. Общая характеристика и понятие делового общения и переговоров

Для того чтобы вести переговоры, необходимо понять, что они из себя представляют. Переговоры — одна из наиболее сложных и ответственных форм деловой коммуникации. Их проведение инициируется в тех случаях…

Профессиональная этика юриста

2. Сущность, функции и структура морали

Мораль (от лат. morals — нравственный, mores — нравы) является одним из способов нормативного регулирования поведения человека, особой формой общественного сознания и видом общественных отношений. Есть ряд определений морали…

Современная этика деловых отношений

1.1 Понятие делового общения

Этика — учение о морали, нравственности. Термин «этика» впервые употребил Аристотель (384-322 до н.э.) для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные нравственные поступки…

Современная этика деловых отношений

1.2 Структура и функции общения

К структуре общения можно подойти по-разному…

Характеристика основных форм делового общения

1. Понятие культуры делового общения

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений. Деловое общение начинается с внешнего вида…

Эстетическое воспитание

1. Предмет эстетики. Структура эстетического знания. Функции эстетики

Слово эстетика — греч. происхождения, в переводе означающее «имеющий отношение к чувственному познанию». Термин эстетика вошел в науку в сер. ХУШ в. впервые его употребил немецкий философ А. Баумгартен для обозначения нового раздела философии…

Эстетическое воспитание

1 Понятие эстетического воспитания и его функции

ЭСТЕТИЧЕСКОЕ ВОСПИТАНИЕ — это формирование определенного эстетического отношения человека к действительности. В процессе эстетического воспитания вырабатывается ориентация личности в мире эстетических ценностей…

Этика делового общения. Этикет в управлении

Глава 1. Понятие, структура и функции делового общения

…

Этика делового общения. Этикет в управлении

1.1 Понятие делового общения

Для начала я приведу несколько определений по данной теме, чтобы иметь представление об этикете и просто, об общении, ведь теоретический материал очень важен на практике. Этика — учение о морали, нравственности…

Этика делового общения. Этикет в управлении

1.2 Структура и функции общения

Структура общения делится на три взаимосвязанные стороны: Дебольский М.С. Психология делового общения. — М.: ПРИОР, 1992. С. 56…

Этика делового общения. Этикет в управлении

2.1 Понятие принципов делового общения

Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: В отношениях между предприятием и социальной средой, между предприятиями, внутри одного предприятия — между руководителем и подчиненными, между подчиненным и руководителем…

Основные функции делового общения

Функции делового общения — это задачи, которые выполняет общение в процессе социальной жизни человека.

Классификация функций делового общения:

I. Перцептивная — процесс восприятия и понимания людьми друг друга во время общения.

2. Информационная — процесс обмена информацией.

3. Интерактивная — процесс взаимодействия людей в общении.

Разновидности функций делового общения:

1. Перцептивная аффективно-коммуникативная функция общения — восприятие и понимание другого человека в этом процессе. Она направлена на рефляцию эмоциональной сферы психики человека, поскольку общение — основная составляющая его эмоциональных_состояний.
Эмоции возникают и развиваются в условиях общения людей: происходит л ибо сближение эмоциональных состояний, либо их разделение, взаимное усиление или ослабление.

2. Информационно-коммуникативная функция общения — обмен информацией между взаимодействующими индивидами. Особенность обмена информацией в процессе общения предполагает активность двух или более взаимодействующих субъектов, а также — взаимодействие мыслей, чувств и поведения собеседников.

3. Интерактивная регуляционно-коммуникативная функция общения — регуляция поведения и организация совместной деятельности людей в процессе их взаимодействия. При этом человек может воздействовать на мотивы, цели, проекты, принятие решений, на выполнение и контроль действий, т.е. на все составляющие деятельности своего партнера. Может происходить взаимная стимуляция и коррекция поведения участников общения.

В целом, в процессе общения люди воспринимают друг друга, обмениваются информацией и взаимодействуют друг с другом.

Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, сервисной и т.д.

В деловой коммуникации предметом общения является совместная деятельность (общее дело), а партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. Продуктивное сотрудничество, сближение целей и позиций, улучшение партнерских отношений – основные задачи деловой коммуникации.

В совместной деятельности можно выделить ряд обязательных элементов: единая цель; общность мотивов, побуждающая индивидов к совместной деятельности; взаимосвязанность участников; наличие единого пространства и времени выполнения индивидуальных действий; разделение единого процесса деятельности на отдельные функции и их распределение между участниками; координация индивидуальных действий, необходимость управления ими.

В отличие от личностно — ориентированного общения, предметом которого выступает характер отношений между его участниками, цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Это взаимодействие людей подчинено решению конкретной задачи, стоящей перед организацией, что накладывает определенные рамки на поведение людей. Специфику делового взаимодействия определяют следующие ключевые характеристики организационной структуры:

1. Обязательность контактов участников общения, независимо от их симпатий и антипатий, формальные ограничения.

2. Конвенциональные ограничения, т. е. соблюдение правовых, социальных норм, следование регламентации (например: действия по инструкциям, протокол, соблюдение правил внутреннего распорядка, следование традициям организации и пр.).

3. Соблюдение формально — ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета. Деловое общение является в значительной степени формализованным, отстраненным, «холодным». Это связано с достаточно жесткой регламентацией целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками. За каждым сотрудником в организации закреплен определенный стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей.

4. Деловое взаимодействие осуществляется в специфической среде, где отношения подчинения, зависимости, неравенства закреплены между подразделениями и сотрудниками в соответствии с иерархичностью построения организации. Как следствие, возникает проблема эффективности обратной связи, передачи полной и точной информации по уровням иерархической пирамиды. По некоторым данным, лишь 20 — 25 % информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит до непосредственных исполнителей и правильно ими понимается. Это связано, с одной стороны, с искажением информации, с другой – нежеланием руководителей подробно информировать сотрудников о положении дел на предприятии в целом (подчиненные должны выполнять конкретные указания, не задавая лишних вопросов). Люди при этом домысливают имеющуюся информацию. Чтобы учесть эти особенности служебно — деловой коммуникации, необходимо письменно фиксировать распоряжения, решения, приказы и признать обратную связь важнейшим средством повышения эффективности делового взаимодействия.

Взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата, и при реализации личных намерений. Мотивация – необходимое условие эффективной деловой коммуникации. В деловом общении человек одновременно выступает как конкретная личность и как представитель организации, т.е. носитель определенных профессионально — ролевых функций. В случае если личностные потребности не удовлетворяются в процессе деятельности или собственные идеи и стиль поведения человека не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть конфликт (внутриличностный, межличностный), снизиться интерес к работе.

Совместимость и сработанность членов коллектива (целостность коллективного субъекта) как условие совместной деятельности. В ходе совместной деятельности образуются специфические механизмы регуляции динамики индивидуальных познавательных процессов, совместные стратегии решения задач, общий для группы стиль деятельности, происходит обмен индивидуальными качествами, развиваются способность, желание и умение соотносить свои цели и действия с целями и действиями других людей. Все это способствует расширению информационного пространства, дает возможность увидеть большее количество аспектов решаемой задачи и способов ее решения. Итогом такого взаимодействия становится своего рода унификация представлений у участников деятельности. Сработанность – это согласованность в работе между участниками совместной деятельности.

[1] «Олбанский» – сленговый язык молодёжного Интернет-сообщества.

Добиться успешно реализованного проекта в бизнесе, уникального предприятия и т.д. поможет знание основных функций делового общения. В этой статье рассмотрим виды, эффективность и способы применения основных функций делового общения.

Функции и цели делового общения

Выверенное деловое общение между людьми (начальство, партнеры, коллектив, бизнес-структуры и власть) покажет, насколько качественно и своевременно будет развиваться предприятие, реализовываться проекты. Цель и задачи, стоящие перед директором и его коллективом, должны быть достигнуты с высоким коэффициентом для предприятия.

Известны три основные функции делового общения:

Информационно-коммуникативная функция (накопление, формирование, передача и прием информации).

Регулятивно-коммуникативная (корректировка поведения, а также способы воздействия на собеседника: убеждение, внушение, подражание, заражения).

Эффективно-коммуникативная (становление эмоциональной оболочки человека).

Виды и функции делового общения

Деловая переписка. В письменной форме (письма, приказы, запросы, постановления) выстраивается общение.

Деловая беседа. Партнеры обсуждают перспективы развития предприятия, решают важные вопросы.

Деловое совещание. Слаженная коллективная работа направлена на развитие предприятия, разработку уникальных проектов. Прогноз успешного развития бизнеса делается сообща.

Публичное выступление. Доведение информации одним человеком (начальником, помощником, специалистом) до трудового коллектива.

Деловые переговоры. Они должны привести стороны к подписанию важных для бизнеса документов (контракт, соглашение и договор).

.

Описанные в статье функции делового общения помогут вам найти верный подход к каждому партнеру.

Автор: Пользователь скрыл имя, 01 Декабря 2011 в 02:03, контрольная работа

Описание работы

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что современный человек проводит на работе большую часть своей жизни. Изучение правил делового общения дает будущему специалисту обширный материал для понимания процессов, происходящих в деловом мире, открывает возможности для самосовершенствования с учетом знания психологических аспектов. Знание и умение использовать правила делового этикета, позволяет лучше ориентироваться в мире бизнеса. Кроме того, изучение психологии делового общения в значительной мере способствует лучшему пониманию не только других, но и самого себя, своих целей и интересов в деловом мире.

Содержание

Введение 3
1. Понятие делового общения 4
2. Структура и функции делового общения 7
Заключение 13
Список использованных источников 15

Работа содержит 1 файл

деловое общение.doc

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что современный человек проводит на работе большую часть своей жизни. Изучение правил делового общения дает будущему специалисту обширный материал для понимания процессов, происходящих в деловом мире, открывает возможности для самосовершенствования с учетом знания психологических аспектов. Знание и умение использовать правила делового этикета, позволяет лучше ориентироваться в мире бизнеса. Кроме того, изучение психологии делового общения в значительной мере способствует лучшему пониманию не только других, но и самого себя, своих целей и интересов в деловом мире.

Цель настоящей работы – раскрыть понятие делового общения, обозначить его основные функции.

Контрольная работа состоит из введения, основной части, заключения, списка научной и учебной литературы.

1. Понятие делового общения

Обмен информацией между людьми, установление коммуникационных связей — сложный и ответственный процесс. Это не только путь сообщения или форма связи (транспортные коммуникации, радио, телевидение, почта, телеграф, Интернет), но и общение — специфическая форма взаимодействия людей в процессе их трудовой и социальной деятельности. «Коммуникация определяется как процесс передачи и приема информационного, эмоционального или интеллектуального содержания. Оптимизация форм социальных коммуникаций направлена на достижение взаимопонимания между людьми, выявление общих интересов, более полный обмен информацией. Человеческое общение определяет нравственный климат коллектива, его психологическую устойчивость, динамику его сплочения или разобщения, взаимодействие между Я и Ты. Жизнь большого города способствует интенсивности контактов, но также и сокращению традиционных сфер общения. Только 9% контактов устанавливается на основе соседства, в то время как на работе и учебе более 38%» [6, с. 328. ].

Деловое общение – особый вид общения, который обладает своими специфическими формами и психологическими особенностями. В своем организационном поведении мы вынуждены постоянно учитывать правила служебной иерархии и профессиональной этики, нам приходится работать с приятными и неприятными людьми, учитывать специфику корпоративной культуры.

Маркова О.Ю. в своей монографии «Психология делового общения» отмечает, что «существуют разные виды общения: личное, деловое, формальное, ритуальное. Они отличаются друг от друга по цели, отношениям участников общения между собой, и формам поведения. Личностное общение – это общение индивидуальностей, в данный момент незаменимых друг для друга (например, влюбленные). При этом ценность общения выше конкретных целей, поводов и обстоятельств встреч. Например, Вы хотите встретиться с другом и предлагаете попить пива в баре или прийти к Вам домой. В случае же потребности немедленно попить пива Вам будет безразлично, в какой компании это произойдет. В большинстве случаев мы вступаем с людьми в социально-ролевое общение, при котором наша роль, цель и обстоятельства общения определяют наше поведение. То есть, в магазине Вы – покупатель, в такси – пассажир, а у врача – пациент, и Ваше общение с людьми будет соответствовать Вашему формальному положению относительно них. Деловое общение – особый вид общение, для которого характерно взаимодействие с целью обмена деятельностью, информацией или влиянием. У делового общения должен быть конкретный результат – продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, а также сопутствующие им интеллектуальный анализ и эмоциональные переживания. Понятие «деловое общение» подчеркивает целесообразность и возможность разведения субъективных желаний и объективных условий в процессе личного взаимодействия». [10]

Кузин Ф.А. подчеркивает, что «деловой разговор — это понимаемый в самом широком смысле устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем. Каждодневно ведя деловые разговоры друг с другом, а также со своими клиентами, такие люди проявляют порой вопиющую речевую безграмотность, что существенно снижает их деловую активность и не позволяет в полной мере реализовать свой потенциал. В то же время деловой разговор как научное понятие в современной лингвистике отсутствует. Отсюда и полная неразработанность устной деловой речи в сфере предпринимательской деятельности. Между тем такая речь имеет свою лексико-грамматическую и стилистическую специфику, которая проявляется в том, что ее сугубо деловой и конкретный характер препятствует проникновению грамматико-стилистических средств художественной литературы, зато влияние разговорно-бытового и официального делового стилей проявляются здесь наиболее ярко. Именно эти особенности в значительной мере определяют организацию речевого материала делового разговора и его языковую специфику. Деловой разговор — это в первую очередь устная деловая речь, которая имеет существенные различия с ее письменной формой. Прежде всего деловой разговор представляет собой непосредственное общение, которое предполагает конкретного собеседника (или собеседников), что дает возможность непосредственно воздействовать на него (или на них). Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную деловую речь от ее письменной формы».[7, с. 6]

Баева О.А. подчеркивает, что обычно общением называют «. процесс установления и развития контактов между людьми, обусловленный потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека».[2, с. 5]

В узком же смысле слова общение — это взаимодействие людей, имеющих общие или взаимодополняющие интересы либо потребности. Потребностью называют нужду, необходимость в чем-либо. Осознанные потребности представляют собой интересы человека. Например, потребность в переквалификации вызывает интерес к курсам, где обучают новым специальностям. Поступив на курсы, человек начинает общаться с преподавателями, слушателями и др. Деловые контакты образуются между людьми, которых связывают интересы какого-либо определенного дела. Деловое общение всегда имеет целевую направленность. В отличие от дружеского, «деловое общение — это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности ». Конечно, при этом деловые отношения не исключают дружеских, и наоборот. Хотя бывает и так, что как только друзья становятся деловыми партнерами, их отношения портятся. И обратное — из деловых отношений вырастает дружба.

2. Структура и функции делового общения

Место работы – одна из важнейших взаимосвязей между отдельным человеком и обществом. Внутренняя структура организации включает в себя системы служебных и профессиональных ролей, которые исполняются людьми вне зависимости от их желания. Во-первых, это «система социальных ролей – начальники, коллеги, подчиненные, партнеры, клиенты, в которых выступают субъекты делового общения. Начальник (руководитель) – человек, обладающий правом распоряжения в заданном социально-профессиональном пространстве – времени в силу внешних обстоятельств и наличия специальных свойств. Роль начальника требует способности, решать, организовывать, приказывать, контролировать, поощрять и наказывать. Коллега – человек, находящийся с другим в одном профессиональном сообществе и близком социальном и служебном статусе. Эта роль предполагает отношения равноправия, профессионального взаимодействия, профессиональной лояльности и этики. Подчиненный – эта роль требует способности исполнять, следовать правилам и повиноваться. Начальник и Подчиненный должны соблюдать дистанцию между собой. Партнерские отношения означают осознание: 1. взаимовыгодности сотрудничества; 2. общего пола деятельности в определенном пространстве – времени — «нам не жить друг без друга». 3. выработки стратегии поведения, позволяющей сохранить отношения и «лицо» каждого партнера. Отношения «Фирма – Клиент» подчеркивают потребность и заинтересованность одного субъекта в поддержании отношений с другим. Во-вторых, это система профессиональных ролей, которая существенно определена задачами организации. Внутри каждой системы существует своя иерархия статусов, которые обусловливают реальное положение личности относительно власти, информации, экономического достатка и так далее. Организационное поведение работника определяется его статусом, профессиональной ролью, а так же мотивами трудовой деятельности». [1, с. 7]

Деловое общение всегда целесообразно. А значит и использование языковых средств в деловой речи четко подчинено личностной позиции по определенной проблеме и достижению позитивного результата в решении конкретной проблемы. Деловое общение, как в своей письменной (деловая корреспонденция и документация), так и устной (деловая речь) формах отличается высокой степенью конвенциональности, то есть жесткому следованию ряду общепринятых норм и правил, как речевого плана, и тогда мы говорим о речевом этикете, так и общеповеденческого (деловой этикет). Это обусловливает наличие постоянных формулировок, повторяющихся в одной и той же ситуации, например, при открытии совещаний, установления контактов на переговорном процессе и т.д., которые являются характерным признаком этого вида речевой деятельности.

Содержание делового общения – социально-значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации.

Цель делового общения – организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности.

Для того чтобы цель делового общения была успешно реализована, в современной психологической науке выделяют основные этико-психологические принципы делового общения, к которым относят:

1) принцип создания условий для выявления творческого потенциала и профессиональных знаний личности, на основе которого возможно согласовать личные цели сотрудника с общими целями организации;

2) принцип полномочий и ответственности, регламентирующий деловое общение в рамках служебных прав и обязанностей в соответствии со служебным статусом сотрудника, оценку его деловых качеств и использование его квалификации и опыта.

3) кооперативность – вклад каждого должен быть таким, какого требует совместно принятое направление разговора;

4) достаточность информации – говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент;

5) качество информации – не говори непроверенные данные, не лги;

6) целесообразность – не отклоняйся от темы, сумей найти решение;

7) ясность, убедительность – владей лингвистическими особенностями языка и тактикой общения;

8) учитывай индивидуальные особенности партнера по общению. [8, с.7]

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация.

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Под функциями общения понимаются те роли и задачи, которые выполняет общение в процессе социального бытия человека. Функции общения многообразны, и существуют различные основания для их классификации.

Одним из общепринятых оснований классификации является выделение в общении трех взаимосвязанных сторон, или характеристик — информационной, интерактивной и перцептивной. Употребление этих терминов условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции — информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная. [9, с. 85)] Коммуникативная — просто передача информации, регуляционно-коммуникативная — налаживание поведения своего и других и аффективно-коммуникативная- представляет эмоциональную сферу человека

информационно – коммуникативная функция.

Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами – субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена. Обмен информацией осуществляется между двумя индивидами, каждый из которых является активным субъектом; он обязательно предполагает взаимодействие мыслей, чувств и поведения партнеров.

Каковы функции коммуникации в бизнесе? | Малый бизнес

Автор Анам Ахмед Обновлено 14 марта 2019 г.

Эффективное общение — ключ к успешной организации. Когда сообщения передаются четко, сотрудники могут лучше планировать, организовывать, руководить и контролировать различные аспекты бизнеса. Помимо влияния на сотрудников, коммуникация затрагивает внешние элементы бизнеса, такие как клиенты, партнеры, поставщики и средства массовой информации. Важно понимать основные функции устного и письменного общения в бизнесе, чтобы вы могли использовать их, чтобы помочь своей компании достичь своих целей.

Информирование сотрудников о должностных обязанностях

Одна из ключевых функций коммуникации — информирование сотрудников о должностных функциях. Когда члены команды имеют четкое представление о том, что влечет за собой их роль и как она соотносится с общими целями бизнеса, у них появляется больше стимулов для выполнения своих задач. Когда роли не определены четко, сотрудники с большей вероятностью не достигнут поставленных целей, потому что не знают, чего от них ждут.

Обратная связь также является ключевым элементом информационного взаимодействия в бизнесе.Сотрудники лучше понимают свою работу, когда получают частые отзывы от своих менеджеров. Это помогает сотрудникам развивать свои навыки, оттачивать свои сильные стороны и заполнять пробелы, в которых кроются слабые места. Отзывы также могут поступать от клиентов и партнеров о продуктах, услугах и бизнес-процессах.

Примеры информативной коммуникации включают описания должностных обязанностей, общеорганизационные цели и обзоры эффективности. Ежедневный разговор руководителя и члена команды о предстоящих задачах также является примером информативного общения.

Убедить клиентов и партнеров

В бизнесе общение часто используется, чтобы убедить потенциальных клиентов, клиентов и партнеров завершить транзакцию. Будь то заказ консультации, завершение продажи или подписание контракта, убеждение — важный аспект общения, который предприятиям необходимо освоить.

Убедительное общение может быть вербальным, например, обращение в лифте к новому потенциальному клиенту по телефону, или письменным, например, реклама нового продукта в нишевом журнале.Убедительная информация обычно содержит эмоциональный элемент, который помогает аудитории понять бизнес. Кроме того, убедительное общение должно показать доверие к компании и показать, как оно может помочь решить проблемы, с которыми сталкивается аудитория.

Когда дело доходит до взаимодействия со СМИ, специалисты компании по связям с общественностью используют убедительную коммуникацию, чтобы представить конкретные точки зрения на организацию. Такое общение можно использовать для создания определенного имиджа компании или борьбы с плохой рекламой.

Мотивируйте сотрудников к принятию более эффективных решений

Коммуникация часто используется в организациях в стратегических целях, чтобы помочь сотрудникам принимать более обоснованные решения в отношении своих повседневных задач и своих долгосрочных целей, связанных с бизнесом. Например, общение относительно стимулов к производительности может мотивировать сотрудников работать более эффективно, чтобы вовремя достигать поставленных целей.

Мотивационная коммуникация также может принимать форму справочника для сотрудников, в котором указывается, какое поведение поощряется на рабочем месте и каких действий следует избегать.Хотя общение можно использовать для управления сотрудниками на рабочем месте, рекомендуется дать сотрудникам возможность принимать собственные решения, которые не только приносят им пользу, но и приносят пользу компании.

Общайтесь для создания связей

То, как организация общается, укоренилось в корпоративной культуре. Некоторые компании ценят открытые и честные обсуждения между всеми уровнями организации, в то время как другие предпочитают общение по вертикали подчинения. В любом случае общение играет решающую роль в оказании помощи сотрудникам в налаживании связей.

Общение с коллегами, менеджерами, клиентами и партнерами дает людям возможность найти точки соприкосновения и увидеть друг друга за пределами должностных инструкций. Когда люди могут наладить отношения с теми, с кем они работают, они, вероятно, будут более эффективно выполнять свою работу, потому что они чувствуют чувство товарищества и командного духа. Социальное общение может быть вербальным, например разговор в столовой о том, что произошло за выходные. Это также может быть написано, например, в виде благодарственных писем или приглашений на мероприятия.

Определение, типы, примеры, важность, методы, функции — StudiousGuy

Указатель статей (Нажмите, чтобы перейти)

Введение
Коммуникация — важный элемент успеха любого бизнеса. Процесс передачи информации от одного человека к другому внутри и за пределами деловой среды называется «Деловое общение». Термин «Деловое общение» происходит от общего общения, связанного с деловой деятельностью.Другими словами, общение между деловыми сторонами или людьми для решения бизнес-задач рассматривается как «Деловое общение».

Определения
Различные ученые дали разные определения делового общения. Некоторые из них упомянуты ниже:

Согласно Риксу и Гоу определил бизнес-коммуникацию как систему, которая отвечает за изменения во всей организации.

По W.H. Business Communication — обмен различными взглядами, идеями и новостями, имеющими отношение к бизнесу, внутри связанных сторон.

Профессор Дж. Хасте заявил , что когда общение происходит между двумя или более чем двумя деловыми людьми с целью эффективной организации и управления бизнесом, то это считается деловым общением.

Эффективное деловое общение — это способ общения сотрудников и руководства для достижения целей организации.Цель состоит в том, чтобы повысить эффективность организации за счет уменьшения количества ошибок. Деловое общение включает в себя различные аспекты, такие как маркетинг, связи с общественностью, отношения с клиентами, корпоративное и межличностное общение и т. Д.
Основные элементы делового общения:

Вышеупомянутые элементы указывают на деловое общение как процесс, в котором информация или новости, связанные с бизнесом, обмениваются между различными деловыми сторонами, такими как клиенты, поставщики, бизнес-клиенты, сотрудники и т. Д.с целью эффективного управления бизнесом.

Более того, он предполагает регулярный поток информации, а обратная связь считается решающим и важным аспектом делового общения. Благодаря разным уровням иерархии и вовлеченности огромного количества людей деловое общение играет важную роль в различных функциях управления, то есть в планировании, координации, организации, руководстве и контроле.

Типы делового общения с примерами
Существует 4 основных типа делового общения в любой организации или бизнесе i.е.

1. Внутреннее деловое общение

Внутреннее деловое общение означает общение, которое происходит внутри организации. Это общение включает в себя как формальное общение, так и неформальное общение . Кроме того, различные отделы, которые передают сообщения сотрудникам разными способами, подпадают под внутреннюю коммуникацию. Внутреннее общение должно быть эффективным, поскольку оно является жизненно важным источником рассмотрения и представления организационных вопросов.Эффективное внутреннее деловое общение может повысить уровень удовлетворенности работой, производительность, эффективность сотрудников за счет снижения их текучести и жалоб, а также помогает в увеличении прибыли.

Мы подробно объяснили внутреннее деловое общение в отдельной статье здесь ➡️ https://studiousguy.com/internal-communication/

Далее он классифицируется как внутренняя (восходящая) связь , и внутренняя (нисходящая) связь .

а.Внутренняя (восходящая) коммуникация: Этот тип внутренней коммуникации включает подход руководства от низа к высшему. Здесь информация перетекает от подчиненных к менеджерам или любому человеку, находящемуся на верхнем уровне иерархии.

Например, сотрудник отдела кадров организации готовит отчет об увольнении и передает его менеджеру по персоналу. Отчет об увольнении содержит информацию о ежемесячной или годовой текучести кадров в организации и причинах этого.Это помогает менеджеру по персоналу понять причину увольнения и вовремя принять корректирующие меры для снижения текучести кадров.

Характеристики восходящей внутренней деловой коммуникации включают:

Включает подход снизу вверх, т.е. подчиненных начальству.

Его природа — участие.

Основная цель — предоставить своевременную обратную связь, предложения, запросы, эскалацию любых проблем или опасений и т. Д.начальству.

Информация идет с нижнего уровня на верхний.

г. Внутренняя (нисходящая) коммуникация: В нисходящей коммуникации информация передается от высшего руководства к сотрудникам организации. Эта информация связана с передачей инструкций подчиненным или сотрудникам для выполнения их соответствующих задач. Связь сверху вниз используется менеджерами для сообщения различных целей, процедур и политик, руководящих принципов, решений, инструкций и т. Д.своим подчиненным.

Процесс нисходящей коммуникации в бизнесе включает передачу сообщений с верхнего уровня на нижний через цепочку иерархии. Этот вид общения может быть в устной или письменной форме. Письменная форма включает в себя различные уведомления, руководства, отображение новостей в электронной форме и т. Д. , тогда как, , , устная форма нисходящего общения включает в себя различные личные беседы, телефонное общение, встречи и т. Д. .

Например, высшее руководство может инструктировать менеджеров разных отделов об определенных новых правилах и положениях в рабочей области, которые необходимо выполнять в повседневной деятельности различных отделов. Например, может быть изменение рабочего времени офиса или рабочего времени руководством, и то же самое сообщается сотрудникам в циркуляре, уведомлении или через систему электронной почты.

Характеристики нисходящей внутренней деловой коммуникации включают:

Включает подход сверху вниз i.е. начальство подчиненным.

Основная цель — сообщить подчиненным о целях, планах и процедурах, инструкциях и т. Д. Организации.

Информация идет с верхнего уровня на нижний.

2. Горизонтальная / боковая деловая коммуникация

Боковое или горизонтальное общение относится к общению между коллегами, то есть устное общение или письменное общение. Это может включать межведомственное общение или общение между разными отделами, а также может происходить между людьми того же или подобного ранга в компании. Это важное сообщение для достижения желаемых результатов. Итак, это общение происходит между сотрудниками, имеющими одинаковый уровень иерархии. Для достижения функциональной эффективности различных организационных единиц требуется горизонтальная или горизонтальная коммуникация для поиска взаимного сотрудничества и взаимопомощи.

Например, руководитель отдела маркетинга организации должен сообщать о рыночных тенденциях, потребностях и ожиданиях клиентов, сценарии спроса на продукцию и т. Д.производственному руководителю по выпуску продукции соответственно.

Аналогичным образом, менеджер по персоналу организации работает с разными руководителями отделов для выполнения различных функций, таких как прием на работу, потребности в обучении сотрудников, служебная аттестация, социальная деятельность и т. Д.

3. Внешние деловые коммуникации

Общение с людьми, не связанными с организацией, известно как внешнее деловое общение. Эти люди могут быть клиентами, акционерами, поставщиками, партнерами, регулирующими органами и т. Д.

Мы подробно объяснили внешнее деловое общение в отдельной статье здесь ➡️ https://studiousguy.com/external-communication/

Например, , руководитель отдела закупок может связываться с поставщиками для получения расценок на закупку сырья, и аналогично отдел продаж общается с покупателями для продажи товаров или услуг.

Внешняя коммуникация способствует увеличению объема продаж, повышению эффективности операций, увеличению прибыли организации и т. Д.В конечном итоге это приводит к повышению корпоративного имиджа, деловой репутации и общей эффективности организации за счет достижения ее целей и удовлетворенности клиентов.

Важность делового общения

Важность делового общения в организации можно увидеть в следующих пунктах:

1. Помогает в повышении производительности: Эффективное деловое общение увеличивает продуктивность персонала за счет усиления командной работы. Это создает атмосферу доверия и понимания среди работодателей и сотрудников.Эффективное общение связано с сотрудничеством с сотрудниками и пониманием их потребностей и желаний. Таким образом, сотрудники могут выполнять свои задачи более эффективно и результативно. Кроме того, количество ошибок или ошибок во время работы сводится к минимуму благодаря эффективному общению.

2. Помогает в увеличении количества клиентов: Клиенты являются важной частью любого бизнеса, и эффективное деловое общение может способствовать привлечению новых клиентов и удержанию существующих клиентов.Четко определенная маркетинговая стратегия и кампания по связям с общественностью, проводимая организацией, вызывает интерес клиентов к ее товарам или услугам и помогает в создании корпоративного имиджа у клиентов.

3. Расширяет деловые партнерские отношения: Business Communication также улучшает партнерские отношения в бизнесе. Он играет важную роль в отношениях с внешними бизнес-клиентами или поставщиками. От поставщиков может потребоваться регулярно сообщать о продуктах для улучшения.Кроме того, эффективные и гармоничные отношения с другими предприятиями определяют дальнейший успех организации. Бизнес-единица, которая сформировала свой имидж организации для легкого партнерства благодаря эффективному общению, может привлечь другие бизнес-единицы для установления с ними деловых отношений.

4. Содействует инновациям в бизнесе: Эффективное деловое общение помогает внедрять бизнес-инновации, а также помогает сотрудникам открыто выражать свои идеи и предложения.Аналогичным образом, во время вывода на рынок любого нового продукта эффективная коммуникация обеспечивает эффективность работы отдела продаж, принятие продукта рынком, быструю доставку продуктов на рынок и т. Д.

5. Обмен информацией: Деловое общение необходимо организации для обмена информацией с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Это помогает эффективно достигать поставленных целей.

6. Подготовка планов и политик: Благодаря эффективному деловому общению, организации могут правильно составлять свои планы и политики.Соответствующая информация требуется для подготовки этих планов и политик. Посредством коммуникации разные менеджеры получают информацию по надежным каналам.

7. Выполнение или реализация планов и политик: Для своевременного внедрения или выполнения подготовленных политик и планов менеджеры должны сообщать о них по всей организации. Благодаря эффективной коммуникации они могут распространять планы и политику среди внутренних и внешних заинтересованных сторон.

8. Повышение эффективности сотрудников: Эффективное деловое общение играет ключевую роль в повышении эффективности персонала. Посредством коммуникации сотрудникам описываются различные планы и политики, критические вопросы, цели организации и т. Д., Что расширяет их знания и помогает им эффективно выполнять свои задачи.

9. Достижение целей: Благодаря эффективному деловому общению сотрудники становятся внимательными и продуктивными в выполнении своей работы, что приводит к своевременному выполнению поставленных задач и легкому достижению целей.

10. Помогает в решении проблем или проблем: Через различные каналы связи менеджеры получают информацию о различных рутинных и нестандартных проблемах и на основании этого могут предпринять необходимые действия для решения этих проблем.

11. Облегчает принятие решений: Эффективные решения требуют актуальной информации. Используя эффективную коммуникацию, менеджеры могут получать информацию из разных источников и использовать ее для принятия правильных решений.

12. Улучшает трудовые отношения между работниками и руководством: На рабочем месте рабочие и руководство связаны производственными отношениями. Успех любого бизнеса зависит от здоровых производственных отношений. Деловое общение играет в этом значительную роль в поддержании гармонии.

13. Помогает в продвижении брендов и продуктов / услуг: В сегодняшней конкурентной деловой среде многие компании предлагают аналогичные виды продуктов или услуг. Чтобы продавать свою продукцию на хорошем уровне, компаниям необходимо улучшить коммуникацию для эффективного продвижения товаров и услуг.

14. Снижает вероятность конфликтов: Благодаря эффективному общению различные стороны бизнеса могут беспрепятственно обмениваться информацией. Это приводит к меньшему количеству конфликтов, споров, споров между ними.

15. Повышает уровень удовлетворенности сотрудников:

Эффективное, честное и беспрепятственное общение создает более тесные взаимные связи и взаимопонимание между сотрудниками и руководством. Это помогает повысить уровень удовлетворенности сотрудников, которые прилагают максимум усилий для достижения поставленных целей.

16. Повышает лояльность сотрудников: Благодаря эффективному деловому общению сотрудники время от времени хорошо информируются о своей работе. Кроме того, сотрудники получают признательность и вознаграждение как в денежном, так и в неденежном выражении за свою лучшую работу. Это повышает их лояльность к организации.

17. Повышает эффективность менеджеров и приводит к эффективному лидерству: Эффективное деловое общение ведет к повышению операционной эффективности менеджеров.С помощью честного общения менеджеры могут беспрепятственно выполнять различные управленческие функции, такие как планирование, руководство, организация, контроль и т. Д. Более того, если коммуникация эффективна, то возможно только эффективное лидерство. Для качественного лидерства важна правильная и отлаженная система общения в бизнесе.

18. Надлежащее функционирование различных отделов: Если информация передается беспрепятственно и эффективно между отделами и внутри отделов, то разные отделы любого бизнеса, такие как бухгалтерия, финансы, закупки, операции, кадры, ИТ, производство и т. Д.могут выполнять свои задачи более точно и своевременно.

Методы делового общения

Ниже перечислены различные способы общения в компании:

1. Личное деловое общение: Личное общение является наиболее распространенным и предпочтительным методом делового общения. Как правило, в форме встреч или конференций, в формате личного общения. Это требует отточенных личных навыков.Этот метод также включает невербальное общение, то есть язык тела. Во время разговора между двумя или более людьми, занятыми в бизнесе, язык тела, такой как жесты, выражение лица и т. Д., Также играет жизненно важную роль в передаче отношения человека к другим.

Хорошие навыки слушания также являются элементом лучшего личного общения. В основном деловое общение включает умение слушать, чтобы понимать быстрые дискуссии.

2. Связь по электронной почте: Электронная почта стала наиболее широко используемой системой связи в любом бизнесе.Электронная почта считается одним из предпочтительных способов делового общения, поскольку она позволяет отправлять и получать массовые или множественные сообщения одновременно. Это также повышает эффективность, поскольку электронные письма можно отправлять и отвечать на них в быстром режиме. Разговор по электронной почте может происходить между двумя или более чем двумя людьми, и это лучшая замена формальным личным встречам, поскольку обсуждения могут проводиться в системе электронной почты.

3. Веб-конференция: В методе веб-конференц-связи для делового общения Интернет используется для общения на собраниях, конференциях, презентациях, семинарах и обучении.Он включает в себя такие функции, как совместное использование файлов, экранов, чат в реальном времени, запись и т. Д. Это можно рассматривать как наиболее эффективный способ взаимодействия с людьми, сидящими в разных местах. Веб-конференция осуществляется с помощью телефона (телеконференцсвязь), или видеооборудования (видеоконференцсвязь).

Workplaces также выбирают метод телеконференцсвязи для делового общения. Если для сотрудников организации или бизнеса невозможно посетить физическое собрание или конференцию, то общение с помощью телефонной конференции является эффективным методом.Это также экономит командировочные расходы, поскольку людям, которым часто требуются длительные командировки в деловых целях, они могут общаться посредством телеконференций, сидя в своем офисе.

Видеоконференцсвязь также похожа на телеконференцсвязь, за исключением того, что в видеоконференцсвязи можно увидеть людей, с которыми можно общаться. Для этого требуется оборудование для видеоконференцсвязи, которое предоставляется ИТ-отделом компании.

4. Письменное общение: Письменное деловое общение — это формальная и подробная форма общения, чем другие методы.Различные письменные средства коммуникации включают официальные письма, брошюры, плакаты и т. Д.

5. Другие методы: Существуют и другие методы делового общения, например, система мгновенного обмена сообщениями. Эта технология проста в использовании, так как можно легко общаться с людьми во время работы вне офиса и разговаривать, не дожидаясь слишком долгого времени.

Функции делового общения

1. Информирование сотрудников о должностных обязанностях: Информирование о назначенных должностных ролях является важной ключевой функцией делового общения.Члены команды, имея ясное представление об ожидаемых рабочих задачах и о том, как они могут способствовать достижению целей организации, выполняя свои должностные функции, они могут внести больший вклад в выполнение поставленных перед ними задач. В отсутствие ясности в своих ролях сотрудники могут не справиться со своей работой должным образом.

2. Обеспечение адекватной обратной связи: Обеспечение своевременной и точной обратной связи с сотрудниками и клиентами также является важной функцией делового общения.Производительность сотрудников можно повысить, регулярно предоставляя им обратную связь относительно их работы и компетенций. Это помогает им понять свой текущий набор навыков, сильные стороны, а также они могут заполнить любой пробел в случае нехватки необходимых навыков. Регулярная обратная связь от клиентов и других заинтересованных сторон о продуктах и услугах бизнеса способствует улучшению производственного процесса и качества.

В организации существует различная информативная коммуникация, такая как должностные инструкции, поставленные цели, управление производительностью и т. Д.

3. Убеждение клиентов: Деловое общение также часто используется для убеждения потенциальных клиентов, клиентов и деловых партнеров с целью завершения деловой сделки или сделки. Этот тип общения может быть как в устной, так и в письменной форме, например, менеджер по продажам может убедить клиента по телефону, или в письменной форме, например, путем предоставления массовой рекламы в журнале или газете о запуске нового продукта или интересных предложений по существующим продуктам. И доверие, и эмоции являются важным элементом этой функции общения.Более того, этот тип коммуникации может быть использован в PR (связи с общественностью) и для создания имиджа бренда организации.

4. Мотивация сотрудников к принятию более эффективных решений: Коммуникация на предприятиях используется в стратегической форме для повышения способности сотрудников принимать решения, связанных с их повседневной деятельностью, и для их долгосрочных целей, связанных с бизнесом. Например, если сотрудники эффективно передают бонусы или стимулы, основанные на результатах, то это мотивирует сотрудников более эффективно вносить свой вклад в рост организации, и они могут своевременно выполнять свои рабочие ожидания.

5. Создание социальных связей: Коммуникация играет решающую роль в поддержке сотрудников в создании социального круга или связи. Некоторые организации имеют открытую культуру или рабочую среду, в которой сотрудники всех уровней могут свободно общаться друг с другом и своим начальством. Другие организации предпочитают следовать иерархии или цепочке команд при общении.

Когда у сотрудников есть социальные связи с людьми, с которыми они работают, такими как их коллеги, руководители, клиенты и т. Д., то эффективность их работы повышается по мере повышения командного духа.

Что такое деловое общение? Зачем тебе это?

То, как мы общаемся с другими, настолько привычно для нас, что мы редко останавливаемся и думаем об этом. Это также означает деловое общение. В конце концов, организации — это не безликие сущности, а группы реальных людей.

Эффективная коммуникация влияет на процессы, эффективность и на все уровни компании.

Организации с подключенными сотрудниками имеют всплеск производительности с до 25% .

Как повышение производительности на 25% повлияет на успех вашей компании? Вы бы заметили рост доходов?

Лучшее обслуживание клиентов и, следовательно, более счастливые клиенты? Более высокая прибыль?

Все вышеперечисленное (и многое другое)?

В этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать, чтобы наладить успешный процесс делового общения.

Что такое деловое общение? Определение
Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми внутри компании и за ее пределами.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок.

Важность делового общения также заключается в:

Варианты презентации / новые бизнес-идеи

Составление планов и предложений (деловая переписка)

Исполнительные решения

Достижение соглашений

Отправка и выполнение заказов

Успешная продажа

Эффективные встречи

Связано: Отчет о деловых коммуникациях показывает новые шокирующие тенденции в 2020 году

Вся организованная деятельность в компании опирается на процесс делового общения.Это может быть что угодно, от управленческого общения до технического общения с поставщиками.

И как только связь становится нечеткой, основные системы компании рискуют развалиться. Данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации. Возможные причины включают незнание, с чего начать, что делать дальше, или как рассчитать рентабельность инвестиций .

Если вы чувствуете то же самое, подумайте об этом:
Сильные деловые коммуникации в компании, вероятно, приведут к более высокой вовлеченности сотрудников.

Компании с привлеченным персоналом получают 19,2% роста операционной прибыли за 12-месячный период. Те, у кого низкий уровень вовлеченности, зарабатывают на 32,7% меньше.

Насколько успешнее вы были бы, если бы у вас было больше вовлеченности сотрудников?

И как вы можете обеспечить процесс делового общения, который сделает это возможным?

Ознакомьтесь с отчетом о деловых коммуникациях
Более 1000 профессионалов делятся полезными мыслями.

Типы делового общения
Давайте сначала выделим основные типы коммуникации в типичной организации.

Во-первых, у нас есть внутреннее деловое общение .
Внутреннее деловое общение может быть:

Связь снизу вверх: любое сообщение, исходящее от подчиненного к менеджеру. Или от другого человека выше по организационной иерархии.

Нисходящая коммуникация / Управленческая коммуникация : все, что исходит от начальника к подчиненному.

Боковое общение / Техническое общение : Внутреннее или межведомственное общение между коллегами

Затем идет внешнее деловое общение .
Внешнее деловое общение — это любой обмен сообщениями, который покидает ваш офис и внутренний персонал. Это включает в себя работу с клиентами, поставщиками или всем, что влияет на ваш бренд.

Все коммуникации в этом спектре можно разделить на четыре типа делового общения.

Получение и получение инструкций и заданий как восходящих, так и нисходящих. Это включает эффективное делегирование от одного человека другому. Большинство проблем в бизнесе начинаются с нечетких коммуникаций в этой области.

Обмен и обсуждение информации, включая обмен информацией на собраниях. Когда связь в этой области отсутствует, это приводит к тому, что задачи выполняются неправильно или вообще не выполняются.

Обратная связь, исправление и дисциплина для людей, которые вам подчиняются, чтобы они могли обладать знаниями и инструментами, необходимыми для лучшего выполнения своей работы. Хорошая и полезная обратная связь — ключевой навык для любого, кто занимает руководящую позицию. Здесь также играют роль невербальное общение и язык тела.

Встречи и обсуждения для решения проблем и принятия решений. Эти обсуждения считаются одними из самых важных для любой организации. Это требует более высокого критического мышления и более совершенных коммуникационных технологий.

Методы делового общения
Когда на самом деле происходит деловое общение, это либо устно , либо письменное .

Кроме того, общение осуществляется либо лично / лицом к лицу, либо удаленно .

Ни один из этих вариантов не является лучше или хуже для вашей компании сам по себе и полностью зависит от контекста.

Письменное общение отлично подходит для документирования принятых решений и действий, а также для разработки стратегий и планов. Вербальные взаимодействия позволяют мгновенно генерировать идеи и более открытый поток мыслей.

Некоторые компании находятся в одном офисе. У некоторых есть офисы в разных часовых поясах. Другие полностью удалены и не имеют физического местоположения ( Buffer и Zapier — отличные примеры компаний, не зависящих от местоположения).Это методы делового общения, применимые к некоторым или всем вышеперечисленным сценариям:

1) Связь через Интернет
Сюда входят повседневные каналы связи, такие как электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (такие как Slack, Hangouts или даже Nextiva Chat).

Преимущества электронной почты и сообщений заключаются в возможности вести частные беседы в загруженной офисной среде, а также обмениваться сообщениями сразу с множеством людей — от нескольких до сотен.

2) Телефонные встречи
Phones устранил географический барьер для проведения продуктивных и динамичных встреч. Это позволяет лучше обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тон голоса) по сравнению с письменным общением. Облачные телефонные системы могут ускорить процесс адаптации и совместной работы команды.

3) Видеоконференцсвязь
Отличные системы видеоконференцсвязи позволяют людям в удаленных местах проводить встречи, которые кажутся максимально приближенными к личным встречам.Они делают телефонные встречи на шаг впереди.

4) Личная встреча встреч
Личные встречи могут помочь бизнесу быстро продвигаться вперед с идеями. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные встречи.

Связано: Деловые коммуникации: 10 лучших примеров обслуживания клиентов

Тем не менее, для эффективных встреч важно иметь твердую повестку дня. 46% сотрудников редко или никогда не покидают встречи, зная, что им делать дальше.

5) Отчеты и официальные документы
Документирование действий, которые влияют на других людей и отделы, является важной частью хорошо отлаженной системы делового общения.

Возможность сослаться на письменный документ в любой момент снижает вероятность путаницы или разногласий и обеспечивает дополнительную ясность в общении.

6) Презентации
Презентации, поддерживаемые отчетами и презентациями PowerPoint, часто используются для проведения собраний с большими группами.

Они отлично подходят для обмена новыми идеями таким образом, чтобы оставлять место для вопросов и любых уточнений.

7) Форумы и ответы на часто задаваемые вопросы
Внутренняя область, где сотрудники могут отвечать на часто задаваемые вопросы по различным темам отдела и задавать новые, которые сделают их более продуктивными и актуальными.

8) Обзоры
Внутренние опросы клиентов и опросы клиентов — идеальный способ собрать отзывы и оценки по важным темам.Опросы способствуют созданию здорового цикла улучшений с обратной связью и открывают канал связи между всеми уровнями внутри организации.

По теме: 60+ Вопросы для опроса удовлетворенности клиентов, которые можно взять напрокат

9) Деятельность по управлению клиентами
Это может включать любую деятельность по работе с клиентами. Примеры включают поддержку в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации клиентов, отзывов клиентов, и многое другое.

Следующий логичный вопрос, который у вас, вероятно, возникнет:

Какие методы делового общения нужны моему бизнесу?
Ответ во многом зависит от размера и предпочтений вашего бизнеса. Не существует универсального решения. Одно можно сказать наверняка: вы настроите себя на успех, используя только бизнес-коммуникации методы, которые вам нужны, и фактически будете использовать .

Например:

Вам нужна доска форума, поэтому вы и ваши сотрудники потратите недели на поиск лучшего решения и его настройку.

Через некоторое время вы узнаете, что никто не использует его, потому что они быстрее получают ответы от своей команды или документов. Ненужное решение стоило вам драгоценного времени и денег.

Или вы устанавливаете качественную систему видеоконференцсвязи, когда на самом деле вам нужна только надежная бизнес-телефонная система для проведения удаленных встреч.

Каждый бизнес будет использовать общение через Интернет. Однако все остальные методы будут зависеть от обстоятельств конкретной компании.Найдите время, чтобы внимательно обдумать ценность каждого из них для вашей уникальной ситуации.

Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение
Четкое и эффективное деловое общение имеет решающее значение для команд, сотрудников, менеджеров и руководителей , чтобы они выполняли свою работу и выполняли свои обязанности .

Без правильных процессов и инструментов поток информации прерывается, и люди остаются в неведении. Это может привести к серьезным последствиям для компании: от недовольства сотрудников и клиентов до упущенной выгоды.

Прозрачный поток информации — очевидная всеобъемлющая цель процесса делового общения. Но какие более глубокие проблемы решает успешное деловое общение ?

1) Перегрузка электронной почты и отсутствие повседневной продуктивности и ясности
На многих рабочих местах люди просто перегружены количеством сообщений, которые они получают за один день. В своей книге «Сообщение не получено» Фил Саймон сказал, что средний человек получает от 120 до 150 писем в день .

Мы легко теряем или полностью упускаем из виду важную информацию. Имея систему бизнес-коммуникации, компании могут уменьшить количество отвлекающих факторов, , и создать пространство для идей и размышлений.

2) Горизонтальные и вертикальные силосы связи
Часто команды и отделы не обмениваются важной информацией. В других случаях нет простого способа связаться с менеджером отдела, когда внутри команды возникла проблема.Эти разрозненности образуются легко и часто незаметно для всех, но их легко исправить с помощью плана коммуникации.

3) Плохая связь с удаленными сотрудниками
Удаленная работа никуда не денется. Отчет «Состояние удаленной работы » из Buffer показывает, что подавляющее большинство сотрудников хотели бы работать удаленно хотя бы часть времени.

Они перечисляют сотрудничество и общение в числе трех основных проблем, когда дело доходит до удаленной работы, что доказывает ценность правильных систем связи.

Связано: Telecommuting Technology: Essentials for Remote Work

4) текучесть кадров / низкая вовлеченность сотрудников
Потеря идеальных людей из вашей организации подвергает риску вашу способность обслуживать клиентов. К тому же это дорого.

Потеря сотрудника может стоить двойной годовой зарплаты , но когда компании действительно общаются эффективно, на 50% более вероятно, что сообщат об уровнях текучести ниже среднего по отрасли.

5) Плохое обслуживание клиентов
Если в организации плохая коммуникация, то когда дело доходит до обслуживания клиентов , случаются две вещи. Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не получат нужной информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.

Фактически, одно исследование показало, что улучшение отношения сотрудников влияет на удовлетворенность клиентов, что затем приводит к увеличению доходов.

5 шагов для настройки процесса делового общения

Надежный процесс делового общения важен для счастья ваших сотрудников и клиентов. В конечном итоге это приводит к финансовой стабильности.

Согласно одному отчету, 29% сотрудников считают, что их текущие инструменты для внутренней коммуникации не работают.

Вот некоторые из причин, которые они перечислили:

Нерелевантная информация, исключение, нечестность и отсутствие доступа к ключевой информации — это то, с чем, вероятно, столкнулись и ваши сотрудники.

Исследование Salesforce показало, что 86% руководителей, сотрудников и преподавателей считают неэффективное общение причиной сбоев на рабочем месте.

Мы больше не можем игнорировать важность командной работы и химии и их влияние на производительность, вовлеченность и защиту сотрудников. Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы обеспечить успешный процесс делового общения.

1) Проведите аудит своего текущего состояния делового общения и установите цели
Независимо от стадии вашего бизнеса, вам нужен план бизнес-коммуникаций.

Тем не менее, вы сделаете его наиболее полезным, если сосредоточитесь на тех областях, которые сейчас нуждаются в наибольшем улучшении, а затем продолжите свой путь ко всем остальным областям.

Например, это могут быть некоторые из причин, по которым ваше сообщение требует повторного посещения:

Низкая удовлетворенность сотрудников или высокая текучесть кадров

Объемы производства по компании ниже ожидаемых

Быстрый рост, ведущий к потере информации

Непрозрачность информации из-за удаленной работы

Вы можете столкнуться с несколькими из них или с совершенно другим сценарием.Определите его и на его основе установите цели для вашего бизнес-коммуникационного процесса. Например, ваши цели могут включать:

Определенная текучесть кадров или степень удовлетворенности

Уровень удовлетворенности клиентов

Количество реализованных проектов

Количество взаимодействий между отделами

… и другие.

2) Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом
Изучите структуру своей организации и все группы, участвующие в ее способности функционировать.

Обратите внимание на каждую группу, которой требуется информация для функционирования. Это должно включать:

Горизонтальная классификация , т. Е. Отделы (операции, маркетинг, дизайн, человеческие ресурсы, продажи, поддержка клиентов, финансы и т. Д.)

Вертикальная классификация : профессионалы в командах, руководители групп, руководители отделов, руководители

Внешние группы : клиенты, поставщики, партнеры и др.

Отсюда, учитывая работу, которую они выполняют на постоянной основе, и ожидаемые результаты.Определите, как им нужно общаться, чтобы выполнять свою работу.

В зависимости от размера вашей компании это может оказаться сложной задачей, поэтому уделите себе достаточно времени. Вот некоторые из основных вопросов, на которые нужно ответить:

Какие команды и люди должны с кем разговаривать ежедневно? А как насчет еженедельного, двухнедельного и ежемесячного?

Какое общение происходит только тогда, когда продолжается кризис ?

Как менеджеры и руководители групп поддерживают прогресс в своих отделах? Как работает отчетность?

Есть ли библиотека знаний, которая может сократить количество ненужных встреч и разговоров?

Какие проекты и процессы требуют одобрения других сотрудников компании? Как запрашиваются и упрощаются утверждения?

Как минимум, эти ответы должны дать вам представление о необходимом количестве электронных писем, сообщений, звонков, собраний и документов, чтобы все произошло в установленные сроки.

3) Определите методы связи
Затем выберите методы коммуникации, которые соответствуют целям вашего делового общения, а также взаимодействию между основными группами в вашей компании.

Просмотрите список методов связи, которые мы обсуждали ранее, и обязательно добавьте любые уникальные для вашей компании:

Связь через Интернет

Телефонные встречи

Видеоконференцсвязь

Личные встречи

Отчеты и официальные документы

Презентации

Форумы и часто задаваемые вопросы

Обзоры

Деятельность по управлению клиентами

Какие из них необходимы вашей организации для достижения своих целей? Что необязательно и может встретить сопротивление при усыновлении? Какие из них создают риск добавления слишком большого количества инструментов и должны быть упрощены?

Реалистично оценивайте свои потребности.

Например, стартап из пяти человек, где все работают в одном офисе, скорее всего, сосредоточится на:

Связь через Интернет

Личные встречи

Управление клиентами

Полностью удаленная компания из 50 человек вложит больше ресурсов в:

Телефонная и видеоконференцсвязь

Документирование организации, чтобы иметь возможность тщательно отслеживать свои процессы

Крупное глобальное предприятие, вероятно, будет использовать все перечисленные методы коммуникации и для многих из них будут выделены специальные группы.

4) Выберите подходящий инструмент
Нет справочника, который определял бы, какие инструменты лучше всего подходят для каждой цели.

Gmail против Outlook. Google Диск против Dropbox. Slack против Nextiva Chat.

Битвы продолжаются, но ваш выбор полностью зависит от ваших предпочтений и ваших предпочтений.

Хотя мы не можем дать вам список программных инструментов и оставить вас в покое, мы можем поделиться этими советами, когда дело доходит до выбора правильных инструментов:

Используйте облачное хранилище для хранения важных документов и других данных.Включите автоматическую синхронизацию и резервное копирование, чтобы избежать человеческой ошибки и забыть вручную сохранить в нее информацию.

Используйте единую платформу для электронной почты и календарей.

Используйте единый инструмент для обмена сообщениями в чате. Например, если некоторые люди используют Slack и другие Hangouts в своих Gmail, это вызовет трения и замедлит общение.

Внедрите простую в использовании и надежную телефонную систему VoIP для бизнеса , если многие из ваших встреч проходят удаленно.

Разработайте брендовые и редакционные правила, детализирующие тон голоса и использование элементов бренда.Таким образом, все общение становится единым, внутренним и внешним.

5) Задокументируйте процесс
Наконец, запишите все, что вы делаете во время этой настройки, и превратите в общий документ, видимый для всей организации.

Таким образом, каждый сотрудник может обратиться к специально разработанному коммуникационному плану и решить, какое действие лучше всего подходит для ситуации, в которой он находится.

Этот документ также поможет новым сотрудникам легко освоить все инструменты и передовые методы коммуникации.

Вы можете создать повторяющееся календарное напоминание для себя и своей команды, чтобы пересматривать документ раз в квартал. Таким образом вы убедитесь, что план по-прежнему служит наилучшему назначению, и при необходимости обновите его.

Ваша Успех компании начинается с общения
Плохая коммуникация несет в себе слишком много рисков для организации, чтобы их можно было подсчитать.

Однако отличное общение дает возможность для выдающегося взаимодействия с сотрудниками и клиентами.Это обеспечивает ясность, более значимые результаты и рост доходов и прибыли.

По теме: что такое телефон VoIP и как он работает?

Независимо от того, есть ли у вас система делового общения или вы еще не создали ее, не забудьте:

Установите и пересмотрите свои коммуникационные цели как компании, исходя из текущего состояния коммуникации в вашей компании

Определите всех, кто участвует в процессах, которые заставляют вашу компанию выполнять свою работу день за днем

Проанализировать их потребности в общении друг с другом и определить методы, которые делают возможным информационный поток

Найдите наиболее подходящие инструменты и платформы, которые позволят использовать указанные вами методы

Сделайте эту настройку прозрачной для всей организации

В результате вы увидите счастливых, продуктивных людей, готовых работать над проектами и добиваться значимых результатов на благо всех участников.

Гаэтано ДиНарди является директором по формированию спроса в Nextiva и имеет успешный опыт работы с такими брендами, как Major League Baseball, Pipedrive, Sales Hacker и Outreach.io. Помимо маркетинга, Гаэтано — опытный музыкальный продюсер и автор песен. Он работал с такими крупными артистами, как Толстый Джо, Шэгги, и любит сочинять музыку, чтобы оставаться на высоте. Чтобы связаться с ним, подпишитесь на него в LinkedIn.

Почему общение так важно в бизнес-организации? — Мворганизация.org

Почему общение так важно в бизнес-организации?

В целом последовательное и открытое общение в организации гарантирует, что все сотрудники, от высшего руководства до сотрудников начального уровня, понимают цели и культуру компании, а также то, как она представляет себя своим клиентам и клиентам.

В чем важность общения?

С точки зрения бизнеса, все транзакции являются результатом общения. Хорошие коммуникативные навыки необходимы, чтобы позволить себе и другим точнее и быстрее понимать информацию.Напротив, плохие коммуникативные навыки часто приводят к недопониманию и разочарованию.

Какие 5 важности общения?

Эта статья проливает свет на тринадцать важнейших аспектов коммуникации в управлении, т. Е. (1) основы принятия решений и планирования, (2) бесперебойная и эффективная работа организации, (3) способствует координации, (4) Повышает эффективность управления, (5) способствует сотрудничеству и промышленному миру, (6) помогает…

Какие самые важные функции коммуникации?

Что такое коммуникационные функции? Самыми основными функциями коммуникации в организации являются регулирование / контроль, информирование, социальное взаимодействие, выражение и мотивация.

Какова основная функция делового общения?

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми внутри компании и за ее пределами. Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок.

Каковы четыре основные функции коммуникации?

В организации общение служит четырем целям:

Контроль.

Мотивация.

Информация.

Эмоциональное выражение.

Каковы три основные функции делового общения?

ГЛАВА 1 Общение на рабочем месте сегодня 13 Три основных функции делового общения — информирование, убеждение и продвижение доброй воли.

Каковы основные функции делового общения?

Помощь в планировании: планирование — одна из важнейших функций управления. Деловое общение облегчает процесс планирования, предоставляя информацию, логистику, мнения, идеи и т. Д.из различных кругов внутри и вне организации.

Какова роль и функция коммуникации в бизнесе?

Коммуникация выполняет четыре основные функции в группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и информация. Коммуникация стимулирует мотивацию, разъясняя сотрудникам, что нужно делать, насколько хорошо они справляются и что можно сделать для повышения производительности, если это не так.

Каковы цели делового общения?

(i) Для обмена информацией: Основная цель делового общения — обмен информацией с внутренними и внешними сторонами.Внутренняя коммуникация происходит внутри организации посредством приказов, инструкций, предложений, мнений и т. Д.

Что такое корпоративные коммуникации? Функции, карьера и навыки

Трудно переоценить важность эффективного общения для большинства предприятий и организаций.

Именно благодаря эффективному общению клиенты узнают о продуктах или услугах компании и о том, что делает бренды уникальными по сравнению с их конкурентами.Именно так руководство и сотрудники координируют свою деятельность, чтобы гарантировать, что вся организация движется к одним и тем же стратегическим целям. Это также то, как руководители информируют инвесторов, СМИ и широкую общественность о важных организационных изменениях.

Короче говоря, коммуникация лежит в основе многих наиболее важных действий, которые необходимо выполнять большинству предприятий.

Коммуникация настолько важна, что большинство организаций в конечном итоге достигнут точки, когда они осознают, что им необходимо инвестировать в создание группы корпоративных коммуникаций, ответственной за эти различные виды деятельности.

Ниже мы исследуем определение термина «корпоративные коммуникации», определяем роли и функции отдела коммуникаций, а также исследуем основные профессии, навыки и тенденции, влияющие на индустрию коммуникаций.

Загрузите наше бесплатное руководство по навыкам, необходимым каждому коммуникатору в цифровую эпоху

Вот как вы можете оставаться конкурентоспособными — от ноу-хау в области аналитики до управления репутацией.

СКАЧАТЬ

Что такое корпоративные коммуникации?
Корпоративные коммуникации означает способ, которым предприятия и организации общаются с внутренней и внешней различной аудиторией.Эти аудитории обычно включают:

Клиенты и потенциальные клиенты

Сотрудников

Ключевые заинтересованные стороны (такие как C-Suite и инвесторы)

СМИ и общественность

Государственные органы и другие сторонние регулирующие органы

Корпоративные коммуникации могут принимать разные формы в зависимости от целевой аудитории. В конечном итоге коммуникационная стратегия организации обычно состоит из письменной речи (внутренние и внешние отчеты, рекламные объявления, копия веб-сайта, рекламные материалы, электронная почта, заметки, пресс-релизы), устной речи (встречи, пресс-конференции, интервью, видео) и некоммерческих материалов. устное общение (фотографии, иллюстрации, инфографика, общий брендинг).

Функции отдела коммуникаций
В большинстве организаций отдел коммуникаций отвечает за надзор за широким спектром коммуникационной деятельности. Один из простейших способов понять эти различные виды деятельности — сгруппировать их в соответствии с той ролью, которую они играют в организации, как показано ниже.

1. СМИ и связи с общественностью
Это относится к способу, которым компания или организация общается с широкой общественностью, включая средства массовой информации, посредством:

Организация пресс-конференций, презентаций продуктов и интервью, а также создание материалов (баннеров, листовок и т. Д.)) для таких мероприятий

Написание и распространение пресс-релизов в СМИ для привлечения внимания

Мониторинг новостей на предмет упоминания организации, ее продукции и ключевых сотрудников, таких как заинтересованные стороны и члены руководства

Разработка плана по устранению неблагоприятного освещения в прессе или дезинформации

2. Связь с клиентами и маркетинг
Хотя большинство предприятий по-прежнему проводят различие между отделами маркетинга и коммуникаций, в последние годы границы между ними начали стираться.Стратегия корпоративных коммуникаций часто влияет на маркетинговую стратегию, и наоборот, что усиливает сотрудничество и взаимодействие между двумя функциями.

Поэтому нередко сотрудники отдела коммуникаций помогают в создании различных маркетинговых материалов и общих коммуникаций с клиентами, в том числе:

3. Антикризисная коммуникация
Кризисная коммуникация относится к конкретным сообщениям, которые компания (или частное лицо) изображает перед лицом кризиса или непредвиденного события, которое может нанести ущерб их репутации или существованию.В случае такого кризиса отдел коммуникаций несет ответственность за разработку стратегии для его решения (часто делается с помощью внешних экспертов), которая может включать:

Организация интервью и новостных брифингов для представителей компании для обсуждения актуальной проблемы

Консультирование представителей компании о том, что и как говорить в разговоре с представителями СМИ

Общение с юристами, государственными регулирующими органами, аварийно-спасательными службами и политиками по мере необходимости

Общая защита репутации организации и ее способности вести бизнес

Что именно представляет собой «кризис», будет зависеть от типа организации, но может включать в себя все, что угодно, от несчастных случаев на рабочем месте и насилия до проблем бизнеса, дефектов продукции, разливов химикатов, судебных разбирательств и т. Д.

4. Внутренние коммуникации
Помимо ответственности за передачу сообщения организации внешней аудитории, большинство команд по связям с общественностью будут играть, по крайней мере, некоторую роль во внутренних коммуникациях, в том числе:

Составление электронных писем и служебных записок, информирующих о новостях и инициативах компании

Составление ресурсов сотрудников (например, информации о вознаграждениях сотрудников)

Создание печатных материалов, например справочников или листовок для сотрудников

Проведение групповых мозговых штурмов и тренингов среди сотрудников

Управление внутренними блогами, информационными бюллетенями и другими публикациями

Внутреннее общение часто осуществляется по указанию или в партнерстве с командой управления человеческими ресурсами.

Карьера в сфере корпоративных коммуникаций
По данным Бюро статистики труда США, ожидается, что занятость в сфере средств массовой информации и коммуникаций будет расти примерно на шесть процентов с 2016 по 2026 год, что примерно соответствует темпам роста по всем профессиям. Этот рост приводит к появлению дополнительных 43 200 должностей, обусловленных в основном потребностями организаций в создании и распространении информации через постоянно расширяющиеся каналы связи.

Большинство людей, занимающихся корпоративными коммуникациями, выберут специализацию в определенной области — например, связи с общественностью, отношения со СМИ или общие коммуникации.Область специализации может повлиять на заработную плату специалиста по коммуникациям, но аналогичные должности часто сопоставимы и основаны на уровне опыта человека:

Начальный уровень: Специалист по коммуникациям (50 789 долларов), специалист по связям со СМИ (50 517 долларов), специалист по связям с общественностью (46 950 долларов)

Средний уровень: Менеджер по связям с общественностью (63 622 долл. США), менеджер по связям со СМИ (59 543 долл. США), менеджер по связям с общественностью (65 227 долл. США)

Старший уровень: Директор по коммуникациям (77 828 долларов), директор по связям со СМИ (84 299 долларов), директор по связям с общественностью (85 168 долларов), директор по коммуникациям (126 885 долларов)

Требуемые навыки для специалистов по корпоративным коммуникациям
Чтобы сделать карьеру в сфере корпоративных коммуникаций, требуется специальный набор навыков, независимо от того, на какой области вы в конечном итоге сконцентрируетесь.Некоторые из наиболее важных навыков включают:

1. Письменные навыки

Как член отдела коммуникаций вы, вероятно, потратите большую часть своего дня на написание текстов в различных форматах, от электронных писем и заметок, до сообщений и статей в блогах, до копии веб-сайта, сообщений в социальных сетях, печатных материалов и т. Д. Чтобы быть эффективным в этой роли, вам нужно будет отточить свои письменные навыки, чтобы вы могли четко общаться с различной аудиторией во многих форматах.

2.Навыки презентации и публичных выступлений

Презентационные навыки стали более важными в последние годы. Фактически, согласно однажды проведенному опросу корпоративных рекрутеров, это входит в пятерку лучших навыков, которые компании ищут при заполнении вакансий. Ожидается, что специалисты по коммуникациям будут регулярно взаимодействовать с общественностью и представителями средств массовой информации, а также со своими коллегами и внутренними заинтересованными сторонами. Способность ясно и уверенно представить свои идеи и информацию, будь то лично или с помощью технологий (таких как видео или веб-семинар), ожидается во многих ролях.

3. Обмен данными

Организации сейчас собирают больше данных, чем когда-либо в истории, и все они имеют решающее значение для принятия важных стратегических решений. По мере роста количества данных сотрудники разных дисциплин обнаруживают, что они должны взаимодействовать с этими данными по-новому. Современные специалисты по коммуникациям должны уметь интерпретировать данные из различных источников, взаимодействовать с этими данными и использовать их для рассказа убедительных историй.

4.Исследования и критическое мышление

В зависимости от вашей конкретной роли в организации и типов коммуникаций, которые вы, как ожидается, создадите, вы можете тратить много времени на поиск ресурсов, которые могут информировать ваш контент. Способность проводить исследования и, что более важно, критически оценивать свои ресурсы, является важной частью многих коммуникационных ролей.

5. Технические навыки

Технологический прогресс влияет на сферу коммуникаций так же, как и на любую другую отрасль.Международная ассоциация деловых коммуникаций заявляет, что пять наиболее важных технологических тенденций, влияющих на корпоративные коммуникации, — это чат-боты, блокчейн, виртуальная реальность, чрезвычайно персонализированный опыт и искусственные личные помощники. Многие (если не все) из этих технологий основаны на разработках в области машинного обучения и искусственного интеллекта, которые угрожают автоматизировать многие роли. Развитие ваших технических навыков может помочь вам оставаться конкурентоспособными в этой новой реальности.

Начало карьеры в сфере корпоративных коммуникаций
Те, кто хочет занять многие должности начального уровня по связям с общественностью в большинстве компаний, обычно могут сделать это, получив степень бакалавра в области коммуникаций, маркетинга или смежных областях. Однако, чтобы претендовать на более конкурентоспособные управленческие и руководящие должности, кандидаты должны быть способны продемонстрировать определенный уровень навыков и знаний, выходящих за рамки того, что обычно означает степень бакалавра.

Получение ученой степени, например степени магистра наук в области корпоративных и организационных коммуникаций, может помочь вам получить этот уровень навыков для продвижения на руководящие должности.

В Northeastern программа MS по корпоративным коммуникациям разработана специально для профессионалов, стремящихся ускорить свою профессиональную карьеру. Сложные академические кадры преподаются профессорами с реальным опытом и в сочетании с множеством возможностей экспериментального обучения (например, совместные работы и проекты Capstone), чтобы подготовить студентов к решению сложных коммуникативных проблем, с которыми сталкиваются современные корпорации.Шесть уникальных концентраций позволяют студентам глубоко изучить область коммуникации, наиболее тесно связанную с их карьерными устремлениями, в том числе:

Хотите узнать больше о продвижении своей карьеры в сфере коммуникаций? Загрузите наше бесплатное руководство по навыкам, которые необходимы каждому коммуникатору в цифровую эпоху.

Каковы функции связи? — Определение и примеры — Видео и стенограмма урока

Информ.

Давайте посмотрим, как Yummy Cakes использует коммуникации для информирования внутри своей организации.Идея информирования внутри организации заключается в предоставлении данных и информации, чтобы сотрудники могли эффективно выполнять свою работу. Информация гарантирует, что сотрудник осведомлен о правилах и процедурах организации. Это также устраняет неопределенность работы для работников, когда они полностью информированы.

Существует три способа распространения информации в компании. Нисходящая коммуникация — это информация, которая передается от начальства к подчиненным и обычно состоит из директив или обновлений.Генеральный директор Yummy Cakes недавно разослал всем своим менеджерам электронное письмо о том, что к концу месяца будут произведены обязательные увольнения. Это можно было бы рассматривать как пример нисходящей коммуникации.

Восходящая коммуникация — это информация, которая передается от подчиненных к начальству и обычно состоит из обратной связи или отчетов. Например, менеджер по маркетингу Yummy Cakes хотела увеличить свой ежемесячный рекламный бюджет. Она попросила вице-президента по маркетингу рассмотреть возможность увеличения на 10 000 долларов в месяц.

Горизонтальная связь — это информация, которая передается от работника к работнику или от менеджера к менеджеру (одноранговый узел) и состоит из отчетов или данных. Примером такого типа общения может быть сообщение одного сотрудника другому сотруднику о цене акций компании.

Убеждение

Другой важной функцией информации будет элемент убеждения . Yummy Cakes использует убеждение как элемент своего коммуникационного плана. Это способность изменить отношение или поведение сотрудников, поставщиков, клиентов и т. Д.Три части убеждения — это источник доверия , эмоциональная привлекательность и социальные потребности и потребности эго. Как правило, убеждение эффективно используется в организационной среде, когда источником информации является надежная фигура. Например, если сотрудник Yummy Cakes начинает говорить людям, что это поможет компании купить еще одну небольшую компанию по производству десертов, большинство людей не будут доверять источнику. Если, тем не менее, генеральный директор отправит электронное письмо с изложением нового плана приобретения небольшой десертной компании, сотрудники будут уверены, что это хорошее бизнес-решение.

Эмоциональная привлекательность — это когда эмоции или аргументы используются для убеждения других вместо фактов или логики. Организации могут использовать эмоциональные призывы, сообщая плохие новости. В прошлом году генеральный директор поговорил со всей компанией на экстренном совещании. Он объяснил, насколько он опустошен необходимостью сокращения штата. Он использовал эмоции, чтобы объяснить, что для общей безопасности компании было бы лучше ликвидировать некоторые позиции.

Социальные потребности и потребности эго также должны быть удовлетворены, чтобы убеждение работало как инструмент коммуникации в организации. Социальные потребности — это потребность сотрудников принадлежать или чувствовать себя принятыми, в то время как эго-потребности — это чувство собственного достоинства и гордость сотрудников. Когда менеджер по бухгалтерскому учету Ал хотел, чтобы его подчиненный Джо работал над проектом допоздна, он использовал убедительное общение для выполнения этой задачи. Он поблагодарил Джо за его работу и рассказал о том, как он собирается получить повышение. Он удовлетворил социальные и эгоистические потребности Джо и смог убедить Джо взять на себя дополнительную ответственность.

Мотивация

Мотивация отличается от убеждения тем, что она стимулирует действие, тогда как убеждение заключается в изменении отношения или поведения. Мотивация — это способность стимулировать желание сотрудников, которая состоит из признательности, признания и поддержки. Мотивация — важная функция коммуникации, потому что менеджерам необходимо ежедневно мотивировать своих сотрудников для достижения результатов. Все менеджеры Yummy Cakes были обучены выражать признательность своим подчиненным за хорошо выполненную работу. Например, менеджеры могут присудить баллы каждому подчиненному в качестве вознаграждения. Подчиненный может копить баллы и обменивать их на призы, бесплатные обеды или даже выходной на работе.Кроме того, Yummy Cakes награждает ключевых сотрудников за отличную работу наградами и благодарностями. Наконец, Yummy Cakes предлагает всем своим сотрудникам поддержку в виде бесплатного обучения, компенсации за обучение и отличного управления. Они также используют мотивирующие функции для повышения морального духа во всей организации.

Краткое содержание урока

Функции коммуникации в организации — информировать, убеждать и мотивировать. Информирование предоставляет данные и информацию сотрудникам, чтобы они могли принимать обоснованные решения. Вверх , вниз и горизонтально информирование — это три способа получения информации работниками. Вторая функция коммуникации — это убеждения сотрудников через источника доверия , эмоциональной привлекательности и социальных и эгоистических потребностей . Последняя функция коммуникации заключается в том, чтобы мотивировать сотрудников признательностью, признанием и поддержкой.

Результат обучения

После просмотра этого урока вы должны уметь:

Составить список и определить три функции коммуникации в организации

Обобщите три способа передачи информации в компании

Опишите три элемента эффективного убеждения

Объясните три метода стимулирования мотивации

Функции внутренней коммуникации: основы

Функции внутренних коммуникаций: правильно ли делает ваша компания? В любом случае, что именно должно выполнять внутреннее общение? Если вы изо всех сил пытаетесь определить внутренние коммуникации для своего бизнеса, вы не одиноки.

Скачать бесплатно! Создайте мандат на внутренние коммуникации со своей командой руководителей.

Понимание внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации вашего предприятия включают в себя весь поток информации к физическим лицам внутри компании и от них. Каждый сотрудник компании является неотъемлемой частью команды, которая работает вместе для достижения ряда общих целей. Однако для эффективного достижения этих целей информация должна свободно передаваться через компанию.Сотрудники должны знать, чего от них ждут, насколько хорошо они достигают своих целей и даже какова миссия компании. Эффективные внутренние коммуникации могут расширить возможности и вовлечь сотрудников. С другой стороны, плохая внутренняя коммуникация может привести к тому, что сотрудники будут в затруднении, пытаясь понять, что происходит, или решить, что делать дальше.

Внутренняя связь полностью отделена от внешней связи. В то время как внутренняя коммуникация направлена на обмен информацией с людьми внутри компании, внешняя коммуникация ориентирована на людей за ее пределами: например, инвесторов, ваших клиентов или общественность в целом.

Это может показаться сложным (поверьте нам, это не так), поэтому давайте упростим ситуацию, рассмотрев ключевые функции, которые должна выполнять внутренняя связь…

4 Функции внутренней связи согласно примечанию

1. Поделиться информацией

Основная функция внутренней коммуникации — обмен информацией со всеми в компании. Чтобы сотрудники были информированы, руководство должно предоставить им информацию, необходимую для достижения успеха.

Обмен информацией с сотрудниками в компании может принимать различные формы. Корпоративная электронная почта или корпоративные доски объявлений — это здорово, но они могут быстро загромождаться. Рассмотрите возможность инвестирования в специализированное программное обеспечение для интрасети, поверьте мне, это изменит правила игры для вас и вашей компании.

Программное обеспечение для внутренней коммуникации должно включать как прямое общение с сотрудниками, так и доступ к информации, которая может понадобиться сотрудникам для эффективного выполнения своих должностных обязанностей.Например, вы можете обнаружить, что сотрудники службы поддержки клиентов получают доступ к списку потенциальных решений некоторых из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкивается их команда.

Пример использования: Узнайте, как Sun Peaks соединила свой известный недоступный персонал с эффективным программным обеспечением для внутренних коммуникаций.

2. Установить корпоративную культуру

Связь с сотрудниками гарантирует, что члены команды имеют под рукой нужную информацию, помогая задавать тон повседневному деловому взаимодействию и культуре компании в целом.Сотрудники увидят большую разницу в общении, которое побуждает их присоединиться к поиску решения, по сравнению с тем, которое выражает идеалы руководства и оставляет мало места для обсуждения.

Внутреннее общение, естественно, сосредоточено на вещах, которые наиболее важны для компании. Например, если вы сосредоточены на достижении целей любой ценой, вы можете разослать больше информации об этих целях, чем о чем-либо еще. С другой стороны, если вы сосредоточены на создании отличной среды и прекрасного места для работы сотрудников, ваши сотрудники заметят это и в ваших внутренних коммуникациях.

Измерение внутренних коммуникаций также может дать вам хорошее представление о текущей атмосфере компании. Связь становится редкой, короткой или неудобной?

Скорее всего, ваши сотрудники имеют дело с культурными проблемами. Они оптимистичны, взволнованы предстоящими событиями и готовы ли они участвовать? Это может дать вам лучшее представление о том, что вашим сотрудникам больше всего нравится в вашем бизнесе.

Вы не хотите отслеживать все сообщения, которые сотрудники отправляют через ваш бизнес, но отслеживание некоторых из этих важных сообщений может помочь работодателям адаптироваться к текущей среде и повысить удовлетворенность сотрудников.Так что проверяйте доски объявлений, цепочки сообщений электронной почты и свое специальное программное обеспечение на регулярной основе!

Ресурс: Рабочий лист метрик внутренних коммуникаций

3. Информируйте сотрудников

Общий обмен информацией — естественная функция внутреннего общения. Однако когда возникают серьезные проблемы, внутреннее общение становится еще более важным.

Предположим, вы находитесь в эпицентре катастрофы в социальной сети. Могут ли сотрудники комментировать проблему? Если они сделают это без разрешения, с какими последствиями они могут столкнуться?

А как насчет стихийного бедствия: когда бизнес снова откроется? Ожидается ли, что сотрудники будут работать из дома, если это возможно? Какие функции доступны, несмотря на аварию, особенно в случае отключения офиса? Не менее важно, какие ресурсы компания предлагает своим сотрудникам, которые могли быть перемещены из-за стихийного бедствия или столкнулись с другими проблемами?

Во время бедствия или проблемы с общественностью ваша внутренняя коммуникационная стратегия становится еще более важной.Они позволяют сотрудникам получать доступ ко всей необходимой информации прямо из вашей компании, что может предотвратить множество догадок и неопределенностей.

Это не только подсказывает сотрудникам, что делать дальше, но и дает им ценный душевный покой, который помогает сохранять спокойствие в кризисной ситуации. В конечном итоге это означает, что сотрудники смогут вернуться к работе раньше, а в случае кризиса связей с общественностью это может помешать вам позже убирать беспорядок.

Ресурс: Шаблон плана внутренних коммуникаций

4.Дайте сотрудникам право голоса

Внутреннее общение идет двумя путями: не только от руководства, но и от сотрудников вверх. Эффективный план внутренних коммуникаций не просто распространяет информацию, которую руководство хочет, чтобы ее сотрудники знали.

Он также предлагает сотрудникам возможность поделиться своими идеями, проблемами и проблемами. Внутреннее общение может способствовать инновациям или значительно повысить удовлетворенность сотрудников. Когда вы даете сотрудникам право голоса, вы также существенно улучшаете их общую вовлеченность.

Эффективные функции внутренней коммуникации позволяют сотрудникам объяснять свои проблемы или опасения анонимно или напрямую. Это дает им возможность задавать вопросы. Что наиболее важно, он принимает во внимание их идеи, давая им большую ответственность над бизнесом в целом.

Когда сотрудники вовлечены и берут на себя ответственность, они улучшают качество обслуживания клиентов. Не говоря уже о том, что они с большей вероятностью будут заниматься вашим бизнесом в долгосрочной перспективе.

Вперед

Внутренние коммуникации выполняют ряд важных ролей в вашем бизнесе каждый день. Каждая организация будет отличаться в зависимости от размера, потребностей и культуры. Начните с сосредоточения внимания на каждой из ключевых функций, инвестируйте в инструмент внутренней коммуникации и расширяйте свои усилия по мере того, как этого требует бизнес.